transform magazine editie #7 profource
DESCRIPTION
Relatiemagazine - Magazine voor moeiteloos werken met Oracle.TRANSCRIPT
7Recruitment, maar dan van binnen naar buitenLees verder op pagina 12
Business Intelligence ziet het bos door de bomenLees verder op pagina 16
Werken in 2020: mensen en robotsLees verder op pagina 10
E-Invoicing bespaart miljoenenLees verder op pagina 8
we know oracle | april 2014
magazine voor moeiteloos werken met oracle
Transform
De happy flow van Economische Zaken pagina 6
‘Kwakkels’ is een normaal woordpagina 8
10 Trends in Human Capital Management pagina 11
Erik schept graag orde in de chaos pagina 16
3transform | nummer 7 | april 2014
Succesvol jaar, aangescherpte strategie, nieuwe naam!Voor u ligt alweer de zevende editie van ons relatiemagazine Transform.
Uiteraard, zoals u van ons gewend bent, met interessante klantcases en Oracle
gerelateerd nieuws. Maar wel in een nieuw jasje en met ons nieuwe logo.
De reden hiervoor is dat Fit 4 Finance en Oracle Competence Center hun
krachten gebundeld hebben en sinds januari 2014 samen verder gaan onder
één naam: Profource, een Oracle-autoriteit met ruim 250 medewerkers en
nog steeds groeiende. Iets waar wij erg trots op zijn.
De afgelopen maanden hebben wij weer veel interessante opdrachten bij onze klanten mogen uitvoeren.
Met opdrachtgevers in België, Turkije, Bulgarije en Noorwegen timmeren wij ook internationaal flink
aan de weg. We begroeten op deze plaats met veel plezier onze nieuwe klanten: Vlaamse Overheid, Fluke
EMEA, Sensata, Jan de Rijk, OLVG, Koç University en PGS.
In Nederland hebben wij het Centraal Bureau voor de Statistiek en Ziggo geholpen met de upgrade naar
Release 12. We helpen de Gemeente Rotterdam met Recruitment en Talent Management. U leest hierover
verderop in dit magazine. Daarnaast praten wij u graag bij over de ontwikkelingen rondom E-Invoicing.
Hierbij wordt het factuurproces papiervrij gemaakt. De Vlaamse Overheid en het ministerie van Econo-
mische Zaken leggen uit hoe dit in zijn werk gaat en hoe Profource hen hierbij heeft geholpen.
Deze klanten vertelden ook over hun ervaringen tijdens de vierde editie van ons Transform Event in het
Van Gogh Museum in Amsterdam. Tijdens deze bijeenkomst onthulden wij onze nieuwe naam en logo;
een onthulling met een lange voorbereidingstijd. Niet alleen een nieuwe naam, maar ook een aangescherp-
te strategie vormde de basis van de samensmelting van onze bedrijven. Een verslag van het Transform
Event vindt u terug in dit magazine.
De uitbreiding van onze diensten zorgt voor een extra dimensie in onze groei. Wij hebben inmiddels de
grootste adviestak van de Benelux op het gebied van Fusion HCM diensten, E-Business Suite en Peoplesoft.
We zien dat de automatisering ook een steeds grotere rol gaat spelen bij het werven en selecteren van
personeel. Daarom bekijken we in deze editie de mogelijkheden van recruitment nu en in de toekomst.
Over personeel gesproken… Uiteraard zouden wij onze klanten niet kunnen ondersteunen zonder de inzet
van onze medewerkers. Eind vorig jaar hielden wij een medewerkertevredenheidsonderzoek. Onze mede-
werkers gaven de organisatie een rapportcijfer van 7,9. We concluderen hieruit dat zij graag voor Profource
en dus voor ú werken. Dit merken we ook aan het groeiende aantal jubilarissen. Na tien jaar werken men-
sen nog steeds met evenveel plezier bij ons. Ze merken dat ze gewaardeerd worden en groeien door tot de
beste professionals die ze kunnen zijn. Daar wordt iedereen beter van.
Wij wensen u veel leesplezier! Indien u vragen of opmerkingen heeft, neemt u gerust contact met ons op.
Directie Profource,
Berry Clemens, Eelco Reuhman, Robert Belder, Jan Groenen en Wim Seebregts
inhoudsynergie en nieuwe naam zorgen voor bredere
dienstverlening aan klanten
F4F en OC-C samen verder als Profource
centraal bureau voor de statistiek over release 12
‘We wilden niet gaan varen met een gat in de romp’
besparingen tot miljoenen euro’s per jaar
Papierwinkel gaat verdwijnen
Leve de lange termijn
technologie verandert het werken in 2020
Hoe vinden we in de toekomst de juiste mensen (of robots)?
taleo troef voor krimpende gemeente rotterdam
‘Recruitment, maar dan van binnen naar buiten’
vierde editie transform event groot succes
Fusion van kunst en cocktails
van der weijden schept graag orde in de chaos
‘Door de bomen het bos zien’
3
4
6
8
10
12
14
16
F4F en OC-C samenverder als Profource
synergie en nieuwe naam zorgen voor bredere dienstverlening aan klanten
De twee Oracle-specialisten Fit 4 Finance en Oracle Competence Center hebben
hun krachten gebundeld en zijn vanaf januari 2014 samen verder gegaan
onder één naam: Profource. Profource is een snelgroeiende dienstverlenende
kennispartner op gebied van Oracle software en systemen, met ruim 250
betrokken professionals. Profource ondersteunt organisaties bij het optimaal
inrichten, beheren en gebruiken van Oracle-software en -systemen.
huisstijl bijvoorbeeld een kleurenpalet samengesteld dat het kleurrijke
karakter van onze organisatie weerspiegelt en dat past bij onze nieuwe
positionering. De twee kleuren blauw staan voor betrouwbaar, oprecht
en betrokken. Terwijl het violet voor eigenzinnig staat. Dat hoort bij
ons: wij doen de dingen graag op onze eigen manier en benaderen onze
medewerkers en klanten op originele wijze, met een ‘twist’.”
Positief
Clemens vertelt over de positieve reacties die de naamsverandering
teweeg heeft gebracht: “Na de lancering van onze nieuwe naam en
huisstijl hebben we als directie veel positieve geluiden gehoord.
Het wordt nu voor zowel klanten als medewerkers veel duidelijker
op welke manier wij de toekomst in gaan; wij hebben nu één duidelijk
verhaal én één duidelijk gezicht. Ook onze nieuwe huisstijl past daar
goed bij; modern en klaar voor de toekomst.”
we know oracle
iban NL25RABO0369979915
bic RABONL2U
btw NL8107.13.895.B.01
kvk 2433 6289
Rijksstraatweg 7
3316 EE Dordrecht
Postbus 877
3300 AW Dordrecht
t +31 (0)78 653 45 45
f +31 (0)78 653 45 46
www.profource.com
we know oracle
Postbus 877 | 3300 AW Dordrecht
Berry Clemens, directeur Marketing bij Profource licht toe: “Door de
samensmelting van F4F en OC-C verbreedt het dienstenpakket voor
klanten. Vanaf 2011 hebben wij de basis van ons bestaan grondig
geanalyseerd en onze klanten, leveranciers en medewerkers gevraagd
waar zij willen dat wij als bedrijf in 2016 (en daarna) met onze dien-
sten staan. Dit diende als input voor ons positioneringsvraagstuk.”
Clemens vervolgt zijn verhaal: “We zijn dé marktleider in Oracle
E-Business Suite ondersteuning en de eerste grote gebruiker van
Oracle’s nieuwste generatie bedrijfsapplicaties Fusion Applications.
Profource combineert deze ervaring met kennis van specifieke
bedrijfsprocessen zoals Human Capital Management, Finance,
Control, Verkoop-, Inkoop- en Projectenadministraties. Daarnaast
hebben wij veel ervaring met E-Invoicing, Payrolling, Cloud Services
en Business Intelligence.”
“Voor Oracle is Fusion Applications de strategische suite van bedrijfs-
applicaties die klanten zelf kunnen draaien of via partners in de
‘Cloud’ in gebruik kunnen nemen. Wij zien Fusion dan ook op de
lange termijn als een aanvulling en mogelijke vervanging van de
huidige generatie Oracle applicaties als E-Business Suite, Peoplesoft,
JD-Edwards en Siebel. Maar we zien ook een flexibele onderlaag (mid-
dleware) die voor meer flexibiliteit en security zorgt. En daarnaast
mogelijkheden voor onder andere business analytics, portals, content
management en applicatie-integratie via webservices.”
Nieuwe identiteit, vertrouwde waarden
“De wereld verandert en wij veranderen mee. Wij willen gezien wor-
den als een professionele partner met een duidelijk gezicht en eendui-
dige positionering. Hierbij hoort een nieuwe identiteit. Onze nieuwe
naam is krachtig en eigentijds: ‘Profource’ verwijst naar de profes-
sionele kracht van Oracle software en systemen met een knipoog
naar de ‘Four’ uit Fit 4 Finance. Als dienstverlener behouden we onze
vertrouwde waarden als gedrevenheid, betrokkenheid en betrouw-
baarheid. Zowel naar onze klanten maar zeker ook naar onze mede-
werkers.” Clemens ziet het nieuwe jaar met vertrouwen tegemoet:
“Als Profource bieden wij nog meer kennis, mensen en faciliteiten
om onze klanten optimaal gebruik te laten maken van Oracle-
oplossingen.”
Logo en huisstijl
Bij de nieuwe identiteit horen ook een nieuw logo en huisstijl.
Clemens vervolgt zijn verhaal: “Onze nieuwe huisstijl is gebaseerd
op vier waarden: kennis, betrokkenheid, ambitie en originaliteit.
Onze uitingen sluiten hier goed bij aan. Zo is er voor onze nieuwe
4 5transform | nummer 7 | april 2014
gebruikten, moeten ze dat nu elke week doen. Dat komt omdat er nu
meer verantwoordelijkheid ligt bij de medewerkers. Zij gebruiken het
systeem onder meer voor tijdschrijven, verlof aanvragen en het beheer
van projecten. Eerst werden alle projecten centraal ingevoerd door ons
projectenbureau. Nu kan iedereen die een project start, dat zelf doen.
Die functionaliteit zit erin, dus waarom zou je die niet gebruiken?
Het grote voordeel hierbij is dat iedereen voortaan zijn eigen zaken
kan regelen.”
Eind december startte het projectteam met de conversie. Het oude
systeem werd afgesloten en de conversie kon in januari afgerond
worden, in totaal nam dit ongeveer tien dagen in beslag. Zo was
het nieuwe systeem net op tijd klaar voor een nieuw boekjaar.
Geen maatwerk
Renaud: “De nieuwe versie ziet er veel beter uit dan versie 11. En het
beheer is een stuk eenvoudiger geworden, want we hebben bijna geen
maatwerk meer. Alleen het noodzakelijke maatwerk bleef over. Daarbij
moet je denken aan bijzondere voorwaarden die de overheid aan ons
werk stelt en die we niet standaard in ons systeem kunnen regelen.
We zijn nu weer helemaal up-to-date. Zo kunnen we nu ook de nieuwe
IBAN-nummers gebruiken. Belangrijke verandering is ook de manier
waarop we rapportages maken. Vroeger moest iedereen zelf rapporten
samenstellen. Daar hebben we nu Business Intelligence voor.
Hiermee maken we standaard dashboards die we voor de organisatie
beschikbaar stellen. Dat geeft uniformiteit en dat komt de sturing
ten goede. Het is een uitdaging om dat helemaal goed op elkaar aan
te sluiten.” Dit levert nog wel wat hoofdbrekens op. Van Mourik:
“Eigenlijk hebben we het Business Intelligence-gedeelte te vroeg
geïmplementeerd en daardoor sluit het nog niet helemaal goed aan
op de rest van het systeem. Dat is het enige onderdeel waar ik nog
niet tevreden over ben.”
Van Mourik is wel tevreden over het behaalde resultaat en daar heeft
zij ook alle reden toe, want ruim een maand na de release draait het
systeem soepel. Er zijn weinig incidenten. Renaud: “De essentie is dat
we een moeizame start hebben gehad en dat we met hard werken de
verloren tijd hebben ingehaald. We hebben regelmatig met het zweet
in de handen gestaan. Maar uiteindelijk is alles goed gekomen, mede
dankzij de expertise en inzet van Profource. Daar mogen zowel
Profource als het CBS trots op zijn.”
Huisaccountant
Tot slot heeft Renaud nog een tip: “We hebben onze huisaccountant
van begin af aan betrokken bij dit project. Die gaf advies over de
in richting van autorisaties, controles en de projectbeheersing.
Zo is niemand voor verrassingen komen te staan.”
Op de vraag of het project voor herhaling vatbaar is, bijvoorbeeld
met Oracle Fusion Applications, reageren beide dames lachend:
“We moeten eerst even bijkomen. Dit jaar bekijken we hoe alles werkt
en zorgen we ervoor dat alles stabiel blijft draaien. Daarna zien we
verder. We hebben nu een solide schip in het water liggen. Laten we
daar eerst maar eens mee gaan varen.”
Ze zeggen wel eens dat het gemakkelijker is om een heel nieuw systeem uit
te rollen dan om een bestaande versie van bedrijfssoftware te vervangen
door een opvolger. Of dat waar is, vragen we aan Marijke Renaud, directeur
Bedrijfsvoering en Communicatie en Gabriëlle van Mourik, projectleider van
het Centraal Bureau voor de Statistiek. Zij spreken open over hun ervaringen
met Release 12 van Oracle E-Business Suite.
Het CBS heeft het project vijf weken geleden afgerond. Met bloed,
zweet en tranen, maar wel net op tijd, aan het begin van het nieuwe
boekjaar. De uitrol van R12 was niet zozeer een upgrade als wel een
volledige herinrichting. En dus werd de afgelopen negen maanden
het hele systeem van het begin af aan opgebouwd, ingericht, getest,
geconverteerd en uitgerold. Vakanties werden opgeschort en de orga-
nisatie stond onder hoogspanning om de deadline te halen.
Onze zuurstof
Het belang van ICT voor een organisatie als het CBS valt niet te onder-
schatten. Renaud: “ICT is voor ons als zuurstof, je kunt geen minuut
zonder, het is de basis van zowel onze core business als de bedrijfs-
voering.” Het CBS telt ongeveer 2000 medewerkers, verdeeld over
twee locaties (Leidschenveen en Heerlen) en gebruikt de E-Business
Suite voor de gehele administratie: HR, financieel, tijdschrijven en
projecten. Van Mourik: “Daar moet ik bij aantekenen dat bij ons
alles een project genoemd wordt. We hebben hier zelfs het project
‘Af wezigheid’. Toen we begonnen hebben we het aantal projecten
flink onderschat.”
Renaud: “In het begin hebben we het te groot aangepakt. We vroegen
de organisatie hoe zij het wilde hebben. Vervolgens kwamen we er
achter dat we al die wensen in zo’n korte tijd gewoon niet konden
waarmaken. Daar kwam bij dat we beperkte kennis van Oracle in huis
hadden en dat maakte het ook niet makkelijker. In onze organisatie
heeft bijna niemand verstand van Oracle en die paar mensen die dat
wel hadden, vertrokken. Pas met de komst van Gabriëlle als project-
leider kwam er vaart in het verhaal. Zij heeft het schip losgetrokken
en de goede kant op geduwd. Gabriëlle is gaan sturen op de planning
en zorgde voor duidelijkheid. Het doel was duidelijk: we moesten in
januari klaar zijn, want met versie 11 konden we 2014 niet meer in.
Dat systeem was te oud om nog langer mee door te gaan.”
Van Mourik: “Ik moest me eerst in Oracle verdiepen. Het werd me al
snel duidelijk dat er alleen een globale planning lag, waar we weinig
op konden sturen. Ik ben eerst een nieuwe planning gaan maken.
We zijn gaan terugrekenen vanaf de releasedatum en kwamen
er achter dat er ontzettend veel werk te verzetten was. Het is gewoon
een kwestie van tellen: als we in januari live wilden, dan moesten we
in augustus de acceptatietesten hebben uitgevoerd en dus moest je
in de periode van april tot juli alles ontwerpen en bouwen. We heb-
ben een aantal korte deadlines gesteld om tempo te maken en extra
mensen ingeschakeld, want aanvankelijk hadden we maar een paar
externe consultants en een handjevol interne medewerkers. Toen we
eind april onze eerste mijlpaal bereikten met de eerste versie van het
proces ontwerp, begon ik erin te geloven dat januari haalbaar was.”
Renaud: “Het was spannend, er stond veel op het spel en het CBS gaat
voor zekerheid. We wilden niet gaan varen met een schip met een
gat in de romp. Dus wilden we zo lang mogelijk testen of alles goed
werkte. We hebben nog overwogen om een kwartaal later live te gaan,
maar we waren al zo ver dat verder uitstel jammer zou zijn geweest.
Dus hebben we alles op alles gezet.”
Inloopsessies
Naarmate de deadline naderde, steeg de spanning en de inzet van alle
betrokkenen. Toen het nieuwe systeem op 20 januari van dit jaar live
ging, waren de medewerkers van het CBS goed voorbereid. Zij hadden
vooraf demo’s gezien en Profource had opleidingen verzorgd voor zo’n
tweehonderd managers, projectleiders en administrateurs. Daarnaast
waren er inloopsessies, onder andere om mensen te instrueren voor
het tijdschrijven en het regelen van verlof. Er kwamen uitgebreide
werkinstructies. En na de uitrol stond een supportteam van Profource
de medewerkers in Den Haag en Heerlen vier weken lang met raad en
daad bij. Ook de communicatie was uitstekend verzorgd. Van Mourik:
“De medewerkers van Profource waren professioneel en loyaal.
Ze hadden een enorme drive om deze uitrol tot een succes te maken.”
Grote impact
Ondanks alle goede voorbereidingen bleek de impact op de organi-
satie groot. Toen de gebruikers hoorden dat het maatwerk zoveel
mogelijk uit het systeem werd gehaald, hadden de dames de poppen
aan het dansen, vertelt Van Mourik: “Het sentiment was aanvan-
kelijk niet positief. Werkprocessen moesten worden aangepast aan
het systeem en niet andersom, het systeem aan de processen. Dat
betekende dus de nodige veranderingen voor alle medewerkers van
het CBS. Waar medewerkers eerst een paar keer per jaar het systeem
profiel: het centraal bureau voor de statistiekHet Centraal Bureau voor de Statistiek publiceert betrouwbare en
samenhangende statistische informatie, zowel uit Nederland als uit
Europa. Het CBS is een zelfstandig bestuursorgaan. Dit jaar bestaat het
bureau 115 jaar en er werken nu zo’n 2000 mensen verdeeld over twee
vestigingen in Leidschenveen en Heerlen.
Het CBS publiceert jaarlijks duizenden documenten, zoals persberichten,
conjunctuurberichten, boeken, elektronische publicaties en Statline-
tabellen. In 2012 bijna 6000 in totaal. Naast de eigen website heeft het
CBS nog vier specifieke websites. Al deze sites worden miljoenen keer
per jaar geraadpleegd.
‘We wilden niet gaan varen met een gat in de romp’
centraal bureau voor de statistiek over release 12:
Gabriëlle van Mourik (projectleider bij
het CBS) en Marijke Renaud (directeur
Bedrijfsvoering en Communicatie):
“Het CBS en Profource mogen hier
trots op zijn.”
redenen om over te stappenDe twaalfde versie van Oracle E-Business Suite
heeft veel nieuws te bieden
Er is weinig discussie over nut en noodzaak van updates:
upgraden zorgt voor nieuwe functionaliteit, betere
prestaties, meer veiligheid en lagere kosten. Dit geldt ook
voor release R12 van Oracle E-Business Suite.
voordelen van r12• Een robuuste en schaalbare architectuur met meer Middleware-
mogelijkheden, betere integratie, nieuwe extensions en personalisatie,
en een betere beveiliging voor bedrijfsapplicaties
• Een overzichtelijk ontwerp voor multiple belastingmodellen,
met flexibelere accounting elementen
• Stroomlijnen van compliance-regels
• Mogelijkheden voor een efficiëntere samenwerking met
handelspartners
Profource heeft Oracle Release 12 al bij verschillende klanten uitgerold,
zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek, Ziggo, het Onze Lieve
Vrouwe Gasthuis (OLVG) en het St. Elisabeth Ziekenhuis.
‘We hebben nu een solide
schip in het water liggen.
Laten we daar eerst maar
eens mee gaan varen’
transform | nummer 7 | april 2014
transform | nummer 7 | april 2014 76
Lagere kosten, minder fouten, betere prestaties
en nog goed voor het milieu ook. Elektronisch
verwerken van facturen heeft duidelijke voordelen.
Toch worden anno 2014 de meeste facturen nog met
de hand verwerkt. Volgens Profource gaat dat snel
veranderen.
Voor iedereen is het duidelijk dat automatisering voordelen heeft:
los van alle fouten die mensen maken, kost het handmatig verwerken
per factuur tussen de vijftien en de zestig euro. Met automatisering
kunnen deze kosten terug naar een fractie. In twee stappen worden
flinke besparingen bereikt. Het inscannen van papieren rekeningen
of pdf-bestanden brengt de gemiddelde kosten omlaag tot circa
6 euro per factuur. En het automatisch inlezen en verwerken brengt de
kosten verder omlaag tot minder dan een euro.
Roze wolk
Het lijkt simpel: je scant een nota, zelflerende software leest hem in,
checkt of alles klopt en regelt de betaling. Toch is dat nog niet zo een-
voudig. Elk bedrijf heeft een eigen manier om facturen op te maken.
Slimme software leert om facturen te herkennen. In het begin is veel
handwerk nodig om nieuwe facturen in te voeren, maar later gaat dat
steeds meer automatisch. Binnen Oracle wordt WebCenter Content
Imaging (WCCI) het meest gebruikt – voorheen IPM genaamd. In de
praktijk heeft dit systeem zich goed bewezen, allereerst bij Profource
zelf. Berry Clemens, directeur Marketing bij Profource: “Toen WCCI bij
ons goed draaide, konden we ermee naar onze klanten. We begonnen
bij het ministerie van Economische Zaken. Toen het daar ook goed
bleek te werken, dienden zich al snel andere grote klanten aan, zoals
de Vlaamse Overheid.”
Wat is de toekomst? Berry Clemens: “De roze wolk waar iedereen op
wil zitten, is een volledig geautomatiseerde administratie. De realiteit
is dat we al heel tevreden mogen zijn als grote organisaties straks
negentig procent van hun facturen automatisch kunnen verwerken.”
Business Process Outsourcing
Er zijn ook klanten die ervoor kiezen om de verwerking van hun
crediteurenadministratie volledig uit te besteden aan Profource. Dit
heeft als voordeel dat zij niet hoeven te investeren in een scanmodule
en software. Profource ontvangt de facturen, verwerkt ze en levert ze
terug in het systeem van de klant. Die hoeft daar zelf niets meer aan te
doen. Outsourcing bij Profource is ook nog eens honderd procent flexi-
bel. De klant betaalt per factuur en niet voor een vaste medewerker.
Profource Trading Cloud
Standaardoplossingen werken goed in standaardsituaties. Helaas
zijn die binnen de crediteurenadministratie van grote organisaties
vrij zeldzaam. Profource ziet dat er vaak maatwerk nodig is en heeft
daarom de Profource Trading Cloud ontwikkeld.
Binnen de Trading Cloud kan Profource verschillende soorten digitale
facturen verwerken. Leveranciers sturen hun facturen rechtstreeks
naar Profource, die ze vertaalt, controleert, verwerkt en vervolgens
aanbiedt aan het Oracle klantsysteem.
Het begint met het vertalen van facturen. Steeds meer leveranciers
versturen hun facturen in XML-formaat. Dit is een taal met honder-
den dialecten: elke beroepsgroep maakt zijn eigen aanpassingen op
dit formaat. Dat is ook logisch, want een uitzendbureau zet heel ande-
re zaken op een factuur dan een bakker of een kantoorboekhandel.
De kunst is om de data te vertalen zodat Oracle er mee overweg kan.
Juiste prijs
Na het inlezen en vertalen volgt een uitgebreide controle. Facturen
worden vergeleken met de inkooporder en de pakbon. Er wordt
Papierwinkel gaat verdwijnenbesparingen tot miljoenen euro’s per jaar
transform | nummer 7 | april 2014
happy flow bij economische zakenHet ministerie van Economische Zaken wil de crediteurenadministratie zoveel mogelijk
automatiseren. “En dat gaat ons lukken”, vertelt Jerry Hendrikse, hoofd Financiële Diensten
en Administratie van het ministerie van Economische Zaken. “Want samen met Profource
hebben we een nieuw scan- en verwerkingssysteem uitgerold dat sinds september vorig
jaar automatisch binnenkomende facturen inleest en betaalt.”
De dienst van het ministerie handelt jaarlijks 30.000 facturen af, ongeveer een derde
van de facturen die Economische Zaken krijgt. Als alles klopt, worden deze nota’s
zonder tussenkomst van mensenhanden betaald. De ‘happy flow’ noemen ze dat
bij het ministerie. Deze benaming is zo ingeburgerd dat een medewerker zelfs de
geboorte van zijn kind zo beschreef: de bevalling was ‘een happy flow’.
Hendrikse: “Mijn doel is om facturen zonder tussenkomst van mensen te verwerken:
vanaf de inkooporder tot en met de betaling. Dat is nodig, want de overheid krimpt en
wij moeten met steeds minder mensen hetzelfde werk doen.”
“Vroeger kregen we regelmatig rekeningen zonder naam of afdeling van de inkoper.
Zo’n document ging dan door de organisatie zwerven. Dat kan nu niet meer.
Elke factuur wordt direct bij binnenkomst gescand en is altijd terug te vinden.
Ook kunnen we automatisch nagaan of een bestelling is gedaan. Zo niet, dan gaat hij
terug naar de leverancier.”
“De resultaten zijn goed. We betalen nu vrijwel altijd binnen de gestelde termijn van
dertig dagen. Ik voorzie dat dit straks nog veel sneller kan, zelfs al binnen enkele
dagen. Dat is voor onze leveranciers natuurlijk heel plezierig.”
Maar hoe groot het succes ook, het zal nooit lukken om álle facturen automatisch te
verwerken: leveranciers en inkopers voeren soms verkeerde informatie in, waarna het
systeem alarm slaat. Zulke facturen worden er automatisch uitgefilterd en apart gezet,
zodat ze handmatig verwerkt kunnen worden. Ik verwacht dat het aantal fouten snel
zal afnemen: het systeem is zelflerend en de beloning om de juiste informatie aan te
leveren, is dat je snel betaald krijgt.”
Het scan- en verwerkingssysteem dat het ministerie gebruikt, heet tegenwoordig
WebCenter Content Imaging. De kracht van dit systeem is de slimme software die nieuwe
facturen leert herkennen en zo steeds meer facturen automatisch kan verwerken.
Het kostte bijna twee jaar om dit systeem goed werkend te krijgen. Dat komt omdat de
overheid complexer in elkaar zit dan de standaard van WCCI. Zo werkt het ministerie
met meerdere budgethouders en een kasverplichting administratie in plaats van
een baten-lasten administratie. Nu deze hobbels zijn genomen, is het systeem erg
eenvoudig uit te rollen bij andere onderdelen van de overheid. Bij de Rijksdienst Voor
Ondernemend Nederland (RVO) lukte dat zelfs in anderhalve maand.
Nu het systeem goed werkt, moeten de ambtenaren er nog aan wennen. Vroeger kon
iemand zelf de telefoon pakken en een bestelling plaatsen, tegenwoordig moeten
zij bestellen via iProcurement. Rekeningen die worden opgestuurd zonder officiële
bestelling, gaan retour afzender. Dat levert nogal eens discussies op met collega’s,
vertelt Hendrikse. “De grootste uitdaging is niet de techniek, maar het veranderen
van de werkwijze.”
Over de samenwerking met Profource is Hendrikse bijzonder enthousiast: “Ik werk
al sinds 2007 met ze samen en dat gaat perfect. Profource heeft een duidelijke
meerwaarde omdat ze volledig gespecialiseerd zijn in Oracle. Toen we WCCI gingen
uitrollen, was Profource de enige partij die daar ervaring mee had. Zij weten echt waar
ze het over hebben. Tijdens de uitrol zaten ze hier met een gympen-team: een club
mensen die mijn medewerkers ter plekke hielpen. Dat werkte uitstekend.”
gecontroleerd of de juiste hoeveelheid goederen is geleverd,
tegen de juiste prijs. De klant kan kiezen uit meerdere controleslagen
(2-, 3-, of 4-way matching).
Vaak heeft de klant daarna nog behoefte aan extra informatie,
bijvoorbeeld over de kostenplaats, de naam van degene die goed-
keuring moet geven, of het nummer van de bankrekening waarmee
betaald moet worden. Het toevoegen van deze extra informatie
noemen we verrijking. Tot slot gaat alle informatie naar het systeem
van de klant, waar de factuur wordt goedgekeurd en betaald. Dit hele
proces kan plaatsvinden zonder dat er iemand aan te pas komt.
Klanten
Naast Economische Zaken en de Vlaamse Overheid werkt Profource
voor Radboud Medisch Centrum, de gemeente Rotterdam, Schiphol
Groep en het VU Medisch Centrum. Allemaal in een andere fase
van hun E-Invoicing levenscyclus. Afhankelijk van de hoeveelheden
facturen besparen deze klanten honderdduizenden tot miljoenen
euro’s per jaar.
Lees verder op pagina 8 ‘Kwakkels in Vlaanderen’ >
‘Mijn doel is om facturen zonder tussenkomst van mensen te verwerken: vanaf de inkooporder tot en met de betaling’
jerry hendrikse (ministerie van economische zaken)
‘De grootste uitdaging
is niet de techniek,
maar het veranderen
van de werkwijze’
9transform | nummer 7 | april 2014
3 Marloes Borsje
6 Jeffrey van den Berg
8 transform | nummer 7 | april 2014
Leve de lange termijn
Menno van den Barselaar – 10 jaar in dienst
De afgelopen jaren heb ik met veel plezier bij Profource gewerkt. In die tijd heb ik vele leuke,
leerzame en gevarieerde opdrachten uitgevoerd op gebied van finance en control. Het mooiste
vind ik om bij de afronding van een opdracht een klant te horen zeggen dat ik de organisatie heb
geholpen om beter in control te zijn.
HJ Rogge – 10 jaar in dienst
In de tien jaar die ik hier werk, heb ik Profource zien uitgroeien van een klein bedrijf afhankelijk
van twee klanten tot een volwaardige consultingorganisatie. Ik heb kunnen meegroeien naar steeds
complexere opdrachten. In veel gevallen is de opdracht simpel: “HJ, de klant heeft een probleem,
ga ze helpen.” Als consultant heb ik tal van uiterst creatieve interpretaties van bedrijfsprocessen
voorbij zien komen. Zorgen dat de administratie toch goed gaat functioneren en uiteindelijk stuur-
informatie oplevert, is vaak een grote uitdaging die mij veel voldoening brengt.
Marloes Borsje – 10 jaar in dienst
De afgelopen jaren heb ik met veel plezier bij Profource gewerkt. Alles is hier bespreekbaar.
Er wordt altijd naar mogelijkheden gekeken in plaats van bezwaren. Dit sluit goed aan bij mijn
eigen visie. Profource geeft mij alle vrijheid om mezelf verder te ontwikkelen.
Arjan Meerkerk – 5 jaar in dienst
Time flies when you’re having fun… dat is mijn beeld van de afgelopen vijf jaar. Als ‘groentje’ ben ik
hier binnengekomen, en daarna heb ik heel veel geleerd en gezien bij verschillende opdrachtgevers.
Profource blijft ook de komende vijf jaar mijn werkgever vanwege de persoonlijke aandacht en
carrièremogelijkheden.
Jeroen de Jong – 5 jaar in dienst
Ik heb erg leuke collega’s waarmee ik zowel bij de klant als privé goed kan opschieten. De afgelo-
pen vijf jaar heb ik mij enorm goed kunnen ontwikkelen. Al deze kennis en ervaring pas ik toe in
mijn volgende opdrachten. Ik zou iedereen aanraden om bij Profource aan de slag te gaan vanwege
de grote variatie in opdrachten en klanten. Hierdoor leer je jezelf kennen en ontdek je snel welke
richting je op wilt gaan.
Jeffrey van den Berg – 5 jaar in dienst
De afgelopen jaren heb ik met heel veel plezier bij Profource gewerkt. In deze jaren heb ik mijn
steentje kunnen bijdragen om het bedrijf te versterken in de Oracle-markt. In de vijf jaar die ik
hier werk zijn we flink gegroeid: in aantal medewerkers en zeker ook qua kennis. En dat alles met
behoud van onze unieke cultuur. Ik hoop de komende jaren, met een blijvende glimlach, van dicht-
bij getuige te blijven van dit mooie bedrijf!
Marcel Smak Gregoor – 5 jaar in dienst
Het is leuk om bij Profource te werken omdat je op veel werkgebieden ervaring opdoet. De afgelo-
pen vijf jaar heb ik kennis gemaakt met het reilen en zeilen bij de gemeente Rotterdam, projecten
uitgevoerd voor de Voedsel- en Warenautoriteit en geruime tijd kennis opgedaan van leasing bij
De Lage Landen. Momenteel ben ik aan de slag bij de Dienst Justitiële Inrichtingen. En de komende
jaren verwacht ik nog veel meer ervaringen op te kunnen doen!
Medewerkers die de afgelopen periode ook hun jubileum hebben gevierd:
10 jaar: Marijn Braakman, Dorien Stofberg, Gerard Blok, Jerry Rozenbrand
5 jaar: Engelien van Doorn-van Burgel, Elly Chiu, Songül Caliskan, Chantal van Ede, Trui Andrade,
Yvette Roelofs, Martijn Reijm, Linlin Liu, Robin Schmalen, Harry Kal, Debby Vreeken
‘kwakkels in vlaanderen’“Kwakkels, kennen jullie dat woord niet? Het betekent verkeerde
berichten.” Gonda Cock, administrateur-generaal bij het Agentschap
Centrale Accounting van de Vlaamse Overheid, maakt zich vrolijk
over het misverstand. Zij gebruikte het woord kwakkels om aan te
geven dat veranderingen stuiten op wantrouwen. Zo eisen sommige
overheidsorganisaties een digitale handtekening. “Dat is natuurlijk
compleet zinloos, omdat de autorisatie al in het systeem is geregeld.”
De Vlaamse Overheid verwerkt jaarlijks meer dan 400.000 facturen en
gaat deze zoveel mogelijk elektronisch verwerken. Centrale Accounting
is de grootste dienst van de overheid en werkt met Oracle. Daarom is
gekozen voor het scan- en verwerkingssysteem Oracle WCCI. Dit systeem
is afgelopen jaar samen met Profource in drie maanden tijd uitgerold,
in een project met de naam ‘Intelligent Scannen’.
Dalende doorlooptijd
Hoe kan dat zo snel? Gonda Cock: “Andere organisaties willen eerst
iedereen overtuigen; wij zijn direct begonnen met installeren. Zo kan
iedereen zien wat de voordelen zijn. Dit werkt prima. Van de 400.000
facturen gaan we er straks 250.000 scannen. Binnenkort komen daar
nog eens 150.000 facturen bij van andere overheidsorganisaties.”
Met de automatisering wil de Vlaamse Overheid de efficiëntie en
effectiviteit van de factuurverwerking verhogen, de boekhouding
transparanter maken en doorlooptijden verkleinen. In juni 2013 begon
bij wijze van pilot de verwerking van 2.500 facturen per maand. Deze
pilot verliep zo goed dat de nieuwe werkwijze direct kon worden
ingevoerd. Nu worden er al meer dan 3.000 facturen per maand gescand.
De gemiddelde doorlooptijd per factuur daalde van 19 naar 11 dagen en
neemt nog steeds af, want het Agentschap werkt samen met Profource
aan een continue verbetering van het scanproces.
Het project is ondertussen niet onopgemerkt gebleven bij de andere
overheidsorganisaties. Zo begint binnenkort ook Toerisme Vlaanderen
met het digitaal verwerken van facturen. Al bijna de helft van de
organisatie is ingestapt, maar er ligt nog een flinke uitdaging om ook
de rest bij het project te betrekken.
E-Invoicing
De volgende stap is om ervoor te zorgen dat de facturen niet meer op
papier of als pdf worden aangeleverd, maar volledig gedigitaliseerd,
als XML-bestand. Dat heet E-Invoicing. In 2017 moet meer dan zestig
procent van alle facturen digitaal worden aangeleverd in het formaat dat
de Vlaamse Overheid voorschrijft. Ook hier werkt de Vlaamse Overheid
samen met Profource. Gonda Cock legt uit waarom: “Profource kent
Oracle en heeft verstand van administratieve processen. De samen-
werking met Nederlanders bevalt ons uitstekend. Ja, ze zijn wat mondiger,
maar dat worden wij Vlamingen ook!”
1
2
34
5
6
7
1 Menno van den Barselaar
2 HJ Rogge
5 Jeroen de Jong
7 Marcel Smak Gregoor
Wij hechten grote waarde aan langetermijnrelaties;
niet alleen met onze klanten maar zeker ook met
onze medewerkers. Zij hebben het goed naar hun
zin bij onze organisatie. Dat vertellen ze ons en
dat lezen we in het recente medewerker-
tevredenheidsonderzoek. Ook zien we het terug
in het aantal jubilea dat de afgelopen maanden
gevierd is. Steeds meer collega’s zijn vijf jaar in
dienst, en een aantal zelfs al tien jaar. Daar zijn
we best trots op, zeker toen we lazen wat ze van
Profource vinden.
4 Arjan Meerkerk
< Vervolg van pagina 7 ‘Papierwinkel gaat verdwijnen’
‘Andere organisaties willen eerst iedereen overtuigen; wij zijn direct begonnen met installeren.’
gonda cock (vlaamse overheid):
Hoe vinden we in de toekomst de juiste mensen (of robots)?
technologie verandert het werken in 2020
De arbeidsmarkt gaat de komende jaren onherkenbaar
veranderen. Aan de ene kant vergrijst onze beroepsbevolking
en aan de andere kant buitelen de technologische
ontwikkelingen over elkaar heen. In dit artikel nemen we een
kijkje in de nabije toekomst, waar robots het werk uit handen
nemen en waar werknemers zich specialiseren.
dossiers worden steeds digitaler. Zelf voegen we daar allerlei
informatie aan toe, afkomstig van sensoren die ons lichaam continu in
de gaten houden. Gespecialiseerde bedrijven halen hier met geavan-
ceerde zoektechnologie steeds meer bruikbare informatie uit. Zo helpt
patroonherkenningssoftware als Oracle Endeca om ziekten beter te
begrijpen en te behandelen. Wist u trouwens dat het merendeel van
die gegevens is opgeslagen in Oracle databases?
Recruitment
De statistieken wijzen uit dat negen op de tien banen ontstaan door
de vervangingsvraag van gemiddeld vier procent per jaar. Onderzoe-
kers verwachten dat de komende vijf jaar 1,3 miljoen arbeidsplaatsen
vrijkomen door verloop en pensionering. De verwachte instroom in
die jaren wordt geschat op 1,66 miljoen jongeren. Het aanbod
overstijgt dus het aantal banen. Toch dreigen er tekorten in de tech-
nologie, industrie, transport, agrarische sector en dienstverlening.
De vraag naar personeel van MBO- tot WO-niveau is nu al groter dan
het aanbod. Omdat we langer blijven leven ontstaan er knelpunten
in de zorgsector en door de vervangingsvraag ontstaan er gaten in de
pedagogische beroepen. Staat er straks nog iemand voor de klas, of
stomen we onze allerjongsten klaar met Steve Jobs scholen en online
learning? Wat zijn de gevolgen voor recruitment?
Oudere werknemers in dienst nemen is een mogelijkheid. Leeftijd
speelt steeds minder een rol. Wijsheid komt met de jaren en in 2020
draait het om competenties en kennis. Werkgevers zoeken pro-
fessionele en vakinhoudelijke expertise. Ze kijken ook naar commu-
nicatieve vaardigheden, strategisch inzicht en organisatie talent om
mensen door te laten groeien naar managementfuncties.
Want ook die zullen moeilijker te vervullen zijn in de toekomst.
Hoe komt u straks aan de juiste mensen? Gaan we naast het tradi-
tionele CV de studentvolgsystemen ontsluiten met Big Data-tools?
Vervangen apps straks de traditionele assements? En hoe verrijken
we onze digitale informatie in LinkedIn, want de nieuwe generatie is
gewend om digitaal te werken. Is de huidige generatie recruiters en
HR-medewerkers al zover?
Robots en sensoren
Technologie bepaalt ook de inhoud van ons werk. Steeds meer men-
sen worden hoogopgeleid en hoogopgeleiden gaan steeds specialis-
In dit artikel kijken we naar de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt tot
2020. We maken gebruik van macro-cijfers uit Nederland, de globale
economische en technologische ontwikkelingen en de groei van
sociale media. De centrale vraag is: hoe kunnen onze klanten in de
toekomst technologie gebruiken om talenten te vinden, te binden,
te boeien en vast te houden? We zien vijf trends op de arbeidsmarkt:
1 de bevolking vergrijst
2 jongeren geboren na 2000 zijn digitaal
3 onze samenleving is multicultureel
4 steeds meer vrouwen werken
5 jongeren studeren langer en worden hoger opgeleid
Dat de bevolking vergrijst, wist u natuurlijk al. Dat we langer moeten
doorwerken, dat hebben we de afgelopen regeerperiode meegekre-
gen. Ons pensioenstelsel is te duur, wordt gezegd, en voor de huidige
werkende generatie wordt pensioenopbouw moeilijker. Maar niet
getreurd, we blijven langer leven en ook langer werken.
Digitale medici
Gezondheidsklachten verminderen dankzij betere medicijnen, sensor-
technologie en analyse van grote datasets (Big Data). Dat weten ook
de grote ICT-bedrijven. Apple neemt op dit moment veel medici
in dienst en geeft de nieuwe iWatch sensoren om het geluid en de
stroming van ons bloed te meten. Wie weet kan ons horloge dus bin-
nenkort een hartaanval voorspellen. En Google ondersteunt medici
tijdens operaties met hun innovatieve bril Google Glass. De geheime
Division X van Google heeft alleen al in januari 2014 twaalf robotica-
bedrijven overgenomen, zoals Deepmind, een bedrijf dat een intelli-
gent robotbrein wil ontwikkelen.
Ons eigen lichaam blijft dankzij technologie in topvorm. Krakkemik-
kige gewrichten als knieën of heupen zijn al redelijk eenvoudig te
vervangen. Een volgende stap is 3D-printing in de operatiekamer:
onlangs is het leven van een baby gered met een stukje luchtpijp uit
de printer.
Staan we straks continu onder controle van medische alarmcentrales?
Gaan apps op onze smartphone ons straks medisch advies geven?
We krijgen steeds meer inzicht in onze gezondheid. Onze medische
tischer werk doen omdat technologie de ‘saaie’ onderdelen van hun
werk automatiseert; ook wel Machine Learning of Artificial
Intelligence genoemd. Zo gebruiken juristen efficiënte software
voor patroon- en woordherkenning om snel inzicht te krijgen in de
jurisprudentie. Wist u trouwens dat de Rechtspraak in Nederland alle
dossiers verwerkt in Oracle Webcenter technologie? Ook een groot
deel van het uitvoerende werk op administraties verdwijnt, zoals u in
dit magazine kunt lezen.
De media berichten dat steeds meer arbeidsmigranten bij ons het
overgebleven handwerk komen doen. Dit zien we in de bouw,
de industrie, het transport en de agrarische sector. Maar wat we nog
niet in de kranten lezen, is dat steeds meer werk wordt overgenomen
door robots en sensoren. Robots gaan productiewerk of constructie-
werk doen. Robots in magazijnen zorgen voor het orderpicken, senso-
ren op vrachtwagens en pallets beheren de supply chain en Amazon
wil pakketjes gaan bezorgen met drones. Alles bestellen op internet en
voordelig bezorgd aan huis of op onze flexplek. Retail 2020.
Landbouwmachines zijn tegenwoordig onbemande, rijdende compu-
tersystemen die via satellieten communiceren en zelfstandig hectaren
vol gewassen oogsten. Intelligente drainagesystemen en volautomati-
sche kwaliteitscontroles op lopende banden van tomaten en paprika’s
zorgen voor een technologische revolutie in de tuinbouw. Koeien wor-
den gemolken met robots die met sensoren de kwaliteit van de melk
bewaken en de voedingssupplementen automatisch afstemmen op de
gewenste kwaliteit en productie. Weg banen? Of zoeken we andere
skills bij de instroom en vervangingsvraag?
Auto’s en domotica
In het kantoor van de toekomst wordt de groene klimaatbeheersing
onderhouden door een servicerobot, aangestuurd met domotica in het
gebouw zelf, aan de hand van sensoren die continu de kwaliteit van de
lucht meten. Wordt de kenniswerker straks op zijn flexibele kantoor-
plek ook ondersteund door robots die zorgen voor de catering en de
opvang van de kinderen van de groeiende groep werkende vrouwen?
Dat zou mooi zijn, want vrouwen blijken prima managers te zijn, vaak
minstens zo goed als hun mannelijke collega’s.
Na het werk halen we onze zelfsturende hybride auto van de laadpaal
en vertellen we ons intelligente navigatiesysteem om ons naar huis
te brengen. In de auto van 2020 kijken we nog even onze e-mails
door, want de auto rijdt vanzelf. Dezelfde auto weet ook wanneer er
onderhoud nodig is en regelt zelf een afspraak met het dichtstbij-
zijnde servicepunt. Deze werkomstandigheden en veranderingen zijn
erg dichtbij.
Onderwijs
We zien dat ons land steeds meer culturen herbergt. Dat is niet alleen
nodig voor de handjes, maar vooral ook om onze kenniseconomie op
peil te houden. En dus zien we ook steeds meer scholen met meerta-
lig onderwijs. Waar we vroeger op de middelbare school Engelse les
kregen, begint dat nu al op de basisschool.
Onderwijs is ook steeds toegankelijker voor de werkende generatie.
Open colleges van gerenommeerde universiteiten in Amerika en
Engeland staan tegenwoordig gratis online. Klik je eigen master-pro-
gramma bij elkaar! Een permanente educatie is noodzakelijk, anders
neemt je marktwaarde af. En binnen een kenniseconomie is ontwik-
keling van je kennis een gegeven voor werkzekerheid.
En wat doet de werkgever in 2020? Misschien is hij wel een makelaar
voor inleenkrachten die in een kortdurend dienstverband of gedu-
rende een project samenwerken. Blijft arbeid plaatsgebonden of zijn
we door de technologische ontwikkelingen in staat om kenniswer-
kers plaatsonafhankelijk (internationaal) met elkaar te verbinden?
Hebben straks alle bedrijven naast een vaste kern een flexibele schil
van ZZP’ers? Kenniswerkers mooi, maar wie levert de handjes dan
nog? Toch die robots? Het is een veeg teken dat Google in één maand
twaalf robotica bedrijven koopt. Maar zeg nou zelf, wie maait bij u
thuis het gras? En heeft u al een robotstofzuiger? Wij op kantoor wel
hoor! Er staat ons de komende jaren heel wat te wachten. En hoewel
we nooit precies kunnen voorspellen wat er gaat gebeuren, is één ding
duidelijk: wie aan de kant blijft staan, valt af. Dit geldt voor individu-
ele werknemers net zo goed als voor complete organisaties.
tien trends in human capital managementProfource houdt nauwlettend de arbeidsmarkt in de gaten.
Niet alleen om zelf de beste kandidaten te vinden, maar ook om
haar klanten daarbij te helpen, bijvoorbeeld met software voor
recruitment en talentontwikkeling. Alles wijst erop dat de economie
weer gaat aantrekken. De vraag is of bedrijven klaar zijn om te groeien
en te innoveren. Het antwoord is vaak negatief en dus moeten
personeelsmanagers een strategie ontwikkelen waarmee ze de slag
op de arbeidsmarkt kunnen winnen.
Tijdens de Oracle HCM World 2014 in Las Vegas werden begin dit jaar
tien belangrijke trends gepresenteerd die de arbeidsmarkt de komende
jaren gaat bepalen:
1 strijd om talent Bedrijven kijken uit naar het eind van de crisis en
verwachten dit jaar te groeien. Ze willen hiervoor talentvolle mensen
aannemen en gaan met elkaar de strijd aan.
2 passen van vraag en aanbod Baby-boomers gaan met pensioen
en hun expertise verdwijnt. Jongere werknemers hebben vaak andere
talenten en een andere kijk op het leven. Er moet veel preciezer
gekeken worden of vraag en aanbod bij elkaar passen.
3 talent en performance management Omdat niet alle
droomkandidaten beschikbaar zijn, zullen werkgevers het moeten
doen met de mensen die ze kunnen krijgen. Die kunnen ze verder
ontwikkelen, zodat zij over de gewenste vaardigheden gaan
beschikken en de gewenste resultaten gaan leveren.
4 beleving van werknemers De klantervaring stond tot nu toe
centraal, maar de werknemer-ervaring wordt zeker zo belangrijk:
je werknemers zorgen voor je klanten, dus moet jij goed voor je
werknemers zorgen.
5 meer kracht door samenwerking De meeste banen zijn groter
dan het individu. Werk gebeurt daarom steeds vaker in netwerken.
Een succesvolle werkgever houdt hier rekening mee en maakt
netwerken mogelijk.
6 laatste versies Er zijn prachtige cloud-oplossingen beschikbaar
voor HCM, maar bij de meeste bedrijven is de software niet up-to-
date. Slechts vier procent werkt met de laatste versies van HR-
systemen.
7 sociale netwerken HCM is prima te combineren met sociale
netwerken en het gebruik van apps.
8 big data HCM genereert grote hoeveelheden data. Goede systemen
zetten deze data om in nuttige informatie.
9 linkedin Op LinkedIn staat vaak meer informatie over de
medewerkers dan in het personeelssysteem. Werkgevers kunnen
handig gebruik maken van LinkedIn om talenten op te sporen
(datamining).
10 robots Robots nemen ons werk over. Maar gelukkig niet alles.
Er blijft altijd behoefte aan nieuwsgierige mensen en aan mensen
die ingewikkelde data inzichtelijk kunnen maken.
Bron: www.forbes.com (trefwoorden: trends, HCM, Oracle)
transform | nummer 7 | april 2014 1110 transform | nummer 7 | april 2014
12 13transform | nummer 7 | april 2014
een onmogelijke opgave. Dat zou juist extra menskracht kosten.
En die was er niet meer na alle bezuinigingen. Dus moest er iets
nieuws komen waarmee we tijd konden besparen. Een systeem waar
niet een paar extra FTE voor nodig was. Een systeem dat up-to-date
was met de juiste informatie. Een systeem dat toegankelijk is voor de
trajectmanagers én voor de medewerkers zelf. Dat systeem heet Taleo.”
Rotterdam heeft twaalf trajectmanagers in dienst die de boventallige
medewerkers begeleiden. Met het vroegere systeem zouden zij vier
tot vijf keer zoveel moeten doen als nu. “Onmogelijk”, vertelt Van
Doorn. “Onze trajectmanagers waren teveel tijd kwijt aan allerlei
rompslomp. Vaak klopte de informatie niet of waren dossiers incom-
pleet. Ook voor de medewerkers is het straks een verademing. Zij
hoeven niet meer te slepen met hun gegevens en ze hoeven niet voor
de tiende keer hun telefoonnummer op te geven. De trajectmanagers
kunnen alle administratieve vragen overslaan en meteen ter zake
komen: “hoe helpen we je van werk naar werk?”. Bovendien hoeven
ze niet langer allerlei informatie over te typen, wat natuurlijk ook
tot veel fouten leidde. Taleo is namelijk gekoppeld aan het basisre-
gistratiesysteem voor medewerkers van de gemeente Rotterdam en
daar is alle informatie up-to-date. De medewerkers vallen niet langer
tussen wal en schip. Zij weten precies waar ze aan toe zijn en welke
afspraken er zijn gemaakt.
We spreken Marjoleine van Doorn een dag voordat Taleo ‘live’ gaat.
De programmadirecteur is druk, maar ontspannen. “Ik heb er alle
vertrouwen in dat het goed komt”, zegt ze aan de telefoon. “We heb-
ben het nieuwe systeem goed getest, dus ik verwacht geen gekke
dingen.” Samen met Profource heeft Van Doorn in drie maanden tijd
het recruitmentsysteem Taleo ingericht en uitgerold. “De mensen van
Profource kwamen hier op een donderdag in oktober voor het eerste
gesprek en gingen de maandag erop al aan de slag.” Dat was ook hard
nodig, want de overheid eiste dat de klus binnen zestien weken klaar
moest zijn. Geen dag langer mocht het duren. Dus sloegen de mede-
werkers van Profource meteen hun kamp op in de kantoorlokatie van
het programma in Rotterdam. En met succes: Taleo was precies op tijd
klaar om te gaan proefdraaien.
Onmogelijke opgave
De gemeente Rotterdam staat voor een uitdaging. In 2010 telde de
gemeente 12.600 arbeidsplaatsen. Dat aantal moest in vijf jaar tijd
worden teruggebracht naar 10.220. De afgelopen paar jaar kromp de
gemeente met bijna 2.000 arbeidsplaatsen; grotendeels door natuurlijk
verloop en doordat tijdelijke contracten niet werden omgezet in vaste
banen. Nu zijn er nog zo’n 750 mensen over die naar een baan buiten
de gemeente geholpen moeten worden. En dat is nog niet eenvoudig.
Eén ding stond voor Van Doorn vast: “Met het huidige systeem was dat
Mensen met vacatures matchen
Het recruitmentsysteem is gemaakt om nieuwe
medewerkers te vinden. Van buiten naar binnen
dus. Maar bij Profource zagen ze meteen de moge-
lijkheid om dit proces om te keren. “Met Taleo kun
je net zo goed mensen naar buiten begeleiden”, vertelt
Ruud van den Berg, consultant Human Capital Manage-
ment (HCM) bij Profource. “Taleo is gemaakt om mensen
met vacatures te matchen. Daarbij maakt het niet uit waar de
kandidaat of de baan zich bevindt.”
Het systeem was redelijk eenvoudig te implementeren: “Het is cloud
based en heeft geen maatwerk. Wel werkten we aan drie projecten
tegelijk, want we hebben ook een zelfbediening portaal opgezet,
een interface gemaakt en talent management software geïmplemen-
teerd. Onze aanpak was eenvoudig: na enkele gesprekken hebben we
de eerste versie van het systeem neergezet, zodat iedereen kon zien
hoe het werkt. Daarna is het systeem verder naar wens van de klant
ingericht en konden we naar de acceptatietest.”
Taleo is helemaal aangepast aan de huisstijl van Rotterdam, met de
karakteristieke groene letter ‘R’. Voor de medewerkers is het dus een
vertrouwd gezicht. Het volledige personeelsbestand van de gemeente
is ingelezen. De medewerker en de trajectmanager kunnen infor-
matie vastleggen en met elkaar uitwisselen: over banen, cursussen,
gesprekken, afspraken en feedback. Van Doorn: “Het is echt een
matchingstool. Ook handig is de koppeling met LinkedIn. Vanwege de
privacygevoelige informatie kun je er niet mee naar buiten toe. Nee,
je kunt er dus niet mee chatten. Daar is het niet voor bedoeld.”
In Taleo zijn verschillende HR-arrangementen opgenomen: speciale
regelingen waar medewerkers gebruik van kunnen maken om sneller
uit te stromen, bijvoorbeeld om een eigen bedrijf op te zetten. In totaal
zijn er tien standaardregelingen. Ook dat is een verbetering ten op
zichte van de vroegere situatie, want zo heeft iedereen duidelijkheid
over de mogelijkheden.
Van Doorn is tevreden over de samenwerking met Profource: “Het
is allemaal vlot verlopen. Gelukkig maar, want we werken met een
strakke planning. We moesten op tijd klaar zijn zodat we eerst nog
een maand konden proefdraaien. En op 1 maart is het project live
gegaan.” Van den Berg: “We hebben het systeem in de kortst mogelijke
tijd opgeleverd en het staat: het is echt what-you-see-is-what-you get.”
Uit vier partijen koos de gemeente Rotterdam voor de dienstverlener
uit Dordrecht. Twee zaken gaven waarschijnlijk de doorslag in de
keuze voor Profource, vertelt Van den Berg: “Wij kennen recruitment
en HCM-processen én wij kennen Oracle als geen ander.”
‘Recruitment, maar dan van binnen naar buiten’
taleo troef voor krimpende gemeente rotterdam
Rotterdam krimpt. Niet de stad, maar het aantal ambtenaren dat voor de
gemeente werkt. In vijf jaar tijd verdwijnen zo’n 2.450 arbeidsplaatsen,
waarschijnlijk zonder gedwongen ontslagen, als het aan Marjoleine van Doorn
ligt. Zij is programmadirecteur ‘Van werk naar werk’. Haar nieuwste troef is
de inzet van recruitmentsoftware Taleo, die zij samen met Profource bij de
gemeente heeft geïntroduceerd.
a match made in heavenHet vinden, verleiden, binden en blijven boeien van menselijk kapitaal is
een vak apart, recruitment genaamd. Waar vroeger personeelsafdelingen
met stapels papieren dossiers en cv’s werkten, gaat dit nu grotendeels
digitaal. Taleo en LinkedIn hebben het speuren naar geschikte
medewerkers een stuk gemakkelijker gemaakt.
Taleo maakt cloud gebaseerde software voor recruitment en talent
management. En dat doet het bedrijf met bijzonder veel succes. De
getallen zijn indrukwekkend. Bijna de helft van de Fortune-100 bedrijven
werkt met Taleo. Er is geen enkele HCM-leverancier in de wereld die
zoveel transacties verwerkt. Deze SAAS-(software as a service)-aanbieder
helpt ongeveer 15 procent van alle sollicitanten in de Verenigde Staten
aan een baan. Dat zijn ruim 3 miljoen mensen per jaar. Jaarlijks bekijken
60 miljoen mensen de online vacatures van de aangesloten bedrijven.
Als je zoekt naar kandidaten en in behoorlijke hoeveelheden, kom je uit
bij Taleo. Het systeem wordt wereldwijd gebruikt door meer dan 5000
bedrijven en bevat ruim 200 miljoen profielen. Elke maand worden er
bijna 300.000 nieuwe vacatures geplaatst. Vanaf de Taleo Exchange
kunnen de aangesloten bedrijven zoeken in de profielen, snel matchen
en deze informatie in de Taleo Recruitment Engine verwerken. A match
made in heaven.
High level profielen
Het programma heeft een geweldige integratie met LinkedIn. Iedere
kandidaat kan solliciteren op een vacature met zijn/haar LinkedIn
profiel. De kandidaat krijgt dankzij de integratie direct de Linkedin
netwerkconnecties te zien die bij het bedrijf horen dat de vacature heeft
uitgezet.
Aan de andere kant kan iedere recruiter met ‘LinkedIn Preview’ de 120
miljoen high-level LinkedIn profielen inzien. Vijfentwintig procent van
deze profielen is Europees en daarvan is weer tien procent Nederlands
en dit aantal groeit snel. In totaal hebben nu al 4 miljoen Nederlanders
een profiel op LinkedIn. Met een LinkedIn recruiters-account ziet men
natuurlijk alle informatie, inclusief welke andere Taleo gebruikers het
profiel hebben bekeken. Naadloze integratie dus. En ja, Taleo heeft
natuurlijk ook een Facebook-integratie en coole apps.
Overname
Taleo is in februari 2012 overgenomen door Oracle. Oracle biedt twee
versies aan van de Taleo Suite: één voor het midden- en kleinbedrijf
(Business) en één voor middelgrote en grote bedrijven (Enterprise).
Oracle Taleo integreert de Enterprise-versie met Fusion Applications
voor HCM en Talent Management, met E-Business Suite HCM en met
Peoplesoft HCM. Met Taleo krijgt een bedrijf de beschikking over
een volledige suite voor recruitment, in-dienstneming, vlootschouw
en gesprekscycli voor talent management, training en ontwikkeling,
succession planning voor management opvolging en de salarisevaluatie
cyclus.
Case: 80.000 vakantiekrachten
Warenhuis Macy’s, de Amerikaanse versie van onze Bijenkorf, zoekt voor
de vakantieperiode 80.000 mensen en heeft hiervoor slechts acht weken
de tijd. Omdat seizoenmedewerkers hun gegevens in Taleo hadden
geregistreerd kon Macy’s hen razendsnel inzetten. Sinds de oprichting
in 1999 heeft Taleo meer vacatures vervuld dan alle inwoners van San
Francisco bij elkaar. Dat zijn er ruim 800.000 overigens.
Marjoleine van Doorn, programma-
directeur Van werk naar werk: “Ook voor
de medewerkers is Taleo een verademing.
Zij hoeven niet meer met hun gegevens
te slepen en niet voor de tiende keer hun
telefoonnummer op te geven.”
Ruud van den Berg, HCM consultant
Profource: “Taleo is gemaakt om mensen
met vacatures te matchen. Daarbij maakt
het niet uit waar de kandidaat of de baan
zich bevindt.”
transform | nummer 7 | april 2014
14 15transform | nummer 7 | april 2014
Boeiende sprekers, interessante deelnemers en inspirerende locaties. De perfecte ingrediënten voor
alweer de vierde editie van ons jaarlijks terugkerend Transform Event. Na eerdere edities in Amsterdam,
Rotterdam en Den Haag was het ditmaal weer de beurt aan Amsterdam.
In het Van Gogh Museum ontvingen wij ruim 75 klanten en relaties.
Tijdens een enerverend middag- en avondprogramma was er voldoen-
de gelegenheid om kennis en ervaringen uit te wisselen.
Interessante sprekers
Het middagprogramma werd gevuld door diverse sprekers. Namens
de directie vertelde Wim Seebregts over de nieuwe positionering
en strategie van Profource, de nieuwe naam waarmee F4F en OC-C
samen verder gaan.
Manfred van Slooten van het ministerie van Economische Zaken
presenteerde de mogelijkheden om het factuurproces te automati-
seren en digitaliseren met Oracle WebCenter Content Imaging.
Ook Gonda Cock en Nathalie Vandekerkhove van de
Vlaamse Overheid vertelden over hun ervaring met het optima liseren
van de factuurstroom. Zij lichtten het project ‘Intelligent scannen’
binnen de Vlaamse Overheid toe, waarbij inkomende facturen en
creditnota’s digitaal worden verwerkt.
Tjitze Weststrate van Profource vertelde meer over de Profource
Trading Cloud voor ketenintegratie en digitale factuurverwerking.
Gebruikmakend van de standaard Oracle ERP-systemen zorgt de
Profource Trading Cloud ervoor dat er berichtenverkeer tussen
leveranciers via de juiste protocollen én in de juiste XML standaarden
bij de ontvanger in zijn Oracle ERP systeem terecht komt. De resultaten
spreken voor zich: lagere kosten, meer efficiëntie en een verbeterde
cashflow voor klant en leveranciers.
Jan Groenen en Mathieu Kamp van Profource sloten de presentaties
af met de implementatie van Oracle Fusion Applications. Wij zijn de
eerste partij in Europa die Oracle Fusion Applications gebruikt.
En omdat Profource graag een ‘twist’ toevoegt, demonstreerden de
beide mannen live de werking van Fusion Financials.
Exclusieve rondleiding
Na de presentaties was het tijd voor een exclusieve rondleiding door
het Van Gogh Museum. In verschillende groepen werden de gasten
door het museum geleid. Ervaren gidsen vertelden over de meest
bijzondere kunstwerken van Vincent van Gogh en het verhaal achter
de schilderijen. Een leerzame afsluiter van het middagprogramma.
Daarna was het tijd voor een drankje. In House of Bols – Cocktail
and Genever Experience was het een feest voor de zintuigen.
Tijdens een rondgang kwamen de gasten alles te weten over het
verhaal achter Lucas Bols, die ooit begon met een kleine stokerij in
Amsterdam. Inmiddels is Bols het oudste gedistilleerde merk ter
wereld. Wist u dat Rembrandt hier graag een borreltje dronk?
Na de tour volgden alle deelnemers een workshop ‘Fusion-cocktails’
maken. Onder het toeziend oog van ervaren barmannen en –dames
het leven van vincent van goghVincent van Gogh werd in 1853 geboren in Zundert. Hoewel hij als kind
al erg goed kon tekenen, besloot Vincent pas op zijn 27e dat hij schilder
wilde worden. Zijn broer Theo had hem op dit idee gebracht. Na een
aantal omzwervingen door Nederland, België en Engeland belandde hij
op 33-jarige leeftijd bij zijn broer Theo en zijn vrouw in Parijs. Vincent
trok bij hen in en Theo onderhield hem, zodat hij zich kon concentreren
op zijn schilderkunst.
Hoewel halverwege de 19e eeuw het Realisme in opkomst was, trok
Vincent zich hier niets van aan. Waarheidsgetrouwe afbeeldingen
met realistische verhoudingen en kleuren vond hij maar niets.
Liever schilderde hij het zware boerenleven zoals te zien is in het
schilderij ‘De aardappeleters’. Een interessant detail van dit schilderij
is dat de verhoudingen totaal niet kloppen: als de vrouw rechts op
het schilderij zou gaan staan, zou ze door het plafond heen gaan.
Personen die hier iets van zeiden, gaf Vincent de wind van voren;
het ging niet om de verhoudingen van de personen, het ging om het
vastleggen van het echte leven.
In Frankrijk kwam Vincent in aanraking met het Impressionisme.
In slechts een paar jaar tijd veranderde de schilderstijl van Vincent
van sombere taferelen in schilderijen met stralende zonnebloemen en
schitterende landschappen. Toen hij in 1888 Parijs de rug toekeerde,
schilderde hij in rap tempo een groot aantal van zijn meest bekende
schilderijen zoals Het gele huis, De slaapkamer en een aantal nieuwe
variaties op zijn Zonnebloemen.
Tijdens de laatste twee jaar van zijn leven verslechterde Vincents
gezondheid en kreeg hij steeds vaker zenuwinzinkingen. Vincent stierf in
1890 op 37-jarige leeftijd in Frankrijk. In slechts tien jaar tijd heeft deze
meester een indrukwekkende verzameling kunstwerken achtergelaten.
Fusion van kunst en cocktailsvierde editie transform event groot succes
transform | nummer 7 | april 2014
werden er mooie, feestelijke cocktails gemaakt, die net als Fusion
Applications bestonden uit de beste ingrediënten.
Hapje en drankje
De geslaagde bijeenkomst werd afgesloten met een walking dinner.
Onder het genot van smakelijke gerechten werden er contacten gelegd
en ervaringen rondom projecten gedeeld. Van onze gasten kregen wij
enthousiaste reacties en wij willen hen dan ook hartelijk danken voor
hun aanwezigheid en gezelligheid. Wij kijken terug op een geslaagd
evenement en maken ons met veel plezier op voor een volgende editie.
“Een opdrachtgever dacht dat hij 65.000 klanten
had, maar zag dat hij slechts 63.000 facturen
verstuurde. Dat was natuurlijk een vreemde
constatering. Dus gingen wij aan slag met Business
Intelligence software van Oracle. Wij ontdekten dat
beide getallen onjuist waren. De klant had ‘slechts’
61.000 klanten en een deel van de facturen was
dubbel geteld.”
Erik van der Weijden werkt sinds september 2012 als Oracle Business
Intelligence (BI) consultant voor Profource. Hij houdt ervan om orde
te scheppen in de chaos. “Grote bedrijven hebben vaak verschillende
systemen, met heel veel informatie. Vaak zien ze door de bomen het
bos niet meer. Dan is het heel mooi als je daar structuur in aan kunt
brengen, zodat een bedrijf weer inzicht heeft in zijn cijfers.”
Extra hersenen
Erik leidt inhoudelijk het nieuwe BI-team van Profource, maar werkt
ook bij klanten zelf. Het mooie van BI-software is dat een organisatie
snel de juiste data ter beschikking heeft. Het BI-systeem is speciaal
ontwikkeld om managementrapportages te maken, compleet met
draaitabellen, grafieken en rapporten. Zo kan er op overzichtelijke
wijze gerapporteerd worden. Zelfs complexe rapportages met grote
hoeveelheden gegevens zien er goed uit. Het is eigenlijk een soort
instant intelligentie: een paar extra hersenen.”
Op de vraag hoe hij bij Profource terecht is gekomen, vertelt Erik:
“Voor mijn vorige opdrachtgever zat ik bij een klant waar ook mensen
van Profource werkten. Daar hoorde ik dat ze iemand zochten om een
nieuw onderdeel voor Business Intelligence op te zetten. Toen ik ging
praten, klikte het meteen. Ik werd de eerste BI-consultant bij Profource.”
Bedrijven kiezen steeds vaker voor standaard BI-oplossingen, met een
compleet systeem inclusief rapportages. Oracle biedt hiervoor onder
andere BI-Applications aan, een systeem met een datawarehouse-
oplossing die aansluit op de E-Business Suite, Peoplesoft en Siebel.
Natuurlijk is deze oplossing ook klaar voor Fusion Applications.
Uiteenlopende bronnen
De vraag naar Business Intelligentie groeit sterk, merkt Erik: “Ons
team telt nu al vijftien mensen en het einde is nog lang niet in zicht.”
Nieuwe tak van sport is Big Data. Bedrijven gebruiken informatie
om het gedrag van hun klanten te analyseren en om aanbiedingen
op maat voor ze te maken. Denk aan bedrijven als Albert Heijn of
Bol.com. Met intelligente analyses worden patronen herkend.
Traditionele databases zijn hier eigenlijk ongeschikt voor.
Profource legt u graag uit hoe u de informatie uit uw organisatie
ontsluit. Naast Oracle BI en Analytics laten we u ook graag zien hoe u
gebruik maakt van Big Data. Met een data discovery platform kunt u
snel informatie uit uiteenlopende bronnen analyseren en verwerken.
Het installeren van BI-oplossingen is eenvoudig en kost weinig tijd,
denk aan weken in plaats van maanden.
erik van der weijden schept graag orde in de chaos
‘Door de bomen het bos zien’
Eindredactie en teksten
Berry Clemens
Marjan van der Marel
Erik van Stokkom
Fotografie
Louis Haagman
Profource
Ontwerp
viervier
Drukwerk
Drukkerij Morks Dordrecht
Verspreiding
Oracle E-Business Suite, Peoplesoft, Taleo en
Fusion Applications gebruikers
Redactieadres
Transform Magazine
Rijksstraatweg 7
3316 EE Dordrecht
t +31 (0)78 653 45 45
i www.profource.com
Lees verder op ons Transform weblog
www.profource.com
colofon
Erik van der Weijden: “Business
Intelligence is eigenlijk een soort instant
intelligentie: een paar extra hersenen.”