ustek fd2013

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................ 1KERANGKA ACUAN KERJA ........................................................................................................................ 3

A. LATAR BELAKANG ....................................................................................................................... 3DASAR HUKUM .................................................................................................................... 3GAMBARAN UMUM ............................................................................................................ 3

B. TUJUAN DAN SASARAN ............................................................................................................. 4

C. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN .................................................................................. 4D. RUANG LINGKUP .......................................................................................................................... 4E. KELUARAN ...................................................................................................................................... 4F. BIAYA YANG DIPERLUKAN ...................................................................................................... 4

APRESIASI TERHADAP KERANGKA ACUAN KERJA ..................................................................... 5A. APRESIASI TERHADAP LATAR BELAKANG ...................................................................... 5B. APRESIASI TERHADAP TUJUAN DAN SASARAN ............................................................ 6C. APRESIASI TERHADAP RUANG LINGKUP ......................................................................... 6

D. APRESIASI TERHADAP JADWAL PELAKSANAAN ......................................................... 6METODOLOGI PELAKSANAAN ................................................................................................................ 7

A. JENIS KEGIATAN .......................................................................................................................... 7B. LOKASI KEGIATAN ...................................................................................................................... 7C. WAKTU PELAKSANAAN ........................................................................................................... 8D. MEDIA PUBLIKASI ...................................................................................................................... 8E. PENANGANAN PANITIA DAN WARTAWAN .................................................................... 8

RENCANA KERJA ............................................................................................................................................ 9

A. PERSIAPAN KEGIATAN ......................................................................................................... 10B. PELAKSANAAN KEGIATAN ................................................................................................... 12

GRAND LAUNCHING ....................................................................................................... 12FESTIVAL DERAWAN ……….......................................................................................... 14

C. PELAPORAN ................................................................................................................................. 17

FASILITAS (SARANA DAN PRASARANA) ........................................................................................ 18A. AKOMODASI (HOTEL) ............................................................................................................. 18B. TRANSPORTASI .......................................................................................................................... 18

MOBIL .................................................................................................................................... 18TIKET PESAWAT............................................................................................................... 18SPEEDBOAT ........................................................................................................................ 18

C. MEDIA PUBLIKASI ..................................................................................................................... 18

BALIHO ................................................................................................................................. 18BACKDROP .......................................................................................................................... 19SPANDUK ............................................................................................................................. 19UMBUL-UMBUL ................................................................................................................. 19UNDANGAN ......................................................................................................................... 19KAOS ..…………………………………………………………………………………………….... 19TOPI RIMBA …………………………………………………………………………………….. 19

D. PANGGUNG.................................................................................................................................... 20

E. SEWA BOOTH .............................................................................................................................. 20F. GENSET ........................................................................................................................................... 20G. PERIZINAN DAN KEAMANAN .............................................................................................. 20H. TIM KEAMANAN ........................................................................................................................ 20I. TIM KESEHATAN ......................................................................................................................... 20J. DOKUMENTASI ............................................................................................................................ 20K. MASTER OF CEREMONY (MC) ............................................................................................. 20

PENJADWALAN PEKERJAAN ................................................................................................................. 21

PENGORGANISASIAN ................................................................................................................................. 23PENUTUP .......................................................................................................................................................... 25

KERANGKA ACUAN KERJA

A. LATAR BELAKANG

DASAR HUKUM1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2009 tentang

Kepariwisataan.2. Keputusan Presiden RI Nomor 80/2003 tentang Pedoman Pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Lembaga Negara RI tahun 2003 No. 120, Tambahan Lembaga Negara No. 4330) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI No. 85/2006.

3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 50 tahun 2011 tentang Rencana Induk Pembangunan Kepariwisataan Nasional tahun 2010-2025.

4. Peraturan Presiden Nomor 92/2011 tentang Pembentukan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.

5. Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia Nomor PM.35/UM.001/MPEK/2012 tentang Rencana Strategis Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.

6. Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia Nomor PM.07/HK.001/MPEK/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja.

GAMBARAN UMUM

Peranan sektor pariwisata dalam memulihkan perekonomian Nasional pada saat ini sangatlah strategis apalagi Indonesia memiliki keanekaragaman daya tarik obyek wisata alam yang sangat digemari oleh wisatawan mancanegara seperti keberadaan Pulau Derawan sebagai salah satu pulau di Propinsi Kalimantan Timur yang dengan keindahan bawah laut dan merupakan salah satu destinasi wisata bahari. Untuk menghadapi tantangan bangsa ini ke depan, mau tidak mau sektor pariwisata harus segera dijadikan sektor andalan mengingat cadangan sumber daya pertambangan dan energi makin menipis khususnya di Kalimantan Timur, sektor Pariwisata

diharapkan dapat memberikan kontribusi besar pada pendapatan negara atau sebagai penghasil devisa nomor satu. Hal ini diperkuat pula oleh kenyataan bahwa pendapatan dari sektor pariwisata langsung mencapai sasaran ke masyarakat dengan adanya “multiplier effect” dari seluruh kegiatan di sektor ini. Salah satu upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan sektor pariwisata nasional adalah dengan melakukan upaya terobosan melalui berbagai macam kegiatan yang salah satunya adalah menyelenggarakan kegiatan Festival Derawan 2013.

Festival Derawan 2013 adalah suatu kegiatan mempromosikan obyek wisata yang ada di Pulau Derawan Kabupaten Berau Propinsi Kalimantan Timur kegiatan tersebut meliputi Grand Lounching, Press Tour, Promosi dan Publikasi dan Talk Show.

B. TUJUAN DAN SASARANTUJUAN : 1. Melestarikan dan mempromosikan Pulau Derawan dan sekitarnya sebagai

salah satu daya tarik wisata.

2. Mempromosikan Kalimantan Timur sebagai destinasi wisata melalui Festival Derawan.

SASARAN : 1. Memberikan citra positif tentang Indonesia di dalam negeri maupun di mata

dunia Internasional. 2. Meningkatkan kunjungan baik Wisnus maupun Wisman, khususnya dari

Negara tetangga (antar propinsi, antar pulau maupun antar kota/Kabupaten).

C. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN

Metode pelaksanaan kegiatan ini adalah kombinasi antara swakelola dan pelaksanaan oleh pihak ketiga.

D. RUANG LINGKUPKegiatan Festival Derawan meliputi:1. Produksi Material (MC, hadiah perlombaan, sewa kendaraan, dll)2. Grand Launching3. Press Tour

4. Promosi, Publikasi dan Talk Show

E. KELUARANKeluaran yang dicapai dari kegiatan ini berupa kalender event yang diharapkan

dapat dilaksanakan terus menerus setiap tahun dan menjadikan pulau derawan ini menjadi salahsatu sector pariwisata yang berkontribusi besar bagai Negara.

F. BIAYA YANG DIPERLUKAN

Kegiatan Festival Derawan 2013 sebesar Rp. 489.510.000,- (empat ratus delapan puluh sembilan juta lima ratus sepuluh ribu rupiah) dibebankan pada Anggaran DIPA (Direktorat Jenderal Pemasaran Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Tahun Anggaran 2013).

APRESIASI TERHADAP KERANGKA ACUAN KERJA

A. APRESIASI TERHADAP LATAR BELAKANGFestival Derawan adalah suatu kegiatan mempromosikan obyek wisata yang ada

di Pulau Derawan Kabupaten Berau Propinsi Kalimantan Timur kegiatan tersebut

meliputi Grand Lounching, Press Tour, Promosi, Publikasi dan Talk Show. Pulau Derawan sebagai salah satu pulau di Propinsi Kalimantan Timur yang dengan keindahan bawah laut dan merupakan salah satu destinasi wisata bahari dimana hal ini menjadi salah satu daya tarik bagi wisatawan mancanegara maupun local untuk datang ke pulau derawan. Festival ini baru akan diselenggarakan pada 2013 ini, Festival derawan ini diadakan karena makin menipisnya sumber daya pertambangan dan energy khususnya di Kalimantan timur. Maka dari itu sektor Pariwisata diharapkan dapat memberikan kontribusi besar pada pendapatan negara atau sebagai penghasil

devisa nomor satu. Hal ini diperkuat pula oleh kenyataan bahwa pendapatan dari sektor pariwisata langsung mencapai sasaran ke masyarakat dengan adanya “multiplier effect” dari seluruh kegiatan di sektor ini. Oleh karena itu, dilihat dari Peranan sektor pariwisata dalam memulihkan perekonomian Nasional tersebut maka kegiatan Festival Derawan 2013 ini pun diselanggarakan.

B. APRESIASI TERHADAP TUJUAN DAN SASARAN

Indonesia adalah Negeri yang indah. Kalimat itu adalah suatu hal yang tidak bisa disangkal. Banyak sekali ragam budaya dan keindahan alam Indonesia, baik yang sudah terpublish ataupun yang masih tersembunyi yang bisa menimbulkan decak kagum orang orang yang melihatnya. Sangat banyak objek Pariwisata Indonesia yang menarik untuk dikunjungi oleh Turis, baik dari mancanegara ataupun dari lokal salah satunya adalah keindahan pulau derawan. Karena itu festival ini sangat dibutuhkan sebagai sarana promosi daerah wisata Indonesia khususnya di Kalimantan timur.

C. APRESIASI TERHADAP RUANG LINGKUPDiharapkan pihak PCO dapat berperan sebagai media dan sarana pendukung

bagi pelaksanaan Festival Derawan 2013.Tersedianya tempat penyelenggaraan, dan seluruh fasilitas serta peralatan terkait pada kegiatan “Festival Derawan” Direktorat Jenderal Pemasaran,

Kementerian Pariwisata dan ekonomi Kreatif dengan kuantitas dan kualitas yang memadai.Menjamin terselenggaranya seluruh rangkaian acara kegiatan “Festival Derawan” Direktorat Jenderal Pemasaran, Kemeterian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif secara lancar, menarik, serta dapat mencapai tujuan penyelenggaraan kegiatan ini.

D. APRESIASI TERHADAP JADWAL PELAKSANAAN

Dengan jangka waktu yang telah ditentukan, maka diperlukan profesionalisme dari pelaksana pekerjaan untuk mampu menjalankan kegiatan sesuai dengan jangka waktu yang telah diberikan. Kemampuan pelaksana untuk mempersiapkan segala hal yang dibutuhkan dalam proses persiapan hingga pelaporan menunjukan kemampuan dari pelaksana dan persiapan yang matang dalam pelaksanaan kegiatan.

METODOLOGI PELAKSANAAN

Sebuah pelaksanaan kegiatan haruslah mempunyai sebuah persiapan dengan melihat dari tujuan segmentasi dan dasar pelaksanaan kegiatan, maka sebuah konsep dari pelaksanaan tersebut dapat memuat semua kebutuhan berdasarkan ruang lingkup

pekerjaan. Perencanaan yang matang dengan komunikasi dan koordinasi yang baik akan menjadi jaminan terselenggaranya sebuah kegiatan dengan baik sesuai dengan konsep awal dan tujuan yang hendak diraih, berikut adalah langkah-langkah penyusunan konsep pelaksanaan penyelenggaraan “Festival Derawan ”.

A. JENIS KEGIATAN

Jenis kegiatan ini adalah festival, dimana akan terdapat beragam kegiatan seni dan budaya Kalimatan yang menampilkan atraksi budaya asli dari Kalimatan Timur. Dengan mempertimbangkan :

Jumlah orang yang akan hadir;Media publikasi dan dekorasi yang harus menarik;Lokasi di alam terbuka (outdoor);

maka pihak penyedia barang jasa (EO) akan melakukan segala koordinasi hingga seluruh rangkaian acara kegiatan ini dapat berjalan dengan baik. Semua ini dilakukan

semata-mata agar semua peserta dan panitia, baik dari pusat (Jakarta) dan dari daerah merasa nyaman dan dapat mengikuti jalannya acara dengan baik sampai selesai.

B. LOKASI KEGIATANDasar pemilihan tempat sesuai dengan lokasi yang sudah ditentukan, yaitu di

sekitaran pulau derawan dan titik - titik pariwisata yang terdapat di pulau derawan. Pihak PCO akan melakukan survey dan inventarisasi hotel-hotel terdekat guna

memenuhi kebutuhan akomodasi panitia, wartawan dan kru yang terlibat. Dasar pemilihan hotel yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Profesinalisme dan KeamananHotel yang direkomendasikan merupakan hotel yang dikelola secara professional sehingga layak sebagai tempat akomodasi para panitia, wartawan, dan kru. Selain itu hotel tersebut menerapkan sistem keamanan yang cukup ketat sehingga diharapkan panitia dan

wartawan pada kegiatan ini dapat mengikuti acara dengan nyaman dan lancar.

b. Lokasi dan AksesibilitasFaktor lain yang dipertimbangkan adalah faktor lokasi hotel yang sangat strategis dari lokasi kegiatan.

C. WAKTU PELAKSANAAN

Festival ini akan dilaksanakan pada 20 Juni 2013. Dengan jangka waktu pelaksanaan 123 hari, maka diperlukan koordinasi yang intensif guna mempersiapkan semua kebutuhan penunjang kegiatan.

D. MEDIA PUBLIKASISetiap jenis/desain publikasi yang diajukan harus / dikonsultasikan dengan

pihak Kementerian Pariwisata dan ekonomi kreatif dan harus mendapatkan persetujuan untuk di produksi dengan bukti persetujuan / ACC.

E. PENANGANAN PANITIA DAN WARTAWANPenanganan Panitia dan Wartawan yang akan meliput akan menjadi prioritas

dari mulai saat registrasi, transportasi, konsumsi dan akomodasi harus ditangani dengan sebaik-baiknya. Demikian juga faktor keamanan yang sangat penting untuk menjamin agar acara bisa berjalan dengan lancar, aman, dan nyaman sehingga pelaksanaan Festival Derawan dapat berjalan dengan baik.

RENCANA KERJA

Penyelenggaraan Festival Derawan 2013 merupakan kegiatan yang penting berkaitan erat dengan kinerja dari Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif itu sendiri. Oleh karena itu, kegiatan ini harus melalui beberapa tahapan yang terencana dan matang.

TAHAP PERSIAPANTahap ini meliputi:

•Rapat Koordinasi•Rapat Persiapan

•Pengorganisasian pekerjaan•Survey dan pengurusan perizinan•Persiapan kelengkapan•Persiapan materi produksi dan cetak•Reservasi tempat kendaraan dan tiket pesawat•Konferensi Pers

TAHAP PELAKSANAANTahap ini meliputi:

• Registrasi peserta• Pendistribusian kelengkapan kegiatan seperti media publikasi• Pengawasan jalannya kegiatan• Dokumentasi

TAHAP PELAPORANTahap ini meliputi:

•Evaluasi•Laporan pelaksanaan

Kegiatan ini akan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut :a. Persiapan

- Rapat Koordinasi- Rapat Persiapan- Pengorganisasian pekerjaan- Survey (Peninjauan Lokasi Pelaksanaan)- Pengurusan perizinan dan koordinasi dengan panitia daerah- Persiapan kelengkapan

- Persiapan materi produksi dan cetak- Pendataan panitia dan wartawan yang akan ikut- Persiapan teknis dan sinkronisasi penjadwalan transportasi- Reservasi hotel, konsumsi, dan transportasi

- Reservasi ruangan konferensi pers, dan konsumsib. Pelaksanaan Grand Launching dan Talk Show

- Registrasi peserta- Pengawasan penyediaan konsumsi- Pendistribusian materi- Timekeep- Dokumentasi kegiatan

c. Laporan Perkembangan (Progress Report)

d. Pelaksanaan Festival Derawan- Pengecekan peralatan dan kelengkapan kegiatan- Pembukaan kegiatan- Penutupan kegiatan- Pengawasan jalannya acara termasuk konsumsi, akomodasi dan perlengkapan- Dokumentasi kegiatan

e. Pelaporan Kegiatan

- Laporan Akhir

A. PERSIAPAN KEGIATANa. Koordinasi Antara Pihak Penyelenggara dan Pelaksana

Ruang lingkup ini mengharuskan adanya komunikasi dan koordinasi yang baik antara penyelenggara dan pelaksana pekerjaan atas materi, persiapan, kebutuhan, maksud, tujuan serta sasaran dari pelaksanaan kegiatan. Komunikasi dan koordinasi yang baik akan membuat pelaksanaan pekerjaan akan terkoordinir dan terlaksana

sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang sudah disepakati, sehingga tanggung jawab pekerjaan menjadi lebih ringan. Adapun beberapa poin penting dalam koordinasi yaitu:

- Koordinasi mengenai desain-desain yang akan dicetak. Setiap jenis/desain yang diajukan harus / dikonsultasikan dengan pihak Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif adalah harus mendapatkan persetujuan untuk dilaksanakan dengan bukti persetujuan / ACC

- Persiapan venue untuk konferensi Pers

- Persiapan akomodasi dan peralatan pendukung pelaksanaan Festival Derawan

- Koordinasi mengenai materi, serta menggandakan materi grand launching- Koordinasi mengenai panitia dan wartawan yang akan terlibat.- Koordinasi mengenai penyebaran undangan- Koordinasi mengenai transportasi yang akan digunakan- Koordinasi mengenai penataan lokasi dan dekorasi- Koordinasi mengenai konsumsi

b. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan yaitu :- Tenda- Kursi- Genset- Sound system- Kendaraan- Stand (booth)- Laptop

- Printer- Alat Komunikasi (HT)- Peralatan dokumentasi

c. Menyiapkan kebutuhan Grand launching dan Talk show- Sewa aula/ruangan- Undangan untuk para wartawan- Konsumsi berupa makan dan snack- Sound system

- Meja dan kursi- Backdrop- Penggandaan materi

d. Peninjauan lapanganPeninjauan lapangan perlu dilakukan untuk mengetahui kondisi lokasi pelaksanaan dalam hal ini hotel/resort. Dengan adanya peninjauan lapangan akan membantu membangun konsep teknis pelaksanaan kegiatan dengan mempertimbangkan berbagai faktor baik yang bersifat teknis maupun nonteknis.

e. Perumusan konsep teknis pelaksanaan kegiatanDengan data-data yang telah didapatkan melalui peninjauan lapangan, pihak pelaksana dengan berkonsultasi dengan pihak penyelenggara, menyusun konsep teknis yang berhaluan kepada konsep dasar kegiatan yang telah disiapkan pihak penyelenggara dan konsep yang diajukan pihak pelaksana.

f. Pengorganisasian pekerjaanDalam penyelenggaraan pekerjaan, dilakukan koordinasi yang intensif antara pihak pelaksana dan penyelenggara dalam pengorganisasian pekerjaan. Kemudian juga

akan dibentuk panitia yang berfungsi sebagai liason officer (LO) yang akan lebih banyak berperan aktif pada saat pelaksanaan di lapangan, khususnya secara teknis.

B. PELAKSANAAN KEGIATANKoordinasi akhir dilaksanakan sehari sebelum acara dan sesaat menjelang acara. Semua kegiatan di tahap ini mengacu pada final progress dan lebih bersifat cek dan ricek meliputi:

Grand Launching dan Talk Show

No Uraian Pekerjaan Penanggung Jawab

1 Koordinasi akhir dengan panitia terutama mengenai hal-hal yang sifatnya teknis seperti:konfirmasi kehadiran wartawan dan materi konferensi pers

Koordinator Kegiatan

2 Pengecekan kesiapan Grand Launching dan Talk Show dan penataan ruangan seperti:

- Pengaturan meja dan kursi Rapat kerja yang membentuk format theater dan peletakan Name Table.

- Pemasangan pendukung

acara seperti backdrop- Menyiapkan, mengatur dan

memeriksa kelengkapan sound system, projector, mic, screen, podium, laser pointer, printer, laptop dan sebagainya

- Pengaturan meja dan kursi

untuk informasi dan registrasi

- Penataan Mini Garden- Kebersihan tempat

3 Persiapan Konsumsi dan Snack

Grand Launching serta Talk Show sangat di butuhkan untuk sebuah event agar dapat di ekspos ke seluruh wilayah nusantara maupun ke mancanegara. Grand launching

ini akan berlangsung satu kali dengan mengundang Media Elektronik dan Media Cetak, selama Grand Launching berlansung akan disediakan konsumsi. Sebelum memasuki ruangan, akan ada 2 buah meja receptionis/penerima tamu sebagai tempat registrasi wartawan. Pembagian materi kegiatan untuk wartawan dilakukan pada saat registrasi.

Ruangan akan disetting menggunakan tipe theater (desain terlampir). Di depan peserta akan tersedia meja panjang yang akan diisi oleh pembicara dari Kementerian

Pariwisata dan Ekonomi Kreatif. Disamping meja pembicara diletakkan LCD proyektor dan Screen-nya disambungkan dengan laptop yang akan dioperasikan oleh operator komputer. MC akan berdiri di samping kanan meja panjang dengan standing mic. Di bagian depan, terdapat mini garden sebagai hiasan ruangan.

Beberapa poin penting lainnya yang dilakukan saat pelaksanaan yaitu:- Pengecekan kesiapan personil yang bertugas- Operator peralatan computer dan pengedar mic akan standby selama kegiatan berlangsung.

- Pengecekan kesiapan konsumsi- Time keeper akan selalu me-review schedule pelaksanaan rapat, setiap element yang akan mendukung kegiatan rapat harus termonitor, agar segala kendala bisa diatasi dengan cepat dan semua element dapat mengisi acara tepat waktu.- Semua Tim Pelaksana lainnya menduduki tempatnya masing-masing sesuai dengan jobdesk-nya.

FESTIVAL DERAWAN 2013


1 Koordinasi akhir dengan panitia terutama mengenai hal-hal yang sifatnya teknis seperti:konfirmasi kehadiran wartawan dan materi konferensi pers


2 Pengecekan kesiapan acara festival derawan 2013 seperti:

- Pengaturan layout lokasi kegiatan

- Dekorasi panggung- Pemasangan Genset- Pengaturan Panggung,

tenda, kursi, untuk

ceremony pembukaan /penutupan

- Pengecekan pendukung acara seperti backdrop, spanduk, baliho, umbul-umbul, dan lainnya.

- Menyiapkan, mengatur, dan memeriksa

kelengkapan sound system dan lainnya.

- Kebersihan tempat

3 Persiapan Konsumsi dan Snack

Gladi Resik dilaksanakan H-1 sebelum acara Pembukaan berlangsung, agar semua rangkaian acara dapat berjalan sesuai yang diharapkan. Pada hari pelaksanaan, kru akan standby di posisi masing-masing sesuai dengan jobdesk-nya. Time keeper akan selalu me-review schedule pelaksanaan rapat, setiap element yang akan

mendukung kegiatan rapat harus termonitor, agar segala kendala bisa diatasi dengan cepat dan semua element dapat mengisi acara tepat waktu.

Pelaksanaan kegaiatan Festival Derawan akan di dukung oleh 5 (lima) orang personil teknis dilapangan, masing-masing personil mempunyai tanggung jawabnya sendiri sesuai dengan kapasitas yang dimiliki.

Kesemua personil ini akan berangkat menuju Lokasi maksimal H-2, untuk memastikan keseluruhan kesiapan kegiatan dan menginap tidak jauh dari tempat

kegiatan, serta akan kembali ke jakarta H+1 setelah memastikan segala sesuatunya sudah bisa dipastikan selesai.

Seremonial Pembukaan Festival Derawan akan dilaksanakan pada pagi hari. Seremonial pembukaan ini sendiri akan di mulai dengan suatu atraksi yang diakhiri di atas panggung. Setelah atraksi selesai dilanjutkan dengan tari selamat datang.

Acara pembukaan dilanjutkan dengan beberapa kata sambutan dari pihak-pihak terkait. Acara di panggung sendiri langsung di Pandu oleh MC yang akan menerangkan tujuan dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Setelah itu MC berinteraktif dengan para

pengunjung yaitu mengadakan acara games spontan. Hiburan berupa Musik akan tersaji di sela-sela waktu kosong untuk menghibur peserta dan pengunjung mall. Hingga acara di tutup.

Acara-acara selanjutnya akan di isi oleh para peserta stand yang ada dengan tujuan agar tujuan dan sasaran kegiatan ini tercapai. Penutupan kagiatan ini juga akan ditutup dengan tarian-tarian khas dari Kalimatan timur.

Tersedianya Konsumsi dan Snack untuk Panitia dan tamu undangan akan kami sediakan sebagai wujud rasa tanggung jawab kami atas pekerjaan.

Selesai kegiatan Festival Derawan, pihak PCO akan melakukan beberapakegiatan seperti:


1 Pengecekan barang-barang peserta dan panitiajika ada yang tertinggal.


2 Melakukan pembongkaran terhadap panggung, booth, dan media publikasi serta peralatan lain yang berhubungan dengan acara.

Sie. Perlengkapan

3 Menyiapkan kendaraan dan pesawat untuk panitia kembali


ke Jakarta.

O URAIAN PEKERJAAN PENANGGUNG JAWABPihak penyelenggara (EO) akan berkoordinasi kembali dengan pihak Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif selaku pemberi kerja untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan “Festival Derawan”. Hasil evaluasi ini akan menjadi input/masukan, kritik, dan saran untuk dituangkan dalam laporan akhir pelaksanaan kegiatan sehingga dapat menjadi lebih baik dalam pelaksanaan Festival Derawan di tahun berikutnya.

C. PELAPORANPelaporan yang akan dibuat untuk pertanggungjawaban pelaksanaan pekerjaan,

yaitu :a. Laporan persiapan pelaksanaan pekerjaan (progress report)

Laporan proses kemajuan (progress) tahap persiapan penyelenggaraan acara dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan Festival Derawan dengan berkoordinasi dengan pihak penyelenggara. Laporan ini pada dasarnya memuat seluruh rincian kegiatan berkaitan dengan proses persiapan penyelenggaraan acara.

b. Laporan Penyelenggaraan pekerjaan

Laporan Penyelenggaraan merupakan laporan yang disusun setelah kegiatan Festival Derawan selesai. Laporan penyelenggaraan akan memuat :

- Tahap Persiapan- Pelaksanaan Festival Derawan- Evaluasi pelaksanaan kegiatan- Daftar hadir peserta dan panitia selama pelaksanaan- Kumpulan materi selama acara- Dokumentasi kegiatan

- Rekomendasi pengembangan dan tindak lanjut kegiatan.

FASILITAS (SARANA DAN PRASARANA)

Pelaksanaan Festival Derawan akan berlangsung di sekitaran pulau derawan. Tujuan dari kegiatan ini hanya dapat tercapai jika penyelenggara, pembicara, peserta serta

faktor Fasilitas seperti akomodasi dan konsumsi, transportasi, dan jasa penunjang lainnya dalam kondisi ideal. Adapun uraian Fasilitas/Servis, Sarana dan Prasarana adalah sebagai berikut:

A. AKOMODASI (HOTEL)Hotel yang kami rekomendasikan sebagai tempat menginap para panitia, wartawan dan peserta yaitu Derawan Indah Hotel. Hotel ini merupakan satu-satunya hotel berbintang yang terdapat di Pulau Derawan. Pihak PCO akan

menyediakan akomodasi untuk panitia, wartawan, dan Peserta yang akan meliput kegiatan ini.

B. TRANSPORTASIMOBILPihak PCO akan menyediakan 2 unit mobil minibus untuk membantu mobilisasi panitia selama kegiatan. Selain itu, mobil ini juga akan digunakan untuk antarjemput panitia dari bandara menuju hotel.TIKET PESAWAT

Pihak PCO juga akan menyediakan tiket pesawat pulang pergi Jakarta-Balikpapan dan juga airport tax bandara panitia dan wartawan.SPEEDBOATPihak PCO akan menyediakan 2 unit speedboat untuk kebutuhan transportasi air.

C. MEDIA PUBLIKASIPihak PCO akan menyediakan berbagai media promosi, antara lain:

BALIHO

Baliho merupakan salah satu pelengkap kegiatan yang menunjukkan informasi kegiatan seperti nama kegiatan, tema, tempat, tanggal dan penyelenggara kegiatan. Baliho ini akan dipasang dibelakang panggung. Baliho yang akan digunakan menggunakan bahan flexi. Selain itu, pihak PCO juga akan menyediakan backdrop untuk acara Grand Launching.

BACKDROPBackdrop ini akan digunakan ketika Grand launching yang dimana fungsinya merupakan salah satu pelengkap kegiatan yang menunjukkan informasi kegiatan seperti nama kegiatan, tema, tempat, tanggal dan penyelenggara kegiatan. Backdrop ini akan dipasang dibelakang

pembicara. Backdrop yang akan digunakan menggunakan bahan flexi dengan ukuran yang disesuaikan dengan ukuran ruangan sehingga tidak terlalu besar ataupun terlalu kecil.SPANDUKSpanduk akan dipasang di beberapa titik strategis yang bertujuan untuk memberikan informasi kepada masyarakat sekitar mengenai akan diadakannya kegiatan Festival Derawan. Spanduk ini berisi nama

kegiatan, lokasi dan waktu pelaksanaan. Bahan spanduk yang akan digunakan yaitu bahan flexi sebanyak 10 buah.UMBUL-UMBULGuna lebih menyemarakkan suasana Festival Derawan, Pihak PCO akan menyediakan 50 buah umbul-umbul yang akan dipasang di sekitar area kegiatan Festival Derawan.UNDANGAN

Pelaksana kegiatan akan membuat design dan memproduksi undangan serta mendistribusikan undangan ke seluruh tamu undangan, menggunakan jasa POS.KAOSPelaksana kegiatan akan membuat design dan memproduksi kaos guna menyemarakan suasana Festival Derawan, Pihak PCO akan menyediakan 300 buah kaos yang akan dibagikan kepada peserta festival.TOPI RIMBA

Pelaksana kegiatan akan menyediakan 300 buah topi rimba untuk menyarakan suasana festival derawan.

D. PANGGUNGAkan tersedia sebuah panggung di area ini sebagai pusat hiburan dengan di hiasi dekorasi ornamen khas Kalimantan Timur. Fungsi stage/panggung keseluruhan di gunakan sebagai tempat Upacara Pembukaan dan Penutupan,

Tari Pembuka, dan Acara Hiburan. Selain itu, di bagian belakang panggung akan di pasang baliho dengan bahn flexi dengan ukuran yang akan disesuaikan.ukuran panggung yang akan digunakan yaitu 8x16 m Full Rigging dengan tata lampu dan sound system 10.000 Watt.

E. GENSETGenset ialah singkatan dari Generating Set. Fungsi genset ialah alat untuk membangkitkan tenaga listrik. Salah satu mesin penggeraknya adalah Diesel, bias juga menggunakan angin atau air. Akan tersedia Genzet yang

berkapasitas 100.000 watt, untuk menunjang penerangan dan lainnya di area lokasi.

F. PERIZINAN DAN KEAMANANDalam hal perizinan PCO akan berkoordinasi dengan pihak gedung untuk mengurus perizinan dan keamanan selama acara berlangsung.

G. TIM KEAMANANFaktor keamanan sangatlah penting untuk menjamin agar acara bisa berjalan dengan lancar, aman, dan nyaman apalagi melihat faktor Lokasi kegiatan yang

berada di lapangan terbuka. Karena itu, pihak PCO akan menyediakan 2 tim keamanan. Satu tim akan terdiri dari 5 orang dan masing-masing tim akan melakukan penjagaan secara bergantian.

H. TIM KESEHATANPihak PCO akan menyediakan tim kesehatan yang terdiri dari 1 dokter dan 1 perawat. Tim ini akan dilengkapi dengan obat-obatan, peralatan medis, dan ambulan sebagai bentuk pertolongan pertama jika ada yang mengalami

kecelakaan ataupun sakit. Tim kesehatan ini akan standby dari awal hingga akhir acara.

I. DOKUMENTASISeluruh kegiatan Festival Derawan akan kami dokumentasikan secara Foto dan Video. Hasil dari pendokumentasian foto akan dicetak dalam bentuk album digital (desain terlampir) dan CD. Hasil pendokumentasian video akan diberikan dalam bentuk DVD.

J. MASTER OF CEREMONY (MC)

Akan ada 1 (satu) pasang MC (2 orang) yang berpengalaman di bidangnya untuk memandu semua rangkaian acara Festival Derawan.

PENJADWALAN PEKERJAAN

No. Uraian KegiatanBulan MeiMinggu Ke

Bulan JuniMinggu Ke

I II III IV I II III IV

1 Pra Event

Penyiapan persyaratan Administrasi v

Penentuan Pengisi Acara v

Survey Lokasi Acara

2 Rapat Koordinasi

Koordinasi Dengan pihak Kemenparenkraf v

Koordinasi dengan panitia daerah v

Koordinasi dengan pihak keamanan v

Koordinasi dengan pejabat setempat v

Koordinasi dengan pengisi acara v

Penyusunan jadwal acara v

3 Penyedian Equipment

Booking sound system v

Booking panggung, kursi dan tenda v

Booking lighting v

Sewa Stand v

4 Pekerjaan Administrasi

Cetak Undangan v

Distribusi undangan v

Mengurus Perizinan v

5 Publikasi

Cetak Umbul,pamphlet,brosur,spanduk v

Distribusi alat publikasi v

Grand launching v

6 Akomodasi danTransportasi

Booking Hotel v

Booking Tiket Pesawat v

Booking speedboat v

Booking mobil v

No. Uraian KegiatanBulan MeiMinggu Ke

Bulan JuniMinggu Ke

I II III IV I II III IV

7 Pelaksanaan Event

Ceking peralatan dan perlengkapan v

Ceking Pengisi acara v

Gladi bersih v

8 Post Event

Pengumpulan bahan laporan v

Penyusunan laporan v

Koordinasi dengan pihak kemenparenkraf v

Penggandaan Laporan v

Penyerahan Laporan v

PENGORGANISASIAN

Organisasi kerja merupakan sarana untuk mengatur koordinasi tim, baik secara horizontal (antara tenaga ahli) maupun secara vertical (tenaga ahli dengan Direksi Persusahaan). Organisasi kerja juga mengatur hubungan keluar, yaitu dengan pihak Pemberi Pekerjaan.

Banyaknya tenaga ahli yang dilibatkan, maka pelaksanaan pekerjaan ini memerlukan koordinasi yang baik, agar tujuan dan output (hasil) dari pekerjaan ini dapat dicapai secara optimal.

Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Tim bertanggung jawab kepada Tim Teknis (Project Officer) yang ditetapkan di Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, baik langsung maupun melalui Direksi Perusahaan. Tanggung jawab yang berkaitan dengan administrasi proyek dilakukan melalui Direksi Perusahaan berkoordinasi dengan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dan teknis pekerjaan dilaksanakan langsung oleh Tim Pelaksana di bawah pimpinan Ketua Tim.

Agar pelaksanaan event ini dapat berjalan secara efektif dan dapat mencapai tujuan secara maksimal, maka tim pelaksana akan mengorganisir pelaksanaan kegiatan

secara sistemik dan profesional. Adapun pengorganisasian kigiatan dilakukan berdasarkan pada asas efektifitas dan profesionalitas. Dalam hal ini tim pelaksana membagi kegiatan ini dalam empat bidang utama yang dan langsung dikoordinir oleh seorang kordinator lapangan. Adapun bidang-bidang tersebut adalah :

Manager Lapangan (Field Manager)Bidang ini bertanggung jawab terhadap pelaksanaan produksi, seperti penyiapan equipment pementasan; Sound system, lighting system,

panggung, artisitk; mengkoordinir para pengisi acara, menyusun rundown acara. Bidang ini juga pertanggung jawab atas pelaksanaan seremonial dan memberikan pengarahan mengenai ketentuan pelaksanaan pameran dan menyiapkan fasilitas yang dibutuhkan.

Manager Exibisi (Exhibition Manager)Bidang ini Bertanggung jawab akan standstand yang akan di bangun, serta berkoordinasi terus dengan supplier booth mengenai penempatan dan properti yang di butuhkan. Menggalang peserta pameran dan

memberikan pengarahan mengenai ketentuan pelaksanaan pameran dan menyiapkan fasilitas yang dibutuhkan.

Perijinaan (Unit)Bertanggung jawab akan izin dan pemasangan media promosi / publikasi kegiatan Festival Derawan.

Traffic

Di koordinir oleh Field Manager. Bertugas mengatur lalu lintas acara dan bertugas untuk menyediakan akomodasi dan transportasi selama kegiatan Festival Derawan.

Koordinator KonsumsiBertugas dan bertanggung jawab akan ketersedian konsumsi dengan tepat waktu dan layak.

Semua bidang ini berkerja secara sinergi dan koodinatif di bawah arahan dan bimbingan tim Pengarah yang terdiri Penyedia Jasa dan Direksi Perusahaan.

PENUTUP

Demikian usulan teknis pelaksanaan pekerjaan Festival Derawan 2013 kami sampaikan untuk dijadikan bahan pertimbangan dan penilaian. Kami harap akan terjalin kerjasama dengan, Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dapat

berjalan dengan baik untuk pelaksanaan pekerjaan Festival Derawan 2013, maupun kegiatan lainnya di masa mendatang.

Hormat Kami

PT. Kawani Organizer

ustek fd2013

Documents