บทท 2 ขอมลและสารสนเทศ

วตถประสงค

1. อธบายความหมายของขอมล สารสนเทศ และการประมวลผลสารสนเทศ

2. อธบายชนดของขอมลตามแหลงทมาและรปแบบการแทนขอมล

3. อธบายสวนประกอบของการจดการสารสนเทศพรอมยกตวอยางประกอบ

2.1 ขอมล

การดำาเนนชวตประจำาวนของทกคนเกยวของกบขอมลอยตลอดเวลา อาจเปนผใหขอมล ผใชขอมลในการตดสนใจ และเปนผประมวลผลขอมลเพอใหไดสารสนเทศ ตวอยางเชน เมอนกเรยนกรอกรายละเอยดสวนตวลงในเอกสารเพอเขารวมกจกรรมพเศษ และทางโรงเรยนไดนำาขอมลเหลานนไปพจารณาคดเลอกผสมคร โดยอาจมการแบงกลมตามเพศและอาย จะเหนไดวานกเรยนเปนผใหขอมล หนวยทะเบยนเปนผประมวลผลขอมลเพอใหไดสารสนเทศทนำาไปใชงานได และคณะกรรมการพจารณาเปนผใชสารสนเทศเพอตดสนใจ

ขอมล (data)

ขอมล หมายถง ขอเทจจรงทแสดงถงลกษณะ สถานะหรอเหตการณตาง ๆ โดยอยในรปแบบทเหมาะสมในการใชสอสาร แปลความหมาย และประมวลผล ซงอาจทำาดวยคนหรอคอมพวเตอร ตวอยางลกษณะของขอมล เชน ตวอกษร ตวเลข รปภาพ อเมล ส สญลกษณ

รปทรง อณหภม ตวโนต และเสยง ตวอยางขอมลทเกบในรปแบบตาง ๆ ดงรปท 2.1

รป

รปท 2.1 ตวอยางขอมลทเกบในรปแบบตาง ๆ

สารสนเทศ (information)

สารสนเทศ หมายถง ขอมลทผานการประมวลผลไดเปนสารสนเทศทมความถกตอง ทนตอสถานการณทสนใจ มความนาเชอถอ มความหมาย มคณคา และเปนประโยชนสำาหรบผใช เชน เมอตองการนำาสารสนเทศในปทผานมาทเพยงพอแกการตดสนใจ ตวอยางการนำาขอมลมาประมวลผลเพอใหไดสารสนเทศทใชในการตดสนใจ ดงรปท 2.2

รปท 2.2 ตวอยางสารสนเทศทเกดจากการประมวลผล

การประมวลผลสารสนเทศ (information processing)

การประมวลผลสารสนเทศ หมายถง การดำาเนนการตาง ๆ กบขอมลเพอใหไดผลลพธทมความหมาย และมประโยชนตอการนำาไปใชงาน

มากยงขน เชน การรวบรวมขอมล การคำานวณ การคนคน การแสดงผล การสำาเนาขอมล

มมนกคด 2.1

สงเกตไหมวาเมอซอสนคาทหางสรรพสนคา พนกงานขายจะนำาสนคาทตดบารโคดไปผานเครองอานบารโคดเพอทำาใหคำานวณยอดเงนรวมไดรวดเรวยงขน เพอนๆคดวาบารโคดเหลานน เกบขอมลอะไรไวบาง แลวสนคาแตละชนมบารโคดแตกตางกนหรอไม อยางไร

2.1.1 ชนดของขอมลแบงตามแหลงทมาของขอมล

ขอมลทแบงตามแหลงทมา ม 2 ชนด คอ

1) ขอมลปฐมภม (primary data)

ขอมลปฐมภม คอ ขอมลทเกบรวบรวมมาจากแหลงขอมลขนตนทไดมาจากแหลงขอมลโดยตรง เชน ขอมลนกเรยนทไดมาจากการตอบแบบสอบถาม การสำารวจ การสมภาษณ การวด การสงเกต การทดลอง ขอมลสนคาทไดจากการใชเครองอานบารโคด ขอมลบตรเอทเอมทไดจากเครองอานแถบแมเหลก ขอมลทไดจะมความถกตอง ทนสมย และเปนปจจบนมากกวาขอมลทตยภม

2) ขอมลทตยภม (secondary data)

ขอมลทตยภม คอ ขอมลทไดจากแหลงทรวบรวมขอมลไวแลว โดยมผหนงผใด หรอหนวยงานไดทำางานเกบรวบรวมหรอเรยบเรยงไว ซงขอมลเหลานนสามารถนำามาใชอางองไดเลย เชน ขอมลสำามะโนประชากรสามารถอางองไดจากสำานกงานสถตแหงชาต ขอมลปรมาณนำาฝนจาก

กรมชลประทาน ขอมลทางสถตตาง ๆ ทมการบนทกไวแลว ขอมลจากการรายงานวจย และบนทกการนเทศ

การทจะตดสนใจวาขอมลไหนเปนขอมลปฐมภมหรอขอมลทตยภมนน มหลกสงเกต คอ ถาเปนขอมลปฐมภมจะตองเปนขอมลทผเขยนหรอผประเมนผลไดพบเหตการณตาง ๆ ลงมอสำารวจศกษาคนควาหรอเปนการแสดงความคดเหนเรมแรกดวยตนเอง มไดคดลอกมาจากผอน แตถาเปนขอมลทไดคดลอกมากจากบคคลอน แลวนำามาเรยบเรยงใหม ถอวาเปนขอมลทตยภม

มมนกคด 2.2

ขอมลใดเปนขอมลปฐมภมหรอทตยภม

1.รายชอดอกไมจากสารานกรม

2.ราคาสนคาจากการอานบารโคด

3.ความคดเหนของผใชสนคาจากแบบสำารวจ

4.คณภาพอากาศประจำาเดอนจากกรมควบคมมลพษ

5.รายงานภาวะเศรษฐกจการคลงจากสำานกงานเศรษฐกจการคลง

ลกษณะของขอมลทด ตองมคณลกษณะดงตอไปน

1.มความถกตองและแมนยำา

2.มความเปนปจจบนและทนสมยอยเสมอ

3.มความกระชบ ชดเจน และสมบรณครบถวน

4.สอดคลองกบความตองการของผใช

5.ปราศจากความลำาเอยงหรออคต

2.1.2 ชนดของขอมลแบงตามรปแบบการแทนขอมล

ขอมลมรปแบบทแตกตางกน ตามลกษณะและแหลงกำาเนดของขอมล เพอใหสามารถใชคอมพวเตอรเปนเครองมอในการประมวลผลขอมลจำาเปนตองมการแทนขอมลเหลานนใหอยในรปแบบใดรปแบบหนง

ขอมลแบงตามรปแบบการแทนขอมลไดเปน 2 ชนด คอ

1) ขอมลชนดจำานวน (numeric data) หมายถง ขอมลทสามารถนำาไปคำานวณได ขอมลชนดนม 2 รปแบบ คอ

-จำานวนเตม หมายถง ตวเลขทไมมจดทศนยม เชน 12, 9, 137, -46

-ทศนยม หมายถง ตวเลขทมจดทศนยม ซงอาจมคาเปนจำานวนเตม เชน 12.0 หรอ เปนจำานวนทมทศนยมกได เชน 12.763

ทศนยมนสามารถเขยนได 2 รปแบบ คอ

-แบบทใชกนทวไป เชน 9.0, 17.63, 119.3267, -17.34

-แบบทใชในงานทางวทยาศาสตร เชน

123.0 X 104 1230000.0

13.76 X 10-3 0.01376-1765.0 X 102 -1.76400.0-1764.0 X 10-2 -17.64

ตวอยางขอมลชนดจำานวน เชน อายของนกเรยน นำาหนก สวนสง และคะแนนเฉลย

2) ขอมลชนดอกขระ (character data) หมายถง ขอมลทไมสามารถนำาไปคำานวณไดแตอาจนำาไปเรยงลำาดบได ขอมลอาจเปนตวหนงสอ ตวเลข หรอเครองหมายใด ๆ เชน COMPUTER, ON-LINE, 171101, &76

ตวอยางขอมลชนดอกขระ เชน ชอ ทอย และหมายเลขโทรศทพ

มมนกคด 2.3

1.สวนทขดเสนใตในปายตอไปน จดเปนขอมลชนดใด

2.ลองคดสคะวาวนนเราไดรบขอมลอะไรบาง แลวขอมลนนเปนขอมลชนดใด

ซงหมาย

ราน โดเรมอน“ ” ยายไปอยท

29/5 ซ.สวนลำาใย

มหองใหเชาราคาเดอนละ 2,500 บาท

เดกชายการณ สขดเกดวนท

13 มนาคม 2538

มกลองดจทลมอสองขายราคาถก

3,000 บาท จำานวน

2.2 การจดการสารสนเทศ

การจดการสารสนเทศประกอบดวยขนตอนหลกในการทำางานหลายสวน ซงสามารถเปนไปตามวฏจกรการประมวลผลสารสนเทศ (information processing cycle) ดงน

รป

รปท 2.3 วฏจกรการประมวลผลสารสนเทศ

2.2.1 การนำาเขาขอมล

ประกอบดวยขนตอน การรวบรวม การตรวจสาอบ และจดเตรยมขอมลใหถกตอง สมบรณ และเหมาะสม การนำาเขาขอมลประกอบดวย

1) การรวบรวมขอมล

การรวบรวมขอมลอาจเปนการรวบรวมขอมลจากแหลงกำาเนดขอมลโดยใชวธการสงเกตหรอสอบถาม เชน ขอมลคะแนนสอบจากสมดประจำาตวนกเรยน ใบฝากหรอถอนเงน ขอมลจากการอานบารโคตของสนคา ดงรปท 2.4 หรอรวบรวมขอมลจากขอมลทมอยแลว เชน ขอมลในวารสาร และรายงานการวจย

รปท 2.4 ตวอยางการเกบรวบรวมขอมล

2) การตรวจสอบขอมล

เมอมการรวบรวมขอมลแลวจำาเปนตองมการตรวจสอบขอมลเพอความถกตอง ขอมลทเกบเขาระบบตองมความนาเชอถอ หากขอมลมความผดพลาด จะทำาใหผลลพธจากการประมวลผลผดพลาดตามไปดวย หากตรวจพบตองทำาการแกไข

3) การเตรยมขอมล

ขอมลทมการรวบรวมมานน อาจมหลากหลายรปแบบทแตกตางกนไป ทำาใหการนำาไปประมวลผลอาจเกดความผดพลาดได ดงนนจงควรมการเตรยมขอมลใหอยในรปแบบเดยวกน เพอความสะดวกในการประมวลผลและใหไดผลลพธทถกตอง

จากรปท 2.5 เมอพจารณาขอมลวนเกดจะเหนวามรปแบบทแตกตางกน และตองการนำาไปประมวลผล ถาขอมลมจำานวนมาก และใชมนษยเปนผประมวลผล ผลลพธอาจผดพลาดได เชน ตองการหาจำานวนคนทเกดกอนวนท 13 เมษายน พ.ศ.2547 เปนตน

รปท 2.5 ตวอยางขอมลทเกบในรปแบบตางกน

หากใชเครองคอมพวเตอรในการประมวลผล แตขอมลมรปแบบทแตกตางกน ทำาใหคอมพวเตอรไมสามารถประมวลผลได ดงนนเราจงควรเปลยนขอมลใหอยในรปแบบเดยวกนเพอใหงายตอการประมวลผล

จากตาราง ขอมลวนเกดสามารถเปลยนใหอยในรปแบบเดยวกนได ดงรปท 2.6

รปท 2.6 ตวอยางการเปลยนขอมลใหอยในรปแบบเดยวกน

2.2.2 การประมวลผลขอมล

การประมวลผลขอมล คอ การดำาเนนตาง ๆ กบขอมลเพอใหไดผลลพธทมความหมายและมประโยชนตอการนำาไปใชงานมากยงขน

ผลลพธทไดจากการประมวลผลขอมล เรยกวา สารสนเทศ ซงอาจอยในรปของแบบฟอรมหรอรายงานทสะดวกตอการนำาไปใช หรออยในรปแบบอเลกทรอนกสทจดเกบอยในสอบนทก เพอนำาไปประมวลผลในอนาคตตอไป ในบางครงเราจะพบวามการใชคำาวา การประมวลผลสารสนเทศ แทนคำาวา การประมวลผลขอมล ซงมความหมายทไมแตกตางกน

วธการประมวลผลขอมลประกอบดวยการทำางานลกษณะตาง ๆ กน ดงน

1) การจดกลมหรอจำาแนกประเภท เปนการจดขอมลทมลกษณะหรอคณสมบตคลายคลงกนไวกลมเดยวกน เพอใหสอดคลองกบความตองการในการประมวลผล เชน การจำาแนกรายชอนกเรยนตามระดบชน การจำาแนกรายการเบก-จายเงนในบญชธนาคารตามประเภทของการฝาก การจดกลมหรอจำาแนกประเภทขอมลมประโยชนในการจดเกบ คนหา หรอจดสงขอมลไปยงสวนทเกยวของ

2) การเรยงลำาดบ เปนการจดเรยงขอมลตวเลขหรอตวอกษรตามลำาดบทตองการ เพอใหเรยกใชงานไดงาย การเรยงอาจเรยงจากมากไปหานอยหรอจากนอยไปหามาก เชน จดเรยงเลขประจำาตวตามลำาดบรายชอนกเรยน จดเรยงรายการเบก-จายเงนในบญชธนาคารตามวนทของการเบก-จาย จากอดตมาถงปจจบน การจดเรยงขอมลชวยใหสามารถเรยกใชหรอคนหาขอมลทำาไดงาย สะดวก และประหยดเวลา

3) การคำานวณ ขอมลทจดเกบมทงขอมลทเปนตวอกขระ ขอความ และตวเลข ดงนนอาจมความจำาเปนตองมการคำานวณขอมลทไดมาเพอหาผลลพธแลวนำามาใชตามความตองการ เชน คำานวณหาคะแนน

เฉลยจากคะแนนสอบกลางภาคของนกเรยนทงหมด คำานวณหาดอกเบยและภาษของยอดเงนฝากประจำา คำานวณวนและเวลาทจะเกดสรยปราคาเตมดวง

4) การคนคน เปนการเรยกใชขอมลเฉพาะกลมขอมลทสนใจ เชน คะแนนสอบของนกเรยนทมเลขประจำาตว 40041113 คะแนนเฉลยนกเรยนทเกน 3.80

5) การรวมขอมล เปนการรวมขอมลตงแต 2 ชดเขาดวยกนอยางมลำาดบ เชน ขอมลนกเรยนเกากบนกเรยนทเขาเรยนใหม ขอมลลกคาในสาขาตาง ๆ ของธนาคาร

6) การสรป เปนการรวบรวมเฉพาะใจความทสำาคญของขอมลในรปแบบทกะทดรดเพอใหสะดวกตอการทความเขาใจหรอนำามาวเคราะหเพอตดสนใจ เชน สรปจำานวนนกเรยนทสอบผาน สรปจำานวนลกคาทเปดบญชเพมในเดอนกมภาพนธ

ในการประมวลผลนน ถาขอมลมจำานวนไมมากและใชในงานขนาดเลก การประมวลผลกสามารถทำาดวยมอได แตถาในงานขนาดใหญ มขอมลมากขน จะมการนำาเครองจกรหรอคอมพวเตอรมาใชเปนอปกรณเพออำานวยความสะดวกในการทำางานและชวยใหประหยดคาใชจาย

มมนกคด 2.4

การกระทำาตอไปนใชวธการประมวลผลแบบใด

1. นบหนงสอในกระเปานกเรยน

2. ทำาบญชรายรบรายจายประจำาเดอน

3. จดเรยงขอมลเพอนในหองเรยนตามวนเกด

4. สรปรายงานนำาหนกและสวนสงเพอนในหองสงคร

5. แยกประเภทตนไมตามขนาด

มมนกคด 2.5

ชวยจดอาหารหลก 5 หมจากอาหารตอไปน

รป

2.2.3 การเกบรกษาขอมล

เพอเกบขอมลผลลพธบางสวนทยงไมตองนำาไปใชงาน ในขณะนนลงสสอบนทกขอมล ตลอดจนปรบปรงขอมลใหมความทนสมยอยเสมอ การ

เกบรกษาขอมลทดจะตองคำานงถงวธการนำาขอมลทเกบรกษาออกมาใชอยางมประสทธภาพ การเกบรกษาขอมลมดงน

1. การจดเกบขอมล

ขอมลทมการสำารวจ รวบรวม หรอประมวลผลใหเปนสารสนเทศ จำาเปนตองดำาเนนการจดเกบไวเพอใชในภายหลง การจดเกบสมยใหมมกเปลยนขอมลใหอยในรปแบบทสามารถจดเกบในสออเลกทรอนกส เชน ฮารดดสก แผนซด แผนดวด และหนวยความจำาแบบแฟลซ

2. การสำาเนาขอมล

การจดทำาสำาเนาขอมลจากชดเดมเพอปองกนการสญหายหรอเสยหายทอาจเกดขนกบขอมล และเมอมขอมลทจดเกบในสออเลกทรอนกสตาง ๆ การทำาสำาเนาจะทำาไดงาย และทำาไดเปนจำานวนมาก อปกรณทใชทำาสำาเนา เชน เครองพมพ เครองถายเอกสาร สอบนทก เชน แผนบนทก แผนซด และแผนดวด

3. การปรบปรงขอมล

การปรบปรงเปลยนแปลงขอมลใหมความทนสมยสอดคลองกบเหตการณและเวลาทเปลยนแปลงไป เชน การเปลยนทอยหรอหมายเลขโทรศพทของลกคา การเปลยนอตราทใชคำานวณดอกเบย หรอภาษสำาหรบเงนฝากประจำา

2.2.4 การแสดงผล

การแสดงผล คอ การจดรปแบบของสารสนเทศทเปนผลลพธจากการประมวลผลใหอยในรปแบบของรายงาน ตาราง แบบฟอรม แผนภม ฯลฯ ดงรปท 2.7 เพอใหสะดวกในการศกษา งายตอการทำาความเขาใจและสอดคลองกบวตถประสงคของปญหา การแสดงผลลพธมทงทเปนขอความ ภาพ เสยง วดทศน เปนตน ตวอยางการใชเทคโนโลยมาชวยในการแสดงผลลพธ เชน การไฟฟาใฃเครองพมพแสดงคาไฟฟาประจำาเดอน หางสรรพสนคาใชเครองพมพแสดงรายการและราคาสนคา การตรวจขอสอบใชเครองพมพแสดงคะแนนทไดจากการตรวจ โรงเรยนใชเครองพมพทำาสรปรายงานคะแนนเฉลยแตละภาคเรยน

รปท 2.7 ตวอยางการแสดงผลลพธในรปแบบตาง ๆ

ในปจจบนไดนำาการสอสารขอมลมาใชกบการจดการสารสนเทศดงรปท 2.8 เพอใหสามารถแลกเปลยนขอมลและสารสนเทศระหวางกนได ซงจะสงขอมลจากทหนงไปยงอกทหนงหรอกระจายออกไปยงปลายทางจำานวนมากไดอยางรวดเรว เชน การใชอนเทอรเนตสงอเมลหรอสนทนาผานเครอขายการใชโทรศพทเคลอนทฟงวทยหรอดโทรทศน

รปท 20.8 การจดการสารสนเทศ

2.3 ระดบของสารสนเทศ

สารสนเทศรอบตวเราทมอยมากมาย อาจไมไดกอใหเกดประโยชนในการนำาไปใชกบทกคนในทกสถานการณ ในทนจะกลาวถงการแบงระดบของสารสนเทศตามลกษณะของ การนำาไปใชใหเกดประโยชน ซงสามารถแบงออกเปน 3 ระดบ ไดแก ระดบบคคล ระดบกลม และระดบองคกร

1. สารสนเทศระดบบคคล

สารสนเทศระดบบคคล คอ ระบบทชวยเสรมประสทธภาพและเพมผลผลตจากการปฏบตงานใหกบแตละบคคลในองคกร มการประยกตทชวยใหการทำางานในหนาทรบผดชอบสวนตวของบคคลนนมคณภาพและประสทธภาพ

ปจจบนคอมพวเตอรสวนบคคลจดเปนอปกรณสำานกงานอยางหนงสำาหรบบคคลในองคกร ททำางานเกยวของกบขอมลและสารสนเทศ อนเนองมาจากขนาดทกะทดรด ราคาทถกลง และทไดรบการพฒนาความสามารถอยางตอเนอง ทงในดานของฮารดแวรและซอฟตแวร โดยเฉพาะอยางยงในดานของซอฟตแวร มโปรแกรมสำาเรจรปทใชสำาหรบเปนเครองมอพนฐานในการปฏบตงานในระดบบคคล สามารถชวยลดระยะเวลาในการปฏบตงาน เชน ชดโปรแกรมสำานกงานซงประกอบดวยโปรแกรมประมวลคำา (word processing) ทชวยในการจดเตรยมเอกสาร รายงาน โปรแกรมตารางทำางาน (spreadsheet) ทชวยในการสรางตารางคำานวณ โปรแกรมนำาเสนอ (presentation) ทใชในการจดเตรยมขอมลสำาหรบการนำาเสนองาน ใหมรปแบบทนาสนใจ โปรแกรมจดการฐาน

ขอมล (database management) ทชวยรวบรวมขอมลทมความเกยวของกน เพอใหสามารถจดเกบขอมลไดอยางมประสทธภาพ และโปรแกรมจดการตารางการบรหารโครงการ (project management) เพอใหสามารถกำาหนดรายงานทตองปฏบต ระยะเวลาทตองปฏบตของแตละงาน เพอใหเปนไปตามเปาหมายทตองการ ตวอยางการใชสารสนเทศระดบบคคล เชน การทำาขอมลตารงนดหมายสวนตว การพมพรายงานสรปการประชม

รปท 2.9 การใชสารสนเทศระดบบคคล

2. สารสนเทศระดบกลม

ในการทำางานทตองมการรวมกนของกลมบคคลเพอทำางานรวมกน เพอใหประสบความสำาเรจในเปาหมายทตองการ เปนจดกำาเนดของสารสนเทศระดบกลม ซงจะชวยเสรมการทำางานของกลมบคคลใหมประสทธภาพมากขน เพอเปนการเตรยมสภาวะแวดลอมในการทำางานทจะเออประโยชนรวมกน สามารถใหความชวยเหลอซงกนและกน

ประสทธภาพทเกดขนอยางเหนไดชด จากการทำางานของกลมบคคล เชน การใชทรพยากรรวมกน โดยเฉพาะขอมล สารสนเทศ และอปกรณเทคโนโลยพนฐานตาง ๆ การเชอมตอเครอขายคอมพวเตอรของกลม

บคคลทำาใหสามารถใชทรพยากรรวมกน เชน เครองพมพ รวมถงโปรแกรม ขอมล หรอฐานขอมลทใชรวมกนในกลมงาน ซงสามารถจดเกบไวทเครองคอมพวเตอรใหบรการแฟมหรอฐานขอมลทเชอมโยงอยในเครอขายเดยวกน เพอใหสามารถเขาถงขอมลทไดรบการปรบปรงรวมกนได

ระบบสารสนเทศในลกษณะของการทำางานเปนกลม เชน ระบบซอขายสนคาทมพนกงานขายหลายคน พนกงานทกคนเชอมโยงเขาสเครอขายคอมพวเตอรในการเขาถงฐานขอมลของลกคาและสนคา กลาวคอ มขอมลเพยงชดเดยวทพนกงานทกคนสามารถเขาถงได ถามการเปลยนแปลงเพมเตมขอมลลกคา หรอมการเพมหรอลดจำานวนของสนคา พนกงานในกลมทำางานจะสามารถเหนขอมลทถกตองตรงกน ทำาใหเกดความนาเชอถอในการปฏบตงาน และสงผลตอการเพมคณภาพในการใหบรการไดเปนอยางด

นอกจากนการเชอมตอเครอขายคอมพวเตอรของกลมบคคลยงทำาใหเกดการเชอมโยงการสอสารระหวางกนภายในองคกรรปแบบตาง ๆ เชน การตดตอผานอเมลเพอสงขอมลระหวางกนได การจดประชมทางไกล (video conference) เพอปรกษาหารอกนไดโดยไมจำาเปนตองอยในสถานทเดยวกน การจดทำาระบบกระดานขาว (Bulletin Board System: BBS) ของกลมงาน เพอใชประกาศขาวสารตาง ๆ ใหรบรรวมกน การรวมกนเขยนเอกสารหรอรายงานทมการปรบปรงรนของเอกสารทเหนตรงกน การจดตารางเวลาของกลม ระบบการจดการตารางบรหารโครงการของกลม

รปท 2.10 การใชสารสนเทศระดบกลม

3. สารสนเทศระดบองคกร

สารสนเทศระดบองคกร คอ สารสนเทศทสนบสนนงานขององคกรในภาพรวม ระบบในลกษณะนจะเกยวของกบการปฏบตงานรวมกนของหลายกลมงาน มการสงผานขอมลทเกยวของกนกระหวางกลมงาน สารสนเทศระดบองคกรใชสำาหรบสนบสนนการบรหารและจดการในระดบทสงขนกวากลมงาน เนองจากสามารถนำาขอมลจากกลมงานตาง ๆ ทเกยวของมาใชประกอบการตดสนใจโดยรวบรวมขอมลจากกลมงานมาแสดงในรปแบบสรป

ระบบการทำางานทมการแลกเปลยนขอมล ระหวางกลมงาน จะชวยเพมประสทธภาพการทำางานขององคกรได เชน กลมงานทดแลขอมลลกคาสามารถประมวลผลขอมลความตองการของลกคา เพอนำาไปใหกบกลมงานผลตสนคา เพอใชปรบปรงสนคาใหตรงกบความตองการของลกคา นำาไปใหกลบกลมงานจดซอสนคา เพอสามารถจดหาสนคาทตรงกบความตองการทเปลยนไปของลกคา นำาไปใหกบกลมงานคลงสนคา เพอสามารถสำารองสนคาในปรมาณทเหมาะสม นอกจากนผบรหารยงสามารถนำาขอมลจากกลมงานตาง ๆ มาใชกำาหนดนโยบายในการบรหารงานขององคกรในทศทางทเหมาะสมกบสภาวการณทงจากภายในและภายนอก

องคกร ทงนเพอสรางความพงพอใจใหกบลกคา และเพอสรางรายไดใหกบองคกร

หวใจสำาคญในสารสนเทศระดบองคกรคอ จะตองมการเชอมโยงระบบคอมพวเตอรจากลมงานตาง ๆ เขาดวยกน เพอใหเกดการใชทรพยากรตาง ๆ รวมกน เชนเดยวกบระบบสารสนเทศระดบกลม เปนการขยายขอบเขตความสามารถในการปฏบตทงในระดบผปฏบตงาน จนถงในระดบผบรหาร เกดเปนเครอขายของเครอขายคอมพวเตอรภายในองคกร ในกรณทมจำานวนผใชในองคกรมาก เครองมอพนฐานอกประเภทหนงของระบบขอมลกคอ ระบบการจดการฐานขอมล ซงมความสำาคญในการชวยดแลระบบฐานขอมล และสามารถพฒนาโปรแกรมประยกตเพอทำางานกบฐานขอมลไดอยางกวางขวางขน

รปท 2.11 การใชสารสนเทศระดบองคกร

แบบฝกหด

ตอนท 1 ใหพจารณาขอความตอไปนวาถกหรอผด

1. ขอมล คอ ขอเทจจรงทแสดงถงลกษณะ สถานะหรอเหตการณตาง ๆ

2. การดำาเนนการตาง ๆ กบขอมลเพอใหไดผลลพธทมความหมายและมประโยชนตอการนำาไปใชเรยกวา การประมวลผลสารสนเทศ

3. ลกษณะของขอมลทด ขอมลนนตองมความถกตอง เปนปจจบน สมบรณ กระชบ ชดเจน และสอดคลองกบความตองการของผใช

4. ขอมลทผานการประมวลผลแลวเรยกวา สารสนเทศ

5. การประมวลผลขอมลและการประมวลผลสารสนเทศมความหมายเดยวกน

6.ขอมลปฐมภม คอ ขอมลทไดจากแหลงทรวบรวมขอมล ซงมผหนงผใด หรอหนวยงานไดทำาการเกบรวบรวมหรอเรยบเรยงไว

7. ในการจดการสารสนเทศจำาเปนตองใชเครองคอมพวเตอรมาประมวลผลเทานน

8. การใชโปรแกรมจดตารางการปฏบตงานของตนเองถอวาเปนการสารสนเทศระดบบคคล

9. สารสนเทศระดบกลม คอ สารสนเทศทตองปฏบตงานรวมกนกบหลายกลมงาน

10. การใชเครองพมพรวมกนในแผนก ถอเปนการใชสารสนเทศระดบองคกร

ตอนท 2 ใหพจารณาคำาถามตอไปน แลวเลอกคำาตอบทถกทสด

1. ขอความใดคอขอมล

ก. อาจารยใสเสอสสม

ข. แมคำานวณภาษจากรายได

ค. พอนบเงนในกระเปาได 980 บาท

ง. กอยจดเรยงนามบตรตามลำาดบตวอกษร

2. สารสนเทศคออะไร

ก. ขอมลทเปนขอเทจจรง

ข. ขอมลทผานการประมวลผล

ค. ขอมลทเปนลกษณะบคคล

ง. ขอมลทเปนเหตการณ

3. การกระทำาใดคอวธการนำาเขาขอมล

ก. การคำานวณขอมล

ข. การจดเกบขอมล

ค. การจดกลมขอมล

ง. การรวบรวมขอมล

4. การกระทำาใดคอวธการประมวลผลขอมล

ก. การสำาเนาขอมล

ข. การเตรยมขอมล

ค. การจดเรยงขอมล

ง. การรวบรวมขอมล

5. พนกงานธรการใชโปรแกรมประมวลคำาพมพสรปการทำางานประจำาเดอนเปนการใชสารสนเทศระดบใด

ก. ระดบบคคล

ข. ระดบกลม

ค. ระดบองคกร

ง. ระดบประเทศ

ตอนท 3 ใหตอบคำาถามตอไปน

1. ถาตองการจดเกบขอมลของเพอนๆ ในหอง จะจดเกบอยางไรเพอใหสะดวกในการคนหา

2. ถาตองการสำารวจขนาดเสอของเพอน ๆ เพอนำาไปใชเปนขอมลในการตดเสอกฬาสของโรงเรยน จะนำากระบวนการจดการสารสนเทศเขามาชวยในการทำางานนอยางไร

3. ถาตองการทราบวาในเดอนหนง ๆ รถยนตของโรงเรยนใชปรมาณนำามนเฉลยตอสปดาหเปนอตราสนเปลองกกโลเมตรตอลตร จะตองเกบขอมลอะไรบาง