CURSO: ADMINISTRACION LOGISTICA I

CURSO: ADMINISTRACION LOGISTICA I1

ABASTECIMIENTO COMPRAS RECEPCION - ALMACENABASTECIMIENTOEl abastecimiento o aprovisionamiento es lafuncinlogsticamediante la cual se provee auna empresade todo el material necesario para su funcionamiento. Suconceptoes sinnimo de provisin o suministro.

CONCEPTO DE ABASTECIMIENTOAbastecimientoes un trmino que se vincula con laaccin y las consecuencias de abastecer. Este verbo hace referencia, por su parte, aproveer de aquello que es necesario para la supervivencia.

abastecimiento es una actividad que consiste en satisfacer, en el tiempo apropiado y de la forma adecuada, las necesidades de laspersonasen lo referente alconsumode algn recurso o producto comercial. La nocin, por lo general, se equipara alsuministroo al trmino inglssupply.

A nivel econmico, el abastecimiento aparece vinculado a lalogsticay a lacadena de suministro. Esta cadena debe prever la demanda de los consumidores y asegurar la entrega de los productos a los distribuidores, para evitar el agotamiento de unidades a la venta. Curiosamente, algunas empresas, sobre todo fabricantes de productos electrnicos, utilizan la falta de stock como punto de venta, ya que para llegar a ese punto es necesario haber tenido mucho xito con la propuesta.

PROCESO DE ABASTECIMIENTOElproceso de abastecimiento, por lo tanto, abarca todas aquellas actividades que posibilitan la identificacin y la compra de los bienes y de los servicios que unaempresau otra entidad necesita para funcionar.

GESTION DE ABASTECIMIENTOLagestin de la cadena de abastecimientose encarga de establecer las relaciones entre sus diversos componentes y de integrar las actividades para que sus objetivos puedan cumplirse.Ms all del comercio, podra decirse que elabastecimiento de alimentosa la ciudadana es la obligacin ms importante de ungobierno. Sin alimentos, no hay vida posible; con una alimentacin deficiente, eldesarrollono puede completarse.

Las actividades incluidas dentro de esteprocesoson las siguientes:

(a)Clculode necesidades: Es una actividad propia delplaneamientologstico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento dela empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo detiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinadoproyecto.El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de abastecimiento para unaempresadeterminada pueden ser porconsumo, reemplazo, reserva oseguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene porobjetivorealizar las adquisiciones dematerialesen las cantidades necesarias y econmicas en lacalidadadecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y alpreciototal ms conveniente.

Los principalesobjetivosespecficos de esta actividad son:Mantener la continuidad del abastecimiento;Pagarpreciosjustos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;Buscarfuentesde suministros, alternativas y localizar nuevosproductosy materiales;Mantenercostosbajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;Estudiar e investigar nuevosprocedimientoscontinuamente; preocuparse por la permanentecapacitacindelpersonal; y, mantener informado algerentede logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.(d)Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los artculos delalmacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:Control de la exactitud de sus existencias.Mantenimiento de la seguridad.Conservacin de los materiales.Reposicin oportuna.

(e) Despacho odistribucin:Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje oempaquepara asegurarnos que las cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin asegurar elcontrolde la exactitud de los artculos que se despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.(f) Control de stocks:Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin.Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos de abastecimiento.(g) Utilizacin de desperdicios:Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas para la empresa

IMPORTANCIA

La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto oserviciodebe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros,serviciosnecesarios para el funcionamiento de laorganizacin.Mantener lasinversionesen existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo.Mantener unasnormasde calidad adecuadas.Buscar y mantenerproveedorescompetentes.Normalizar los elementos que se adquieren.Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.Mantener la posicin competitiva de la organizacin.Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos posibles.

APROVISIONAMIENTO

Organizar a lasempresaspara conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior.Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un contacto directo en elmercadoy han de responder a su solucin.La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperacin einters.

El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:(1) Las previsiones en unplangeneral.(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el tiempo.

COMPRAS16

Compraes laaccin y efecto de comprar. Este verbo refiere a obtener algo a cambio dedinero.

DEFINICION DE COMPRASe llama a la accin de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.El acto de comprar es una de las actividades humanas ms antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o enriquecerse que desplegaron los hombres para satisfacer la que correspondiese. Porque, por ejemplo, sucede que en algunos negocios o comercios ms que en la venta, es decir, ms que lo mucho que pueda venderse, el secreto del xito estar en la compra, ya que si yo compro o dispongo a un bajo valor algo que todos quieren, seguramente, har buenas diferencias.17

Proveedores

FabricantesDistribucin

DetallistaConsumidorCADENA DE ABASTECIMIENTO18Importancia de la funcin de comprasCompras es un trmino utilizado en la industria para identificar las actividades destinadas a obtener materiales, suministros y servicios. En sentido estricto, las metas de compras implican definir la necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio aceptable, elaborar el contrato y dar curso para asegurar una entrega adecuada. De tal modo los objetivos en materia de compra pueden ser definidas como:Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operacin.Mantener el mnimo nivel de inversin en materia de inventarios.Maximizar los niveles de calidad.Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.Estandarizar. 191920 COMPRASPRODUCCIONALMACEN(BODEGA)

CONTROL DE CALIDADFINANZAS(TESORERIA)TRANSPORTEPROVEEDORESADUANASAGENTE ADUANALMERCADEO20GENERALIDADES DE LAS COMPRAS Concepto e importancia econmicaCompra: uno o ms actos que se relacionan con la planeacin, la adquisicin y la utilizacin de los materiales en el proceso productivo; dichos actos, coordinados por un dirigente encargado de los materiales.Palabras claves:PlaneacinAdquisicinUtilizacin Implica un proceso donde se incluye: Surgimiento de una necesidadSu ubicacinEleccin de un proveedor Servicio 21 21Al obtener bienes y servicios se deben contemplar los puntos siguientes puntos:Justificacin de la necesidadEvaluacin de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de financiamiento.El acto de Comprar: es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una organizacin. Situaciones que originan las compras:1 Generalmente, la existencia de una requisicin de compra debidamente autorizada origina la accin de comprar.2 La existencia de un Plan de Compras, es el que da la pauta para la funcin del Depto. de Compras.3 La emisin de un Pedido o de Orden de Compra2223

ORGANIZACIN DE UNA DEPENDENCIA COMPRAS25GERENTE DE LOGISTICAASESORIASECRETARIARECEPCION Y FACTURACIONINVEST Y COMPRASREGISTROS Y ARCHIVOSCOMPRAS Y SEGUIMIENTOPROGRAMACIONJEFE DE COMPRASCOMITES DE COMPRAS

RECEPCION

RECEPCIONEs una etapa de control importante para garantizar la conformidad de la mercanca antes su integracin en las existencias de la empresa.

Recepcin de MaterialesEs un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fbricas y almacenes, para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, el responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos.

RECEPCION:FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Recibir slo la mercadera autorizada por la orden de compra.Controlar que la cantidad entregada no supera la solicitada.Conformar las entregas e iniciar los trabajos administrativos correspondientes.Tomar las medidas pertinentes para el que departamento Control de Calidad apruebe el ingreso a la mayor brevedad.Enviar la mercadera al destino indicado en la orden de compra.Informar sobre los bienes recibidos a: Compras, Control de Calidad y Contadura.Emitir el correspondiente comprobante de recepcin (con: fecha de ingreso, cantidad, importe, aprobacin de calidad, etc.).

RECEPCION:NORMASRecibir de una manera ordenadaPlanificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento)Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.Utilizar el equipo suficiente y necesario.Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.No recibir nunca, sin pensar contar o medir.

COSECHAEMPAQUEALMACENESDEFINICION DE ALMACENES:Unalmacnes un lugar o espacio fsico para elalmacenajedebienesdentro de lacadena de suministro. Los almacenes son unainfraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo deagentes econmicos(agricultores,ganaderos,mineros,industriales,transportistas,importadores,exportadores,comerciantes,intermediarios,consumidoresfinales, etc.) Constituyen una parte habitual de lasexplotaciones agrariasyganaderas(en muchos casos formando parte de lavivienda ruraltradicional o de construcciones peculiares), as como defbricas,polgonos industrialese instalaciones industriales de todo tipo, y de los espacios dedicados altransporte(puertos,aeropuertos,instalaciones ferroviarias) y elcomercio(centros comerciales,grandes superficies).33QUE ES UN ALMACEN ?El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.34

Optimizacin de Almacenes - tips

* Diagnstico del proceso de trabajo actual, de espacio, almacenamiento y flujo de materiales y bsqueda de las reas donde se necesita mejorar.* Maximizar la utilizacin del espacio y optimizacin del existente para lograr una distribucin que tenga capacidad para un almacenamiento y operacin eficaz.* Comprensin del inventario, ventas y anlisis de la compra para crear flujo de trabajo eficiente en el almacn.* Combinacin de los mtodos de manipulacin y almacenamiento de material y equipos para lograr el mejor diseo y funcionamiento en el almacn.* Mejorar la exactitud de los registros de inventario y control de inventario a travs de conteo cclico del inventario fsico, la reduccin de errores y preparacin perfecta de pedidos.* Reforzar en los participantes de forma simple, precauciones de seguridad y lineamientos para promover cero incidentes en el almacn.

QUE ES LA GESTIN DE ALMACENES?

La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcinlogsticaque trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es lagestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

FUNCIONES DEL ALMACN:La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacindeseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades demanufacturay de alprogramacinde la produccin.38ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE UN ALMACENLOGISTICADIGITACIONSEGURIDADCONTROL DE STOCKALMACENAMIENTO REALRECEPCIONMANTENIMIENTOALMACENSECRETARIAASESORESRECIBEVERIFICACONTROL DE CALIDADENTREGA

RECIBECLASIFICACODIFICAALMACENAKARDEXDESPACHA

NIVELES DE STOCKROTACION DE INVENTARIOSVALUACION DE INVENTARIOS REPOSICION

PROGRAMA SEGURIDAD INTEGRA SOBRE:PERSONALMATERIALESEQUIPOS E INSTALACIONES

IMAGENORDENCONSERVACIONLIMPIEZAALCARREO DE MATERIALESELEMENTOS DE ALMACENCICLO DE ALMACENAMIENTOFUNCIONES DEL ALMACN

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:Recepcin de Materiales.Registro de entradas y salidas del Almacn.Almacenamiento de materiales.Mantenimiento de materiales y de almacn.Despacho de materiales.Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.1

Principios del almacnLa custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos losmovimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de produccin sobre las existencias.Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.La identificacin debe estar codificada.Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al almacn.Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes.La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.

PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales -Planificacin y Organizacin y Manejo de la informacin- y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca larecepcin, el almacn y el movimiento.