نظم المعلومات الإدارية management information systems الأستاذة/ خلود...

نظم المعلومات اإلداريةMANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS

األستاذة/ خلود اليافعي

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

htt

p:/

/clu

bs.

scb

.rit

.ed

u/m

ist

/

:المحتويات

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

خصائص النظام 1.

المميزات األساسية للنظام2.

مهام نظم المعلومات3.

مكونات النظام4.

أشكال النظام5.

أهداف نظم المعلومات اإلدارية6.

التحديات التي تواجه نظم المعلومات 7.اإلدراية

ملخص الفصل الثالث8.

:خصائص النظام .1

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

إن أهم الخصائص التي يجب أن تتوافر في

نظام المعلومات الحديث والتي تكون بمثابة

معايير تساعدنا في الحكم على مدى كفاءة

وفعالية نظام معلومات معين هي:

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

البد أن يكون لكل نظام . هدف النظام: 1

هدف يسعى لتحقيقه، وبعد تحديد الهدف

العام للنظام يمكن أن نحدد األهداف

الفرعية لكل عنصر من العناصر المكونة

للنظام التي يجب أن تعمل معا وبتنسيق تام

ليحقق كل عنصر هدفه الذي يسهم في

تحقيق الهدف العام للنظام.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

يحتوي كل نظام على مستويات النظام: . 2

عدد من النظم الفرعية مجموعها يمثل

.النظام الكلي العام

مخرجات قسم االنتاج هي سلع تكون :مثال

مدخالت مثال لقسم التسويق لغرض بيع هذه

السلع .

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

البيانات المسجلة في أي نظام فرعي تجمع

وتسجل مرة واحدة وكذلك يجب أن تتبع

مسارات مشتركة حتى نتمكن من تجنب

التكرار والحشو في التوزيع والتخزين.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

:تساعدنا هذه الخاصية في

تحليل النظام إلى عناصره األساسية.-

الحد من تكرار البيانات في األنشطة -

المتشابهة.

تبسيط اإلجراءات والعمليات.-

تطوير المسارات المشتركة لتدفق -

العمليات.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

خاصية أساسية تعتبر. الكلية والشمول: 3

وجوهرية ألي نظام معلومات فعن طريق

التكامل والشمول يمكن ربط نظام

المعلومات معا إلنتاج معلومات يمكن تقبلها

وتفهمها بأسلوب أحسن وأجدى للمنظمة.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

يقصد به قدرة النظام على . التكيف: 4

االستجابة لمتغيرات البيئة الخارجية.

للنظم حدود وهمية او حدود النظام: .5

افتراضية او تنظيمية ولكنها غير مادية في

معظم األحيان تفصل النظام عن بيئته

الخارجية ، و النظام عن غيره من النظم

التي تعمل في البيئة نفسها .

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

ال يمكن إنشاء . المشاركة في التطوير: 6

أو تطوير نظام المعلومات إال بمشاركة

مستخدميها والمنتفعين بخدماتها من حيث

النوع ودرجة التفصيل وتوقيت التقارير

واإلجابات المحتاج إليها.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

بمجرد التفكير في إنشاء أو . التخطيط: 7

تطوير نظام معلومات داخل المنظمة يجب

البدء في التخطيط له، وذلك لكون هذه

الخاصية من السمات األساسية لنظم

المعلومات ومن مقومات نجاحها.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

مراحل التخطيط:

تحديد الحاجة من النظام.-

دراسة جدواه االقتصادية والفنية.-

التعرف على متطلباته.-

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

يجب أن تتصف النظم . وقت االستجابة:8

بالسرعة في وقت االستجابة من خالل

االستعدادات عبر أساليب االسترجاع والبحث

ونقل المعلومات.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

طريقة . نظم إدارة قواعد البيانات: 9

شائعة ومألوفة لتداول كميات كبيرة من

البيانات في نظم المعلومات الحديثة فيسمح

للعديد من المستخدمين من االنتفاع بها في

وقت واحد ،وهي تستبعد التكرار والحشو

ويدخل سجل البيانات فيها مرة واحدة.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

تتسم هذه الطريقة:

المشاركة في البيانات بدال من الخصوصية.-

الوصول المتزامن للبيانات.-

البيانات المتكاملة.-

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

من أهم . تطبيق نظم الكمبيوتر: 10

الخصائص الحديثة لنظم المعلومات

المتطورة، استخدام نظم الكمبيوتر تساهم

في زيادة الفاعلية والكفاءة.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

فالحاجة لتوفير نظم الكمبيوتر

:يساهم في

توفير القدرة على أداء عمليات تساعد في -

الدراسات الخاصة مثل: التحليل االحصائي

ومعالجة البيانات وعرض مؤشراتها بيانيا....

إعداد تقارير خاصة مبنية على التساؤالت من -

قبل المستخدم.

تحليل البيانات المختزنة في قاعدة البيانات -

بأقل صعوبة وتأخير.

استخدام أساليب برمجة سهلة ومباشرة. -

:المميزات األساسية للنظام .2

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

من تعاريف النظام وخصائصه السابقة نستنتج

أن النظام مجموعة من الوحدات التي

تربطها عالقات منطقية والتي تتفاعل من

بعضها البعض لتحقيق هدف محدد مسبقا.

:المميزات األساسية للنظام هي

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

لكل نظام عناصر تميزه عن األنظمة األخرى.-

إن عناصر النظام ترتبط ببعضها البعض -

بعالقات داخل النظام، كما ترتبط بالبيئة

ككل.

إن مدخالت أي نظام ماهي إال مخرجات -

نظام آخر.

:مهام نظم المعلومات .3

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

تختلف نظم المعلومات بدرجة كبيرة في أوعية

مدخالتها ومخرجاتها، وفي وسائل التشغيل

وفي النظم الفرعية المنبثقة منها وعالقة

هذه النظم ببعضها البعض ولكن هناك

مجموعة من الوظائف األساسية تشترك فيها

كل نظم المعلومات.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

مهام نظم المعلومات:

جمع البيانات وتبويبها وفهرستها.-

تخزين البيانات.-

تشغيل البيانات.-

نقل وإيصال المعلومات إلى مستخدميها.-

:مكونات النظام .4

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

ان لكل نظام مدخالت وعمليات معالجة

وتغذية عكسية.ومخرجات

(Feedback ، output ،

Processing ، Input)

و تختلف النظم بطيبعة مدخالتها و عملياتها و

انماط و خصائص مخرجاتها

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: Input . المدخالت1

هي كل مايدخل للنظام و يأتي من مصادر

داخلية و خارجية و تتباين المدخالت

بحسب نوع النظام فمدخالت النظام

اإلنتاجي مواد خام و مدخالت نظام

المعلومات بيانات و مدخالت النظام

التعليمي الطلبة و األساتذة و اإلجراءات

التعليمية .

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

تنقسم المدخالت إلى ثالثة أنواع أساسية هي:

هي مثل عالقة نظام المدخالت التتابعية: 1.

المشتريات بنظام اإلنتاج.

المدخالت المدخالت العشوائية: 2.

المحتملة لنظام معين. وعادة مايكون تأثيرها

على كفاءة عمليات النظام وليس على

العمليات ذاتها.

المدخالت عن طريق التغذية 3.

يتمثل هذا النوع من المدخالت العكسية:

في إعادة استخدام جزء من مخرجات

النظام كمدخالت له مرة ثانية.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: Processing معالجةالعمليات . 2

عبارة عن الجانب الفني من النظام والتي تتمثل

في مجموعة من العمليات الحسابية

والمنطقية، التي تجرى على المدخالت

بغرض الوصول إلى المخرجات وتحويل

البيانات إلى معلومات في النظام.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: output. المخرجات 3

تمثل النتائج التي يعمل النظام للوصول إليها،

وهيا عبارة عن المعلومات التي تفيد

مستخدمي النظام.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: Feedback. التغذية العكسية 4

تهدف إلى توفير أداة إرشادية ألنشطة النظام،

وتعمل على تقويم عمل النظام و تصحيح

األهداف إذا كانت هناك أي عيوب في

أهداف النظام.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: Controlling. الرقابة 5

مجموعة من اإلجراءات والقواعد التي تهدف

إلى التحقيق والتأكد من أن النتائج التي تم

الوصول إليها تتماشى مع األهداف والخطط

الموضوعة مسبقا.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

مكونات النظام

مدخالت

البيانات

عمليات

المعالجة

مخرجات

المعلومات

تغذية العكسيةال

مستخدمو المعلومات

البيئة

المحيط

الرقابة

:أشكال النظام .5

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: closed system. النظام المغلق 1

هي النظم التي ال تتصل بالبيئة الخارجية و

ينحصر عملها فيما يوجد بداخلها فقط، أي

ليست لها عالقة أخذ و عطاء مع البيئة

الخارجية و هذه النظم وجدت ألغراض

.الدراسة النظرية فقط

:النظام المغلق

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

ليس هناك تفاعل مع

البيئة

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: open system . النظام المفتوح2

هي تلك النظم التي تتفاعل مع البيئة

الخارجية أي هناك عالمة تأثيرية تبادلية بينها

و بين البيئة الخارجية ، أي يستقبل هذا النوع

من النظم مدخالته من البيئة المحيطة به ثم

يعيدها بعد معالجتها الى هذه البيئة على

.شكل سلع أو خدمات أو معلومات

:مميزات النظام المفتوح

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

م بانعدام السيطرة الكلية على ا النظاتمتاز هذ

مدخالته و ذلك لغياب عملية الرقابة على

المدخالت لذلك تكون المدخالت بعضها

معروفة و البعض اآلخر غير معروفة، و تكون

هذه النظم معرضة دائما لإلضطراب و تعيش

حالة من عدم التوازن و من األمثلة على ذلك

.تنجهاز الحاسوب المرتبط باإلنتر

:النظام المفتوح

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

معالجةمدخالت معرفة

مدخالت غير معرفة

اضطرابات

مخرجات معروفة

مخرجات غير معرفة

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

-Semi. النظام الشبه مغلق 3

enclosed systems : تكون مدخالت

هذه النظم من البيئة الخارجية محددة و

معروفة مسبقا و ذلك لوجود عملية سيطرة

و رقابة على المدخالت فتكون مخرجاتها

معروفة لذلك تكون هذه النظم أكثر

إستقرارا و تعيش حالة من التوازن، وحتى

إذا واجهت عملية اإلضطراب تستطيع

الوصول الى حالة التوازن أسرع من النظم

المفتوحة.

أمثلة على النظام الشبه مفتوح أو :الشبه مغلق

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

) نظام من األمثلة على ذلك نظام السير

مواعيد إنطالق حافالت النقل ( النظم

جهاز الحاسوب، التطبيقية الخاضعة للرقابة

الذي وضع فيه نظام للحماية من

الفيروسات.

النظام الشبه مغلق أو الشبه :المفتوح

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

معالجة

يمكن تجنب

االضطربات

مدخالتمعرفة

مخرجات معرفة

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

: Formal system. النظام الرسمي 3

النظام المحدد والمقرر في الهيكل التنظيمي

ويشرف عليه أشخاص من مستويات إدارية

عليا وذوي مسؤوليات، وعادة ما يكون هناك

وصف دقيق لشكل نظام المعلومات

الرسمي في المنظمة وتصدر المعلومات من

النظام الرسمي في شكل تقارير مكتوبة

عادة�.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

Informal. النظام الغير رسمي 3

system : تتدفق فيه المعلومات بطرق غير

رسمية مثل المعلومات التي يتبادلها المدراء

في المحادثات الهاتفية، وعند المقابالت غير

الرسمية، وتكون أقل دقة وبالتالي يجب أن

تستخدم بحذر. ويساهم في تكميل النظام

الرسمي و تغطية نقائصه في إصدار

المعلومات داخل المنظمة.

أهداف نظم المعلومات .6:اإلدارية

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

األهداف العامة:

يمكن لنظام المعلومات حصر مصادر البيانات -

والمعلومات.

إنشاء نظام معلومات متكامل في مجال -

تخصصه.

نظام المعلومات المتكامل يمكن أن يقدم -

خدمات المعلومات المختلفة في مجال

تخصصه.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

يمكن أن ينشئ نظام المعلومات ملفات -

رئيسية وفرعية لجميع األنشطة المتصلة به.

يمكن ضمان صيانة مستمرة للنظام والتكفل -

بوضع الخطط من أجل مواكبة التطورات

المتجددة.

يمكن لنظام المعلومات القيام بالتقارير -

اإلحصائية للمنظمة.

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

يمكن لنظام المعلومات القيام بعدة دورات -

تدريبية للعاملين ورفع أدائهم .

يمكن لنظام المعلومات أن تنعكس فعاليته -

على مستوى األداء على عمليات إتخاذ القرار

واإلنتاج العملي.

يمكن لنظام المعلومات تسهيل عمليات -

االتصال بين النظام ومستعمليه.

أهداف نظم المعلومات .6:اإلدارية

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

األهداف التفصيلية:

أهداف تتعلق بعملية اتخاذ القرار.-

أهداف تتعلق بخدمات المعلومات.-

أهداف تتعلق بتطوير النظام.-

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

أهداف تتعلق بالمستفيدين.-

أهداف تتلعق بالعاملين بنظام المعلومات.-

أهداف تتعلق بالتكفلة.-

أهداف تتعلق بالعالقات والتبادل.-

أهداف تتعلق بوضع سياسة المعلومات.-

التحديات التي تواجه نظم المعلومات .7:اإلدراية

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

. بعض المعلومات الهامة اليمكن إدخالها في 1

النظام.

. المعلومات عادة ما تحتاج إلى سياق يمكن 2

تفسيرها من خالله.

. قيمة المعلومات تتناقص بمرور الزمن.3

. التغيرات البيئية تؤدي إلى تغيرات في 4

االحتياجات من المعلومات.

التحديات التي تواجه نظم المعلومات .7:اإلدارية

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

. تكنولوجيا الحاسب اآللي في تغير سريع.5

. النقص الملحوظ في العمالة الفنية 6

الماهرة.

. المتطلبات من العمالة في تغير مستمر.7

. التوقعات المغالي فيها.8

:ملخص الفصل الثالث .8

اإلدارية المعلومات نظمالفصل الثالث

تناولنا في هذا الفصل خصائص النظام

والمميزات األساسية له وعن مهام نظم

المعلومات ومكوناته وأشكاله وأهدافه،

وتطرقنا عن التحديات التي تواجه نظم

المعلومات اإلدراية