autogestion del trabajo

AUTOGESTION DEL TRABAJO

Autora / Capacitadora: Dra. Julieta Mercado Beer

Escuela de Capacitación del Poder Judicial de San Juan

¿Por qué es necesaria la auto-gestión del trabajo?

SEA EFICIENTE… ¿Cómo? …

DESVENTAJAS DE LA INEFICIENCIA:

Horas extras de trabajo = menos horas de tiempo libre

Desgaste de las relaciones humanas Desprestigio de la imagen personal Imposibilidad de planificar =

mantiene el “statu quo” A nivel institucional: problemas para

alcanzar la Misión del Poder Judicial ¿Recuerda los sentimientos que

tenía hacia el trabajo antes de ingresar al Poder Judicial?

1. AUTOMOTIVACIÓN …

Causas de baja motivación: Inseguridad

. Problemas

familiares. Nivel del

salario. Malas

condiciones.

Problemas de. interrelaciones humanas.

Síntomas: Ausentismo. Traslados. Quejas de

compañeros. Quejas de

justiciables. Baja en el

rendimiento.

..técnicas de automotivación

Soluciones: Concéntrese en las tareas que están a

su alcance Piense en positivo Adopte los errores como oportunidades

de mejora Produzca sinergia Convénzase de que Ud. puede hacer

un trabajo eficiente Diferencia de trabajar

motivado: Alta calidad Cumplimiento de un

cronograma Enfermedades menos

frecuentes

Disfrute de su trabajo !!!.

2. ADMINISTRACION DEL TIEMPO

PREMISA: “nuestro tiempo nos

pertenece” ESTILOS:

Adicto al trabajo “Burro de carga” “Experto en eficiencia” “El indeciso” “Administrador de crisis” “Sociable”

..administración del tiempo

Técnicas de planificación y control del tiempo.. Registre en un diario como

invierte su tiempo. Utilice la agenda. Distinga entre lo urgente y lo

importante. Organice bloques de tiempo. Detecte el horario de mayor

rendimiento personal.

…administración del tiempo..

Beneficios: Detecta los momentos

críticos. Urgente / importante. Desencadena cursos de

acción.

CUIDADO: Si las mediciones no

se convierten en cursos de acción ….

3. ORGANIZACIÓN PERSONAL

Mostrador / Escritorio: lleno de papeles…?? Uso del teléfono …?? Recomendaciones:

Haga diagramas de flujo del papeleo. Detecte los puntos de congestión o

demora. Encuentre un sistema eficaz de

recordatorios. Haga una buena limpieza periódicamente. Aproveche la tecnología a su disposición. Valore a conciencia la importancia de su

trabajo …Ud. No solamente pasa expedientes ….

…organización personal… trabaje por objetivos…

¿Qué es un objetivo? Formulación de intención que indica

una exigencia de cambio en una situación o en una persona.

“Acción para lograr algo” Cualidades implícitas en su formulación:

Precisión, Claridad (no ambigüedades), Define el resultado final

(cuantitativamente, si es posible), Que sea posible, Mensurable, Apunta a los resultados.

…organización personal…

trabaje por objetivos…

Ventajas: Se concentrará en lo

importante. Evitará perder tiempo. Se evidenciarán los

beneficios de concluir las tareas.

Se anticipará a los resultados, entonces…

Conviértalo en un habito y podrá planificar !!!!

4. PLANIFICACION

Definición: “Plan de acción para lograr sus objetivos

laborales” Etapas:

Análisis de la situación actual. Revisión de los procedimientos. Evaluación de los distintos caminos a

seguir para alcanzar los objetivos.

4. …planificación…

Tareas menores Tareas mayores VentajasAgenda Técnicas más

elaboradasAutomotivaciónCoordinación

grupal.Mejor

comunicación.Sentimiento de

realización personal.Evitará el papeleo.

Motiva al grupo

Anotaciones personales

Coordine diversas

actividades.Divida el trabajo

en etapas, asignando

tareas en cada etapa

Control periódico Control Individual (por

etapas)

Alcanza una relativa armonía entre intereses personales y

laborales

…Programación y control del trabajo

Estime un tiempo necesario para cada etapa

Elabore un plan Haga participar a los agentes involucrados Ej.: “Planificación de Hito” (Los hitos

permiten definir las etapas principales o fechas de entrega del proyecto y compartirlas con los demás miembros del proyecto)

5. MEJORE SU PRODUCTIVIDAD

“OUT-PUT” = VALOR DE PRODUCCIÓN Servicios: volumen y calidad de

respuestas /soluciones brindadas (Se diferencia del volumen de trabajo)

“INPUT” = VALOR DE INVERSION Servicios: recursos utilizados

(equipamiento, materiales, experiencia profesional)

…mejore su productividad…

Factores involucrados: Operación administrativa Equipamiento de la oficina Papeleo : “Guerra de papeles”

Factor que hace la diferencia: INFORMACION

Revisar los modos en que se hace la transferencia

Sustituir papeleo por registraciones digitales

…mejore su productividad…

En JAPON: PRODUCTIVIDAD = CALIDAD Baja calidad:

Oportunidades desperdiciadas.

Recursos malgastados. Medición de la calidad: encuestas,

nivel de quejas, nivel de reclamos no solucionados.

Atender las necesidades del “cliente” interno-externo: Cuida do !!! Estas necesidades cambian.

La satisfacción del justiciable, porque hace a la reputación del Servicio.

Responsabilidad de toda la organización.

…mejore su productividad…

Productividad Personal: “Hacer el uso más eficaz de

los recursos disponibles, en vistas a brindar el mejor de los servicios en el tiempo disponible”

Recursos personales: capacidad, inteligencia, salud, resistencia, flexibilidad, tiempo.

…mejore su productividad…

PRODUCTIVIDAD PERSONAL ELEVADA:

No es solo una cuestión de trabajo duro.

Interrelación física entre salud física/rendimiento intelectual.

La adicción al trabajo no mejora la productividad.

Dependerá de: estabilidad

emocional equilibrio entre

trabajo y ocio capacidad para

relajarse

PRODUCTIVIDAD GRUPAL ELEVADA:

Ventaja: para las organizaciones vinculadas por la tecnología (redes de información)

Modo de trabajo: Analizan

problemas Toman

decisiones Recolecta

n datos Programa

ción

…mejore su productividad…

¿Cómo mejorar la calidad del servicio? Etapas:

a) seleccione un sistema u operación b) Decida los objetivos del sistema,

conforme pautas comunes. c) Registre el procedimiento utilizado d) Realice un examen crítico del sistema

(porqué, quién, qué, dónde, cuándo, cómo)

e) Desarrolle maneras alternativas de alcanzar el objetivo

f) Elija un método para la tarea: pruébelo, y discútalo

g) Haga las modificaciones necesarias y comprométase

6. Adquiera Habilidades Interpersonales

Base fundamental: EMPATÍA Definición “capacidad para ponerse en

el lugar del otro, percibiendo reacciones y sentimientos”

Requerimientos: capacidad de atención, comunicación, escucha activa, mente abierta, conocimientos técnicos, información general

…habilidades interpersonales…

Atención al lenguaje corporal: Sostener la mirada No hacer movimientos bruscos hacia

delante Retroceder o alejarse= cierre El cambio de posición = modificación

en la postura del interlocutor Manejo de actitudes negativas:

Mantener la calma No dejarse provocar Evite la ira y el enojo Disposición a escuchar Desvíe la conversación hacia puntos

de encuentro Manifieste interés por la otra persona

7. Manténgase al día con los cambios tecnológicos

Ventajas: Mejora la calidad. Aumenta productividad. Aumenta la satisfacción. Reduce costos materiales

y humanos.

…manténgase al día ...

Programa de gestión: LEX-DOCTOR Muchos Beneficios: salidas de letra,

historial de providencias, agenda (general y del proceso), gestiones, justiciables, estados procesales, listados, vencimientos, impresión de providencias, y muchos más….

Investigue, pruebe, equivóquese y vuelva a intentarlo…seguro encontrará una solución.

…manténgase al día ...

Consejo: “No adopte cualquier tecnología por el solo hecho de ser novedosa”.

“Mantenga una perspectiva equilibrada entre la necesidad de actualizarse y los cambios”

Supere los pensamientos negativos en relación a la tecnología: “ya lo intentamos y fracasamos”, “no hay tiempo para aprender”, “por qué cambiar si siempre se hizo así..?”

Cuidado: …el pensamiento negativo es contagioso….y es el gran obstáculo para el cambio progresista….

…ENTONCES...

¡piense en positivo !!! … y garantizamos que usted tiene

un 80% de posibilidades de hacer su trabajo más eficiente….

y disfrutará su trabajo