intranetin jalkauttaminen

Sosiaalinen intranet -seminaari 8.5.2014 / Hanna P. Korhonen

Intranetin jalkauttaminen

Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja

Hanna P. Korhonen

Intranet & Web Communications SpecialistNorth Patrol Oy & Intranet-ostajan opas

Kokemusta verkkopalveluista ja käyttöönotoista yli 10 vuoden ajalta, esim.:• Intranetin päätoimittaja, Aalto-yliopisto• Kurssisivustoportaalin jalkauttaminen, Teknillinen

korkeakoulu• Ensimmäisen julkaisujärjestelmän käyttöönotto,

Jyväskylän kaupunki• Viestintäpäällikkönä, verkkotoimittajana, tiedottajana,

projektisuunnittelijana, viestintäassistenttina.

Twitter: @hannapkorhonenlinkedin.com/in/hannapkorhonen

Viestintätyyppi nörttitwistillä.

alkaa samaan aikaan,

kun idea intranetin uudistamisesta

syntyy.

Intranetin jalkauttaminen

Intranetin jalkauttaminen on

muutosviestintää.strategiaviestint

ää

Kenelle?

Mitä?

Miksi?

Kuka?

Milloin?

Missä? Miten?

Kenelle? Mihin tarpeisiin?

• Mitä organisaatiomme tekee? Miksi? Miten? Mitä prosesseja intranet voisi tukea?

• Ketä me olemme? Miten eri käyttäjäryhmät voivat hyödyntää intranetiä?

• Lähtökohtana intranetin tarkoituksenmukaisuus• Intranet helpottaa työntekoa– Intranet ratkaisee työntekemisen ongelmakohtia. Tosin ei niitä kaikkia, koska kaikkia

ongelmia ei voi ratkaista intranetillä.– Ja ehdottaa samalla jotain uutta.

Mitä?

Tietopankki

Uutisointi

Uutisointi

Sosiaaliset om-inaisuudet

Kalenteri

Dokument-tienhallinta

TietopankkiToiminnan ohjaus

Yksikköjen ja tiimien työskentely

Projektien työtilat

Ekstranet-työtilat

Digitaalinen työympäristö

Pikaviestin

Fyysiset toimistotilat

EtätyöPilvipalvelut

CRM

Toiminnan-ohjaus-

järjestelmä

Intranet

Miksi? Mitä hyötyjä?

• Miksi toimintatapoja muutetaan?• Mikä paranee? Mitä saavutetaan?

• Double-check:– Ovatko tavoitteet linjassa strategiamme kanssa?– Viehän muutos organisaatiotamme eteenpäin?– Onhan ylin johto sitoutunut muutokseen? Ja keskijohto myös?

Kuka?

aika

työm

äärä

Sisä

llönt

uota

nto

alka

a

Lans

eera

us

Toteutus-projektin koordinointi

Sisällöntuotannon koordinointi ja tuki

Lanseeraustoimenpiteet ja käyttäjätuki

Kuka?

aika

työm

äärä

Sisä

llönt

uota

nto

alka

a

Lans

eera

us

Toteutus-projektin koordinointi

Sisällöntuotannon koordinointi ja tuki

Lanseeraustoimenpiteet ja käyttäjätuki

Ketterämpään malliin?

Vaiheis-taminen?

Positiivisen kierteen aikaansaaminen

Uusi intranet selättää työntekemisen ongelmakohtia.

Pilotit Oppiminen

Uusi intranet on osa työnteon mullistusta.

Uusi intranet on notkea ja valmis korjausliikkeisiin.

Korjausliikkeet mahdollisia Varmistetaan sopivuus kulttuuriin, prosesseihin, tarpeisiin

Uusi intranet ei haukkaa liian suurta palaa kerralla.

Uusi intranet hiipii sisään vaiheittain ja korjaa voitot.

Haltuunotto, uuden oppiminen vaiheittain, tottuminen Varmuus ja hallinnan tunne

Uusi intranet tuntuu just meiltä.

On osa meitä.

Miten?Miten toteuttaa lanseerausviestintää käytännössä?

• Mitkä viestintämuodot ja -kanavat sopivat juuri minun organisaatiooni?

• Tunne organisaatiosi• Tunne ihmiset• Tunne mielipidevaikuttajat• Tunne viestintäkanavat ja viestinnän käytännöt• Tunne viestinnän tekijät ja vaikuttajat

Ota näistä kaikki hyöty irti! Plus tee jotain tavallisuudesta poikkeavaa!

Pelillistäminen

Aarteenmetsästys

Kilpailut

Palautekanavat

Uusien työntekijöiden tilaisuudet

Perehdytysmateriaalit

Viikon vinkit -palsta intran

ominaisuuksista

Henkilö-/tiimijutut "Näin meillä

hyödynnetään intraa työssä"

Käyttäjätutkimukset

Johdon sitouttaminen

Osallistaminen suunnitteluun, esim.

konseptointityöpajoihin

Käyttäjähaastattelut

Tarvekartoitus

Palautteen keruu

Pilottikäyttäjät

Esittelyvideot

Infotilaisuudet

Koulutukset

VIP-infoja johdolle

Esimiesinfot, infot keskijohdolle

Avainhenkilöiden ja keskijohdon

tukimateriaali intrasta viestimiseen

Työkalupakki keskijohdolle, kuinka

hyödyntää intraa omalla tiimillä

Viikkopalaverien kiertäminen

Lanseeraustilaisuus

Roadshowt

Esittelyvideot

Kalvosarjat

Tietoiskut, infopisteet

Perusohjeet paperilla

Kuva etusivusta + tärkeimmät

sisällöt/ominaisuudet merkittynä ja

selitettynä

Sisäisten työkalujen kokonaiskuva

Johdon sitouttaminen

Osallistaminen suunnitteluun, esim.

konseptointityöpajoihin

Käyttäjähaastattelut

Tarvekartoitus

Palautteen keruu

Pilottikäyttäjät

Sisällöntuottajien koulutukset

Nimikilpailu

Sisäiset tiedotteet

Taustoittavat jutut, asiantuntija-

artikkelit

Rinnakkaisten sisäisen viestinnän

kanavien hyödyntäminen, esim.

henkilöstölehti

Saada avainhenkilöt viestimään

eteenpäin

Blogit

Julisteet

Miten? Käytännön työkaluja ja kanavia...

Pelillistäminen

Aarteenmetsästys

Kilpailut

Palautekanavat

Uusien työntekijöiden tilaisuudet

Perehdytysmateriaalit

Viikon vinkit -palsta intran

ominaisuuksista

Henkilö-/tiimijutut "Näin meillä

hyödynnetään intraa työssä"

Käyttäjätutkimukset

Johdon sitouttaminen

Osallistaminen suunnitteluun, esim.

konseptointityöpajoihin

Käyttäjähaastattelut

Tarvekartoitus

Palautteen keruu

Pilottikäyttäjät

Esittelyvideot

Infotilaisuudet

Koulutukset

VIP-infoja johdolle

Esimiesinfot, infot keskijohdolle

Avainhenkilöiden ja keskijohdon

tukimateriaali intrasta viestimiseen

Työkalupakki keskijohdolle, kuinka

hyödyntää intraa omalla tiimillä

Viikkopalaverien kiertäminen

Lanseeraustilaisuus

Roadshowt

Esittelyvideot

Kalvosarjat

Tietoiskut, infopisteet

Perusohjeet paperilla

Kuva etusivusta + tärkeimmät

sisällöt/ominaisuudet merkittynä ja

selitettynä

Sisäisten työkalujen kokonaiskuva

Johdon sitouttaminen

Osallistaminen suunnitteluun, esim.

konseptointityöpajoihin

Käyttäjähaastattelut

Tarvekartoitus

Palautteen keruu

Pilottikäyttäjät

Sisällöntuottajien koulutukset

Nimikilpailu

Sisäiset tiedotteet

Taustoittavat jutut, asiantuntija-

artikkelit

Rinnakkaisten sisäisen viestinnän

kanavien hyödyntäminen, esim.

henkilöstölehti

Saada avainhenkilöt viestimään

eteenpäin

Blogit

Julisteet

Viestinnän sisällöt:1. Hyödyt.2. Suositellut uudet toimintatavat.3. Uudet ominaisuudet.4. Esimerkkejä.5. Poistuvat järjestelmät.6. Poistuvat toimintatavat.7. Käyttäjiltä vaadittavat

toimenpiteet.8. Projektin eteneminen.

Toisto.Toisto.Toisto.

Tarinallisuus.

Selkeä, yhtenäinen

sanoma.

Jotain vanhaa?

Jotain uutta?

Jaa kokemuksesi!

Mikä intranetin käyttöönotossa ja jalkauttamisessa oli haasteellista?

Mitä teitte? Ja mitä sitten tapahtui?

Yhteenveto

1. Intranetin jalkauttaminen alkaa samaan aikaan, kun idea intranetin uudistamisesta syntyy.

2. Intranetin jalkauttaminen on muutosviestintää, mutta mitä suuremmassa määrin myös strategiaviestintää. Intranet on konkreettinen tapa toteuttaa organisaation strategiaa.

3. Intranetin jalkauttamista suunniteltaessa kysytään tutut kysymykset: Kenelle? Mitä? Miksi? Kuka? Missä? Miten? Milloin?

4. Intranetin uudistaminen useimmiten osa suurempaa muutosta. Kyse ei ole enää vain sisäisen massaviestintävälineen (= viestinnällisen intranetin) pienestä faceliftistä, vaan koko organisaation työntekemisen tapojen murroksesta kohti digitaalista työympäristöä. Mitä suurempi muutos, sitä suurempi muutosviestinnän tarve.

5. Intranet-projektin tulee olla resursoitu riittävästi, jotta myös käyttöönottoon ja muutosviestintään riittää jaksamista.

6. Tavoitteena positiivinen kierre.

Kiitos!

Twitter: @hannapkorhonenhanna.korhonen@northpatrol.comhttp://intranet-ostajanopas.fi

PS: Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvitys käynnissä Intranet-ostajan oppaassa!