biståndsprojektet

1

Gemensam plattform för kommunala e-tjänster

Biståndsprojektet

2


BakgrundProcess, Kravspec, upphandling

3


Tjänsten när den är färdigutvecklad kommer att medföra en förenkling och skapa inre och yttre effektivisering av förfarandet vid kommunförvaltningen, då arbetet med att hämta information från övriga myndigheter till stora delar kan automatiseras.

Handläggaren behöver heller inte föra över uppgifterna från handskrivna blanketter till datasystemet

4


Processen

5


Processen: Förnyad ansökan ekonomiskt bistånd

Medborgare finns registrerad

i verksamhetssystem

Medborgare har erhållit mjukt/hårt

certifikat

Medborgare loggar in till E-tjänst genom

identifiering av certifikat

Medborgarens certifikat verifieras

mot certifikatutfärdareoch verksamhetssystem

Medborgaren ansöker om ”förnyadansökan ekonomiskt

Bistånd”

Medborgarensignerar elektroniskt

Ansökan inkommertill gemensam

Inkorg i verksamhets-systemet

Prövning av ansökanBifall/Avslag

Arkivering

6


Delprocess "Ansök om förnyad ekonomiskt bistånd"

Verksamhets-system

Inloggning"Säker

identifiering"

Utbetalnings-information

SenasteAnsökan

Lämnar Infoom senasteansökan,

utbetalnings-info

Infratjänst

Validering avidentitet ochspärrkontroll

mot rättCertifikat-utfärdare

Medborgare

Skickar vidareför kontroll avidentifiering,Spärrkontroll

Person-uppgifter

Ändra/Lägg tilluppgifter

Kontrollerauppgifter

Ansökanlagras

Skrivmeddelande

och skicka

Äruppgifterkorrekta

Utbetalnings-information

Inkomster ochUtgifter

LämnadeUppgifter

KontoUppgifter

EtjänstWebb-applikation

Uppgifterkontrolleras/

verifieras

Kontroll motverksamhets-

system

Hämtar infoo m

medborgaren

Hämtar infoo m

medborgarenfrån CSN och

RFV

Skickarmedborgar

info

Aktuell infoo m

medboragrefrån CS och

RFVuppdateras

Uppdaterarmedborgarinfo från

CSN, RFV

Förhands-granska och

Signera

Skicka vidareför kontroll av

signering

Validering avsigneringmoträtt Certifikat-

utfärdare

Kontroll motverksamhets-

system

Handläggare

Ansökaninkommer tillverksamhets-

system

Läserinkommen

ansökan ellermeddelande

Uppmärk-sammas att

ansökan ellermeddelande

inkommit

Uppdaterauppgifter frånmedborgaren

1

2

4

5

8 9

13

11

3 7

12

14

Skicka vidaretill

verksamhets-system och

handläggare

Uppgifterlämnas

Uppgifterlämnas

6

10

7


Delprocess "Prövning/Bedömning/Beslut"

Verksamhets-system

Kontroll avlämnadeuppgifter

Ja

Utskrift avbesluts-underlag

Avslag

Utskick ochpublicering av

beslut

Bifallsbeslut

Verkställbeslut

Bifall

Skapa fil ochstäm av samt

skicka tillbankgiro

Avslagsbeslut

Utskick avbeslut

Utbetalningerhålls på

konto eller viaAvi.

Besluts-underlag

lagras

Utbetal-ning

lagras

Inkommermed kvittonMedborgare

Handläggare

Ärinlämnadeuppgifterkorrekta

Beslutregistreras

Lämnadeuppgifterregistreras

Kontaktamedborgare

Nej

Lämnadeuppgifter

lagras

BeredBeslut

Underlaglämnas

Sammanställerutskick..

Kopierar besluttill pers. akt.

Överklagan

Handläggeröverklagan

Se delprocessskicka

meddelande

Telefon/brev email

Beslutsorginaloch beräkning

skrivs ut

Reception

Akut

Beslut tas avannan delegat

kopierasorginal.

Ja

Skicka filbankgiro förutbetalning

Nej

Typ avutbetalning

B-skick genominternet

utbetalning

Check ochRekvisition

Utbetalninghämtas ireception

8


Funktionalitet

9


Förnyad Ansökan

Utbetalningsinformation

Skicka meddelande

E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd

10



Utbetalningsinformation

Överklagan

Utförda utbetalningar

Typ Belopp Betaldatum

Planerad utbetalning

NormberäkningSocialbidrag X kr 20031225

Beslut

Normberäkning Beslut


Betalsätt

AVI

Bet.mottagare Typ Belopp Betaldatum Betalsätt Bet.mottagare

Graninge EL

Socialbidrag X kr 20031125 Konto -

Socialbidrag X kr 20031025 AVI Graninge EL

Socialbidrag X kr 20040125 Konto -


11



Förnyad Ansökan

Personuppgifter

Personnummer Namn Tfn nr bostad

XXXXXX-XXXX Petra Nilsson XX-XXXXXX

Mobilnummer

XXXX-XXXX

Adress Postadress Tfn nr arbete

XXXXXX-XXXX Borlänge XX-XXXXXX

E-post adress

XXXX-XXXX

Familjemedlemmar

Personnummer Namn

XXXXXX-XXXX Petra Nilsson

Ansökan om försörjningsstöd upp till norm för ”Datum” månad

12


E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt biståndFörnyad Ansökan

Hämtade uppgifter

Myndighet Bidrags Typ Datum

CSN Studiebidrag 031216

Inkomst

0

Lämnade uppgifter

Utgift

2000CSN Studiebidrag 031116 02000CSN Studiebidrag 031016 02000RFV Barnbidrag 031216 0995RFV Barnbidrag 031116 0995

Typ Datum

Hyra 031225

Inkomst

1400

Utgift

0Hyra 031125 14000

Elavgift 031225 2000Elavgift 031125 2000Elavgift 031025 2000

Hyra 031025 14000

RFV Barnbidrag 031016 0995

Användargränssnittet och webbapplikationen ska stödja möjligheterna att lägga till Lämnade uppgifter. Presenterad historisk info för Hämtade och

Lämnade uppgifter ska inte kunna ändras.

Inkomster och utgifter

13


E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt biståndFörnyad Ansökan

Kontouppgifter

Bank Clearingnummer5510-34527 09239842034

Avi

SEB

Signera

x Konto

Kontonummer

Uppgifter lämnade från CSN stämmer inte, skall vara XXXX SEK.

Meddelande till handläggare

(Vid signering försäkrar Jag/Vi på heder och samvete att lämnade uppgifter är fullständiga och sanningsenliga. Jag/Vi godkänner vid signering att socialförvaltningen får kontrollera uppgifter med berörda myndigheter och leverantörer.)

Bank, clearing och kontonummer kan inte förändras i webbformuläret.

14



Skicka meddelande

Skicka meddelande

Jag vill boka ett möte ………

Meddelande till handläggare

Den handläggare som är kopplad till medborgaren som ansöker blir notifierad om att ansökan inkommit till Inkorgen i verksamhetssystemet.

I inkorg för verksamhetssystemet presenteras även personnummer och namn för medborgare som signerat ansökan samt vilken handläggare som är kopplad till medborgaren.

15


Dokument som framtagits i biståndsprojektet

16


Begreppsmodell

Kravspecifikation

Nyttomeddelande

Kravdokumentation: Biståndsprojektet

Processkarta

Krav på den interaktiva e-tjänsten. Ingående funktioner,och aktörer

Informationsmängd och begrepp mellan:• webbapplikationen och • verksamhetssystem• myndigheter

Definition av nytto/standard meddelande mellan:• webbapplikationen och• verksamhetssystem• myndigheter

Ärende flöde mellan olika aktörer (Roller & System)

17


Vad är en begreppsmodell!

18


Avtalskonstruktion/Förhandling

Utvärdering

Upphandling: Biståndsprojektet

Avropsförfrågan

Definierar utvärderings-kriterier för att kunna väljaleverantör

Avtal som definierar villkor med leverantör

Definiera förfrågningsunderlagför att avropa mot leverantörer.

19


Upphandlingsprocessen

20


Upphandlingsprocessen

Analys kravspec/ ramavtal

Produktion av avropsförfrågan Anbudstid Utvärdering

BeslutAvrop eller

upphandling

BeslutVal av

leverantör

Avropsförfrågansänds till

leverantörer

Avtals-text

Avtals-förhand-

ling

Anbudkommer frånleverantörer

Avtal undertecknas

21


Vad upphandlas i biståndsprojektet!

E-tjänst

Ny webb-applikation

Register-hållandemyndighet etc

e-leg / e-underskr-koll etc

Existerande verksamhets-applikation

A: Webb-appl

B: Vsh-appl-adaptrar

C: eID-adapter

D: SHS-adaptrar(med exponerat

Nyttomeddelande-gränssnitt mitt i)

F: eID-tjänst E: SHS-tjänst

Ev. framtida online-kommunikation

= Nyttomeddelanden enligt SOA via Web Services

SOA

D1

D2

Ev enkel sändn. av notifierings-e-post (SMTP)

22


Upphandlingsfasen!

• Tre leverantörer har lämnat anbud

• Utvärdering av tre anbud, prisjämförelse

• Underlag till medlemskommuner om att deltaga i genomförande av biståndsprojektet

• Avtalskonstruktion/förhandling enligt MBA och DÄHS

• Olika scenarier vid avtalskonstruktion1. En leverantör för webbapp och adaptrar2. En leverantör:

- webbapp- adapter för EiD, Verksamhetssystem

3. Leverantör av:- webbapp och adaptrar för EiD, - adapter för Verksamhetssystem

23


Bilaga Avropsavtal

Mall

Bilaga Sambruks rabatter

Avrops-avtal

Kommun #

Avrops-avtal

Kommun #

Avrops-avtal

Kommun #

Samarbets- avtal

Sambruk – Leverantör

Avrops-avtal Mall

Resultat av upphandlingsprocessen

24


Arbetsmöte 28 och 29 november i Södertälje

25


Processer Åtgärder

Problem

NUSEN

HUR?

VerksamhetsmålVision, Strategisk inriktning

Metoder

Kritiska framgångsfaktorer

KartläggningVerksamhets-

processer

Effektmål

FörbättringKort sikt

Påverkar

Förändringsarbete –Införande

26


Övergripande genomförande plan!

Upphandling

BP4 BP4:1 BP4:3

Specifikation

Konstruktion

Projektavslut

Avtal/projektplan

Kravdetaljering

Utveckling/test (systemtest)

Acceptanstest/drift

Styrgruppsmöte

BP4:2 BP5

Kommun införande

Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte

27


Agenda arbetsmöte

28


Agenda arbetsmöte

• Definiera framgångsfaktorer

Samtliga deltagare skriver ned FFK på post-it lappar med utgångspunkt på:

• Framgångsfaktorer att lyckas med införande av tjänst för förnyad ansökan ekonomiskt bistånd. Resultatet dokumenteras och presenteras dag 2.

• Definiera aktiviteter

Övning där samtliga personer skriver ned aktiviteter på post-it lappar med utgångspunkt på:

• Vilka aktiviteter behöver biståndsprojektet utföra fram till att tjänsten finns i drift.

29


Agenda arbetsmöte

• Definiera handlings-/aktivitetsplan

Tillsammans definieras vilka aktiviteter som är kommununika aktiviteter och vilka som är projektgemensamma aktiviteter bland de kommuner som deltager i projektet. Resultatet av aktiviteter dokumenteras i en handlingsplan för biståndsprojektet

• Diskutera projektorganisationTillsammans diskutera projektorganisation att hantera både genomförandeprojektet såväl som införandeprojektet.

30


Resultat från arbetsmöte Södertälje den 28-29 november

31


Framgångsfaktorer

32


Framgångsfaktorer

Följande kategorier av framgångsfaktorer definierades för att lyckas med införande av biståndstjänsten:

• Förankring

• Tillförlitliga uppgifter

• Införande i verksamheten

• Förväntat resultat/effekter

• Planering

33


Framgångsfaktorer - Förankring

Inom kategorin förankring definierades följande:

• Ökad tillgänglighet för politiker och ledning

• Att få med sig den politiska ledningen (nämnd) samt kommunledning (tjänstemän)

• Ska ligga i linje med vision på nationell nivå

• Att det är en strategisk satsning där bistånd är första insatsen

• Uppnå en kritisk massa av tjänster

34


Framgångsfaktorer – Tillförlitliga uppgifter

Inom kategorin tillförlitliga uppgifter definierades följande:

• Minskat socialbidragsbedrägeri – minskade kostnader

• Rättsäkerheten ökar – bättre beslutsunderlag

35


Framgångsfaktorer – Införande i verksamheten

Inom kategorin införande i verksamheten definierades följande:

• Enklare och effektivare hantering för handläggare

• Tydligare uppgifter för handläggare

• Mindre stress för handläggare

• Mer tid för kvalitetsarbete och klientarbete för handläggare

• Positiv attityd hos medarbetare smittar av sig på klienterna

• Färre ansökningar behöver kompletteras

• Billigare administration

• Hög trovärdighet och tillförlitlighet i tjänsten

• Snarast påbörja införande av informationsutbyte med myndigheter

36


Framgångsfaktorer – Förväntat resultat/effekter

Inom kategorin förväntat resultat/effekter definierades följande:

• Att medborgaren kan utföra sina tjänster när som helst

• Enkelt sätt att ansöka

• Snabba och tydliga svar, mindre väntan

• Lättare att komma i kontakt med kommunen

• Får mer tid till kvalitativa möten

• Att personal och klienter är nöjda med resultatet av tjänsten

37


Framgångsfaktorer – Planering

Inom kategorin planering definierades följande:

• Att kommunerna inom projektet hjälps åt med aktiviteter i biståndsprojektet

• Att presentation av biståndstjänsten och införande i kommunen blir ”rätt i tiden”

• Att förbereda för den demografiska utvecklingen

• Att uppnå angelägenhets medvetande

• Planera för informationsutbyte med myndigheter

38


Aktiviteter

39


Aktiviteter

Följande aktiviteter definierade för att lyckas med införande av biståndstjänsten samt att vi prioriterade med prickar.

• Nytta/Påvisa effekter. Fick 3 prickar

• Information. Fick 1 prick

• VuV – Verksamhetsutveckling. Fick 3 prickar

• Lansering. Fick 5 prickar

• Incitament/belöning. Fick 2 prickar

• Design och gränssnitt. Fick ingen prick

• Planering. Fick 1 prick

• Utbildning. Fick 1 prick

• Engagemang/delaktighet. Fick 8 prickar

• Kvalitetssäkring. Fick 2 prickar

• Ansvar. Fick 1 prick

40


Aktiviteter – Nytta/Påvisa effekter

Inom kategorin nytta/påvisa effekter definierades följande:

• Definiera och tydliggöra praktiska effekter för handläggarna

• Påvisa och lyft fram nyttan för politiker, högre tjänstemän, handläggare och klienter

• Definiera hur tid som frigörs ska användas

Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

41


Aktiviteter – Information

Inom kategorin information definierades följande:

• Informera handläggare löpande och omedelbart. Tydlighet in informationen

• Offensivt marknadsföra tjänsten – medialt, medborgare …

• Ta fram olika exempelbilder – visa prototyper

• Informera på hemsidan i ett tidigt skede samt löpande


42


Aktiviteter – VuV

Inom kategorin VuV definierades följande:

• Genomlysning av arbetsprocess

• Se över arbetsrutiner, ansvar - befogenheter

• Visa fördelarna med nytt arbetssätt både ekonomiskt och verksamhetsmässigt

• Ta tillvara möjligheterna att förändra organisation

• Låt processen få ta tid.


43


Aktiviteter – Lansering

Inom kategorin lansering definierades följande:

• Börja i liten skala med få handläggare och klienter

• Översyn av klienter (vilka ansöker en eller är flera gånger, ålderstruktur etc samt orsak.

• Skapa förutsättning för publika datorer

• Satsa på flerkanalsstrategi. Att ansökan kan inkomma på olika sätt

• Skapa förebilder med lyckade exempel


44


Aktiviteter – Incitament/belöning

Inom kategorin incitament/belöning definierades följande:

• Skapa ”morötter” till personal och klienter

• Vilken strategi bör användas för att få många klienter över tiden att använda tjänsten

Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet.

45


Aktiviteter – Design och gränssnitt

Inom kategorin design och gränssnitt definierades följande:

• Skapa användarvänlig design och gränssnitt

• Fokusera på enkelheten

• Online hjälp för medborgarna

• Stöd från FoU projektet


46


Aktiviteter – Planering

Inom kategorin planering definierades följande:

• Projektplanering för genomförande och införande projektet.

• Noga utvald projektorg, styrgrupp.

• Att personal som arbetar i projektet sanktioneras av ledningen.


47


Aktiviteter – Utbildning

Inom kategorin utbildning definierades följande:

• Ta fram utb mtrl för handläggare, klienter som är enkelt att förstå

• Aktivt gå igenom ett färdigt system med den personal som ska arbeta med tjänsten

• Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner

• Pedagogisera problembilden


48


Aktiviteter – Engagemang/delaktighet

Inom kategorin engagemang/delaktighet definierades följande:

• Skapa engagerade medarbetare (tjänstemän, politiker, handläggare) samt klienter och få dom delaktiga i processen

• Få med alla intressenter tidigt i processen

• Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner

Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

49


Aktiviteter – Kvalitetssäkring

Inom kategorin kvalitetssäkring definierades följande:

• Fungerande system/tjänst innan driftsättning

• Brukarråd där klienter få testa tjänsten

Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

50


Aktiviteter – Ansvar

Inom kategorin ansvar definierades följande:

• Utse ansvarig i projektgrupp, referensgrupp, styrgrupp

• Hantera processägarskap (inom biståndsgruppen) för utveckling av tjänsten

• Utveckling av steg 2 tjänster

Denna aktivitet definieras som en sambruksgemensam aktivitet.

biståndsprojektet

Documents