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檔案清理作業實務 臺北市政府秘書處文書組 陶捷妤
大綱
2
bull 前言
bull 檔案清理作業實務
ndash 檔案清理 vs 檔案銷毀
ndash 檔案清理作業實務
bull 計畫性檔案清理
ndash 檔案清理概念的思考
ndash 檔案清理 vs 計畫性清理
ndash 計畫性檔案清理
檔案生命週期
檔案產生 檔案
保管應用 檔案清理
3
檔案清理作業實務
4
清理
依檔案目錄逐案核對將逾保
存年限之檔案或已屆移轉年限
之永久保存檔案(25年)分別辦
理銷毀或移轉或為其他
必要之處理
銷毀
對屆滿保存年限且不具保存價
值之檔案經依法定程序核准後
選擇焚化化為碎紙或溶為紙漿
等適當方式將檔案內容完全消
除或毀滅之作業程序
5
檔案清理 vs 檔案銷毀
檔案銷毀
檔案移轉
其他
必要處理
6
檔案清理 vs 檔案銷毀
7
檔案清理作業程序
一
檔案清查
bull 確認清查範圍
bull 查檢檔案保存狀況
二
產製檔案銷毀目錄
bull 屆滿保存年限之檔案
bull 案卷案件
三
檔案銷毀目錄審核
bull 業務單位會審
bull 史政機關檢選
四
檔案銷毀資料送審
bull 將相關資料由一級機
關報府層送檔管局審
核
五
檔管局核復
bull 依檔管局審核結果辦
理後續檔案銷毀續
存或移送等相關作業
檔案移轉
bull 已屆移轉年限之永久
保存檔案(25年)辦理
檔案移轉之相關程序
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
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bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
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bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
大綱
2
bull 前言
bull 檔案清理作業實務
ndash 檔案清理 vs 檔案銷毀
ndash 檔案清理作業實務
bull 計畫性檔案清理
ndash 檔案清理概念的思考
ndash 檔案清理 vs 計畫性清理
ndash 計畫性檔案清理
檔案生命週期
檔案產生 檔案
保管應用 檔案清理
3
檔案清理作業實務
4
清理
依檔案目錄逐案核對將逾保
存年限之檔案或已屆移轉年限
之永久保存檔案(25年)分別辦
理銷毀或移轉或為其他
必要之處理
銷毀
對屆滿保存年限且不具保存價
值之檔案經依法定程序核准後
選擇焚化化為碎紙或溶為紙漿
等適當方式將檔案內容完全消
除或毀滅之作業程序
5
檔案清理 vs 檔案銷毀
檔案銷毀
檔案移轉
其他
必要處理
6
檔案清理 vs 檔案銷毀
7
檔案清理作業程序
一
檔案清查
bull 確認清查範圍
bull 查檢檔案保存狀況
二
產製檔案銷毀目錄
bull 屆滿保存年限之檔案
bull 案卷案件
三
檔案銷毀目錄審核
bull 業務單位會審
bull 史政機關檢選
四
檔案銷毀資料送審
bull 將相關資料由一級機
關報府層送檔管局審
核
五
檔管局核復
bull 依檔管局審核結果辦
理後續檔案銷毀續
存或移送等相關作業
檔案移轉
bull 已屆移轉年限之永久
保存檔案(25年)辦理
檔案移轉之相關程序
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案生命週期
檔案產生 檔案
保管應用 檔案清理
3
檔案清理作業實務
4
清理
依檔案目錄逐案核對將逾保
存年限之檔案或已屆移轉年限
之永久保存檔案(25年)分別辦
理銷毀或移轉或為其他
必要之處理
銷毀
對屆滿保存年限且不具保存價
值之檔案經依法定程序核准後
選擇焚化化為碎紙或溶為紙漿
等適當方式將檔案內容完全消
除或毀滅之作業程序
5
檔案清理 vs 檔案銷毀
檔案銷毀
檔案移轉
其他
必要處理
6
檔案清理 vs 檔案銷毀
7
檔案清理作業程序
一
檔案清查
bull 確認清查範圍
bull 查檢檔案保存狀況
二
產製檔案銷毀目錄
bull 屆滿保存年限之檔案
bull 案卷案件
三
檔案銷毀目錄審核
bull 業務單位會審
bull 史政機關檢選
四
檔案銷毀資料送審
bull 將相關資料由一級機
關報府層送檔管局審
核
五
檔管局核復
bull 依檔管局審核結果辦
理後續檔案銷毀續
存或移送等相關作業
檔案移轉
bull 已屆移轉年限之永久
保存檔案(25年)辦理
檔案移轉之相關程序
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案清理作業實務
4
清理
依檔案目錄逐案核對將逾保
存年限之檔案或已屆移轉年限
之永久保存檔案(25年)分別辦
理銷毀或移轉或為其他
必要之處理
銷毀
對屆滿保存年限且不具保存價
值之檔案經依法定程序核准後
選擇焚化化為碎紙或溶為紙漿
等適當方式將檔案內容完全消
除或毀滅之作業程序
5
檔案清理 vs 檔案銷毀
檔案銷毀
檔案移轉
其他
必要處理
6
檔案清理 vs 檔案銷毀
7
檔案清理作業程序
一
檔案清查
bull 確認清查範圍
bull 查檢檔案保存狀況
二
產製檔案銷毀目錄
bull 屆滿保存年限之檔案
bull 案卷案件
三
檔案銷毀目錄審核
bull 業務單位會審
bull 史政機關檢選
四
檔案銷毀資料送審
bull 將相關資料由一級機
關報府層送檔管局審
核
五
檔管局核復
bull 依檔管局審核結果辦
理後續檔案銷毀續
存或移送等相關作業
檔案移轉
bull 已屆移轉年限之永久
保存檔案(25年)辦理
檔案移轉之相關程序
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
清理
依檔案目錄逐案核對將逾保
存年限之檔案或已屆移轉年限
之永久保存檔案(25年)分別辦
理銷毀或移轉或為其他
必要之處理
銷毀
對屆滿保存年限且不具保存價
值之檔案經依法定程序核准後
選擇焚化化為碎紙或溶為紙漿
等適當方式將檔案內容完全消
除或毀滅之作業程序
5
檔案清理 vs 檔案銷毀
檔案銷毀
檔案移轉
其他
必要處理
6
檔案清理 vs 檔案銷毀
7
檔案清理作業程序
一
檔案清查
bull 確認清查範圍
bull 查檢檔案保存狀況
二
產製檔案銷毀目錄
bull 屆滿保存年限之檔案
bull 案卷案件
三
檔案銷毀目錄審核
bull 業務單位會審
bull 史政機關檢選
四
檔案銷毀資料送審
bull 將相關資料由一級機
關報府層送檔管局審
核
五
檔管局核復
bull 依檔管局審核結果辦
理後續檔案銷毀續
存或移送等相關作業
檔案移轉
bull 已屆移轉年限之永久
保存檔案(25年)辦理
檔案移轉之相關程序
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案銷毀
檔案移轉
其他
必要處理
6
檔案清理 vs 檔案銷毀
7
檔案清理作業程序
一
檔案清查
bull 確認清查範圍
bull 查檢檔案保存狀況
二
產製檔案銷毀目錄
bull 屆滿保存年限之檔案
bull 案卷案件
三
檔案銷毀目錄審核
bull 業務單位會審
bull 史政機關檢選
四
檔案銷毀資料送審
bull 將相關資料由一級機
關報府層送檔管局審
核
五
檔管局核復
bull 依檔管局審核結果辦
理後續檔案銷毀續
存或移送等相關作業
檔案移轉
bull 已屆移轉年限之永久
保存檔案(25年)辦理
檔案移轉之相關程序
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
7
檔案清理作業程序
一
檔案清查
bull 確認清查範圍
bull 查檢檔案保存狀況
二
產製檔案銷毀目錄
bull 屆滿保存年限之檔案
bull 案卷案件
三
檔案銷毀目錄審核
bull 業務單位會審
bull 史政機關檢選
四
檔案銷毀資料送審
bull 將相關資料由一級機
關報府層送檔管局審
核
五
檔管局核復
bull 依檔管局審核結果辦
理後續檔案銷毀續
存或移送等相關作業
檔案移轉
bull 已屆移轉年限之永久
保存檔案(25年)辦理
檔案移轉之相關程序
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
8
一檔案清查
bull 機關檔案管理作業手冊
(第12章入庫管理)
ndash 1243 指檔案管理人員依照檔
案目錄逐案或逐件核對管有
檔案並檢查其保存狀況之過程
二
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
9
檔案清查準備
bull 訂定檔案清查計畫
ndash 清查範圍
ndash 進行時程
ndash 所需人力經費
ndash 預期達成目標與成效
bull 依檔案清查範圍備妥檔案清查清單
bull 備妥清查所需設備
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
10
進行清查
bull 比對清查清單與實體檔案
ndash 所載資訊之一致性
ndash 排列順序之正確性
bull 檢查檔案保存狀況
ndash 於清查清單註記檔案狀況及後續處理建議
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
11
機密檔案解降密作業
bull 機密檔案管理辦法(第18條)本府檔案管理作業要點(第27點)
ndash 第18條 機密檔案未經解密不得銷毀helliphellip
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 164 處理步驟
4 機密檔案附件抽存後成就解密條件者應俟附件依國家機密保護法施行細則
及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後始得依規定辦理銷毀
5 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密
等級註銷並屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
12
清查結果統計-清查報告書
bull 清查時間
bull 清查範圍
bull 清查數量
bull 清查狀況
bull 清查結果檢討
bull 處理(置)建議
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
13
二產製檔案銷毀目錄
三
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
14
會計檔案銷毀
bull 會計法
ndash 第8384條
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16412 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該
管上級機關與審計機關同意銷毀
ndash 16416 如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上級機關與
審計機關銷毀同意函影本
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
15
機關層級 上級機關+審計機關銷毀同意函
一級機關 臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處
會計檔案銷毀
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
16
編製檔案銷毀目錄【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1
2
3 4
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
17
檔案銷毀目錄【列印案卷層級】
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
18
檔案銷毀目錄【列印案件層級】
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
19
編製檔案銷毀目錄【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1
2
3 4
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
20
檔案銷毀目錄【案件】
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
21
三檔案銷毀目錄審核
四
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
22
檔案銷毀目錄審核送會相關單位
bull 確認檔案保存年限及清理處置
ndash 文件產生日期保存年限等事項是否完整著錄
ndash 是否已屆各類機關共通性檔案保存年限基準(GRS)所訂最低保存年限並符合其清
理處置要件
ndash 是否已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限並符合其清理處置要件
ndash 是否已屆業務相關法規或內部作業規範所定保存年限
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
23
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
bull 01 政風類
bull 03 主計類
bull 04 人事類
bull 05 地政類
bull 06 行政類
bull 07 戶政類
bull 08 法院類
bull 09 檢察類
bull 10 消防類
bull 11 衛生類
bull 12 警務類
bull 13 環境保護類
bull 14 稅務類
bull 15 議事類
bull 16 就業服務類
bull 17 道路養護類
bull 18 矯正類
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
24
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規相關子法行政法規 機關共
通性檔案保存年限基準(GRS)
httpwwwarchivesgovtwPublishaspxcnid=1636ampp=86
機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
25
檔案銷毀目錄審核之實際案例1
bull 涉及機關首長交接相關案情
ndash 人事類GRS 040102首長交接公文及表冊
ndash 保存年限20年
ndash 清理處置屆期後鑑定
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
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檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
26
bull 涉及機關人員輔助購置(配售)住宅貸款相關案情
ndash 人事類GRS 041001購置(建)住宅
ndash 保存年限30年
ndash 清理處置依規定程序銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例2
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
27
bull 涉及機關出版品相關案情
ndash 行政類GRS 060102出版品圖書及刊物管理-1本機關出版品定稿文件及電子檔
ndash 保存年限永久
ndash 清理處置機關永久保存
檔案銷毀目錄審核之實際案例3
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
28
bull 檔案存毀之其他判定因素
ndash 案情摘要或案由是否具體揭示案情實例
ndash 案由是否揭示個人私密資料 實例
ndash 案由案名是否仍著錄「密」或「密不錄由」是否包含機密文書等級變更或
註銷處理意見表通知單及紀錄單 實例
ndash 會計憑證報告帳簿與重要備查簿等是否已依會計法規定經該管上級機
關與審計機關同意銷毀
ndash 檔案是否有《機關檔案銷毀目錄審核作業須知》所列之留存案例 參考資料
檔案銷毀目錄審核
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
29
bull 案情摘要未具體揭示案情
ndash 修正前僅著錄公文文號無法據以判定檔案存毀
ndash 修正目錄之案由
檔案銷毀目錄審核之實際案例4
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
30
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123456) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔號01000922030111 案名 目次號 案 由 來(受)文者 收發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後保存年限 備註 1 有關考生陳曉明(身分證字號A123) 陳曉明 1000315 3年 申訴案
檔案銷毀目錄審核之實際案例5
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
31
bull 機密文書等級變更或註銷處理通知單
ndash 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及紀錄單應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存
年限後始得依規定辦理銷毀
ndash 未經解密不得銷毀
ndash 已完成解密修正目錄並俟原檔案屆保存年限後始得依規定辦理銷毀
檔案銷毀目錄審核之實際案例6
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
32
檔案銷毀目錄審核重點與留存案例(摘錄)
教育類 反映戒嚴時期情境校園人權重大意義及重大校園安全事件處理
戶政類 (1) 早期辦理戶政業務與現今做法有所差異如戶口普查擇選案情完整者留存
(2) 行職業及教育程度變更登記印鑑證明申請書依其更迭格式擇選字跡清晰之數件檔案留存
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
33
檔案鑑定的意義
bull 機關檔案管理作業手冊(第15章鑑定 )
ndash 1531 指依據檔案內容形式屬性及應用需求遵循一定原則與
步驟選擇適當方式方法及基準判定檔案保存價值作為決
定檔案保存年限及提供檔案銷毀移轉與保存等清理決策參考之
過程
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
34
bull 因修訂檔案保存年限區分表認有必要者
bull 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者
bull 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者
bull 檔案因天災或事故致毀損者
bull 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前
bull 辦理電子檔案轉置移轉(交)或清查階段
bull 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段
檔案鑑定的時機
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
35
bull 內容鑑定依檔案主題重要性檔案內容資訊與主題之關聯性及應用需
求逐案或逐件評估檔案價值
bull 職能鑑定分析機關各類職能及各單位之重要性衡量檔案使用需求及
擇定之鑑定基準依類別選擇重要之檔案
bull 宏觀鑑定分析機關間各類政府職能及各單位之相對重要性評估檔案
價值
檔案鑑定的方式
檔案移轉機關檔案保存年限區分表訂(修)定
檔案銷毀
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
36
bull 原有價值檔案之本質內容或實體形式特性具有之原始價值
bull 行政稽憑價值得作為機關組織職能運作決策業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值
bull 法律價值檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值
bull 資訊價值得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值
bull 歷史價值得保存典章制度或作為史籍資料之價值
bull 管理成本保管及修護檔案之成本效益
bull 風險評估評估檔案未妥予留存對於機關業務運作及利害關係人利益之影響
檔案鑑定的基準
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
37
bull 邀請學者專家鑑定
bull 邀請利害關係人參與分析
bull 邀集業務單位會審
bull 進行檔案內容實地審查
bull 選擇代表性檔案審查
bull 舉辦公聽會
檔案鑑定的方法
bull 公開資訊徵詢大眾評論
bull 選擇鑑定基準進行檢核
bull 辦理焦點群體座談
bull 調查或訪問相關人事物
bull 其他適當方法
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
38
bull 檔案鑑定目的
bull 檔案原有機關背景
bull 鑑定範圍及檔案描述
bull 鑑定方式方法及基準
bull 過去相關鑑定案例及結果
bull 鑑定結果
撰擬檔案鑑定報告
bull 應衡量及分析之事項
bull 鑑定過程
bull 鑑定遭遇困難及異議處理情形
bull 技術鑑定結果
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
39
四檔案銷毀資料送審
五
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
40
制定檔案銷毀計畫
bull 擬銷毀檔案年度
bull 擬銷毀檔案數量
bull 擬銷毀檔案存放地點
bull 檔案銷毀目錄送核冊數
bull 史政機關檢選情形
bull 擬銷毀時間地點方式
bull 檔案符合基準情形
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
41
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
99至100年度 5案(5卷) 八德檔案室 1冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
3個月內 木柵垃圾焚化廠 焚化
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案卷】
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
42
銷 毀 檔 案 現 況
檔案年度 數量 檔案存放地點 檔案銷毀目錄
送核冊數
史政機關檢選情形
機關名稱 數量
101年度 1826件 八德檔案室 6冊 臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 0件
銷 毀 檔 案 作 業
擬銷毀時間 擬 銷 毀 地 點 擬 銷 毀 方 式
檔案管理局核准後
2個月內 處理廠 化為碎紙
檔 案 符 合 基 準 情 形
檔案均符合行政類人事類基準表所定保存年限
備 註
檔案銷毀計畫之範例【案件】
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
43
整理檔案銷毀目錄
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16414(摘錄)
檔案銷毀目錄應裝訂成冊並加裝封面
每冊以不逾3公分為原則
檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x3032x23x315公分大小為原則
每箱側面加貼標籤標註機關名稱冊數箱號總冊數及總箱數
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
44
檔案銷毀目錄封面
臺北市政府秘書處101年度檔案銷毀目錄
(第1冊 共9冊)
中華民國105年3月1日
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
45
檔案銷毀目錄裝箱標籤
bull 機關名稱
bull 層轉機關來文字號
bull 箱號及總箱數
ndash 132333 (共有3箱)
bull 冊數及總冊數
ndash 第123冊共9冊
ndash 第456冊共9冊
ndash 第789冊共9冊
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
46
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第1項 各機關對於已屆保存年限之檔案應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄送會相關單位確認後函送臺北市文獻委員會(已更名為臺北市立文
獻館)檢選本府一級機關應於本市文獻委員會(已更名為臺北市立文獻館)檢選
完畢後加送國史館再次檢選
bull 府授秘文字第10130017800號函
ndash 本市各區公所檔案銷毀目錄自101年2月1日起應送國史館臺灣文獻館檢選史
料價值
史政機關檢選
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
47
機關層級 史政機關檢選
一級機關
暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館
二級機關 臺北市立文獻館
史政機關檢選
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
48
bull 臺北市政府秘書處104年4月14日北市秘文字第10430066500號函頒
bull 文書處理及檔案管理檢核指標
ndash 貳檔案管理
一機關檔案保存年限區分表修訂及檔案鑑定銷毀作業辦理情形
(三) 檔案銷毀作業辦理情形
104年度至少辦理1次檔案銷毀作業
依檔案銷毀計畫期程辦理實體檔案銷毀作業
辦理檔案銷毀作業時落實填寫檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
49
檔案銷毀標準作業流程自主檢核表
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
50
檔案銷毀作業送審程序
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
ndash 第28點第2項 各機關依前項規定完成檢選程序後應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄層送本府函轉檔案中央主管機關審核
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16416 各機關應將檔案銷毀計畫檔案銷毀目錄或檔案鑑定報告函送檔案
管理局審核其中如有會計憑證報告帳簿及重要備查簿等應併附該管上
級機關與審計機關銷毀同意函影本其層送程序如下
4 省政府及直轄市政府所屬各機關均層報由省政府及直轄市政府彙整送交
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
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相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
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檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
51
檔案銷毀作業送審程序(一般檔案)
機關層級 史政機關檢選函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市立文獻館
國史館臺灣文獻館 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 臺北市立文獻館 一級機關 本府 檔案管理局
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
52
檔案銷毀送審之實際案例1【一級機關一般檔案】
一級機關公文
臺北市立文獻館 國史館臺灣文獻館
檢選函
檔案銷毀目錄
檔案銷毀計畫
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
53
一級機關公文 臺北市立文獻館 檢選函
檔案銷毀計畫 檔案鑑定報告
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例2【二級機關一般檔案】
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
54
檔案銷毀作業送審程序(會計檔案)
機關層級 上級機關+審計機關
銷毀同意函 需備資料 送審程序
一級機關 暨區公所
臺北市政府(主計處)
審計部臺北市審計處 檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
(檔案鑑定報告)
本府 檔案管理局
二級機關 一級機關會計單位
審計部臺北市審計處 一級機關 本府 檔案管理局
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
55
一級機關公文
臺北市政府(主計處) 審計部臺北市審計處銷毀同意函
檔案銷毀計畫
檔案銷毀目錄
檔案銷毀送審之實際案例3【一級機關會計檔案】
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
五檔管局核復之處理
56
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
bull 同意銷毀 實例
bull 調整保存年限或修正目錄 實例
bull 列為國家檔案
ndash 移轉期程由檔案局另行安排後函知機關配合辦理檔案移轉點交事宜
bull 重新送審 實例
ndash 辦理檔案保存價值鑑定
檔案管理局審核結果
57
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
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相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
58
檔管局核准銷毀公文之實際案例1
bull 除有尚未逾法令規定保存年限或涉內外在使用
需求民眾重大權益與未了案件者不得銷毀外
餘同意銷毀
bull 旨揭目錄前已送交本局彙整公布者請依本案審
核結果完成相關目錄之註記並轉出符合格式之
檔案電子目錄重新辦理目錄彙送事宜以維機
關檔案目錄查詢網之目錄正確性
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
59
檔管局核准銷毀公文之實際案例21
bull 分類號0921110511屬本機關非常設性任務
編組核准設置與其運作相關案情者請依人事類
檔案保存年限基準表調整保存年限
人事類GRS 040206任務編組(15年)
bull 機密文書等級變更或註銷處理意見表通知單及
紀錄單等其原檔案尚未解密者暫不得銷毀helliphellip
確認是否已辦理解密作業
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
60
檔管局核准銷毀公文之實際案例22
bull 部分案由僅為回覆某機關函件未含具體內容helliphellip
bull 部分案由文字過長而於印出時遭切裁影響目錄
資訊之判讀helliphellip
依據機關檔案管理作業手冊(第9章編目)9412
規定略以案由之著錄應適切簡要並以能
明確表達案件主旨及事由為原則
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
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相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
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檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
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為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
61
檔管局核准銷毀公文之實際案例31
bull 91年度分類號12272屬helliphellip案情者請依
類檔案保存年限基準表規定辦理檔案保存價值
鑑定併附鑑定報告重新送審
針對該分類號中特殊案情之檔案其於GRS中所
列清理處置為「屆期後鑑定」者需完成檔案
鑑定程序並擬具鑑定報告重新送審
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
62
檔管局核准銷毀公文之實際案例32
bull 貴府函為臺北市擬銷毀民國91至93年檔案
之目錄重新送核一案helliphellip
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
派員執行檔案銷毀
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法(第12條)
ndash 經核准銷毀之檔案於銷毀前應妥善集中放置於安全場所並應注意其運送過
程之安全
檔案之銷毀應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控並應注意環境保
護事宜
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 檔案管理人員執行檔案銷毀時應依媒體型式選用適當之銷毀
方法會同相關單位派員全程監控電子檔案之銷毀應由機關檔案管理人員
會同相關資訊人員辦理除保留檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外應刪
除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他關聯紀錄及備份確保完全清除或毀
滅檔案內容
63
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案銷毀的方式
bull 化為碎紙或溶為紙漿
bull 焚化或溶化
bull 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識
bull 化為粉末
bull 消磁
bull 消除電子檔或重新格式化
bull 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法如多次覆寫磁碟區域光碟磨損(毀)等方法
64
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
派員執行檔案銷毀
1 2 3
4 5 6
擬銷毀檔案搬運 擬銷毀檔案運送 抵達銷毀地點
貨車過磅 貨車抵達焚化爐 確認檔案全數銷毀
65
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
其他應配合事項
bull 檔案管理系統註記 說明
ndash 註記檔案處理情形
bull 檔案目錄重新彙送 說明
ndash 將完成註記之檔案電子目錄重新彙送俾更新機關檔案目錄查詢網資料
bull 檔案銷毀資料之保存
ndash 檔案銷毀目錄應併同核准銷毀文件永久保存
bull 回饋及修正相關文件
ndash 依檔管局及上級機關審核意見作為未來修正機關檔案保存年限區分表之參考
66
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案管理系統註記
bull 機關檔案管理作業手冊(第16章銷毀)
ndash 16418(摘錄) 已銷毀之檔案檔案管理人員應於檔案銷毀後1個月內
分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號及銷毀日期但
全卷銷毀者其案卷目次表得不註記之檔案已編目建檔者應於檔案
管理資訊系統註記核准銷毀文號及銷毀日期
67
檔管局核准公文文號
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
68
續存註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
69
續存註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
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71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
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已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
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相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
70
銷毀註記【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
6
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
71
銷毀註記【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
6
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
已銷毀檔案目錄轉出【案卷】歸檔年度為96年度(含)以後者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
已銷毀檔案目錄轉出【案件】歸檔年度為95年度(含)以前者適用之
1 2
3
4
5
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
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8
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機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
已銷毀檔案目錄轉出
5
6
7
8
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
75
機關檔案管理資訊網
httpsonlinearchivesgovtw
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
76
機關檔案目錄查詢網
httpsneararchivesgovtwcgi-binnear2nph-redirectrname=simp_searchamp
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
77
相關法規
bull 檔案法
bull 檔案法施行細則
bull 機關檔案保存年限及銷毀辦法
bull 機密檔案管理辦法
bull 檔案保存價值鑑定規範
bull 機關共通性檔案保存年限基準(GRS)
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
78
bull 上級機關審核所屬檔案銷毀目錄作業指引
bull 國家發展委員會檔案管理局機關檔案銷毀目錄審核作業須知
bull 機關檔案管理作業手冊
bull 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法規
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
79
國家發展委員會檔案管理局
bull 國家發展委員會檔案管理局文檔法規
httpwwwarchivesgovtwMenuListaspxcnid=1398
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
80
臺北市政府檔案管理相關法規
bull 臺北市政府秘書處服務園地法規查詢服務文書處理目檔案管理
httpsecgovtaipeictaspxItem=1126576ampctNode=25048ampmp=101001
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
81
臺北市政府公文管理整合系統操作手冊
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
計畫性檔案清理
82
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案清理概念的思考
bull 如果清理作業可以更有計畫而不是僅僅為了把庫房空間挪出來helliphellip
bull 如果待清理檔案的範圍能有系統的規劃會不會有更多面向的思考
可以協助判定檔案是否該銷毀helliphellip
bull 如果檔案清理與國家檔案審選可以同步進行helliphellip
83
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案清理 vs 計畫性清理
清理
指依檔案目錄逐案核對將逾
保存年限之檔案或已屆移轉年
限之永久保存檔案(25年)分別
辦理銷毀或移轉或為其
他必要之處理
計畫性清理
對逾保存年限之檔案或已屆
移轉年限之永久保存檔案(25年)
有計畫性地分階段規劃檔案清
理範圍並透過檔案鑑定機制
審慎判定檔案之銷毀續存
或移轉
84
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
檔案清理 vs 計畫性清理
比較項目 清理 計畫性清理
範圍 無規範 計畫性辦理
程序 視需要辦理檔案鑑定 需踐行檔案鑑定機制
目標 分別辦理銷毀或移轉 銷毀續存及移轉3合1
清理範圍有計畫 需辦理檔案鑑定 清理目標3合1
鑑定
續存
銷毀
移轉
85
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
為什麼要辦理計畫性清理
機關角度
bull 解決庫房空間壓力
bull 例行性檔案先行報送銷毀
bull 未規劃擬銷毀範圍
bull 年代久遠檔案之保存價值判定困難
bull 永久保存檔案有無移轉價值之判定
疑義
檔案管理局角度
bull 機關所送銷毀目錄雖有案情摘要
但僅為片段資訊難窺全貌
bull 具隸屬關係之機關各自劃定送審範
圍難就關聯檔案判定存毀
bull 未依時序送審難以掌握政府施政
軌跡
為什麼要辦理計畫性清理作業
86
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
計畫性清理目標
bull 基本效益 提升機關檔案管理效能
ndash 由機關自主性系統性分階段辦理計畫性檔案清理
ndash 運用檔案鑑定機制審慎判定檔案之銷毀續存或移轉
留存真正具有保存價值之檔案促進典藏空間之有效運用
bull 進階效益 導入國家檔案審選機制
ndash 由機關主動建議列為國家檔案
ndash 同步完成永久保存檔案之移轉準備工作
促使國家檔案審選面向與主題更趨多元提升國家檔案審選效益
87
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
計畫性清理作業流程
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋檢討修正相關
文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
88
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
計畫性清理作業流程(一)
前置作業
瞭解機關背景及 管有檔案現況
研擬檔案清理 中程計畫
成立檔案清理 工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 掌握清理範圍基礎資訊
bull 確立計畫項目內容
bull 規劃檔案清理範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
bull 指定召集人 bull 組成成員 bull 分工規劃
89
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
瞭解機關背景及管有檔案現況
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
90
1
bull 掌握清理範圍基礎資訊
ndash 機關歷史沿革
ndash 各階段業務重點
ndash 檔案媒體型式
ndash 檔案年度類別數量
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
研擬檔案清理中程計畫
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
91
2
bull 計畫項目內容
ndash 計畫緣起計畫目標計畫期程清理範圍計畫內容重點
分年實施步驟資源需求預期效益
bull 規劃檔案清理範圍
ndash 依需求人力經費等情形逐年排列清理順序與範圍
bull 檔案清理計畫函送檔案管理局備查
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
成立檔案清理工作團隊
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
92
3
分工單位 分工概況
人事單位 負責分析機關組織沿革以及重要職能
業務單位 蒐整各業務工作的內容整理各階段重要事件撰寫檔案重點以及推薦檔案鑑定小組的成員
檔管單位 負責檔案清理之規劃統籌目錄整理解降密檢討清查 鑑定報告之彙整與相關行政作業
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
計畫性清理作業流程(二)
檔案內容 研析與清查
分析機關 核心職能
擬定檔案留存 原則及重點
辦理檔案清查
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
bull 資料蒐集 bull 資料研析
bull 列為機關永久保存
bull 建議移轉為國家檔案
bull 機關定期保存
bull 進行細部清查 bull 進行解降密檢討
93
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
94
分析機關核心職能 1
bull 資料蒐集
ndash 大事紀彙編年刊紀念專刊
ndash 法規資料庫
bull 資料研析
ndash 歷史沿革
ndash 組織職能變遷
ndash 主管業務法規
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
95
擬定檔案留存原則及重點 2
bull 訂定目的
ndash 計畫性清理處理之檔案數量較大為建立更客觀具體的檔案留
存衡量標準鑑定前先由機關擬定「檔案留存原則及重點」
條列各式具保存價值之檔案類型以提供作為鑑定作業之準據
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
96
擬定檔案留存原則及重點 2
分類 擬訂方式建議
機關永久保存
1 參考檔案保存年限區分表列屬永久保存者
2 參考《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條各款列屬應永久保
存者
移轉為國家檔案
1 參考檔案管理局歷年辦理國家檔案審選所提列之各類檔案審選原
則與重點
2 參考《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案徵集所提列之
國家檔案一般性審選重點
3 檔案保存價值高者優先列移轉為國家檔案
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
97
《機關檔案保存年限及銷毀辦法》第3條列屬應永久保存
bull 涉及國家或本機關重要制度決策及計畫者
bull 涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者
bull 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者
bull 具有國家或機關重要行政稽憑價值者
bull 具有國家機關團體或個人重要財產稽憑價值者
bull 對國家機關社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者
bull 具有重要科技價值者
bull 具有重要歷史或社會文化保存價值者
bull 屬重大輿情之特殊個案者
bull 法令規定應永久保存者
bull 其他有關重要事項而具有永久保存價值者
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
98
《國家檔案管理作業手冊》第5章國家檔案一般性審選重點
bull 民國38年以前檔案涉各機關戰後初期政府施政及社會發展具研究價值者
bull 涉及政府重要制度決策計畫及建設者
bull 涉及政府重要法規之制(訂)定修正及解釋者
bull 涉及政府組織調整及沿革者
bull 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者
bull 具有重大歷史社會文化或科技價值者
bull 屬重大輿情重要人物之特殊個案者
bull 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
計畫性清理作業流程(三)
檔案鑑定
籌組檔案鑑定小組並召開會議
辦理書面初審
辦理實地檔案 內容鑑定
研商及確認 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
3
4
bull 邀集學者專家退休耆老或史政機關代表組成檔案鑑定小組 bull 召開檔案鑑定小組會議
bull 完成「機關擬處意見」供委員參考
bull 交由鑑定小組成員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
bull 彙整意見完成「書面鑑定清冊」
bull 篩選需實地鑑定者完成「實地鑑定清冊」 bull 召開實地鑑定會議 bull 彙整歷次書面審查及實地鑑定結果
bull 召開鑑定結果總檢討會 bull 撰寫鑑定報告
99
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
100
籌組檔案鑑定小組並召開會議 1
bull 鑑定小組成員
ndash 邀請熟稔業務之學者專家以及曾經實務參與相關業務規劃或執行之退休耆老
組成檔案鑑定小組
bull 召開會議
ndash 溝通及確認後續進行方式
ndash 審查檔案留存原則及重點
bull 鑑定方式
ndash 計畫性清理應兼採內容鑑定職能鑑定宏觀鑑定
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
101
辦理書面初審 2
將各委員之審查意見彙整完成「初審結果清冊」
交由鑑定小組委員就案卷(件)目錄進行書面鑑定
先由機關完成「機關擬處意見」區分「移轉為國家檔
案」「機關永久保存」「定期保存」等三類
提供鑑定小組委員參考
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
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前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
102
辦理實地檔案內容鑑定 3
彙整歷次書面審查實地鑑定結果召開總檢討會議
召開實地鑑定會議由委員逐案審查鑑定
完成實地鑑定結果
由檔管人員依「實地鑑定清冊」調出實體檔案
彙整委員書面鑑定意見篩選需辦理實地鑑定者
完成「實地鑑定清冊」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
103
研商及確認鑑定結果 4
bull 召開鑑定結果總檢討會
ndash 針對遺漏或標準不一致的情形進行調整確認
ndash 確認歷次書面鑑定實地鑑定結果
ndash 審查「檔案審選原則及重點(修正案)」
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
104
研商及確認鑑定結果 4
bull 撰寫鑑定報告
ndash 檔案原有機關背景
ndash 鑑定目的範圍檔案描述
ndash 鑑定過程
ndash 鑑定結果
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
105
相關規定
留存原則
留存重點
案名清單
bull 機關核心職能分析 bull 業務沿革 bull 大事紀 bull 主管法規 bull 保存年限區分表
實體檔案
目次表
機關擬處意見
書面鑑定
實地鑑定
鑑定結果清冊
鑑定報告
比對
互相參照
參考
105
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
Thank you
計畫性清理作業流程(四)
後續作業
依檔案管理局核復意見或鑑定結果回饋修正相關文件
辦理銷毀續存或移轉等清理作業
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
1
2
bull 檔案銷毀
bull 檔案續存
bull 檔案移轉
bull 檢討修正檔案留存原則及重點
bull 檢討修正檔案保存年限區分表
106
前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
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前置作業 檔案內容 研析與清查
檔案鑑定 後續作業
107
辦理銷毀續存或移轉等清理作業 1
鑑定結果 清理作業
檔案銷毀 列屬機關定期保存且已屆保存年限無繼續保存之必要者可編製「檔案銷毀
計畫」「檔案銷毀目錄」併附「檔案鑑定報告」依規定程序函送檔管局審
核俟核復同意後據以執行銷毀作業
檔案續存 列屬機關永久保存或延長保存限者應整理案卷或調整檔案保存年限並於相
關目錄或系統完成註記後妥適保管
檔案移轉
列屬建議移轉為國家檔案者機關應編制「檔案移轉目錄」併同「檔案鑑定報
告」依規定程序函送檔管局審核經檔管局評估確認核列移轉者則依檔管局
規劃期程辦理移轉至未列入移轉者則依核復內容由機關永久保存或調整保
存年限
108
檔案清理三合一
提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
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提升機關檔案管理效能
增進國家檔案審選效益
報告完畢 The End
109
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報告完畢 The End
109
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