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Instituto de Profesionalizacin
del Servidor Pblico
Direccin de Formacin Laboral
Metodologa para la deteccin de
necesidades de capacitacin
Documento de trabajo
Marzo 2007
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Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico Direccin de Formacin Laboral
Documento de trabajo 01
Marzo 2007
Tema: Deteccin de Necesidades de Capacitacin y su importancia
En qu se debemos capacitar? Esta es una pregunta que de manera constante nos hacemos en
las instituciones cuando existe la preocupacin por obtener mejores resultados en la misma, y .de
hacer ms productivo el trabajo.
En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores para tratar de identificar
necesidades de capacitacin. Desgraciadamente, una de las prcticas ms frecuentes para el caso
es creer en la intuicin y se solicita o contrata el servicio de capacitacin de lo que parecera ser
til para los propsitos de desarrollo organizacional. Otras ocasiones, se practica el modelo de
oferta de capacitacin, es decir, el responsable de Recursos Humanos selecciona los cursos o
talleres ms econmicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicacin.
Una forma ms especfica de determinar qu acciones de formacin son las pertinentes para que
el personal mejore sus habilidades y conocimientos, es la que se basa en una metodologa
cientfica denominada: Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC).
Qu es la DNC?
Es el proceso que permite obtener informacin sobre las reas de oportunidad en cuanto a
conocimientos y habilidades, o bien en cuanto a capacidades que los Servidores Pblicos
requieren desarrollar o fortalecer para mejorar su trabajo. ERs decir es un anlisis por el podemos
determinar:
En qu?
Cundo?
A quien capacitar?
Cunto?
Con qu profundidad?
De qu tipo sern los conocimientos y habilidades que hay que desarrollar?
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Si son organizacionales, ocupaciones, individuales, presente y/o futuras?
Cundo hacer un DNC?
La atencin hacia un DNC puede derivar de:
Problemas en la organizacin.
Desviaciones en la productividad.
Cambios culturales, en polticas, mtodos o tcnicas.
Baja o Alta de personal.
Cambios de funcin o de puesto.
Solicitudes del personal.
Cmo hacer una DNC?
Existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnstico de Necesidades de
Capacitacin, pero entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:
1. Establecimiento o identificacin de la Situacin Ideal (SI)
Que en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, debera tener el personal, de
acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que defina la situacin
ideal, es recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a:
Descripcin de puestos
Manuales de procedimientos y de organizacin
Proyectos estratgicos de la institucin
Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).
2. Descripcin de la situacin real (SR)
Referida a los conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de
acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que defina la situacin
real, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada
persona) por parte de:
Jefe inmediato
Supervisores
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Personal involucrado con el puesto.
Estas personas debern aportar datos de precisos, verdicos y relevantes (en cuanto a
conocimientos, habilidades y actitudes).
Para ello nos debemos auxiliar de algunos instrumentos como son los cuestionarios, entrevistas,
guas de observacin y lista de cotejo.
Tambin podemos recurrir a los reportes de desempeo, informes de productividad, buzn de
quejas y sugerencias entre otros.
3. Anlisis comparativo entre la situacin ideal y la real
Una vez identificadas la situacin real e ideal, se contrastan y se verifica la brecha que existe entre
lo real y lo ideal en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes, esto exige un anlisis
relacional de todos los datos que se obtienen a travs de los instrumentos de investigacin con las
fuentes documentales, como el descriptivo y perfil de puesto, normas de competencia, plan
estratgico, etc.
4. Establecimiento de estrategias
Detectadas las necesidades de capacitacin o formacin del personal encuestado, se define de
qu manera se atendern dichas necesidades, qu capacitacin se deber impartir, con quin,
cundo de acuerdo a prioridades. Toda esta informacin es parte de insumo que requiere para
elaborar el informe de la DNC, que no slo incluye las necesidades detectadas sino tambin las
alternativas o acciones a seguir para atenderlas.
5. Elaboracin de informe de los resultados de la DNC
Un informe detallado de los resultados de la DNC debe contener:
1. Ttulo del estudio
2. Fecha de elaboracin
3. Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)
4. ndice del documento, con la paginacin respectiva
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5. Introduccin. Breve explicacin de cmo encontrar el lector estructurado el documento.
6. Justificacin. Explicar por qu se realiza la DNC, cual es su utilidad y objetivo.
7. Alcance: Explicar que reas y personal abarca y por qu.
8. Metodologa: Explicar cmo se realiz la deteccin de necesidades, con qu instrumentos,
que pasos se siguieron para analizar la informacin
9. Resultados de cada una de las partes de la investigacin, usualmente se presenta en
grficas o tablas.
10. Discusin de los resultados. Esto es, interpretacin de los resultados obtenidos.
11. Conclusiones generales. Presentar una lista de las acciones sugeridas basadas en los
resultados obtenidos:
Capacitacin recomendada
Recomendaciones que no se refieran a la capacitacin.
12. Apndices: Son los anexos que soportan la informacin del reporte, que pueden ser los las
matrices de datos e instrumentos utilizados.