diagnosticos_de_necesidades_de_capacitacion

8/7/2019 diagnosticos_de_necesidades_de_capacitacion

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EL DIAGNSTICO DENECESIDADES DECAPACITACINPor Jorge Everardo Aguilar Morales

Network de Psicologa OrganizacionalAsociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.
http://www.conductitlan.net/psicologia_organizacional/index.htmlhttp://www.conductitlan.net/http://www.conductitlan.net/http://www.conductitlan.net/psicologia_organizacional/index.html


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El diagnstico de necesidades de capacitacinNetwork de Psicologa Organizacional

www.conductitlan.netAsociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacinAguilar-Morales, Jorge Everardo2010.Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.Calzada Madero 1304, Centro, Oaxaca de Jurez, Oaxaca, Mxico. C.P. 68000Tel. (951)5010653, (951) 5495923www.conductitlan.netE-mail: [email protected], [email protected]

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En caso de citar este documento por favor utiliza la siguiente referencia:

Aguilar-Morales, J.E. (2010) El diagnstico de necesidades de capacitacin. Network de Psicologa

Organizacional. Mxico: Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.


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EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES

El diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC) es el procedimiento a partir del cual se obtiene

informacin necesaria para elaborar un programa de capacitacin.El objetivo del DNC es identificar las discrepancias entre lo que es y lo que debera de ser.

Son cuatro las preguntas que debe permitir obtener el DNC:

Quines necesitan capacitacin?En que necesitan capacitacin?Con qu nivel de profundidad?Cundo y en qu orden deben ser capacitados? (Gonzlez, 2001)

En el procedimiento para realizar el DNC:

Se determinan en primer lugar las actividades, los puestos o las temticas en las que serealizar el diagnstico, enseguida

Se seleccionan las tcnicas a utilizar y Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la informacin.

Durante la realizacin del diagnstico se aplican los instrumentos previamente diseados.

A partir de la informacin recabada se determinan las reas en las que existen las

discrepancias, Se diferencia entre los problemas de capacitacin y los que son de tipo administrativo, Se especifican las necesidades de capacitacin y el nivel de profundidad que se requiere, Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos, Se jerarquizan los problemas, Se determina quienes son los trabajadores con dichas necesidades y con toda la informacin Se integra un informe final.

Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de necesidades de capacitacin, peroen todas ellas se compara lo que es contra lo que debera de ser, el DNC se puede realizar a partir

de:

La revisin de los anlisis de puestos,El anlisis del inventario de habilidades que tenga la empresa,El anlisis del desempeo del los trabajadores,Las quejas de los clientes,El anlisis de problemas de la empresa,


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Exmenes de conocimientos,Entrevistas estructuradas o abiertas,Encuestas, observacin directa en el puesto,

Anlisis de tareas,A travs de la revisin de los planes de desarrollo del personal oUtilizando las diferentes tcnicas de discusin dirigida: corrillos, lluvias de ideas, foro, mesaredondas, paneles, dilogos, etc. ( Mendoza, 1998)


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El DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE PUESTO

Un mtodo sencillo de realizar DNC es a travs de la revisin del anlisis de puesto. En un anlisis

de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos decapacitacin que puede tener un trabajador.

En la tabla 1 se ilustran las necesidades de capacitacin para el puesto de responsable decapacitacin:

REAS DEL ANLISIS DE PUESTO REQUIERE CAPACITACIN EN:DESCRIPCIN GENRICA:Planear, organizar, ejecutar y evaluar eldesarrollo de acciones de capacitacin

Administracin de la capacitacin

DESCRIPCIN ESPECFICA:Planear las actividades de capacitacinelaborando: cartas descriptivas (planes declase), exmenes o evaluaciones, recursosdidcticos (textos de apoyo, presentaciones,etc.) .

Elaboracin de cartas descriptivasElaboracin de instrumentos de evaluacinElaboracin de recursos didcticos

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:Explicar el modelo de sistematizacin de laenseanza en que sustentan las acciones querealiza en su prctica docente

Modelos de sistematizacin de la enseanza

HABILIDADES REQUERIDAS:Elaboracin de objetivos de aprendizajeHabilidades de exposicin.Habilidades de comunicacin asertiva.

Redaccin de objetivos de de aprendizajeHabilidades de exposicinComunicacin asertiva

ESCOLARIDAD:Nivel Superior: Licenciatura con ttulo(Obligatorio) o comprobar experiencia en el reaen que impartir cursos.

Estudios de licenciatura

MANEJO DE EQUIPO:Preferentemente manejo del equipo de cmputo

y audiovisual (proyector de acetatos, proyectorde can, cmara de video, DVD)

Manejo equipo de cmputo y audiovisual

IDIOMA:Preferentemente Lectura en ingls.

Lectura en ingls

EXPERIENCIA PROFESIONAL:Haber impartido cursos de capacitacin Formacin de instructores


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EQUIP DE SEGURIDADExtintor Manejo del extintorREQUISITOS PSICOLGICOS:

Habilidades o aptitudes especificas: Habilidadesdocentes.

Planeacin didctica

Diseo de experiencias de aprendizaje

Como se puede observar en la tabla entre mejor elaborado este el anlisis de puesto mas fcilmentese podrn determinar las necesidades de capacitacin.

Este procedimiento resulta relativamente fcil aunque tiene la desventaja de que las necesidadesidentificadas aun resultan muy gruesas y requerir de un trabajo posterior el poder especificar conclaridad las necesidades de capacitacin.


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El DNC A TRAVS DEL INVENTARIO DE HABILIDADES

Un inventario de habilidades es un documento que posee informacin sobre los conocimientos y

habilidades de los empleados de tal manera que tenga informacin inmediata sobre empleados quepueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel. El inventario usualmente contieneinformacin sobre el puesto que ocupa actualmente el trabajador, sus habilidades, conocimientoscapacitacin y la educacin formal que ha recibido.

Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades de capacitacin. Por ejemplo en lossiguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el nmero de cursosrecibidos por dicho personal:

Estudios realizados por personal directivo

Economa

Admn..

Ingeniera

Derecho

Arquitectura

Psicologa

Medicina

Contadura

Sociologa

Informtica

Geografa

Biologa

Tcnicos

Preparatoria

Sinterminar

Total

1 10 14 3 2 1 2 4 2 6 3 1 1 1 3 54

Cursos recibidos por personal directivo en los dos ltimos aosTotal de directivos Capacitacin en temas

tcnicosTcnicas

administrativasHabilidades directivas

54 201 2 895.4. cursos por

directivo68.83% 0.68% 30.47%

De la informacin contenida en dichos cuadros se desprende la necesidad de capacitar al personalen temas relacionados con la administracin y el manejo de personal.

As como en el ejercicio anterior podemos evaluar diferentes aspectos de la informacin contenida

en los inventarios y determinar las necesidades de capacitacin. El nivel de detalle de lainformacin que obtengamos depender de la calidad de la informacin contenida en el inventario.Por esta razn resulta importante unificar los criterios con los que se elabora el curriculum y contar

con una base de datos que nos permita poder realizar anlisis de los datos.


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EL DNC A TRAVS DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

La evaluacin de desempeo puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de

capacitacin. Cuando se utiliza este procedimiento re revisa el desempeo de los trabajadores y seubican las necesidades de capacitacin en los aspectos que tenga una menor evaluacin.

Las siguientes son unas tablas de la evaluacin que obtuvieron los instructores de una empresa:

Tabla 1. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a planeacin de curso.ASPECTO INTERNO EXTERNOCumplimiento de intereses y expectativas 91 88Desarrollo de los temas 87 88Actividades acordes al objetivo 87 85Actividades que permitieron la socializacin 87 82Ajustes despus de cada evaluacin 87 78Dinmicas de trabajo 86 85Planeacin y distribucin del tiempo 79 82Aplicables a su actividad 77 87Material didctico 75 80Evaluaciones constantes 74 74Promedio 83 82


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Tabla 2. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a habilidades de exposicinASPECTO INTERNOS EXTERNOS

Observacin a los participantes 93 88

Desplazamientos en el aula y ademanes apropiados 92 90Despert y mantuvo el inters 91 88Ejemplos, analogas, ancdotas, etc. 91 82Imagen agradable 90 92Informacin clara, completa y correcta 90 88Participacin de la mayora del grupo 90 86Sntesis, resmenes y conclusiones 90 84Relaciones amistosas con los participantes 89 90Lenguaje, un ritmo de exposicin y un tono de voz 88 91

Esquemas generales y objetivos del curso 88 83Informacin actualizada 85 91Recompens los aciertos y seal los errores 85 82Promedio 89 87

Del anlisis de estas tablas se desprende que los instructores necesitan capacitacin en el rea deplaneacin didctica, sobre todo en los aspectos relacionados con la evaluacin.

La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar las necesidades de capacitacin se

observa cuando al final del programa de capacitacin se comparan los resultados.

Las grficas siguientes se obtuvieron al someter a los instructores evaluados a un programa deentrenamiento


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89.5 87.5 84.5 85.5 8286

80.5 82.5 77.574

96 94 94 93 92 91 91 9086 86

0

20

40

60

80

100

120

Cumplimientode intereses yexpectativas

Desarrollo delos temas

Actividadesque permitieronla socializacin

Dinmicas detrabajo

Aplicables a suactividad

Actividadesacordes al

objetivo

Planeacin ydistribucin del

tiempo

Ajustesdespus de

cadaevaluacin

Materialdidctico

Evaluacionesconstantes

Grfica 2. Planeacin didctica.

Primer ao Segundo ao

9190.5

89.5

86.587

8889

89.5

85.5

89.5

91

88

83.5

9897

9695 95 95 95 95 95 95

94 9493

75

80

85

90

95

100

Imagenagradable

Observacinalosparticipantes

Despertymantuvoelinters

Ejemplos,analogas,ancdotas,etc.

Sntesis,resumenesyconclusiones

Participacindelamayoradelgrupo

Informacinclara,completaycorrecta

Relac

ionesamistosasconlosparticipantes

Esquemasgeneralesyobjetivosdelcurso

Lenguaje,unritmodeexposicinyuntonodevoz

Desplazamientosenelaulayademanesapropiados

Informacinactualizada

Recomp

enslosaciertosysealloserrores

Grfica 3. Actuacin de la enseanza.

Primer ao Segundo ao


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DNC A TRAVS DE ENCUESTA

Realizar una encuesta puede ser otra forma de determinar las necesidades de los trabajadores. Porejemplo al formular una pregunta abierta a un grupo de educadoras sobre que temticasnecesitaban capacitacin de manera prioritaria estas fueron sus respuestas:

Temtica %Iniciacin musical 48Lecto-escritura 48Educacin sexual 26Danza 23Pintura (Artes plsticas) 23

Educacin Fsica 23Ciencias naturales (ecologa) 23Problemas de conducta 23problemas de aprendizaje 19Problemas del lenguaje 19Proyectos 16Primeros auxilios 13Guiol 10Teatro 6Trabajo con padres (maltrato, escuelapara padres ) 6Psicomotricidad 6Construccin del conocimiento 6Material (Reuso) 5Desarrollo psicolgico del nio 3Cantos y juegos 3Educacin para la salud 3Matemticas 3

De la tabla realizada se pueden desprender con relativa facilidad las necesidades de capacitacin. La desventaja de utilizar este tipo de herramientas es que puede reflejarse las temticas que sonmas populares y no necesariamente las que requieren mayor capacitacin como por ejemplo enmatemticas que en este caso aparece al final de la lista.


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DNC A TRAVS DE TCNICAS ADMINISTRATIVAS

En ocasiones es til utilizar algunas herramientas administrativas para realizar el DNC. Por ejemploun grupo de instructores se reunieron para tratar de averiguar cules eran las causas de losproblemas que enfrentaban en su trabajo cotidiano. El siguiente diagrma de Ishikama refleja losresultados de su discusin.

Anlisis de problemas de capacitacin entre instructores.

MANO DE OBRA MATERIALES MTODOS

No se cuenta con instructores con el perfil

apropiado para desarrollar actividades de

capacitacin

Hacen falta elementos acerca de cmo

planear, ejecutar y evaluar las clases.

La mayor parte de los instructores no han

sido capacitados en habilidades de

instruccin

No se tienen suficiente material en

la biblioteca.

Hace falta plumones, etc.

Las copias estn en mal estado

Nunca se proporciona

retroalimentacin a los

instructores

Los instructores desconocen

como se les evala.

PROBLEMA DE

CAPACITACIN

Hacen falta elementos para

planear ejecutar y evaluar

los cursos

No se cuenta con suficientes proyectores.

Los equipos audiovisuales presentan falla

Muchos de ellos no funcionan

Pocos instructores asisten a las

juntas de planeacin.Los instructores tienen escasa

interaccin.

Los directivos no apoyan las

actividades

Es complicado llegar a las

instalaciones en las que serealizan los cursos

MAQUINARIA MEDIO AMBIENTE MISCELNEOS

De esta manera tambin es posible identificar que conocimientos y habilidades se necesitandesarrollar en estos trabajadores.


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DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA

Otra forma de identificar necesidades de capacitacin es analizando los problemas de una empresa.Por ejemplo aqu presentamos una tabla en el que se concentran los incidentes de una empresadurante una semana de trabajo.

Tipo de Reporte %Material enviado incorrecto 51Factura equivocada 15Dao de material 10

Los clientes se quejaron por elservicio 10Cliente no encontrado 9Tardaron el pedido 4Envo a cliente incorrecto 2No se envo ayudante 2Charlas en el trabajo 2Asistencia Alcohlico 2Otros 3

Como se observa en la tabla una necesidad de capacitacin probablemente sea de servicio alcliente, aunque como se ha comentado es importante recordar que los problemas de actitudes seresuelven en segunda instancia a travs de la capacitacin primero se tendr que tomar una medidaadministrativa y luego desarrollar las actividades de capacitacin.


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DNC A TRAVS DE DISCUSIN DIRIGIDA

Cualquiera de las tcnicas de discusin dirigida como corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa

redondas, paneles, dilogos, etc. puede ser utilizada para realizar un DNC, aqu lo importante esque adems de cumplir la metodologa de cada tcnica se sistematice la intervencin para evitarque la sesin se convierta en solo una sesin de lamentos. Este es un ejemplo de un formato quepuede ser utilizado en la discusin.

Quproblemticase estnpresentadoactualmenteen eltrabajo?

Se trata deun problemaadministrativoo decapacitacin?

En caso de que sean problemasde capacitacin Quconocimientos habilidades oactitudes se requieren pararesolver esta problemtica?

Qu aspectosespecficos serequierendesarrollar en lacapacitacin?

Quinestiene estaproblemtica?

Qu tangrave eselproblemadel 1 al100?

En quordendebe seratendidoelproblema?

Errores yretrabajo enlaelaboracinde contratosmarcadospor auditora

Capacitacin Conocimiento de la ley deadquisiciones y obra pblica

Licitaciones DepartamentojurdicoJuan NRodrigo S

60 1

El diagnstico tendr dos fases: una discusin en pequeos grupos de los problemas decapacitacin y a continuacin una sesin plenaria para llegar a un acuerdo.

DNC POR EXMENES DE CONOCIMIENTO

La forma mas sistemtica de realizar un DNC es a travs de un examen de conocimientos, lo cualimplica que un grupo de expertos determine cuales son los conocimientos u habilidades que debedominar alguien que cuente con la capacitacin deseada, luego a partir de ese anlisis se elabora unexamen o prueba. Todos aquellos que obtengan una calificacin satisfactoria no requerirn de

capacitacin, en cambio aquellos que no acrediten el examen sern quienes necesiten capacitacin.En el captulo de seleccin de personal podemos encontrar un examen y una lista de verificacin tilpara el DNC


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