Binggrae Groupware system proposal

그룹사 통합 지식정보 시스템

(2004.09.23)

TEL : 02-336-3076 / FAX : 02-336-5127 / Homepage :http://www.cordial.co.kr

Address : 서울특별시 마포구 서교동 384-14 진영빌딩 4F “㈜코디얼”

1. 지식경영이란?

지식경영이란?

기업의경영목표달성을위해필요한 (to achieve business objective)개인의지식을창출하고, (create personal knowledge) 이를조직구성원간에공유하여, (share into organizational knowledge)그효과를배가시키는 (leverage the knowledge and value)제반경영활동및노력 (the discipline)

1. 지식경영이란?

지식경영의 배경

기업환경의급격한변화, 이에따른기업내조직의변화, 정보기술의진보등이지식경영출현의기반이되었습니다.

- Network, Database, Multimedia등의

지식관리 구축 요소

기술의 빠른 발달

- 인터넷/인트라넷의 확산

기술적 요인

- 국경 없는 글로벌 경쟁 환경

- 시간, 원가, 품질을 향한

지속적인 개선요구

- 고객 요구사항의 빈번한 변화

- 인력의 기동성 강화 필요

- 신규 사업기회 포착 중요

환경적 요인

- 구조적, 문화적 복잡화 및 세분화

- Virtual Network화

- 비대된 기업 조직의 재구성에 의한

기존 지식의 손실

- Speed 한 업무구조 및 Cycle Time의 단축 요구

조직적 요인

* 출처 : Gartner Group Report (2000)

1. 지식경영이란?

기대효과

지식경영을통한기대효과는다양한측면에서고려될수있습니다.

프로세스측면

지식기반에 의한 업무 프로세스의 효율화

신속한 업무 수행 및 및 협업 기회의 확대

지식 관리를 위한 표준화된 프로세스 확립 가능

조직/문화/제도측면

임직원의 지식 생성, 공유 및 활용의 분위기 조성

학습 지향적 조직을 위한 제도적, 시스템적 토대 구축

지식 자원의 조직 공동 재산으로의 창출

사내 효율적인 Communication Channel 형성으로 조직 역량 확대

체계적 지식관리를 위한 조직 설립으로 지속적인 홍보와 관리 가능

IT 측면Knowledge Repository 구축을 통한 지식 공유 및 활용 증대

Groupware, Intranet 기술의 고부가가치적 활용 기회 제공

1. 지식경영이란?

경영환경 변화에 따른 KM의 필요성 및 역할

지식경제시대(Knowledge economy)에서의적응및성공을위해서는기업내핵심역량을강화하기위한기반으로서 KM이필수적인요건으로대두되고있습니다.

Why Knowledge Management ?

KM에 의한 기존 핵심역량 강화

및 새로운 핵심역량 창출모방이 쉽지 않은...지속적으로 유지될 수 있는…희소자원이 될 수 있는...

전략적 자원으로의 Knowledge 인식

경쟁력을 결정짓는 미래의 자산으로

Knowledge인식

산업변화에 신속한 대응을 위한

Resource로서 Knowledge인식

전략적 자원으로의 Knowledge 인식

경쟁력을 결정짓는 미래의 자산으로

Knowledge인식

산업변화에 신속한 대응을 위한

Resource로서 Knowledge인식

2000년

지식경영적Business

경영혁신적Business

자원 기반론적Business

산업 구조론적Business

기업간의경쟁을 인식하기 시작하여 매력있는 시장에서의사업 영유를 중시

경쟁우위 원천은 차별적 핵심역량 이라는무형자산을 중시

프로세스, 리엔지니어링, 벤치마킹, 팀제 경영패러다임

창출된 가치있는 지식의 전파, 공유를 통한 조직 내핵심자원 활용극대화

기존 사업의경쟁력 강화

새로운사업기회 창출을위한 Infra 제공

70년대 80년대 90년대

1. 지식경영이란?

지식경영의 발전 단계

KM은조직내의지식을공유하고활용하는관점에서시작되어, 지식을기반으로한조직의운영및사업전략과의접목으로발전합니다.

지식 기반의 사업 추진

지식기반의 조직운영

지식관리

업무 프로세스

서비스

고객 관계

전략

조직, 인사

기반 기술

Content• 기존의 업무를 효과적으로

수행하기 위하여 필요한 지식을파악하고, 공유를 위한 Infra를

제공함

• 지식관리를 활성화시키기 위하여업무 프로세스, 조직, 인사 등 조직운영의 측면에서 변화를 추구함

• 보유하고 있는 지식이 조직의고객관계, 서비스에 영향을 미치게되고,사업 전략 수립의 기초가 됨

기업 내에서의 KM 발전 단계

성장

효율

외부내부 Knowledge Source

2. 성공적인 지식경영

지식경영 성공하기 쉽지 않다

지식경영도입후성공사례는다른업무(Process) 활동에비해낮은편이며, 주된이유는지식공유문화창출미흡및종업원들의행동변화유도실패로봅니다.

실패원인

•기업전략과연계실패

•지식경영의본질망각(지식경영 = 문서관리로착각)

•장기적관점의목표유지미흡

•종업원행동변화유도실패

•지식공유문화미흡

성공정도 비율 정의

15%완전히성공

어느정도성공

실패

50%

35%

2년내경영활동에효과적인 Impact 제공

성공적인도입에도불구하고제한적 Impact

정보기술도입이외에는별다른 Impact 없음

매일경제신문지식경영 설문조사결과 2003년

2. 성공적인 지식경영

지식 경영이 요구하는 조직 문화

지식경영이성공하기위해서는이에걸맞는조직문화구축이필수적입니다.

KM 공감대형성일하는방법의변화

•지식은가장중요한자원이다•지식을관리하는것은당연하다

•지식을활용하여일하는것이편하다•지식제공이전문가가되는첩경이다

경영자경영자

구성원구성원

• 경영자와종업원사이의신뢰

• 부서간협업하는문화

• 평등하고수평적인문화

• 학습이장려되는문화

• In-House Syndrome 타파

• 정보기술에친숙한문화

지식경영문화조성

2. 성공적인 지식경영

공유 문화

구성원들이자발적으로자신의지식을내놓지않으면 KM은의미가없으며지식제공에대한기본적신뢰구축및지원방안을강구하여야합니다.

공유문화창출방안

•지식의공유가상호도움이된다는신뢰구축

•지식제공에따른편의제공

•지식보호에대한 Paradigm 대전환(심지어경쟁사와도협력할수있다)

•다양한 Incentive 제도운영

지식경영에대한일반적저항

“이것은고객의비밀사항이므로공개하면고객보호에문제가생깁니다.”

“이것을공개하면곧외부로유출되고경쟁업체에로바로흘러들어갈것입니다.”

“이것은나만할수있습니다. 다른사람이어설프게배워서사용하면큰일이납니다”

“경쟁시대에내가가진지식을다공개하면나의존재가치가없어지지않습니까 ?”

2. 성공적인 지식경영

구성원의 역할

업무가운데지식을최대한활용, 공유하도록 Working Style을변화시켜야하고 끊임없이

학습하고참여를통해다른사람을도울줄아는성숙된자세가필요합니다.

•• 적극적으로적극적으로 개선하는개선하는 자세자세

•• 아는아는 것을것을 잘잘 정리하고정리하고 공유공유

•• 정해진정해진 프로세스를프로세스를 잘잘 준수준수하면서도하면서도 새로운새로운 방법을방법을 고민고민

•• 지식경영지식경영 프로세스의프로세스의 이해이해

•• 적극적으로적극적으로 묻고묻고 배우는배우는, ,

•• 서로서로 돕고돕고 협력하는협력하는, ,

•• 적어도적어도 한한 분야에서분야에서 세계세계최고의최고의 전문성전문성 발휘발휘

•• Teamwork Teamwork 과과 CollaborationCollaboration중시중시

3. eGate-KMS

KM의 구성영역

일반적으로 KM은 Strategy, People/Organization, Information Technology, Contents,그리고 Process의 5가지측면으로구성영역을구분할수있으며, 이들각구성영역이유기적으로상호보완을해줄때에만조직의 KM이성공적으로정착될수있다고봅니다.

StrategyStrategy

People &Organization

People &Organization

Information TechnologyInformation Technology

ContentsContents

ProcessProcess

경영진의 KM 비전 제시 및 구축 의지

( KM 비전과 목표, 사업전략과의 연계 )

경영진의 KM 비전 제시 및 구축 의지

( KM 비전과 목표, 사업전략과의 연계 )

KM 문화 및 제도 정착

( KM의 홍보 및 교육, 평가/보상체계, 전담조직 )

KM 문화 및 제도 정착

( KM의 홍보 및 교육, 평가/보상체계, 전담조직 )

기존 시스템과의 연계 및 KMS 구축

( 통합Portal, 사용자 중심, KM프로세스 지원 )

기존 시스템과의 연계 및 KMS 구축

( 통합Portal, 사용자 중심, KM프로세스 지원 )

핵심지식 추출 및 분류

( 핵심지식의 선정/평가기준, 분류체계 정의, Contents 보안 ), Contents 핵심지식 추출 및 분류

( 핵심지식의 선정/평가기준, 분류체계 정의 보안 )

지식 공유/창출/평가 및 업무와의 연계

( KM프로세스의 표준화/규정화, 지식의 평가/보호체계 )

지식 공유/창출/평가 및 업무와의 연계

( KM프로세스의 표준화/규정화, 지식의 평가/보호체계 )

3. eGate-KMS

KM 체계의 기본 사상

KM 구성영역중비전과전략을기본방향으로하여, Domino Notes 기반하에개인과조직의지식이체계적으로관리되는지식관리시스템을구현하였습니다.

KM 구성영역이

유기적으로

연계된

KM 구현이미지

KM시스템

문화적/제도적 기반

해당업무 담당자

해당업무의 필요지식 인식이 지식관리의 시작임

상황에 맞는 사례 및 자료를 시스템에서 찾음없을 경우, 해당 분야의 담당자 또는 전문가 검색

상황에 대한 경험과 설명을 통해적용 가능한 대응 방법을 찾음

해당 분야별KM활동 지원

지식 분류체계 조정및 Contents 관리

관심 분야에 대한 학습/습득

업무영역간 지식, 업무 경험, 그리고 업무 결과물 공유

- 가치 있는 활동이라는 인식- 공식적/비공식적 사내 유대관계의 강화

외부수집 및 내부생성 정보 입력(각종 보고서, 자료등)업무 결과물의 시스템 입력(업무시스템과 연계시 필수사항임)

업

무

P

R

O

C

E

S

S

전담 조직구성 지원

제도적 지원보장

업무 시스템

컴4

활동 결과의 적극적 전사 확산

각 구성원의개인적 활동

각 분야와 관련된 특화된 정보 입수

정리된 지식의 축적

KM 지원 조직

관련제도정비및 이용홍보

외부 정보 수집고객, 협력사, 기관

외부 정보 수집고객, 협력사, 기관

CKO

People/Organization

InformationTechnology

Strategy

Process

Contents

3. eGate-KMS

지식관리 (Contents)

Contents는 1) 조직내에서 2) 사업수행을통해 3) 학습및축적되어 4) 재활용가능한 문서, 노하우, 프로세스로정의되는지식의실제구성내용으로, 지속적인 KM활동을통하여생성, 축적, 활용되어있습니다.

업무 수행 경험

회원관리, 채권관리 지식

Industry competitor Customer Company Partner

축적된업무 이력

축적된Intelligence

개인적노하우

조직적조언능력

업무Guideline

업무처리절차업무지침표준Tool &Template

구성원 Skill 및 Specialty

우량 고객관리 능력

Partnership관리 Know-how

사용자 도움창고Contents

CoP 활동내용

업무Process

InformationOutput

경험, 학습

분류, 가공축적, 종합

패턴화

업무 지식

조직의 프로세스

조직의 노하우

축적된 경험 및 문서

주요 지식별 ContentsContents의 생성 및 활용 과정

3. eGate-KMS

KM의 Process

기업내지식경영도입및실행은「지식창조→지식공유→지식활용」의 3단계프로세스를중심으로개인단위에서출발하여팀과부문내에공유함으로써축적할수있는프로세스를

제공함으로지식의질을향상시키고적극적으로재활용합니다.

Creation

Sharing

Appli -Cation

3.지식의활용(Knowledge Application)

3.지식의활용(Knowledge Application)

* 부가가치창출* 신규아이디어실현* Knowledge Databank* 업무혁신등

2. 지식의공유/축적(Knowledge Sharing)

2. 지식의공유/축적(Knowledge Sharing)

* Best Practices* Seminar* 관심분야연구회(CoP)

1. 지식의창조(Knowledge Creation)

1. 지식의창조(Knowledge Creation)

*KnowledgeManagement

Process

* 개인의업무경험* Know- How 문서화* Learning,Project활동

* CoP : Community of Practice

2. eGate-KMS

Knowledge Map

Knowledge Map은회사의다양한지식을지식근로자가사용하기용이하도록체계적으로정리하여그림으로구체화한것으로서지식관리내용(Content)측면의설계도형식으로구현됨

Knowledge Map 설계 절차

사업기준

전략적기준

Process기준

Skill기준

사업특성분석

고객정의

고객가치도출

사업성공요인

내부역량

Mega

Process

Major

ProcessProcess

핵심지식도출

CoreMan

CoreSkill

핵심지식도출

핵심지식도출

1차 지식종합평가

2차지식종합평가

최종 맵도출

Top-Down

Bottom-Up

Knowledge Map의 특징

기업의 사업 특성, 업무특성, 지식 사용자 특성에 따라

다양함

지식활동을 위한 특정조직의

구성원들간의 합의된 이정표

지식 요소들간의 관계 표현

지식관리를 위한 지식 DB, Navigation 도구

KM의 궁극적 목적이

부가가치 창출이므로

사업과 전략적 측면

반영하여야 하며,

Top-Down 방식과

Bottom-Up 방식을

통합하는 방향으로

설계 함

3. eGate-KMS

People & Organization

조직내의 KM 문화및제도의정착을위한활동을포함하며, 그주요활동으로는CKO/Knowledge Center, KM의홍보및교육, 평가/보상체계등이있으며각기업내정해진Role에의해 KM문화를정착될수있도록설계됨

KM의 홍보 및 교육

평가/보상 체계

• CKO 체제 확립 (CKO 선임 및 역할 정의) • KM 전담조직 구성 및 역할 정의• 분야별 Expert 그룹 (CoP*) 선정

CKO/KC

• KM 마인드 제고를 위한 KM개념 전파 교육

• KMS 사용자 교육• 사내 KM이용사례 홍보• 주기적인 KM관련 선진사례 발표회 실시

• 지식 제공/이용에 대한 개인별 평가 반영• Output Package제출에 대한 평가• Best Practice 포상 및 재적용 사례 팀별 포상• 지식의 제공횟수 및 질에 따른 개인별 보상

KM 문화

및

제도 정착

KM 문화

및

제도 정착

* CoP – Communities of Practice

3. eGate-KMS

eGate-KMS 핵심 모듈

Knowledge Map : 업무수행을지원하는다양한정보/지식구성도

Community of Practice : 업무혹은관심분야별로구성되는가상사용자(CoP) 그룹

지식공유문화 (게시): 정보/지식의검색 / 사용 / 공유를촉진시키는정책 / 제도 / 조직가치등

Knowledge Center : 획득된정보/지식을관리하는조직

Knowledge Base : 다양한정보/지식을축적하는데이타베이스

지식관리시스템(KMS) : 지식관리를지원하는소프트웨어및 Application

지식관리 Process : 획득된정보/지식을사용자들이쉽게습득하도록관리하는절차

3. eGate-KMS

eGate-KMS 주요 화면

포탈 화면

3. eGate-KMS

eGate-KMS 주요 화면

지식전문가

지식이력서

지식나눔터

4. 성공적인 사례

A사

제품샘플 1차 BMT시 A사의제품의문제발생으로탈락위기에있었으나이문제를 A사에서구축한지식관리시스템에등록하여문의몇시간만에그문제의해결방법이연구소, 생산등각부서와각계열사에서답글이올라와그문제를해결하여성공적인 BMT를거쳐납품한사례가있음

K사

K사내의순환보직제도(계열사포함순환보직)로인한업무담당자의수시변경으로업무전문성및효율성확보가쉽지않았으나 KM시스템도입이후업무프로세스별로업무매뉴얼을포함한모든정보검색이가능하게됨에따라원하는지식을손쉽게그리고빠르게찾을수있게

되었고 Know-how뿐만아니라지식이력서검색을통해 Know-who도검색가능하게되어업무전문가를통한실제활용가능한지식의획득이더욱손쉬워져업무의효율성을높이고있음.

4. 성공적인 사례

성공적인 지식경영

지식은전략을수립하거나실행하는데활용할수있는매우강력한수단입니다.

지식의공유를촉진하는 IT환경은매우다양하며생산성을극대화할수있으나전조직원들과지식을공유하고그지식을활용할때가장큰효과가예상된다고봅니다.

지식경영이지식관리시스템은아닙니다.

지식경영을성공으로이끌기위해서는지식을관리하기보다경영및생활활동자체라는인

식이되어활용하여야진정한지식경영이이루어집니다.

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