Efektivnost řídící práce

Efektivnost řídící práce

Účelnost Hospodárnost

Faktory ovlivňující stupeň efektivnosti řídící práce

• Subjektivní– Tělesné a duševní dispozice – Zdravotní stav– Kvalifikace, motivace– Styl řídící práce

• Objektivní– Charakter transformačních procesů– Charakter řídících procesů– Charakter vnitřního a vnějšího prostředí

Manažer a čas

• Rozbor spotřeby času• Metody racionalizace spotřeby času

– Analýza rozsahu vedení• Všeobecné vedení• Vedení podřízených• Osobní řídící činnosti

– Metody racionalizace řídící práce• Organizace vlastní řídící práce• Racionalizace řídící práce z hlediska informačního toku• Racionalizace vztahu manažera a podřízených

Time management

• I. generace– Jak zavést pořádek do úkolů a činností– Které činnosti provádět?

• II. generace– Časový harmonogram– Kdy tyto činnosti realizovat?

• III. generace– Jak tyto činnosti nejvhodněji realizovat?– Cíl a strategie dosažení

• IV. Generace– Sebepoznání, důraz na osobnost

• Poznat své silné stránky• Seřadit hodnoty

– Prioritám se přiřazují cíle a následně úkoly• Transformovat cíle do úkolů• Poznat správné, poznat důležité• Realizovat správné (na vybraném procesu pracuj

efektivně)

5 principů

• Člověk je víc než čas

• Cesta je víc než cíl

• Návyk je víc než učení

• Zevnitř je víc než zvenku

• Pomalu je víc než rychle

Paretovo pravidlo

• 20% úsilí produkuje 80% efektu

• 20 % investovaného času přináší 80 % výsledků a k dosažení zbývajících 20 % výsledků se spotřebuje 80 % času.

• VÝSLEDKY JSOU ZPŮSOBENY DĚLÁNÍM SPRÁVNÉ VĚCI, NIKOLIV DĚLÁNÍM VĚCÍ SPRÁVNĚ (Peter Drucker)

Eisenhowerův princip

• Priority se stanoví podle naléhavosti a důležitosti

B

Důležité,

méně naléhavé

A

Naléhavé, důležité

O

Málo důležité,

málo naléhavé

C

Velice naléhavé,

méně důležité

Naléhavost

Důležitost

ABC analýza

• Z hodnotové analýzy časové náročnosti vyplývá, že podíl velmi důležitých (A), důležitých (B) a méně důležitých (C) úkolů na časové náročnosti neodpovídá bezpodmínečně jejich podílu na hodnotě všech úkolů.

Hodnota činností

65% 20% 15%

A B C

15% 20% 65%

Skutečná časová náročnost

SUPRA metoda

• Sepište úkoly

• Určete potřebný čas

• Ponechte si časovou rezervu

• Rozhodněte o prioritách

• A kontrolujte naplánované činnosti

Předpoklady pro plánování času

• kolik času na tu určitou činnost potřebujeme

• podmínky zahájení a ukončení činnosti

• vazby na ostatní činnosti

• kdy je na činnost nejvhodnější doba

• které činnosti lze provést společně s jedním začátkem a ukončením

Plánování času

• neplánovat nejasně

• neodkládat přípravu plánů

• být realista – nejde stihnout vše, ale podstatná část toho důležitého – ano

• připravit vše potřebné k realizaci

• mít na konci dne dobrý pocit

• plánovat si čas na odpočinek

Organizace času

• do nového dne pozitivně • začít pohledem na denní plán – co mě dnes čeká • nejdůležitější úkoly dělat na začátku (nedělat: zabývat se

poštou, noviny, e-maily) • práci dobře připravit • vyhnout se impulsivním odskokům • vhodně zařazovat přestávky – mít určenou délku, dělat

při přestávce činnosti, při kterých relaxuji • důsledně dokončovat započaté úkoly • kontrolovat výsledky připravit si plán na příští den

Zpětná vazba

• Byl úkol splněn a jak?• Dodělali jsme úkol?• Procesy a činnosti?• Efektivnost?• Dodržujeme plány?• Kontrola na konci dne, týdne,

čtvrtletně,......• Podle zkušenosti upravujeme plány.

Oblasti ztráty času

• Plánování času a pracovní metodika

• Osobní pracovní styl

• Vyrušování

• Osobní slabá místa

• Spolupráce uvnitř podniku