galantis Электронные архивы. От библиотек к документарным...

2009 – ™ Galantis: Reinventing Success

GalantisЭлектронные архивы. От библиотек к документарным процессам

Цурканенко НикитаДиректор по продажам


Содержание

• О компании• Предпосылки проекта• Цели и задачи проекта• Элементы решения• Результаты проекта• Проект «Электронный архив» в страховой

компании «Цюрих»• Перспективы развития

2


О компании

Компания «Галантис» – это команда профессионалов, обладающей уникальными компетенциями в области построения ЕСМ/ВРМ - решений:

• Более чем 10-летний опыт выполнения проектов в России и зарубежом;

• Наличие собственных разработок, позволяющих значительно снижать сроки реализации проектов при сохранении высокого качества и отличной функциональности решений;

• Признание высокой компетенции компании вендором: наличие статусов Support Provider, Services Provider , Value-Added Reseller IBM FileNet (присвоение звания”Service-Provider года» - два года подряд);


Предпосылки

• Отсутствие возможности визуального контроля соответствия данных, хранящихся в ERP-системе с изображением оригинала документа.

• Высокая трудоемкость процедуры предоставления документов по запросам контролирующих органов.

• Сложность процесса проведения аудита.

• Задержки отражения информации о хозяйственной деятельности в учетной системе.

• Высокие затраты на ввод информации о документах в ERP-систему.


Цели проекта

• Связать запись о документе хранящимся в ERP-системе со скан-копией данного документа.

• Предоставить возможность работы со скан-копиями документов для проверяющих организаций и аудиторских компаний.

• Снизить издержки на ввод информации о документах в ERP-систему.


Задачи проекта

• Создание единого структурированного хранилища документов с учетом соответствующих прав доступа.

• Обеспечение доступа к хранилищу документов из интерфейса ERP-системы.

• Разработка специализированного интерфейса для доступа к Электронному Архиву вне ERP-системы с поддержкой политики информационной безопасности, а также с функционалом массовой обработки документов.

• Реализация потокового ввода документов в Электронный Архив, их сканирования и распознавания.

• Реализация потокового ввода данных в ERP-систему.

• Использование для архивного хранения документов различных технических систем хранения.

• Поддержка полного Жизненного Цикла документов.


Для создания единого структурированного хранилища документов с учетом соответствующих прав доступа мы предлагаем использовать платформу IBM FileNet потому что:

• IBM FileNet занимает лидирующую позицию на рынка промышленных ECM–технологий

•IBM FileNet – самая производительная ECM-платформа. «…FileNet традиционно наиболее силен в хранении большого количества и индексации электронных изображений документов, в том числе цифровых фотографий (более 50 тысяч документов в день).» Источник Gartner Research Publication ID: G00143653

• Компания FileNet - основана в 1982 году и изначально специализировалась на разработке систем оптического хранения изображений документов

• IBM FileNet – гибкая платформа, позволяющая подключить все филиалы Компании, как при централизованной, так и геораспределенной архитектуре системы

Электронный архив


Интеграция с ERP-системами

Для взаимодействия Электронного Архива с ERP-системами был разработан интеграционный компонент, который предоставляет:

• Возможность просмотра электронных документов, связанных с текущим бизнес-объектом в ERP (Накладная, Счет, Договор и т.д).

• Возможность доступа к соответствующей карточке документа в Электронном Архиве из ERP, которая позволяет просмотреть архивную карточку документа, аудит документа, присоединенные электронные документы.

• Разграничение прав доступа сотрудников к документам из ERP в Электронном Архиве с учетом регламентов, принятых в Компании.


Открытие из ERP-системы карточки документа в Электронном Архиве с

информацией по документу, его историей и

сканкопии

Открытие из ERP-системы сканкопии соответствующего

документа из Электронного Архива

Интеграция с ERP-системами



Разработка специализированного интерфейса

• IBM FileNet включает в себя несколько вариантов стандартных web-интерфейсов, не требующих установки ПО на компьютерах пользователей: Workplace XT, WEBi и BPF.

• Они предоставляют пользователю различные режимы просмотра:– В виде иерархической структуры папок с файлами (похоже на MS Explorer)– Различные окна поиска– В виде рабочего места пользователя с набором папок, согласно его рабочим обязанностям (роли) с возможностью групповых операций над документами– В виде карточек документов с полным набором атрибутов и прикрепленных файлов

• Интерфейсы могут быть доработаны по требованию заказчика

• В интерфейс электронного архива может быть включено универсальное средство просмотра файлов


• Быстрое поточное сканирование и индексирование. Улучшение качества сканированного документа и его распознавание

• Импорт информации из внешних систем и хранилищ (ERP, АБС и т.п.): индексов, справочников, проверка наличия объектов в системе и т.д.

Проверка

Потоковый ввод в архив

Факс-сервер

Серверраспознавания

Почтовыйсервер

Серверуправления документами

Поточное сканирование


1.Поступают документы

2.Наклеивается штрих-код

3.Сканирование

Сервер распознавания

Сканирующее ПО

4.Образы отсканированных документов направляются на OCR сервер

Сервер импорта

6.Передаются PDF+XML

Хранилище FileNet

8.Размещаются в хранилище

7.Передаются XML

10.Ручная сверка

11.Установка статуса OK

12.Сохранение № коробки

13.Сдачав архив

Потоковый ввод в ERP-системы

5.Цикл распознавания, и верификации

9.Связь документов



Использование для архивного хранения документов различных технических систем хранения – снижение стоимости хранения документов

• Использование для долговременного хранения архивных документов более дешевых типов носителей и систем хранения

• Поддержка работы ленточных и оптических библиотек позволяет экономить на долговременном хранении архивных документов


Управление жизненнымциклом

• Возможность задать определенные состояния документу

• «Повышение» и «Понижение» состояний пользователем

• Настройка полномочий доступа к документу в определенном состоянии

• Возможность получения уведомлений на изменение состояния

Полное управление жизненным циклом документа

Отсканирован Передан в ERP Закрыт Удален в архив


Единый электронный архив документов обеспечит:

Сокращение затрат времени на поиск документов (в сравнении с бумажными документами)

Возможность совместной (одновременной) работы пользователей с одним документом

Контроль соответствия документов и электронных записей о них в ERP-системе

Сведение к минимуму риска утраты или порчи документов

Сокращение издержек на работу с документами


Проект «Электронный архив»в страховой компании «Цюрих»


Цели и задачи проекта

Цель проекта:

• Повысить качество обслуживания клиентов:o Сокращение времени клиентов на визит в офисы компании;o Возможность получения необходимой информации по страховым событиям

через операторов Call-центра;o Сокращение времени принятия решения по страховому событию.

Задачи проекта:

• Создать Централизованный Электронный архив документов и фотографий;

• Интегрировать с Корпоративной информационно-аналитической системой (КИАС);

• Обеспечить потоковое сканирование документов.


Статистика и проблемы

• Временные потери квалифицированных специалистов

• Копирование документов

• Отсутствие доступа к оригиналам документов сотрудников в выходные дни

• Потеря бумажных документов

• Затраты связанные с переоформлением не найденных документов

• Снижение лояльности клиентов

Ежемесячно:

ОСАГО ~ 70 000

KACKO ~ 13 000

Обращения ~ 18 000

Архив ~ 6 млн. документов

Ежедневно:

Обращения в архив - 700 раз

Выдача документов подразделениям - 500 шт.

Возврат выданных полисов - 400 шт.


Схема работы

Регистрация договоров и претензий, добавлениефотоизображений и просмотр документов осуществляется КИАС

Сканирование, распознание ииндексация осуществляется ABBYYFlexiCapture

Хранение документов,включая фотоизображения осуществляется FileNet P8.


Просмотр документов

Просмотр договоров из КИАС Просмотр документов по претензиям из КИАС


– IBM FileNet P8 – инфраструктурная платформа для управления корпоративной информацией, предоставляет возможность управления информационными ресурсами предприятия, бизнеса процессами и нормативными требования.

– GEM/Frame – инструментарий для быстрой разработки пользовательских интерфейсов. GEM/Frame - удобный web-интерфейс для конечных пользователей. Возможность интеграции с системами управления бизнес-процессами и системами управления информационными ресурсами предприятия.

– ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional – система для сканирования, распознавания и индексации бумажных документов. Единый центр ввода для бумажных документов разных типов. Распознавание поступающих документов и последующий экспорт в базы данных, системы электронного документооборота или приложения MS Office. Возможность обработки одно- и многостраничных документов.

Предлагаемые технологии для создания электронного архива


Результаты проекта

• Снижено количество обращений в архив.

• Снижено время обслуживания клиента на 25%. В настоящее время = 20 минутам.

• Бизнес-процесс урегулирования убытка проходит одновременно по разным подразделениям.

• Доступность информации о процессе урегулирования убытка другим подразделениям.

• Повышение лояльности клиентов (прозрачность процесса урегулирования).

• Снижение времени на урегулирование убытка.

• «Виртуализация офиса» - создана необходимая инфраструктура для централизации обработки Back-office operations.


Результаты проекта

• Повышение производительности работы сотрудников в Департаменте Урегулирования Убытков, обслуживающих клиентов (время затрачиваемое на доступ к необходимому документу или фотоизображению сократилось с часа до нескольких секунд).

• Сведены к минимуму потери документов.

• Значительно снижено время затрачиваемое на переоформление договоров.

• Снижение издержек, связанных с обслуживанием бумажного документооборота (архивная служба больше не обрабатывает запросы на предоставление документов из отделов, а обеспечивает сканирование документов).


Единая точка доступа к рабочей документации

Анализ рынка, бизнес-планы, ценовые преимущества, бюджет

Запросы, презентации, предложения, спецификации, тендерная док.

Договора, счета, счет-фактуры, накладные, заявки, акты

Техника безопасности, руководства по эксплуатации, лицензии

Тех. док., сервисные записи, записи о ремонте, счета

Правила, процедуры, записи о хранении

Планы Оценки Закупка ХранениеПоддержкаРабота


Бизнес-приложения

2009 – ™ Galantis: Reinventing Success25

IBM FileNet Content Engine

Перспективы развития

Электронный архивдокументации

Интеграция с бизнес-приложениями

Бизнес-процессы

IBM FileNet Process Engine

Хранение различных видов информацииДоступ в соответствии с политикой безопасностиПоддержка версионирования документов

Поиск

Поддержка ЖЦ документа

Бизнес-процесс прохождения документаКонтроль соблюдения установленных регламентовПоэтапное и параллельное прохождение процесса

Бизнес-процессы

MS Project

ERP-системы

OCR-системы

В рамках Компании

Подключение внешних участников


Перспективы развития

Согласование

документов

Согласование

финансовых заявок

ЭлектронныйАрхив

Делопроизводство Service-Desk

и другие …


Согласование документов

Функциональные возможности:

• ЭА документов с поддержкой версионности

• Автоматизация бизнес-процесса согласования документов

• Контроль соблюдения утвержденных регламентов

• Мониторинг процесса инициаторами

• Интеграция с Почтовой системой

• Интеграция с ERP-системой

2. Исполнитель регистрирует

договор

ERP СИСТЕМА

1. Руководитель отделаназначает исполнителя

Интеграция с ERP-системой

3. Руководители отделов

согласовывают договор

5. Договор принимается к выполнению

4. Исполнительпредоставляет

договор на подписание


Делопроизводство, ОРД

Функциональные возможности:

• Специальные интерфейсы для различных типов пользователей

• Регистрация резолюций и поручений

• Возможность связать различные документы в дела

• Ведение истории в рамках документа и дела

• Контроль соблюдения утвержденных регламентов обработки документов

• Интеграция с Почтовой системой

2. Руководительотправляет на выполнение

3. Исполнители служб/отделов

подписывают, корректируют

Письмо

Уведомление через Email

Курьер Приносит письмо

1. Секретарьрегистрирует письмо

Кураторнаблюдает

за исполнением, «Проверено»


Спасибо за внимание!

galantis Электронные архивы. От библиотек к документарным...

Documents