mastering the management system إتقان نظام الإدارة

اإلدارة نظام إتقانMastering the Management System

والتطوير البحث قسمالمتكاملة لألتمتة تكنوليد المتكاملة شركة لألتمتة تكنوليد شركة

2008آذار

الرحيم الرحمن الله بسم

اإلدارة 1 نظام إتقان

مواضيع :المحاضرة

•. والمؤسسة اإلدارة

•. اإلدارة لنظام المغلقة الحلقة

•. اإلدارة نظام الخمسإلتقان المراحل

•. المؤسسة وأسسنجاح ميزات

توصيات.•

اإلدارة 2 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

اإلدارة:الذي المؤسساتي اإلجراء هي اإلدارة

التنفيذية والفعاليات األعمال إلتمام يهدفبشكل المؤسسة متطلبات تحقق التيأشخاص خالل من عالية وبكفاءة فعال

.* الموارد على عائد بأعلى آخرين

. ... : إلخ* أصول، مواد، أوقات، مال، أشخاص، الموارد


اإلدارة نظام إتقان عن مقدمة: المغلق وغير •الحلقي التجارية المؤسسات يناسب النظام

منظمات و الخيرية كالجمعيات الربحية. المدني العمل

أجل • من لنظام والتنفيذ التصميم يصفاإلجراءات وتنفيذ استراتيجي تخطيط

التغذية خالل من والتطوير والتعلمالراجعة.

في • للتطبيق للمديرين أدوات طرح سيتم. النظام من مختلفة مراحل


االستراتيجية طور 1.

5.

4.

2.

3.

االستراتيجية ترجم

للعمليات خططالتنفيذية

وتعلم راقب

كيف و افحصاالستراتيجية

والقيم والرؤية المهمة حدد

االستراتيجي التحليل إجراءاالستراتيجية صياغة

االستراتيجية األهداف حدد

واألهداف المقاييس اختر

االستراتيجية المبادرات اختر

الرئيسية اإلجراءات حسنالمبيعات خطة طور

االستراتيجية المبادرات اخترالموازنات جهز

الريحية بتحليل قمفي الترابط بتحليل قم

االستراتيجيةالناتجة االستراتيجية افحص

االستراتيجية راجع

التنفيذية اإلجراءات راجع

المبادرات و اإلجراءت نفذ

خطة استراتيجية

النتائج بطاقاتBSCالمتوازنة

تنفيذية خطة

القياسات لوحةالموازنات

والخسائر األرباح

اإلدارة لنظام المغلقة الحلقة


1: االستراتيجية. طورنحن - 1 األعمال من مجال أي في

ولماذا؟

المهمة ) – • العمل من (:Missionالغرض

المؤسسة • توجد لماذا

لزبائنها • تقدم ماذا

مختصرتان • جملتان


1) تابع. ) االستراتيجية طور

الرؤية ) • m مستقبال إليها نتطلع التي النتائج –Vision:)

مقتضبة • جملةإلى • متوسطة المؤسسة أهداف

المدى طويلةوالزمن • المستهدف السوق تحدد

للرؤية المتوقعمع • مقارنة m صعبا m هدفا تضع أن يجب

اليوم معطيات

األفعال • توجه التي الداخلية البوصلة(:Valuesالقيم) –

وتصرفات • وثقافة سلوك تصفالمؤسسة اإلدارة 8 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

1) تابع. ) االستراتيجية التي - 2طور األساسية القضايا ماهي

أعمالنا؟ في نواجهها

المؤسسة • لوضع استراتيجي تحليل

والخارجي الداخلي

بورتر • لمايكل الخمس القوى نموذج

PESTLEتحليل •

إنجازاتها • و المؤسسة مقدرات تحليل

• SWOTاإلدارة 9 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

Porter’s Five Forces of Competition FrameworkPorter’s Five Forces of

Competition Framework

SUPPLIERS

POTENTIALENTRANTS SUBSTITUTES

BUYERS

INDUSTRYCOMPETITORS

Rivalry amongexisting firms

Bargaining power of suppliers

Bargaining power of buyers

Threat of

new entrants

Threat of

substitutes


The Relationships Between Resources, Capabilities and Competitive AdvantageThe Relationships Between Resources,

Capabilities and Competitive Advantage

STRATEGY

INDUSTRY KEYSUCCESS FACTORS

COMPETITIVEADVANTAGE

ORGANIZATIONALCAPABILITIES

RESOURCESTANGIBLE INTANGIBLE HUMAN

•Financial•Physical

•Technology•Reputation•Culture

•Specialized skillsand knowledge•Communication & interactive abilities•Motivation


1) تابع. ) االستراتيجية مايمكن؟ - 3طور كيفسننافسبأفضلستقوم • وكيف االستراتيجية وصف

بتنفيذها لألسئلة ،المؤسسة باإلجابة وذلكالتالية:

المستهدف؟ سوقناماهو • زبوننا أوتميزنا؟ القيمةماهي • التي المفترضةالميزة اإلجراءاتماهي • تعطينا التي

التنافسية؟القدرات • المطلوبة البشريةماهي

اإلجراءات؟ في للتفوقتنفيذ التقنياتماهي • على تعيننا التي

االستراتيجية؟من البنيةماهي • للمؤسسة المطلوب

االستــراتيجية؟ تحقيق أجلاإلدارة 13 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

: األزرق المحيط استراتيجية

– ) سنة ) أول نسخة لغة 41مليون. " الصناعة" او السوق الى يشير المحيط

الزرقاء " األسواق" المحيطات هيعليها، المتنازع وغير المستغلة غير

تكون تكاد أو ضئيلة المنافسة فيها والتيأما. ” الحمراء معدومة فتشير" المحيطات

المنافسة فيها والتي المشبعة األسواق إلىالتي بالشركات مزدحمه وهي شرسة،تنتج او الخدمات من النوع نفس تقدم

. السلع من النوع نفساإلدارة 14 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان


5.

4.

2.

3.



وتعلم راقب





















2: االستراتيجية. ترجم


2: االستراتيجية. ومقايـيس ترجم أهداف إلى االستراتيجية ترجمة يتم

أقسام في والتواصل الربط بسهولة تتميز

. أفرادها وبين الشركة

االستراتيجية • :خريطةخالل - من االستراتيجية بتشريح 4تقوم

مواضيععالقات - منها موضوع كل في تحوي

والمسبب ) (.Cause & Effectالسبباالستراتيجية- عناصر بوصل تتمتع

القريبة واإلجراءات واألهداف. المدى بالبعيدة والمتوسطة اإلدارة 17 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

)Source: )Source: Harvard Business Review(Harvard Business Review(


2:) تابع. ) االستراتيجية ترجم

المتوازنة • النتائج BalanceبطاقةScorecard:

الهدف - نحو وأداء تقدم مقاييس بدون. بتحسينه والتحكم العمل تطوير اليمكننا

ومقاييس BSCتحتوي - مؤشرات على. االستراتيجية مبتغى تحقق ألهداف األداء


Appraising ResourcesAppraising Resources

RESOURCE CHARACTERISTICS INDICATORS

Financial Borrowing capacity Debt/ Equity ratio

Internal funds/ generation Credit rating

Tangible Net cash flow

Resources Physical Plant and equipment: Market value of

size, location, technology fixed assets.

flexibility. Scale of plants

Land and buildings. Alternatives for fixed

Raw materials. assets

Technology Patents, copyrights, know how No. of patents owned.

R&D facilities. Royalty income

Intangible Technical and scientific R&D expenditure.

Resources employees R&D staff

Reputation Brands. Customer loyalty. Company Brand equity. Product

reputation )with suppliers, customers, price premium.

government( Recognition.

Human Training, experience, adaptability, Employee qualifications,

Resources commitment and loyability of customers pay rates, turnover.اإلدارة 21 نظام إتقان

القسم الوظيفيالقسم الوظيفيالموارد

البشرية

المالي المبيعا

ت

التسويق الإجرا

ءات

التقني

ات

المعلو

ماتية

1 رضى

الموظف

العائد

على

االستثمار

المبيعا

ت على

التكالي

ف

حصة

السوق

زمن

التنفيذ

توفر

المنظوم

ة بدون

عطل

2 دوران

الموظفين

الربحية

على

الكلفة

عدد

الزبائن

الجدد

على

العدد

الكلي

رضى

الزبون

زمن

وصول

المنتج

للسوق

نظام

االحتياط

3 إنتاجية

الموظف

العائدات حجم

المبيع

على

الهدف

كسب

الزبائن

الجودة سرية

المعلوم

ات


Financial Inventory Levels

Cost Per Unit Hidden Factory

Activity Based Costing Cost Of Poor Quality

Overall Project Savings

Customer Customer Satisfaction

On Time Delivery Final Product Quality

Safety Communications

Internal Business Processes Defects, Inspection Data, DPMO,

Sigma Level Rolled Throughput Yield

Supplier Quality Cycle Time

Volume Shipped Rework Hours

Employee Learning and Growth Six Sigma Tool Utilization

Quality of Training Meeting Effectiveness

Lessons Learned Total Trained in Six Sigma

Project Schedule Versus Actual Date

Number of Projects Completed Total Savings To Date



5.

4.

2.

3.



وتعلم راقب





















3: التنفيذية. للعمليات والمؤشرات •خطط األهداف وضوح بعدالتنفيذية الخطة تطوير يتم االستراتيجية

تحقق التي اإلجراءات تبين والتياألهداف.

لمشاريع • األولويات بتحديد المرحلة تبدأالبيع لخطة تحضير ثم ومن اإلجراء تطوير

m وأخيرا الموارد خطة وتليها التفصيلية. العامل المال الرأس موازنة

المتكاملة • الجودة TQMإدارة ،Reengineering ،

Six Sigma. إلخ ... اإلدارة 26 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

3:) تابع. ) التنفيذية للعمليات :1 خطط اإلجراءات - تطوير

من • المدى تتكون قصيرة مشاريع(12-18 ) لتحقيق اختيارها يتم والتي شهر

. االستراتيجية خريطةمن قياساإلجراء يتم • مستمر بشكل

الجودة السرعة، االستجابة، خاللوالتكلفة.

يتم • أن هنا الرئيسي وصلالهدفأولويات مع المدى القصير اإلجراء تطوير

. المدى بعيدة االستراتيجيةفي وجود • والمؤشرات المعلومات

.تقرير ومبسط واضح اإلدارة 27 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

3:) تابع. ) التنفيذية للعمليات خطط

الست • السيغمات :Six Sigmaمنهجية

حدد

Define

الحرجة الرئيسية الخصائص تحديدالزبون صوت فهم خالل من للجودة

واحتياجاته.قس

Measure

التي الرئيسية الداخلية اإلجراءات تحديدعلى تؤثر التي الحرجة النقاط على تؤثر

العيوب وقياس .الجودة

حلل

Analyze

. آليات استخدام العيوب تولد أسباب فهموإلى اإلحصاء أدوات و الذهني العصفتحديد أجل من آليات من هنالك ما

. للعيوب المسببة األساسية المتغيرات

الزبونمنخالل إلرضاء عالية لضمانجودةطريق لخارطة : DMAICتطبيق يلي كما


حسن

Improve

تأكيد إلى المرحلة هذه تهدفقياس ثم ومن األساسية المتغيراتللجودة، الحرجة النقاط على آثارهااإلجراءات اتخاذ من التأكد يتم كماهذه لقياس المناسبة واألنظمةضمن بقائها ولضمان المتغيرات

. المقبول المجال

تحكم

Control

لضمان هي األخيرة المرحلة هدفالمتغيرات mبقي ي المعدل اإلجراء أنباستخدام المقبول المجال ضمنمرجعية الئحة أو إحصائية أدوات

بسيطة.

3 - :) تابع. ) التنفيذية للعمليات خطط


3:) تابع. ) التنفيذية للعمليات :2 خطط المبيعات - خطة

الموارد • يحددوا أن المديرين على يجبالخطة وتحقيق لتتنفيذ المطلوبة

. إجراء لكل وذلك االستراتيجيةللمبيعات • اإلجمالية الخطة تفكيك يتم

الطلبيات وطبيعة المتوقعة الكميات إلى. تنفيذها آليات و حجمها و

القديمة • والخبرات المعلومات استخدامتحديد أجل من m أساسيا m دورا يلعب هنا

. للخطة التوقعاتلتحقيق • المطلوبة الموارد اعتماد

الخطة.اإلدارة 30 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

3:) تابع. ) التنفيذية للعمليات خطط 3: الموارد - قدرات خطة

حجمها • و المطلوبة الموارد تحديدالتي اإلجراءات وربحية تكاليفها بقياس

و ستبيعها التي والمنتجات منها سيستفاد . معها ستتعامل التي الزبائن

تقنية • – Activity – BasedاستخدامCosting )ABC( المعلومات على تعتمد

مجموعة خالل من المجربة القديمةالموارد عن أجوبة تعطينا التي معادالت

كفاءتها و وعددها وحجمها المطلوبةوإنتاجيتها.


3:) تابع. ) التنفيذية للعمليات و - 4 خطط المال الرأس موازنات: التنفيذية العمليات

المطلوبة • الموارد اعتماد تم أن بعدالتكاليف m جليا لنا سيبدو القادمة، للمرحلة. المطلوبة االستراتيجية لتطبيق المتوقعة

المتوقعة • الموازنات توليد يتم وبالتاليبشكل ستتغير والتي التنفيذية للعملياتالنتائج على mبناء m الحقا وتتطور ديناميكي

. التنفيذ أثناء والمعطياتالمالية • التقارير على نحصل أن لنا يمكن

منتج لكل والخسائر األرباح من المتوقعةبشكل منطقة أو بيع قنوات أو زبون أو

دوري.اإلدارة 34 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان


5.

4.

2.

3.



وتعلم راقب





















4: وتعلم. راقب


4: وتعلم. من •راقب أنواع ثالثة بعقد المؤسسة تقوماالستراتيجية لاالجتماعات خطة تنفيذ ضمان

: النتائج من والتعلم والتنفيذيةالمسؤولة – 1• لألقسام اإلنجاز عرض

ومعالجة التنفيذية العمليات عن. ظهرت التي المشاكل

خاصة – 2 • للمديرين اجتماعاتخاللها. من يتم والتي باالستراتيجية

اإلنجاز BSCعرض ومؤشرات. التقدم ومراقبة العوائق ومعالجة

االجتماعات – 3 • من الثالث النوعواألخيرة الخامسة المرحلة عن عبارة

. المغلق الحلقي اإلدارة نظام مناإلدارة 37 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

4:) تابع. ) وتعلم العمليات - 1راقب لعرض اجتماعات:OMالتنفيذية

•. متكررة اجتماعات•: كـ المدى قريبة القضايات حل

تعطل إنتاج، عيوب التوريدات، تأخير الزبائن، مشاكلفرص رئيسيين، لموظفين متكررة غيابات ميكانيكي،

. جديدة مبيعاتتجدد • على يعتمد االجتماعات تكرار عدد

. المتوفرة المعلومات تغير سرعة و. الشركة تعلم سرعة من تزيد وبالتالي

نفس • من أفراد عادة االجتماع يشملمالية، ) تسويق، ، إنتاج مبيعات، القسم

.) ... عليا إدارةاإلدارة 38 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

4:) تابع. ) وتعلم راقب• OM عالية قصيرة، تكون ما عادة

وتعطي المعلومات، تناقش التركيز،

. للتنفيذ قرارات

فكرة • تكون قد كراسي بال اجتماع

حسنة.


4:) تابع. ) وتعلم راقبلعرضاالستراتيجية - 2 اجتماعات

SM:

العمل • لوحدة القيادية اإلدارة اجتماعوهي لالستراتيجية، األداء تقدم لمراجعة

. العليا اإلدارةتتعلق • أمور أي مناقشة عدم يجب

. التنفيذية بالعملياتعلى • تعتمد االجتماعات مرات عدد

وفهمها االستراتيجية اعتماد من التأكد. الجميع لدى

أكثر • تأخذ التي المدى بعيدة أمور تناقش. النتائج على للحصول شهر من

• 5Ws + 1H اإلدارة 40 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

المقاييس تكرار على نظرةm سنويا

نصف سنوي

m ربعيا m شهريا m أسبوعيا m يوميا المقياس

1 1 1 1 4 1 المبيعات

1 4 3 1 النقدي التدفق

2 1 1 1 الربح هامش

1 1 1 1 3 اإلنجاز قيد طلبات

1 1 1 1 دوران ) المستودعالمخزن(

1 1 1 1 مقايسسخاصة

6 6 5 8 11 2 التكرار



5.

4.

2.

3.



وتعلم راقب





















5: االستراتيجية. ف افحصوكيـ_•. اإلدارة نظام تغلق التي المرحلة هي

التي • االفتراضات بعض كون حال في

يشوبها أو ناقصة االستراتيجية عليها بنيت

االستراتيجية، بناء في عيب

لتالئم • صياغتها وإعادة معالجتها يتم

. المطلوبة النتائج

جديدة • استراتيجية لوضع نحتاج وقد

. كامل بشكل اإلدارة 43 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

االستراتيجية. 5 ف افحصوكيـ_:) :1تابع) الربحية- و التكلفة تقارير

الحالي االقتصادي الوضع فهموالخسائر األرباح بمعرفة لالستراتيجية

أو سوق أو زبون أو إنتاج خط لكلمنطقة ...

نجاح أماكن يروا أن التنفيذيين وعلىطرق إيجاد ومحاولة وفشلها االستراتيجية

وتوسيع الخاسرة العمليات لتجنب طرق m مجاال وتطويرها الرابحة العمليات نطاق

.m وحجماإجراءات* وتطوير تعديل تسعير، إعادة

العالقات ... صياغة إعادة التنفيذ، اإلدارة 44 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

االستراتيجية. 5 ف افحصوكيـ_:) :2تابع) اإلحصائية- التحاليل

األجزاء بين الترابط عوامل تحديدعلى المؤثرة العوامل بين المختلفة

االستراتيجية.المعلومات تقانة أنظمة األفراد، والء

التنفيذ ... طريقة المستخدمة،

3: البارزة- االستراتيجياتداخل من االستراتيجية تطوير يتم

المؤسسة.خريطة و المؤشرات باقي تعديل يتم. المتوازنة النتائج وبطاقة االستراتيجية

في الخطوات من جديدة بحلقة البدء يتم. المغلق الحلقي اإلداري نظام


: الناجحة المؤسسة ميزات

(Qualityالجودة )1.

أفقية )2. (Flat Organisationمنظمة

عالية )3. مضافة (Value Addedقيمة

االستجابة 4. سرعة(Responsiveness)

((Excellent Serviceمتميزة خدمة5.

((Innovationاإلبداع6.

(Peopleاألفراد )7.

(Leadershipالقيادة )8. اإلدارة 46 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

مقاييس

رئيسية

لمراقبة

األداء

العمل خطط وتعديل األداء متابعة يتم

. تتوفر المحققة النتائج يناسب بما االستراتيجية

ويتم القرار لمتخذي بسهولة المعلومات

متغيرات على aاعتمادا دوري بشكل مراجعتها

الثغرات لتحديد .السوق

مقياس

مستوى

رضى

الزبون

الستراتيجية رئيسي محرك هو الزبون رضىباالعتبار ويؤخذ األعمال، تخطيط و الشركة

. الحوافز وتقديم األداء لقياس

الزبائن رضى عن معلومات لجمع تقنيات يوجد. للتحسين السعي باستمرار ويتم

: ومعاييرها الناجحة :أسسالمؤسسة ومعاييرها الناجحة أسسالمؤسسة

: األداء - قياس أ

: الزبون - رضى ب


مقاييس

رئيسية

لمراقبة

جودة

الخدمة

والكفاءة

بشكل والخدمات اإلجراءات نتائج مراقبة يتماألهداف مع المقاسة التدابير وربط مستمر

. وأولوياتها االستراتيجيةاعتبار يتم و اللزوم وقت بدقة المعلومات تتوفر

أساس المطلوب الخدمي المستوى تحقيقاألعمال تخطيط و الشركة استراتيجية في النظر

ومعاييرها الناجحة ومعاييرها أسسالمؤسسة الناجحة أسسالمؤسسة:) (:تابع) تابع)

:ت - األفراد تطوير

إجراءات ث - متفوقة:

تقييم نظام

األفراد أداء

لخطط إعداد و لألفراد واضح سنوي تقييممع يتناسب بما شخصية تطوير إنجاز

. المؤسسة وأهداف استراتيجية

من للمزيد ومتابعتها الخطط تنفيذ من التأكدالمستقبل. ومديري قادة واختيار التطوير

. المؤسسة توسع لكفاية


ومعاييرها الناجحة ومعاييرها أسسالمؤسسة الناجحة أسسالمؤسسة:) (:تابع) تابع)

معلومات تتوفر

وموثوقة متكاملة

من الدوام على

برمجيات خالل

تقنية وحلول

عدة من m لحظيا متكاملة معلومات تتوفر. المعطيات سالمة ضمان مع مصادر

المنتجات و الفعاليات تكاليف تتوفر كماشكل في المديرين لجميع بسهولة والخدمات

استرداد و اإلجراءات لتحسين m خصيصا صمم. األداء وقياس األعمال وتخطيط التكاليف

: المعلومات - تقينات تطبيقات استخدام ج



معدل الخسارة لألداء

الوصفلسببخسارة األداء

م

7.5% الموارد مالئمة أو كفاءة عدم 15.2% االستراتيجية ضعفتواصل 2

4.5%توصيفخطوات في وضوح عدم

التنفيذ3

4.1%المسؤوليات تحمل في وضوح عدم

التنفيذ أثناء4

3.7% الجيد للتنفيذ معيقة الشركة ثقافة 53.0% كافية غير أداء مراقبة 6

3.0%أو للفشل والمكافآت العواقب

جيدة غير النجاح7

4.5% ملتزمة وغير ضعيفة قيادة 80.7% معتمدة غير استراتيجية 9

0.7%مهارات ) منها أخرى معوقات

) كافية غير وقدرات10

( : معدلخسارة الشركات في األداء : ) أسبابخسائر معدلخسارة الشركات في األداء %(:%(:3737أسبابخسائر

www.TECHNOLEAD.com

اإلدارة نظام 52 إتقان

أخيرة :توصيات•. a ومرنا aجيدا aمستمعا وكن وتعلم اقرأ•. والقيادية اإلدارية مهاراتك طور•. a وحاسما aمنظما كن•: السحرية الكلمات احفظ

(5W’s+1H) ،SMART(( ، )PESTLE( ، )SWOT(. إلخ ...

الصحيح • التنفيذ من وتأكد ونفذ خططللخطط.

•. الكرة تيأسوأعد الالمجتمع – – – • البيت العمل بين وازن

النفس اإلدارة 53 نظام www.TECHNOLEAD.com إتقان

المراجع:

• Harvard Business Review

• Good to Great )Jim Collins(

• Six Sigma Handbook )Forrest Breyfogle(

• The Business Handbook )Philip and Sandra Webb(

اإلدارة نظام 54www.TECHNOLEAD.com إتقان

الله وفقكم
