Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte

Sehr geehrte Leserinnen und Leser,sehr geehrte Anwender/innen der gotomaxx Produkte, trotz des erfreulichen Wirtschaftsauf-schwungs stehen viele Unternehmen unter einem hohen Kostendruck. Da sind neue Ideen und schnelle Lösun-gen gefragt. Vor allem die Verwaltung birgt ein erhebliches Rationalisierungs-potenzial, wie etwa das Rechnungsma-nagement zeigt.

Nach einer Studie der Unternehmens-beratung interim 2000 werden derzeit 80 bis 90 Prozent aller eingehenden Rechnungen in Papierform bearbeitet. Und das, obwohl man nach einer wei-teren Studie des Marktforschungsins-tituts eFinanceLab mit elektronischen Rechnungen zwischen 7 und 15 Euro pro Vorgang einsparen kann. Beim Versand sind es immerhin noch zwi-schen 1,50 und 4 Euro.

Das Potenzial elektronischer Rech-nungen ist unbestreitbar. So dürften künftig immer mehr Unternehmen über Änderungen im Rechnungs-lauf nachdenken. Mit dem gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen ha-ben wir das passende Einstiegspaket parat.

Stärker verbreitet, aber nicht minder effektiv ist die Verteilung digitaler PDF-Belege. Ein beliebtes Programm

– der PDFMAILER – ist soeben in der Version 5 erschienen. Zugriff, Ver-arbeitung und Verteilung von Doku-menten sind jetzt noch einfacher und komfortabler als jemals zuvor.

Wie effizient die gotomaxx Lösungen im praktischen Einsatz sind, zeigen

unsere Praxisberichte zur elektroni-schen Rechnung der Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH sowie der Stadtverwaltung Wesseling.

Wenn Sie wollen, verschaffen Sie sich persönlich ein Bild von uns. Besuchen Sie uns im März 2011 auf der CeBIT oder im August auf der SoftENGINE Business Convention.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Matthias Neumer Inhabergotomaxx software GmbH

Ausgabe 2.2010

PDFMAILER 5.0

PDFMAILER 5.0 – die neue Ver-sion überzeugt mit Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit

eRECHNUNG STARTER-KIT - innerhalb eines Tages zur elektronischen Rechnung

eRECHNUNG im Einsatz und Vertrieb – Kunden und Partner im Fokus

gotomaxx live – auf der CeBIT und der SoftENGINE Business Convention

Weihnachten

Frohe Weihnachten wünscht das gesamte gotomaxx Team

STARTER-KIT eRECHNUNG gotomaxx live

Bei der Entwicklung des PDFMAILER 5 stand vor allem die Benutzerführung im Fokus. PDFs lassen sich jetzt noch schneller und einfacher erstellen:

• Office-Dokumente können direkt aus dem Windows-Dateiverzeich-nis heraus konvertiert werden

• Bestehenden PDFs lassen sich mit wenigen Handgriffen weitere Seiten hinzufügen

• Miniaturansichten sorgen bei größeren PDF-Dokumenten für mehr Übersicht – sie können be-liebig sortiert, geändert oder ge-löscht werden

Ein wichtiger Vorteil des PDFMAILER 5 Professional betrifft die Corporate Identity: Firmen können ihr digitales Briefpapier als Vorlage hinterlegen und jedem neuen PDF automatisch in der Vorschau zuordnen. Das sorgt – ganz ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand – für einen einheitlichen Marktauftritt.

Die Neuerungen beim PDFMAILER 5 Server betreffen vor allem die elek-

tronische Verteilung der PDF-Doku-mente. Sie werden im Rahmen der Konvertierung bei Bedarf auf

• FTP-Servern,• Webservern oder• SharePoint-Servern

veröffentlicht. Zudem beherrscht der PDFMAILER 5 Server die Massen-verarbeitung beliebig vieler Office-Dokumente ins PDF-Format.

Zeitgleich mit der Version 5 des PDF-MAILER ging die neu gestaltete Pro-duktwebseite ans Netz. Kurze, präg-nante Texte, klare Strukturen und eine erfrischende Gestaltung sorgen dafür, dass Kunden und Interessen-ten die gesuchten Informationen schneller finden. Schauen Sie doch einmal rein: www.pdfmailer.de

Anwender älterer Programmversi-onen können übrigens problemlos upgraden. Voraussetzung ist le-diglich ein Wartungsvertrag. Was dabei zu beachten ist, erklärt Ih-nen gerne der gotomaxx Vertrieb: 06392-995100.

PDFMAILER 5

PDFMAILER 5.0 - Einfacher Wechsel auf Version 5

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Information:www.pdfmailer.deTel.: 06392 - 995100

Rundumerneuerung beim PDFMAILER: Die beliebte PDF-Produktfamilie geht mit neuen Funktionen und einer völ-lig überarbeiteten Webseite in Runde 5. Über einen Wartungsvertrag können Sie problemlos auf die neue Version umsteigen.

Impressum

maxximum November 2010Auflage:5.000Erscheinungsweise: 3 x pro JahrHerausgeber: gotomaxx software GmbHAlte Bundesstr. 10/1676846 HauensteinTel: 0049-6392-995 100Fax: 0049-6392-995 599E-Mail: presse@gotomaxx.deInternet: www.gotomaxx.de

Konzeption / Realisation:Matthias Neumer, Corinna Müller, gotomaxx GmbH

Layout/Grafik:DotCom Internet Consulting

Fotos: Hersteller, Bildarchive

Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtig-keit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen. Alle im Text erwähnten Produktnamen oder -bezeichnungen sind geschützte Markenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. Der Nachdruck von Texten ist nur nach Rücksprache mit gotomaxx erlaubt. © by gotomaxx GmbH

Fragen oder Anregungen? presse@gotomaxx.de

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Funktionsübersicht der PDFMAILER Versionen mit den Neuerungen in der Version 5.0

PDFMAILER 5PDFMAILER Standard PDFMAILER Professional PDFMAILER Server

PDF erzeugen X X X

JPEG erzeugen X X X

TIFF erzeugen X X X

Print-to-RTF - - X

Druckaufträge kombinieren X X X

Drucker-Weiterleitung - X X

Passwortverschlüsselung X X X

GrafikDownsampling X X X

Virtuelles Briefpapier - X X

Mehrere Briefbögen - X X

Workflow - X X

– mit Steuerzeichen - X X

– mit Parameterdatei - X X

– Skriptsteuerung - X X

Dokumenteninformation X X X

– Autor X X X

– Titel X X X

– Thema X X X

– Stichwörter X X X

Rechteverwaltung für Customizing - - X

Globale Netzwerkverteilung - - X

Outputmanagement - X X

Inhaltsverzeichnisse X X X

Office-Integration X X X

Druckvorschau X X X

Neuerungen 5.0

FTP-Anbindung - X X

MS-SharePoint-Anbindung - - X

Kontextgesteuerte PDF-Erzeugung X X X

PDFs zusammenfassen X X X

Office-DokumenteimBatchlaufverarbeiten - - X

Dokumente per Konsolenaufruf verarbeiten - - X

Briefpapier per Ausgabedialog erzeugen - X X

Grafikhinzufügen - X X

Miniaturansicht X X X

Dokumente in Druckkontext hinzufügen X X X

gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen - Innerhalb eines Tages E-Rechnungen versenden

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Mit dem PDFMAILER ist es einfach, Dokumente per E-Mail zu verteilen. Das spart Zeit, Druck- und Portoko-sten. Doch auch für den PDFMAILER gibt es eine Grenze: Rechnungen dürfen nicht einfach als PDF ver-schickt werden, wenn der Empfänger die enthaltene Vorsteuer steuerlich geltend machen will. Stattdessen ist eine rechtssichere Signatur zwingend vorgeschrieben.

E-RECHNUNG leicht gemachtZum Glück gibt es eine kostengün-stige, einfache Alternative. Das goto-maxx eRechnungs-Portal ist schnell erklärt: Rechnungen werden wie ge-wohnt ausgedruckt – allerdings nicht auf dem Drucker, sondern über den gotomaxx Portaldruckertreiber. Dieser erstellt aus der Rechnung ein PDF und extrahiert die Rechnungsdetails (zum Einlesen in die Empfängersoftware) auf Wunsch in einer zusätzlichen XML-Datei. Beides wird automatisch an das gotomaxx eRechnungs-Portal geschickt, dort signiert und veröffent-licht. Anschließend können Kunden die PDF-Rechnungen herunterladen

und die XML-Daten in ihre Unterneh-menssoftware übernehmen und auf diese Weise wertvolle Zeit und Res-sourcen sparen.

Mit „Geld-Zurück-Garantie“Mit dem gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen stellen Sie Ihren kom-pletten Rechnungsversand innerhalb eines Tages um*. Wir begleiten jeden einzelnen Installationsschritt, über-nehmen die Integration in die vor-handene Unternehmenssoftware und stehen Ihnen auch nach dem Start mit Rat und Tat zur Seite. Sollte bei der Umstellung tatsächlich etwas nicht klappen, erhalten Sie Ihr Geld zurück! Weitere Informationen finden Sie un-ter www.gotomaxx.de

Überblick: Die Vorteile der goto-maxx eRECHNUNGDie gotomaxx eRECHNUNG senkt für Versender und Empfänger die Pro-zess-, Porto- und Materialkosten.

Vorteile für Versender:•keine Portokosten•keine Materialkosten

•sofortige Übermittlung, schnellerer Zahlungseingang

•geringer Arbeitsaufwand

Vorteile für Empfänger:•schneller Rechnungsdurchlauf• rechtzeitiger Skontoabzug•kein Öffnen, kein Scannen, keine

Doppeleingaben•direkter Import der Rechnungsdaten•keine Verarbeitungsfehler

* Nach erfolgter Zusendung der Signaturdaten per

PostIdent-Verfahren.

eRECHNUNG STARTER-KIT

Information:Tel.: ++49.6392 - 995.100www.gotomaxx.de/erechnung-starterkit

Der PDFMAILER ist ideal, um Dokumente aller Art im PDF-Format zu verteilen. Für umsatzsteuerrechtlich signierte Rechnungen ist hingegen das gotomaxx eRECHNUNGs-Portal zuständig. Mit dem gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen können Sie Ihren Rechnungsversand innerhalb eines Tages umstellen.

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Die Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH setzt auf eRECHNUNG - Mithilfe der Hausbank zu mehr Liquidität

eRECHNUNGWenn Buchhändler und Verlage die Dienste der Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH, kurz „MVB“, in Anspruch nehmen, können Sie Ihre Rechnung später elektronisch im Internet abholen. Von dem umweltfreundlichen, effizienten Verfahren profitieren beide Seiten – etwa in Form von sinkenden Material- und Prozesskosten. Die MVB profitiert ferner vom verkürzten Rechnungslauf, der sich positiv auf die Liquiditätslage auswirkt. Den entscheidenden Tipp für die Umsetzung bekam die MVB von dem Electronic-Banking-Team der Frankfurter Sparkasse.

Allen Unkenrufen zum Trotz entwickelte sich der deutsche Buchmarkt in den letzten Jahren positiv. Selbst im Krisen-jahr 2009 – zu einer Zeit, als andere Branchen knietief im Minus standen – legten die Verkaufszahlen um beacht-liche 0,8 Prozent zu. Ein Erfolg, den sich auch die MVB – Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH – ans Revers heften kann.

Die Tochtergesellschaft des Börsen-vereins des Deutschen Buchhandels unterstützt Handel und Verlage bei der Vermarktung. Neben traditionellen Me-thoden, wie etwa Verlagsverzeichnis-sen, spielt dabei das Internet eine im-mer größere Rolle. „Unsere Buch- und E-Book-Portale haben in jüngster Ver-gangenheit stark an Bedeutung gewon-

nen“, berichtet Silvia Lena, Prokuristin bei der MVB.

Von der Sparkasse kam der entschei-dende TippWer die Dienstleistungen der MVB in Anspruch nahm, konnte bislang eine traditionelle Papierrechnung aus der Eingangspost fischen. Doch das hatsich geändert, seit das Unternehmen auf elektronische Rechnungen umgestiegen ist. „Den entscheidenden Tipp bekamen wir von unserer Hausbank, der Frankfur-ter Sparkasse“, verrät Silvia Lena.

Im Herbst 2009 entschied sich die MVB für das Online-Rechnungsportal „gotomaxx eRECHNUNG“. „Die schnel-le, kostengünstige Inbetriebnahme und die Flexibilität des Rechnungsportals

haben uns überzeugt“, begründet sie die Entscheidung.

Die Vorteile liegen auf beiden SeitenSeit November 2009 können Buch-händler und Verlage ihre eRechnungen aus dem gotomaxx Portal herunter-laden. Der Schritt hat sich aus Sicht von Silvia Lena binnen kürzester Zeit ausgezahlt: „Wir sparen nicht nur Por-to- und Materialkosten, sondern verbes-serten gleichzeitig unsere Servicequa-lität. Schließlich sorgen elektronische Rechnungen auch auf Kundenseite für effizienteProzesse.“

DieMVBprofitieredabeivorallemvomverkürzten Rechnungslauf, der sich da-rüber hinaus positiv auf die Liquiditäts-lage auswirke.

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eRECHNUNG

Elektronischer Rechnungseingang senkt Verwaltungskosten bei den Stadtwerken WesselingLange Zeit sendeten die Stadtwerke und städtischen Entsorgungsbetriebe der Stadtverwaltung Wesseling Papierrechnungen zu. Doch damit ist jetzt Schluss. Mit dem Umstieg auf elektronische Rechnungen gelang es, den gesamten Rechnungslauf effizienter zu gestalten. Seitdem profitiert die Stadtverwaltung von sinkenden Bearbeitungskosten und nachvollziehbaren Verwaltungsabläufen.

FirmendarstellungDie Stadt Wesseling liegt mit ihren rund 36.000 Einwohnern am linken Rheinufer zwischen den Städten Köln und Bonn. Bekannt ist die Kleinstadt vor allem als Industriestandort: Che-mieriesen wie Evonik oder Dow Che-mical haben hier Standorte. Trotzdem muss die Stadtverwaltung angesichts knapper Kassen ihre Verwaltungsver-fahren auf Einsparpotenziale abklop-fen.

Dabei fiel die aufwendige Verarbei-tung eingehender Rechnungen bei den Stadtwerken Wesseling GmbH und den Entsorgungsbetrieben der Stadt Wesseling (EBW) auf. „Die Rechnungen kamen per Post und wurden von unseren Mitarbeitern manuell erfasst. Das war aufwen-dig und fehleranfällig“, erinnert sich Manfred Hummelsheim, Leiter Finanzen bei der Stadtverwaltung Wesseling.

Den Zuschlag erhielt die einfachste LösungMithilfe elektronischer Rechnungsläu-fe sollten Verwaltungskosten gespart, Durchlaufzeiten verkürzt und poten-zielle Fehler vermieden werden. Bei der Umsetzung kam das gotomaxx eRechnungs-Portal zum Zuge. „Mit der gotomaxx Lösung konnten wir un-sere Ziele schnell und einfach realisie-ren. Zudem war der technische und fi-nanzielle Aufwand gering“, begründet Bernhard Hadel, Erster Beigeordneter und Kämmerer der Stadtverwaltung Wesseling, die Entscheidung.

Effiziente, kostengünstige Verwal-tungsprozesseHeute hinterlegen beide städtischen Betriebe ihre Rechnungen in elek-troni-scher Form auf dem gotomaxx eRech-nungs-Portal. Die Mitarbeiter der Stadt-verwaltung laden dann die Dokumente im signierten PDF-Format zur Prüfung herunter. Ist alles in Ordnung, werden

die zugeordneten Rechnungsdaten im XML-Format in das IT-Verwaltungsver-fahren für städtische Grundstücke ein-gelesen. Manuelle Eingaben sind nicht mehr erforderlich. „Die aufwendige Da-tenerfassung können wir uns sparen. Gleichzeitig entfallen bei den Rech-nungsversendern Versand- und Mate-rialkosten. Das gotomaxx Rechnungs-portal ist also eine Win-win-Situation für alle Beteiligten“, freut sich Bernhard Hadel. Das hohe Automatisierungsni-veau habe auf beiden Seiten zu erheb-lichen Kosteneinsparungen geführt. „Und das bei einem äußerst geringen Aufwand für die Infrastruktur“, ergänzt Manfred Hummelsheim.

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gotomaxx auf der SoftENGINE Business Convention

gotomaxx liveAm letzten August-Wochenende fand in Landau/Pfalz die erste SoftENGINE Business Convention, der Kongress zur kaufmännischen Unternehmensorganisation, statt. Auf dem Fachkongress konnten sich Anwender und Interessenten einen Tag lang über die neuesten Technologien rund um die verschiedenen Unternehmenslösungen informieren.

Schwerpunkt ProzessoptimierungIn diesem Jahr im Trend lagen die Themen Integration und Prozessop-timierung. Eine gute Gelegenheit für gotomaxx, aktuelle Technologien wie den PDFMAILER 5 oder das gotomaxx eRechnungs-Portal einem größeren Publikum zu präsentieren. Der Erfolg konnte sich sehen lassen: Der Messe-stand war ebenso gut besucht wie die

Vorträge zum eRechnungsmanage-ment.

Gleiche Zeit, selber OrtDa überrascht es kaum, dass der gotomaxx Stand auf der Business Con-vention 2011 bereits fest gebucht ist. Nut-zen Sie die Chance und nehmen Sie un-sere Lösungen persönlich unter die Lupe. Natürlich werden wir auch 2011 das Op-

timierungspotenzial elektronischer Rech-nungen und Belege in unseren Vorträgen erläutern. Die SoftENGINE Business Convention findet am letzten August-Wochenende in der Jugendstil-Festhalle zu Landau/Pfalz statt.

Sichern Sie sich am besten schon jetzt Ihre Karte für den 27.08.2011: www.softengine.de/business-con2011.

Als Stammgast der CeBIT schlagen wir auch dieses Mal unsere Zelte auf dem 400 qm großen Partnerstand der SoftENGINE GmbH in Halle 5 auf. Im Mittelpunkt des Messeauftritts stehen das gotomaxx eRechnungs-Portal und der PDFMAILER 5.0. Schwerpunkte sind in diesem Jahr zum Beispiel die Zusammenarbeit mit ERP-Systemen wie SAP und BüroWARE oder das Einsparpotenzial elektronischer Rech-nungen. Vereinbaren Sie am besten schon jetzt einen Termin. Wir senden Ihnen dann Ihre persönliche Freikarte für die CeBIT umgehend per Post zu. WeitereInformationenfindenSieunterwww.gotomaxx.de/cebit.

gotomaxx auf der CeBIT 2011 - Hannover, wir kommenVom 1. bis zum 5. März 2011 findet in Hannover die alljährliche Computermesse CeBIT statt. Die weltweit größte Ausstellung für Lösungen aus Informations- und Kommunikationstechnologie steht dieses Mal unter dem Motto „Die Zukunft des digitalen Zeitalters“. Da dürfen wir mit unseren Lösungen zum elektronischen Beleg- und Rechnungsmanagement natürlich nicht fehlen.

Information:www.softengine.de/business-con2011

Information:www.gotomaxx.de/cebit

CeBIT 2011

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Frohe Weihnachten & alles Gute für 2011Das gesamte gotomaxx Team wünscht Ihnen und Ihrer Familie ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest und ein erfolgreiches Jahr 2011!

gotomaxx Partner im Fokus Frankfurter Sparkasse punktet bei FirmenberatungMit einer Bilanzsumme von mehr als 17,6 Milliarden Euro ist die Frankfurter Sparkasse die viertgrößte Sparkasse Deutschlands. Das Kreditinstitut beschäftigt in seinen 98 Filialen und Betreuungscentern rund 1.850 Mitarbeiter. Mit 26 Selbstbedienungszentren und 171 Geldautomaten verfügt die Frankfurter Sparkasse über das dichteste Servicenetz in der Rhein-Main-Region.

Mehr als nur GeldViele kleine und mittelständische Unter-nehmenschätzennichtnurdiefinanz-,sondern auch die betriebswirtschaftliche Expertise der Frankfurter Sparkasse. Deshalb hat das Geldinstitut das Be-ratungsangebot deutlich erweitert und arbeitet beim Thema eRechnungs-Management eng mit gotomaxx zusam-men. „Die meisten Unternehmen su-

chen gezielt nach Zukunftsinvestitionen, die sich schnell rentieren“, unterstreicht Norbert Krost, zuständig für den Bereich Electronic Banking bei der Frankfurter Sparkasse. „Dabei rückt die Kosten-senkung zwischen Geschäftspartnern in den Fokus. Das gilt besonders für die elektronische Rechnung mit ihrem hohen Einsparpotenzial“, ergänzt sein Mitarbeiter Reinhold Dörr.

Das Interesse ist großDie Firmenkunden der Frankfurter Sparkasse begrüßen das erweiterte Beratungsangebot zum Rechnungs-management. Das bestätigt die posi-tive Resonanz der zahlreichen Unter-nehmen, die in den letzten Monaten das gotomaxx eRechnungs-Portal genauer unter die Lupe genommen haben.

gotomaxx Partner