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normativa de uso de correoTRANSCRIPT
DIRECTIVA DE USO DE CORREO ELECTRNICO
VERSIN:001-1
FECHA: 24/02/2014
1. OBJETIVO
La presente directiva tiene por objeto fijar las normas y procedimientos sobre el uso del servicio de correo electrnico, puesto a disposicin de los usuarios de los servicios informticos del Corporativo MESAC, estableciendo los beneficios y limitaciones en su USO.
2. FINALIDAD
Regular el uso, uniformizar criterios tcnicos y administrativos sobre el servicio de correo electrnico, asegurando y facilitando una eficiente comunicacin tanto interna como externa.
3. BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley de Procedimientos Administrativos. Decreto Supremo N 066-2001-PCM, que aprueba los "Lineamientos de Poltica General para promover la masificacin del acceso a Internet en el Per". Resolucin Jefatural N 088-2003-INEI, que aprueba Directiva sobre Normas para el uso del servicio Normas Tcnicas de Control Interno, aprobadas por Resolucin de Contralora N320-2006-CG.
4. ALCANCE
La observancia de la presente Directiva es obligacin de todos los usuarios que dispongan de un correo electrnico asignado en el dominio mesacperu.com.
5. DEL AREA DE SISTEMAS
Entindase al rea de Sistemas como el rea del Corporativo, que administra, opera y supervisa los sistemas informticos y de comunicaciones del corporativo.
6. VIGENCIA
La presente Directiva entrar en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin por parte de la Gerencia de Administracion y finanzas.
7. CONCEPTOS GENERALES
Internet.- Es una gran comunidad de computadoras conectadas entre s por medio de lneas de comunicaciones especiales.Interface.- Medio con el cual se puede interactuar con una computadora.Navegador.- Es un programa que provee una interface para accesar y ver archivos en Internet.Correo Electrnico.- El correo electrnico, e-mail, es el medio por el cual se pueden intercambiar mensajes utilizando un dispositivo electrnico.Intranet.- Es una red privada que utiliza tecnologa de Internet pero cuyo contenido slo est disponible al interior de una entidad.Servidor.- En una red, se denomina servidor a una computadora compartida por mltiples usuarios. Existen servidores de archivos, servidores de impresin, etc. Los servidores son computadoras de gran potencia que se encuentran a disposicin de los usuarios. Cuando los usuarios de Internet se intercomunican, en realidad lo hacen a travs de servidores.Software.- Conjunto de programas, documentos, procesamientos y rutinas asociadas con la operacin de un sistema de computadoras, es decir, la parte intangible de una computadora.Computador Personal.- Computadora asignada a los usuariosWebmail: cliente de correo web.
8. DISPOSICIONES GENERALES
El correo electrnico corporativo es una herramienta de comunicacin e intercambio de informacin oficial entre usuarios, no es una herramienta de difusin indiscriminada de informacin.
La asignacin de una cuenta de correo electrnico corporativo a cualquier usuario, est supeditada a la aprobacin de su jefe inmediato y a la vigencia de su vnculo laboral o contractual con el Corporativo MESAC. El correo electrnico ser usado solamente para el envi y/o recepcin de documentos relacionados con la actividad que se realizar en el corporativo.
El usuario slo podr acceder al correo electrnico corporativo mientras est vinculado con la empresa, pudiendo ser Administrativo o de Salas.
El rea de Sistemas es responsable de:
Capacitar al personal en el uso del correo electrnico corporativo. Capacitar al personal en la seleccin de contraseas seguras. Disponer las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad del servicio de correo electrnico.
El nombre de la cuenta de correo electrnico corporativo asignado al personal administrativo y de salas, es personal e intransferible debe estar formado por el primer nombre del usuario, el signo de punto, seguido del apellido paterno, ligado con el smbolo @ al nombre de dominio de corporativo. Por ejemplo:
Nombre del usuario: Juan Manuel Prez QuispeNombre de la cuenta: [email protected]
En caso de existir dos formaciones de cuenta de correo similares, el rea de sistemas proceder a incluir tantas letras del segundo apellido como sean necesarias en la cuenta del colaborador recientemente incorporado, de ser necesario se agregaran nmeros correlativos en caso de mantener igualdad en el correo.
Los archivos que se adjuntan en los mensajes de correo, en lo posible deben de comprimirse con el software adecuado, para as evitar la degradacin del servicio de correo y la saturacin involuntario de las casillas de los usuarios.
9. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
De las responsabilidades y obligaciones del usuario
Todo usuario debe cambiar su clave de acceso (password) por vez primera con apoyo del personal de Sistemas. Posteriormente podr realizarla las veces que considere conveniente a travs del servicio de correo corporativo disponible en ambiente web, siendo responsable de mantener su confidencialidad.
Cuando el usuario deje de usar su computadora personal deber de cerrar el software de correo electrnico, para evitar que otra persona use su cuenta sin su permiso.
El usuario que tiene asignado una cuenta de correo, es el nico y directo responsable de todas las acciones y mensajes que se lleven a cabo en su nombre. Por lo tanto, el Corporativo, no se hace responsable por lo que se haga o diga en nombre de una cuenta de correo electrnico particular.
En caso de que un usuario considere importante un mensaje deber imprimirlo o en su defecto almacenarlo en un medio de almacenamiento (disco duro, CD o memoria usb).
Los usuarios de las cuentas de correo electrnico corporativo son responsables de todas las actividades que realizan desde su cuenta de correo electrnico, por lo que se considerar como oficial todo documento enviado o recibido en forma interna. Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, cuestionable o ilegal se deber comunicar al rea de Sistemas para que se tome las acciones pertinentes del caso.
Los correos electrnicos que adjunten documentos que no son propios del remitente, debern citar siempre la fuente de origen y/o los autores, con la finalidad de respetar los derechos de propiedad intelectual.
Al pie de cada mensaje de correo deben enviar una identificacin tipo auto firma, no debiendo ocupar ms de 6 lneas a fin de que permita al receptor de datos identificar formalmente a su autor, de manera que est vinculada nicamente a l y a los datos a que se refiere, garantizando as la identidad del titular y que este no pueda desconocer la autora del mensaje.
De las responsabilidades del rea de Sistemas
El rea de Sistemas es responsable de la administracin del correo electrnico, as como de brindar el soporte tcnico necesario que garantice y mejore la operatividad de este servicio, eximiendo su responsabilidad, en los problemas de ndole tcnico del proveedor de internet del Corporativo que pudieran presentarse y que ocasionen anomalas en el servicio.
El rea de Sistemas establece las cuotas mximas de las casillas de correo electrnico, El espacio mximo que se asigna en el servidor de correo del corporativo est en funcin al cargo de la persona, a saber:
Directorio: 1 GB a mas Gerentes: Hasta 1 Gb Jefaturas: Hasta 500 Mb Asistentes y secretarias: Hasta 250 Mb Usuarios en general: hasta 150 Mb
En el caso de tener la necesidad de aumentar la cuota asignada, esta debe ser solicitada al rea de Sistemas mediante un correo electrnico a [email protected],
Es de responsabilidad del rea de Sistemas, activar, desactivar y suspender por un periodo determinado o en su defecto cancelar las cuentas de correo electrnico por inactividad o mal uso, comunicando esta situacin a los niveles correspondientes.
El rea de Sistemas, garantizar la privacidad de las cuentas de correo electrnico corporativo de todos los usuarios.
Conductas de mal uso del servicio
Intentar o apoderarse de claves de acceso de otros usuarios, acceder y/o modificar mensajes de otro usuario. Enviar documentacin o informacin de carcter corporativa o destinatarios externos, sin la autorizacin y el conocimiento de su jefe inmediato superior.
Descargar o ejecutar archivos adjuntos a los mensajes recibidos desde una fuente externa que resulte desconocida, dudosa o sospechosa.
Enviar mensajes para la difusin de noticias o correos electrnicos de autores annimos. Usar los servicios de correo electrnico para propsitos no laborales, fraudulentos, comerciales o publicitarios, que atenten contra la legalidad, la propagacin de mensajes destructivos, mensajes obscenos y que contengan opiniones que atenten contra el honor de terceros. Difundir y participar en la propagacin de cadenas de mensajes (Forwards) irrelevantes propaganda comercial (spam). Perturbar el trabajo de los dems enviando mensajes que interfieran en el desempeo laboral. No deber utilizarse el correo electrnico del Corporativo en suscripciones a listas de correos electrnicos externos que saturen el normal trfico de mensajes en el servidor.
De las sanciones
El usuario que haga mal uso del correo electrnico, segn la gravedad del hecho, se le suspender el servicio de correo electrnico, adems de aplicrsele las sanciones administrativas.
10. MECANICA OPERATIVA
El cliente de correo electrnico para gestionar las cuentas de correo estn administradas e indicadas por el rea de Sistemas, siendo esta la responsable de crear, eliminar, reiniciar las cuentas de correo de cada usuario.
Se usa el software Microsoft Outlook para acceder desde oficina y locales del corporativo, a la cuenta de correo electrnico.
El acceso al correo desde internet solo se realiza usando la interfaz Webmail.
Si los mensajes almacenados en el servidor de correo exceden el lmite permitido, se bloquea la capacidad para enviar y recibir correos a las personas cuyas cuentas superaron el lmite.
Tomar en cuenta que los correos visualizados por MS Outlook sern descargados al equipo local sin posibilidad de recuperacin por Webmail.
Las cuentas de correo sern creadas a peticin de los interesados debiendo enviar un correo electrnico a [email protected].
Los mensajes enviados pueden ser de hasta 20 Mb cada uno.
11. NORMAS DE SEGURIDAD
En caso de que el uso del correo electrnico se constituya en un riesgo que atente contra la seguridad de la informacin, la disponibilidad de la plataforma de servicios o la imagen pblica del Corporativo Mesac, el rea de Sistemas, est facultado a tomar las acciones necesarias para mitigar tales riesgos. Dichas acciones contemplan la suspensin o restriccin del servicio de acceso del correo electrnico.
El rea de sistemas, se reserva el derecho de vigilar y establecer controles adicionales a las cuentas de correo electrnico que presente comportamientos sospechosos, o que en forma comprobada pongan en riesgo la seguridad de la red corporativa.
12. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
El rea de Sistemas absolver cualquier consulta que presenten los usuarios del servicio de correo electrnico, para el adecuado cumplimiento de la presente Directiva, pudiendo remitir sus consultas al correo electrnico: [email protected].
El rea de sistemas recibir a travs del rea de Recursos Humanos, mediante un correo electrnico a [email protected], la relacin de los colaboradores de oficina que hayan ingresado a laborar y de los que hayan dejado de hacerlo, para la activacin o desactivacin de las cuentas de correos respectivos.
Para el caso del usuario que por motivo de vacaciones, comisiones u otros sucesos tenga que ausentarse por un perodo definido del Corporativo, debern comunicarse mediante un correo electrnico a [email protected] para evitar el bloqueo de su respectiva casilla de correo electrnico por saturacin de la misma.
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