הכספתשל הוראות הפעלה

המסך הכללי התפריט. 1 סרגל הכלים. 2 המידע. 3 התיקיות. 4 המסמכים. 5

תפריטיםה1 .My Account 2 .User management 3 .ScanDirect 4. PrintDirect 5 .FaxDirect 6 .Help 7. Refresh 8 .Quit

סרגל הכלים

1 .MemoDirect 2. Upload 3 .PhotoDirect 4 .Download 5 .View 6 .Rename 7 .Move 8 .New 9 .Search

10 .E-Mail 11. DoarNet 12. Delete

השלמותCertificate- תעודת התאמה

Notes - הערות Alarms - התראות

:להלן פירוט הפונקציות השונות המופיעות במסך הכללי של הכספת התפריט. 1

.בהמשךראה פירוט .של הכספתשונות ה תפונקציול שורת התפריטים מאפשרת גישה מהירה

סרגל הכלים. 2

.בהמשךראה פירוט .הכלים השימושיים ביותר להפעלת הכספת ולניהולה מפנה אל סרגל הכלים

המידע. 3 שם הבעלים , שם הכספת -עיקרי על הכספתהמידע ה

.בכספתואחוזי השימוש

שם הכספת

אחוזי השימוש בכספת

שם הבעלים של הכספת

המסך הכללי

היא משתמשת ביישומים , כמו כן! וב בכל העולםהאלקטרונית נבנתה על פי התקנים והסטנדרטים המובילים בתחום המחשהכספת שכל משתמש יוכל בקלות לפעול ולהשתמש בתוכנות ובפונקציות השונות העומדות , כך. ובממשקים פשוטים וידידותיים למשתמש

.לנוחותכם מפורטים בקובץ זה הסברים כללים לשימוש בכספת.לרשותו

:המסך הכללי

התיקיות

התפריט

סרגל הכלים

המסמכים

המידע

תפריטה

1. My Account

:לחיצה על מדור זה של התפריט תפתח חלון ובו מספר אפשרויות

התיקיות. 4

. רשימת התיקיות הנמצאות בכספת .תיקיות לפי בחירתכם- או להוסיף תיקיות ותת/ניתן למחוק ו

.אנגליתבשלב זה כל שמות התיקיות חייבים להיות בשפה ה: אזהרה המסמכים. 5

.לחיצה על תיקייה מסוימת מראה את רשימת המסמכים המאוחסנים בתיקייה .זוהי רשימה של כל המסמכים שהופקדו בכספת

.בשלב זה כל שמות המסמכים חייבים להיות בשפה האנגלית: אזהרה

שם המסמךסוג המסמך

תאריך ההפקדה בכספת

שם התיקייהמספר הקבצים

המאוחסנים בתיקייה

2.Users management

ביכולתך לקבוע את היקף . באמצעות יישום זה באפשרותך לתת הרשאות שונות למשתמשים נוספים לפעול בכספת שלך : כך שהמשתמש המורשה יוכל, י קריטריונים שונים"ההרשאה שתינתן עפ

המסמכים המופקדים בכספת בלבד לראות את.

לראות ולשנות מסמכים.

להעלות ולשנות מסמכים, לראות.

לשנות ולמחוק מסמכים, להעלות, לראות.

להוסיף או למחוק , בכל עת באפשרותך לשנות. י הקריטריונים שנקבעו לו"המשתמש יכול לפעול בכספת אך ורק עפ .קריטריונים ואף לבטל כליל הרשאה שנתת

שם מפורט בצורה נרחבת ומסודרת כיצד . בכספת שלך HELPראה במדור -אנו ממליצים לעיין בהוראות ההפעלה של היישום .ביטול הרשאות ושינוי הרשאות, קביעת הרשאות חדשות -להשתמש ביישום

עדכון פרטי ההרשאה

עדכון התיקיות מחיקת להרשאה

ההרשאהמספר הזיהוי של

שם ומייל של המורשה המורשה

האם המורשה לא/מוגבל

סוג ההרשאה

הכניסה האחרונה של המורשה

My address (title, name, address...) שינוי הפרטים המזהים

My email עדכון כתובת הדואר האלקטרונית

My password שינוי קוד המשתמש

שינוי השאלה והתשובה שנבחרו למקרה של אובדן קוד My question-answer (in case of password loss) .משתמש

קביעת קוד משתמש מוגבל שיאפשר לאנשים אחרים לעיין My Mandate בכספת שלכם מבלי שיוכלו לבצע בה שינויים

י "מתן הרשאות למשתמשים נוספים לפעול בכספת עפ Users management ).ראה פירוט להלן( על ידכם שייקבעוקריטריונים

/ תיקיות פתוחות: שינוי אפשרות הצגת המידע בכספת My preferences .סוג או תאריך, י שם"סידור המסמכים עפ. סגורות

מתן הרשאות למשתמשים להעלות מסמכים לכספת Third Parties management (Test Mode) ).ראה פירוט להלן( Prodirectבאמצעות תוכנת

בדיקה מתי הייתה הכניסה האחרונה שלך לכספת ומאיזו וכן מתי הייתה הכניסה האחרונה של משתמשים IPכתובת

IPמוגבלים ומאיזו כתובת Last access to the safe

ScanDirectתוכנת

!כל המסמכים מאוחסנים בכספת בלחיצת כפתור אחת

בכספת שלך או לחץ על הורדת קובץ HELPראה במדור - אנו ממליצים לעיין בהוראות ההפעלה של התוכנה .שם מפורט בצורה נרחבת ומסודרת כיצד להוריד את התוכנה וכיצד להשתמש בה. המדריך בדף התוכנה

3. SCANDIRECT

, בצורתו הדיגיטאלית, יל את הסורק שלך ולהעביר את המסמךמאפשרת בלחיצת כפתור אחת להפע ScanDirectתוכנת

. ללא שום ידיעה טכנית, ישירות לכספת שלך .קלה ופשוטה תוכל להעביר מסמכים לפורמט דיגיטאלי ולאחסן אותם באופן מאובטח ולאורך זמן, בצורה מהירה, כך

.הלחיצה על מדור זה של התפריט תפתח חלון ובו הוראות התקנה של התוכנ

!מביאה לך את כל היתרונות של מכונת צילום לשימוש באינטרנט ScanDirectתוכנת

להתקנת התוכנה לחץ כאן

להורדת מדריך מפורט לחץ כאן

FAXDIRECT .5

.להעלות כל מסמך באמצעות הפקס לכספת שלךאחת מאפשרת בלחיצת כפתור FaxDirectתוכנת

בקובץ זה מופיע דף בו . ולהדפיסו" cover page"על מנת שניתן יהיה לשלוח את הפקס יש להוריד תחילה את הקובץ מכיוון . מפורט מספר הפקס שלך וכן ברקוד ייחודי על מנת שהמערכת תוכל לזהות לאיזו כספת עליה להעביר את הפקס

.צרפו לכל פקס שברצונך לשלוחשכך יש ל

להורדת דף הכריכה לחץ כאן

PRINTDIRECT .4

כל מסמך ) להעתיק(באמצעותה תוכלו להדפיס , פונקציה זו מאפשרת לכם להתקין על המחשב שלכם מדפסת וירטואלית .ישירות לכספת

ולהעביר את ת שהותקנה במחשב שלך מדפסת וירטואלי מאפשרת בלחיצת כפתור אחת להפעיל PrintDirectתוכנת תוכלו להעלות כל מסמך המופיע על , כך .ללא שום ידיעה טכנית, ישירות לכספת שלך, בצורתו הדיגיטאלית, המסמך

.המחשב ישירות לאינטרנט וזאת בצורה פשוטה ומאובטחת

PrintDirectתוכנת

!כל המסמכים מאוחסנים בכספת בלחיצת כפתור אחת א עוד ערמות של מסמכים מודפסיםל

בכספת שלך או לחץ על הורדת קובץ HELPראה במדור - אנו ממליצים לעיין בהוראות ההפעלה של התוכנה .בהשם מפורט בצורה נרחבת ומסודרת כיצד להוריד את התוכנה וכיצד להשתמש . המדריך בדף התוכנה

להתקנת התוכנה לחץ כאן

להורדת מדריך מפורט לחץ כאן

סרגל הכלים

1 .MemoDirect

.ניתן ליצור מסמך חדש שיופקד ישירות בכספת שלך, באמצעות כפתור זה

ניתן ליצור רשימת מספרי טלפון או רשימת בעלי תפקידים , כך למשל. ניתן להשתמש במודלים קיימים או במסמך ריק

.על פי המודל הקיים, חשובים

.זה ניתן להשתמש באותיות לועזיות בלבד ולא בעבריתבשלב : אזהרה

לבחירת מודל קייםלחץ כאן

6. HELP

.פונקציה זו מאפשרת לקבל רשימה של הסברים והוראות הפעלה על הכספת

7. REFRESH

את תוכן תלחיצה על כפתור זה מעדכנת אוטומטי -כל תקלה שנוצרה מבעיות אינטרנט " תקן"צית הרענון מאפשרת לפונק

.הכספת

8 .QUIT

.פונקציה זו מאפשרת לך לסגור את הכספת שלך באבטחה מלאה

3. PhotoDirect

. PDFהאלבום יישמר בפורמט . ניתן ליצור אלבום תמונות שיופקד ישירות בכספת שלכם, באמצעות כפתור זה

בכספת שלך או לחץ על הורדת קובץ HELPראה במדור - ממליצים לעיין בהוראות ההפעלה של התוכנה אנו

.שם מפורט בצורה נרחבת ומסודרת כיצד להוריד את התוכנה וכיצד להשתמש בה. המדריך בדף התוכנה

בחר את התיקייה בה יישמר האלבום

קרא לאלבום בשם

בחר את התיקייה מהמחשב בה שמורות

התמונות

בחר את הגודל הרצוי לתמונות באלבום

2 .UPLOAD

.ניתן להעלות מסמכים מהמחשב ישירות לכספת שלך, באמצעות כפתור זה

העתקת , להעלות מסמכים מהמחשב ישירות לכספת שלך על ידי גזירת, )בכחולמסומן (ניתן באמצעות הפונקציה התחתונה , כמו כן .הדבקתו אל תוך הקובייה/ או גרירת הקובץ מהמחשב והעתקתו

:שרת להעלות סוגים מסוימים של קבצים בלבדהמערכת מאפ! שים לב

AI,AVI,BMP,CR2,CSV,DAT,DB,DOC,DOCX,EPS,GIF,JPEG,JPG,MNY,MP3,ODB,ODG,ODP,ODS,ODT,PDF,PNG,PPS,PPSX,PPT,PPTX,PSD,QIF,

QPK,RAR,RTF,SIT,SGN,TAR,TIF,TIFF,TXT,WDB,WMA,WMV,WPS,XLR,XLS,XLSX,XML,ZIP,html,htm

בחירת התיקייה לאחסון הקובץ

בחירת הקובץ הרצוי העלאת הקבצים הנבחרים

הדבק קובץ /העתקרצוי מהמחשב ישירות לכאן

5 .VIEW

.ניתן לעיין בכל מסמך או להשמיע כל קובץ מוסיקה שהופקדו בכספת שלך, באמצעות כפתור זה

:עליך קודם לסמן את המסמך הרצוי, יש לזכור כי

סימון הקובץ הרצוי

4. DOWNLOAD

.ניתן להוריד למחשב כל מסמך שהופקד בכספת שלך, באמצעות כפתור זה

לחץ כאן לשמירת הקובץ

לחץ כאן לפתיחת הקובץ

7 .MOVE

.ר מסמך מתיקייה לתיקייהניתן להעבי, באמצעות כפתור זה

בחר את התיקייה אליה ברצונך להעביר את

הקובץ

שם הקובץ אותו רוצים להעביר

6 .RENAME

.ניתן לשנות את שמות המסמכים שהופקדו בכספת שלך, באמצעות כפתור זה

.בשלב זה ניתן להשתמש באותיות לועזיות בלבד ולא בעברית: אזהרה

רשום כאן את השם החדש שנבחר

שם הקובץ המקורי אותו רוצים לשנות

9 .SEARCH

.או מילה כלשהם/ניתן לחפש בכספת כל מסמך המכיל ביטוי ו, באמצעות כפתור זה

.למסמך הרצוי מתוך רשימת תוצאות החיפושישירות ניתן לגשת

רשום כאן את הביטוי שאתה מחפש

במידה והנך Vסמן מעוניין כי החיפוש יתבצע גם בהערות המצורפות למסמך

8 .NEW

.תיקייה חדשה -ניתן ליצור תיקייה או תת, באמצעות כפתור זה

.בשלב זה ניתן להשתמש באותיות לועזיות בלבד ולא בעברית: אזהרה

רשום כאן את השם הרצוי לתיקייה החדשה

11 .WEBFAX

.ובץ הנמצא בכספת או במחשב ישירות לכספת של מנוי אחרניתן להעביר און ליין כל מסמך או ק, באמצעות כפתור זה

יופיע המסמך בכסםרשםא בךשךןטםאפת שלו עם פרטים על השולח ותאריך , לאחר העברת המסמך לכספת של מנוי אחר .ההעברה

.השולח והנמען יקבלו שניהם מייל המאשר להם את דבר ההעברה, כמו כן

הודעה זו תופיע אצל מקבל המסמך ותדרוש ממנו לאשר את . בץ הודעת קבלה או סירובקיימת אפשרות לשלוח עם הקואל השולח תשלח הודעה על . במידה והוא סרב המסמך לא יתקבל בכספת שלו. קבלת המסמך או לסרב קבלתו

.סירוב לקבלת המסמך/אישור

פת שלך או לחץ על הורדת קובץ בכס HELPראה במדור - אנו ממליצים לעיין בהוראות ההפעלה של התוכנה

.שם מפורט בצורה נרחבת ומסודרת כיצד להוריד את התוכנה וכיצד להשתמש בה. המדריך בדף התוכנה

רשום כאן את שם הכספת אליה ברצונך לשלוח את הקובץ

במידה והנך מעוניין Vסמן שתשלח עם הקובץ הודעת

קבלה או סירוב

הוראות הפעלה ורטותמפ

10 .E-MAIL

.שלךניתן לשלוח בדואר אלקטרוני לכל נמען כל מסמך שנמצא בכספת , באמצעות כפתור זה

יחד עם תעודה זו מצורף קישור און ליין . המעידה על מקוריות ואמיתות המסמך שנשלחהתאמה ניתן לשלוח עם המייל תעודה במידה וחל שינוי במסמך שנשלח לעומת המסמך . אוטנטיות המסמך למול המסמך המקורי שאוחסן בכספת ה והשוואה שללבחינ

.ונה כמסמך התואם למקורהמקורי אזי המערכת לא תזהה את המסמך הש

.אין בשינוי שמו של המסמך בכספת האישית או במחיקתו ממנה בכדי למנוע את בדיקת מקוריות המסמך שנשלח

.HELPבמדור , certificate –בדף ההסבר בנושא תעודת ההתאמה ראו פירוט להלן

:תופיע הודעה המאשרת את שליחת המייל Sendלאחר שלחצת על

שם הקובץ שנבחר לשליחה

במידה Vסמן וברצונך שיישלח אליך עותק של

המייל

במידה והנך Vסמן מעוניין כי תשלח עם

המכתב תעודת התאמה

ניתן לצרף מלל למייל : אזהרה. שישלח

בשלב זה ניתן לכתוב .רק באנגלית

השלמות

Certificate - תעודת התאמה

המסמכים בשלמות ובהתאמה את שליחתח להבטיו בכספת של המסמך פקדההמועד האת לאשר התעודה נועדה

.למסמכים המקוריים שהופקדו בכספת

, המכון הצרפתי המקביל OFSAD בשיתוף עם – המכון הישראלי לאבטחת מסמכיםתעודה המעידה כי המסמך המצורף נאמן , הכספת מן המשוחזר מסמך רשאי לצרף לכל

.לבדיקת נאמנות המסמכים קיים מנגנון און ליין, כמו כן .למסמך שנמצא בכספת להוכחת אמיתות תוכנה בכל הליך קבילה ראיה מהווהרשומה של המכון , י חוק"עפ

ורואים את מועד עריכת הנתונים המהווים יסוד לאישור המכון כמועד עריכתה , משפטי . הרשומה של

כי תעודה המעידהאת הניתן לצרף לו , שולחים מסמך בדואר אלקטרוניר שאכ, כמו כן

קיים , גם במקרה זה. המסמך המצורף לדואר האלקטרוני נאמן למסמך שנמצא בכספת .מנגנון און ליין לבדיקת נאמנות המסמכים

בכספת שלך או לחץ על הורדת קובץ HELPראה במדור - אנו ממליצים לעיין בהוראות ההפעלה של התוכנה

.ת כיצד להוריד את התוכנה וכיצד להשתמש בהשם מפורט בצורה נרחבת ומסודר. המדריך בדף התוכנה

12 .DELETE

.או כל תיקייה/כל מסמך ו ךניתן למחוק מהכספת של, באמצעות כפתור זה

נמחק ניתן לשחזר את הקובץ ש". Trash" - למחוק את המסמך או התיקייה היא מועברת אוטומטית לתיקיית הזבל והחלטתבמידה

במקרה כזה התיקייה תמחק -ניתן למחוק את הקובץ מתיקיית הזבל. המעביר את הקובץ לתיקייה הרצויה" Move"על ידי הכפתור .לגמרי מהכספת ולא ניתן יהיה לשחזרה

.DELETE - באפשרותך לרוקן את תיקיית הזבל על ידי סימון התיקייה ולחיצה על כפתור ה, בנוסף

Alarms - התראות

, סיום חוזה: כגון, התראה יכולה להיות בנוגע לתאריכים חשובים בחיי המסמך. לכל מסמך המופקד בכספת ניתן להוסיף התראה

בו מופיעה תמונה , ון השייך למסמך הרצויעל מנת להוסיף התראה יש ללחוץ על האייק .'זמני תשלום וכו, תאריך חידוש רישיון :של שעון מעורר

:כעת יופיע המסך הבא

בה , לפני התאריך הקובע, ניתן לבחור בתקופת זמן). לדוגמא, תאריך סיום של החוזה(יש לקבוע את התאריך הקובע בנוגע למסמך

.חודשים לפני 3חודש או , שבועיים, םימי 3, יום לפני התאריך הקובע: תופיע ההתראה

.: במסמך שנקבעה לגביו התראה יופיע האייקון כך: במסמך שלא נקבעה לגביו התראה יופיע האייקון באופן הבא

לחץ כאן כדי להוסיף התראה למסמך

שם המסמך אליו ההתראהתוסף

לחץ כאן כדי להוסיף את ההתראה למסמך

לחץ כאן כדי למחוק התראה קיימת

הוסף כאן פרטים נוספים על ההתראה

בחר את התאריך סמן מתי ברצונך הקובע למסמך

שההתראה תופיע

Notes- הערות

, ה מטרתומ, מה המקור שלו: כגון, ההערה יכולה להכיל מידע חשוב בנוגע למסמך. לכל מסמך המופקד בכספת ניתן להצמיד הערה

:בו מופיע סימן קריאה, על מנת להוסיף הערה יש ללחוץ על האייקון השייך למסמך הרצוי. 'תאריכים חשובים בנוגע אליו וכו

:כעת יופיע המסך הבא

הערה יופיע במידה ולא מוצמדת , במסמך שמוצמדת אליו הערה יופיע האייקון של סימן הקריאה בצורה מודגשת בכחול

.האייקון ללא צבע

).searchשימוש בכפתור (השימוש בהערות יכול להקל מאוד במקרה של חיפוש מסמך באמצעות ביטוי

לחץ כאן כדי להוסיף הערה למסמך

לחץ כאן כדי להוסיף .את ההערה למסמך

מחוק לחץ כאן כדי להערה קיימת

רשום כאן את ההערה

שם המסמך אליו תוסף ההערה

:להלן נוסח ההודעה שנשלחת אליך למייל לפי נתוני ההתראה שקבעת

:לחץ על ,בנוגע למנגנון ההתראה לפרטים נוספים

שם המסמך שנקבעה לו התראה

התאריך הקובע

הפרטים שנרשמו בנוגע להתראה

:יישלח מייל לכתובת הדואר האלקטרוני שקבעת) יום לפני התאריך הקובע -למשל(ופיע ההתראה כאשר יגיע היום בו נקבע כי ת

: השולחDoarnet

הודעה על ההתראה שקבעת