1 INDICE DE CONTENIDOS NATURALEZA DE LA FUNCIN GERENCIAL ............................................................ 2 DATO E INFORMACIN ............................................................................................. 3 ATRIBUTOS DE LA INFORMACION ........................................................................ 5 LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN ...................................................................... 6 LA INFORMACIN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES ...................... 6 ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN COMO RECURSO ........................... 7 PREMISAS ................................................................................................................. 7 PRINCIPIOS BSICOS ............................................................................................. 7 REQUISITOS DE LA INFORMACION EFICIENTE ..................................................... 7 VALOR Y COSTO DE LA INFORMACION ............................................................... 10 VALORDE LA INFORMACIN ............................................................................ 10 COSTOS DE LA INFORMACIN .......................................................................... 10 BUSQUEDA DE INFORMACION ............................................................................... 11 MODOS DE INVESTIGAR EL AMBIENTE ............................................................... 11 EL PROCESO INFORMTICO .................................................................................. 12 REPRESENTACION DEL PROCESO INFORMATICO ............................................ 12 CICLO DE VIDA DE LOS DATOS ............................................................................. 13 QUE ES UN SISTEMA? .............................................................................................. 15 COMPONENTES DE LOS SISTEMAS ......................................................................... 15 CONCEPTOS DE SISTEMAS ...................................................................................... 16 JERARQUIA DE LOS SISTEMAS ................................................................................ 17 LIMITES DE UN SISTEMA ............................................................................................ 17 CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS ........................................................................ 18 TEORIA GENERAL DE SISTEMAS .............................................................................. 19 ENFOQUE DE SISTEMAS ........................................................................................... 19 CARACTERISTICAS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS .............................................. 19 METODOLOGIA GENERAL DEL ENFOQUE DE SISTEMAS ................................ 20 ENFOQUE DE SISTEMAS AL DISEO ORGANIZACIONAL ................................ 20 2 Cuandoaunaorganizacin,departamentoocualquierotraunidaddelaestructurade unaempresaseleencomiendaunafuncin,estoimplicaasignarlepersonasy otrosrecursos para desarrollar dicha funcin. El gerente, responsable de la unidad organizativa,notieneque hacerestostrabajos,sinoquetienequehacerqueseefecten,estaeslafuncinpropia gerencial. Paracumplirconsuresponsabilidad,realizalasllamadas"FuncionesGerenciales",las que se concretan a travs de las siguientes Actividades: Planificar Detectar y medir resultados Controlar (comparar el plan con el resultado) Decidir El gerente tiene que hacer el mismo sus propios trabajos, encontrndose entre sus Tareas: Planificar las actividades Asignarlas a personas especficas Dirigir su ejecucin Coordinar el empleo de recursosMotivar al personal para el logro de metas concordantes con el objetivo de la empresa Controlar que todo sea hecho en cumplimiento de las normas y los planes Decidir Cadaunodeestostrabajosgerencialessedesagregaenungrannmerodeacciones cotidianas. Para desarrollarlas el gerente emplea recursos asignados por la organizacin. Lacaractersticadistintivadelaactividadgerencialesquefundamentalmentemaneja smbolos,adiferenciadelasactividadesoperativas,quemanejanobjetosmateriales.Esta caractersticaidentificaalgerentecomounPROCESADORDE INFORMACIN. Si,porejemplo,sevisitauntallerdecarpintera,laobservacindelastareas operativaspondranenevidenciaquelamateriaprimaeslamadera,yquepara trabajarlase utilizandiversasmaquinarias(sierra,pulidora,cepillo,etc.),sinningunaduda,elobjetivo consisteenprocesarmaderaparaobtenerunproducto (sillas, camas, puertas, etc.). Cuandoseobservauntrabajoadministrativo,tambinesidentificablelamateriaprima, constituidaporRepresentacionesSimblicasoDatos,quepuedenestar contenidosenun soporte,(papelesoformularios),onoestarlo,taleselcasode las comunicaciones personales o telefnicas. Luegoestosdatostambinsonprocesadosaefectosdeconfeccionarregistros contables, administrativos, etc., con el propsito de obtener un producto superior: Informacin. Lamanipulacindelosdatosnotieneigualescaractersticasenlosdistintos niveles delaorganizacin:mientrasqueenelniveloperativotiendena concentrarse en el aspecto fsico de los datos, los niveles superiores lo hacen en el aspecto lgico. 3 Elaspectofsicodeunaentidadaludeasuscaractersticasmateriales,atodossus atributosquepuedendescribirsecomomagnitudesfsicas:dimensioneslineales,volumen, peso,color,etc.Encambioelaspectolgicoserefierealsignificado,mensajeo componenteinteligentedelaentidadyengeneralasus atributos inmateriales. Ejemplo:Una sillaesthechademadera,perounasillanoeslamadera.Alprocesarlamaderay transformarla en una silla, sele ha agregado forma, propsito,funcionalidadyutilidad. Deigual modo,lainformacinesthechade datos,peroesalgodistintodeellos,tiene atributosdiferentes.Elproblemaqueaquejaamuchosgerenteseseldepadecerde sobreabundanciadedatosysimultneamenteescasezdeinformacin(esdecirsobra maderayfaltansillas).GranpartedeellosedebeporqueseconfundeDatocon Informacin. Elmundorealesunacoleccindeentidades.Enunmbitocampestre,porejemplo,se encuentranlasEntidades:rbol,pasto,pjaro,nube,etc.Tambinhayentidadesque, siendofsicas,noson claramentetangiblesovisibles,como aire, temperatura, presin, etc. CadaentidadtieneAtributos,esdecir,cualidades o caractersticas que poseen o pueden poseertodoslosindividuosdecadaentidad.Porejemplo,losatributosdelaentidadrbol puedenserespecie,altura,color, edad, ubicacin. Cada individuo de una entidad es descrito por valores particulares de su atributo. Ejemplo: ENTIDAD ATRIBUTOS VALORES ------------------------------------- --------------=>ESPECIE=> ROBLE ARBOL=>ALTURA=> 9 METROS =>EDAD=> 39 AOS ElDATOconstituyeunarepresentacinsimblica(letras,nmerosocaracteres especiales) de esas entidades o hechos. Enunaorganizacinencontramosentidadesdeexistenciareal(inmuebles,muebles, empleados,etc.)yparacadaunadeellasexisteunarepresentacinsimblica.Delmismo modoexistenrepresentacionessimblicasnosolodeloqueexisteenlaorganizacin,sino tambin de lo que sucede en ellas. Porejemplo,cuandoserealizaunaventa;esaventaen elmundofsicoreal,implicalaentregademercaderaypercepcindemoneda.Enel mundodelasrepresentacionessimblicas,esaventageneraunNdeFactura,unNde Artculo, un importe, etc. UnDATOesunarepresentacinformalizadadeentidadesohechos,adecuada paralacomunicacin,interpretacinyprocesamientopormedioshumanoso automticos. ParaRobertMurdick,losdatosconstituyenunconjuntodesmbolosocaracteresque describen un objeto, condicin o situacin, no tienen forma ni estructura y por s solos no tienen ningn valor. 4 LaINFORMACINconstituyeunconjuntodedatosorganizadosyestructurados, capaces de generar estmulos que desencadenan en decisiones y comportamientos. El costo de una decisin mal tomada en algunos casos adquiere dimensiones exorbitantes, razn por la cual, al momento de tomar una decisin es cuando realmente se puede apreciar el valor de la informacin como atenuante de la dosis de incertidumbre o el grado de ignorancia. Elambientecambianteyelincrementodetamaoycomplejidaddelossistemashan incrementado la necesidad de informacin por parte de los gerentes. El dato es un material de valor escaso o nulo para un individuo en una situacin concreta, es un material que no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien tiene quetomarunadecisin.Lainformacinesundatoounconjuntodedatosevaluadosporun individuoconcretoquetrabajaenunmomentodadosobreunproblemaespecficopara alcanzar un objetivo determinado. Lasalidaimpresadeunacomputadoraqueungerenteleeperocuyosignificadono interpreta por no estar organizado, representa solo datos. Unanlisisorganizadodeventaso unalneagrficadelatendenciadecostos,influyenenelcomportamientodelgerente,yes informacin cuando se somete a su consideracin y este puede interpretarlos. LaTomadeDecisionessebasaenlaInformacin;laincertidumbreanteelfuturoyla faltadeconocimientosobrelasituacinactualhacenque quien decidebusque informacin, esdecirdatosseleccionadosyorganizadosquereducenlaincertidumbrealmomentode tomar decisiones. Ejemplo:lapersona"A" haadvertidoa"B"queleenviarun papelconel nmeroqueobtuvoelpremiodelalotera."A"leentregaalmensajero"C"elpapel.Este mensajerotentadoporlacuriosidad,observael mensaje, pero solo ve un nmero, para l, el contenido del mensaje no es informacin. Cuando"B"recibeelmensaje,esteleeelcontenido, quetienesignificadopara l, es decir, es informacin. Lamismarepresentacinsimblicaqueparaunapersonapuedeserundato,paraotra puedeserinformacin.Oloqueesdatoparaunapersonapuedeserinformacinenotro momento o frente a otro problema para la misma persona. ElconceptodeInformacinmarcalaideaquesecomunicaalgovalioso.Losdatos carecen de valor propio. La informacin hace referencia a datos estructurados y seleccionados para un usuario, una situacin,unmomentoyunlugar.Mientrasnoseanevaluadosoaplicadosaunproblema especfico, los datos seguirn siendo solo datos, smbolos con poco o ningn significado. Esnecesario,habilitarlosmediosparaconvertirlosdatoseninformacinyesto es, el papeldelsistemadeinformacin.Hacenfaltabuenossistemasparasuministraralos gerentes informacin oportuna, adecuada y concisa en todo tipo de empresa. 5 1.Finalidad:Lainformacinpersiguedarrespuestaaalgunanecesidadoproblema guiandolatomadedecisiones.Todainformacindebetenerunafinalidad,delo contrario ser slo dato o ruido. La finalidad puede ser planificar, resolver, decidir.

2.Modo y Formato: Es el modo y la forma en que se recibe la informacin.El hombre la recibeatravsdesuscualidades sensoriales (odo, tacto, olfato, gusto); lasmquinas larecibenenforma depatronesdeenerga,cintas, tarjetas e incluso en forma escrita. 3.RedundanciayEficiencia:Laredundanciaeselexcesodeinformacintransmitidao producida (existe duplicidad de datos). * Eficiencia = 1 Redundancia. Cuanto menor sea la redundancia, mayor ser la eficiencia. 4.Frecuencia:Es la cantidad de veces que se transmite o recibe informacin en una unidad de tiempo. Por ejemplo: una vez al ao, 12 veces al ao, siendo en este caso la unidad de tiempo:elao.Lainformacinqueaparececonexcesivafrecuenciatiendeaproducir interferencia, ruido o distraccin. 5.DeterminsticaoProbabilstica:InformacinDeterminstica:Selaconoceconcerteza, seobtienesobrelabasededatoshistricos.InformacinProbabilstica:Suministraun conjunto de resultados posibles. Se refiere al futuro y surge de una proyeccin. 6.Costo:Elaccesoylaadquisicindelainformacin,conllevacostoscuantificables. Constituye un factorlimitantedesuobtencin.Se debe evaluar constantemente el valor de la informacin y relacionarlo o compararlo con su costo. 7.Valor:Surgedemensurarlaposiblegananciaqueessusceptibledegenerarla informacinodelaposibleprdidaquehabraqueafrontardenocontarconesta. Depende de otras caractersticas:modo,velocidad,frecuencia, confiabilidad y validez. 8.Confiabilidad y Precisin: Es la credibilidad, determinada por la seriedad de la fuente uorigen.Esmscaroobtenergranprecisinyconfiabilidad,quebajosvaloresde ambas; por consiguiente,es posibleun intercambio entre costo, precisin y confiabilidad. 9.Exactitud:Determinaladesviacinconrespectoaunavaloracinreal.Eselgradode aproximacindelainformacinconlarealidad que pretende describir. 10. Validez: Define la aplicabilidad especifica de una informacin en un caso particular.La informacin ser vlida en la medida en que represente, lo que pretende representar. 11. Actualidad:Designalaantigedaddelainformacin.Lamismadebereflejarla realidad actual, de lo contrario sera obsoleta. 12. Densidad:Eselvolumendeinformacinpresenteenuninformeomensaje.Cuanta mayorinformacincontenga,mayorserladensidad.Losinformeslargostienenpoca densidad de informacin. Tablas y grficas presentan mayor densidad de informacin. 6 Las sociedades modernas estn orientadas a la tecnologa. Una de las caractersticas de la sociedad actual es la gran importancia que ha adquirido la posesin y el uso de la informacin. El contexto es cambiante, por lo tanto, es difcil estar al da y esto se debe a los avances acelerados en tecnologa y la fuerza de la competencia. Los gerentes de hoy reciben un gran volumen de datos que se convierten en cantidades de informacin, y debido a la cantidad y velocidad con que la informacin llega a los gerentes, estos deben ser cada vez ms selectivos. Actualmenteexistensistemasmundialesquetrasciendenlasfronteraspolticas.Son sistemasquerequierenunflujodeinformacinqueseobtieneoproduceenunlugaryse precisaenotrodistinto,aveceslejano.Lateleinformtica,queeslacombinacindela informtica con las telecomunicaciones, favoreci su proliferacin. Es necesario estar bien informados, pero mucho de lo que se hace pasar por informacin no son ms que simples hechos o datos en bruto, siendo ms un fenmeno de explosin de datos", que una "explosin de informacin". La clave para afrontar esta era se encuentra en seleccionar y filtrar: Seleccionar loques evaaescucharver,deciroleeryfijarprioridadesalrespecto.Elsecretodel procesamientodeinformacinradicaenlimitarelcampodeinformacinaloquesea relevante" Enunmundoglobalizado,tecnificadoyconectado,elefectivomanejodelainformacin esunelementoclaveparaelxito ylasupervivenciadelas organizaciones. Tan es as que la informacin pas de representar un componente de valor agregado a configurarse como unodelosRecursosVitalesparaelxitodelagestin,conigualimportanciaalaasignada tradicionalmentealosEconmicos,Financieros,MaterialesyHumanos.Estaconcepcinla posiciona como uno de los activos ms importantes de las organizaciones. Circunstancias Importantes: La Informacin y la Tecnologa tienen gran importancia en el progreso de los pases ms desarrollados. Informacin = Recurso importante y estratgico que aporta al Eficiencia del Sistema de InformacinExcelencia en la Gestin Administrativa Econmico Social Cultural Planeamiento Organizativo Generacin de Ventajas y Oportunidades Competitivas 7 Lainformacindebeadministrarsedemaneracorrecta.Aunqueseencuentrasiemprea nuestro alcance, su uso no debe considerarse gratuito. Lainformacingeneradaporcomputadoradifiereendiversasformasdeaquellagenerada manualmente,loscostosparacrearymanteneraestassonaparentementemayores.Con frecuencia la informacin que se genera por computadora se trata con menor escepticismo que la obtenida por otros medios, asimismo, puede llegar a multiplicarse a mayor velocidad. PREMISAS Latecnologadelainformacinhaaumentadolacomplejidadylavelocidaddela respuesta ante el cambio ambiental. Existe una demanda constante de informacin mejor y ms oportuna. Elconocimientodelosgerentessetornaobsoletoenlapsosdetiempocadavezms cortos, debido a la fuerza de la competencia, intensificada por los avances tecnolgicos Lasupervivenciaenelmundomodernodelosnegociosdependedeunaadministracin excelente de la informacin y de la tecnologa de las operaciones. PRINCIPIOS BSICOS Suministrada a quien y donde interese. Relevante. Tener la forma adecuada. No informar situaciones normales o habituales. Situaciones excepcionales deben complementarse con informacin relacionada con estas. Lomscompletaposible(relacincosto/utilizacin)perosolodelassituacionesde excepcin (cuando se exceden ciertos parmetros preestablecidos, positivos o negativos). Su costo (de captar, elaborar, distribuir, utilizar y considerar) debe ser el mnimo posible, y no superar su utilidad. Disponible en el momento que se la requiera. Lo ms precisa posible. Sinttica. Para que la informacin se considere eficiente, es decir, para que proporcione un gradode utilidadquejustifiqueelempleodelosrecursosqueseapliquenpara producirla, sta debe contar con los siguientes requisitos: Economa:"Elcostodeproducirlainformacinnodebesersuperioralbeneficio esperable de su utilizacin".La informacin es un bien econmico y por tal: Se puede comprar y vender, puede envejecer y tornarse obsoleta Se puede almacenar Se puede transportar Puede sobreabundar o escasear Requiere inversin de tiempo, recursos e instalaciones. 8 Se debe comparar el beneficio y el costo de obtener informacin. Econmicamente se utiliza elanlisismarginal.Lainformacincomocualquierotrobieneconmicoserconsumidaen cantidadescrecientesmientraselCostoMarginaldelaInformacin (C.Mg.I.),esdecir,el costodeobtenerunaunidadadicional,seainferioroigualalaUtilidadMarginaldela Informacin (U.Mg.I.), es decir, la utilidad que proporciona esa misma unidad adicional. La U.Mg.I. disminuye a medida que aumenta la cantidad de informacin. Ej.:Unaempresaanalizalaposibilidaddeabrirunasucursal,paraellodemandainformacin sobrecompradorespotenciales,obtieneelpromediodiariodelacantidaddetransentes, relevafluctuaciones de circulacin; luego el nivel socioeconmico de los mismos yaumentando lacantidaddeinformacin,llegaraalabsurdodelanlisisestadsticodelcolordecabellode posibles clientes. Sisuponemosquelautilidadse mideenalgunaunidadmonetaria,lacurvadela utilidad marginal de la informacin sera: $ Umg de la Informacin Cantidad de Informacin Conrespectoalcosto,amedidaqueaumentalacantidaddeinformacin,aumenta tambinelcostodehacerladisponible.La curva de costo marginal de la informacin sera: $ Cmg de la Informacin Cantidad de Informacin Lacantidadptimadeinformacinparaunaorganizacinseraquellaenlaqueelcosto deadquisicindeunaunidadadicionalseaigualalbeneficiooutilidaddeesaunidad. Mediante la unin de las curvas de UMg y CMg de lainformacin se obtiene: $ Cmg de la Informacin e Umg de la Informacin Cantidad de Informacin e: Cantidad ptima de informacin. 9 Oportunidad: "La informacin debe estar disponible en el momento en que se la requiere" Esterequisitohacereferenciaalmomentoyalafrecuenciaconquelainformacindebe sersuministrada.Ejemplo:Elhechodequeunejecutivohubierarequeridolaactualizacin deunarchivo,mediantelaincorporacindiariadelastransaccionesdeldaanterior, suponequeeseejecutivonecesitaconocerhoyloqueocurrihastaayer.Sihubiera un atrasocrnicodetresocuatrodasenelprocesamientodelosdatos,laactualizacin solicitada,apesardeserdiaria,nuncallegaraasatisfacerlanecesidaddelejecutivo,porlo que, si no es posible superar el atraso, sera mejor (menos costoso) que esa actualizacin no se realizara en absoluto. Utilidad: "Toda salida de un sistema de informacin debe satisfacer una necesidad". La salida debeserconsideradainnecesaria,mientrasnosecompruebesu utilidad.Toda salidatiene un costo(dediseo,impresin,encuadernacin,archivo, etc.). Por esto se debe tratardequelosresponsablesdesalidasdeinformacinimpidanoreduzcanalmnimola aparicindeaquellasquenosatisfacenalgunanecesidad.Estopuedesolucionarseconun control peridico de utilidad Comparabilidad: La informacin debe ser contrastable en el espacio, en el tiempo y en el alcance. ComparabilidadenelEspacio:Ejemplo:Lainformacindeunasucursaldebeser comparableconladelasotras.Nohabracomparabilidadsilasventasdeuna estuviesen expresadasenunidades fsicas y las de las otras en unidades monetarias. ComparabilidadenelTiempo:Significaquelainformacindeunperododebeser comparable con la de otros. Comparabilidad en el Alcance: Las informaciones que se comparan deben corresponder a entidades semejantes. Ejemplo: Suministra informacin de diversas fuentes bajo el ttulo "horas extras" pero en algunos casos incluyen las guardias y en otros no. Flexibilidad: "Todo sistema de informacin debe ser adaptable a los cambios del sistema objeto".Vinculadoestrechamenteconlautilidadylasatisfaccindelascambiantes necesidadesdeinformacindelosejecutivosydetodalaorganizacin.Dependeastambin delgradodeflexibilidaddelsistemainformtico. Claridad:"Lainformacindebeatenderalnivelintelectualytcnicodeldestinatario".Es requisitocontarconinformacinconmayorsimplicidaddecomprensin,aprendizaje,empleoy definicin. Debe tenerencuentaellenguajeylaspreferenciasdeldestinatario.Siel"diseo" de una salida de informacin no es de simple interpretacin por el destinatario resultara intil. Confiabilidad:"Lainformacindebesercrebleyfiableparatomardecisionesbasadas enella".Aestefindebenempezarporserconfiableslosdatosprimariosysussucesivas transformaciones,nodebiendocontenerointroducirerrores.Lacalidaddeunsistemade informacinestdeterminadaporlacualidaddesus datosprimarios.Mientraslainformacin tiendealaexactitudenprogresinaritmtica,elcostodelograresaexactitudtiendea ascenderenprogresingeomtrica.Elintervalodeineficiencia(toleranciaalerror)enuna informacindestinadaalaadopcindedecisionesesaquelenelque,cualquieraseael significadoque adquiera la informacin, siempre dar adopcin a la misma decisin. 10 La Informacin es un recurso, por lo tanto tiene Valor y Costo. VALORDE LA INFORMACIN Enunasituacindecisoria,eldecisordebeseleccionarentrevarioscursosdeaccin alternativosquepermitanconcretarciertosacontecimientosanteestadosdeterminadosdel ambiente. La Informacin tiene Valor si: Existeuna situacin oproblemaconvaloracercadelcualpuededecidirse.Cuanto ms valiosa sea la situacin o el problema tanto ms la informacin. Existe incertidumbre respecto de los estados posibles del ambiente. El decisor puede interpretar la informacin. Para el nivel superior debe tener la mxima capacidad de sntesis. InformacinporExcepcinesaquellaquepermiteconocerhechosnuevosoresultados distintos a los pronosticados. Obliga a fijar: Objetivos cuantificados, mensurables en tiempo Parmetros de desvos, aceptados como tolerancia COSTOS DE LA INFORMACIN De Obtencin y Registro de los Datos, De Proceso y Emisin, De Soporte y Almacenamiento, Movimientos Internos, Mano de Obra para Archivo y Recuperacin, Archivo Fsico y Resguardo, Seguro contra Perdida, Seguridad de la Informacin. 11 Enunaorganizacinaquelquedecide,obtendrlainformacinnecesariaparatalfin de alguna de las siguientes fuentes: Del Ambiente. Del Sistema de Almacenamiento ideado para el sistema operativo. De situaciones actualizadas (operacin de laboratorio u otra similar). Laobtencindeinformacindelambientees complicadayaqueenciertasocasionesno interpretamosqu representainformacindeloque percibimos y cules son datos relevantes. Auncuandogeneralmentesabemosloqueestamosbuscando,laformaenquepuede llegar a manifestarse la informacin es sumamente impredecible. MODOS DE INVESTIGAR EL AMBIENTE F.J. Aguilar define Cuatro modos de investigar el Ambiente: 1.ObservacinNo Dirigida:el quebuscanotieneenmenteunobjetivoespecfico; lo nicoquedeseaesencontrarcosasquelepuedanserdeutilidadenelmomento presenteoenelfuturo.Ejemplo:Lalecturadeundiario;Seleccinaleatoriadelos programas de T.V.; Apreciacin del medio al caminar. 2.ObservacinCondicionada:elobservadorcentrasuatencinenalgnreamso menosidentificadaoespecfica.Subsquedanoestdirigidaaresolverun problemadeterminado,perosiencuentraalgoquepuedaserdeutilidadestlisto captarlayevaluarla.Ejemplo:Unapersonaquecuentaconciertocapital,elcual deseainvertirenelcampodirigesuatencinatodafuentequedifundainformacin sobreelsector agrcola ganadero. 3.BsquedaInformal:esunabsquedaactiva,dirigidaaunobjetivoespecfico peroconunaestructuracinmuypobre,esdecir,nofuemuybienorganizada,no se tomaronencuentatodoslosrecaudosnecesarios.Ejemplos:Lainvestigacinde mercadosalternativosparaunnuevoproducto;Elreclutamientodepersonalno especializado; La bsqueda de ideas de productos originales. 4.BsquedaFormal:Esunmtodosistemtico,quesigueunplanpreviamente establecidotendienteaobtenerinformacinespecficaoinformacinrelacionadaaun problemaconcreto.Ejemplos:Unaencuestacientficamenteplaneadayrealizadacon sumocuidado; Unainvestigacindirigidaaldiseodeunprototipodeautomvildebajo costo y buen rendimiento. 12 ElProcesoInformticocomienzaconunacontecimiento,comoencontabilidadquese registranhechos econmicosquetienenvalor. Unejemplodehechoeconmico(unhecho devalor)dentrodelaempresaescomprar,pagar,etc.,esotieneunaidentificacin,una medicin, una registracin. La registracin puede ser manual o por computadora, tal es el caso de una ficha de stock, el acontecimiento se transforma en un registro, el registro se transforma en una validacin, en un ordenamiento y en un almacenamiento. Cuando se transformenalmacenamientova atenerlacaractersticadedato,osea,esehechoatravsdelaregistracinse transformendato.Paraqueesedatosetransformeeninformacindebehaberuna seleccin,uncmputoyunapresentacin(unaorganizacin,unaformademostrar, grficaotabular),en consecuenciaesedatoempiezaatenervalordeinformacinparaun tipo determinado de problema. Lainformacintienevalorsiexistealgnproblemaosituacinsobrelacual decidir, es decir, que exija tomar una decisin. Elproblemaosituacindebeteneralgntipode valor.Esdecir,debemedirel costode decidirconosinlainformacin,cuntocuesta obtenerla, y si cuesta ms que el problema a resolver. Conrespectoaldecisor:lainformacintienevalorenlamedidaquelapersonaque decide, la puede interpretar. Ejemplo:unacontecimientoquepuedeserelingresodeunrulemnaundepsito,alcual debeidentificrselo,(asignndoleuncdigo) medirloy registrarlo en una ficha de stock; luego seconvierteenunregistroquedebevalidrseloalcompararloconelremitodelproveedor, entonces es ordenado y almacenado. De ese modo se transform en un dato que dice que esa piezaesunrulemn,porlotantovahaberunaseleccin,uncmputo,unapresentacin,en consecuencia,esedatosetransformaeninformacincuandoalingresarunacantidad determinada de rulemanes, a un precio especfico, cambi la existencia, elcostopromediode lafichadestockypermitecalcularunnuevopuntode pedido. Esa ficha de stock sobre la basedetodoesteproceso(procesoinformtico),darlainformacinquenecesariaparaesta situacin particular. REPRESENTACION DEL PROCESO INFORMATICO ACONTECIMIENTO: Identificacin, Medicin, Registracin REGISTRO: Validacin, Ordenamiento, Almacenamiento DATO: Seleccin, Cmputo, Presentacin INFORMACION 13 Eneldesarrollo,diseoyoperacindelossistemassedebeencuentatresaspectos relevantes: 1. Cmo se generan o nacen. 2. Comoserealizaelprocesamientodeinformacin(transmisin,almacenamiento, destruccin, recuperacin y evaluacin). 3. Cmo almacenar y recuperar. A esto lo podemos resumir en el siguiente cuadro: 1.Generacin o Captura de Datos. Puede tener lugar en una transaccin interna o provenir de un evento externo a la compaa. 2.AlmacenamientoyDestruccin.Elalmacenamientosuelellevarseacaboen documentos o en la base de datos. Si los mismos no son de utilidad son destruidos. 3.Transporte. Durante su ciclo de vida son transportados constantemente de un proceso a otro. 4.Recuperacin.Consisteenrecuperarlosdatosdesdedondeseencuentran almacenados. Almacenar Generar y/o Capturar Destruir Usar como Informacin Evaluar Recuperar Sintetizar Manipular Analizar Clasificar 14 5.Evaluacin.A losdatosrecuperadosespreciso evaluarlosparadeterminarsitienen quesersometidosaprocesamientoulterior.Unavezquehansidotransformadosen informacinyhansidousadossevuelven a evaluar, para determinar sise almacenan o se destruyen. 6.Clasificacin.Losdatosdebenserordenadosparasumejorinterpretacin.Muchas vecesdebernserreordenados,enalgunoscasosdemaneradiferente.Ejemplo:la informacin de ventas ordenadas por vendedor, se la puede reordenar por producto. 7.Anlisis.Identificacindereasdeintersdentrodelosdatos,analizar tendenciasy ocurrenciasinesperadas.Muchasvecessedeberrealizar la interpretacin del anlisis. 8.Interpretacin. Basada en datos cuantitativos,modificando su forma odesarrollandosu significadoatravsdeecuacionesyformulas.Ej.: Estadstica del potencial de ventas. 9.Sntesis.Comoserequiereagregarmuchosdatosparacrearuntodosignificativo, esto se deber realizar mediante una sntesis de estos, para evitar su redundancia. 10. Utilizacin.Unaveztransformadoslosdatosenformasignificativaparasuuso,se convierteneninformacin,lacualluegodeserutilizadaretornaaserundato nuevamente,losquesernevaluadosparaversiconvieneguardarlosensuforma original u otra. 11. Destruccin.Terminadalaevaluacin,losdatospuedenserdestruidos(sacadosdel sistema). Ejemplo: Datos de sitios donde se realiz un seminario. 15 Esunconjuntodeelementosorganizadoseinterrelacionadosqueseencuentranen interaccin,quebuscanalcanzarunametaometascomunes,yqueproducenun resultado superior y distinto a la simple agregacin de los elementos. Lossistemasdenuestrointerssonlos tangiblesyempricosqueexistenenel mundo real.Lossistemasdeloscualesnosocuparemosrecibenentradasdelambientey envansalidashacial.El sistemaesunPROCESADORporque cambia las entradas en salidas. Lapalabra Sistematieneunusosumamentedifundidoyvariado. Ejemplo: cuando se aludealascomputadorassesuelehablardesistemadeprocesamientodedatosycada aplicacinespecficadelascomputadorassellamafrecuentementesistema(sistemade sueldos,deinventarioodefacturacin)yquieneslosdiseansonllamadosanalistas, licenciadosoingenierosdesistemas,ycuandosedeseaaludiraciertaorganizacinde recursosorientadasalsuministrodeinformacin se habla del sistema de informacin. Elementos:SonlaspartesqueconformanunSistema.Estospuedenserhumanoso mecnicos, tangibles o intangibles, estticos o dinmicos. Relaciones:Lasrelacionesentreloselementossonlasquehacenquetodo sistema seacomplejo.Laimportanciadelasrelacionesenelanlisisyeldiseocomoenel comportamiento es fundamental. Objetivos:Constituyelarazndeserdeunsistema,definealsistema,nadase puede hacerrespectoaunsistema(estudiarlo,redisearlo,evaluarlo,dirigirlo,etc.)sinose conoce su objetivo. La obtencin de un resultado superior a la simple agregacin de los elementos y distintos de ella, constituye lo que se llama Efecto Sinrgico. Si a un sistema se le saca o se le agrega una parte, no puede esperarse que funcione igual. Ej.:lacombinacindedosmedicamentoscuyosresultadosalingerirlospuedensermuy distintos de la simple suma de sus efectos separados. ENTRADAPROCESOSALIDA 16 Variables:Sonlosdistintosvaloresquepuedenasumirlasentradasylassalidasdel sistema. Ej.: Venta semanal de dlares en las casas de Cambio. Parmetros del Sistema: Son las cantidades que determinan el estado del sistema. Ej.: En Economaelndicededesempleoindicalacantidadporcentualdepersonasquenotienen trabajo durante un perodo de tiempo. Componentes: Los componentes de un sistema son las partes identificables del mismo. En unajerarquadesubsistemas,haycomponentesenelnivelmsbajo.Ej.:EnunaImprenta pueden haber tres subsistemas: el sistema ventas, sistema compras y el sistema personal. Los componentesdelsistemasonlasdistintasmquinas,losempleados,lascomputadoras,los informes de ingresos diarios, los insumos como el papel, tonel, etc. AtributosdelosComponentes:Sonlaspropiedadesocaractersticasdelos componentes del sistema, que influyen en la operacin del mismo, en su velocidad, precisin, confiabilidad, capacidad y muchos otros aspectos. Ejemplo: la eleccin de un gerente para una empresa que rena las caractersticas de liderazgo, capacidad, avanzados conocimientos. Estructura:Eselconjuntoderelacionesentreloscomponentesyatributosdelos componentes de un sistema. Proceso: Es el conjunto de actividades que convierten las entradas en salidas. El proceso total se compone de muchos procesos pequeos. Ej.: un Contador ingresa al sistema de Libro Diariodesupclascuentasconsumonto,ymedianteunprocesointernoseobtienen automticamente el Libro Mayor de cada cuenta y el Balance de Sumas y Saldos. Interface: Es una conexin fsica y funcional entre dos sistemas, la regin de contacto. Ej.: la computadora se interconecta con su sistema de energa por medio del enchufe de pared. Entropa:Laentropaeselmovimientodeunsistemahaciaundesgaste,desordeno discrepanciatotales.Unsistemacerradoalcanzasuentropamximacuandose descompone.Enlossistemasbiolgicososociales,laentropapuedeserinvertidaporlas entradasdeinformacinyenerga,llegandoconelloamayoresestadosdeordeny organizacin.AestoselellamaincrementodelaentropanegativaoNeguentropa.Ej.:en una empresa puede darse la entropa cuando disminuyen sus ventas y entra en quiebra. Homeostasis: Relacionada con la Entropa Negativa o Neguentropa. Es la caracterstica de unsistemaabiertopararegresaraunestadoestable.Ej.:Unaempresaenquiebra,llamaa convocatoria de acreedores para salvarse y asimismo evita que el sistema desaparezca. Equifinalidad:Principioqueestablecequeunsistema,partiendodediferentesestados inicialespuedealcanzarunmismoestadofinaloconseguirunafinalidadenparticular. Ej.:Endiciembretomanvacacioneslamayoradelosempleadosdeplantaproductivayse habladeequifinalidadcuandoseplanteanalternativasparaquelaproduccinnodisminuya: aumentarlaproduccindenoviembreparaquenoexistadesabastecimiento,obuscar empleadosquesustituyanalosqueestndevacaciones.Loquesebuscaesobtenerel mismo resultado, utilizando distintos caminos o caminos alternativos. 17 Enlossistemasdebetenerseencuentaquetodosistemasepuededefinirporsus entradas,susprocesosysussalidas.Todosistemaesuntransformadordeentradas, insumos, a salidas o productos. Sus elementos componentes estn ligados mediante diversas conexiones o interfaces. Existeunajerarquaenlaquetodosistemaesunsubsistema(respectoalsistema mayordelqueformaparte)yesasuvezunmetasistema(respectoalossistemasque forman parte de l) Lo que determina que un conjunto de elementos sea visto como un sistema es el punto de vista del observador. Entodoslossistemasyenparticularenelsistemaorganizacin,estetipodeestructura jerrquica implica, por lo menos, dos ventajas sustanciales: Laprimerasevinculaconunaaparenterelacinproporcionalentreeltamaoyla complejidad de los sistemas (existe una generaltendencia a considerar que todo lo queesmsgrande,esmscomplejo.Estonoesas).Lajerarquadisuelveel vnculoentreeltamaoylacomplejidad.Estoesloquehaceposiblequeel desempeodefuncionescomolasdelgerentegeneral,contador,analistade sistemas,oauditornosea,porejemplodiezvecesmscomplejoenlaempresa A que en la empresa B; Lasegundaventajaesquesereducelanecesidaddetransmisindeinformacin entre las partes (departamentos, divisiones, reas, etc.) de la organizacin. El lmite de un sistema es una lnea ideal que encierra elementos (subsistemas) entre losqueexistemayorintercambiodeenergaatravsdelalnea.(Porenergadebe entendersetodoloquepuedatransmitirseentredossistemas:energapropiamentedicha, informacin, bienes, influencia, autoridad, etc.). Ladefinicindelmiteessubjetivayarbitraria,noconstituyeestrictamenteuna restriccin. Ellmitedeterminael marcodentro delcualsemanejayseexplicanloselementosysus relaciones. Todo lo que queda fuera del lmite y se relaciona con el sistema constituye su Ambiente. 18 SistemasNaturalesyArtificiales:Lossistemasnaturalesseencuentranenla naturaleza,ycadaorganismo esunsistemanatural,ejemplosdeestosson elsistema de agua del mundo y el sistema solar. Los sistemas artificiales se encuentran a nuestro alrededorporejemploelsistemadefabricacindeunaempresa.Lossistemas puedenencontrarseenunacantidadqueabarcadesdelomeramentenaturalhastalo totalmente artificial, pasando por sistemas en parte naturales y en parte artificiales. SistemasSociales,Hombre-MquinayMecnicos:Lossistemassocialessonlos integrados por personas. Consideran como aspectos relevantes la conducta humana y laestructuraorganizacional.Lossistemashombremquinasonaquellosdondelos hombresempleanequiposdeunauotraclaseensustrabajosorganizados.Los sistemas mecnicos pretenden lograr autosuficiencia obteniendo sus propias entradas.

SistemasAbiertosyCerrados:Unsistemaabiertoesaquelqueinteractaconsu ambiente.Lasorganizacionessuelensersistemasqueoperandentrodeotrosms extensos y por lo mismo son abiertos, por ejemplo el sistema financiero provincial que a su vez es parte del sistema financiero nacional. El hecho de que una empresa actu con suambientehacequeesteseaabierto.Elsistema abierto puede caracterizarseporsu influenciaindividualenelambienteyporunaretroalimentacinprovenientedel.Los sistemas cerrados son los que se encuentran en un ambiente que no cambia y si lo hace,selevantaraunabarreraentreelambienteylparaimpedircualquierinfluencia. Es poco probable que existan realmente los sistemas cerrados. SistemasPermanentesyTemporales:Lossistemaspermanentessonaquellosque duran mucho ms que las operaciones que en ellos realiza el ser humano. El sistema econmicoespermanenterespectodelosplanesparaelfuturo,laspolticasdela empresasonpermanentesenloqueataealasoperacionesanuales.Lossistemas temporalesestndestinadosadurarciertocicloyluegodesaparecer.Ej.entrevista radial. Sistemas Estables y No Estables: Un sistema estable es aquel cuyas propiedades y operacionesnovarandemaneraimportanteolohacensoloenciclosrepetitivos, comolosplanesdeenseanza.Enlossistemasnoestablessuspropiedadesy operacionesvaranconstantemente.Unaempresapublicitaria,unsistemadedefensa continental, un laboratorio de investigacin y desarrollo son sistemas no estables. SubsistemasySuprasistemas:subsistemassonsistemasmspequeos incorporadosalsistema.Encambiolossuprasistemasdenotansistemas extremadamente grandes y complejos, es decir todo lo que incluya al sistema que seest estudiando constituye un suprasistema. SistemasAdaptativosyNoAdaptativos:Sonadaptativosaquellossistemasque reaccionan a su ambiente para mejorar su funcionamiento o lograr la supervivencia. Ej : El hombre y los animales, porque se adaptan para afrontar los cambios y amenazas del ambiente. Los no adaptativos son sistemas que no reaccionan oportunamente ante un cambioexterno.Seriansistemascapacesdeautogenerarsufuentedeenergay aprender a modificarse y repararse sin intervencin del hombre. 19 LaTeoraGeneraldeSistemassedesarrollaenelsigloXX,comoalternativaalenfoque analticoquehastaavanzadoesesiglo,dominabaalacienciamoderna.ElEnfoqueAnaltico sebasabaenlareduccindeproblemascomplejosasuscomponentesaislablesms pequeosysuministrlasrelacionescausalesqueloscientficosbuscaban.Sinembargo, cuando se trataba de fenmenos complejos, el todo resultaba ser ms que la simple suma de las propiedades de las partes tomadas por separado. Se comprob queel comportamiento de los sistemas complejos debe explicarse nosolo en funcin de sus componentes, sino tambin enfuncinlasrelacionesexistentesentreellos.Estoconstituyuncambiodemetodologa. Ludwig Von Bertalanffy formaliz y propici esta metodologa, formulando su Teora General de losSistemasacomienzosdeldeceniode1930,aunquesutrabajoprincipalsobreestetema fuepublicadoen1950.Fundaen1954delaSociedadparalaInvestigacindeSistemas Generales. Algunos piensan que se trata de una teora de Sistemas Generales. No existe una entidadempricallamadaSistemaGeneral,porelcontrario,hayunateorageneralquese aplicaatodoslossistemas.Lainvestigacinylosprincipiosdelateorageneraldescansan sobre la expansin y extensin de las clasificaciones y conceptos de sistemas. AlenfoquedesistemaspuedellamrselecorrectamenteTeoraGeneraldeSistemas aplicada.ElEnfoquedeSistemasesunaformaordenadadeevaluarunanecesidadhumana de ndole compleja y consiste en observar la situacin desde todos los ngulos y preguntarse: Cuntos elementos distinguibles hay en este problema aparente?, yefectoexisteentreellos?,Quefuncionesesprecisocumplirencadacaso?,intercambios se requerirn entre los recursos una vez que se definan?. Elenfoquedesistemasesunacombinacindefilosofaymetodologageneral.Los aspectos filosficos pueden ser descriptos por las caractersticas de este enfoque: Interdisciplinario: El enfoque a la solucin de problemas y al diseo no est limitado a una disciplina, todas las pertinentes intervienen en la bsqueda de una solucin. CualitativoyCuantitativo:Lasolucinconseguidamediantelossistemaspuedeser descriptaentrminosenteramentecualitativos,enteramentecuantitativosoconuna combinacin de ambos, segn lo exijan las circunstancias. Organizado: Las soluciones incluyen la aplicacin de gran cantidad de recursos en forma ordenada.Elenfoqueorganizadorequierequelosintegrantesdelequipodesistemaslo entienda pese a sus diversas especializaciones. Creativo:Elenfoquehadesercreativoycentrarseprimeroenlasmetasyluegoenlos mtodos.Debesercreativoporque:a)Nohayunasinovariasformasosoluciones.b) Datos disponibles incompletos, inciertos o ambiguos que debe recurrirse a la imaginacin. c) Es preciso generar soluciones alternas para problemas de subsistemas. 20 Terico:Sebasaenlosmtodosdelaciencia,staofreceestructurastericas,sta constituye el esqueleto y los datos representan la carne que llena las formas. Emprico:Losdatosincluyennoslohechosrelativosalosaspectostcnicos,sino ademslosqueserefierenalasprcticas,funciones,interacciones,actitudesyotras caractersticas. Pragmtico:Segeneraunresultadoorientadoalaaccin.Elsistemahadeserfactible, producibleyoperable.Elpersonaldelaorganizacinhadeparticiparenelprocesode diagnstico, en la implantacin y en el diseo. Elenfoquesecentraconstantementeensusobjetivostotales,portalesimportante definir primero los objetivos del sistema y examinarlos continuamente y quizs redefinirlos. Fijadoslosobjetivos,seobtieneelmayornmerodedatos,estoscomprendenlas entradas, salidas, criterios, restricciones y la estructura general del sistema. El sistema es delineado a partir de los elementos y de las relaciones principales. Elanlisisprincipiacuandoeldiseadortrataderefinarelsistemaalmejorarlos componentes y los subsistemas. El diseador se concentra en los objetivos totales del sistema, y en esta etapa se evalan y quizs se revisan los criterios y las restricciones. Enelpasadolasempresasperdansueficienciapornorelacionarlasparteso funcionesentresyconeltodo.Ventaserarealizadasinsuficienteconsideracinde produccin, el control de produccin no coordinaba con la planeacin financiera o de personal. La informacin del sistema de informacin gerencial se generaba a posteriori para los estados financierosynoparalatomadedecisionesbasadasenproyecciones.Laperspectivaclsica siemprehaadmitidoelintercambiorutinariodelainformacinalolargodelacadenade mando.