SPISOVODSTVO

ISO 15489

ISO 15489

INFORMACIJE I DOKUMENTACIJA-UPRAVLJANJE SPISIMA

SPISOVODSTVO I UREDSKO POSLOVANJE CJELOVIT SUSTAV UPRAVLJANJA

INFORMACIJSKIM I DOKUMENTACIJSKIM RESURSIMA U ORGANIZACIJI, CJELOVITOST SE IZVODI IZ UKUPNOSTI POSLOVNIH FUNKCIJA STVARATELJA

RUKOVANJE DOKUMENTACIJOM U OBRADI PREDMETNIH POSTUPAKA, NE UKLJUČUJE SVE SPISE KOJE SUSTAV MORA OBUHVATITI

ISO 15489

CILJ UVOĐENJA KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMA

CILJ UVOĐENJA

NORMIZACIJOM POSTUPAKA U UPRAVLJANJU SPISIMA POSVETITI SPISIMA POZORNOST I ZAŠTITU DA SE MOGU USPJEŠNO KORISTITI KAO IZVOR INFORMACIJA I DOKAZNO SREDSTVO

KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMASPISI OMOGUĆUJU: UREDNO I UČINKOVITO OBAVLJANJE

POSLA DOKUMENTIRANJE DONOŠENJA ODLUKA

I OBLIKOVANJA POLITIKE UDOVOLJANJE ZAKONSKIM ZAHTJEVIMA ZAŠTITU INTERESA ZAINTERESIRANIH

STRANA USPOSTAVU IDENTITETA OČUVANJE PAMĆENJA

KAKO POSTIĆI TAJ CILJ

SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM

PRIJE UVOĐENJA SUSTAVA TREBA UTVRDITI:

NORMATIVNO OKRUŽENJE POLITIKU I ODGOVORNOSTI ZAHTJEVE ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA-

OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI OSOBINE KOJE SPISOVODSTVENI

SUSTAV MORA IMATI

NORMATIVNO OKRUŽENJE

STATUT I ZAKONI OBVEZUJUĆE NORME I POSTUPCI PRIHVAĆENE SMJERNICE USVOJENA PRAVILA PONAŠANJA OČEKIVANJA ZAJEDNICE

POLITIKA I ODGOVORNOSTI

STVARATELJI TREBAJU UTVRDITI, DOKUMENTIRATI, ODRŽAVATI I OBJAVITI POLITIKU I ODGOVORNOSTI U UPRAVLJANU SPISIMA

ZAHTJEVI ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA-OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI

AUTENTIČNOST POUZDANOST INTEGRITET ISKORISTIVOST

OSOBINE KOJE MORA IMATI SPISOVODSTVENI SUSTAV

POUZDANOST INTEGRITET SUKLADNOST CJELOVITOST SUSTAVNOST

OBLIKOVANJE SUSTAVA:

METODOLOGIJA OBLIKOVANJA POSTUPCI OBUHVAĆENI SUSTAVOM NADZOR I PROVJERA OSPOSOBLJAVANJE

METODOLOGIJA OBLIKOVANJA SUSTAVA PRETHODNO ISTRAŽIVANJE ANALIZA POSLOVNIH AKTIVNOSTI IDENTIFIKACIJA ZAHTJEVA ZA SPISIMA ANALIZA POSTOJEĆIH SUSTAVA IDENTIFIKACIJA STRATEGIJA ZA UDOVOLJENJE

ZAHTJEVIMA ZA SPISIMA OBLIKOVANJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA UVOĐENJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA PROVJERA NAKON UVOĐENJA

POSTUPCI OBUHVAĆENI SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM ODREĐIVANJE KOJE DOKUMENTE PRIHVATITI U

SUSTAV ODREĐIVANJE KAKO DUGO DRŽATI SPISE U

SUSTAVU PRIHVAĆANJE SPISA U SUSTAV POHRANA I RUKOVANJE PRISTUP PRAĆENJE STAVLJANJE SPISA NA RASPOLAGANJE DOKUMENTIRANJE POSTUPAKA U

UPRAVLJANJU SPISIMA

NADZOR I PROVJERA

REDOVITO TREBA PROVODITI NADZOR RADI PROVJERE JESU LI SPISOVODSTVENI POSTUPCI I POSTUPCI U UPRAVLJANJU SPISIMA U SKLADU S POLITIKOM I ZAHTJEVIMA ORGANIZACIJE I OSTVARUJU LI PRETPOSTAVLJENE CILJEVE

OSPOSOBLJAVANJE

ORGANIZACIJA TREBA ORGANIZIRATI STALNI PROGRAM OSPOSOBLJAVANJA ZA SPISOVODSTVO NAMIJENJEN SVIM POJEDINCIMA KOJI SU ODGOVORNI ZA DIO ILI ČITAVU POSLOVNU AKTIVNOST ORGANIZACIJE, STVARAJUĆI U SVOM RADU SPISE I UKLJUČUJUĆI TE SPISE U SPISOVODSTVENI SUSTAV

ODRŽAVANJE SUSTAVA

PRIRUČNIK SPISOVODSTVA OBRAZOVNI TEČAJEVI I USAVRŠAVANJE

ORGANIZACIJA I KLASIFIKACIJA SPISA SVRHA KLASIFIKACIJE JE DEFINIRANJE

STRUKTURE DOKUMENTACIJE, PRIKAZ HIJERARHIJSKIH ODNOSA MEĐU

JEDINICAMA I VIŠIM CJELINAMA DOKUMENTACIJE

OLAKŠATI ODLAGANJE, PRETRAŽIVANJE, VREDNOVANJE I IZLUČIVANJE TE DOSTUPNOST GRADIVA

KLASIFIKACIJSKI PLAN

CJELOVIT KLASIFIKACIJSKI PLAN MORA: OBUHVATITI SVU DOKUMENTACIJU I TEMELJITI SE NA FUNKCIJAMA

STVARATELJA

OBLIKOVANJE JEDINICA DOKUMENTACIJEDOKUMENTI KAO OSNOVNI ZAPISI

UDRUŽUJU SE U VIŠE JEDINICE: PREDMETNI SPIS DOSJEI I SERIJE DOSJEA SERIJE POJEDINAČNIH DOKUMENATA SPECIFIČNE DOKUMENTACIJSKE ZBIRKE SLUŽBENE I POSLOVNE EVIDENCIJE