Etiske dilemmaer i prosjektarbeid - styring og tillit

Prosjekt 2011 – 20. oktober 2011

Erling S. AndersenProfessor, Handelshøyskolen BIAssisterende senterleder, Norsk senter for prosjektledelse

Governance, Trust and Ethics

• Et internasjonalt forskningsprosjekt

• NSP bidrar med finansiering

• Prosjektleder: Professor Ralf Müller, BI

• Casestudier i Norge, Australia og Kina

• Deltakende norske virksomheter: Forsvaret,

Gassco, Statoil

2

Utfordringer for prosjektledelsen

• Hvilke etiske dilemmaer (”ethics”) står man overfor

i prosjektarbeidet?

• Og hvordan skal man takle dem?

• Blir måten man håndterer dilemmaene på påvirket

av hvordan prosjektene er styrt ("governance")

• Hvilken rolle spiller tillit mellom prosjektaktørene

("trust")?

3

Hensikten med prosjektet• Skape bevissthet omkring etiske dilemmaer i

prosjekter og prosjektorienterte virksomheter

• Skape bevissthet omkring styringsstrukturens rolle (organisasjonsenhetene og reglene) ved behandlingen av etiske dilemmaer

• Skape forståelse for betydningen av tillit (både til personer og til systemet) ved behandlingen av etiske dilemmaer

• Undersøke betydningen av organisasjons-kulturen

4

Sentrale elementer i vår forskning

5

Ku

ltu

ren

i vi

rkso

mh

ete

nStyrings-

strukturen

Tillit til personer

Tillit til styrings-

strukturen

Behandlingenav etiske

dilemmaer

Hva er et dilemma?

• Dilemma: En situasjon der man er nødt til å

velge mellom to (ubehagelige) muligheter

• Etisk dilemma: Valget innebærer at ulike

moralske prinsipper eller ulike verdier blir satt

opp mot hverandre

• Et etisk dilemma kan ikke løses ut fra

prosjektteorien; lærebøkene i prosjektledelse

gir ingen anvisning på hvilket valg man skal

gjøre

6

Forskjellen mellom etikk og moral• Etikk: Den gjennomtenkningen og

framstillingen av en bestemt atferd og dens konsekvenser, som kan gjøres av både individer og kollektiver. Etikk er et fagområde

• Moral: Sett av normer, verdier og holdninger som hevdes og praktiseres av et individ eller en gruppe. Moral går på praksis

• Vårt anliggende: Få fram betydningen av etikk, dvs. en systematisk gjennomtenkning av problematiske situasjoner

7

Eksempel på etisk dilemma (fra en innføring i etikk for politiet)

• Historie fra virkeligheten: En mann parkerer

bilen sin utenfor et sykehus. En politimann

observerer at mannen er påvirket. Mannen

sier at han måtte kjøre i all hast da han hadde

fått beskjed om at hans samboer ligger

dødssyk på sykehuset

• Dilemmaet: Skal politimannen arrestere

bilføreren og ta han med til alkoholtest eller

skal han la han gå for å besøke samboeren

8

Eksempel fra virkeligheten: Hva

skjedde videre?

• Politimannen arresterte bilføreren og tok han til

politistasjonen for alkoholtest. Testen viste 1,4

promille. Mannen var tilbake på sykehuset etter

1½ time. Da var samboeren død

• Byretten stadfestet beslag av førerkort

• Lagmannsretten opphevde vedtaket; mente at

det var et urimelig overgrep overfor mannen

• Kilde: https://www.politi.no/vedlegg/rapport/Vedlegg_200.pdf

9

Forskjellige grunner til dilemmaer i

prosjektarbeidetKonflikt mellom:

1. to likeverdige, velbegrunnede, etiske valg

2. det du anser etisk riktig og virksomhetens retningslinjer

3. det du anser etisk riktig og landets lovgivning (antakeligvis sjelden i hjemlandet, men kan være aktuelt i utlandet)

4. det som er virksomhetens retningslinjer og landets lovgivning (kanskje særlig aktuelt når virksomhetens datterselskap ligger i utlandet)

10

Resultater fra prosjektet:

Temaer med etiske dilemmaer

• Innsynstemaer (”Transparency issues”): Hva skal prosjektlederen rapportere?

• Relasjonstemaer (”Relationship issues”): Hvilken vekt skal prosjektlederen legge på eksisterende forbindelser?

• Optimaliseringstemaer (”Optimization issues”): Hvem sine interesser skal prosjektlederen legge størst vekt på?

11

Eksempler på etiske dilemmaer

(hentet fra intervjuer i prosjektet)

Innsynstema

• Konflikt mellom:

– å rapportere faresignaler (og sette i gang en rekke

prosesser, bli satt ”under administrasjon”, miste bonus) eller

– avvente hva utviklingen blir eller uten beslutning redusere

funksjonalitet for å kutte kostnader

Dilemmaet: Egen situasjon (anseelse, handlingsfrihet)

vs. Virksomhetens interesser

12

Eksempler (forts.)Relasjonstemaer

• Kriterier for prekvalifisering. Konflikt mellom:

– å legge forholdene til rette for leverandører som man har en

langvarig relasjon til eller

– lage regler uten å ta hensyn til tidligere relasjoner

Dilemma: Lojalitet vs. Rasjonalitet

• Utlandsprosjekt. Konflikt mellom

– å betale en ”facilitator” eller

– stå overfor store vanskeligheter’

Dilemma: Resultater vs. Lovgivning, regelverk

13

Eksempler (forts.)Optimaliseringstemaer

Dilemmaet: Egeninteresse (vise kompetanse) vs.

Prosjektets og virksomhetens langsiktige interesser

• Konflikt mellom

– å holde seg til fastlagte planer eller

– gjøre forandringer, som gir bedre resultater på sikt, men som

gir budsjettoverskridelser og forsinkelser

• Konflikt mellom

– å bruke og bli fakturert for innleid arbeidskraft (som ikke er

strengt nødvendig) eller

– å fristille dem med fare for at de ikke er der når man trenger

dem (og dermed skape vanskeligheter for PL senere)

14

Eksempler (forts.)

• Budsjett på årsbasis. Konflikt mellom

– heftig bruk av ressurser mot slutten av året eller

– innse at fornuftig disponering gjør at man ikke får de

aktuelle ressursene

• Konflikt mellom

– kortsiktige, raske løsninger eller

– det langsiktige (større avkastning levetidsmessig)

• Konflikt mellom

– å bruke ressurser i den daglige driften eller

– bruke ressurser på prosjektet (med driftsmessige

problemer)

15

Eksempler (forts.)

• Et intervjuobjekt:

– ”Jeg har aldri opplevd etiske dilemmaer i mine

prosjekter”

• Et annet intervjuobjekt:

– ”Slike ting kan du lese om i avisen – dette ønsker

jeg ikke å snakke om”

16

Prosjektlederen står overfor et etisk

dilemma

1. PL må erkjenne dilemmaet (beskrive og

forstå det)

2. Styringsstrukturen påvirker hvordan

dilemmaet behandles

• Forskningsprosjektet skal studere dette nærmere

3. Tilliten til styringsstrukturen og involverte

påvirker hvordan dilemmaet behandles

• Forskningsprosjektet skal studere dette nærmere

17

Styringsstrukturen (”Governance”)

• Governance: Ordrett oversatt: styring eller ledelse

• Brukes i dag for å betegne en avløsning av tradisjonelle hierarkiske styringsformer

• Åpner for en styringsstruktur der man deler felles verdier, bevisst fordeler ansvar mellom forskjellige organer og samarbeider for å oppnå det man ønsker

18

Styringsstrukturen

• Vi må studere:

– Organisasjonsenheter (Hvem er involvert?)

– Regler, sedvane og normer (Hvordan?)

19

Hvem kan involveres i

etiske dilemmaer?

Kvalitets-

sikring

Referanse-

gruppe

Prosjekt-

deltakerne

Prosjektleder

Styrings-

gruppe

Prosjekt-

eier

Prosjektet

Topp-ledelse

Linjeledelse

Brukere

Prosjekt-kontor

Basisorganisasjonen

20

Ideelle (?) forventninger til sentrale

organisasjonsenheter

• Toppledelsen og linjeledelsen: Skape en

organisasjonskultur der etiske dilemmaer

erkjennes og behandles; vedtar retningslinjer

• Prosjektkontoret: Støtter virksomhetsledelse og

prosjektledelse; forslag til retningslinjer

• Prosjekteieren/SG: Nært samarbeid med PL

• Prosjektlederen: Identifiserer etiske dilemmaer

og behandler dem korrekt

21

Viktig: Relasjonene mellom

prosjekteieren og prosjektlederen

• Tidligere prosjekt i NSP: Relasjonene PE-PL.

Se: www.nsp.ntnu.no og Forskning

• Hensikt: Prosjekteierrollen må bevisstgjøres

• Budskaper: Prosjektsuksess avhenger av:

– Sosialiseringsaktiviteter der prosjekteieren deltar

– Standard for prosjektarbeidet med beskrivelse av

prosjekteierens rolle

– Styringsstruktur med tett kontakt mellom

prosjekteier og prosjektleder

22

Resultater: Styringsstrukturens

påvirkning på behandlingen av etiske

dilemmaer

Temaer Lite formalistisk styringsstruktur

Middels stram styringsstruktur

Rigid styringsstruktur

Innsyn Sporadiske gjennomganger

Prinsipper

Periodisk formell rapportering med oppfølgingsmøter. Uformelle møter

Følger prosessbeskrivelser

Relasjoner Opplæring i etikk.24 timers hotline

Optimalisering Opplæring og konsultasjoner om forventet atferd

Prinsipper.Lovfortolkninger

Løftes opp til et høyere nivå.Lovfortolkninger

23

Forskningsprosjektets påstander som

skal prøves (”propositions”)

• P1A: Styringsstrukturen må være så fleksibel

at en medarbeider har mulighet for å møte de

utfordringene som ligger i et etisk dilemma

• P1B: Hvis styringsstrukturen er for rigid, og

medarbeideren ikke har fleksibilitet, fører det til

akselererende mistillit

24

Påstander som skal prøves (forts.)

• P2: En medarbeider må kunne legge fram sitt

etiske dilemma og få det behandlet innenfor

den eksisterende styringsstrukturen

• P3A: Hvis styringsstrukturen hjelper

medarbeideren til en bra behandling av de

utfordringene det etiske dilemmaet innebærer,

fører det til tillit til styringsstrukturen og fortsatt

bruk

• P3B: Hvis det ikke skjer en bra behandling,

leder det til akselererende mistillit

25

Tillit (”trust”)

• Tillit handler om villighet til å akseptere å være

avhengig av hva andre gjør. Man aksepterer å

være sårbar. Man stoler på at den andre

parten ikke handler på en slik måte at

handlingene skader

• Tillit er ikke spesielle handlinger (det dreier

seg ikke om samarbeid). Tillit er en holdning til

andre mennesker eller til ”systemet”

26

Tillit (forts.)• En person, som har tillit til en annen, antar at

vedkommende har:

– Dyktighet (”ability”): Evnen til å utføre oppgaven

– Velvilje (”benevolence”): En positiv innstilling til den

som ønsker at oppgaven skal bli løst

– Integritet (”integrity”): Akseptable prinsipper og

verdier

• Alle tre komponentene må være på plass for et

solid tillitsforhold. Tilliten svekkes hvis man

mister troen på en eller flere av faktorene

27

Forskningsprosjektets påstander som

skal prøves (”propositions”)P1: Medarbeideren vil selv kunne få lov til å behandle

det etiske dilemmaet når styringsstrukturen har tillit til at vedkommende har dyktighet, velvilje og integritet til å ta en hensiktsmessig beslutning

P2: For å kunne handle hensiktsmessig når man møter et etisk dilemma, må medarbeideren kunne erkjenne dilemmaet, kunne vurdere det, kunne beslutte om egnet framgangsmåte og ha dyktighet, velvilje og integritet til å gjennomføre de handlingene beslutningen innebærer

28

Påstander som skal prøves (forts.)

P3: Hvis en medarbeider føler at han/hun ikke kan

håndtere det etiske dilemmaet på egenhånd, må

vedkommende, hvis utfordringen skal overlates til

styringsstrukturen, ha tillit til at den har dyktighet,

velvilje og integritet til å behandle situasjonen

29

Påstander som skal prøves (forts.)

P4A: Hvis styringsstrukturen løser den utfordringen som

ligger i et etisk dilemma på en god måte, forsterker det

medarbeidernes tillit til styringsstrukturen, og de vil

fortsette å henvise etiske dilemmaer til systemet

P4B: Hvis styringsstrukturen ikke klarer å håndtere den

utfordringen som ligger i et etisk dilemma, mister

medarbeiderne tillit til systemet. Hvis medarbeiderne

mister tilliten til systemet, vil de prøve å omgå det. Det

kan så føre til at styringsstrukturen mister sin tillit til

medarbeiderne

30

Påstander som skal prøves (forts.)

P5: Virksomhetens kultur preger styringsstrukturen

og tillitsforholdene i virksomheten og setter

grenser for hvordan den utfordringen som ligger i

et etisk dilemma kan behandles

31

Forskningsmodellen

32

Ku

ltu

ren

i vi

rkso

mh

ete

nStyrings-

strukturen

Tillit til personer

Tillit til styrings-

strukturen

Behandlingenav etiske

dilemmaer

Kunnskapskafé – etiske dilemmaer i

prosjektarbeid

• Leder: Brita Træbakken

• Diskusjon i grupper. Etisk dilemma:– Rapportering fra PL til PE eller SG

– PL ser faresignaler og tegn på negativ utvikling i prosjektet

– Hvis PL rapporterer (og problemet ikke dukker opp), har man

satt i gang unødig arbeid, skapt uro og gitt inntrykk av at

man ikke har kontroll. Hvis PL ikke rapporterer (og det

negative inntreffer), blir han/hun kritisert for ikke å ha varslet

tidlig nok og oversett faresignaler

33

Kunnskapskafé – diskusjonstemaer

• Erkjennelsen av det etiske dilemmaet

• Behandlingen av det etiske dilemmaet

– Prosjektlederen tar selv avgjørelser

– Involveringen av forskjellige organisasjonsenheter

– Regelverk

• Betydningen av tillit

– Tillit til personer

– Tillit til ”systemet”

• Betydningen av virksomhetskulturen

34