tailieuhdeffect

Hướng dẫn cơ bản Visual EFFECT 2.0 Trang 1

Mục lục

GIỚI THIỆU EFFECT.............................................................3

VỀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NÀY.............5

QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA EFFECT.............................................................................................................................................6

CÁC DANH MỤC TRONG EFFECT.........8

1. Danh mục tài khoản................................................................................................92. Danh mục ĐVKH (Đơn vị, Khách hàng).............................................................103. Danh mục Loại ĐVKH (Loại Đơn vị, khách hàng).............................................114. Danh mục VLSPHH (Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hoá).........................................125. Danh mục Loại VLSPHH (Loại Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hoá).........................126. Danh mục KHO....................................................................................................137. Danh mục KHOANMUC.....................................................................................138. Danh mục BO_PHAN..........................................................................................149. Danh mục VVIEC_HOPDONG_CONGTRINH.................................................1410. Danh mục PHAN_XUONG (EFFECT-Customize)...........................................1411. Danh mục ĐTCP (EFFECT-Customize)............................................................1512. Danh mục Tiền tệ...............................................................................................1613. Danh mục TSCĐ................................................................................................1614. Danh mục ĐVCS................................................................................................17

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT........18

Các sử dụng chung.....................................................................19

Cách sửa một tên trong danh mục.........................................................................19Các bước nhập một chứng từ mới..........................................................................19Cách chọn một tên trong một danh mục................................................................19Thêm một tên vào một danh mục..........................................................................20Cách đặt danh mục ở dạng hình cây......................................................................20Tìm kiếm dữ liệu để xem, sửa, huỷ:......................................................................21Cách nhập bút toán kép hoặc phân bổ chi phí chung tại chỗ (cho các danh mục) 23Cách phân bổ chi phí sản xuất tại chỗ hoặc chờ phân bổ (EFFECT-Customize)..23Xem, in một sổ sách, báo cáo..........................................................................24

CẬP NHẬT BAN ĐẦU.............................................................................................29

Tạo thêm tài khoản chi tiết....................................................................................30Tạo nội dung các danh mục ban đầu.....................................................................31Cập nhật tồn kho VLSPHH, dư công nợ ban đầu, dư tài khoản ban đầu..............32

CẬP NHẬT SỐ LIỆU PHÁT SINH..........................................................................33

Cập nhật số liệu phát sinh......................................................................................33Cập nhật chứng từ TSCĐ và xem các báo cáo TSCĐ...........................................33


CÁC CÔNG VIỆC LÀM CUỐI THÁNG..................................................................36Tự sinh các bút toán lệch tỷ giá tự động cuối tháng..............................................36Lao động tiền lương (EFFECT-Customize)..........................................................38Kết chuyển / phân bổ chi phí (EFFECT-Customize).............................................39Tính giá thành sản phẩm theo khoản mục (yếu tố) chi phí (EFFECT-Customize)...............................................................................................................................40Điều chỉnh tồn kho cuối tháng (EFFECT-Customize)..........................................41Kết chuyển cuối tháng các tài khoản không số dư................................................42

CÁC THAO TÁC HỆ THỐNG..................................................................................44Khoá sổ dữ liệu..........................................................................................................44Sao chép dữ liệu ra và vào.........................................................................................45Xoá dữ liệu.................................................................................................................45Sao lưu dữ liệu, đề phòng sự cố phần cứng...............................................................45Đồng bộ dữ liệu.........................................................................................................45Đặt cấu hình cho EFFECT.........................................................................................46

+ Đặt cấu hình cơ bản......................................................................................46+ Đơn vị tiền tệ bản vị (EFFECT-Customize).....................................................49+ Hình thức sổ kế toán........................................................................................49+ Kỳ kế toán.........................................................................................................49+ Tháng tài chính.................................................................................................49+ Mốc tính giá vốn..............................................................................................50+ Không liên hệ Vlsphh và ĐTCP.......................................................................50+ Nút "Các tài khoản khác".................................................................................50

HƯỚNG DẪN THEO PHẦN HÀNH........51

Kế toán Tiền mặt, tiền gửi - Nhập dữ liệu.....................................................................52Kế toán Tiền mặt, tiền gửi - Xem, in sổ sách báo cáo...................................................53Kế toán Vật tư, hàng hoá - Nhập xuất Vlsphh...............................................................54Kế toán Vật tư, hàng hoá - Xem, in sổ sách báo cáo.....................................................55Kế toán bán hàng...........................................................................................................56Kế toán công nợ.............................................................................................................57Kế toán tài sản cố định...................................................................................................58Kế toán thuế GTGT.......................................................................................................60Báo cáo tài chính...........................................................................................................60


GIỚI THIỆU EFFECTNgày nay, ngay cả ở Việt nam, cạnh tranh trong cơ chế thị trường ngày càng trở nên gay gắt, các doanh nghiệp luôn phải đối đầu với nhu cầu xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, phong phú hơn. Tự động hoá kế toán, quản trị doanh nghiệp dưới sự trợ giúp của công nghệ thông tin là việc làm tất yếu của mọi doanh nghiệp muốn đứng vững trong thời đại cạnh tranh hôm nay. Phần mềm EFFECT ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu to lớn đó của mọi doanh nghiệp.

EFFECT là phần mềm tự động hoá kế toán, trợ giúp trong việc quản lý, điều hành doanh nghiệp. Các kế toán có được sự giúp đỡ toàn diện trong công việc của mình tới mức ...không cần sổ sách. Các giám đốc điều hành luôn sẵn có thông tin hoạt động từ chi tiết đến tổng hợp, theo mọi khía cạnh và bất cứ lúc nào. Các nhân viên trong doanh nghiệp có thể được quyền khai thác thông tin theo nhu cầu và quyền hạn của mình.

EFFECT quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp, giống như một cỗ máy không mệt mỏi luôn cung cấp cho bạn những thông tin kịp thời, chính xác mỗi khi bạn có nhu cầu. Đặc biệt, hệ thống bảo mật thông tin, phân quyền sử dụng, quyền khai thác thông tin trên mạng càng làm cho EFFECT tiết kiệm được nhiều chi phí cho các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp có mô hình quản trị phức tạp.

Hai dòng sản phẩm EFFECT quan trọng phục vụ cho các doanh nghiệp là: EFFECT-Customize và EFFECT-Small Business.

Điểm nổi bật của EFFECT-Customize so với mọi phần mềm tương tự khác hiện nay trên thị trường là khả năng tự thích ứng với các loại hình doanh nghiệp khác nhau từ nhỏ đến lớn, từ thương mại, dịch vụ đến sản xuất. EFFECT-Customize có thể đáp ứng cho các doanh nghiệp có nhu cầu tự động nhập liệu tới mức... không cần đánh số tài khoản hoặc có nhu cầu đối với những bảng biểu (thông tin) chỉ đặc thù cho doanh nghiệp. EFFECT-Customize không phải là phiên bản phần mềm Tĩnh, người sử dụng có thể biến đổi nó cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình (như các dạng khác nhau khi nhập dữ liệu, hoặc tạo mới, điều chỉnh các bảng biểu cho phong phú hơn, tối ưu hơn ...).

EFFECT-Small Business mặt khác là phiên bản phần mềm chuẩn hoá dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

EFFECT tập hợp được các ưu điểm sau đây:

1 - Quản lý tiền, vật tư hàng hoá, công nợ (theo tiền việt hoặc ngoại tệ), tài sản cố định, lao động tiền lương, tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo nhiều loại đối tượng, tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng, theo đối tượng tính giá thành sản phẩm, phân bổ


chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. In ra các loại sổ sách kế toán, các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính...


2 - Chạy trên Windows, giao diện tiếng Việt hoặc Anh, hệ thống tài khoản theo quy định hiện hành của Bộ tài chính. Sổ sách in ra có thể bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc đồng thời cả hai.

3 - Sự phong phú trong các yếu tố quản lý.

4 - Tính thống nhất trong giao diện nhập dữ liệu. Bạn không cần phải nhớ nhiều loại màn hình nhập liệu, không cần phải nhớ nhiều phím bấm...

5 - Không cần phải thao tác trung gian (như tổng hợp dữ liệu) trước khi xem, in một bảng biểu, sổ sách...

6 - Tự động kiểm tra khi nhập liệu (như: Thông báo chứng từ trùng, kiểm tra nhập thiếu các mục dữ liệu, kiềm tra hàng xuất có trong kho hay không...)

7 - Ngoài các bảng biểu chi tiết, tổng hợp, báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính, EFFECT còn có thể in ra vô số những bảng biểu “quản trị” khác theo nhu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.

8 - Khi chạy trên mạng, hệ thống phân quyền nhập liệu cũng như phân quyền khai thác thông tin phong phú và bảo mật. Kế toán trưởng có thể theo vết người nhập số liệu để đánh giá năng suất nhập số liệu cũng như quy trách nhiệm khi có dữ liệu sai sót.

Cuốn sách này mới chỉ chứa đựng phần hướng dẫn cơ bản nhất trong việc khai thác sử dụng EFFECT, nhưng chúng tôi hy vọng nó sẽ giúp đỡ đắc lực cho bạn trong việc phát huy các thế mạnh của EFFECT để phục vụ cho công việc của bạn. Ngoài ra, tốt nhất là bạn học cách sử dụng EFFECT bằng cách thực hành trực tiếp trên máy.

Tất cả những thắc mắc xin hãy hỏi trực tiếp người hướng dẫn của EFFECT hoặc liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ :

Công ty phần mềm EFFECT

Hà nội: 201-B1D Thành công, Ba đình, Điện thoại: 04.7.721635/36, Fax: 04.7.721635/36 Email: [email protected] TP HCM: 14 Cửu long, Q.Tân Bình, Điện thoại: 08.8.488460, Fax: 08.8446692 Email: [email protected]

mailto:EFFECT.hcm.vnn.vn

mailto:Effectvn.vnn.vn


VỀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NÀYTài liệu này chỉ là phần hướng dẫn sử dụng cơ bản, chứa đựng cách thao tác cơ bản nhất trong việc "Làm kế toán" bằng Visual EFFECT 2.0, đặc biệt là phiên bản EFFECT-Small Business. Trong tài liệu, nếu các mục có thêm diễn giải "(EFFECT-Customize)" thì có nghĩa là mục đó chỉ có ý nghĩa với phiên bản EFFECT-Customize mà không có ý nghĩa với EFFECT-Small Business.

Visual EFFECT là sản phẩm hoàn thiện, có sự đầu tư rất lớn trong việc phát triển sản phẩm. Để có thể khai thác đầy đủ các tính năng của EFFECT đòi hỏi bạn cũng phải kiên trì !

Nếu muốn đi sâu hơn trong việc tìm hiểu EFFECT, mời bạn xem thêm Hướng dẫn nâng cao Visual EFFECT 2.0

Chúc bạn làm kế toán thành công với Visual EFFECT !


QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA EFFECTVới EFFECT bạn có thể hình dung quy trình đơn giản:

Nhập liệu --> In báo cáo quản trị

hoặc

Nhập liệu --> Các thao tác cuối tháng --> In sổ sách, các báo cáo quản trị, kế toán.

Sơ đồ đưa EFFECT vào ứng dụng như sau:

Các công việc để cài đặt EFFECT:

- Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp của doanh nghiệp (máy tính, máy in, lắp đặt mạng nếu có).

- Cài đặt phần mềm EFFECT.

Các công việc thực hiện một lần sau khi cài đặt EFFECT:

- Đặt cấu hình cho EFFECT phù hợp với doanh nghiệp.

- Phân loại chứng từ, chi phí... cập nhật một lần vào máy.

- Nhập các dữ liệu cố định ban đầu (Số dư tài khoản ban đầu, công nợ ban đầu, các danh mục như danh mục bộ phận, khách hàng, vụ việc...).

- (EFFECT-Customize) Tập hợp các bảng biểu, báo cáo quản trị ngoài các mẫu chuẩn (đặc thù cho doanh nghiệp), cập nhật một lần vào máy. (Dành cho NV EFFECT)

- Lên mô hình phân quyền cập nhật thông tin, quyền khai thác thông tin, cập nhật một lần vào máy (Không cần nếu chỉ có một nhân viên kế toán !)

Các công việc thực hiện hàng ngày (hoặc định kỳ):

- Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ đã có.

- In các phiếu Nhập, Xuất, Thu, Chi nếu cần.

- Kiểm tra, điều chỉnh, sửa, huỷ dữ liệu.


- In các báo cáo quản trị để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu.

- Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng.

Các công việc thực hiện cuối kỳ (cuối tháng):

- Yêu cầu chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá theo tỷ giá ngoại tệ cuối tháng (Nhằm đánh giá đúng tài sản doanh nghiệp cuối tháng).

- Xử lý tính lương. (Modul Lương - EFFECT-Customize).

- Phân bổ các chi phí SX (chưa được phân bổ) cho các đối tượng tính chi phí sản xuất, kết chuyển thành phẩm, tính giá thành sản phẩm.

- Phân bổ các chi phí chung (chi phí bán hàng, chi phí quản lý chưa phân bổ trong kỳ) cho các bộ phận, cá nhân, sản phẩm... trong doanh nghiệp.

- Yêu cầu máy kết chuyển tự động các TK không số dư theo bảng kết chuyển (có thể cập nhật, sửa bảng kết chuyển).

- In các sổ sách, báo cáo cuối tháng, khoá sổ, chuyển kỳ hàng tháng, hoặc hàng năm.



CÁC DANH MỤC TRONG EFFECTCác danh mục trong EFFECT tồn tại để chương trình có thể quản lý được toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của các danh mục này cần được tạo ra ngay khi bắt đầu đưa chương trình vào hoạt động. Trong quá trình nhập liệu, các danh mục này thường xuyên được mở rộng. Người sử dụng có thể cập nhật thêm các mục trong phần lớn các danh mục ngay trong khi đang nhập dữ liệu (khi bạn nhấn F5 ở các ô nhập liệu theo danh mục trên màn hình nhập liệu - ví dụ: Ô ĐvKh, vào bảng và nhấn Ctrl+I). V-EFFECT luôn kiểm tra sao cho không có hai mục nào trùng nhau trong cùng một danh mục. Các danh mục có thể mặc định để V-EFFECT sử dụng vào mục đích cố định (như danh mục Tài khoản, danh mục Vlsphh...). Nhưng có nhiều danh mục để bạn tự quyết định sẽ dùng vào việc gì (như danh mục Vụ việc có thể chứa tên các hoá đơn các hợp đồng, cũng có thể chứa tên các công trình xây dựng, các dự án, danh mục Bộ phận đôi khi trở thành tên các Tỉnh, thành phố... Bạn có thể đổi được cả tên danh mục trên màn hình nhập liệu bằng cách nhấn nút “Giao diện” ở phần cấu hình (chức năng ”Cấu hình”).

Chú ý:

* Vào các danh mục bằng cách nhấn chức năng "Hệ thống"-->"Danh mục" trên Cây chức năng.

* Khi đang ở bảng chọn một danh mục nào đó, bạn hãy xem kỹ hướng dẫn cách bấm phím ở thanh tiêu đề phía trên của cửa sổ hoặc ở các nút phía trên cửa sổ (khi đưa chuột tới các nút thì sẽ hiện ra hướng dẫn nhanh - ToolTip), bạn sẽ biết được sẽ phải bấm phím nào để thêm, sửa, xoá, chọn... các mục trong danh mục. Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl+F (Find - Tìm kiếm) để tìm đến một xâu bất kỳ trong cột hiện thời của danh mục.

* Các danh mục ban đầu chưa có các số liệu của doanh nghiệp bạn, vì vậy bạn phải thực hiện thao tác cập nhật ban đầu (bằng cách chọn các Loại chứng từ là "Cập nhật ban đầu" ở màn hình nhập liệu...).

* Chọn một mục từ một danh mục theo nguyên tắc xâu lọc.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/CapNhatBanDau.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/CayChucNang.htm


1. Danh mục tài khoản

Có sẵn theo hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ tài chính quy định, các doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết đến 10 ký tự. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi hoàn toàn hệ thống tài khoản này (sang hệ thống tài khoản Mỹ chẳng hạn và có thể có tới 30 ký tự). V-EFFECT hỗ trợ việc thay đổi tài khoản trên mọi sổ sách, báo cáo nên bạn có thể thay đổi toàn bộ hệ thống tài khoản mà không cần EFFECT lập trình thêm.

- Danh mục tài khoản là danh mục quan trọng vào bậc nhất, ở đây, EFFECT sắp xếp các tài khoản theo các số hiệu tài khoản một cách tự nhiên theo hệ thống tài khoản chuẩn. EFFECT tự động hiểu được các tài khoản mẹ cũng như các tài khoản con. Khi nhập dữ liệu (định khoản), bạn chỉ chọn được các tài khoản con (tài khoản chi tiết), nhưng khi tìm kiếm hoặc in sổ sách, bạn có thể lọc theo cả tài khoản mẹ và tài khoản chi tiết.

- Cột Nte để đánh dấu các tài khoản có thể có phát sinh ngoại tệ (như tài khoản ngoại tệ tiền ngân hàng, các tài khoản công nợ ngoại tệ - Phải trả người bán, phải thu của khách hàng...). Bạn đặt mã các ngoại tệ vào cột này để cho EFFECT làm căn cứ để sinh ra các bút toán điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ theo tỷ giá cuối tháng nhằm mục đích báo cáo đúng giá trị tài sản doanh nghiệp khi báo cáo. Bạn sử dụng thực đơn “Dữ liệu”-->”Lệch tỷ giá cuối tháng” để yêu cầu EFFECT tự sinh ra các bút toán lệch tỷ giá này. Nếu bạn không muốn để EFFECT tự sinh các bút toán lệch tỷ giá dạng này mà muốn tự làm bằng tay thì bạn không cần quan tâm đến cột này.

- Bạn cho giá trị cột CN (công nợ) là 1 nếu tài khoản là tài khoản công nợ (131, 331, 141...). Việc này chỉ có ý nghĩa để EFFECT kiểm tra dữ liệu phát sinh nếu định khoản có tài khoản công nợ thì bắt buộc phải có “tên đối tượng”, như khi nhập các chứng từ của tài khoản 131, bạn bắt buộc phải chỉ ra tên khách hàng. Nếu bạn không chỉ ra các tài khoản công nợ (không quan tâm đến cột CN) cũng không sao, nhưng ví dụ bạn có thể quên không nhập tên người tạm ứng từ danh mục Đ.v khách hàng khi nhập chứng từ hoàn tạm ứng (chẳng hạn), khi đó, EFFECT sẽ không nhắc bạn và bạn sẽ mất thêm công sức khi phải tìm lại chứng từ để bổ xung tên đối tượng.


Chú ý: Với EFFECT, khi bạn nhập chứng từ có phát sinh tài khoản công nợ, bạn luôn luôn phải chỉ ra tên đối tượng ở danh mục Đ.v khách hàng (ô "ĐvKh" ở màn hình nhập liệu - Xem thêm ở mục danh mục Đv.K Hàng ). Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có nhu cầu làm kế toán tổng hợp (chỉ định khoản và lên các sổ kế toán) hoặc đôi khi bạn có nhu cầu nhập tạm thời số dư gộp các tài khoản công nợ ban đầu (vì chưa tách được số liệu chi tiết theo đối tượng). Khi đó, bạn phải bỏ đánh dấu “Kiểm tra Đvkh và Vlsphh khi nhập liệu” ở phần cấu hình (chức năng ”Cấu hình”). Sau này bạn huỷ bút toán này và nhập lại số dư ban đầu chi tiết theo đối tượng.

- Tương tự như cột CN, bạn cho giá trị cột Kho (kho Vlsphh) là 1 nếu tài khoản là tài khoản kho hàng hoá, vật tư, công cụ... (152, 153, 155, 156, 157). EFFECT sẽ kiểm tra các chứng từ liên quan đến các tài khoản kho bắt buộc phải có tên Vlsphh và tên kho hàng (vì chỉ có như vậy, EFFECT mới có thể tính được chính xác giá vốn tự động và số lượng Vlsphh tồn kho). Bạn cũng có thể nhập gộp số dư các tài khoản kho ban đầu nếu bạn chỉ có nhu cầu làm kế toán giá trị (chỉ định khoản và lên các sổ kế toán) hoặc khi bạn có nhu cầu nhập tạm thời số dư gộp các tài khoản kho ban đầu (không chi tiết theo Vlsphh).

- Nếu tài khoản không phải là tài khoản công nợ và cũng không là tài khoản kho thì các cột CN và Kho không có giá trị hoặc giá trị bằng không.

- Cột TGHT (không có ở phiên bản trước) được đánh dấu là 1 khi bạn muốn tự sinh các bút toán lệch tỷ giá tự động khi nhập liệu với TK tương ứng.

- EFFECT sau khi cài đặt đã có danh mục tài khoản chuẩn có sẵn giá trị ở các cột CN và Kho. Tuy nhiên, khi bạn mở thêm tài khoản chi tiết, bạn nên quan tâm đến giá trị ở hai cột này vì như vậy bạn sẽ tránh được việc nhập dữ liệu không đầy đủ. (Xem thêm về cách thêm một tài khoản chi tiết).

2. Danh mục ĐVKH (Đơn vị, Khách hàng)

Là danh mục đơn vị cá nhân mua, bán, đơn vị cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp... Chứa đựng tên các đối tượng liên quan đến các tài khoản công nợ

- Với EFFECT, các danh mục đều có thể liên quan đến mọi tài khoản. Như danh mục ĐVKH có thể liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng (131), tài khoản phải trả người bán (331), tài khoản tạm ứng, phải thu, phải trả... (141, 138, 338, 136, 138...). Một đối tượng trong danh mục ĐVKH có thể vừa là người mua, vừa là người bán, vừa là người vay tiền, vừa là người tạm ứng... có nghĩa là một ĐVKH có thể liên quan đến mọi tài khoản công nợ. Điều này giúp bạn không cần phải mở thêm nhiều tài khoản chi tiết tương ứng với đối tượng cho từng tài khoản riêng rẽ. Ngoài ra bạn có thể xem các báo cáo công nợ không chỉ liên quan đến một tài khoản công nợ mà liên quan đến một vài tài khoản công nợ (như bảng công nợ bù trừ mua bán - để quản trị, bảng số dư phải thu của các đối tượng không phân biệt tài khoản nợ - để xác định lượng tiền có thể thu về nhanh...).


- Danh mục ĐVKH được dùng rất phổ biến. Sau này, EFFECT sẽ gộp theo ĐVKH số phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp số phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng để đưa ra cho bạn các sổ tổng hợp công nợ.

- Các cột trong danh mục ĐVKH có ý nghĩa như sau:

+ Cột Mã ĐVKH chứa mã ĐVKH. Mã ĐVKH là một xâu chữ hoặc số dài đến 10 ký tự. Bạn có thể phân cấp ĐVKH bằng các chữ, số ở mã ĐVKH. Ví dụ: Chữ cái đầu tiên quy định loại khách hàng trong nước hay ngoài nước, chữ cái thứ hai quy định tỉnh (hoặc tên quốc gia ngoài nước)... Sau này EFFECT giúp bạn tổng hợp doanh số bán, số lượng hàng bán... theo 1, 2 hoặc vài chữ cái đầu tiên của mã ĐVKH. Hệ thống mã ĐVKH có thể được hình thành tương tự như mã tài khoản bao gồm hai dạng: mã nhóm (cành) và mã con (lá). Mã nhóm tương ứng với nhóm ĐVKH (ví dụ: Nhóm trong nước, ngoài nước...), mã con tương ứng với đối tượng cụ thể (như tên người, tên công ty...) và sử dụng khi nhập liệu. Mã mẹ chỉ sử dụng khi in sổ sách, báo cáo, thống kê...). Việc phân cấp theo mã cho phép doanh nghiệp quản lý các đối tượng công nợ theo dạng hình cây và có được các báo cáo, thống kê tổng thể theo nhóm (ví dụ: Doanh số bán hàng, công nợ theo nhóm...).

Mã ĐVKH không thể trùng nhau với hai ĐVKH khác nhau !

+ Cột Tên chứa tên ĐVKH.

+ Cột Nhân viên có giá trị là 0 nếu đối tượng không phải là nhân viên, là 1 nếu đối tượng là nhân viên hưởng lương của doanh nghiệp. EFFECT sẽ lọc ra các “ĐVKH” là nhân viên để tạo bảng tính lương, bảo hiểm...trong modul Lao động tiền lương. Doanh nghiệp không sử dụng modul Lao động tiền lương của EFFECT thì không cần quan tâm đến cột này.

+ Cột Điện thoại ghi số điện thoại của đối tượng (nếu cần).

+ Cột Loại ĐVKH sẽ chứa loại ĐVKH.

- Khi đang ở bảng ĐVKH (khi nhập liệu hoặc chọn chức năng"Danh mục" trên cây chức năng), gán loại ĐVKH cho ĐVKH bằng cách dùng xâu lọc hoặc nhấn F6 để chọn từ danh mục, khi đó, bạn sẽ vào danh mục loại ĐVKH.

3. Danh mục Loại ĐVKH (Loại Đơn vị, khách hàng)

Phân loại ĐVKH theo nhóm nhằm mục đích tổng hợp thông tin (số lượng, doanh số, phát sinh tài khoản, lãi gộp ...) theo từng loại ĐVKH.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/LaoDongTienLuong.htm


- Nếu bạn chỉ có nhu cầu phân loại ĐVKH theo hai cấp: Cấp Loại và cấp Chi tiết thì có thể sử dụng danh mục này (ví dụ phân theo vùng, theo loại trong nước, ngoài nước...). Khi đó mỗi ĐVKH sẽ tương ứng với một mục trong danh mục loại ĐVKH. Xem phần Danh mục Đơn vị khách hàng về cách gán loại ĐVKH cho ĐVKH).

- Khi có nhu cầu phân thành từ 3 cấp trở lên, bạn bắt buộc phải sử dụng đến cột Mã ĐVKH thay vì sử dụng danh mục loại ĐVKH.

- Tuỳ theo ý thích và nhu cầu, bạn có thể phân lớp ĐVKH bằng cách dùng mã ĐVKH (xem mục trên đây) hoặc dùng danh mục loại ĐVKH và tất nhiên có thể kết hợp cả phân loại theo danh mục Loại ĐVKH đồng thời với cơ cấu mã hình cây (nhiều chiều).

4. Danh mục VLSPHH (Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hoá)

Đây cũng là danh mục vô cùng quan trọng. Với EFFECT, tất cả vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, công cụ đều được tập trung trong một danh mục duy nhất này gọi là danh mục Vlsphh. Khi nhập chứng từ, EFFECT sẽ phân biệt theo định khoản. Ví dụ nếu bạn định khoản là tài khoản thành phẩm (khi nhập thành phẩm) thì mục chọn trong danh mục Vlsphh sẽ là thành phẩm.

- Bạn sử dụng danh mục Vlsphh khi bạn nhập, xuất hàng hoá, nhập kho thành phẩm, xuất bán thành phẩm, xuất vật tư cho sản xuất... Các Vlsphh luôn nằm trong một kho Vlsphh nào đó (xem phần danh mục Kho).

- Với danh mục Vlsphh, bạn có thể đặt mã Vlsphh theo hình cây, phân loại Vlsphh theo danh mục loại Vlsphh... hoàn toàn tương tự như đối với danh mục ĐVKH.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmKho.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmDvkh.htm


- Nếu cột "Tk kho" (tài khoản kho) có giá trị thì khi nhập, xuất Vlsphh tương ứng, bạn không cần định khoản tài khoản kho, nếu không có giá trị thì bạn phải định khoản bằng tay khi nhập liệu.

5. Danh mục Loại VLSPHH (Loại Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hoá)

Phân loại VLSPHH nhằm mục đích tổng hợp thông tin (số lượng, doanh số, phát sinh tài khoản, lãi gộp ...) theo loại VLSPHH. Cách sử dụng hoàn toàn tương tự như danh mục loại ĐVKH.

6. Danh mục KHO

Danh sách các kho VLSPHH của doanh nghiệp.

- Danh sách các kho Vlsphh của EFFECT là danh sách các kho vật lý của doanh nghiệp. Trong một kho, có thể chứa cả vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, công cụ, dụng cụ. Khi xuất kho hoặc nhập kho, bạn sẽ chọn Vlsphh, chọn kho và định khoản, EFFECT sẽ căn cứ định khoản mà xác định Vlsphh là vật liệu, hay sản phẩm, hay hàng hoá. EFFECT sẽ tính được bảng tồn kho cho một kho bất kỳ, hoặc cho tổng các kho. EFFECT cung cấp cho bạn các loại chứng từ nhập, xuất, điều chỉnh Vlsphh trong kho, chuyển hàng nội bộ giữa các kho... (Xem danh mục Loại chứng từ).

7. Danh mục KHOANMUC

Danh sách các khoản mục chi phí bán hàng, chi phí quản lý cũng như chi phí sản xuất (như nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khấu hao...) để tập hợp chi phí theo khoản mục. Đôi khi khoản mục có thể là các dạng nhập, dạng xuất (như nhập tự doanh, nhập uỷ thác, xuất khuyến mại, xuất biếu...).


- Cũng như danh mục ĐVKH, danh mục khoản mục không liên quan đến một tài khoản cụ thể nào mà có thể gắn với mọi tài khoản. Ví dụ: Khoản mục “Khấu hao TSCĐ” hoặc “Chi phí vận chuyển” có thể gắn với các tài khoản chi phí bán hàng (641), cũng có thể gắn với tài khoản chi phí SX chung (627)... EFFECT sẽ căn cứ vào định khoản để tập hợp các chi phí vào các sổ sách báo cáo một cách hợp lý. EFFECT cung cấp cho bạn các bảng tập hợp chi phí theo khoản mục của một tài khoản chi phí, cũng có thể của một vài tài khoản chi phí gộp lại (như tổng chi phí khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp). Bạn có thể sử dụng danh mục khoản mục để không phải mở thêm các tài khoản chi phí chi tiết. Ngoài ra, EFFECT sẽ căn cứ vào danh mục khoản mục để lên cho bạn bảng tính giá thành sản phẩm theo khoản mục, hoặc bảng tập hợp CPSX dở dang theo khoản mục. Để có được các bảng này, bạn bắt buộc phải mở các khoản mục CPSX chi tiết ở danh mục khoản mục. Khi doanh nghiệp bạn càng có nhu cầu quản trị chi tiết thì bạn càng phải mở nhiều khoản mục và điều đặc biệt quan trọng là khi nhập dữ liệu, bạn phải nhập đúng khoản mục chi phí !

- Danh mục Khoản mục là danh mục có dạng hình cây (có cột Mã).

8. Danh mục BO_PHAN

- Danh sách các bộ phận của doanh nghiệp. EFFECT có thể in tất cả các bảng biểu, sổ sách cho riêng từng bộ phận của doanh nghiệp (tất nhiên khi nhập dữ liệu, bạn phải chỉ ra tên bộ phận cho mỗi chứng từ). Bạn có thể có các dữ liệu như Doanh số, chi phí... cho từng bộ phận. Tuy nhiên, bạn không thể lên các báo cáo tài chính riêng cho từng bộ phận vì bạn không nhập số dư ban đầu chi tiết theo từng bộ phận. Nếu bộ phận trong doanh nghiệp là hạch toán độc lập, bạn phải sử dụng đến danh mục đơn vị cơ sở.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmDvcs.htm


- Danh mục Bộ phận là danh mục có dạng hình cây (có cột Mã).

9. Danh mục VVIEC_HOPDONG_CONGTRINH

Danh sách các vụ việc, hợp đồng, công trình nhằm mục đích tập hợp chi phí, tính lãi lỗ, tổng hợp dữ liệu theo từng vụ việc, hợp đồng, công trình.

- Danh mục vụ việc, hợp đồng có thể chứa các hoá đơn, các công trình... Nếu bạn chỉ ra tên vụ việc, hợp đồng khi nhập dữ liệu thì EFFECT sẽ cung cấp cho bạn các bảng biểu, sổ sách đầu ra như doanh số, chi phí, lãi lỗ, công nợ theo từng vụ việc, hợp đồng.

- Các động tác thêm vụ việc hợp đồng mới (Ctrl+I), xoá một vụ việc hợp đồng (F8), sửa tên vụ việc hợp đồng giống như làm với các danh mục khác. Cách chọn tên một vụ việc, hợp đồng khi nhập liệu cũng theo nguyên tắc xâu lọc.

- Danh mục Vụ việc, Hợp đồng, Công trình là danh mục có dạng hình cây (có cột Mã).

10. Danh mục PHAN_XUONG (EFFECT-Customize)

Danh sách các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp. Nhằm mục đích tập hợp chi phí, tổng hợp số liệu theo phân xưởng của các doanh nghiệp sản xuất (không cần đối với các doanh nghiệp phi sản xuất).


- Một cơ sở sản xuất có thể có nhiều phân xưởng, dây chuyền... dây chuyền này có thể sử dụng thành phẩm của dây chuyền khác làm nguyên vật liệu đầu vào. Trong các phân xưởng, dây chuyền lại có các đối tượng chi phí (ĐTCP) hay các sản phẩm. Để có thể tập hợp chi phí và tính giá thành cho các sản phẩm, bạn phải nhập dữ liệu (về CPSX) chi tiết cho từng phân xưởng và cho từng ĐTCP. Bạn có thể chỉ ra tên phân xưởng ngay khi nhập số liệu hoặc nếu để trống phân xưởng thì sẽ thực hiện phân bổ CPSX cho các phân xưởng vào cuối tháng.

11. Danh mục ĐTCP (EFFECT-Customize)

Danh sách các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm (không cần đối với các doanh nghiệp phi sản xuất).

- Các ĐTCP là tên các sản phẩm của doanh nghiệp. Bạn có thể chỉ ra tên ĐTCP khi nhập dữ liệu hoặc nếu không chỉ ra thì sẽ thực hiện việc phân bổ CPSX cho ĐTCP (sản phẩm) vào cuối tháng.

- Với EFFECT, mỗi mục trong danh mục ĐTCP lại có một mục giống hệt ở danh mục Vlsphh vì việc tập hợp CPSX và việc nhập kho thành phẩm và bán hàng (bán thành phẩm) là hai việc khác hẳn nhau. Sự tương ứng giữa hai danh mục được EFFECT thực hiện tự động. Khi bạn thêm, sửa, huỷ các mục trong danh mục ĐTCP thì mục tương ứng ở danh mục Vlsphh cũng được thêm, sửa hoặc huỷ. Khi bạn tiến hành “nhập kho thành phẩm” (Xem trang 16 ) thì bạn sẽ chọn tên thành phẩm ở danh mục Vlsphh mà không cần chỉ ra tên ĐTCP ở danh mục ĐTCP.

- Các ĐTCP cũng có tên, đơn vị tính, mã và loại như các Vlsphh.

- Danh mục ĐTCP là danh mục có dạng hình cây (có cột Mã).

Chú ý:

* Đối với các sản phẩm có định mức nguyên vật liệu cố định (như lắp ráp TV), giá thành sản phẩm được hình thành từ giá thành nguyên vật liệu và các chi phí chung. Mỗi ĐTCP có một bảng "định mức" nguyên vật liệu chỉ ra tên nguyên vật liệu (lấy từ danh mục Vlsphh) và số lượng mỗi nguyên vật liệu hình thành ra sản phẩm. Cuối kỳ, EFFECT căn cứ vào giá kho của mỗi nguyên vật liệu mà tính ra giá thành nguyên vật liệu của sản phẩm (một cách tự động). Còn phần giá thành từ các chi phí SX chung EFFECT sẽ tính được sau khi bạn thực hiện phân bổ chi phí sản xuất cuối tháng.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/KetChuyenPhanBo.htm


* Đối với các sản phẩm mà không có định mức nguyên vật liệu cố định (như cuối tháng mới xác định được mỗi loại thành phẩm dùng hết bao nhiêu nguyên vật liệu các loại), Bạn chỉ phải nhập (hàng tháng) số lượng nguyên vật liệu đã tiêu tốn cho mỗi thành phẩm vào bảng định mức của mỗi sản phẩm và thực hiện nhóm kết chuyển theo ĐM NVL là xong. Công việc này phải làm trước khi thực hiện Kết chuyển/phân bổ cuối tháng và kết chuyển thành phẩm.

* Bảng định mức nguyên vật liệu cập nhật ở giao diện Kết chuyển, phân bổ tổng quát khi chọn nhóm kết chuyển, phân bổ là “KC ĐMNVL 154 -->155“.

12. Danh mục Tiền tệ

Danh sách các loại tiền tệ mà doanh nghiệp sử dụng trong giao dịch hoặc để tính công nợ ngoại tệ với các đơn vị ngoài nước.

Chú ý: Với các công ty liên doanh có nhu cầu in sổ sách, báo cáo theo hai loại tiền VNĐ và USD (khi đó bạn luôn nhập dữ liệu song song cho hai loại tiền này - tức là luôn phải nhập tỷ giá cho mọi phát sinh) thì danh mục tiền tệ chỉ có ý nghĩa với VNĐ và USD, và sẽ không có ý nghĩa khi bạn mở thêm các tiền tệ khác. Khi nhập dữ liệu, bạn phải quy về một trong hai loại tiền VNĐ và USD !). Khi không thực hiện hai hệ thống song hành thì có thể quản lý nhiều loại tiền tệ.

Cột Tỷ giá: Có thể nhập tỷ giá hàng ngày vào cột này (vào buổi sáng). Nếu Loại C.từ được đánh dấu "Tỷ giá trong danh mục" ở phần lựa chọn thì khi nhập liệu tỷ giá sẽ được tự lấy ra từ danh mục Đvtt này.

Các cột Tháng 1, Tháng 2...: Chứa tỷ giá hạch toán của các tháng trong năm. Tỷ giá này sẽ làm căn cứ để EFFECT tự sinh các bút toán "Lệch tỷ giá tự động" khi nhập liệu với các phát sinh tiền ngoại tệ tương ứng (và ở phần cấu hình có đánh dấu "Tự sinh bút toán lệch tỷ giá khi nhập liệu"). Khi bạn thực hiện thao tác "Lệch tỷ giá cuối tháng" để điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ thì tỷ giá cuối tháng sẽ tự động được điền vào cột tương ứng trong danh mục đơn vị tiền tệ này để làm tỷ giá hạch toán cho tháng tiếp theo.

13. Danh mục TSCĐ

Danh sách các tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý.



Danh mục TSCĐ chứa tên, số hiệu, ngày sử dụng... của các TSCĐ mà doanh nghiệp quản lý. Các thông số của TSCĐ như tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị khấu hao ban đầu ... đều phải được cập nhật trước khi bạn nhập dữ liệu phát sinh về TSCĐ.

Trong danh mục TSCĐ, các cột có ý nghĩa quan trọng là: Tiêu thức KH, Tổng tiêu thức, Tk kh_nợ, và Tk kh_có. Khi khai báo TSCĐ, bạn phải chú ý các trường này phải có số liệu thì mới có thể thực hiện được việc khấu hao TSCĐ tự động bằng Loại C.từ "Khấu hao TSCĐ tháng" sau này. Công thức tính tiền khấu hao hàng tháng được đặt sẵn là:

Tiền khấu hao = min(tscd.ng_gia_vnd*(tieu_thuc/tong_kh)+1,conlai_vnd)

14. Danh mục ĐVCS

Danh mục các đơn vị cơ sở (đơn vị hạch toán của doanh nghiệp), có thể là các công ty con của một tổng công ty. Các đơn vị cơ sở có thể là độc lập hoặc phụ thuộc vào công ty mẹ, nếu đơn vị phụ thuộc thì EFFECT không sử dụng đến danh mục ĐVCS này mà bạn phải sử dụng danh mục Bộ phận. EFFECT có thể in ra các báo cáo tài chính cũng như hệ thống sổ sách riêng cho từng ĐVCS hoặc từ số liệu của tất cả các Đvcs (báo cáo Tổng Cty).


HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT


Các sử dụng chungCó một số thao tác chung khi sử dụng EFFECT mà có thể xuất hiện ở nhiều chỗ, chúng tôi tập hợp vào chương này để bạn ghi nhớ trước khi đọc đến các chương khác.

Cách sửa một tên trong danh mục

Khi trên màn hình đang hiện ra một bảng danh mục nào đó, nếu bạn muốn sửa tên một mục, bạn cứ sửa bình thường, sau đó nhấn TAB hoặc ENTER hoặc các phím mũi tên, bạn sẽ được hỏi có muốn sửa hay không, nhấn C (có) để sửa, phím bất kỳ thì không sửa. (Chú ý: chỉ có những USER có quyền sửa mới sửa được! ).

Các bước nhập một chứng từ mới

Bao gồm các bước chung sau đây:

- Chọn mục "Nhập dữ liệu" trên cây chức năng (giao diện nền).

- Chọn loại chứng từ trong danh mục Loại C.từ bằng cách nhấn chuột vào nút "..." trên MH nhập liệu hoặc chọn theo nguyên tắc xâu lọc ở ô "Loại C.từ" hoặc đánh các số từ theo loại 1,2,3... vào ô loại chứng từ và nhấn TAB hoặc ENTER.

- Bạn sẽ thấy đối với mỗi loại chứng từ chỉ nhập dữ liệu được vào một số ô nhất định, các ô khác sẽ ở dạng mờ và khi nhấn TAB, vệt xanh sẽ nhẩy qua. Đây là điểm đặc biệt của EFFECT cho bạn khả năng tối ưu hoá việc nhập dữ liệu. Bạn có thể đặt cho mỗi loại chứng từ những ô nhập liệu cần thiết nhất và nhập dữ liệu được nhanh nhất. Sau khi nhập dữ liệu vào các ô cần thiết, nhấn nút "Lưu" hoặc nhấn TAB tới nút "Lưu" và nhấn ENTER để lưu lại.

- Kiểm tra lại số liệu vừa nhập bằng cách nhấn nút hình phễu bên phải ô "Ngày" trên màn hình, bảng các chứng từ vừa nhập sẽ hiện ra, mỗi hạch toán chiếm một dòng trên bảng. Bạn có thể sửa số liệu trực tiếp trên bảng này hoặc nhấn phím F2 để đưa bút toán ra ngoài màn hình và sửa một cách tổng thể. Sau khi sửa xong, nhấn nút "Lưu" để lưu lại. Nếu bạn không muốn lưu dữ liệu mà muốn huỷ đi thì bạn phải nhấn nút "Huỷ".

Cách chọn một tên trong một danh mục

Ví dụ: chọn tên một mặt hàng, một khách hàng, một hợp đồng.... Trong quá trình nhập dữ liệu, bạn có nhu cầu chọn một mục từ các danh mục (các ô nhập dữ liệu trên màn hình). Với EFFECT, cách làm đối với các danh mục như nhau.

Chọn theo nguyên tắc xâu lọc:

+ Đưa vệt sáng (hoặc nhấn chuột) đến ô bạn muốn chọn (ví dụ: ô ĐVKH hoặc ô VLSPHH). Nếu nhập dữ liệu liên tiếp, bạn nên dùng phím TAB (thay vì ENTER) để chuyển đến ô tiếp

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmLoaiCT.htm


theo vì đối với những mục đánh dấu, phím ENTER sẽ không làm dịch chuyển đến ô tiếp theo mà làm thay đổi giá trị (On, Off) của mục đó.

+ Đánh một xâu con đặc trưng (hoặc hai xâu con cách nhau bằng dấu phẩy) của tên muốn chọn. Nhấn TAB để vào bảng danh mục, bảng này sẽ chỉ chứa các tên có chứa xâu mà bạn vừa đánh. Nhấn chuột hoặc chuyển vệt sáng vào tên bạn muốn chọn, nhấn ESC hoặc ENTER để chọn. Xâu đặc trưng bạn đánh càng dài thì bảng hiện ra càng ít dòng và bạn sẽ chọn càng nhanh nhưng có thể hiện ra thông báo "Không tìm thấy", lúc đó, bạn phải chọn lại hoặc "Tạo mới" nếu cần. Cách chọn tên này gọi là chọn theo "Nguyên tắc xâu lọc".

+ Khi không nhớ xâu đặc trưng nào, bạn có thể nhấn F5 để xem cả danh mục.

Cách chọn này cho phép bạn chọn rất nhanh một tên trong một danh mục có tới vài chục ngàn dòng !

Chọn theo mã các danh mục ĐVKH, VLSPHH và ĐTCP...

+ Đưa vệt sáng (hoặc nhấn chuột) đến ô “Mã” (ví dụ: ô mã ĐVKH), đánh xâu lọc từ phía trái (giống như chọn mã tài khoản), nhấn TAB hoặc ENTER để vào bảng chọn. Bảng chọn sẽ chỉ hiện ra những mục có Mã bắt đầu bằng xâu lọc.

+ Có thể chọn theo phương pháp xâu lọc không phải bắt buộc các ký từ từ vế trái mà là các ký tự có mặt ở trong mã thì nhập ký tự "\" trước khi nhập xâu lọc, Ví dụ xâu lọc "\1521" thì có thể chọn ra mã của vật tư là "VT1521.001".

Cách chọn theo mã áp dụng cho các doanh nghiệp quản lý đối tượng công nợ và VLSPHH theo mã và đặc biệt khi số dòng trong danh mục lớn hơn 3000 !

Chú ý: Khi đang ở bảng danh mục hoặc bảng "Dữ liệu tìm thấy" (xem tìm kiếm dữ liệu) thì có thể nhập xâu lọc trực tiếp vào ô trên bảng để đặt lại "Dữ liệu từ danh mục" cho ô hiện thời (ví dụ: chọn Loại Vlsphh cho Vlsphh trực tiếp trên bảng Vlsphh).

Thêm một tên vào một danh mục

Có các cách sau:

+ Thêm khi cập nhật ban đầu: Chọn chức năng "Danh mục", sau đó chọn danh mục muốn cập nhật và thêm dòng mới vào danh mục bằng cách bấm Ctrl+I (Các phím bấm có hướng dẫn ở tiêu đề bảng) để thêm một dòng mới, sau đó cập nhật dữ liệu vào dòng này. Với một số cột, sau khi cập nhật, bạn phải trả lời C (có) để ghi lại.

+ Khi bạn đang nhập dữ liệu (giao diện nhập liệu) và đang ở bảng chọn trong một danh mục (chẳng hạn sau khi bấm F5 để vào cả danh mục), bạn bấm Ctrl+I để thêm một dòng mới, sau đó bạn có thể cập nhật vào dòng này. Với một số cột, sau khi cập nhật, bạn phải trả lời C (có) để ghi lại (Chú ý: chỉ có những USER có quyền mới được phép thêm ! ).

+ Với các danh mục sử dụng Mã (Như ĐVKH, VLSPHH...) thì nên đưa con trỏ đến dòng có mã gần với mã của dòng mới và nhấn Ctrl+I, EFFECT sẽ tạo ra dòng mới có mã được tạo ra cùng cấp với mã của dòng cũ, bạn có thể dùng hoặc sửa lại mã này và đánh thêm các thông tin khác cho dòng mới.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/TimKiemDuLieu.htm


Cách đặt danh mục ở dạng hình cây

Các danh mục có trường "Mã" thì có thể có dạng hình cây.

+ Các dòng trong danh mục hình cây thì có thể ở dạng Mẹ (hay cành) hoặc Con (hay lá). Khi nhập dữ liệu, chỉ có thể chọn các mục con. Khi tìm kiếm dữ liệu hoặc xem, in sổ sách, báo cáo thì có thể chọn cả các mục mẹ.

+ Các báo cáo dạng hình cây sẽ tự động tổng hợp số liệu từ các mục lá lên các mục cành.

+ Các mã mà có một mã khác chứa mã này thì sẽ là mã mẹ (tương tự như các mã tài khoản).

+ Các danh mục như: Khách hàng, Vlsphh, Tscđ, Bộ phận... đều là các danh mục hình cây.

Tìm kiếm dữ liệu để xem, sửa, huỷ:

Vào bảng "Dữ liệu tìm thấy" bằng các cách sau:

Cách 1:

Trong khi đang nhập dữ liệu, nhấn chuột vào nút "Tìm...", để vào bảng tìm kiếm tổng quát có các điều kiện lọc sẽ hiện ra, bạn đánh các dữ liệu lọc trên màn hình, nhấn chuột vào nút "Tìm kiếm" để xem dữ liệu của User hiện thời, nút "K" để tìm kiếm dữ liệu của các User mà User hiện thời có quyền (xem phần quản trị người dùng), nút "A" để tìm kiếm tổng quát (dữ liệu của tất cả các User) nhưng chỉ khi User hiện thời có quyền với nút này. Sau khi nhấn các nút này, bảng "Dữ liệu tìm thấy" sẽ hiện ra và bạn có thể thực hiện các thao tác trên bảng dữ liệu tìm thấy (Lọc, Gộp, Sửa, Huỷ, Tìm kiếm tiếp...).


Cách 2:

Nhấn mục "Tìm kiếm dữ liệu" trên cây chức năng và tiếp tục thao tác như cách 1.

Cách 3: Tìm kiếm dữ liệu theo Loại chứng từ trên MH nhập liệu.

Khi đang ở MH nhập liệu, nhấn nút hình phễu bên phải ô "Ngày" trên MH nhập liệu. Bảng dữ liệu tìm thấy hiện ra với dữ liệu được lọc theo User hiện thời, của Loại chứng từ hiện thời và đến ngày ở ô "Ngày". Trong bảng này có thể thực hiện Các thao tác với bảng "Dữ liệu tìm thấy" .

Cách 4: Dùng ở trên các cửa sổ (Form) có hiện chức năng More (nút ba dấu chấm).

Nhấn nút ba dấu chấm và chọn "Tìm kiếm dữ liệu" để vào bảng tìm kiếm tổng quát.

Các thao tác với bảng "Dữ liệu tìm thấy"

+ Nếu bạn muốn xoá một bút toán trong bảng tìm kiếm hiện ra, bạn bấm F8 và trả lời C (có) để huỷ dòng hiện thời (EFFECT không huỷ bằng cách đánh dấu dòng đề phòng đánh dấu nhầm - rất nguy hiểm !). Với EFFECT, tương ứng với một chứng từ khi cập nhật có thể có 2, 3 bút toán làm tự động, các bút toán kèm theo sẽ tự động được huỷ. (ví dụ: các bút toán giá vốn sẽ được huỷ cùng với các bút toán doanh thu bán hàng).

+ Nếu bạn muốn sửa nội dung của một trường (không phải danh mục như Ngày, Số C.từ...) của bút toán nào đó thì bạn có thể sửa bình thường, sau đó khi thoát khỏi ô vừa sửa, EFFECT sẽ hỏi bạn có sửa không, nhấn C (có) thì chấp nhận sửa, còn nhấn K (không) thì EFFECT sẽ lấy lại dữ liệu trước khi sửa. Nếu bạn muốn sửa dữ liệu của cột liên quan đến danh mục (ví dụ đối với một khách hàng thành khách hàng khác, một hàng hoá thành một hàng hoá khác...) thì bạn bạn phải làm theo cách 2 sau đây hoặc dùng F9 để sửa dữ liệu đồng loạt, hoặc dùng F6 để chọn từ bảng chọn.

+ Nếu muốn sửa dữ liệu ở dạng Form nhập liệu thì nhấn phím F2 ở dòng muốn sửa, MH nhập liệu sẽ hiện ra với các chức năng Sửa, Lưu lại và huỷ. Bạn sẽ nhìn được toàn cảnh của chứng từ hiện thời.

+ Nhiều chức năng khác (tương ứng với các nút ở phía trên bảng).

- Muốn đặt điều kiện lọc lại, bạn nhấn vào nút "Xoá trống Đk lọc..." phía trên màn hình để xoá trắng các mục và vào lại.

Chú ý: Khi đang ở bảng dữ liệu tìm thấy, bạn có thể:


- Sửa trực tiếp các dữ liệu không liên quan đến danh mục như ngày, số chứng từ, số phát sinh... sau khi sửa dữ liệu ở một dòng nào đó, chuyển sang dòng khác bằng phím TAB hoặc Enter, bạn sẽ được hỏi là có chấp nhận việc sửa đổi hay không, nếu bạn trả lời C (có) thì dữ liệu được ghi lại, còn nếu bạn trả lời K (không) hoặc phím bất kỳ thì dữ liệu sẽ được lấy lại trạng thái trước khi sửa. Việc sửa được dữ liệu trực tiếp trên bảng tìm kiếm sẽ tạo điều kiện cho bạn sửa dữ liệu nhanh hơn và năng động hơn.

- Huỷ một dòng bằng phím F8 và trả lời C (có), bạn sẽ thấy ô nhỏ bên lề của bảng tìm kiếm của dòng hiện thời được bôi đen đánh dấu đã bị xoá. Nhấn F8 lần nữa thì lấy lại được dòng đã xoá. Khi đã xoá xong và lật sang trang khác thì bạn không thể lấy lại được dữ liệu đã xoá.

- Nhấn F3 để xem "Tổng PS" (tổng phát sinh) và "Tổng SL" (tổng số lượng), F12 để lọc theo giá trị hiện thời ở vệt xanh (bạn đưa con trỏ đến cột nào đó và dòng nào đó, sau đó nhấn F12, bạn sẽ thấy kết quả lọc nhanh của EFFECT).

- Lọc tiếp cho bảng gọn hơn bằng phím F4. Đưa con trỏ đến cột muốn lọc, nhấn F4, chọn phép tính và nhập giá trị lọc, nhấn OK hoặc phím ENTER để lọc. Sau khi xem, bạn lại có thể nhấn F5 để quay lại trạng thái trước đó.

- Nhấn F9 để sửa dữ liệu đồng loạt. Với phần lớn các cột, bạn có thể sửa đồng loạt dữ liệu với điều kiện là bạn phải lọc dữ liệu sao cho dữ liệu tìm thấy của cột là đồng nhất. Khi đó, với các cột không phải là danh mục (như ngày, số chứng từ...) thì EFFECT sẽ hiện ra bảng để bạn cho số liệu mới, nhấn ENTER và trả lời C (có) thì EFFECT sẽ sửa đồng loạt cột. Còn với các cột là danh mục (như tài khoản, ĐVKH...) thì EFFECT sẽ hiện ra bảng của danh mục để bạn chọn giá trị mới, trong bảng này, bạn lại có thể dùng F4 để lọc và chọn nhanh được mục mong muốn, sau khi tìm được mục mong muốn trong danh mục, nhấn ENTER và trả lời C (có), EFFECT sẽ sửa đồng loạt cột. Sau khi sửa đồng loạt cột, EFFECT thoát ra khỏi bảng tìm kiếm để bạn chọn lại điều kiện lọc tìm kiếm lại dữ liệu (điều này là cần thiết vì khi bạn chưa sửa đồng loạt thì điều kiện lọc là đúng - như số chứng từ là HĐ123, nhưng sau khi sửa thành HĐ124 thì điều kiện lọc không còn đúng nữa).

- Nhấn F10 để thực hiện gộp dữ liệu theo các mục của cột hiện thời, sau khi gộp sẽ hiện ra bảng có các số gộp là: Số phát sinh, Số lượng và Số bản ghi. ở bảng gộp, nếu nhấn ENTER thì sẽ hiện ra số liệu chi tiết của dòng mà bạn nhấn Enter. Trong bảng này lại có thể tiếp tục lọc, gộp... Nhấn F5 thì sẽ quay lại trạng thái trước khi nhấn phím lọc, gộp gần nhất.

- Nhấn Ctrl+F10 để thực hiện gộp dữ liệu theo Tháng hoặc theo Năm..., điều mà không thể thực hiện được bằng phím F10.

Nếu bạn kết hợp lọc thông tin một cách linh hoạt, bạn sẽ có nhiều thông tin nhanh, và có thể tìm đến được mục cần sửa, huỷ để sửa, huỷ hoặc sửa đồng loạt (bằng F9) một cách dễ dàng. Chức năng tìm kiếm, sửa huỷ của EFFECT giúp cho bạn trong việc kiểm tra, điều chỉnh dữ liệu một cách tối đa - Công việc chiếm phần lớn thời gian của bạn khi làm kế toán trên máy tính.

Cách nhập bút toán kép hoặc phân bổ chi phí chung tại chỗ (cho các danh mục)

Khi bạn đánh số phát sinh nợ, có lệch nhau và nhấn nút "Lưu", EFFECT sẽ hỏi bạn có muốn nhập bút toán kép (1 nợ nhiều có hoặc 1 có nhiều nợ) không, nếu trả lời có (C) thì bút toán con đầu tiên sẽ được lưu lại, ô số tiền (Nợ hoặc có) trên màn hình sẽ đổi mầu và số tiền đã được trừ đi. Bạn sẽ nhập các bút toán con tiếp theo (có thể sửa tất cả các số liệu trên MH cho bút toán con như: Khoản mục chi phí, tên Đbvkh...). Số lượng các bút toán con là không giới hạn..


Cách phân bổ chi phí sản xuất tại chỗ hoặc chờ phân bổ (EFFECT-Customize)

- Nếu CPSX thuộc về một phân xưởng, hãy chọn tên phân xưởng ở ô "Phân xưởng".

- Nếu CPSX phân bổ cho các ĐTCP trong phân xưởng (các đối tượng tính giá thành) thì chọn ở ô ĐTCP. Cách chọn như sau:

+ Đưa con trỏ tới ô "ĐTCP", đánh xâu lọc, bấm TAB để vào bảng chọn. Trong bảng chọn này, cách gán loại VLSPHH (loại đối tượng tính chi phí) cho một đối tượng tính chi phí, cách thêm một mục đối tượng tính chi phí... tương tự như khi làm với danh mục khác.

+ Chọn đối tượng chi phí (nhấn các phím mũi tên đến mục muốn chọn).

+ Khi bạn muốn phân bổ chi phí sản xuất ngay (ví dụ bạn muốn phân bổ tiền thuê nhà xưởng ngay khi nhập dữ liệu, thì sau khi nhập xong dữ liệu, thay vì nhấn "Lưu", bạn nhấn nút "Lưu tách" và vào giao diện phân bổ tại chỗ cho các danh mục theo các cách thức, tiêu thức khác nhau như: Tiêu thức bằng tay, Tiêu thức theo giá trị phiếu nhập, xuất, Trừ đuổi công nợ.

- Đến cuối tháng, bạn chọn chức năng ”Kết chuyển / phân bổ”, tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác Kết chuyển / phân bổ chi phí SX cuối tháng. Việc kết chuyển / phân bổ được tiến hành theo các nhóm kết chuyển / phân bổ CPSX.

Xem, in một sổ sách, báo cáo

Việc xem, in sổ sách báo cáo kế toán (kể cả các báo cáo tài chính) có thể tiến hành với dữ liệu trong kỳ hoặc kể cả các dữ liệu ngoài kỳ kế toán (kể cả dữ liệu đã khoá sổ) tuỳ thuộc vào khoảng thời gian xem báo cáo. Có thể vào MH xem sổ sách, báo cáo theo các cách sau:

- Nhấn mục "Sổ sách, báo cáo" trên cây chức năng.

- Nhấn nút "..." trên các cửa sổ Nhập dữ liệu, Tìm kiếm dữ liệu... và chọn "Sổ sách, báo cáo".

- Nhấn các nút có biểu tượng " Báo cáo" trên các màn hình thao tác cuối tháng như Tính lương, Lệch tỷ giá...

- Sau các thao tác trên, màn hình sổ sách, báo cáo sẽ hiện ra.

- Chọn tên bảng biểu cần xem, in (bằng cách nhấn các nút "..." bên trái hoặc phải ô chưa tên báo cáo, hoặc chọn theo Nguyên tắc xâu lọc).

- Chọn các dữ liệu lọc trên màn hình (nếu cần).

- Nhấn vào nút "Xem", "Trang..." hoặc "in" để xem, in sổ sách, báo cáo (hoặc nút nhỏ bên phải các nút này). Báo cáo có thể được thực hiệnn ngay hoặc một bảng chọn sẽ hiện ra bao gồm danh sách các bảng, sổ bạn đã xem trước đây. Dòng đầu tiên là "Tạo báo cáo hiện thời", nếu bạn bấm ENTER ở đây, bạn sẽ xem, in bảng hiện thời. Nếu bạn chọn các dòng khác, bạn xem, in ngay được các báo cáo cũ (không cần phải chờ máy tính toán số liệu). Không chọn dòng nào mà bấm ESC thì thoát ra và không xem, in bảng nào.


- Nếu sổ sách bạn chọn có liên quan đến đối tượng (danh mục) nào đó (như “Sổ chi tiết công nợ người mua” chi tiết theo Đv.Khàng, “Sổ chi tiết hàng hoá” chi tiết theo Vlsphh...) thì :

+ Trong trường hợp bạn chỉ ra tên đối tượng (ở ô tương ứng trên màn hình) thì máy sẽ tạo báo cáo ngay.

+Trong trường hợp bạn không chỉ ra tên đối tượng thì EFFECT sẽ tự động hiện ra danh mục để bạn chọn. Khi hiện ra danh mục, bạn có thể dùng các phím INS (đánh dấu dòng), F1 và F2 (đánh dấu, huỷ đánh dấu toàn bộ) để chọn các đối tượng muốn in như tên ĐVKH, hoặc tên TSCĐ...(điều này rất tiện khi bạn muốn in chỉ một vài sổ chi tiết, hoặc toàn bộ các sổ có phát sinh).

Cách xem mẫu các báo cáo:

Khi bắt đầu tìm hiểu EFFECT, bạn sẽ có nhu cầu biết về cấu trúc và ý nghĩa các báo cáo như thế nào. Khi đó, bạn vào màn hình xem, in báo cáo, nhấn F5 ở ô chứa tên báo cáo. Bảng các báo cáo sẽ hiện ra chứa tên các báo cáo theo nhóm. Bạn dịch vệt xanh đến báo cáo muốn xem mẫu, nhấn Ctrl+P (hoặc nút "Ctrl+P" phía trên). Bạn cũng có thể xem mẫu báo cáo bằng cách nhấn phím phải chuột vào báo cáo muốn xem và chọn "Xem mẫu báo cáo".

Giải thích giao diện in sổ sách báo cáo:

Mỗi khi có nhu cầu xem, in sổ sách, báo cáo, bạn phải vào màn hình này bằng cách chọn Chức năng "Sổ sách, báo cáo" trên cây chức năng. Sau đây là giải thích các nội dung thường xuyên sử dụng trên màn hình (bạn đưa chuột đến các nút, các mục trên màn hình sẽ hiện ra hướng dẫn nhanh - ToolTip):

Tên báo cáo:


Chọn tên sổ sách, bảng biểu theo nguyên tắc xâu lọc từ danh mục báo cáo ở ô này. Hoặc nhấn các nút dấu ba chấm bên phải và bên trái tên báo cáo để chọn báo cáo bằng chuột.

Nút "..." bên phải Tên báo cáo:

Nhấn nút này sẽ vào một màn hình để chọn báo cáo theo nhóm. Ở màn hình này, bạn có thể Xem mẫu báo cáo, đặt báo cáo là "Báo cáo của tôi" (sẽ hiện ra khi bạn nhấn "Báo cáo của tôi trên cây chức năng"), thực hiện các thao tác với báo cáo ở nút "Chức năng thêm" (Ctrl_Alt+N) như Chạy báo cáo, Sửa báo cáo, Chuyển loại báo cáo...

Đk lọc:

Nhập điều kiện lọc cho báo cáo vào các ô trên màn hình bằng nguyên tắc xâu lọc.

Đk thêm (nút có hình phễu và dấu cộng):

Chọn thêm các điều kiện lọc cho dữ liệu bằng các phép tính.

Mục đánh dấu Đk thêm:

Tự động được đánh dấu khi bạn đặt điều kiện thêm.

Bỏ đánh dấu thì sẽ không dùng các điều kiện đặt ở các nút "Đk thêm".

Nút hình phễu:

Tìm kiếm dữ liệu tổng quát theo điều kiện lọc trên màn hình. Nhấn nút này thì sẽ vào bảng "Dữ liệu tìm thấy"

Các chức năng khác có tác dụng như chỉ ra khi bạn di chuột đến nút, mục tương ứng:

Quản trị người dùng


Quản trị người dùng là một khía cạnh quan trọng của EFFECT, nó giúp cho doanh nghiệp có thể yên tâm về tính bảo mật dữ liệu của mình. Có thể phân công công việc chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu cũng như quyền in sổ sách báo cáo cho các nhân viên phòng kế toán. Ngoài ra, kế toán trưởng có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu mỗi khi có sai sót. Khi sử dụng trên mạng, các giám đốc điều hành cũng như các nhân viên khác trong công ty có có thể nhận được những quyền khai thác thông tin theo nhu cầu và khai thác trực tiếp trên máy tính của mình.

- Kế toán trưởng có thể xem được tên USER thực hiện một bút toán bằng cách bấm F1 khi đang ở bảng tìm kiếm dữ liệu.

- Kế toán trưởng có thể lọc các bút toán theo các USER nhập liệu để đánh giá công xuất nhập liệu của các nhân viên.

- Kế toán trưởng có thể thêm, bớt USER, đặt quyền cho các USER trên nhiều khía cạnh:

+ Quyền truy nhập tới các chức năng trên cây chức năng.

+ Quyền được nhập một số loại chứng từ nhất định.

+ Quyền được thêm, sửa, huỷ các mục trong các danh mục

+ Quyền được in một số sổ sách, báo cáo nào đó (khai thác thông tin).

+ Bị hạn chế chỉ được nhập liệu cho một số bộ phận.

+... và nhiều quyền khác.

- Nếu không phải là Supervisor, các USER chỉ xem được dữ liệu của mình hoặc dữ liệu của những người mà USER có quyền nhóm.

Cách thao tác


- Chọn chức năng "Quản trị người dùng" trên cây chức năng, màn hình quản trị người dùng hiện ra. Bạn chọn tên người dùng giống như chọn một mục từ các danh mục (nguyên tắc xâu lọc). Nếu bạn có "Quyền đặt quyền" thì có thể thêm, bớt các User và đặt quyền cho các Users. Việc thêm, bớt giống như thêm bớt các mục trong một danh mục.

- Các nút đặt quyền như sau:

+ Nút "Quyền nhập dữ liệu":

Quy định cho USER (chọn ở phía trên) chỉ được nhập một số loại chứng từ nào đó. Nhấn nút này sẽ hiện ra bảng các loại chứng từ, bấm INS để đánh dấu hoặc huỷ đánh dấu các dòng. Khi có đánh dấu, USER được phép nhập loại chứng từ đó, khi không đánh dấu, USER không được phép nhập loại chứng từ này. Có thể đánh dấu theo nhóm.

+ Nút "Quyền xem báo cáo":

Quy định cho USER chỉ được phép xem, in một số sổ sách, báo cáo nào đó. Nhấn nút này sẽ hiện ra bảng các sổ sách, báo cáo, bấm INS để đánh dấu hoặc huỷ đánh dấu các dòng. Khi có đánh dấu, USER được phép xem, in sổ sách, báo cáo đó. Khi không đánh dấu, USER không được phép.

+ Nút "Cấm quyền chức năng":

Tương tự như vậy đối với hệ thống chức năng trên cây chức năng. Nhấn nút này sẽ hiện ra bảng các chức năng. Đánh dấu mầu đỏ thì sẽ cấm USER không được sử dụng chức năng.

+ Nút "Cấm quyền theo dòng":

Nhấn nút này sẽ hiện ra bảng danh mục. Chọn danh mục và đánh dấu mầu đỏ các dòng mà danh mục tương ứng sẽ bị cấm. Riêng đối với danh mục "Chứa tên các danh mục", các danh mục được đánh dấu mầu đỏ thì USER sẽ bị cấm không thêm, bớt và sửa được các mục trong danh mục.

+ Nút "Cấm quyền theo cột":

Nhấn nút này sẽ hiện ra bảng danh mục. Chọn danh mục và đánh dấu mầu đỏ các cột sẽ cấm của danh mục vừa chọn. Trong khi sử dụng chương trình bởi User được đặt quyền thì khi hiện các bảng của danh mục tương ứng thì các cột bị cấm sẽ không hiện ra (nên không xem, sửa được).

+ Nút "Đặt quyền theo dòng":

Nhấn nút này sẽ hiện ra bảng danh mục. Chọn danh mục và đánh dấu mầu xanh các dòng mà USER có quyền.

+ "Quyền nhóm":


Nếu có quyền này, USER hiện thời sẽ có quyền nhóm với các USER khác được đánh dấu trong mục này. Nếu USER có quyền nhóm với USER khác thì sẽ xem và có thể sửa được dữ liệu của USER kia.

+ "Cấm sửa dữ liệu của":

Danh sách các USERs mà User phía trên không có quyền sửa dữ liệu của họ.

+ "Quyền đặt quyền":

Nếu có quyền này thì USER có thể đặt quyền cho các Users .

+ "Cấm User":

User sẽ bị cấm không đăng nhập nếu bị đánh dấu mục này.

+ Nút "Thêm":

Để Đặt thêm một số quyền khác hoặc đặt ngày cấm sửa dữ liệu cho User.


CẬP NHẬT BAN ĐẦU

Để EFFECT có thể hoạt động được theo hệ thống kế toán, quản trị của doanh nghiệp bạn, nó phải có các dữ liệu ban đầu. Cập nhật ban đầu là công đoạn quan trọng không thể thiếu khi bạn đưa EFFECT vào ứng dụng. Tất cả các số liệu kế toán đang có của doanh nghiệp đều phải cập nhật vào EFFECT dưới dạng các danh mục hoặc số dư các tài khoản. Sau khi cập nhật ban đầu xong, EFFECT có thể in ra các bảng cân đối ban đầu như Cân đối tài khoản, Cân đối kế toán hoặc một số bảng số dư ban đầu như bảng tồn kho ban đầu, các bảng tổng hợp công nợ ban đầu... (tham khảo Cách xem, in sổ sách, báo cáo). Bạn có thể căn cứ vào số liệu các bảng này để kiểm tra việc cập nhật ban đầu của bạn có đúng hay không.

Lưu ý các điểm sau:

- Các danh mục mà doanh nghiệp sử dụng đều phải cập nhật ban đầu.

- Số dư các tài khoản công nợ đều phải được cập nhật chi tiết theo các mục trong danh mục ĐvKh (Đơn vị, khách hàng).

- Số dư các tài khoản kho Vlsphh đều phải được cập nhật chi tiết theo các mục trong danh mục Vlsphh và danh mục Kho.

- Số dư các tài khoản nguyên giá và khấu hao TSCĐ đều phải được cập nhật chi tiết theo các mục trong danh mục TSCĐ.

- Số dư tài khoản CPSX kinh doanh dở dang phải được cập nhật chi tiết theo các mục trong danh mục PHAN_XUONG. Nguyên vật liệu dở dang phải được cập nhật chi tiết theo danh mục Vlsphh (nếu doanh nghiệp sản xuất có NVL dở dang).

- Số dư các tài khoản khác không cần cập nhật chi tiết theo danh mục nào (chỉ có một số dư).

Các chứng từ cập nhật ban đầu của EFFECT bao gồm ba chứng từ: “Cập nhật số dư tài khoản ban đầu”, “Cập nhật số dư công nợ ban đầu” và “Cập nhật tồn kho Vlsphh ban đầu”. Các chứng từ này có thể được đặt định khoản sẵn. Một đặc điểm chung của chúng khác với mọi chứng từ khác ở chỗ các chứng từ ban đầu đều có định khoản một vế, và được nhập vào ngày (ngày chứng từ) là ngày cuối của một tháng nào đó (ví dụ: Bạn bắt đầu sử dụng EFFECT để làm kế toán tháng 5 thì bạn phải nhập các chứng từ ban đầu với ngày cuối tháng trước là 30/4). Cách cập nhật này không giống với các phần mềm kế toán khác. Ưu điểm là cho phép cập nhật số dư ban đầu chi tiết theo mọi yếu tố tuỳ theo nhu cầu doanh nghiệp (như số dư theo khoản mục, bộ phận, theo các thuộc tính đặc thù...).

Sau khi biết cách cập nhật ban đầu và khi bạn đã nhập xong tất cả các dữ liệu ban đầu, bạn có thể xem “bảng cân đối phát sinh” (Xem cách xem, in sổ sách, báo cáo). Nếu bảng cân đối đã cân và có số liệu giống như trên sổ sách của bạn thì bạn đã nhập dữ liệu đúng. Nếu không cân thì bạn phải kiểm tra xem tài khoản nào có số dư không đúng, tìm kiếm lại dữ liệu để tìm ra mục nhập sai và sửa lại, hoặc thêm vào nếu như thiếu...

Bao gồm các bài sau:

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/TimKiemDuLieu.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/XemInBaocao.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmVlsphh.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmTscd.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmKho.htm



mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DmDvkh.htm




Bài 1: Tạo thêm tài khoản chi tiết.

Bài 2: Tạo nội dung các danh mục ban đầu.

Bài 3: Cập nhật VLSPHH, công nợ ban đầu, dư tài khoản ban đầu.

Tạo thêm tài khoản chi tiết

Ban đầu, EFFECT cung cấp cho bạn hệ thống tài khoản chuẩn, nhưng phần lớn các doanh nghiệp đều có nhu cầu mở thêm tài khoản chi tiết. Bạn phải thật cẩn thận khi “thiết kế” hệ thống tài khoản của mình vì khi đã nhập dữ liệu (định khoản) thì việc tách một tài khoản thành hai tài khoản chi tiết sẽ phải trả giá bằng việc sửa lại các dữ liệu đã nhập, tương tự việc sửa lại mã hoặc xoá một tài khoản cũng sẽ kèm theo việc sửa định khoản của nhiều dữ liệu đã nhập mặc dù EFFECT cung cấp cho bạn phương tiện sửa đồng loạt dữ liệu rất hiệu quả. Hãy nhớ nguyên tắc sau:

- Trừ khi sửa mã tài khoản, các cột khác bạn đều có thể sửa mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã nhập.

- Với các danh mục, trừ khi xoá một mục (phím F8), các cột khác bạn đều có thể sửa mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã nhập.

Ví dụ: Bạn muốn tạo thêm tài khoản chi tiết là 15612 - Hàng nhập khẩu

Cách làm:

- Nhấn chức năng "Danh mục" trên cây chức năng và chọn "Danh mục tài khoản"

- Kiểm tra xem TK muốn tạo đã tồn tại chưa, nếu chưa thì đưa vệt sáng đến tài khoản 15611 và nhấn Ctrl+I để tạo dòng mới, sửa mã mới thêm thành 15612 và điền tên tài khoản vào cột "Tên", nhấn TAB và trả lời C (có) để chấp nhận số liệu mới.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/CapNhatTonKhoBanDau.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/TaoDmBanDau.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/TaoTkChitiet.htm


Kiểm tra:

- Quay ra bằng ESC, vào lại thì sẽ thấy tên tài khoản vừa tạo. Chú ý, các tài khoản được sắp xếp theo mã, khi bạn bấm Ctrl+I ở dòng nào thì mục mới sẽ nằm ngay sau dòng này và mã có thêm dấu "*", bạn phải sửa dấu "*" này và tạo ra tài khoản mới.

Làm lại:

- Đưa vệt sáng vào dòng vừa tạo, nhấn F8, trả lời C (có) để xoá mục vừa tạo.

- Thao tác lại từ đầu bài tập.

Chú ý: Để sửa các mục trong danh mục tài khoản, một số cột có thể sửa một cách tự nhiên, riêng cột tên và mã tài khoản, sau khi sửa, nhấn TAB thì bạn sẽ phải khẳng định C (có) hoặc không sửa.

Tạo nội dung các danh mục ban đầu

Cách làm:

- Nhấn chức năng "Danh mục" trên cây chức năng và chọn danh mục muốn cập nhật.

- Trên bảng hiện ra, Nhấn Ctrl+I. Nhập số liệu vào các cột, sau khi nhập xong nhấn TAB, nếu được hỏi (C/K) thì trả lời có (C) để chấp nhận.

- Các dữ liệu chọn từ danh mục vệ tinh khác (như Loại Đvkh, Loại Vlsphh...) có thể chọn theo nguyên tắc xâu lọc bằng cách đánh xâu lọc ngay trên ô của bảng, sau khi nhấn TAB thì bảng chọn sẽ hiện ra và bạn có thể chọn bằng phím ENTER hoặc nhấn đúp chuột.

Kiểm tra:

Thoát ra bằng ESC, vào lại thì thấy các nội dung mới đã được cập nhật.

Làm lại:

- Đưa vệt xanh đến dòng vừa thêm, nhấn F8 và trả lời có (C) để xoá dòng vừa thêm.


- Thao tác lại từ đầu bài tập.

Chú ý: Bạn có thể sử dụng các phím F1,Ctrl+I, F8... với ý nghĩa tương tự khi đang ở các bảng tương ứng trong giao diện nhập dữ liệu (khi bạn phải có quyền với danh mục tương ứng).

Cập nhật tồn kho VLSPHH, dư công nợ ban đầu, dư tài khoản ban đầu

Cập nhật bằng các Loại chứng từ "Cập nhật số dư tài khoản ban đầu", "Cập nhật số dư công nợ ban đầu" và "Cập nhật tồn kho VLSPHH ban đầu".

Xem thêm: Màn hình nhập liệu

Cách làm:

- Chọn mục "Nhập dữ liệu" trên cây chức năng.

- Cập nhật các số liệu chung trên MH nhập liệu như: Ngày (ngày cuối cùng của tháng trước tháng bắt đầu sử dụng EFFECT). Nhập định khoản (một vế)..., Nhấn nút "Chi tiết" để cập nhật các số liệu chi tiết (Số dư công nợ của từng khách hàng, số lượng và giá trị tồn đầu của Vlsphh trong các kho...).

- Thoát ra khỏi nút "Chi tiết" và nhấn "Lưu" để lưu lại dữ liệu đã nhập.

- Cập nhật tiếp các số liệu ban đầu khác.

Chú ý:

- Tồn kho Vlsphh ban đầu được cập nhật lượng và tiền theo tên Vlsphh và tên kho (vật lý) cũng như theo tài khoản kế toán.

- Số liệu cập nhật trước khi nhấn "Lưu" sẽ có định khoản (một vế) đặt ở ngoài MH nhập liệu.

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/MhNhapLieu.htm


CẬP NHẬT SỐ LIỆU PHÁT SINH

Cập nhật số liệu phát sinh


Các số liệu phát sinh được cập nhật hàng ngày bao gồm tất cả các nghiệp vụ kế toán của phòng kế toán như: Các chứng từ Nhập, xuất Vlsphh, các chứng từ Thu, Chi tiền mặt, tiền ngân hàng, Các chứng từ điều chỉnh, lệch tỷ giá, kết chuyển, phân bổ...Danh mục Loại chứng từ đã được phân loại để bạn có thể nhập tất cả các phát sinh hàng ngày. Loại chứng từ được phân loại theo các nhóm: Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hoá đơn, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu TSCĐ, Phiếu khác và Cập nhật ban đầu. Trong mỗi nhóm có nhiều "Loại chứng từ" như "Phiếu nhập kho thành phẩm (SX)", " Phiếu nhập Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm, Công cụ"... Sau khi bạn chọn xong loại chứng từ ở màn hình nhập liệu, các ô trên màn hình sẽ được "Mờ", "Rõ" tuỳ theo chứng từ vừa chọn. Bạn có thể nhập dữ liệu vào các ô "Rõ", với các Loại chứng từ sử dụng đến nút "Chi tiết" thì nhấn nút này để cập nhật các số liệu chi tiết. Bạn có thể chọn Loại C.từ để nhập liệu bằng cách nhấn nút ba chấm ("...") cạnh ô "Loại C.từ" hoặc theo nguyên tắc xâu lọc ở ô Loại C.từ.

Chú ý:

Với một số nghiệp vụ như "Hoá đơn bán hàng", "Phiếu nhập", EFFECT có thể tự sinh ra các bút toán thuế hoặc bút toán kết chuyển giá vốn gọi là các bút toán thêm. Bút toán thêm có thể được sửa hoặc huỷ đồng thời với bút toán mẹ. Các bút toán thêm giúp bạn nhập dữ liệu được nhanh hơn và không phải nhập một số hạch toán (ví dụ: Thuế GTGT đầu ra...).

Cập nhật chứng từ TSCĐ và xem các báo cáo TSCĐ


Danh mục TSCĐ ban đầu được cập nhật ở chức năng “Hệ thống”->”Danh mục” hoặc khi trong giao diện nhập dữ liệu bạn chọn chứng từ “Ghi tăng TSCĐ nguyên chiếc”.

Các chứng từ TSCĐ cũng được nhập từ cùng một giao diện như các chứng từ khác (Bạn chọn thực đơn "Dữ liệu"-->"Nhập dữ liệu"). Khi chọn các chứng từ TSCĐ (bằng xâu lọc là "ts" ở ô Loại C.từ), ô Vlsphh trên màn hình nhập liệu sẽ trở thành ô để chọn (hoặc tạo mới) TSCĐ. EFFECT được cài đặt sẵn các chứng từ TSCĐ như sau:

- Chứng từ “Ghi tăng TSCĐ nguyên chiếc”:

Bạn chọn chứng từ này khi bắt đầu xuất hiện một TSCĐ mới. Nếu TSCĐ chưa tồn tại, bạn có thể đưa vệt sáng đến ô TSCĐ và nhấn F5, sau đó nhấn Ctrl+I để tạo thêm một TSCĐ mới vào danh mục TSCĐ. Bạn nhập các giá trị cho cột ở danh mục TSCĐ, đó là: Tên TSCĐ, Số hiệu, Nơi sử dụng... tỷ lệ khấu hao sẽ được quy định ở hai cột Tong_kh và tieu_thuc theo công thức:


Giá trị khấu hao 1 tháng = Nguyên giá * tieu_thuc/tong_kh

Ví dụ khấu hao 5 năm thì tieu_thuc=1 và tong_kh=60. (Nếu TSCĐ khấu hao theo sản lượng thì cột Tong_kh sẽ là Tổng sản lượng và cột Tieu_thuc sẽ là sản lượng từng tháng).

Định khoản khấu hao TSCĐ đặt ở các cột Tk_no và Tk_co, khi làm khấu hao tự động, EFFECT sẽ tự động cập nhật định khoản này vào bút toán. Các cột khác bạn không cần phải nhập số liệu. Bạn có thể nhấn vài lần Ctrl+I để thêm mới nhiều TSCĐ, sau đó, khi ghi tăng thì chỉ việc chọn tên TSCĐ.

Chú ý: Các cột Tieu_thuc, Tong_kh, Tk_no, Tk_co buộc phải có số liệu để EFFECT có thể khấu hao được TSCĐ tự động. Nếu thiếu một trong các số liệu này, EFFECT sẽ thông báo "Có thể thiếu..." khi bạn chọn TSCĐ để ghi tăng hoặc khấu hao.

- Chứng từ “Ghi giảm TSCĐ nguyên chiếc”:

Bạn chọn chứng từ này khi thanh lý TSCĐ. Khi vào bảng TSCĐ (nhấn F5 hoặc xâu lọc + ENTER ở ô TSCĐ), EFFECT sẽ tự hiện ra nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ ở các ô nhập liệu, bạn chọn TSCĐ và làm một định khoản kép (có tài khoản nguyên giá, nợ tài khoản thu nhập bất thường - giá trị còn lại và nợ tài khoản khấu hao - giá trị đã khấu hao). Sau đó, bạn chọn chứng từ “Bút toán TSCĐ khác” để làm thêm các định khoản còn lại trong việc thanh lý TSCĐ.

- Chứng từ “Khấu hao TSCĐ tháng”:

Bạn chọn chứng từ này để trích khấu hao hàng tháng các TSCĐ. Với mỗi TSCĐ (quản lý theo đơn chiếc), bạn phải đặt định khoản về khấu hao TSCĐ này ở trong danh mục TSCĐ - xem mục trên đây. Đặt định khoản khi thực hiện khấu hao ở ô hạch toán trên màn hình chỉ có ý nghĩa để EFFECT không thông báo "Định khoản thiếu" khi bạn lưu dữ liệu và định khoản này sẽ không lưu vào cơ sở dữ liệu. Khi chọn chứng từ khấu hao TSCĐ, lưu ý là nếu bạn nhấn F5 ở ô TSCĐ hoặc lọc theo xâu lọc thì chỉ có những TSCĐ có giá trị còn lại >0 và có tỷ lệ khấu hao>0 (có Tiêu thức và Tổng tiêu thức) mới hiện ra cho bạn chọn. Bạn dùng phím INS, F1, F2 để đánh dấu các TSCĐ muốn khấu hao (xem hướng dẫn trên thanh tiêu đề của bảng).

- Chứng từ “Ghi tăng (lắp thêm) TSCĐ” và “Ghi giảm (tháo rỡ) TSCĐ”:

Bạn chọn các chứng từ này khi bổ xung hoặc tháo rỡ các chi tiết TSCĐ. Khi ghi bổ xung, bạn chỉ ghi phần giá trị tăng thêm hoặc giảm đi. Chú ý chọn đúng tên TSCĐ.

- Chứng từ “Bút toán TSCĐ khác”:

Được sử dụng với các trường hợp phát sinh khác về TSCĐ (ví dụ các bút toán chi phí vận chuyển tính vào nguyên giá TSCĐ, hoặc các bút toán thứ 3,4 về thanh lý TSCĐ...).

Chú ý:

- Cách ghi tăng TSCĐ ban đầu (nguyên giá và khấu hao ban đầu): Chọn chứng từ "ghi tăng TSCĐ ban đầu" để nhập cùng một lúc nguyên giá ở bút toán thứ nhất, EFFECT sẽ tự động hiện ra giao diện để nhập bút toán thứ hai là bút toán giá trị khấu hao ban đầu sau khi nhấn "Lưu".


- Trong giao diện nhập liệu, nếu chọn các chứng từ TSCĐ, chỉ có khi chọn chứng từ “Ghi tăng TSCĐ nguyên chiếc” thì bạn mới sử dụng Ctrl+I để thêm TSCĐ mới vào danh mục TSCĐ được).

- Khi nhập các chứng từ TSCĐ, bạn cũng phải nhập đầy đủ các dữ liệu khác như ngày, số chứng từ, diễn giải...

Xem, in các báo cáo TSCĐ:

Bạn xem, in các báo cáo TSCĐ cũng giống như việc xem, in các sổ sách báo cáo khác bằng cách chọn chức năng “Báo cáo”trên cây chức năng. EFFECT cung cấp sẵn các sổ sách, báo cáo TSCĐ sau đây (các sổ sách khác có thể được tạo thêm đối với mỗi doanh nghiệp):

- Sổ nhật ký phát sinh TSCĐ: Sổ này lưu nhật ký về các phát sinh tăng, giảm nguyên giá và giá trị khấu hao của các TSCĐ theo thời gian.

- Báo cáo TSCĐ: Báo cáo tổng hợp về nguyên giá và tình hình khấu hao của các TSCĐ, mỗi TSCĐ một dòng. Các bạn có thể tạo thêm các sổ có cấu trúc tương tự nhưng tách ra như: Báo cáo TSCĐ hữu hình, Báo cáo TSCĐ vô hình, cho từng bộ phận, cho từng nhóm TSCĐ...

- Sổ chi tiết TSCĐ: Chi tiết phát sinh tăng giảm nguyên giá và giá trị khấu hao cho từng TSCĐ.

Và rất nhiều các báo cáo TSCĐ liên quan đến nguồn hình thành, các báo cáo TSCĐ của tổng công ty...


CÁC CÔNG VIỆC LÀM CUỐI THÁNG

Các thao tác cuối tháng (cuối kỳ) là các thao tác bắt buộc trước khi bạn lên các báo cáo kế toán và các báo cáo tài chính cuối tháng (các báo cáo quản trị có thể in bất kỳ lúc nào trong kỳ). Các công việc làm cuối tháng bao gồm:

- Nhấn nút "Tính lại giá vốn" trên cây chức năng hoặc trên MH nhập liệu để EFFECT điền giá cho các bút toán xuất Vlsphh giá tự động.

- Yêu cầu chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá theo tỷ giá ngoại tệ cuối tháng ( Nhằm đánh giá đúng tài sản doanh nghiệp cuối tháng ).

- Thực hiện modul Lao động tiền lương .

- Phân bổ các chi phí SX (chưa phân bổ trong kỳ) cho các đối tượng tính gi á thành s ản phẩm, tính giá thành sản phẩm .

- Phân bổ các chi ph í chung ( Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý chưa phân bổ trong kỳ) cho các bộ phận, cá nhân, sản phẩm... trong doanh nghiệp.

- Nhấn nút "Tính lại giá vốn" một lần nữa để EFFECT điền giá thành vào các bút toán kết chuyển giá vốn tự động (155-632).

- Điều chỉnh tồn kho cuối tháng .

- Yêu cầu máy kết chuyển tự động c ác TK dư không (theo bảng kết chuyển - có thể cập nhật, sửa bảng kết chuyển).

- In các sổ sách, báo cáo cuối tháng, khoá sổ, chuyển kỳ.


Tự sinh các bút toán lệch tỷ giá tự động cuối tháng

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/KetChuyenTkDuKhong.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/KetChuyenTkDuKhong.htm

mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/DieuChinhTonKho.htm







mk:@MSITStore:C:%5CEFFHLP%5Ceffect.chm::/LaoDongTienLuong.htm


Chú ý: Một số doanh nghiệp không có nhu cầu đối với thao tác này.

Bạn có thể yêu cầu chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá theo tỷ giá ngoại tệ cuối tháng nhằm đánh giá đúng các số dư, số phát sinh của tài khoản, công nợ ngoại tệ khi quy đổi ra VNĐ trên các bảng cân đối đúng theo tỷ giá tại thời điểm báo cáo.

EFFECT sẽ sinh ra các bút toán có tài khoản đối ứng là tài khoản lệch tỷ giá (413) và số phát sinh là số chênh lệch nếu tính theo tỷ giá cuối tháng so với số dư hiện thời trên máy. Các bút toán lệch tỷ giá sẽ tương ứng với mỗi loại ngoại tệ, tài khoản có số dư cuối kỳ. Với bản EFFECT dành cho các công ty liên doanh muốn báo cáo bằng hai loại tiền thì các bút toán lệch tỷ giá được sinh ra riêng cho dữ liệu USD và cho dữ liệu VNĐ.

Cách thao tác

- Chọn chức năng "Xử lý lệch tỷ giá cuối tháng" trên cây chức năng.

- Chọn tháng, năm (bạn có thể chọn tất cả các tháng chưa khoá sổ).

- Nhấn nút "Điều chỉnh". EFFECT sẽ chọn ra các ngoại tệ có phát sinh trong tháng và hiện ra bảng, bạn phải đánh vào tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối tháng đối với mỗi ngoại tệ ở cột Ty_gia. Bấm ESC để thực hiện, máy sẽ tự sinh ra các bút toán lệch tỷ giá chi tiết theo từng Đvị Khách hàng. Với phiên bản EFFECT song hành hai loại tiền VNĐ và USD thì các bút toán lệch tỷ giá sẽ chi tiết theo tài khoản và loại tiền tệ (USD và VNĐ).

Lệch tỷ giá theo TG bình quân:

Các đơn vị sử dụng phương pháp lệch tỷ giá theo tỷ giá bình quân thì có thể sử dụng phần dưới của giao diện này. Khi đó EFFECT sẽ sinh ra các bút toán lệch tỷ giá tương ứng với các bút toán chi ngoại tệ theo giá trị là chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá trung bình tại thời điểm phát sinh chi. Phần này chỉ có hiệu lực (rõ lên) khi phiên bản EFFECT được mở khoá cho “Lệch TG theo TG bình quân”.


Lao động tiền lương (EFFECT-Customize)

- Bạn chọn chức năng "Lao động tiền lương” trên cây chức năng để vào giao diện nhập bảng tính lương hàng tháng theo từng nhân viên.

- Nút “Nhóm”:

Chọn nhóm tính lương để thực hiện tạo nhóm tính lương hoặc để xử lý việc tính lương.

- Nút “Phương thức tính lương”:

Được sử dụng để đặt tên các cột, nhập công thức tính giữa các cột, đặt định khoản vào các cột... của nhóm tính lương hiện thời. Bạn có thể tạo ra được bảng lương tương tự như làm trên Excel khi nhấn nút “Xử lý”. Bạn sẽ vào bảng lương và nhập vào tên các nhân viên, giá trị các cột... và đánh dấu các nhân viên bằng INS, F1 và F2, khi thoát ra bằng ESC, EFFECT sẽ hỏi bạn có muốn tính lương không, nếu bạn trả lời C (có) thì EFFECT sẽ tính lương cho các nhân viên được đánh dấu. Các định khoản sẽ được tự động cập nhật vào bảng tính lương và phân ra các báo cáo.

- Mục đánh dấu “Bút toán gộp”:

Nếu đánh dấu thì các định khoản sẽ làm theo số tổng, nếu không thì sẽ được làm chi tiết cho từng nhân viên trong doanh nghiệp.

- Nhấn nút "Xử lý":

Để vào bảng tính lương, nhập thêm các số liệu và tiến hành xử lý bảng lương.


Chú ý:

Nếu đánh dấu mục “Bút toán gộp” trên giao diện thì các định khoản sẽ làm theo số tổng, nếu không thì sẽ được làm chi tiết theo từng nhân viên- Bạn xem, in các báo cáo về lao động tiền lương giống như các sổ sách, báo cáo khác. Riêng các báo cáo chi tiết cho từng nhân viên (như tổng tiền lương, tiền BHXH, BHYT...) chỉ in được khi bạn không đánh dấu mục “Bút toán gộp” ở giao diện tính lương này.

- Nếu cách tính lương của doanh nghiệp bạn phức tạp, bạn có thể không tự tạo được bảng công thức tính lương, khi đó bạn sẽ cần đến sự giúp đỡ của EFFECT.

Kết chuyển / phân bổ chi phí (EFFECT-Customize)

Nếu trong kỳ có những chi phí SX chung (chi tiết theo khoản mục chi phí) chưa phân bổ được cho các bộ phận, cá nhân, việc phân bổ được thực hiện vào cuối kỳ ở giao diện này theo từng nhóm kết chuyển / phân bổ. Các thao tác kết chuyển CPSX, tính giá thành sản phẩm cũng được thực hiện ở giao diện này.


Cách thao tác

- Chọn chức năng "Kết chuyển / phân bổ" trên cây chức năng.

- Chọn tháng, năm (bạn có thể chọn các tháng chưa khoá sổ), Nhấn nút “Nhóm” để vào bảng chọn nhóm kết chuyển / phân bổ.

- Nhấn nút "Xử lý". Bảng chọn sẽ hiện ra có thể là bảng số dư các tài khoản kết chuyển đi, cũng có thể là bảng để nhập các tiêu thức phân bổ. Nhấn phím phải chuột để xem các hướng dẫn tiếp theo.

Chú ý:

* Nếu bạn muốn xem kết quả việc Kết chuyển / phân bổ hoặc huỷ các bút toán đã phân bổ trong tháng để phân bổ lại thì nhấn chuột vào nút "Xem/Huỷ". Máy sẽ hiện ra các mục đã kết chuyển / phân bổ cuối kỳ. Nhấn ESC và trả lời C (có) thì sẽ huỷ các mục này.

* Các nhóm Kết chuyển / phân bổ có thể là:

+ Chỉ kết chuyển: Như “Kết chuyển đầu 6 sang 154”... Nhóm loại này sẽ chỉ có đánh đấu ở mục “KC chi tiết theo” mà không có đánh dấu ở mục “Phân bổ cho” trên màn hình.

+ Chỉ phân bổ: Như “Phân bổ tách cho công trình, hợp đồng”... Nhóm loại này sẽ chỉ có đánh đấu ở mục “Phân bổ cho” mà không có đánh dấu ở mục “KC chi tiết theo” trên màn hình.

+ Vừa kết chuyển, vừa phân bổ: Như “KC/PB cho thành phẩm”...

* Các nhóm kết chuyển / phân bổ chứa các tham số quy định việc kết chuyển / phân bổ như: Định khoản kết chuyển, kết chuyển chi tiết theo danh mục nào, phân bổ cho danh mục nào, điều kiện lọc dữ liệu trước khi tiến hành việc kết chuyển / Phân bổ...

* Với các doanh nghiệp có quy trình tính giá thành sản phẩm phức tạp thì có thể phải Customize lại các nhóm Kết chuyển, phân bổ (thêm, bớt, đặt lại cấu hình cho các nhóm...). Việc này bạn có thể phải cần sự giúp đỡ của nhân viên EFFECT (trong thời gian chuyển giao sản phẩm).

Tính giá thành sản phẩm theo khoản mục (yếu tố) chi phí (EFFECT-Customize)

Với EFFECT, bạn có thể tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm theo hệ thống khoản mục do bạn đặt ra ở danh mục khoản mục. Muốn vậy, bạn phải tuân theo các quy tắc nhập dữ liệu và phân bổ kết chuyển CPSX của EFFECT, đó là:


- Các CPSX đã xác định cho một phân xưởng, hoặc một ĐTCP thì khi nhập dữ liệu, bạn chỉ ra ngay tên phân xưởng hoặc ĐTCP, EFFECT sẽ tính ngay chi phí này cho Phân xưởng hoặc ĐTCP đó.

- Các CPSX đã xác định cho phân xưởng nhưng chưa xác định được cho từng ĐTCP thì bạn chỉ ra tên phân xưởng nhưng để trống tên ĐTCP khi nhập liệu.

Nếu trong tháng có những chi phí sản xuất chưa phân bổ được cho phân xưởng và các đối tượng tính chi phí, việc phân bổ được thực hiện vào cuối tháng.

Giao diện “Kết chuyển / phân bổ” là giao diện tổng quát thực hiện tất cả các thao tác kết chuyển, phân bổ chi phí cuối tháng. Sau khi hoàn thành công việc này, chi phí cho các ĐTCP đã được tập hợp ở các tài khoản đầu 62 (621,622,627), kết chuyển sang TK dở dang (154), và sau đó kết chuyển sang thành phẩm (155). Các ĐTCP sau khi kết chuyển sang thành phẩm sẽ trở thành sản phẩm (thành phẩm) để mang bán (bằng danh mục Vlsphh).

Chú ý

* Trong quá trình sản xuất luôn có việc nhập kho các sản phẩm “ra lò” khi chưa có giá thành sản phẩm (về giá trị) và có thể có việc bán hàng (bán sản phẩm cho khách hàng). Khi đó, kế toán giá thành thực hiện loại chứng từ “Nhập kho thành phẩm” ở giao diện nhập liệu nhưng chỉ nhập về số lượng. Sau khi tính giá thành sản phẩm cuối tháng xong, EFFECT sẽ tự động điền giá thành vào các bút toán nhập kho thành phẩm này, và cũng điền vào các bút toán kết chuyển giá vốn (ví dụ: 155->632...).

* Các công việc kết chuyển sang tài khoản 911 và phân bổ các chi phí quản lý, chi phí bán hàng cho các sản phẩm cũng cũng có thể được thực hiện ở giao diện kết chuyển, phân bổ tổng quát này. Việc Kết chuyển / phân bổ có thể được thực hiện chi tiết cho từng công trình, từng hợp đồng... Sau khi thực hiện các nhóm kết chuyển, phân bổ này có thể in được ra bảng lãi lỗ cho từng sản phẩm trong đó có cả doanh thu, giá thành công xưởng, và các chi phí quản lý, chi phí bán hàng (Kết quả tiêu thụ).

* Các doanh nghiệp có sản phẩm nhiều cấp (sản phẩm này là nguyên vật liệu của sản phẩm khác) thì việc thực hiện tính giá thành sản phẩm phải thực hiện từng bước theo từng cấp, tính song giá thành của sản phẩm cấp 1 mới kết chuyển, phân bổ cho sản phẩm cấp 2...

* Các doanh nghiệp có hoạt động kết toán sản xuất phức tạp cần có sự hướng dẫn đặt các nhóm kết chuyển, phân bổ của các nhân viên EFFECT để có được một hệ thống kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách tự động trong EFFECT.

Điều chỉnh tồn kho cuối tháng (EFFECT-Customize)

Là thao tác để điều chỉnh giá vốn giữa các kho cho trùng nhau để tránh hiện tượng "Lượng hết, tiền còn" khi doanh nghiệp dùng phương pháp tính giá vốn bình quân gia quyền chung trên tất cả các kho nhưng lại muốn các bảng cân đối nhập xuất tồn cho từng kho vẫn "đẹp đẽ" (lượng, giá trị tương ứng). Sự chênh lệch giữa giá xuất và giá chung tất cả các kho sẽ được chuyển sang "Kho điều chỉnh". Kho điều chỉnh sẽ không có số lượng và tổng giá trị bằng không do các mục điều chỉnh âm, dương bù trừ nhau.

Nhấn nút "Điều chỉnh tồn kho cuối tháng" trên cây để thực hiện chức năng này.


Kết chuyển cuối tháng các tài khoản không số dư

Cuối kỳ, trước khi in các số sách, báo cáo kế toán, các tài khoản không số dư (như các tài khoản doanh thu, chi phí...) phải được kết chuyển theo đúng nguyên tắc kế toán. Với EFFECT, bạn không phải làm các bút toán bằng tay và việc kết chuyển được thực hiện tự động thông qua bảng kết chuyển. Bảng này có thể cố định từ tháng này qua tháng khác, nhưng cũng có thể thay đổi từ tháng này qua tháng khác. EFFECT cho phép bạn thêm, bớt, sửa các mục trong bảng kết chuyển.

Cách thao tác

Sau khi đã đồng ý với bảng kết chuyển cấp 1, nhấn ESC và trả lời C (có) thì EFFECT sẽ tự sinh ra bảng kết chuyển chi tiết. Bảng kết chuyển chi tiết này sẽ tự động có các dòng định khoản theo tài khoản chi tiết tương ứng với các định khoản cấp 1 ở bảng kết chuyển cấp 1.

- Chọn tháng, năm (bạn có thể chọn các tháng chưa khoá sổ).

- Nhấn nút "Kết chuyển". EFFECT sẽ tính bảng số dư các tài khoản cuối tháng theo bảng kết chuyển chi tiết, sau đó, bảng kết chuyển sẽ hiện ra chứa các mục kết chuyển đã có sẵn số dư các tài khoản kết chuyển, ý nghĩa các cột như sau:

Sau khi đã đồng ý với bảng kết chuyển cấp 1, nhấn ESC và trả lời C (có) thì EFFECT sẽ tự sinh ra bảng kết chuyển chi tiết. Bảng kết chuyển chi tiết này sẽ tự động có các dòng định khoản theo tài khoản chi tiết tương ứng với các định khoản cấp 1 ở bảng kết chuyển cấp 1.

- Chọn tháng, năm (bạn có thể chọn các tháng chưa khoá sổ).

- Nhấn nút "Kết chuyển". EFFECT sẽ tính bảng số dư các tài khoản cuối tháng theo bảng kết chuyển chi tiết, sau đó, bảng kết chuyển sẽ hiện ra chứa các mục kết chuyển đã có sẵn số dư các tài khoản kết chuyển, ý nghĩa các cột như sau:


Từ TK:

Số hiệu tài khoản chi tiết "kết chuyển từ".

Tên:

Tên tài khoản chi tiết "kết chuyển từ".

Sang TK:

Số hiệu tài khoản chi tiết "kết chuyển sang".

Lần:

Mục kết chuyển này được thực hiện ở lần kết chuyển thứ mấy. Tất cả các mục kết chuyển có cùng số này sẽ được kết chuyển "cùng đợt". Sau mỗi đợt, máy sẽ tính lại số dư các tài khoản. Các mục kết chuyển lần sau có thể sử dụng kết quả của các kết chuyển lần trước. Ví dụ: Lần 1 kết chuyển 521->511, 531->511. Lần 2 sẽ kết chuyển 511->911.

Dư nợ VNĐ:

Số dư nợ tài khoản chi tiết "kết chuyển từ". Nếu là dư nợ, số này là dương, nếu là dư có, số này là âm. Đây chỉ là cách hiển thị cho gọn. Khi kết chuyển, số dư của tài khoản "kết chuyển từ" sẽ bằng không hoặc gần với không hơn (nếu kết chuyển không hết).

- Khi đã chắc chắn về các số liệu trong bảng kết chuyển, bạn nhấn ESC và trả lời C (có) để máy tự động sinh ra các bút toán kết chuyển.

Chú ý: Trường hợp bạn đã kết chuyển và làm lại thao tác kết chuyển như trên (ví dụ sau khi điều chỉnh dữ liệu), các bút toán kết chuyển cũ sẽ tự động được huỷ.

Kiểm tra.

Nếu bạn không nhớ là đã thực hiện kết chuyển tự động chưa, hãy nhấn nút “Đã làm chưa/huỷ” để xem bảng số dư các tài khoản kết chuyển. Nếu bảng này có các số dư bằng không thì bạn đã kết chuyển rồi. Khi thoát ra và trả lời có (C) thì máy sẽ huỷ các bút toán đã kết chuyển cuat


tháng đã chọn. Đôi khi bạn cần huỷ các bút toán đã kết chuyển với mục đích xem dữ liệu (sổ sách, báo cáo) khi chưa kết chuyển hoặc để bạn kết chuyển lại.


CÁC THAO TÁC HỆ THỐNG

Khoá sổ dữ liệu

Sau khi đã làm các thao tác cuối tháng, in các sổ sách, báo cáo và không còn cần phải thêm, sửa số liệu nữa. Bạn có thể khoá sổ kỳ kế toán (theo tháng, một vài tháng hoặc theo từng năm) và chuyển số dư sang kỳ sau.

Cách thao tác

- Chọn chức năng "Khoá sổ dữ liệu" trên cây chức năng. Máy sẽ hiện ra thời gian khoá sổ lần trước. Bạn hãy đọc kỹ các chỉ dẫn trên màn hình, nếu chắc chắn, bạn cho mốc khoá sổ, nhấn nút "Khoá", EFFECT sẽ tiến hành các thao tác khoá sổ, chuyển số dư sang kỳ sau và thông báo kết quả cho bạn.

- Trong quá trình khoá sổ, EFFECT kết chuyển số dư các tài khoản sang kỳ sau mốc khoá sổ, sau đó lưu lại dữ liệu trước mốc khoá sổ ra nơi riêng. Dữ liệu hiện thời mà bạn có thể sửa, huỷ được sẽ chỉ gồm các dữ liệu phát sinh sau mốc khoá sổ và các số dư chuyển sang từ trước mốc khoá sổ. Đối với các tài khoản kho (152, 153,155,156,157), EFFECT sẽ chuyển số dư chi tiết theo kho Vlsphh và theo từng Vlsphh về cả lượng và cả giá trị. Đối với các tài khoản công nợ (131, 331, 141, 136, 336, 138, 338...), EFFECT sẽ chuyển số dư chi tiết theo từng ĐVKH. Đối với các tài khoản TSCĐ (211, 212, 213, 214), EFFECT sẽ chuyển số dư chi tiết theo từng TSCĐ.

- Ngoài ra, bạn hãy chú ý đến nút "Danh mục" ở giao diện khoá sổ. Nhấn vào nút này, bạn sẽ thấy một bảng cho phép bạn đặt các tài khoản kết chuyển chi tiết theo hai đối tượng (hai danh mục). Nếu bạn có nhu cầu theo dõi công nợ theo số lượng (ví dụ: bạn bán Gas và muốn theo dõi xem mỗi đại lý còn giữ của bạn bao nhiêu vỏ bình gas kể cả sau khi khoá sổ) thì bạn sẽ cần chuyển số dư chi tiết theo hai danh mục (với ví dụ trên sẽ là danh mục Đvkh và danh mục Vlsphh với tài khoản 131). Nếu bạn theo dõi công nợ khách hàng theo hoá đơn (Vụ việc) thì đặt tài khoản 131 vào dòng "Đvkh và vụ việc". ở giao diện Khoá sổ dữ liệu có nút "Chi tiết" dùng để cho bạn đặt tài khoản nào sẽ kết chuyển chi tiết theo danh mục nào. Thông thường chỉ khi có đặc thù thì bạn mới cần sử dụng đến nút này.

Chú ý:

- Sau khi đã khoá sổ, bạn không thể sửa được dữ liệu đã khoá sổ, nhưng bạn có thể xem, in lại các sổ sách, báo cáo chi tiết, tổng hợp của kỳ đó.

- Bạn có thể sử dụng chức năng "Mở khoá sổ" để mở lại dữ liệu đã khoá sổ khi cần thiết. Ví dụ như khi dữ liệu của bạn phát sinh quá nhiều, bạn phải khoá sổ hàng tháng để cho máy chạy nhanh hơn, nhưng cuối năm, bạn lại muốn in các báo cáo tổng kết theo năm. Sau khi mở khoá sổ, bạn có thể sẽ có nhu cầu khoá sổ lại.


Sao chép dữ liệu ra và vào

- Đôi khi, bạn làm kế toán trên hai máy tính khác nhau (không được nối mạng). Khi đó, bạn muốn Copy dữ liệu từ máy này sang máy khác. Bạn dùng chức năng “Sao chép dữ liệu ra” trên cây chức năng ở một máy và dùng “Sao chép dữ liệu vào" ở máy kia.

- Bạn cũng có thể Copy dữ liệu hàng ngày, hoặc hàng tuần, hoặc hàng tháng ra đĩa mềm để bảo quản.

- Nhưng nếu công ty của bạn có nhiều chi nhánh và có nhu cầu chuyển dữ liệu về tổng công ty để lên báo cáo toàn công ty thì chức năng "Sao chép dữ liệu" vào và ra là có ích hơn cả. Nếu kết hợp đặt kết nối mạng (qua Modem) thì việc chuyển dữ liệu về tổng công ty có thể thực hiện hàng ngày. Nếu có nhu cầu, EFFECT sẽ tư vấn và cài đặt mô hình này cho công ty của bạn.

Xoá dữ liệu

- Nếu muốn xoá một hoặc vài chứng từ (bút toán) thì bạn xoá khi nhập dữ liệu hoặc khi tìm kiếm dữ liệu (Xem trang 20 ).

- Trong quá trình nhập liệu, có lúc bạn muốn xoá tất cả dữ liệu phát sinh trong một khoảng thời gian nào đó thì bạn sẽ dùng đến chức năng “Xoá dữ liệu”. Khi nhấn thực đơn này, bạn phải cho mật khẩu của Supervisor mới xoá được và bạn sẽ nhập khoảng thời gian muốn xoá dữ liệu. Nếu các mốc đầu hoặc cuối để trống thì EFFECT coi như bạn muốn xoá tất cả dữ liệu đến ngày nào đó (mốc thời gian đầu bỏ trống) hoặc xoá tất cả dữ liệu từ ngày nào đó trở đi (mốc thời gian cuối bỏ trống). Nhấn tiếp tục và trả lời C (có) thì EFFECT sẽ xoá dữ liệu trong khoảng thời gian đã chọn.

Chú ý:

* Dữ liệu xoá sẽ chỉ liên quan đến đơn vị cơ sở hiện thời.

* Chỉ có các bút toán được xoá, các dữ liệu của các danh mục không bị xoá. Như vậy các khách hàng, Vlsphh...được tạo ra trong khoảng thời gian đã chọn cũng không bị xoá. Nếu muốn xoá dữ liệu của các danh mục, bạn phải dùng chức năng “Danh mục” hoặc xoá khi đang nhập dữ liệu (tất nhiên, bạn phải được quyền xoá. Tuy nhiên nói chung bạn không nên xoá dữ liệu của các danh mục và bạn chỉ xoá khi không còn cần bất kỳ thông tin nào về mục muốn xoá (như một khách hàng từ hai năm trước, một mặt hàng không kinh doanh nữa...).

Sao lưu dữ liệu, đề phòng sự cố phần cứng

- Khi muốn lưu bản sao dữ liệu cho EFFECT, bạn có thể chọn chức năng “Lưu bản sao dữ liệu”. Bạn cho tên bản sao dữ liệu và ghi lại toàn bộ dữ liệu ở thời điểm này dưới dạng tên tệp .EFF. Khi muốn nạp lại dữ liệu này, bạn chọn chức năng “Mở bản sao dữ liệu”. Bằng cách này, bạn có thể tạo được bản sao cho dữ liệu kế toán của công ty ở các nơi khác nhau (ví dụ trên mạng) để tránh sự cố phần cứng.

- EFFECT sẽ tự động lưu bản sao dữ liệu theo thời gian quy định ở phần "Hệ thống"-->"Cấu hình". Nếu có sự cố thì bạn sẽ bị mất dữ liệu nhiều nhất là 5 ngày !


Đồng bộ dữ liệu

- Bạn chọn chức năng “Đồng bộ dữ liệu”. EFFECT sẽ tiến hành kiểm tra dữ liệu, dọn dẹp các dữ liệu bạn đã xoá từ lâu khỏi đĩa cứng đồng thời tạo lại các tệp chỉ mục (Index) cho các bảng (DBF). Thông thường chỉ khi có sự cố nào đó như khi bạn tìm kiếm dữ liệu thì các dòng không sắp xếp tăng dần theo thời gian (cột "ngày"), hoặc chỉ đơn thuần là bạn muốn thực hiện động tác dọn dẹp các dữ liệu đã xoá (các dữ liệu đã xoá kể từ khi đồng bộ dữ liệu hoặc khoá sổ lần trước chỉ được xoá hẳn khỏi cơ sở dữ liệu của EFFECT khi bạn khoá sổ tiếp dữ liệu hoặc thực hiện đồng bộ dữ liệu).

Đặt cấu hình cho EFFECT

+ Đặt cấu hình cơ bản

- Bạn nhấn chức năng "Hệ thống"-->"Cấu hình" trên cây chức năng để vào màn hình đặt cấu hình cho EFFECT.

Trang "Cấu hình chung"

- Tên công ty:

Khai báo tên công ty (tên sẽ hiện ra trên đầu các sổ sách, báo cáo), nhấn nút ">>" để khai báo thêm các thông số của doanh nghiệp.

- Đvcs hiện thời:

Chọn Đơn vị cơ sở hiện thời (là Đvcs mà các thao tác sử dụng chương trình như nhập liệu, xem báo cáo...sẽ hướng vào). Nhấn nút "..." để chọn Đvcs hiện thời. Nếu phiên bản EFFECT được mở khoá mục "Tổng công ty" thì bạn có thể tạo thêm các Đvcs ở chức năng "Hệ thống"-->"Danh mục" trên cây chức năng.


- Xoá toàn bộ dữ liệu của Đvcs hiện thời:

Xoá trống dữ liệu của các danh mục và dữ liệu kế toán đã nhập của Đvcs hiện thời với mục đích làm lại. Thao tác này chỉ dùng khi bạn bắt đầu hệ thống kế toán mới bằng EFFECT.

- Giao diện:

Đặt lại các tên (tiếng việt) trên các màn hình giao diện. Bạn có thể thay đổi tên các danh mục, tên các cột của các danh mục bằng chức năng này (ví dụ: Thay đổi "Bộ phận" thành "Tỉnh, TP".

- Sao chép Đvcs (EFFECT-Customize):

Sao chép toàn bộ dữ liệu (của các danh mục và dữ liệu kế toán sang một Đvcs khác trong hệ thống). Thao tác này làm giảm thiểu công sức mở Đvcs mới có các danh mục tương tự Đvcs hiện thời.

- Cấu hình khác:

Nhấn nút này để thực hiện một số thao tác khác như Đặt lịch sao lưu dữ liệu...

- Kiểm tra Đvkh và Vlsphh khi nhập liệu:

Được đánh dấu thì EFFECT sẽ tự động kiểm tra sự có mặt của tên Khách hàng (với tài khoản công nợ) và tên Vlsphh, kho Vlsphh (với tài khoản kho) khi nhập dữ liệu (khi nhấn nút "Lưu" trên màn hình nhập liệu).

- Kể cả chứng từ "Giá vốn thủ công":

Được đánh dấu thì EFFECT sẽ hiện ra cả các phiếu xuất (khi chọn loại C.từ ở màn hình nhập liệu) mà tên có chứa xâu "(Gv tc)" (có nghĩa là Giá vốn thủ công) để chọn. Với EFFECT, các phiếu xuất Vlsphh có thể là Giá vốn thủ công hoặc Giá vốn tự động. Nếu mục này không được đánh dấu thì các Loại C.từ mà tên có chứa xâu "(Gv tc)" sẽ bị ẩn đi (không dùng đến).

- Nhập dữ liệu truyền tới khi khởi động:

Nếu EFFECT được mở khoá Modul truyền dữ liệu thì mục này sẽ có hiệu lực để đánh dấu. Khi đánh dấu thì EFFECT sẽ tự động kiểm tra xem "Có dữ liệu truyền tới từ các Đvcs hay không", nếu có thì sẽ hỏi "Có nhập vào chương trình hay không"... và người dùng có thể quyết định sao chép dữ liệu truyền tới vào chương trình hoặc xoá đi.

- Tự sinh bút toán Lệch tỷ giá khi nhập liệu:

Nếu được đánh dấu thì khi nhập dữ liệu với các Tk ngoại tệ, EFFECT sẽ tự động sinh ra các bút toán lệch tỷ giá (tại chỗ) theo tỷ giá hạch toán đặt trong tháng tương ứng ở danh mục Tiền tệ. Các Tk ngoại tệ là các tài khoản mà cột "Ntệ" được đánh dấu là 1 trong danh mục Tài khoản.


- Kế toán song hành VNĐ và USD:

Nếu được mở khoá thì sẽ có hiệu lực và được đánh dấu. Khi đó, EFFECT sẽ cho phép nhập phát sinh hai loại tiền bản vị song hành VNĐ và USD. Các thao tác tự động như: "Lệch tỷ giá", Điền giá vốn tự động", "Khấu hao TSCĐ", "Kết chuyển, phân bổ chi phí"... đều được thực hiện song hành VNĐ và USD.

- Bản tổng Công ty:

Nếu được đánh dấu (với phiên bản được mở khoá tổng Cty) thì phiên bản EFFECT hiện thời có thể thực hiện kế toán cho nhiều hơn 1 Đvcs (Đơn vị cơ sở). Mỗi Đvcs là một đơn vị kế toán độc lập, dữ liệu phát sinh của các Đvcs được cập nhật và khai thác độc lập. Mỗi Đvcs tương ứng với một dòng trong danh mục Đvcs. EFFECT có thể in ra các báo cáo của mỗi đơn vị cơ sở hoặc in các báo cáo tổng hợp từ dữ liệu tất cả các Đvcs (báo cáo tổng Cty).

- Giao diện tiếng Việt (EFFECT-Customize):

Nếu không đánh dấu thì giao diện hiện ra sẽ theo tiếng Anh.

- Trạm hiện thời:

Hiện tên của trạm hiện thời khi sử dụng trên mạng.

- Nhập thông tin:

Nút này để nhập một số thông tin cho các trạm làm việc.

Trang "Hệ thống kế toán"


- Các TK G.vốn BQ tại chỗ, Các TK G.vốn BQ gia quyền, Các TK G.vốn NTXT (FIFO):

Là các ô để nhập các tài khoản kho mà bạn muốn tính giá vốn theo phương phán tương ứng. Các mục đánh dấu bên phải các ô này để đánh dấu các danh mục mà giá vốn sẽ được tính chi tiết trong các danh mục đó (gọi là Giá vốn theo danh mục). Các danh mục có thể tính giá vốn chi tiết theo là "Bộ phận", "Vụ việc" và "Kho".

- Không tính GV tự động, chỉ hiện khi nhập liệu:

Bình thường, EFFECT sẽ điền giá vốn tự động cho các phiếu xuất (giá tự động) khi hạch toán ghi có các tài khoản kho. Giá vốn hiện ra trên màn hình khi bạn chọn xong tên Vlsphh là giá được tính theo "BQ tại chỗ". Giá này sẽ đúng khi phương pháp tính là BQ tại chỗ. Nếu tính theo BQ gia quyền (hoặc NTXT...) thì giá này sẽ không đúng và sẽ được điền lại sau này (ở chức năng tính giá vốn tự động cuối tháng). Trong trường hợp các tài khoản tính theo BQ tại chỗ mà doanh nghiệp không muốn EFFECT điền lại giá (tính lại giá vốn) mà chỉ muốn sử dụng giá BQ tại chỗ khi nhập liệu thì bạn đánh dấu vào mục này. Khi đó giá vốn khi nhập liệu của các tài khoản kho tính theo BQ tại chỗ (quy định ở ô phía trên) sẽ không được điền lại khi EFFECT tính lại giá vốn (kể cả khi giá nhập thay đổi).

- Các tham số trong khung "Các tài khoản khác":

Quy định một số tài khoản kế toán khác. Khi hệ thống tài khoản kế toán thay đổi thì bạn có thể thay đổi các tại khoản này.

- Nút "Các tham số khác":

Để đặt một số cấu hình kế toán khác.

+ Đơn vị tiền tệ bản vị (EFFECT-Customize)

Để đặt tiền bản vị (thông thường là VNĐ hoặc USD).

+ Hình thức sổ kế toán

Quy định các sổ sách thuộc loại hình thức sổ nào sẽ được hiện ra ở danh mục báo cáo. Với EFFECT-Small Business thì mục này phải để là "Tất cả". Với EFFECT-Customize thì mục này có thể chọn các hình thức sổ khác nhau.


+ Kỳ kế toán

Có thể là: Tháng, Quý, 6 tháng hoặc Năm. Quy định ở đây sẽ ảnh hưởng đến các Modul: "Kết chuyển phân bổ", "Tính lại giá vốn" và "Báo cáo tài chính". Thay vì xử lý số liệu cho từng tháng thì EFFECT sẽ xử lý số liệu cho nhiều tháng !

+ Tháng tài chính

Là tháng bắt đầu của Năm tài chính, với kế toán Việt nam thì thường là tháng 1.

+ Mốc tính giá vốn

Quy định ngày mà Modul Tính giá vốn tự động sẽ không điền giá vốn cho các bút toán thực hiện trước ngày này (thường ô này chứa ngày đầu của một tháng). ở Modul Convert dữ liệu cũng có ô để đặt Mốc tính giá vốn. Mốc tính giá vốn thường được xác định khi bạn không muốn dữ liệu ở ngày trước mốc bị thay đổi do "Tính lại giá vốn".

+ Không liên hệ Vlsphh và ĐTCP

Bình thường, với mỗi ĐTCP trong danh mục ĐTCP (đối tượng tính giá thành) thì có một Vlsphh tương ứng trong danh mục Vlsphh. Điều này đảm bảo cho việc "Bán hàng" (bán các sản phẩm) sẽ được kết chuyển giá thành sang Tk giá vốn (632) với giá trị đúng là giá thành sản phẩm (được tính tương ứng với các mục trong danh mục ĐTCP). Tuy nhiên, có thể xảy ra việc "Tính giá thành theo nhóm" (ĐTCP không phân chi tiết tương ứng với các chủng loại như khi bán hàng). Khi đó sẽ không có sự tương ứng 1-1 giữa ĐTCP và Vlsphh và bạn phải đánh dấu vào mục Không liên hệ Vlsphh và ĐTCP này. Trong trường hợp danh mục ĐTCP được sử dụng vào mục đích khác (không phải để tính giá thành SP) thì hai danh mục cũng không có mối liên hệ và bạn cũng phải đánh dấu vào mục này.

+ Nút "Các tài khoản khác"

Quy định một số tài khoản khác như: Tiền mặt (2 ký tự) - Phục vụ cho báo cáo "Lưu chuyển tiền tệ", Tài khoản Xác định kết quả kinh doanh, Tài kkoản CPSXKD dở dang... Việc quy định này để EFFECT có thể thích ứng với nhiều chế độ kế toán khác nhau hoặc vẫn có thể chạy được khi hệ thống tài khoản của Bộ tài chính thay đổi.


HƯỚNG DẪN THEO PHẦN HÀNH


Kế toán Tiền mặt, tiền gửi - Nhập dữ liệu

1. Nhập số dư tiền mặt, tiền gửi ban đầu

Bạn vào màn hình nhập liệu, chọn loại chứng từ là "Cập nhật số dư tài khoản ban đầu" (chọn bằng cách nhấn nút "..." hoặc bằng xâu lọc ở ô "Loại C.từ" ở màn hình nhập liệu. Nhập định khoản nợ 111 (hoặc 112), nhập số tiền phát sinh, để trống ô "Tk có" và nhấn nút "Lưu".

2. Nhập phiếu thu , phiếu chi tiền mặt

Ví dụ nhập phiếu chi tiền: Bạn vào màn hình nhập liệu, chọn loại chứng từ là "Chi tiền mặt VNĐ", nhập số liệu vào các ô trên màn hình (chuyển qua lại các ô bằng phím TAB hoặc Enter hoặc các phím mũi tên) và nhấn "Lưu". Nếu khi nhập liệu, ở ô "%Thuế" bạn chỉ ra Thuế suất thuế GTGT (đầu vào) thì sẽ có một cửa sổ nhỏ hiện ra để bạn nhập số tiền thuế GTGT đầu vào của phiếu chi, ở cửa sổ này nếu bạn nhấn "Chấp nhận" thì hạch toán thuế sẽ được sinh ra, còn nếu bạn nhấn "X" (đóng) thì sẽ không có hạch toán thuế được sinh ra.

Chú ý: Dữ liệu chọn từ các danh mục (như tên khách hàng, tên vật tư...) thì chọn bằng phím F5 hoặc bằng nguyên tắc xâu lọc.

Các Loại C.từ chi tiền bao gồm:

Chi tiền mặt VNĐ: Thực hiện các nghiệp vụ chi tiền VNĐ, có thể có thuế GTGT đầu vào hay không phụ thuộc vào việc bạn có chỉ ra thuế suất ở ô "%Thuế" hay không.

Chi tiền mặt VNĐ (Công nợ theo HĐ): Phiếu này dùng để trả tiền mua hàng theo hoá đơn mua hàng. Khi chi trả tiền, bạn chỉ ra số hoá đơn mua hàng ở ô "Số HĐ". Số hoá đơn này được tạo ra khi bạn cập nhật phiếu nhập Vlsphh (Tạo HĐ). Trường hợp có thuế GTGT đầu vào thì bạn cũng phải chỉ ra thuế suất ở ô "%Thuế" trên màn hình nhập liệu.

Chi tiền mặt USD: Khi nhập phiếu chi tiền USD, bạn phải chỉ ra tỷ giá quy đổi tiền USD sang tiền VNĐ. Khác với phiếu chi tiền mặt VNĐ, nếu có hạch toán thuế GTGT đầu vào, bạn phải sử dụng "Bút toán khác" để nhập riêng hạch toán thuế.

Các Loại C.từ thu tiền bao gồm:

Thu tiền mặt VNĐ: Thu tiền mặt vào quỹ. Bạn phải chỉ ra tên Đv.Khách hàng nếu có thu từ tài khoản công nợ (người mua, tạm ứng...). Nếu có nghiệp vụ thuế GTGT đầu ra đi kèm, bạn chỉ ra thuế suất ở ô "%Thuế", sau khi nhập xong dữ liệu trên màn hình và nhấn "Lưu", EFFECT thì sẽ hiện ra cửa sổ để bạn điều chỉnh thuế GTGT đầu ra nếu thấy cần thiết.

Thu tiền mặt VNĐ (Công nợ theo HĐ): Phiếu này dùng để thu tiền bán hàng theo hoá đơn mua hàng. Khi thu tiền, bạn chỉ ra số hoá đơn bán hàng ở ô "Số HĐ". Số hoá đơn này được tạo ra khi bạn cập nhật Hoá đơn bán hàng (tạo HĐ). Trường hợp có thuế GTGT đầu ra thì bạn cũng phải chỉ ra thuế suất ở ô "%Thuế" trên màn hình nhập liệu.

Thu tiền mặt USD: Để thu tiền USD vào quỹ. Bạn phải chỉ ra tỷ giá quy đổi ngoại tệ. Nếu có nghiệp vụ thuế GTGT đầu ra, bạn cũng phải dùng "Bút toán khác" để nhập bút toán thuế.


3. Nhập các chứng từ ngân hàng

Cách nhập tương tự như phiếu thu, chi tiền. Các chứng từ ngân hàng bao gồm:

Giấy báo có ngân hàng VNĐ: Bạn phải chỉ ra tên khách hàng nếu giấy báo có liên quan đến công nợ (người mua, tạm ứng...).Nếu có hạch toán thuế GTGT đầu ra đi kèm, bạn phải nhập thuế suất thuế GTGT ở ô "%Thuế" tương tự như phiếu thu tiền VNĐ.

Giấy báo có ngân hàng USD: Thu tiền USD vào ngân hàng. Nếu có nghiệp vụ thuế GTGT đầu vào, ban cũng phải dùng "Bút toán khác".

Giấy báo nợ ngân hàng VNĐ: Để nhập giấy báo nợ tiền ngân hàng. Bạn phải chỉ ra tên khách hàng nếu giấy báo nợ liên quan đến công nợ (người bán...). Nếu có hạch toán thuế GTGT đầu vào đi kèm, bạn phải nhập thuế suất thuế GTGT ở ô "%Thuế" tương tự như phiếu chi tiền VNĐ.

Giấy báo nợ ngân hàng USD: Dùng để chi tiền USD từ ngân hàng. Nếu tài khoản đối ứng là tài khoản công nợ thì bạn phải chỉ ra tên đối tượng công nợ ở ô Đv.K.hàng. Nếu có nghiệp vụ thuế GTGT đầu vào, bạn cũng phải dùng "Bút toán khác" để nhập bút toán thuế.

Kế toán Tiền mặt, tiền gửi - Xem, in sổ sách báo cáo

Bạn Xem, in sổ sách, báo cáo của phần hành tiền mặt, tiền gửi cũng giống như các phần hành khác.

Các báo cáo có thể phục vụ phần hành Tiền mặt, tiền gửi

Các báo cáo Tiền mặt, tiền gửi nằm trong nhóm báo cáo Tiền và các loại khác trong danh mục sổ sách, báo cáo.

Sổ cái chi tiết tài khoản (bạn lọc theo TK tiền): Đây là sổ kế toán của tài khoản tiền mặt, tiền gửi cũng giống như sổ chi tiết các tài khoản khác.

Sổ cái gộp một tài khoản (bạn lọc theo TK tiền): Chạy sổ này để biết tài khoản nào có phát sinh đối ứng với tài khoản tiền và tổng phát sinh nợ và có của TK tiền là bao nhiêu với mỗi tài khoản đối ứng.

Sổ quỹ tiền mặt: Liệt kê chi tiết các phát sinh thu, chi VNĐ. Cho biết số dư tiền đầu và cuối khoảng thời gian báo cáo.

Sổ quỹ tiền mặt cả ngoại tệ: Liệt kê chi tiết các phát sinh thu, chi VNĐ. Cho biết số dư tiền đầu và cuối khoảng thời gian báo cáo của tài khoản tiền.

Bảng kê thu tiền mặt: Tổng hợp phát sinh thu tiền theo các tài khoản đối ứng. Mỗi tài khoản đối ứng là một cột của báo cáo. Bạn có thể thay đổi số cột mà mã hiệu tài khoản của các cột bằng cách nhấn nút chữ P (Soạn tham số thêm) trên màn hình xem, in sổ sách báo cáo.

Bảng kê chi tiền mặt: Tổng hợp phát sinh chi tiền theo các tài khoản đối ứng. Mỗi tài khoản đối ứng là một cột của báo cáo. Bạn có thể thay đổi số cột mà mã hiệu tài khoản của các cột bằng cách nhấn nút chữ P (Soạn tham số thêm) trên màn hình xem, in sổ sách báo cáo.


Sổ quỹ tiền ngân hàng: Chi tiết phát sinh thu, chi của các tài khoản ngân hàng. Nếu bạn mở chi tiết các tài khoản ngân hàng thì có thể lọc theo tài khoản ngân hàng trước khi in. Nếu bạn khai báo tên ngân hàng vào danh mục Đv.Khàng thì có thể lọc theo tên Đvkh trước khi in sổ.

Sổ quỹ tiền ngân hàng cả ngoại tệ: Liệt kê chi tiết các phát sinh thu, chi tài khoản ngân hàng. Cho biết số dư tiền đầu và cuối khoảng thời gian báo cáo của tài khoản ngân hàng.

Bảng kê thu tiền ngân hàng: Tổng hợp phát sinh thu tiền vào ngân hàng theo tài khoản đối ứng. Mỗi tài khoản đối ứng là một cột của báo cáo. Bạn có thể thay đổi số cột mà mã hiệu tài khoản của các cột bằng cách nhấn nút chữ P (Soạn tham số thêm) trên màn hình xem, in sổ sách báo cáo.

Bảng kê chi tiền ngân hàng: Tổng hợp phát sinh chi tiền từ tài khoản ngân hàng theo tài khoản đối ứng. Mỗi tài khoản đối ứng là một cột của báo cáo. Bạn có thể thay đổi số cột mà mã hiệu tài khoản của các cột bằng cách nhấn nút chữ P (Soạn tham số thêm) trên màn hình xem, in sổ sách báo cáo.

Sổ cái - số phát sinh (bạn lọc theo TK tiền): Tương tự như sổ các chi tiết tài khoản, nhưng không có cột số dư đuổi mà chỉ có các cột số phát sinh.

Sổ cái tài khoản ngoại tệ- số phát sinh (bạn lọc theo TK ngân hàng): Tương tự như sổ các chi tiết tài khoản, nhưng không có cột số dư đuổi mà chỉ có các cột số phát sinh.

Cân đối theo ngày một tài khoản (bạn lọc theo TK tiền): Có các cột: Số dư đầu ngày, tổng số phát sinh Nợ, Có trong ngày và số dư cuối ngày.

Tổng hợp phát sinh một tài khoản theo đối ứng (bạn lọc theo TK tiền): Cho biết phát sinh của tiền mặt, tiền gửi theo các tài khoản đối ứng.

Tham khảo thêm Cách xem mẫu báo cáo

Kế toán Vật tư, hàng hoá - Nhập xuất Vlsphh

Cách nhập các chứng từ nhập, xuất Vật tư hàng hoá cũng tương tự như nhập các phiếu thu, chi. EFFECT sử dụng chung màn hình nhập liệu duy nhất cho tất cả mọi nghiệp vụ phát sinh. Với các chứng từ Vật tư, hàng hoá, các ô nhập liệu Vlsphh, Kho Vlsphh, Số lượng, Đơn giá sẽ có hiệu lực nhập liệu. Có hai cách để nhập phiếu Nhập, Xuất vật tư hàng hoá:

1. Nếu phiếu nhập, xuất chỉ có 1 vật tư, hàng hoá thì có thể nhập từng mục ở ngoài MH nhập liệu (bạn nhập Ngày tháng, Số chứng từ, tên vật tư, số lượng, đơn giá, hạch toán và nhấn nút "Lưu" cho mỗi vật tư trong phiếu).

2. Nếu phiếu nhập, xuất có từ 2 mục trở nên thì bạn nhập các dữ liệu chung cho phiếu (như số phiếu, số chứng từ, diễn giải, tên Khách hàng...) ở ngoài màn hình nhập liệu, còn các số liệu như: Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền thì bạn nhập tất cả các dòng của phiếu ở nút <Chi tiết>. Sau khi nhập xong các dòng trong nút <Chi tiết>, bạn thoát khỏi bảng và nhấn "Lưu". EFFECT sẽ lưu đồng thời tất cả các dòng của phiếu nhập, xuất.

Cập nhật số dư Vlsphh ban đầu


Bạn sử dụng Loại C.từ Cập nhật số dư Vlsphh ban đầu để cập nhật tồn kho về lượng và tiền. Khi cập nhật, bạn khai báo tên Vlsphh ở danh mục Vlsphh. (Việc khai báo cũng có thể thực hiện ở chức năng "Hệ thống"-->"Danh mục" trên cây chức năng). Bạn chỉ ra tên Vlsphh ở ô Vlsphh, nhập số lượng tồn, tiền tồn, định khoản một vế tài khoản kho và nhấn "Lưu" để lưu lại. Bạn cũng có thể sử dụng nút <Chi tiết> để cập nhật cùng một lúc số tồn của nhiều Vlsphh (nhiều nhất 100), sau đó nhấn "Lưu" một lần (những số liệu chung như: Hạch toán một vế, tên kho Vlsphh... bạn cập nhật ở ngoài MH nhập liệu).

Các phiếu nhập Vật tư hàng hoá bao gồm

Phiếu nhập Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm, Công cụ: Dùng để nhập Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm vào kho. Nếu phiếu có nhiều mục thì bạn sử dụng nút <Chi tiết>. Bạn nhập thuế suất thuế GTGT (nếu có) ở ô "%Thuế". Sau khi nhập xong, nhấn "Lưu". Nếu có thuế GTGT đầu vào thì màn hình nhỏ sẽ hiện ra để bạn điều chỉnh thuế GTGT đầu vào, nhập xong nhấn "Chấp nhận". Nhập xong một phiếu, nhấn nút "Mới" để nhập tiếp các phiếu khác.

Phiếu nhập Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm (1% thuế): Dùng để nhập Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm vào kho các mặt hàng có thuế xuất đầu vào 1%. EFFECT sẽ trừ lùi số tiền Số lượng X Đơn giá đi 1% và chuyển 1% này vào bút toán thuế GTGT đầu vào.

Phiếu nhập Vật tư, Hàng hoá, Công cụ (Tạo HĐ): Nhập Vật tư, hàng hoá mua về vào kho và tạo ra dòng mới trong danh mục số hoá đơn chứa số hoá đơn của nhà cung cấp. Sau này, khi chi trả tiền hàng, bạn sử dụng "Phiếu chi tiền mặt (Công nợ theo HĐ)" để chỉ ra hoá đơn muốn thanh toán. Khi đó, bạn có thể chạy báo cáo "Bảng tổng hợp công nợ người bán theo hoá đơn (331)" để biết được số dư công nợ của từng hoá đơn của các khách hàng.

Phiếu nhập Vtư, HHoá, TPhẩm bán bị trả lại: Phiếu này chỉ nhập phía ngoài màn hình nhập liệu mà không dùng nút <Chi tiết>. Để nhập Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm bán bị trả lại. Bút toán đầu bạn sẽ nhập là bút toán giảm doanh thu. EFFECT sẽ tự hiện ra bảng nhỏ có hiện sẵn giá hàng trong kho sau khi bạn nhấn nút "Lưu". Bạn có thể sử dụng giá hiện sẵn làm giá vốn hàng trả lại hoặc thay đổi giá này theo ý muốn).

Các phiếu xuất Vật tư hàng hoá bao gồm

Các phiếu xuất Vlsphh trong EFFECT bao gồm các dạng: Phiếu xuất Vật tư, Côngcụ, Phiếu xuất gửi đại lý, Phiếu xuất chuyển kho, và Kết chuyển giá vốn.

Trừ "Kết chuyển giá vốn", các dạng khác đều được phân ra các loại như Giá vốn tự động (Tên Loại C.từ có chứa xâu Gv tđ trong danh mục Loại C.từ), Giá vốn thủ công (Tên Loại C.từ có chứa xâu Gv tc). Với các phiếu xuất Giá vốn tự động, EFFECT sẽ tự động điền giá xuất theo phương pháp tính giá vốn được quy định theo tài khoản (đặt ở phần cấu hình) khi bạn thực hiện thao tác Tính giá vốn (thực hiện trên cây chức năng hoặc nhấn nút trong màn hình xem, in báo cáo). Bạn có thể đặt phiếu xuất ở dạng kiểm tra số lượng tồn trước khi xuất bằng cách chọn phiếu xuất, sau đó chọn nút "OP"-->"Lựa chọn" và đánh dấu ở mục "Kiểm tra Số lượng < SL tồn".

Kết chuyển giá vốn (Gv tc): Dùng để xuất Vlsphh từ tài khoản kho (152, 153, 155, 156) sang tài khoản giá vốn (632) theo giá bạn nhập vào (giá thủ công). Nếu bạn thực hiện bút toán doanh thu hàng ngày không có bút toán giá vốn đi kèm thì có thể sử dụng Loại C.từ này để kết chuyển giá vốn tại thời điểm cuối tháng.


Kế toán Vật tư, hàng hoá - Xem, in sổ sách báo cáo

Bạn Xem, in sổ sách, báo cáo của phần hành Vật tư, hàng hoá cũng giống như các phần hành khác.

Các báo cáo có thể phục vụ phần hành Vật tư, hàng hoá (các báo cáo có chứa xâu SL là các báo cáo không có cột giá trị mà chỉ có các cột số lượng).

Bao gồm các báo cáo chi tiết: Sổ chi tiết hàng hoá (156), Thẻ kho hàng hoá (SL-156), Sổ chi tiết vật tư (152), Thẻ kho vật tư (SL-152), Sổ chi tiết thành phẩm (155), Thẻ kho thành phẩm (SL-155).

Các bảng cân đối nhập, xuất tồn: Bảng cân đối hàng hoá (156), Bảng cân đối vật tư (152), Bảng cân đối thành phẩm (155), Bảng cân đối hàng hoá (SL-156), Bảng cân đối vật tư (SL-152), Bảng cân đối thành phẩm (SL-155).

Các báo cáo theo mã: Bảng cân đối hàng hoá (156), Bảng cân đối vật tư (152), Bảng cân đối thành phẩm (155), Bảng cân đối hàng hoá (SL-156), Bảng cân đối vật tư (SL-152), Bảng cân đối thành phẩm (SL-155).

Các báo cáo Vật tư, hàng hoá nằm trong nhóm báo cáo Vật tư, hàng hoá trong danh mục sổ sách, báo cáo.


Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng cập nhật các Hoá đơn bán hàng và Phiếu nhập hàng bán trả lại. Cung cấp các báo cáo thống kê về doanh số bán hàng cho ban giám đốc. Các chứng từ hoá đơn bán hàng cũng tham gia vào các báo cáo công nợ, các báo cáo về thuế GTGT, các báo cáo tài chính...

Nhập hoá đơn bán hàng

EFFECT chứa nhiều Loại C.từ để nhập hoá đơn bán hàng, các Loại C.từ này nằm trong nhóm "Hoá đơn". Các Hoá đơn bán hàng hoá, vật tư, thành phẩm có thể:

- Là Giá vốn tự động (tên Loại C.từ có chứa xâu Gv tđ) hoặc Giá vốn thủ công (tên Loại C.từ có chứa xâu Gv tc). Khi nhập hoá đơn bán hàng, EFFECT sẽ tự động sinh ra "Bút toán thêm" là bút toán kết chuyển giá vốn Vlsphh từ tài khoản kho sang tài khoản giá vốn hàng bán (632) về số lượng và giá trị. Nếu hoá đơn bán hàng là Giá vốn tự động thì sau khi thực hiện chức năng "Tính lại giá vốn" (thường vào thời điểm cuối tháng), EFFECT sẽ điền giá vốn hàng bán vào bút toán thêm này theo đúng nguyên tắc tính giá vốn của các tài khoản kho được quy định ở phần cấu hình.

- Tạo thêm dòng trong danh mục số hoá đơn hay không (tên Loại C.từ có chứa xâu Tạo HĐ hay không). Nếu là Tạo HĐ thì sau khi nhập xong hoá đơn, số hoá đơn bán hàng sẽ được lưu vào danh mục số hoá đơn để sau này khi thu tiền hàng, có thể chỉ ra số hoá đơn để theo dõi số dư công nợ theo hoá đơn.


- Khi thực hiện hoá đơn bán hàng có thuế GTGT đầu ra, bạn nhập thuế suất thuế GTGT ở ô "%Thuế".

Nhập hàng bán trả lại

Sử dụng Phiếu nhập Vtư, HHoá, TPhẩm bán bị trả lại. Bạn sẽ nhập bút toán ghi giảm doanh số ở ngoài màn hình nhập liệu, sau khi nhấn "Lưu", màn hình nhỏ sẽ hiện ra có sẵn hạch toán giá vốn hàng trả lại với giá tồn hiện có trong kho của mặt hàng nhập trả lại. Nếu bạn chấp nhận giá này thì nhấn nút "Chấp nhận", nếu không thì bạn nhập giá thủ công bằng tay. Hạch toán đặt sẵn sẽ ghi tăng tài khoản kho và giảm tài khoản giá vốn hàng bán (632).

Xem các báo cáo thống kê bán hàng

EFFECT cung cấp gần 20 báo cáo cho việc thống kê doanh số bán hàng và các bảng kê bán hàng. Các báo cáo này nằm trong nhóm: Báo cáo bán hàng trong danh mục Sổ sách, báo cáo (REPORT). Đó là các bảng kê doanh số bán hàng theo mặt hàng, theo Khách hàng, theo bộ phận, theo hợp đồng...

Bạn nhấn F5 ở ô tên báo cáo trong màn hình xem in báo cáo. Chạy con trỏ (vệt xanh) đến nhóm "Báo cáo bán hàng" bằng các phím lật trang hoặc phím mũi tên. Nhấn Ctrl+P để xem các mẫu của các báo cáo bán hàng.


Kế toán công nợ

Các đối tượng công nợ (Người mua, người bán, người cho vay...) được nhập trong danh mục Đv.K.hàng. Khi nhập các chứng từ công nợ (Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi...), bạn phải chỉ ra tên đối tượng công nợ ở ô ĐvKh trên màn hình nhập liệu. Các sổ chi tiết công nợ sẽ được in cho từng đối tượng công nợ (như Sổ chi tiết công nợ người mua, người bán...) và có số phát sinh, số dư đuổi từng ngày nhằm mục đích đối chiếu công nợ. Các bảng tổng hợp công nợ (như: Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng, Bảng tổng hợp phải trả người bán...) sẽ chứa mỗi khách hàng trên một dòng, có cột số phát sinh nợ-có, số dư của từng khách hàng để xem tổng hợp tình hình công nợ đối với tài khoản công nợ.

Cập nhật số dư công nợ ban đầu

Bạn sử dụng Loại C.từ Cập nhật số dư công nợ ban đầu để cập nhật số dư các tài khoản công nợ chi tiết theo Đối tượng công nợ (Danh mục Đv.K.hàng). Khi cập nhật, bạn phải định khoản một vế và chỉ ra tên đối tượng công nợ cho từng bút toán cập nhật ban đầu.

Công nợ người mua, người bán (131,331)

Trên cơ sở dữ liệu do Kế toán công nợ hoặc Kế toán tiền cập nhật phần thanh toán với khách hàng (Phiếu thu, Phiếu chi liên quan đến công nợ người mua, người bán). Kết hợp với dữ liệu của kế toán bán hàng (phần Hoá đơn bán hàng và Phiếu nhập hàng bán trả lại) và kế toán vật tư (Phần nhập hàng), kế toán công nợ in ra các Sổ chi tiết công nợ người mua, Sổ chi tiết công nợ người bán và đốc thúc việc thanh toán công nợ. Cuối tháng in ra các Bảng tổng hợp phải thu của khách


hàng, Bảng tổng hợp phải trả người bán... Dữ liệu của phần công nợ sẽ được tự động cập nhật sang phần kế toán tổng hợp (các báo cáo tổng hợp).

Các Loại chứng từ có thể sử dụng để nhập dữ liệu liên quan đến kế toán công nợ là các Phiếu nhập, Hoá đơn bán hàng, Phiếu thu, Phiếu chi, Bút toán khác.

Các báo cáo của phần hành kế toán công nợ người mua, người bán:

Sổ chi tiết thanh toán với người mua (131) Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng (131) Bảng tổng hợp phải thu theo mã khách hàng (131) Sổ chi tiết thanh toán với người bán (331) Bảng tổng hợp phải trả người bán (331) Bảng tổng hợp công nợ người bán theo hoá đơn (331) Bảng kê hoá đơn bán hàng Bảng tuổi nợ hoá đơn theo khách hàng (131) Bảng công nợ hoá đơn quá hạn theo khách hàng (131) Sổ tính lãi theo ngày với người mua (131) Sổ công nợ theo 2 đối tượng

Tạm ứng, Vay ngắn hạn, dài hạn, Công nợ khác...(141, 136, 138, 336, 338, 311...)

Các phát sinh liên quan đến các tài khoản công nợ khác (141,136,138,336,338,311...) được cập nhật thông qua các Loại chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Bút toán khác...Với mỗi tài khoản công nợ, kế toán công nợ in ra một Sổ chi tiết công nợ và một Bảng tổng hợp công nợ...(ví dụ: Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng(141), Bảng tổng hợp tạm ứng (141), Sổ chi tiết phải thu khác (138), Bảng tổng hợp phải thu khác (138)...).

Việc xem, in các báo cáo công nợ tương tự như xem, in các báo cáo khác.


Kế toán tài sản cố định

Các TSCĐ được cập nhật trong danh mục TSCĐ. TSCĐ được khai báo theo mã hình cây tuỳ theo yêu cầu của đơn vị. Trong danh mục TSCĐ, các cột như: Hệ số khấu hao (Tiêu thức KH và Tổng tiêu thức), hạch toán khấu hao (Tk KH nợ, Tk KH có) là các cột bắt buộc phải có số liệu. Bạn có thể khai báo các TSCĐ ở chức năng Hệ thống->Danh mục trên cây chức năng, hoặc khi nhập chứng từ "Ghi tăng (nguyên chiếc) TSCĐ" ở màn hình nhập liệu (nhấn F5 ở ô TSCĐ, sau đó nhấn Ctrl+I). Tiêu thức KH và tổng Tiêu thức phải được đặt sao cho:

Số tiền khấu hao = (Tiêu thức KH/Tổng tiêu thức) x Nguyên giá

Ví dụ: Nếu TSCĐ khấu hao trong 5 năm thì có thể đặt: Tiêu thức KH=1 và Tổng tiêu thức=60

Cập nhật số dư TSCĐ ban đầu

Bạn sử dụng Loại C.từ Cập nhật số dư TSCĐ ban đầu để cập nhật số dư các tài khoản TSCĐ ban đầu cho mỗi tài sản. Khi cập nhật, bạn khai báo tên TSCĐ ở danh mục TSCĐ, cập nhật nguyên giá


ban đầu cho TSCĐ, nhấn nút "Lưu", EFFECT sẽ hiện ra bảng để bạn cập nhật giá trị khấu hao ban đầu cho TSCĐ.

Nhập các chứng từ TSCĐ

Các Loại chứng từ dùng để nhập các phát sinh TSCĐ là:

Ghi tăng (nguyên chiếc) TSCĐ: Khi mua mới TSCĐ thì dùng Loại chứng từ này để cập nhật dữ liệu. Bạn có thể thêm mới TSCĐ ở chức năng Hệ thống-->Danh mục hoặc nhấn F5 ở ô TSCĐ trên màn hình nhập liệu và nhấn Ctrl+I. Sau khi thêm TSCĐ thì phải khai báo các thông số bắt buộc cho TSCĐ nêu trên đây. Sau khi khai báo TSCĐ xong, nhập các số liệu vào các ô trên màn hình (Ngày, Chứng từ, Nguyên giá...). Khi bạn nhấn "Lưu" thì sẽ có bảng hiện ra để bạn nhập bút toán khấu hao ban đầu cho TSCĐ mua về (nếu không có thì nhấn nút "X" để bỏ qua).

Ghi tăng (lắp thêm) TSCĐ: Nghiệp vụ này để bổ xung nguyên giá cho TSCĐ. Bạn chỉ ra tên TSCĐ có sẵn trong danh mục bằng nguyên tắc xâu lọc ở ô TSCĐ. Hạch toán ghi nợ TK nguyên giá, có TK tương ứng với nghiệp vụ, nhấn "Lưu" để lưu dữ liệu.

Ghi giảm (nguyên chiếc) TSCĐ [821-211]: Nghiệp vụ này để thanh lý TSCĐ. Sau khi thanh lý, TSCĐ sẽ không còn nguyên giá và giá trị khấu hao nữa. Bút toán mẹ (nhập ở màn hình nhập liệu) sẽ có hạch toán giảm nguyên giá theo giá trị còn lại. EFFECT sẽ tự hiện ra giá trị còn lại của TSCĐ trên màn hình. Sau khi nhấn "Lưu", EFFECT sẽ hiện ra bảng để bạn nhập bút toán giảm khấu hao theo giá trị khấu hao luỹ kế. Nếu có bút toán chuyển nguồn TSCĐ thì bạn phải nhập bằng "Bút toán TSCĐ khác".

Ghi giảm (tháo dỡ) TSCĐ: Nghiệp vụ này để ghi giảm bớt nguyên giá TSCĐ. Bạn chỉ ra tên TSCĐ có sẵn trong danh mục bằng nguyên tắc xâu lọc ở ô TSCĐ. Hạch toán ghi có TK nguyên giá, nợ TK tương ứng với nghiệp vụ, nhấn "Lưu" để lưu dữ liệu.

Khấu hao TSCĐ tháng: Nghiệp vụ này sinh ra các hạch toánn khấu hao các TSCĐ hàng tháng. Sau khi nhập các số liệu chung trên màn hình nhập liệu (như ngày, số chứng từ...), bạn nhấn F5 ở ô TSCĐ, sử dụng các phím INS, F1, F2 để đánh dấu các TSCĐ sẽ trích khấu hao. Thoát khỏi bảng TSCĐ và nhấn "Lưu", khi đó EFFECT sẽ tự động sinh ra các bút toán khấu hao TSCĐ theo đúng công thức Số tiền khấu hao = (Tiêu thức KH/Tổng tiêu thức) x Nguyên giá.

Chú ý: Nếu Loại C.từ Khấu hao TSCĐ tháng chưa đặt sẵn định khoản thì bạn phải nhập định khoản bất kỳ vào các ô "TK nợ", "TK có" trước khi nhấn "Lưu". Các định khoản này có mặt chỉ để EFFECT kiểm tra dữ liệu khi lưu mà không có ý nghĩa hạch toán. Các bút toán khấu hao TSCĐ cho từng TSCĐ được hạch toán từ dữ liệu ở các cột "Tk KH nợ" và "Tk KH có" trong danh mục TSCĐ.

Bút toán TSCĐ khác: Loại C.từ này để nhập các bút toán TSCĐ khác như các bút toán chuyển nguồn khi thanh lý hoặc mua mới TSCĐ, hoặc các bút toán điều chỉnh nguyên giá, giá trị khấu hao của TSCĐ... Bạn chỉ ra tên TSCĐ ở ô TSCĐ trên màn hình nhập liệu khi nhập chứng từ.

Xem, in các báo cáo TSCĐ

Các báo cáo TSCĐ nằm trong nhóm báo cáo Tài sản cố định, CCDC trong danh mục sổ sách, báo cáo. EFFECT cung cấp các báo cáo sẵn là:


Sổ chi tiết TSCĐ: Liệt kê các phát sinh chi tiết theo chứng từ nhập vào của một TSCĐ. Khi in sổ này, bạn phải lọc theo TSCĐ.

Báo cáo TSCĐ: Là báo cáo tổng hợp, mỗi TSCĐ thể hiện trên một dòng vào có các số liệu như: Nguyên giá, Giá trị khấu hao, giá trị còn lại...

Báo cáo TSCĐ theo mã: Là báo cáo tổng hợp tương tự như Báo cáo TSCĐ nhưng có thêm cột mã.

Báo cáo TSCĐ theo nhóm hình cây: Tương tự như Báo cáo TSCĐ theo mã nhưng có dạng hình cây.

Báo cáo tổng hợp TSCĐ: Cho biết giá trị tăng giảm nguyên giá, tăng giảm giá trị khấu hao của tất cả các TSCĐ mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Báo cáo kiểm kê TSCĐ theo nơi sử dụng: Cho biết số lượng TSCĐ theo nơi sử dụng, các thông số khác như nguyên giá, khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại.

Việc xem, in các báo cáo TSCĐ tương tự như xem, in các báo cáo khác.


Kế toán thuế GTGT

Cập nhật các chứng từ liên quan đến thuế GTGT

Khi bạn nhập các chứng từ như: Phiếu chi, Phiếu nhập Vlsphh, nếu bạn nhập thuế suất thuế GTGT ở ô "%Thuế" trên màn hình nhập liệu thì sau khi nhập bút toán chính, EFFECT sẽ hiện ra bảng để bạn nhập (hoặc điều chỉnh) bút toán thuế GTGT đầu vào. Với các chứng từ có thuế GTGT đầu vào, bạn phải chỉ ra số Seri hoá đơn, Số hoá đơn và Ngày hoá đơn. Trong Bảng kê HĐ, C.từ HHoá, DVụ mua vào và Tờ khai thuế GTGT, EFFECT sẽ căn cứ vào sự có mặt của Ngày hoá đơn để xác định bút toán có phải là bút toán có thuế GTGT đầu vào hay không.

Tương tự, khi bạn nhập các chứng từ có thuế GTGT đầu ra như: Hoá đơn bán hàng, bạn nhập thuế suất thuế GTGT ở ô "%Thuế" trên màn hình nhập liệu. EFFECT sẽ tự động sinh ra các bút toán thuế tương ứng với các mục của phiếu.

Trong các bảng kê Thuế GTGT đầu vào và đầu ra, tên ĐvKhàng thông thường được lấy từ danh mục ĐvK.hàng. Nếu khách hàng (hoặc người bán) không là thường xuyên, bạn không khai báo tên trong danh mục Đv.K.hàng, khi đó bạn phải nhập tên, mã số thuế cho mỗi chứng từ bằng cách nhấn nút "GTGT" trên màn hình nhập liệu để nhập tên và mã số thuế của khách hàng vãng lai.

Đố với các chứng từ TSCĐ liên quan đến thuế GTGT, bạn cập nhật các hạch toán thuế GTGT theo các Loại C.từ liên quan đến TSCĐ, còn các hạch toán thuế GTGT thì bạn nhập bằng "Bút toán khác".

Xem, in các báo cáo thuế GTGT


Các báo cáo thuế GTGT nằm trong nhóm báo cáo Báo cáo thuế GTGT trong danh mục sổ sách, báo cáo. Các báo cáo thuế GTGT bao gồm Bảng kê HĐ, C.từ HHoá, DVụ mua vào, các Bảng kê HĐ, C.từ HHoá, DVụ bán ra và Tờ khai thuế GTGT

Việc xem, in các báo cáo thuế GTGT tương tự như xem, in các báo cáo khác.


Báo cáo tài chính

Các thao tác để có đủ dữ liệu cho các báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính được in sau cùng khi tất cả các số liệu trong tháng đã hoàn thành. Để có thể có đủ dữ liệu, bạn phải nhập xong tất cả dữ liệu phát sinh trong tháng, thực hiện các thao tác cuối tháng như: Lệch tỷ giá, Kết chuyển, phân bổ... đặc biệt là Kết chuyển các tài khoản số dư không. Thông thường, bạn chạy Bảng cân đối phát sinh trước, kiểm tra các tài khoản đầu >=5 đã hết số dư chưa, sau đó chạy Bảng cân đối kế toán. Nếu bảng chưa cân thì bạn phải xem lại: Đã Kết chuyển các tài khoản số dư không chưa, Các dữ liệu liên quan đến các tài khoản lưỡng tính (131,331...) đã nhập đủ tên đối tượng công nợ chưa. Nếu Cân đối kế toán vẫn chưa cân thì bạn phải xem lại xem trong kỳ, các bút toán "Định khoản một vế" đã cân đối với nhau chưa. Nếu vẫn chưa cân thì bạn hãy xem lại số dư đầu tháng có cân hay không và nếu không cân thì phải lần lại kiểm tra dữ liệu của các tháng trước...

Xem, in các báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính nằm trong nhóm báo cáo Báo cáo tài chính trong danh mục sổ sách, báo cáo. Các báo cáo tài chính bao gồm Bảng cân đối kế toán, các Bảng kết quả kinh doanh và các Bảng lưu chuyển tiền tệ

Việc xem, in các báo cáo tài chính tương tự như xem, in các báo cáo khác.


tailieuhdeffect

Documents