vatowiec.pdf

1VATowiecINSTRUKCJA OBSUGI

wersje

Windows/dbf 3.70

Copyright by LabControl Sp. z o.o.Wszelkie prawa zastrzeone.

Niniejsza instrukcja jest chroniona prawami autorskimi.

LabControl Sp. z o.o., 70-100 Szczecin, ul. gen. Dbrowskiego 28-31 http://vatowiec.pl

2Spis treci

WSTP........................................................................................................................................................................3INSTALACJA...............................................................................................................................................................4OPCJE URUCHOMIENIOWE......................................................................................................................................5DOKUMENTY..............................................................................................................................................................6KOLUMNY TABEL.......................................................................................................................................................9MENU PODRCZNE.................................................................................................................................................10PASEK STATUSU - SKRTY...................................................................................................................................11KSIGA DOKUMENTW..........................................................................................................................................12REJESTRY VAT........................................................................................................................................................14OPERACJE WALUTOWE.........................................................................................................................................15CZYNSZ, NAJEM, DZIERAWA...............................................................................................................................17ZLECENIA NAPRAW I TRANSPORTOWE...............................................................................................................18BANK, KASA, KOMPENSATY...................................................................................................................................19NOTY ODSETKOWE, WEZWANIA...........................................................................................................................21RODKI TRWAE.....................................................................................................................................................21WYPOSAENIE.........................................................................................................................................................23GOSPODARKA MAGAZYNOWA..............................................................................................................................24INWENTARYZACJA..................................................................................................................................................25PRODUKCJA.............................................................................................................................................................26POJAZDY..................................................................................................................................................................27ZAMWIENIA............................................................................................................................................................28DOKUMENTY SERYJNE..........................................................................................................................................29PODATEK DOCHODOWY........................................................................................................................................30PODATEK VAT..........................................................................................................................................................31PROGNOZY..............................................................................................................................................................31MAGAZYN.................................................................................................................................................................32TERMINARZ..............................................................................................................................................................33NALENOCI I ZOBOWIZANIA.............................................................................................................................34PYNNO FINANSOWA........................................................................................................................................34HISTORIA KONTAKTW..........................................................................................................................................35RAPORTY DEFINIOWANE.......................................................................................................................................36PLAN KONT...............................................................................................................................................................39POTWIERDZENIA SALD...........................................................................................................................................40ZESTAWIENIA FINANSOWE....................................................................................................................................41AUTODEKRETY........................................................................................................................................................42AUTOSUMY...............................................................................................................................................................43ZMIANY KONT BO....................................................................................................................................................44DZIENNIK CHRONOLOGICZNY...............................................................................................................................44KONTRAHENCI.........................................................................................................................................................45FIRMA I WACICIELE.............................................................................................................................................46STAE........................................................................................................................................................................47STOPY ODSETKOWE..............................................................................................................................................48KATEGORIE RV........................................................................................................................................................49KATEGORIE KD........................................................................................................................................................50KATALOG TOWARW I USUG..............................................................................................................................51GRUPY TOWARW I USUG..................................................................................................................................52PRZELICZANIE JEDNOSTEK MIAR.........................................................................................................................52MAGAZYNY...............................................................................................................................................................53BANKI........................................................................................................................................................................54WALUTY....................................................................................................................................................................55KURSY WALUT.........................................................................................................................................................56NOTATKI...................................................................................................................................................................57ALERTY.....................................................................................................................................................................58DEFINICJE RAPORTW..........................................................................................................................................60STAE PROGRAMW..............................................................................................................................................61UYTKOWNICY........................................................................................................................................................62WYDRUKI..................................................................................................................................................................63TABELE.....................................................................................................................................................................64NADRUKI...................................................................................................................................................................66FORMULARZE IPS...................................................................................................................................................67ADMINISTRACJA......................................................................................................................................................69SZPERACZ................................................................................................................................................................71


3Wstp

W skad pakietu programw wchodz wersje przeznaczone na rne systemy operacyjne tj. DOS i Windows oraz rne standardy baz danych, FoxPro 2.0 i popularne serwery sql. Wybr wersji zaley od posiadanego systemu operacyjnego i liczby stanowisk w sieci komputerowej. Na podstawie praktycznych obserwacji ustalono, e motor bazy danych FoxPro naley stosowa od 1 do 25 stanowisk komputerowych, a motor sql powyej 25 stanowisk.

Programem flagowym jest VATowiec, ktry swoimi moliwociami zapewnia pene wsparcie dla wszystkich form dziaalnoci gospodarczej: 1. obsuga wielu firm 2. ewidencja rejestrw VAT sprzeday i zakupw 3. bank i kasa, kompensaty, noty odsetkowe, rodki trwae 4. uproszczona i pena rachunkowo (PKPiR i wieloletni plan kont, bilans, obroty, ...) 5. obsuga wielu magazynw 6. symulacja przyszych wynikw: przychodw, kosztw, zyskw i podatkw 7. wsparcie dla rozlicze VAT z podziaem na towar i usugi 8. sprzeda lub zakupy od netto lub brutto - przeczanie netto / brutto opcjonalnie w dowolnej chwili ! 9. dokumenty seryjne 10. wielowalutowo (bank, kasa, rozrachunki, FK) - faktury eksportowe 11. ewidencja przebiegu pojazdw i automatyczne przeniesienie do ksig 12. rozrachunki z kontrahentami 13. alerty biznesowe i kontaktowe oraz elementy CRM

Drugim programem pakietu jest Kadrowiec, ktry zapewnia wsparcie pracy dziau kadr i pac: 1. kadry - wszystkie wymagane ewidencje 2. pace - elastyczny system naliczania pac w oparciu do definiowane skadniki 3. eksport do Patnika

Wszystkie programy: - import staych i kursw walut (NBP, GUC, ..) z internetu - wsppraca z Formularzami IPS w zakresie PIT5, CIT2, VAT7, ..., BPW i USPW oraz PIT4 i PIT11 - bardzo duo rnych raportw i dokumentw oraz moliwo definiowania wasnych zestawie

Ze wzgldw na potrzeb przystosowania oprogramowania do masowego wprowadzania danych, zastosowano wszystkie moliwe skrty klawiszowe blisko klawiatury numerycznej.[Enter] rozpocznij / zakocz edycj lub wybr z listy (sprawd stae programw)[Esc] - zakocz lub zrezygnuj[Ins] - nowa pozycja w tabeli[Del] - usu pozycj z tabeliDziaaj rwnie standardowe klawisze systemu Windows.[Tab] - zmiana kontrolki lub podokienka[Ctrl]+[Tab] - zmiana aktywnego okna[Alt]+[Tab] - zmiana aktywnego programu[Ctrl]+[F4] - zamknicie okienka[Alt]+[F4] - zamknicie programu[Ctrl]+[F10] - maksymalizuj/minimalizuj okienkoPozostae skrty do menu i polece "guzikowych" s ustalone w/g zasady pierwszej lub podkrelonej litery w nazwie. Wywoanie tych polece odbywa si za pomoc [lewy Alt]+litera.Ponadto:F1 - pomocF5 - sumuj (jeli jest polecenie sumowania)F3 - szukaj i kontynuuj szukanieF7 - szukajF8 - szperaj (to rodzaj poszukiwania zagniedonego)F9 - drukujF10 menuJeeli wolisz myszk, to do dyspozycji masz dodatkowe menu kontekstowe, wystpujce w kadej tabelce, ktre moesz wywoa za pomoc prawego klawisza myszy.


4Instalacja

Przed rozpoczciem pracy w programach naley je najpierw zainstalowa na komputerze.W zalenoci od wersji programy maj rne wymagania:

- DOS, dowolna wersja systemu operacyjnego DOS z moliwoci pracy w trybie chronionym, a ponadto wymaga si przynajmniej 4 MB RAM i okoo 20MB miejsca na dysku twardym. Ten ostatni wymg zmienia si wraz z liczb wprowadzonych danych

- Windows, wymaga si przynajmniej 32 bitowego systemu operacyjnego firmy Microsoft, tj. poczwszy od Windows 95, a do obecnie sprzedawanych. Wymagania sprztowe s cile zwizane z komfortem pracy w systemie Windows.

Obie wersje, dla DOS i Windows 32 mog pracowa w systemie Linux, rodowisku emulatora odpowiednio Dosemu i Wine.

Podczas instalacji wszystkie niezbdne pliki programw s kopiowane wycznie do katalogu C:\BR na dysku z systemem operacyjnym, czyli istnieje moliwo instalacji przez kopiowanie plikw. Jest to szczeglnie wane dla firm posiadajcych sie komputerow. Wystarczy po prostu pierwsz pen instalacj wykona na wybranym komputerze / terminalu i nastpnie kopiowa cay katalog BR na dysk sieciowy.

Pierwsze uruchomienie programu trwa dosy dugo ze wzgldu na konieczno budowy bazy danych firmy, ktra jest zapisywana do katalogu C:\BR\BAZY\. Jak mona wywnioskowa do pracy sieciowej wystarczy skopiowanie katalogu z baz firmy na dowolny dysk sieciowy do odpowiedniego katalogu, np. F:\BR\BAZY. Wszystkie programy pakietu podczas uruchomienia przeszukuj dyski w poszukiwaniu baz danych firm. Waciwo t moesz wykorzysta w pracy jednostanowiskowej, przechowujc dane na innym dysku ni program, oczywicie mam tutaj na myli dyski logiczne komputera, czyli dyski fizyczne i partycje na nich utworzone. Wersja na serwer sql rni si niewiele pod tym wzgldem. Czsto wsplna baza jest lokalizowana jako plik na komputerze speniajcego rol serwera. Przykadowo, dla serwera FireBird powinno si okreli ciek w/g nastpujcej skadni:/:, czyli Serwerek/1234:D:\FireBird\BAZAWSP.GDB lub :, tj. Serwerek:D:\FireBird\BAZAWSP.GDB

Oprogramowanie we wszystkich wersjach posiada szczegln cech biorc pod uwag proces instalacji. Ot mona je w dowolnej chwili instalowa na starsz lub t sam wersj programu bez obawy o zaginicie danych. Program podczas uruchomienia sprawdza struktury tabel i w razie potrzeby wykona samodzielnie konwersj. Jak wida aktualizacja programu moe polega na ponownej instalacji lub po prostu skopiowaniu pliku wykonywalnego VATowiec.exe i plikw opisujcych struktury tabel w katalogu \BR\PROGRAMY\STR_DBF (wicej informacji znajdziesz w rozdziale Administracja).

Chocia chciabym, eby VATowiec by uytkowany jak najduej i u jak najwikszej liczby uytkownikw, to jednak jest czasami potrzeba jego odinstalowania. Operacj t powinno si wykonywa w Panelu Sterowania -> Dodaj/Usu programy, ale pod jednym warunkiem, e program by na tym komputerze instalowany. Fakt dziaania programu o tym nie wiadczy, bo musi dziaa po zwykym przekopiowaniu odpowiedniego katalogu. Wwczas odinstalowanie jest moliwe przez zwyke usunicie odpowiedniego katalogu (\BR). Odinstalowanie za pomoc opcji Dodaj/Usu programy nie usuwa danych i plikw zmodyfikowanych przez uytkownika. Jest to czynno bezpieczna. Jeeli chcesz usun wszystkie dane, to naley usun katalog \BR


5Opcje uruchomieniowe

Oprogramowanie mona uruchamia z opcjami:

/T - nowa obsuga okien

/Uuytk - domylny uytkownik np. /Uadmin - domylnie loguje si ADMIN

/Hhaso haso logowania do programu

/Sdyski - skanowanie tylko wybranych dyskw w poszukiwaniu bazy danychnp. /SD - skanowanie tylko dysku D:

/B - betatest - specjalna opcja dla wdroeniowcw i uytkonikw testujcych nowe wersje oprogramowania

/Mpami - ilo alokowanej pamici dla potrzeb programunp. /M16 - zostanie zajte 16 MB pamici dynamicznej/M128 - program zajmie 128 MB pamici dynamicznejNa pasku statusu znajduje si procentowy wskanik wolnej pamici. Dziki niemu mona kontrolowa stan

pamici i odpowiednio konfigurowa system. Jak na wskaniku pojawi si "xxx" to oznacza, e wanie trwa czyszczenie pamici. Czas trwania czyszczenia powinien by jak najkrtszy, co mona z kolei optymalizowa wieloci pliku wymiany, jego pooeniem (na szybkim dysku), liczb uruchomionych programw itd.Uwaga ! Wielko pamici ma kluczowe znaczenie dla wydajnoci oprogramowania oraz moliwoci przetwarzania danych, gwnie raportw i przeliczania zestawie.

/F - wybr firmy/folderu gdzie to nazwa firmy/folderu z baz danych,np. /FBRTEST - uruchomi dla firmy BRTEST bez okna wyboru/FD:\PK - uruchomi dla firmy PK na dysku D

Po instalacji na pulpicie bd widoczne po dwa skrty np. VATowiec i VATowiec T.

Ten z literk T ma ustawion opcj C:\BR\Programy\VATowiec.exe /T aktywujc now obsug okien.


6Dokumenty

Wszystkie dokumenty zwizane z dziaalnoci gospodarcz powinny by zaewidencjonowane. W programach zastosowano szereg automatw usprawniajcych prac i ograniczajcych moliwo powstawania bdw ksigowych. Przyjto zasad, e w Ksidze Dokumentw musz znajdowa si wszystkie dokumenty, midzy innymi dotyczce zakupw i sprzeday VAT, kosztw prowadzenia rachunku bankowego, kosztw zwizanych z amortyzacj rodkw trwaych i opisujcych wiele innych zdarze gospodarczych. Zasada ta pociga za sob zwielokrotnienie zapisw i narzucenie kolejnoci wykonywania zapisw, ktr mona uj w regule, e do Ksigi Dokumentw zapisujemy na kocu. Program posiada mechanizmy wspierajce nas w rzetelnym prowadzeniu ksigi. Mechanizmy te, to nic innego jak automatyczne przeniesienia i sumowania oraz dekretacje.

Trzymajc si zasady: zaczynamy zapis dokumentw VAT od Rejestrw VAT, zaoszczdzimy sobie wiele zbdnej pracy. Podobnie naley postpowa z dokumentami typu wycig bankowy lub nota odsetkowa. Ksigujc dokument nadrzdny np. w rejestrze VAT jest jeszcze moliwo zmiany wybranych danych w Ksidze Dokumentw, np. daty obowizku podatku dochodowego w kolumnie Data.

W wielu oknach zastosowano kilka metod wyszukiwania danych. S tam rnego typu filtry oraz dziaaj dwie pozycje menu podrcznego (ewentualnie paska narzdzi) szukaj i szperaj. Pierwsza z nich umoliwia wyszukania pozycji w biecej tabelce, a druga zaglda do specyfikacji (patrz rozdzia Szperacz).

Kady dokument sprzeday bd operacji magazynowej posiada specyfikacj. Przedmiotem transakcji moe by towar, towar magazynowy, usuga lub te co bliej nieokrelonego. Wszystkie te przedmioty, odpowiednio oznaczone i wystpujce w Katalogu Towarw i Usug powinny stanowi specyfikacj dokumentu, ktra to powinna zawiera przynajmniej jedn pozycj o nazwie "NIEZNANY TOWAR LUB USUGA".

Jeeli prowadzisz magazyn(y) lub chcesz ewidencjonowa szczegy transakcji, to uzupeniaj specyfikacj dokumentu, w przeciwnym wypadku moesz t operacj pomin.

Skoro jestemy na etapie wypenienia, to pragn zwrci uwag na kilka faktw:1. wszystkie pozycje specyfikacji s wybierane z Katalogu Towarw i Usug (KTU) lub wybranego magazynu2. kada pozycja KTU powinna by okrelona, czy jest towarem, czy te usug3. magazyny mog przechowywa wycznie towary4. rozchd (sprzeda) towarw magazynowych odbywa si z dostaw


75. mona dowolnie zmienia wszystkie dane dotyczce pozycji specyfikacji6. domylny rozchd magazynowy to wg dostaw, mona za pomoc parametru w Katalogu Towarw i Usug zmieni t metod na FIFO lub LIFO

Operacje magazynowe s wykonywane automatycznie w kilku etapach. W pierwszy wpisuje si odpowiednie dane do specyfikacji, a w kolejnych program sam przenosi dane i wylicza odpowiednie wielkoci. Operacje na dostawach s widoczne w dolnym okienku specyfikacji.

Kolumna z dostawy (domylny tytu kolumny) zawiera informacje o rozchodach dla towarw z zastosowaniem metody FIFO lub LIFO. Jest ona wwczas niezbdna do okrelenia iloci zdjtej z konkretnej dostawy, czyli rwnie porednio kosztu wasnego sprzeday. Program automatycznie wyszukuje dostaw ze stanem wikszym od zera. Istnieje jednak moliwo wyboru dostawy sprzeday, przy czym w metodach FIFO i LIFO wybrana dostawa staje si startow, od ktrej zacznie si zdejmowanie towaru.Kolejna kolumna wymagajca komentarza to Rezerwa. W pewnych rodzajach dziaalnoci wystpuj sytuacje kiedy na poziomie dostaw powstaj nadwyki lub niedobory. Zapis do tej kolumny pewnej iloci umoliwia kompensat rnic, czyli po prostu rezerwacj i przyjcie dodatkowej iloci. Wykorzystanie tej kolumny zaley po prostu od potrzeb uytkownika.Po aktualizacji dostaw program przenosi odpowiednie iloci na stany magazynowe i w ostatnim etapie do katalogu towarw i usug, gdzie znajduje si zbiorcza informacja o stanach w firmie (we wszystkich magazynach). Jeeli podczas pracy stwierdzi si, e stany magazynowe nie odpowiadaj stanowi faktycznemu, to mona na odpowiednim magazynie uruchomi weryfikacj. Operacja ta zliczy ponownie stany na podstawie dokumentw i powinna by uruchamiana tylko w sytuacjach awaryjnych.

W celu uatwienia pracy i prowadzenia analizy istnieje moliwo natychmiastowego podgldu historii towaru. Oba guziki Hist i roz otwieraj okienka z wykazem wszystkich transakcji, a w szczeglnoci roz transakcji rozchodowych z aktualnie zaznaczonej dostawy.

Kolejne zagadnienie nurtujce wszystkich sprzedawcw, to metoda wyliczania podatku VAT. Chcc unikn niezgodnoci wyliczonych kwot z Twoimi oczekiwaniami wprowadzono kilka metod stosowanych w praktyce:1. Ceny jednostkowe w NETTO lub BRUTTO - metod moesz wybra w menu System -> Stae programw -> VATowiec:a) Czy sprzeda od NETTO ?b) Czy zakupy od NETTO ?c) Czy magazyn od NETTO ?Jak wida, mona ustali niezalenie sposb podejcia do cen.Naley jeszcze tylko doda, e opcj mona zmienia w dowolnej chwili.

2. Obliczanie podatku VAT dokumentu - metod wybieramy analogicznie w "Staych programw"a) Czy obliczy VAT sprzeday w stopce ?b) Czy obliczy VAT zakupu w stopce ? Wypada porwna obie metody obliczania podatku VAT. Jeli zaoymy, e mamy ustawienie standardowe, tj. "NIE", to VAT dokumentu jest sum podatkw ze wszystkich pozycji specyfikacji. W przeciwnym wypadku, VAT jest obliczany z sumy BRUTTO specyfikacji dla kadej stawki oddzielnie, a nastpnie sumowany w ramach stopki VAT.

Metod nr 2 stosuje si w sprzeday detalicznej od BRUTTO i z wykorzystaniem kas lub drukarek fiskalnych.


8Kolejnym wsplnym elementem wszystkich dokumentw jest dekretacja, ktra jest stosowana na penej rachunkowoci. Ksigowanie dekretw polega na przeniesieniu odpowiednich kwot do planu kont. Przeniesienie to musi spenia jedn podstawow zasad, a mianowicie: suma po stronie winien musi by rwna sumie po stronie ma. Ksigujc jak kwot na rozrachunki z kontrahentem, trzeba rwnie zaksigowa t kwot w np. koszty, sprzeda, itp. Podczas rcznego ksigowania program pomaga uzupeniajc odpowiednio kwot i stron.

Podstawow operacj podczas ksigowania jest utworzenie dekretu, tj. opisu zawierajcego konto, dat i kwot. W celu przypieszenia pracy w programie wprowadzono automatyczn dekretacj, ktra polega na tworzeniu dekretw przez program na podstawie informacji o domylnych kontach, zdefiniowanych np. w tabeli kontrahentw. Kolejnym elementem automatyzacji jest tworzenie dekretw zdefiniowanych w tabeli automatycznych dekretw, menu FK->Auto dekrety. Automat dziaa w okienku jeeli jest zaznaczona opcja 4?

Wszystkie transakcje wykonywane w walucie obcej trzeba przewalutowa do waluty ksigowej. Dekretacja umoliwia zaksigowanie do planu kont kwot w obu walutach.

Nowy dekret dodajemy na kilka sposobw:1. dziki zastosowaniu wymienionych automatw2. za pomoc opcji menu podrcznego ( prawy klawisz myszy )3. po naciniciu klawisza [Ins]

Usuwamy dekret stosujc:1. menu podrczne i opcja "Usu"2. klawisz [Del]

W tabeli znajduje si dodatkowa kolumna "poz." zawierajca identyfikator dekretu. W przypadku wycigw bankowych, raportw kasowych i kompensat, identyfikator ten wie dekret z pozycj specyfikacji dokumentu. Zaleca si, aby nie zmienia danych w tej kolumnie i moliwo edycji traktowa jako rozwizanie awaryjne.

Uwaga:Jeeli zosta usunity dekret zaksigowany, to naley bezwzgldnie uruchomi "Weryfikacj" w planie kont !

Oprogramowanie posiada rwnie automat do numeracji PK. Wystarczy jego wczy w staych programu i zdefiniowa metod numerowania PK dla kadego rodzaju dokumentu w menu FK->Numeracja PK.


9Kolumny tabel

Wszystkie tabelki w oknach programu posiadaj moliwo samodzielnego definiowania tytuw kolumn, opisw i ich kolejnoci. Te waciwoci ustawia si w specjalnym okienku Kolumny, otwieranym z menu podrcznego (prawy klawisz myszy) w opcji Kolumny. Zmian pooenia wykonuje si za pomoc klawiszy ze strzakami. Dodatkowo istnieje moliwo ukrywania kolumn, ktre nie s zaznaczone jako Zawsze.Przywrcenie domylnych waciwoci tabeli wykonuje si za pomoc guzika reset.Tytuy i opisy kolumn mona przypisa do wybranego jzyka, ktry jest wybierany dla osoby pracujcej w programie. Oprogramowanie jest bardzo rozbudowane i z ca pewnoci nie wykorzystasz wszystkich jego moliwoci. Jego nadmiarowo nie jest wad, poniewa mona wiele opcji wyczy, tak jak mona ukry kolumny w tabelce. Dodatkowo ze wzgldw wydajnociowych zaleca si ukrywanie zbdnych kolumny zaznaczajc ople w kolumnie Ukr.

Nowa obsuga okien umoliwia zdefiniowanie wasnego kolorowania tabelki.Poniej przykad kolorowania numeru dokumentu wystawionego dla kontrahenta rolnik


10Menu podrczne

Menu podrczne jest dostpne po klikniciu prawym klwiszem myszy.

Jak wida obok, opcje menu odpowiadaj w wikszoci przypadkw guzikom widocznym na pasku narzdzi lub w grnej czci otwartego okienka.

Wiele z nich nie wymaga wyjanie, dlatego opisz tylko te opcje, ktre nie s czsto wykorzystywane:

Sortuj a-z dziaa tak samo jak dwukrotne kliknicie na tytu kolumny w tabeliFiltruj uruchamia filtr dla wybranej kolumny z moliwoci poprawienia zakresu filtrowania

Nadruk wyb. wybr formularzy nadruku w oknieSzablon wyb. wybr szablonw w oknie

Arkusz - wysanie danych z okna do arkusza kalkulacyjnego za pomoc mechanizmu OLE. Arkuszem moe by Calc z pakietu OpenOffice lub Excel Microsoft Office

Definicje XML wybr raportw XML w oknie

Wasne otwiera okno z obsug tabel zdefiniowanych dla wasnych potrzeb(struktur wasnych tabel okrela si w System->Zasoby)

Zmiany kontrola zmian w oknie, czyli sprawdzenie co si zmienio i kto dokona zmiany. Zawarto okna jest regulowana za pomoc staej "Ilo dni przechowywania danych w logu zmian."

Wiele polece menu podrcznego ma swoje odpowiedniki w menu gwnym Operacje i posiada klawisze skrtw, omwione wczeniej.


11Pasek statusu - skrty

Praktycznie wystarczy rzut okiem na powyszy zrzut ekranu, aby odkry i s opisy tajemniczych skrtw stosowanych w tytuach kolumn :)

W oprogramowaniu stosuje si rwnie inne popularne i mniej popularne skrty:

NBP - Narodowy Bank PolskiPKPIR lub KPIR - Podatkowa Ksika Przychodw i RozchodwKD - Ksiga DokumentwRV - Rejestr(y) VATKTU - Katalog Towarw i UsugT - rodki TrwaeKZP - Kasa Zapomogowo-poyczkowaFK - Finanse i Ksigowo


12Ksiga Dokumentw

Ewidencja musi pociga za sob inne korzyci ni moliwo jej przegldania. Oprcz wydrukw, czy staej kontroli finansw firmy moemy uzyska informacj o wysokoci podatku do zapacenia. Oczywisty jest fakt potrzeby sprawdzenia i ewentualnego uzupenienia staych rocznych, dotyczcych podatkw i statusu Twojej firmy. Jeli jeste osob fizyczn prowadzc dziaalno gospodarcz, to powinien tam wystpi zapis formy dziaalnoci "OF", jeli rozliczasz si na zasadach ryczatu ewidencjonowanego to RE i analogicznie dla spek "SC", "SJ", "SZ", "SA" itd. Majc uzupenione wszystkie niezbdne dane moesz sprawdzi stan swoich finansw w menu "Zestawienia" -> "Podatki" po uprzednim uruchomieniu sumowania w Ksidze Dokumentw ( guzik "Sumuj" ).

Przejdmy do zapisu dokumentu do KD. Zamy, e chcemy wpisa Dowd Wewntrzny zawierajcy informacj o poniesionych kosztach. Kolumna zatytuowana "Data" powinna zawiera dat ksigowania kosztu (edycj rozpoczynamy klawiszem [Enter]). Idc dalej, w polu "Rodzaj Dokumentu" mona wpisa "DW". Zatrzymajmy si na chwil przy tej kolumnie. Program nie narzuca adnych obowizkowych skrtw, ale warto stosowa oglnie przyjte jak np. DW - dowd wewntrzny, FA - faktura, KO - korekta, PW - przychd wewntrzny, RW - rozchd wewntrzny, MM - przesunicie magazynowe ;-) itd. nie zapominajc o NT, WB, RK. Pomimo braku ogranicze w stosowaniu skrtw naley zaznaczy, e program przenoszc automatycznie dokumenty z rejestrw VAT lub np. rodkw trwaych stosuje wanie wyej wymienione. Tre dowodu wewntrznego powinno si umieci w notatce drukowanej, wwczas mamy moliwo wydrukowania dokumentu.

Istnieje dokument, ktry stosuje si wycznie w penej rachunkowoci i jest nim PK - polecenie ksigowania.Wpisujc PK do ksigi powinnimy zwrci uwag, e w kolumnie "Kwota" powinna by warto odpowiadajca poniesionemu kosztowi lub przychodowi.

W dziaalnoci osoby fizycznej pojawia si dodatkowe ksigowanie skadek ZUS. S dwa sposoby. Pierwszy polega na ksigowaniu bezporednim wszystkich skadnikw takich jak:- kategoria "K" kosztw, bdca sum skadek spoecznych i funduszu pracy- kategoria "O" od podatku, bdca czci skadki zdrowotnej


13

- kategoria "Q" od zysku, bdca reszt skadki zdrowotnej

Drugi ze sposobw polega na utworzeniu wzorca listy pac i odpowiednich skadnikw w programie Kadrowiec. Metoda ta wymaga pewnego wkadu pracy w definiowanie skadnikw odwoujcych si do staych miesicznych, ale pniej nie wymaga czasochonnych oblicze i pilnowania zmian wielkoci skadek ( istnieje moliwo importowania staych z Internetu ). Peny opis znajduje si w pomocy do programu Kadrowiec.

Wydruki ?Wystarczy, eby ustawi kursor na wybranym dokumencie i naciniesz [F9] (lub guzik Drukuj na pasku narzdzi).Jeeli ustawisz kursor na podsumowaniu, lub dokumencie, ktrego si nie drukuje, to program wykona wydruk zestawienia. W przypadku Ksigi Dokumentw jest to po prostu wydruk PKPiR. Identyczna zasada jest zachowana w pozostaych ewidencjach programu.

Jak wida na zrzucie ekranu, zastosowano szereg skrtw, ktre s dosy czsto stosowane w ksigowoci i oglnie dziaalnoci gospodarczej:RD - Rodzaj dokumentu ksigowegoJest to pole zawierajce dwuliterowy skrt okrelajcy jednoznacznie rodzaj dokumentu. Zaleca si stosowanie nastpujcych skrtw:FA - faktura VATKO - korekta VATPW - przychd wewntrznyRW - rozchd wewntrznyDW - dowd wewntrznyWB - wycig bankowyRK - raport kasowyPK - polecenie ksigowaniaNT - notaNO - nota odsetkowa

NDK - Numer dokumentu ksigowegoPole posiada miejsce na 16 znakw dowolnego tekstu. Oznacza to, i czasem wystpi konieczno skrcenia np. numeru faktury, ktry jest zbyt dugi. Niestety s jeszcze firmy obdarzone poczuciem artystycznej twrczoci i produkuj np. 2002/oszc/mg16/lk/0000015. Jak wida, numer ten zawiera szereg informacji zbdnych i mona, z zachowaniem zasady jednoznacznoci, usun lub skrci rok, oddzia, nr magazynu, zera, znaki "/" itd. Postpowanie to jest zgodne z prawem.

Opis ZG Opis zdarzenia gospodarczegoTutaj powinno si zapisywa informacje wymagane na wydruku KPiR, a w przypadku penej rachunkowoci, po prostu krtk informacj opisujc zdarzenie.

Termin - Termin zapaty.Wpisanie tej daty jest warunkiem koniecznym do przeniesienia dokumentu do terminarza nalenoci i zobowiza.

? Czy bez odsetek ?Jest to pole wane w przypadku zaniechania naliczania odsetek za przeterminowane patnoci.

Do rozliczenia rocznego na zasadach oglnych wymaga si obliczenia rnicy remanentu pocztkowego i kocowego. Program zawiera wsparcie w postaci ksigowania remanentu kocowego z kategori ksigi dokumentw zawierajc w rodzaju literk R. Domylnie importuje si kategoria M, ktra dodatkowo jest wyczona z drukowania. Warto pozycji jest traktowana jako remanent pocztkowy w kolejnym roku. Program wylicza rnic i odpowiednio odejmuje od kosztw roku w zestawieniu podatku dochodowego za grudzie. To samo jest wykonywane w zestawieniu wydruku PKPiR za grudzie na ostatniej stronie.


14Rejestry VAT

Ustawiajc jedn z opcji "sprzeda" lub "zakup" wybierzesz dane rejestru sprzeday lub zakupu. Oba rejestry niczym si nie rni pod wzgldem wygldu i obsugi manualnej. W pierwszym i ostatnim wierszu rejestru s przechowywane podsumowania w skali roku i miesica. Sumy te s aktualizowane na danie tj. po "naciniciu guzika" sumuj. Zrezygnowano z automatycznej aktualizacji sum z dwch wzgldw, po pierwsze automat spowalnia prac, a po drugie kadorazowe przeliczenie obcia sie, czyli utrudnia prac wszystkim pozostaym uytkownikom.

Nowy dokument dodajemy za pomoc guzika "Dodaj" lub klawisza [Ins], albo wybierajc z menu podrcznego (prawy klawisz myszy) opcj "Dodaj". Nastpnie uzupeniamy dane w kolejnych polach w wiersza rozpoczynajc edycj klawiszem [Enter] (lub tzw. dwuklik). W najprostszej postaci wystarczy wypeni pozycj rejestru VAT. Jeli jednak na fakturze wystpuje inna stawka VAT ni domylna lub kwoty w stopce VAT faktury nie zgadzaj si z obliczonymi, to naley przej do stopki VAT rejestru (klawiszem [Tab]) i wpisa waciw stawk lub stawki i kwoty. Program jest tolerancyjny na mae rnice wynikajce ze sposobu liczenia podatku VAT dokumentu. Powszechnie stosowana metoda ksigowania polegajca na wypenieniu specyfikacji dokumentu jest ostatni metod wprowadzania dokumentu w programie VATowiec. Wwczas to trzeba klikn guzik "Specyfikacja" (lub [Alt]+[S]) i uzupeni wszystkie pozycje specyfikacji.

Wydruk wybranego dokumentu wykonujemy poprzez wybranie dokumentu z listy i kliknicie na ikon drukarki (lub menu Pomoc -> Drukuj). Jeeli chcemy wydrukowa rejestr, to naley zaznaczy wiersz podsumowania (pierwszy lub ostatni) i analogicznie, klikn na ikon drukarki. Istnieje moliwo wydruku na kadym dokumencie logo firmy zapisanego w pliku graficznym. W tym celu trzeba przygotowa taki plik i zapisa w katalogu firmy \BR\BAZY\. Format pliku powinien by zgodny z jednym z formatw graficznych: JPG, PNG, TIF, PCX lub BMP. Program domylnie przyjmuje moliwo wydruku logo dla faktury VAT. Decyzj o wydruku mona podejmowa w kadej chwili zaznaczajc odpowiedni opcj w parametrach wydruku lub pole w zestawieniu menu System-> Wydruki. Ponadto naley zaznaczy, i program sprawdza obecno pliku o domylnej nazwie logo.* lub wskazanej nazwie w katalogu firmy i wybiera pierwszy zgodny z dozwolonymi formatami graficznymi.

Jak wiadomo czasami istnieje potrzeba kontroli i korekty daty obowizku podatkowego. Program umoliwia automatyzacj zmiany daty obowizku podatku dochodowego i VAT w zalenoci od daty zapaty. Operacja autokorekty daty Ksigi Dokumentw (podatku dochodowego) naley do wyjtkw, tj. np. dla transakcji zwizanej VATowskim czynszem (czynsz bez VAT jest w innym oknie programy) zaznacz wwczas pole "PD" dokumentu. Autokorekta daty dokumentu rejestru VAT, czyli daty obowizku podatkowego VAT jest wczona po zaznaczeniu pola w kolumnie "VAT" rejestru VAT. Obie operacje maj sens jeli prowadzisz rozrachunki w oknie "Bank, kasa i kompensaty". Automaty dziaaj podczas zapisw w tym oknie oraz podczas sumowania w rejestrze VAT.


15Operacje walutowe

Wszystkie czynnoci manualne i oglne zasady obsugi s identyczne jak w rejestrach VAT.Jedyna rnica polega na tym, e ksigujemy gwnie w innej walucie ni krajowa. Program sumuje pozycje rejestru wg dodatkowego kryterium, czyli waluty. Poniewa dokumenty musz by zaksigowane do rejestrw VAT i ksigi dokumentw w walucie krajowej, naley poda rodzaju kursu i dat waluty, albo po prostu kurs. W pierwszym przypadku kurs bdzie automatycznie pobrany z tabel, ktre mog by aktualizowane z internetu.

Z tego rejestru drukuj si faktury i korekty eksportowe w jzyku angielskim i francuskim. Wszystkie notatki i parametry wydruku s rozwizane analogicznie do faktur krajowych. Nazwy towarw i usug wystpujce w dokumentach eksportowych maj swoje pola w Katalogu Towarw i Usug.

Na podstawie operacji w tym rejestrze s wykonywane zestawienia dla formularza VATUE.

Charakterystyczna operacja przeprowadzana z poziomu tego okienka, to import. W specyfikacji dokumentu znajduj si dodatkowe pole zwizane z kwot akcyzy oraz kosztami ubezpieczenia i transportu. Ze wzgldu na obecne przepisy, program sumuje do wartoci netto wszystkie skadniki, czyli cen jednostkow oraz w/w. Warto akcyzy i dodatkowe koszty s przenoszone do stopki vat rejestru operacji walutowych.

Okienku operacji walutowych, rejestru VAT i kilku innych wystpuj dodatkowe guziki [Moje] i [Filtr]. Pierwszy z nich umoliwia wczenie szybkiego filtru na dokumenty wasne, czyli ksigowane osobicie pod warunkiem logowania si do programu jako konkretny uytkownik. Drugi to szybki filtr na dokumenty wskazanego kontrahenta. Oczywicie dziaa rwnie filtrowanie dla wybranej kolumny, uruchamiane za pomoc opcji menu podrcznego (prawy klawisz myszy), ale zastosowanie [Filtr] jest praktyczniejsze w uytkowaniu, mona zmienia okres podczas dziaania tego filterka.

Obecna wersja stabilna 3.09 wspiera oba rodzaje rnic kursowychdla ksigowoci uproszczonej, a wersja testowa 3.10 rwnie ksigowoci penej.Obie maj wsplne ustawienia w ramach kategorii Ksigi Dokumentwi staych programu VATowiec. Poniej zrzut przykadowych kategorii:

dla rnic kursowych - finansowych


16dla rnic kursowych podatkowych

Aktywacja obsugi rnic kursowych odbywa si pomoc staych:

Dla ksigowoci uproszczonej wystarczy wykona powysze ustawienia bez przypisywania domylnychkont FK do kategorii ksigi dokumentw. Wwczas podczas ksigowania np. wycigu bankowego program automatycznie doda do dokumentu WB w ksidze dokumentw odpowiednie pozycje w stopce. Czyli po postu "wrzuci" finansowe rnice kursowe w koszty lub przychody.Analogicznie zachowa si automat dla rnic kursowych podatkowych.Okno operacji walutowych zawiera kolumny dla dwch kursw walut. Pierwszy z nich spenia dotychczas funkcj kursu rozrachunkowego, czyli np. jaki umowny kurs rozliczenia z kontrahentem, a drugi dla podatku VAT.Po zdefiniowaniu kategorii ksigi dokumentw dla podatkowych rnic kursowych, pierwszy spenia dodatkowo funkcj kursu walut dla podatku dochodowego, a drugi bez zmian dla vatu.Jeeli bdzie istniaa potrzeba dodania oddzielnego kursu dla podatku dochodowego, to prosz o sygna. Da si to wszystko w miar logicznie rozwiza.

Pena ksigowo wymaga dodatkowo wykonania automatycznej dekretacji.W przypadku finansowych rnic kursowych program tworzy dodatkowy dokument PK, z odpowiednim opisem, z dekretacj ogln lub szczegow analogicznie do dekretacji operacji w banku/kasie/....Podatkowe rnice kursowe nie wymagaj tworzenia dodatkowego dokumentu, a jedynie dodania odpowiedniego dekretu.


17Czynsz, najem, dzierawa

Ewidencja czynszu, najmu i dzierawy naley do jednej z najtrudniejszych poniewa jest przeznaczona dla transakcji, ktre s ksigowane w Ksidze Dokumentw dopiero po zapacie. Analogi do tego typu rozwizania jest metoda kasowa zakupw. Celem tej ewidencji jest zapewnienie kontroli wszystkich nalenoci tutaj wystpujcych.

Do Ksigi Dokumentw s przenoszone te transakcje jako dokumenty ukryte, ale uwzgldnianie podczas obliczania salda zaduenia. Dopisanie dokumentu w rodzaju "RC" (rachunek czynszowy) do Ksigi Dokumentw skutkuje korekt kwoty do zapaty dokumentu ukrytego. Wszystkie pozycje powinny mie zastosowane specjalne kategorie C na przychody z czynszu i D na koszty zwizane z tymi transakcjami. Dziki zastosowaniu kategorii program moe prawidowo wypeni zestawienie podatku dochodowego, w ktrym musz by oddzielone przychody i koszty z dziaalnoci gospodarczej od czynszu, najmu lub dzierawy.

Wszystkie transakcje, czyli opaty za czynsz, najem lub dzieraw s przypisane do podmiotw, ktrymi moe by osoba fizyczna lub firma. Podczas sumowania program wylicza biece saldo zaduenia. Saldo z tego rejestru powinno by zgodne z saldem w Ksidze Dokumentw oraz z saldem na dzie biecy w oknie Kontrahenci.


18Zlecenia napraw i transportowe

Ewidencja zlece napraw naley do pomocniczych i jest stosowana w niewielu firmach. Chodzio jednak tutaj o to, eby program by uniwersalny.

Zlecenia napraw nie s jeszcze w aden sposb powizane z transakcjami ksigowymi, stanowi element niezaleny. Nie ogranicza to w aden sposb moliwoci tej ewidencji. Zlecenie mona wydrukowa.


19Bank, kasa, kompensaty

Pene i rzetelne ewidencjonowanie operacji finansowych przynosi szereg korzyci. Poczwszy od wycigw bankowych, uzyskamy kontrol banku (to nie art) oraz wasnych finansw. Kada pozycja wycigu moe by skojarzona z dokumentem transakcji handlowej i poprzez to automatycznie wpynie na kwot nalenoci lub zobowiza. Skoczywszy na kompensatach, umoliwiajcych bezgotwkowe rozliczanie midzy kontrahentami.

Okienko skada si z dwch tabelek zawierajcych nagwki dokumentw i ich specyfikacje. Jeli wpisujemy wycig bankowy, to w nagwku powinien wystpowa bank jako kontrahent. Jeli wpisujemy raport kasowy, to w nagwku powinna wystpi kasa firmy i najczciej wystarczy wybra "siebie" z listy kontrahentw. Podobnie wyglda sytuacja podczas wpisywania kompensaty, kiedy to musimy w nagwku wskaza swojego kontrahenta. Jak wida, w kadym przypadku mona wybra dowolnego kontrahenta i tylko od Ciebie zaley, czy zapisy bd poprawne. Nasuwa si pytanie, co zrobi w przypadku wystpowania kilku kas w firmie ?Wwczas trzeba wprowadzi dodatkowego kontrahenta o nazwie np. "Moja firma - kasa dolarowa" i wybiera tego kontrahenta w nagwku raportu kasowego. Uytkownicy bdcy na penej rachunkowoci mog wykorzysta mechanizm auto-dekretacji. Skuteczno dziaania tego mechanizmu zaley od przypisania domylnych kont w bazie kontrahentw. Druga tabelka powinna zawiera pozycje odpowiadajce operacjom odpowiednio na wycigu, w kasie lub rozliczanym za pomoc kompensaty. Do specyfikacji dodajemy now pozycj za pomoc klawisza [Ins] lub poprzez wybranie opcji dodaj z menu kontekstowego. W tym momencie prosz zwrci uwag na pewne mechanizmy i udogodnienia. Mona bowiem od razu wybra kontrahenta zwizanego z transakcj finansow lub po prostu dokument transakcji. Wwczas program automatycznie uzupeni pozostae pola wiersza specyfikacji. Po wybraniu dokumentu mona zmienia kwoty i opis transakcji, mona rwnie zmieni sam dokument. Powizanie patnoci z dokumentem czsto jest nazywane skojarzeniem.Skojarzenie to, patnoci z dokumentem, mona usun ustawiajc kursor w kolumnie "Dokument" i wybranie z menu kontekstowego (prawy myszy) opcji "Usu" (lub te za pomoc klawisza [Del]). Jeeli pozycja specyfikacji nie posiada przydzielonego kontrahenta, to wybr dokumentu do skojarzenia polega na wyborze dokumentu jeszcze nierozliczonego. Uznaje si, e dokument nierozliczony, to taki, ktry ma termin patnoci i nie zosta w peni zapacony.

W opcji "Kasa" istnieje moliwo wydrukowania dokumentw KP i KW. Wystarczy bdc w specyfikacji zaznaczy pozycj i z menu kontekstowego wybra "Drukuj" (ewentualnie klawisz F9). Chciabym zwrci jeszcze uwag na kolumn Numer Transakcji Kasowej (NTK), ktra powinna zawiera numer dokumentu KP lub KW (wczenie autonumeracji w staych programu). Jeeli wystpi kilka pozycji z tym samym numerem i kontrahentem, to program w dokumencie KP/KW wydrukuje wszystkie te pozycje.

Zastanwmy si nad przypadkami szczeglnymi. Pierwszy z nich to zapata za kilka dokumentw, ktra widnieje jako jedna pozycja na wycigu bankowym. W tym przypadku zaleca si rozbicie tej pozycji wycigu na kilka odpowiadajcych kwotowo zapaconym dokumentom. Nie trzeba przejmowa si liczb porzdkow, bo ona nie musi odpowiada pozycjom na dokumencie rdowym. Drugim przypadkiem s zapaty czciowe za transakcj


20handlow, czyli na jeden dokument przypada kilka zapat. Tutaj wystarczy odpowiednio korygowa kwoty w specyfikacji, a program bdzie sam liczy pozosta kwot do zapaty.

Bank, kasa i kompensaty s wielowalutowe.Transakcje finansowe s charakteryzowane walut caego dokumentu w nagwku. Zasad jest e suma po stronach Przychd i Rozchd daje odpowiednie obroty dla dokumentu finansowego. Innymi sowy kwota w polu Przychd lub Rozchd jest w tej samej walucie co nagwek dokumentu. Walut specyfikacji moemy okreli jako inn ale zwizan z dokumentem kojarzonym z patnoci. Dane w kolumnach Waluta i Kwota specyfikacji powinny odzwierciedla walut i kwot dokumentu skojarzonego.

Operacje finansowe posiadaj autodekretacj, ktra musi by wykonywana w walucie krajowej i jednoczenie powinna zapewni poprawne ksigowanie do dewizowego planu kont. Przewalutowanie do waluty krajowej odbywa si po kursie wpisanym w specyfikacji lub kursie walut oznaczonym liter K w polu kategoria kursu. Najczciej okrela si tak kurs redni NBP dla kadej z walut.

Dodatkowe opcje pomocnicze: zaliczki, saldowanie, rezerwy su do ksigowania operacji finansowych, ktrych z rnych wzgldw nie chcemy lub nie moemy zaksigowa za pomoc gwnych opcji okna.

W sytuacji kiedy nie posiadamy dokumentu, czyli wykonywana jest przedpata, wystarczy zaznaczy pole w kolumnie DP dokument przedpaty. Wwczas program automatycznie utworzy odpowiedni dokument w ksidze dokumentw, ktry bdzie widoczny w Historii okrelonego kontrahenta.

Dodatkowa opcja autodekr. widoczna u gry okienka suy do odblokowania autodekretacji, ktra jest domylnie zablokowana w celu przypieszenia ksigowania duych wycigw bankowych.


21Noty odsetkowe, wezwania

Jest to okienko, do ktrego nikt nie chce zaglda, bo wie si z windykacj nalenoci. Tutaj mona utworzy wezwanie do zapaty dla wybranych, niezapaconych dokumentw oraz not odsetkow dla dokumentw zapaconych. Specyfikacj dokumentu mona wypeni rcznie lub za pomoc automatu, ktry jest uruchamiany po klikniciu na guzik Automat. Jak wiadomo, w zakresie windykacji s praktycznie dwa dokumenty Noty Odsetkowe i Wezwania do zapaty. Te pierwsze dotycz dokumentw zapaconych, a drugie niezapaconych. Automat sam wyszuka wszystkie bez wzgldu na to, czy ju bya robiona Nota Odsetkowa lub Wezwanie, czy te nie. Naliczenie odsetek odbywa si na podstawie stp odsetkowych w Sowniki -> Stopy odsetkowe.

rodki trwae

Okienko skada si z dwch tabelek, wykazu rodkw trwaych i ewidencji odpisw amortyzacyjnych.


22Przed zapisem do rodkw trwaych trzeba zaksigowa sam zakup. Jeeli warto netto zakupu przekracza 3500 z, to ksigujemy faktur VAT do rejestru VAT zakupu z kategori C oraz do Ksigi Dokumentw z kategori wyczajc z kosztw np. Q, U. Wwczas kwota podatku VAT zostanie waciwie przeniesiona do VAT-7 i nie powielimy kosztw, bo po rozpoczciu amortyzacji kosztem bd odpisy. Jeeli warto zakupu jest nisza ni 3500, to naley podj decyzj o ewentualnym wprowadzeniu na wyposaenie.

Oglnie mamy nastpujce rozwizania:

1. rodki trwae - warto powyej 3500 ewidencja rodkw trwaych metodami: - metody liniowej - metody degresywnej - metody dowolnej innej - zmian wartoci rodka w efekcie automatycznie generuje Not z odpisami amortyzacyjnymi (w celu wykonania amortyzacji jednorazowej wystarczy do stawki wpisa 999,99)

2. wyposaenie - warto poniej 3500 i ( wiksza od 1500 lub uytkowanie dusze od roku )- wypeniamy specyfikacj faktury zakupy ze wskazaniem magazynu "Wyposaenie"

3. koszt jednorazowy - mniejsza od 1500 i uytkowanie krtsze od roku- wystarczy uproszczone ksigowanie faktury

4. leasing operacyjny - amortyzacja na penej rachunkowoci- dochodzi odpowiednia dekretacja faktury czynszowej

Przejdmy do ksigowania rodka trwaego.W grnej tabelce dodajemy now pozycj za pomoc klawisza [Ins] lub z menu podrcznego Dodaj (to menu wida gdy klikniemy prawym klawiszem myszki w tabelce). Numer inwentarzowy i opis powinny by ustalone w Twojej firmie w sposb zapewniajcy zachowanie porzdku w rodkach Trwaych. Czsto stosuje si tutaj rne amace, wskazujce miejsce, wydzia, dzia. Kolejne pole KRST to kod Klasyfikacji rodkw Trwaych. Kod ten jest bardzo wany, bo okrela stawk amortyzacji, najwaniejszy parametr stosowany w rodkach trwaych. Data przekazania nie musi by zgodna z dat zakupu. Ma jednak znaczenie dla pierwszego odpisu amortyzacyjnego, ktry moe si odby w miesicu nastpnym. Warto pocztkowa okrela kwota od ktrej bd odejmowane odpisy i jest ona zarazem podstaw pierwszego odpisu. Kolejne odpisy mog mie inn podstaw, bo warto rodka trwaego moe ulega zmianom. Po wybraniu dokumentu zakupu / nabycia mona wydrukowa OT.

Kolejny etap ksigowania rodkw trwaych, to naliczenie odpisw amortyzacyjnych. Czynno t mona wykona rcznie, wypeniajc wszystkie odpisy, lub automatycznie, uruchamiajc automat pod guzikiem Przelicz. Automatyczne przeliczenie i generowanie odpisw dziaa od pozycji na ktrej znajduje si kursor. Jeeli np. zmieniamy w ktrym miesicu stawk, to naley ustawi kursor na tym miesicu i wczy przeliczenie. Podobnie postpujemy po zmianie wartoci rodka trwaego. Automat dziaa dla aktualnego rodka, ale aktualizuje wszystkie odpisy przenoszone do Ksigi Dokumentw oraz wszystkie dekrety dla penej rachunkowoci (automatyczna dekretacja zadziaa jak si okreli konta w opisie rodka trwaego).

Jak wida z opisu, ewidencja rodkw trwaych w programie VATowiec powinna zajmowa minimaln ilo czasu pracy. Raz przeliczony rodek trway nie wymaga wykonywania tej operacji co miesic, ale wycznie w sytuacji zmiany wartoci lub likwidacji.

Ostatni etap ycia rodka trwaego w programie to jego likwidacja. Nie wolno usuwa pozycji w grnej tabelce jeeli byy ksigowane odpisy amortyzacyjne, ale wystarczy wpisa dat likwidacji i wydrukowa dokument LT.

Pod guziczkiem [Konta] znajduje si historia domylnych kont ksigowych dla rodka trwaego. Zmiany w tym oknie powinny by przeprowadzane w sytuacji zmiany konta, co ma miejsce najczciej na przeomie lat.

rodki trwae mona podzieli na grupy. Podzia ten nie jest obowizkowy i wynika ze specyfiki firmy. Przykadowe grupy to podatkowe i obrachunkowe lub odpowiadajce oddziaom firmy, czy te rnym lokalizacjom biur i warsztatw. Podzia na grupy umoliwia ograniczenie wydruku rodkw trwaych do wybranej grupy.


23Wyposaenie

Ewidencja wyposaenia odbywa si niemal automatycznie podczas zakupu/przychodu towaru na magazyn Wyposaenie (W) i jego sprzeday/rozchodu z tego samego magazynu.Czyli wprowadzenie wyposaenia to zwyky zakup lub przychd towaru, zatem konkretne wyposaenie powinno widnie w Katalogu Towarw i Usug oraz powinno by oznaczone jako T (towar).

Operacje w okienku Wyposaenie nieco odbiegaj od typowych rozwiza. Guzik [Dodaj] uruchamia specjaln procedur wyszukujc wszystkie towary wprowadzone na magazyn W i po wykryciu nowego dodaje do wykazu now pozycj. Guzik [Kontrola], to uruchomienie procedury weryfikujcej cay wykaz wyposaenia.

Poniewa wyposaenie jest towarem, to mona w Zestawienia->Magazyn->Wyposaenie drukowa remanent (spis wyposaenia) na dowolny dzie.


24Gospodarka magazynowa

Okienko gospodarki magazynowej jest przeznaczone dla firm, ktre posiadaj wydzielon komrk do ewidencjonowania magazynowego, czyli osoby, ktre zajmuj si wycznie magazynem lub magazynami. Wszystkie operacje magazynowe mona zrealizowa w Ksidze Dokumentw lub Rejestrze VAT, a tutaj po prostu zostay one jakby wydzielone gwnie ze wzgldu na moliwo blokady dostpu do np. rejestru vat dla osb pracujcych na magazynie. Przeniesienie dokumentw do innych moduw odbywa si automatycznie po wskazaniu moduu np. do rejestru vat po zaznaczeniu w kolumnie V.

Dokumenty w wielu przypadkach s automatycznie przenoszone lub powielane. Przenoszenie odbywa si z rejestru VAT, jeeli bdzie wpisany numer dokumentu magazynowego. Powielanie odbywa si w ramach okna gospodarki magazynowej i dotyczy dokumentw MM, przesuni magazynowych. Program po wykryciu przesunicia dodaje odpowiedni nagwek dokumentu w pozostaych magazynach, tak, e MM ma swj nagwek we wszystkich magazynach, ktrych dotyczy.

Kontrola gospodarki magazynowej guzik Kontrola na pasku narzdzi, powoduje sprawdzenie wszystkich dokumentw widocznych aktualnie w oknie. Dodatkowo dla dokumentw MM program aktualizuje ceny ewidencyjne i koszty wasne nie zaksigowanych dokumentw sprzeday.

Za pomoc ustawienia uprawnie do okien z zastosowaniem blokady edycji wybranych kolumn mona wybra osoby zajmujce si gospodark magazynow w sensie ilociowym i osoby fakturujce, czyli w sensie wartociowym.

Jeeli podczas operacji wykonywanych w specyfikacji dokumentu stwierdzi si jakiekolwiek nieprawidowoci, to zaleca si uruchomienie weryfikacji towaru w oknie magazynu.

Okienko gospodarki magazynowej zawiera dodatkowe guziki: [Pocz], [Rozchody] i [Przychody].[Pocz] suy do czenia wielu dokumentw, a waciwie ich przyczenia do jednego dokumentu zbiorczego. Dokument zbiorczy bdzie utworzony na magazynie, ktrego kod zapisano do odpowiedniej staej programu. Samo czenie polega na specjalnym kopiowaniu specyfikacji dokumentu skadnika, do specyfikacji dokumentu zbiorczego. Zachowane jest stae poczenie tych dokumentw.[Rozchody] to raport przedstawiajcy wszystkie kocowe dokumentu wskazanego przychodu lub przychodw.[Przychody] inaczej zwane rda pochodzenia, to raport przedstawiajcy wszystkie dokumentu przychodu magazynowego dla wybranego rozchodu lub rozchodw.Oba raporty nie wykazuj dokumentw przesuni magazynowych, ale je analizuj podczas przygotowania. W sytuacji wielokrotnych przesuni raporty staj si bardzo pomocne w okreleniu rda pochodzenia i rozchodw z konkretnej dostawy.


25Inwentaryzacja

Okienko Inwentaryzacja ma na celu znacznie uatwienie wykonania i zaksigowania spisu z natury lub inaczej spisu inwentaryzacyjnego. Po dodaniu nowej pozycji i wpisaniu daty oraz czasu, uruchom [Weryfikuj]. Po tej operacji bd uzupenione wszystkie iloci, ktre s wyliczone na podstawie dokumentw. Nastpnie wydrukuj dokument i nanie aktualne iloci z magazynu. Ostatnia operacja polega na wypenieniu kolumny spis.

Na podstawie danych o ilociach wynikajcych z dokumentw oraz stanu faktycznego, program tworzy podczas weryfikacji specyfikacj dokumentu magazynowego wyrwnujc te stany ilociowe. Utworzon specyfikacj mona korygowa i uzupenia. Dokument jest dostpny w Ksidze Dokumentw z rodzajem IN.

Przedstawiona inwentaryzacja jest standardowym rozwizaniem, chyba czsto stosowanym w innym oprogramowaniu. Oprcz niej istnieje moliwo inwentaryzacji niedoborw i nadwyek.

Zrzut przedstawia metod biecego zapisu niedoboru lub nadwyki w kolumnie Rezerwa. Warto dodatnia zdejmuje ilo ze stanu dostawy, czyli reprezentuje niedobr, a ujemna podnosi stan dostawy, zatem staje si nadwyk. Tytu kolumny Rezerwa mona zmieni (jak wszystkie), tak eby sta si bardziej zrozumiay.

Inwentaryzacja tych nadwyek i niedoborw sprowadza si do zdjcia iloci zapisanych do kolumna Rezerwa. Zdjcie tej iloci jest odwracalne, czyli mona za pomoc edycji w oknie [Specyfikacja] przywrci lub inaczej zmodyfikowa nadwyk lub niedobr.


26Produkcja

Proces produkcji wystpuje zawsze podczas zmiany waciwoci przedmiotu. W programie poprzez produkcj rozumiemy wytworzenie nowego produktu na podstawie skadnikw. Wszystkie skadniki bdce towarem powinny by "zdejmowane" z magazynu, a gotowy produkt "wprowadzany" na magazyn. Proces produkcji rozpoczynamy od utworzenia nowej pozycji, a koczymy wypeniajc specyfikacj. Za pomoc jednego dokumentu produkcji mona okreli wiele produktw kocowych. Warto netto produkcji powinna by zerowa, bo jest to rnica midzy wartoci produktw wytworzonych i skadowych.

Poniej znajduje si przykadowa specyfikacja produkcji budowy sieci komputerowej. Jak wida, skadnikiem pozycji Naprawa sieci moe by rwnie usuga.


27Produkcja posiada procedur kontroli dostpn z paska narzdziowego lub menu podrcznego. Kontrola przelicza produkcje i poprawia ceny, tak eby warto wysza zerowa.

Wyliczanie cen odbywa si na podstawie redniej waonej, warto skadnikw musi by rwna wartoci produktw. W konsekwencji mog zaistnie sytuacje bdw zaokrgle podczas wyliczaania ceny ewidencyjnej produktu. Jeli wystpuje w Twojej firmie produkcja, to powine si liczy z groszowymi rozbienociami wartoci magazynu od wartoci magazynu oczekiwanej na podstawie zakupw.

Pojazdy

Ewidencja Przebiegu i Kosztw Pojazdu prywatnego do celw subowych dotyczy pojazdw nalecych do wacicieli firmy, a nie pracownikw. Ewidencja jest przeznaczona do prawidowego ksigowania kosztw eksploatacji pojazdw nie bdcych rodkami trwaymi.

Efektem kocowym ewidencji jest rozliczenie kosztw eksploatacji zgodnie z obowizujcymi przepisami. Rozliczenie to polega na zaksigowaniu uzasadnionych kosztw do Ksigi Dokumentw i podatku VAT do Rejestru VAT zakupw.W skad ewidencji wchodz dwa wykazy:1. dowodw ksigowych - dokumentujcych wydatki2. przebiegu, tzw. kilometrwkaNa podstawie obu wykazw program wykonuje podsumowania i zestawienie miesiczne kosztw z uwzgldnieniem ewentualnego przeniesienia nadwyek.

Przeniesienie dokumentw odbywa si podczas operacji sumowania i jest wykonywane pod warunkiem, e data dokumentu jest wiksza od staej programu (menu System -> Stae programw -> VATowiec) o nazwie "Od kiedy autoprzenoszenie Ewid. Przebiegu".

Reguy przeniesienia do Rejestru VAT:1. data dokumentu wiksza od staej programu2. zaznaczone pole "VAT do odliczenia" przed 2004.05, a po zawsze z kategori RV zdefiniowan w staych3. bez zaznaczonego pola VAT jako koszt brutto i z kategori P

Reguy przeniesienia do Ksigi Dokumentw1. data dokumentu wiksza od staej programu2. data ksigowania do KD w/g poniszej metody

Metoda ksigowania kosztw.Podczas operacji sumowania program:


28- sumuje koszty wynikajce z przebiegu i kwot z przeniesienia z poprzedniego miesica- sumuje koszty udokumentowane w danym miesicu i kwot z przeniesienia:jeeli rnica pierwszej sumy i drugiej jest: a) wiksza od zera, to dokument jest ksigowany w danym miesicu b) mniejsza od zera, to dokument jest ksigowany w nastpnym miesicu

Przypadek szczeglny dotyczy braku moliwoci zaksigowania kosztw, gdy koszty wyliczone na podstawie przebiegu s zbyt niskie. Naley bowiem pamita o zasadzie ksigowania kosztw w miesicu biecym lub nastpnym. Jeli zatem wystpuje sytuacja, e posiadamy zbyt due koszty udokumentowane, to naley rozway moliwo kwotowego podziau dokumentu na kilka np. typu Dowd Wewntrzny.

Ksigowanie dokumentw VAT odbywa si z kategori domyln ustalan w staych programu. Kategori t mona w kadej chwili zmieni w rejestrze VAT zakupw i powinna ona odpowiada rodzajowi sprzeday, czyli np. "A" dla sprzeday opodatkowanej i "B" dla sprzeday zwolnionej.

Dodatkowe guziki [Koszty] i [FK] maj zastosowanie na penej rachunkowoci.

Zamwienia

Dziaanie w kierunku poprawy pynnoci towarowej mona sprowadzi do waciwego systemu zamwie. Ewidencja zamwie nie jest bezporednio powizana z rejestrem VAT, ale mona z poziomu rejestru VAT wykona import danych z zamwienia. Wydruk zamwienia czsto spenia funkcje oferty.Przygotowane zamwienie mona zaimportowa do faktury w okienku rejestru VAT.

Iloci towarw magazynowych s przenoszone automatycznie do okienka magazynu i kolumn w drodze oraz w sprzeday. Program automatycznie koryguje spodziewany stan magazynu na podstawie daty realizacji zamwienia.

Zamwienie mona importowa w oknie gospodarki magazynowej lub rejestrach vat za pomoc guzika [zam.].

Podczas przygotowania zamwienia/oferty mona wykorzystywa jeden z automatw uruchamianych po klikniciu na guziki Auto lub Lustro. Pierwszy z nich wypenia specyfikacj dokumentw na podstawie biecych potrzeb, tj. stanw magazynowych, a drugi wykonuje kopi zamwienia po stronie przeciwnej transakcji. Lustro wykorzystuje si w sprzeday bezporedniej, czyli sytuacji kiedy jeste porednikiem.


29Dokumenty Seryjne

Wiele firm spotyka si z ksigowaniem transakcji wielokrotnych i zaliczaj si do nich gwnie usugi.Dziki wykorzystaniu dokumentw seryjnych mona zaoszczdzi bardzo duo czasu i co jest bardzo wane, zautomatyzowa symulacj przyszych przychodw i kosztw.

Przyjto kilka zasad generowania dokumentw seryjnych:1. ustala si okres obowizywania dokumentu seryjnego2. cykl wystawiania: Miesiczny / Kwartalny / Roczny3. okrela dzie wystawienia dokumentu, na pierwszego kadego miesica

Specyfikacja dokumentu seryjnego jest wzorcem, ktry bdzie powielany podczas aktualizacji.W nazwie pozycji specyfikacji mona zastosowa makra: %d, %m, %n, ktre oznaczaj odpowiednio:- wstaw dat dokumentu seryjnego- wstaw miesic dokumentu seryjnego- wstaw miesic nastpny dokumentu seryjnego

Np. "Opata abonamentowa za %n" dla dokumentu z 2004.06.15zostanie zamieniona na "Opata abonamentowa za 2004.07"

Usuwanie dokumentu seryjnego nie zostanie zakoczone jeli cho jeden dokument kocowy jest zaksigowany.


30Podatek dochodowy

Obliczenie podatku dochodowego wymaga zebrania danych dotyczcych przychodw i kosztw od pocztku roku. Operacja ta jest przeprowadzana w czasie sumowania uruchomionego w Ksidze Dokumentw, kadej zaksigowanej pozycji musi odpowiada jaka kategoria zdefiniowana w okienku "Kategorie Ksigi Dokumentw". Tam, w kolumnie R, musi by okrelone, ktra z nich jest Kosztem, a ktra Przychodem. W zalenoci od formy dziaalnoci gospodarczej wystpuj rne sposoby obliczenia podatku od dochodu. Upraszczajc nieco opis zaoymy, e podatnikiem jest osoba fizyczna. Wwczas obliczenie podatku dochodowego wymaga zastosowania progw podatkowych wpisywanych do staych miesicznych w menu "Sowniki -> Stae". Chcc dalej obliczy zaliczk naley odj kwot ju zapacon oraz kwot zapaconych skadek na ubezpieczenie zdrowotne. Jak wida istnieje potrzeba okrelenia skadek zdrowotnych i to jest robione na postawie zapisw do Ksigi Dokumentw. Wskazanym rozwizaniem jest ksigowanie skadek ZUS jednym dokumentem DW z rozrnieniem kategorii ksigi, na K (pozostae koszty) obejmujc skadki emerytalne i rentowe oraz O - zawierajcej kwot skadki zdrowotnej i odejmowanej od podatku.

Program rozrnia firm po danych zapisanych w wykazie kontrahentw, a dokadniej informacji w polu Forma Dziaalnoci.

Eksport do formularzy IPS dotyczy symboli "PIT5_", "CIT2_,P" (w zalenoci od formy dziaalnoci), "USP,P", co oznacza, e zostan wywoane wszystkie aktualne formularze, ktrych symbol zaczyna si odpowiednio znakami PIT5_, PIT5L_, CIT2_ i USP.

Uwaga !Po zmianie w polu "blokada podatku" trzeba uruchomi "Sumowanie", eby program mg policzy od nowa wszystkie dane zawarte w tej tabeli, a szczeglnie zaliczki na podatek dochodowy. Warto pamita, e wszystkie dane w zestawieniu s uzupeniane pod sumowania. Zasada ta jest rwnie stosowana w przypadku podatku VAT i rejestrw.

Z tego okienka mona wydrukowa zestawienie podatku ryczatowego, ale w danych firmy musi by zapisana odpowiednia forma dziaalnoci, tj. RE.

Kolumny BP i BKW umoliwiaj blokad progw podatkowych i kwoty wolnej, co jest bardzo wane dla rozlicze np. z podatku liniowego osb fizycznych.


31Podatek VAT

Podobnie jak w przypadku obliczania podatku dochodowego, podatek VAT jest obliczany na podstawie danych zawartych w Rejestrach VAT po uruchomieniu sumowania. Wielko podatku zaley od danych w rejestrach, zatem tylko tam moesz wykona odpowiedni korekt w razie niezgodnoci. Kwoty w kolumnach Podatek i Zapata powinny by rwne. Wszystkie dane tabeli poczwszy od nastpnego miesica s wynikiem symulacji finansowej.Podczas obliczania podatku program uznaje, e podatek zosta zapacony lub otrzymano zwrot dopiero po wpisaniu kwoty. Kwota dodatnia mwi o zapaceniu podatku, a kwota ujemna o jego zwrocie.W celu rozrnienia metody miesicznej i kwartalnej naley wpisywa dat zapaty. Jeeli zostanie wpisana data zapaty w metodzie miesicznej, to program uzna, e podatnik rozlicza si w skali miesica, a w przeciwnym wypadku, tj. jeli zostanie wpisana data zapaty w metodzie kwartalnej, to program uzna, e podatnik rozlicza si kwartalnie. Nastpstwem takiego postpowania bdzie automatyczne uzupenienie kwot zapaconych dla metody przeciwnej.Ze wzgldu na wymagane zaokrglenia wystpi zawsze niewielka rnica kwot w obu metodach.Eksport do formularzy IPS dotyczy symboli "VAT7_","VAT7K_","USP,V", co oznacza, e zostan wywoane wszystkie aktualne formularze, ktrych symbol zaczyna si znakami VAT7_ , VAT7K_ i USP, ale oba formularze VAT7 s wybierane kontekstowo w zalenoci od sposobu rozliczania VAT. Naley jeszcze zaznaczy, i w przypadku braku sprzeday do 2004.05 (zmiana ustawy o VAT) podatek naliczony jest przepisywany na nastpny miesic. Jest to zasada okrelona w ordynacji podatkowej. Nie denerwuj si jeli wanie, to u ciebie wystpuje, bo z praktycznego punktu widzenia nic si nie traci, a tylko zestawienie i VAT7 wygldaj nieco inaczej. Po 2004.05 zmieni si sposb liczenia struktury sprzeday, ktr oblicza si na podstawie obrotu zapisanego rcznie lub automatycznie w odpowiednich kolumnach zestawienia.Istnieje sytuacja kiedy cz podatku VAT nie mona naliczy, np. przy sprzeday zwolnionej lub zakupach rodkw trwaych. Wwczas jest moliwo uznania tego VATu za koszt (KUP), co mona zrobi rcznie za pomoc DW w Ksidze Dokumentw lub automatu, ktrego dziaanie zaley od staej programu o nazwie Od kiedy nie naliczony VAT do DW kosztu ?. Jeeli ta staa jest pusta, to automat jest wyczony.Za pomoc danych w kolumnach Obr.. ustala si struktur sprzeday, czyli proporcj liczenia podatku w nastpnym roku. Wartoci w tych kolumnach wyliczaj si automatycznie dla wybranych kategorii RV (opcje w okienku Sowniki->Kategorie RV). Po wyliczeniu procentu programu stosuje go do obliczenia podatku naliczonego dla kategorii RV: B i D.

Prognozy

Po uruchomieniu kontroli program przeprowadzi analiz danych sprzeday i zakupw dla wybranych grup kontrahentw. Prognoza polega za sprawdzeniu co i jak si sprzedawao, a nastpnie oszacowaniu kiedy bdzie popyt i w jakiej iloci. Guziki umoliwiaj sprawdzenie historii kontrahenta pod wzgldem dokumentw i pozycji specyfikacji sprzeday/zakupu.


32Magazyn

Stan magazynu ksztatuje si na bieco zgodnie z dokumentami zakupu i sprzeday. W kadej chwili mona uruchomi procedur weryfikacji, sumujc zakupiony i sprzedany towar w/g dokumentw. Z poziomu tego okna mona wydrukowa remanent wybranego magazynu lub magazynw na dowolny dzie.

Podczas procedury weryfikacji program zlicza ilo zakupionego towaru, tworzy baz dostaw, koryguje dane zakupowe (np. ceny) a nastpnie odejmuje sprzeda. Innymi sowy odtwarza stan na podstawie dokumentw.

Wszystkie transakcje zwizane z towarem magazynowym, czyli oznaczonym jako T w Katalogu Towarw i Usug, powinny by wykonywane na konkretnym magazynie, ktrym moe by np. oznaczony literk A. Magazyn o kodzie W jest zarezerwowany na przedmioty stanowice wyposaenie.

Do cech szczeglnych programu naley moliwo wykonania operacji na wszystkich magazynach za pomoc jednego dokumentu. Zwykle wystarczy transakcja zakupu i sprzeday z poziomu rejestrw VAT, ale mona rwnie je wykonywa z poziomu Ksigi Dokumentw za pomoc RW, PW, MM.

Jeeli masz jakie wtpliwoci co do stanu magazynowego, to mona wykona procedur naprawcz:1. menu System->Reindeksacja2. menu Zestawienia->Magazyn->Weryfikuj3. menu Zestawienia->Magazyn->HistoriaCzynnoci te s wystarczajce do naprawy magazynu i znalezienia pozycji o niewaciwym stanie magazynowym.

Czasami istnieje potrzeba sprzeday do tzw. stanu ujemnego na magazynie. Jest to sytuacja kiedy musimy wystawi faktur sprzeday, a jeszcze nie dokonalimy zakupu. Problem ten rozwizuje si za pomoc prostych czynnoci. Wystarczy, e wprowadzimy nowy dokument zakupowy z okrelon iloci towaru magazynowanego (literka T w Katalogu Towarw i Usug) bez potrzeby wpisywania ceny zakupu, a nastpnie wybraniu tej dostawy w dokumencie sprzeday. Pniej mona uzupeni cen zakupu.


33Terminarz

To zestawienie jest efektem dziaania kilku automatw. Pierwszego, przenoszcego dokument do Ksigi Dokumentw. Nastpnego, sprawdzajcego rozliczenie dokumentu na podstawie skojarzonych ksigowa w oknie Bank, kasa i kompensaty oraz ostatniego aktualizujcego to zestawienie i ewentualnie alerty biznesowe.

Ze wzgldu na wystpujce zalenoci podatkowe z dat zapaty zaleca si prowadzenie penych rozrachunkw z kontrahentami. Pene to znaczy, e oprcz ksigowania dokumentu transakcji (naleno lub zobowizanie) trzeba rwnie ksigowa wycigi bankowe i raporty kasowe, w ktrych atwo kojarzy si dokument z zapat.

Guzik Sumuj spenia rol pomocnicz poniewa saldo jest liczone na bieco. Po prostu jak masz wtpliwoci co do kwoty, to go uruchom.

Jeeli nie dziaa terminarz, to sprawd stae programw w menu System->Stae programw oraz dla operacji walutowych, czy s aktualne kursy walut oznaczone jako ksigowe tj. z literk K w kolumnie K.

Terminarz posiada dodatkow kolumn b umoliwiajc blokad alertw dla wybranych pozycji.

Zapisy do terminarza mona rwnie zablokowa wpisujc (-1) do terminu zapaty w formularzu kontrahenta.


34Nalenoci i Zobowizania

Okienko nalenoci i zobowiza zawiera wykaz dokumentw nierozliczonych na wybrany dzie. Wykaz ten tworzy si podczas kontroli uruchamianej za pomoc guzika [Kontrola]. Dokument nie rozliczony to taki, ktry zawiera termin zapaty oraz kwot do zapaty i nie jest rozliczony za pomoc operacji finansowej w oknie bank/kasa. . Procedur kontroli mona uruchamia w alertach za pomoc funkcji NalZob_kontrola().

Podczas kontroli s analizowane dokumenty, ktrych data wystawienia lub data ksigowania jest wczeniejsza lub taka sama co dzie kontroli widoczny w grnym lewym okienku. Przeczanie midzy dat wystawienia, a ksigowania mona wykona na pomoc widocznej opcji w/g daty ksig.?. Poniewa sama kontrola naley do zoonych procesw, mona wczy specjalny zapis historii do logu. Wczenie to jest moliwe przy kontroli wybranego kontrahenta za pomoc guzika [Filtr].

Dane pochodzce z okna nalenoci i zobowiza s pobierane do potwierdzenia salda.Jak wiadomo dokumenty w potwierdzeniu salda wystpuj zgodnie z dat wystawienia jednak czsto po stornie zobowiza strony uzgadniaj dat ksigowania dokumentu jako odniesienie.

Wydruki zawieraj szereg opcji, na ktre skada si podzia wykaz i wiekowanie oraz sposb filtrowania danych.

Filtrowanie raportu w/g kont ksigowych polega na wyborze kontrahentw ktrzy maj przypisane domylne konta ksigowe speniajce zadane warunki.

Podobne wydruki mona uzyska w oknie Zestawienia->Terminarz, zawierajcego biece nalenoci i zobowizania.

Za pomoc wydruku raportu nalenoci i zobowiza oraz obrotw i sald z FK, mona przeprowadzi kontrol rozrachunkw. Trzeba przy tym pamita o opcji w/g daty ksig.? poniewa nie zawsze data wystawienia jest taka sama co ksigowania, a nawet nie musz by w tym samym miesicu. Mona te w jednym wydruku wiekowanie przeprowadzi kontrol ksigowa za pomoc opcji wydruku konta FK i kolumny z FK. Jest to szybki i wygodny sposb sprawdzenia poprawnoci ksigowa rozrachunkw.

Bywaj sytuacje znacznie zoonych analiz finansowych firmy. Przykadowo potrzebujemy Nalenoci i Zobowizania lub wiekowanie do pewnej daty ksigowania lub wystawienia, ale patnoci do zupenie innej daty, odlegej o jaki okres np. kilka miesicy. W celu ustawienia innej daty granicznej patnoci wystarczy zmieni drug dat widoczn z prawej strony okna.

Pynno finansowa

Zestawienie zbiorcze nalenoci i zobowiza oraz banku i kasy zrealizowano jako Pynno finansowaDane s aktualizowane na podstawienie Nalenoci i Zobowiza po klikniciu na Kontrola.Istnienie moliwo uruchomienia automatycznej kontroli w System->Alerty za pomoc funkcji NalZob_kontrola()


35Historia kontaktw

VATowiec posiada elementy CRM, czyli bardzo ostatnio popularna filozofia dziaania relacji z klientami, a to okienko jest tego dowodem. Tutaj mona zapisa praktycznie wszystkie dotychczasowe i przysze kontakty z opcj wczenia alertu, tj. komunikatu o majcym nastpi np. spotkaniu.

Pozostae elementy CRM znajduj si w oknie Kontrahenci.

Mamy tutaj dodatkowy element Alert. Jest to nic innego jak wczenie powiadamiania o jakim zdarzeniu. Moesz np. ustawi, e za tydzie masz wykona telefon do wybranego kontrahenta.

Historia kontaktw dla firmy jest bardzo wana ze wzgldu na zapewnienie kontroli i historii oraz uniezalenienie od notatek pracowniczych, ktre czasami gin.

W ramach wsppracy z kontrahentami mona uruchomi cykliczne wysyanie raportw definiowanych na e-mail w systemie Alertowania za pomoc funkcji Raport(). Coraz wiksz popularno zdobywaj kanay RSS, ktre rwnie mona generowa automatycznie, o czym wicej na stronie www.vatowiec.pl


36Raporty Definiowane

Raporty definiowane s sposobem na szybkie uzyskanie wybranych informacji z bazy danych programu.Raporty podzielono na tematy, ktrym odpowiada okrelony zestaw tabel bazy danych. Przechodzc do definiowania nowego raportu naley wybra interesujcy temat, a nastpnie, doda now pozycj i wpisa nazw raportu. Nazwa pojawi si na wydruku obok tematu. Kolejnym etapem definiowania raportu jest okrelenie kolumn na podstawie proponowanego zestawu znajdujcego si o okienku listy. Kliknicie na odpowiedni guzik ">" lub te "

37

Budowanie filtrw zoonych polega na skadaniu filtru z warunkw dla wielu wybranych pl. Musimy wiedzie, e domylnie zakada si spenienie wszystkich warunkw, czyli zastosowano operator logiczny "i". Jeeli jednak istnieje potrzeba zdefiniowania filtru z zastosowaniem operator "lub", to wystarczy skorzysta z pola NF ( negacja filtru ) w nagwku definicji raportu. Zaznaczenie tego pola spowoduje wybranie danych do raportu, gdy zdefiniowany filtr nie jest speniony.Dalej naley skorzysta ze znanej zalenoci: !(a i b) = (!a lub !b), gdzie znakiem "!" oznaczono negacj wyraenia.

Przykadowo:Zadanie polega na wygenerowaniu raportu sprzeday dla dwch klientw o nazwach skrconych: KLIENT1 i KLIENT2. Do raportu wstawiamy dwie kolumny NAZWA_SKR i jedn z nich zaznaczamy, e ma si nie drukowa. Po zdefiniowaniu pozostaych kolumn raportu pozostaje konieczno wstawienia odpowiednich warunkw do filtru. Do pl zatytuowanych "Warto" wpisujemy odpowiednio wymagane nazwy klientw oraz wybieramy operatory "#" (rny). Nastpnie musimy zaznaczy pole NF w nagwku definicji raportu. Jak wida wyglda to wszystko nieco skomplikowanie, ale to tylko pozory.

W programie ksigowym powinna by moliwo wykonania raportu zawierajcego sumy kwot lub zliczenie liczby pozycji. Raporty Definiowane maj tak moliwo po zaznaczeniu opcji "ZLICZ" w nagwku raportu. Efektem raportu zliczonego jest tabela zawierajca kolumny okrelone jako nagwki wierszy (nie polegaj sumowaniu, ani zliczeniu), ktre grupuj dane i kolumny zawierajce sumy pl numerycznych oraz zliczone pozostae pola. Sprawd dziaanie opcji zliczania drukujc raport w obu jej stanach. Wwczas wszystko stanie si jasne ;)

Szczeglne przypadki zastosowania raportw definiowanych wymagaj zastosowania pl wyliczeniowych. Istnieje moliwo wykorzystania w tym celu kolumny "Formua" specyfikacji raportu. W polu tym trzeba zapisa tak formu, ktra umoliwi programowi pobranie i wyliczenie wymaganej wartoci. Np. zapisujc tabela1->pole1-tabela1->pole2 uzyskamy pole wyliczeniowe rwne rnicy pl pole1 i pole2 tabeli1.Warto wyliczeniowa moe by porwnywana z wartoci wpisan zgodnie z zadanym operatorem.

Przykadowe raporty definiowane w programie VATowiec:


38

Raporty definiowane umoliwiaj nie tylko wydruk wybranych danych, ale rwnie ich eksport, tak samo jak wszystkie wydruki. Eksport wykonuje si poprzez wydruk do pliku w wybranym formacie. Czsto stosuje si pliki z rozszerzeniem csv dla danych obrabianych w programie Excel lub htm w kadym innym, np. Open Office. Raporty definiowane tylko na pocztku sprawiaj wraenie trudnych w obsudze.

Stosujc odpowiedni definicj XML mona eksportowa i importowa definicje raportw, a konkretne przykady znajduj si w katalogu \BR\PROGRAMY\HELP i na stronie www.vatowiec.pl

Raporty mog zawiera notatki. Notatka drukowana umieszczana jest pod zestawieniem, a notatk nie drukowan mona wykorzysta do umieszczenia wasnych informacji lub jako tre wiadomoci e-mail w funkcji Raport() systemu alertowania.


39Plan kont

Okienko zawiera dane dotyczce planu kont, czyli numer konta, nazw i typ oraz dane dotyczce bilansu.Do najwaniejszych cech naley zaliczy moliwo przegldania danych dla dowolnie wybranego roku ksigowego. Numer konta FK skada si z dwch segmentw. Pierwszy, trzycyfrowy okrela znaczenie konta w/g wzorcowego planu, a drugi, piciocyfrowy okrela pozycj. Typ konta:A - analityczne - dla ksigowaS - syntetyczne - sumy kont analitycznych

W kadej chwili mamy moliwo sprawdzenia dekretw zaksigowanych i nie zaksigowanych na wybranym koncie. Jeeli zostaa wykonana operacja np. usuwania zaksigowanego dekretu, to naley bezwzgldnie wykona weryfikacj zapisw do bilansu, klikajc na guzik Weryfikuj. Operacja ta, wykonuje zerowanie wszystkich zapisw, a nastpnie powtrne ksigowanie na podstawie danych zawartych w rejestrze ksigowa, czyli rejestrze dekretw. Baz wykonania operacji s wszystkie dekrety oznaczone jako zaksigowane. Jeli zatem zmienisz jak istotn informacj dekretu np. kwot, to trzeba wykona weryfikacj. Jeli zmienisz definicj autosumy, to rwnie naley wykona weryfikacj cho w rejestrze nie wystpuj dekrety dotyczce autosumy.

Numer konta moe mie pewn zadeklarowan w staych programw dugo. Plan kont moe zawiera praktycznie dowoln liczb poziomw syntetyki, to znaczy, e dla kadej kolejnej cyfry konta mona zdefiniowa konto syntetyczne. Np. definiujemy operacje finansowe (nie wpisujemy kresek do planu kont):100 - wszystkie operacje finansowe110 - gotwka w kasach110-1 - kasa w miejscowoci x110-11- kasa nr 1110-12- kasa nr 2110-2 - kasa w miejscowoci y110-21 - kasa nr 1 itd. Czyli mona zdefiniowa konto syntetyczne na (dugo-1) poziomach

Istnieje moliwo wyczenia syntetyki wielopoziomowej w staych programu.


40Potwierdzenia sald

Obowizek wydrukowania i wysania potwierdzenia salda do swojego kontrahenta spoczywa na wszystkich podmiotach gospodarczych bdcych na penej rachunkowoci. Okienko spenia rol przegldarki i nie mona tutaj wykona innej operacji oprcz wyboru kontrahenta i wydruku potwierdzenia salda.

Dla firm prowadzcych uproszczon rachunkowo, okienko potwierdzenia sald jest dobrym miejscem na sprawdzenie stanu nalenoci i zobowiza.

Przed wydrukowaniem potwierdzenia salda na zadany dzie naley sprawdzi rozrachunki w oknie Zestawienia-> Nalenoci i Zobowizania


41Zestawienia finansowe

Zestawienia finansowe s potrzebne do generowania danych dla rnego typu formularzy i zestawie, np.F01.Po przejciu [Tab] do specyfikacji zestawienia przejd kursorem w prawo do kolumny "regua". Tam naley wpisa tre odpowiadajc regule (formua) "zbierania" danych z bilansu.

Skadnia reguy: s1_nr1_ms1_opr_s2_nr2_ms2

s1 i s2: strona konta np: "W","M","S" winien, ma, saldonr1 i nr2: numer kontaopr: operatorms - miesic obrotw

Przykad: W110001 pobierz kwot z konta 110-001 po stronie winen

W21000031:W21000034 - sumuj wartoci po stronach winien dla kont z zakresu od 210-00031 do 210-00034

M21000064+W21000065 - sumuj wartoci ma konta 210-00064 strony MA i konta 210-00065 strony winien

w celu podsumowania wynikw regu stosuj oznaczenie strony jako "R" np. posumowanie wierszy od 1 do 5 R1:R5 i z obrotami:W2100003105:W2100003407 - podobnie jak pierwszy przykad ale dla obrotw w miesicach 57.

Zestawienia finansowe umoliwiaj bezproblemowe przygotowanie danych do raportu F01, RWK, Wyniku itd.


42Autodekrety

Ten mechanizm wprowadzono w celu skrcenia czasu ksigowania.Czsto istnieje konieczno ksigowania okrelonych kwot na dwa (lub wicej) konta rozrachunkw, lub te kilka kont kosztw. W praktyce automatyczne dekrety s wrcz wymagane w rozbudowanym rachunku kosztw.

Automatyczne dekrety s stosowane w przypadku ksigowania na inne znane konta oprcz domylnych. Co naley zaznaczy, s dwa rodzaje automatycznych dekretw. Pierwszy polega na generowaniu dekretw na podstawie przypisanych kont, np. do kontrahentw, a drugi, na generowaniu dekretu dla wybranego konta, czyli jakby powielanie. Najczciej istnieje potrzeba zastosowania automatycznego dekretu w rozbudowanym rachunku kosztw.

Przykad z ycia:Pan X kupuje paliwo za swoje pienidze na stacji benzynowej Y. Normalne ksigowanie powinno wyglda tak: brutto -> konto stacji MA netto -> konto kosztw WN VAT -> konto VAT WNale poniewa zapaci Pan X, to wpisujemy dekret: brutto -> rozrachunki z pracownikami WN brutto -> konto Pana X MAi wwczas w automatycznych dekretach trzeba wpisa: konto stacji MA -> rozrachunki z prac. WN i konto Pana X MA

Automatyczne dekrety uruchamiaj si w czasie zapisu dekretw do rejestru ksigowa pod warunkiem, e s poprawnie zdefiniowane. Naley pamita o bardzo wanym fakcie ksigowania przeciwstawnego. Inaczej mwic zawsze suma kwot stronami musi da zero.

UWAGA ! Program "pilnuje" zgodnoci automatycznych dekretw pod warunkami: nie s jeszcze zaksigowane i nie wykonano zmiany konta dekretowanego. Jeli dekretacja odbywa si w sposb pynny, program wykona automatycznie korekty autodekretw. Definicja autodekretu jest aktywna po zaznaczeniu w kolumnie Ok.

ROKobowizywania automatycznego dekretu.Wprowadzenie "roku" jest zwizane z czst zmian znaczenia kont rozbudowanego rachunku kosztw, zaczynajcych si na 4 i 5.


43Autosumy

Wieloletni plan kont i bilans posiadaj wiele zalet, midzy innymi brak zamkni miesicy i lat. Program jest na tyle wyjtkowy, e zapewnia cig prac bez zbdnych czynnoci wszechobecnych w innych programach.

Wszystkie ksigowania wykonane po zdefiniowaniu (zmiany) autosumy s automatycznie przeksigowywane.Mechanizm nie dziaa dla dekretw ju zaksigowanych i w celu aktualizacji bilansu trzeba wykona weryfikacj zapisu do bilansu.

Na podstawie powyszych informacji mona przeprowadzi definiowanie:

czas definiowania Wymagania

Przed rozpoczciem roku Pena znajomo planu kont

W trakcie roku ksigowego Weryfikacja

Po zakoczeniu roku ksigowego Weryfikacja

Kolumna ZN zawiera znak autosumy.Najczciej wystarczy zostawi pole puste lub wpisa znak "+", co jest tosame.Poniewa istniej przypadki sumowania ze znakiem przeciwnym niezalenie od strony konta, wprowadzono moliwo zastosowania znaku "-" i wwczas nastpi po prostu odejmowanie.


44Zmiany kont BO

Jak ju wiadomo, program automatycznie aktualizuje bilans otwarcia nastpnego roku zakadajc, e nr konta nie ulega zmianie. Jeeli numer konta ulega zmianie, to naley zapisa t informacj tutaj.UWAGA !Jak zwykle po istotnych zmianach przeprowad weryfikacj zapisw do bilansu z poziomu Planu Kont dla starego roku ksigowego !

Zmian planu kont wykonuje si po zakoczeniu roku ksigowego.

Dziennik chronologiczny

Dziennik chronologiczny stanowi wykaz wszystkich ksigowa przeprowadzonych w danym okresie.Do obowizku ksigowoci naley wykonywanie wydruku dziennika lub przechowywanie danych w formie elektronicznej na trwaych nonikach. Wydruk moesz wykona z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) lub za pomoc F9.Wszystkie okresy miesiczne posiadaj odrbn ewidencj sum, ktra jest uaktualniania po wykonaniu wydruku.Jeeli zatem ulegy zmianie dane z okrelonego miesica, to naley wykona wszystkie wydruki poczwszy od tego miesica.

W oknie dziennika mona uruchomi procedur Sumuj, ktra oprcz wyliczania sum narastajcych sprawdza poprawno dekretacji.


45Kontrahenci

Metoda ewidencji kontrahentw wzbudza zawsze wiele sprzeciww i kady uytkownik chciaby

vatowiec.pdf

Documents