نظام المتابعة
TRANSCRIPT
رقمالموضوعمالصفحة
1كلمة المدير العام1
2المقدمة2 أهداف نظام3
المتابعة3
عناصر المرحلة4التقويمية
9 ـ 4
11 ـ 10نظام متابعة الخطة512إضاءات615 ـ 13استمارات المتابعة721 ـ 16مالحق822المراجع9
23فريق العمل10
)) هذه األهداف جيدة , وهذا هو التخطيطالجيد فيما أعلم
ولكن هذا الجهد إن لم يكن له نظام متابعةدقيق فلن يؤتي ثماره المرجوة((
من توصيات المدير العام للتربية والتعليمبالمنطقة الشرقية
د/ سمير بن سليمان العمران في االجتماع المنعقد مع فريق التخطيط في
استجابة فريق التخطيط بالترجمةالعملية لهذه الكلمات
وتم إعداد نظام المتابعة للخطةالتشغيلية
1
الحمد لله رب العالمين والصالة والسالم علي اشرفاألنبياء والمرسلين
إن العملية التخطيطية تمر بعدة مراحل ومنها المرحلة التنفيذية للخطة, حيث تترجم البرامج
والمشاريع إلى أفعال تساهم جميعها في تحقيقاألهداف العامة والخاصة للخطة.
ولكن قد ينتج خالل التنفيذ انحرافات في األداء إذا لم تكتشف في حينها أو تم التغاضي عنها فإنها
ستتسبب في انحراف عن الهدف المراد تحقيقه من هذا البرنامج أو المشروع. لذا كان من الضروري إيجاد
نظام لمتابعة تنفيذ الخطط للتأكد من سيرها وفقالمسار الصحيح للوصول إلي األهداف.
* وتتطلع لجنة إعداد نظام المتابعة والتقويم للخططالتشغيلية إلي تحقيق األهداف التالية:
- تزويد القائمات بمتابعة تنفيذ برامج الخطط1 التشغيلية بمعلومات هامة تكون عوناk لهن في عملية
المتابعة والتقييم . - تحديد مراحل المتابعة والتقويم مما يساهم في2
تحقيق الهدف منه وهو اكتشاف االنحرافات ومساندةالجهات المعنية ) المنفذة للخطة( في تصحيح المسار. وذلك باستخدام المنهجية العلمية في إعداد كل جزءمنها بهدف تسهيل عملية المتابعة والتقييم للمعنيات. نأمل أن نكون وفقنا في ذلك سائلين المولى العزيز
القدير أن يوفق الجميع لما فيه الخير والصالح
لجنة إعداد نظام المتابعة والتقييمنعمة جان زينة الشيخ وفاء الشعيبي
2
ـ قياس مدى تحقق األهداف العامة1 والتفصيلية للخطة التشغيلية من خالل
البرامج المنفذة.
ـ اكتشاف االنحراف عن مسار العمل2عند تنفيذ البرنامج وتقويمه.
ـ قياس أداء األفراد ومدى تحقق3الهداف من خالل هذا األداء.
ـ التأكد من تكامل األهداف مع4اإلجراءات.
3
المتابعة
التقييم
التقويم
التغذية العكسية
دورةالتقويم
4
هي مجموعة األساليب واإلجراءات التي يتم استخدامها للتأكد من أن ماتم مطابق لما يجب أن يكون عليه،
.ومحقق للهدف
- أن هذه البرامج تحقق الهدف النهائي في جميع1مراحلها.
.- التأكد من أن البرامج تشمل جميع الفئة المستهدفة2 - كمية ونوعية الخدمة المقدمة من البرنامج.3- التكاليف المالية ومناسبتها مع الميزانية.4 - مدى توافق إجراءات البرنامج مع التعليمات والموارد5
المتاحة.
- اللقاءات التي تعقد لدراسة بعض العمليات أو الخطوات1أو المراحل التي تتمفي مرحلة التخطيط.
- االستفتاءات.2- زيارات ميدانية لـ..3
* أقسام مكاتب التربية والتعليم الفنية واإلدارية تقوم بهامشرفة التخطيط )إداريا( والمشرفة المركزية
.)kفنيا (
الجوانب الهامة المتابعة:في
وسائلالمتابعة:
4
*قسم التخطيط الفرعي بمكاتب التربية والتعليم .يقومبها عند الحاجة ) قسم التخطيط والسياسات(.
*زيارات ميدانية للمدارس تقوم بها مشرفة التخطيط.)kإداريا( والمشرفة المركزية) فنيا(
- لقاءات داخلية في كل مكتب بين مديرة المكتب2ورئيسة قسم التخطيط ورئيسات األقسام.
-اللقاءات الدورية مع فريق التخطيط برئاسة مدير عام3التربية والتعليم بالمنطقة الشرقية
)المشرف العام على الخطة(.-كتابة التقارير.4
5
التقييم لغوياk يعني إعطاء الشيء قيمة.
- التقييم عملية تهدف إلى تحديد ايجابيات وسلبيات أو1مناطق القوة والضعف في
عملية تنفيذ الخطة.- تحديد أسباب اختالل التوازن بين المخطط والمنجز.2
ويكون عند بدء العمل في الخطة- تقييم مبدئي :1 لتقدير الموقف, وشمولية أهدافها المبنية علي الواقع
واألوضاع الراهنة ومناسبتها للموارد البشرية والمالية. : ويكون مصاحباk لخطوات ومراحل تنفيذ- تقييم مرحلي2
الخطة.وذلك بالعودة إلى توثيق البرامج والتأكد من تنفيذكل مرحلة بخطواته في الزمن المحدد.
: لجانب واحد أو أكثر من جوانب الخطة.أي- تقييم جزئي3 تناول مجال من مجاالت الخطة وتقييم ماتم انجازه فيه
والمتبقي وسالمة التنفيذ. لكل الخطة ,لجميع مجاالتها وبرامجها- تقييم شامل:4
وطريقة التنفيذ وااللتزام باألهداف ومناسبة اإلجراءاتوالزمن.
: ويتم بعد تنفيذ الخطة.وذلك- تقييم نهائي5 للوقوف على أثر برامج الخطة وفاعليتها في
الميدان ومدى تحقيقها لألهداف.والتعرف على مواطن الخلل وإجراء التعديالت المناسبلالستفادة منه في إعداد الخطة القادمة.
أهميةالتقييم:
أنواعالتقييم:
هي عملية تهدف إلى تدعيم االيجابيات ومناطق القوة ,.والتغلب على السلبيات ومناطق الضعف
تصحيح أي انحرافات في عملية تنفيذ الخطة وفي الوقت.المناسب
.
تحديد معايير االنجاز / البد من وجود معايير ) كمية – نوعية( لمقارنة األداء بها ليتم اكتشاف االنحراف عن
الهدف وتقويمه
ـ تحديد 1معايير لالنجاز
ـ قياس 2األداء
ـ مقارنة 3األداء
بالمعايير
ـ تفسير 4النتائج
ـ تصحيح 5االنحرافات
.
أهميةالتقويم:
6
)العدد( الذي تم تحديده عند بناء الهدف :ـ معايير كمية1 %من المعلمات-30 طالبة- 80ووضع البرنامج له مثل ) أجهزة حاسب .....الخ(
)الكيفية( هل حقق المعيار النوعي مثل:معايير الجودةـ 2) الجودة –اإلتقان- المرونة...الخ(.
)الزمن( هل تم االلتزام بالوقت المحدد معايير الوقت :ـ 3للبرامج المحققة للهدف.
)العملية( مدى االلتزام بمراحل ـ معايير اإلجراءات:4kوخطوات وإجراءات كل برنامج والتي حددت سابقا
)التوثيق للبرنامج(.
أنواع معاييراإلنجاز:
7
هي المعلومات والدروس والخبرات التي تم.تجميعها من المواقف والممارسة الحالية
عدم الوقوع في نفس األخطاء في المواقف والممارسات الجديدة في المستقبل ما يساهم
في تحسين وتطوير األداء.
أهمية التغذيةالعكسية:
8
9
* مديرة مكتب التربية والتعليم / مديرة اإلدارة *رئيسات األقسام /المشرفات المركزيات /
المشرفات األوائل. *قسم التخطيط والسياسات بإدارة التخطيط
والتطوير.*مشرفة التخطيط بمكاتب التربية والتعليم .
* نموذج توثيق البرنامج ( متابعة وتقويم تنفيذ1* نموذج متابعة رقم )
برنامج( تقرير متابعة برامج2* نموذج متابعة رقم )
* نموذج محضر اجتماع. * ملف الخطة التشغيلية للمكتب / اإلدارة
ويشمل جميع ماسبق
الجهاتالمتابعة:
متطلباتالمتابعة:
فترات المتابعةلمشرفة التخطيط:
تقوم مشرفة التخطيط وممثلة القطاعات بمتابعة(.مرتين في العام الدراسيالبرامج بشكل دوري )
( إلدارة التخطيط 2ـ رفع نماذج المتابعة )6والسياسات مع البرامج المختارة لملتقى )جني
الثمار(
عقد ورشة في كل مكتب وإدارة ) مشرفة التخطيط بالمكتب- مسئولة التخطيط بالقطاع الختيار البرامج
المرشحة لملتقى )جني الثمار(وفق المعايير المعتمدة
( لجميع 2ـ تعبئة نموذج المتابعة رقم )4البرامج) مشرفة التخطيط بالمكتب- مسئولة
التخطيط بالقطاع(
ـ جمع النماذج من األقسام ) مشرفة التخطيط 3بالمكتب- مسئولة التخطيط بالقطاع(
-الزيارات الميدانية : أ-) فنياk( من قبل 2المشرفة المركزية باإلدارة +الرئيسة المباشرة .
ب- )إداريا( من قبل مشرفة التخطيط
بالمكتب
( )ا)لمسئولة 1ـ تعبئة نموذج المتابعة رقم )1عن البرنامج +الرئيسة المباشرة((
10
ـ التعرف على أهداف منظمتك وأهداف اإلدارات1واألقسام .
ـ وضوح األهداف الرئيسية لعملية المتابعة والتقويم2للجميع
ـ التأكد من مالئمة إجراءات التقويم .3 ـ تأكدي من أن جميع المعلومات والبيانات المتعلقة4
بالعمل يمكن الحصول عليها فور الحاجة لها. ـ تابعي وراقبي تنفيذ العمل واألنشطة المخططة حسب5
التواريخ المحددة لها.ـ قارني األداء الحالي مع األداء المخطط له.6 ـ حددي االنحرافات الهامة وتغاضي عن االنحرافات7
البسيطة التي التؤثر على الهدف.ـ تحديد أسباب االنحراف ثم تحليلها .8 ـ اتخاذ القرار المناسب للموقف مع من يعنيه األمر9
وبسرعة منعاk الستمرار االنحرافات. ـ تأكد من تنفيذ القرار وأنه أدي فعالk إلى تصحيح مسار10
األداء موضع االنحراف. ـ راقبي التنفيذ مرة ثانية في الموقع الذي بدأ فيه11
االنحراف.
11
ـ تأكدي من تحقيق الهدف.12
12
وكالة الوزارة للتخطيط والتطوير اإلداري نموذج تنفيذ برنامجاإلدارة العامة للتخطيط
:معلومات عامة عن البرنامج * اسم
البرنامج................................................. ............ ...............
اسمالجهة المنفذة الجهة : ........................... .....
...... اسم المسئول المباشر عن
البرنامج: ........................... ........................... *تقدم البرنامج :
خطواتالتنفيذ
تحقق
لميتحقق
نسبةالمتحقق
تم فيالوق
تأخر فيالتن
أسباب
عدم
المخرج ات
المتحق
تالمحدد
فيذالتنقةفيذ
الصعوبات والمعوقات التي واجهت إجراءات التنفيذ*
خطواتالتنفيذ
الصعوبات اإلجراءات
المتخذة للتغلبعلى الصعوبات
الوقت المتوقع
لالنتهاء من المراحلالمتأخرة
مقترحات*وحلول
:........................................................................... .......................
المسئول المباشر: * تتم تعبئة هذا النموذج من قبل المسئول المباشر عن تنفيذ
البرنامج في الجهة المنفذة. االسم: ........................... التوقيع: .........التاريخ:.........
وزارة التربية والتعليم
وكالة الوزارة للتخطيط والتطوير اإلداريتقرير متابعة برامج
اإلدارة العامة للتخطيط الفترة: من :...........إلى.....
اسم القطاع/اإلدارة:اسم معد التقرير:
13
اس م
البرنامج
المدة
بدايةالبرنامج
نهايةالبرنامج
الج هةالمنفذة
عددالمراحل
عددالمرا حل التيتحقق
ت
نسبةالمتحقق
عددالمرا حلالمتبقية
الوق ت
المتبقي
*الصعوبات و المعوقات:...............................................................................
.............................*اإلجراءات التي اتخذت لمواجهتها:
............................................................................................................
*مقترحات وحلول:...............................................................................
........................... تتم تعبئة هذا النموذج من قبل المسئول عن التخطيط في
القطاع أو إدارة التربية والتعليم يجب أن تتم تعبئة هذا النموذج في الحاسب اآللي )يوجد هذا
النموذج على موقع اإلدارة )www.eduplanning.org)
14
15
البرامجواألنشطة
شهرشهرشهرشهراألسابيعاألسابيعاألسابيعاألسابيع
1234123412341234
ـ معلومات عامة عن البرنامج :1
ـ أهداف البرنامج :2
:الهدف/ أهداف خاصة بالبرنامج) للبرنامج) المنفذون قبل من "وضع ُت خاصة أهداف
ـ عالقة البرنامج بالخطة التشغيلية لإلدارة:3االسم الموجود في خطة اإلدارةاسم البرنامج
قسموحدة مكتب إدارة الجهة المنفذة
اسم الجهة ُتكون جهة واحدة وهو األفضل وإذا كان أكثر من جهة فإنه
باالُتفاق يتم ُتعبئة التوثيق من جهة واحدة فقط اسم المسئول
المباشر عنالبرنامج
"ذكر باالسم ويكوم هو الشخص أو األشخاص المعنيون بالتنفيذ )ي"حاسب مطابق لالسم الوارد في الصفحة األخيرة( وهو الذي ي
عند ُتأخر البرنامج أو عدم ُتنفيذه: لإلدارة التشغيلية الخطة أهداف
: التشغيلية اإلدارة خطة في البرنامج إليه المنتمي العام الهدفاإلدارة خطة في ورد كما يدون
اإلدارة خطة في البرنامج إليه المنتمي التفصيلي الهدفالتشغيلية :
اإلدارة خطة في ورد كما يدون
وصف البرنامج )فكرة موجزة وواضحة عن
البرنامج (
الوقت المتوقع
لالنتهاء منالبرنامج
المخرج النهائي المتوقعللبرنامج
مثال : برنامج ُتدريبي لمديرات المرحلة االبتدائية
لتدريبهن على أساسيات التخطيط ووضع الخطط
ومتابعتها
27/5/143هـ1
والبد أن يتوافق مع أهدافالبرنامج
)مديرات مدربات علىالتخطيط (
: ) وسيلة توفير كلفة البرنامج( التكلفة التقديرية للبرنامج4) وال يعني ذلك وجود المبلغ وإنما توفر مصدره .(
) ال يحتاج إلى تكلفة مالية ( ) يحتاج إلى تكلفةماليـة (
وي�قصد بها خطة [ مكونات البرنامج ] مراحله [: )5 ] عمل البرنامج بداية ونهاية بجميع إجراءاته(
غير معتمد في الميزانيةمعتمد في الميزانية
رقم الباب في الميزانية ) )
رقم البند في الميزانية ))
تمويلذاتي
تمويل خارجي
المصدر/الجهةالمبلغ المانحة
المجموع: المجموع:المجموع :
وي�قصد بها )ـ مكونات البرنامج ] مراحله [:5 خطة عمل البرنامج بداية ونهاية بجميع إجراءاته(
عدد مراحلالبرنامج
المدة الزمنيةلكامل البرنامج
من ............إلى .............
.....
المراحل
وقت التنفيذ المخرجات أو
النواتج المتوقعةللمرحلة
إلى من
اسم(1المرحلة )
خطوات التنفيذ
الخطوةاألولى
إضافة المراحل والخطوات حسب الحاجة. ’
أكثر أو فقط واحد المصدر يكون وقد ومصدرها البرنامج ميزانية الجدول هذا في يدونالممول ) + + الذاُتي التمويل اإلدارة ميزانية من التكلفة ُتكون كأن الوقت نفس في
الخارجي (
16
المشاركون نوعين )من )ـ فريق العمل المشارك في البرنامج:6داخل اإلدارة أو الوزارة – ومن خارج اإلدارة أو الوزارة
المشاركون )أشخاص(يتوقف البرنامج عليهم دون غيرهم
المشاركون داخل اإلدارة /الوزارة (
المشاركون خارج اإلدارة /الوزارة (
الوظيفةاالسمالمهمة
االسم
الوظيفة
المهمة
]الجهات المساندة في تنفيذ البرنامج:- الجهات المساندة في تنفيذ البرنامج : 7تكون تحت مظلة اإلدارة أو الوزارة فأي شخص منها يقوم بالدور المطلوب:
اسمالجهة
المهمةاسم الجهةالمهمة
: - الجهات الداعمة لتنفيذ البرنامج : )وهي تكون خارج مظلة الوزارة (8
المهمةاسم الجهةالمهمةاسم الجهة
المسئول المباشر عنالبرنامج
اعتماد الرئيس المباشر االسم : ........................ التوقيع :...................... التاريخ:......................
17
المشرفة التربوية المكرمة: يحفظهم الله .السالم عليكم ورحمة الله وبركاته
يقوم قسم التخطيط والسياسات بتقييم للخطة التشغيلية األولى لذا أضع بين أيديكم هذه االستبانة
والتي نهدف من خاللها إلى قياس مدى تحقق التميز والجودة في بناء الخطة .
kلذا آمل اإلجابة على بنودها بصدق وموضوعية ، علماأن هذه اإلجابات ست�حاط بسرية تامة وستكون فقط
kلالستفادة منها في عداد الخطط . وشكرا
18
إذا تمت تعبئة االستبانة من قبل مشرفات %( فإن اهتمام اإلدارة 100%-90اإلدارة )
بالخطة والتخطيط مرتفع.إذا تمت تعبئة االستبانة من قبل مشرفات
%( فإن اهتمام اإلدارة 90% - 80اإلدارة )بالخطة والتخطيط متوسط
إذا تمت تعبئة االستبانة من قبل مشرفات % فأقل ( فإن اهتمام اإلدارة 70اإلدارة )
بالخطة والتخطيط منخفض* يتم تعبئة هذه االستبانة من جميع
المشرفات التربويات وترسل لقسم التخطيط والسياسات في موعد أقصاه
هـ15/3/1432
إذا تمت تعبئة االستبانة من قبل مشرفات %( فإن اهتمام اإلدارة 100%-90اإلدارة )
بالخطة والتخطيط مرتفع.إذا تمت تعبئة االستبانة من قبل مشرفات
%( فإن اهتمام اإلدارة 90% - 80اإلدارة )بالخطة والتخطيط متوسط
إذا تمت تعبئة االستبانة من قبل مشرفات % فأقل ( فإن اهتمام اإلدارة 70اإلدارة )
بالخطة والتخطيط منخفض* يتم تعبئة هذه االستبانة من جميع
المشرفات التربويات وترسل لقسم التخطيط والسياسات في موعد أقصاه
هـ15/3/1432
المشرفة التربوية المكرمة: يحفظهم الله .
السالم عليكم ورحمة الله وبركاتهيقوم قسم التخطيط والسياسات بتقييم للخطة
التشغيلية األولى لذا أضع بين أيديكم هذه االستبانة والتي نهدف من خاللها إلى قياس مدى تحقق التميز
والجودة في بناء الخطة . kلذا آمل اإلجابة على بنودها بصدق وموضوعية ، علماأن هذه اإلجابات ست�حاط بسرية تامة وستكون فقط
kلالستفادة منها في عداد الخطط . وشكرا
19
وزارة التربية والتعليموكالة الوزارة للتخطيط والتطوير اإلداري
اإلدارة العامة للتخطيط والسياسات
الفترة: من إلى
اسم اإلدارة: اسم معد)ة( التقرير: العمل
الذي تقوم به : الهاتف الجوال :
**تتم تعبئة هذا النموذج من قبل المسئول عن التخطيط في اإلدارة /القسم.
**ت�رسل نسخة مطبوعة وملف حاسوبي إلى إدارة التخطيط والتطوير – 8269361قسم التخطيط والسياسات لالستفسار االتصال على الرقم )
(.105تحويله
20
www.
eduplanning.org
21
22
