روش مدیریت پروژه عملکرد مدیریت پروژه بهبود در کوتاه و به یاد ماندنی متن هاي

مهندس کیومرث فالحی:و ترجمه گردآوري

روش مدیریت پروژه

. 1

روش مدیریت پروژه

. 2

روش مدیریت پروژه: عنوان

مهندس کیومرث فالحی:گردآوري و ترجمه

روش مدیریت پروژه

. 3

سرآغاز

شرایط موجود و ادامه درست درك ،شدهی که موجب پیشرفت روزافزون بشر هایراهبرد از جمله

قطعا اختراع مجدد . است وجود داشتهنیز در این بین سهوي است،اگرچه دوباره کارهاي بودهپیشرفت ها

بنابراین امروزه و در عصر ارتباطات ،خلق مجدد ایده ها و روش هایی که دیگران . چرخ کاري بیهوده است

مشغله و ظر بهو نبا این ذهنیت ، .از آنها کار درستی بنظر نمیرسداستفاده بکار می برند بجاي مطالعه و

کوتاه و به یاد ماندنی در بهبود عملکرد متن هاي حوصله اندکی که از مختصات بشر امروزي است ،خالصه

امید که مورد توجه شما عزیزان قرارگرفته و با پیشنهادات خود باعث . تقدیم گردیده است مدیریت پروژه

.ارائه خدمات بهتر شوید

با احترام و امتنان

حی کیومرث فال

روش مدیریت پروژه

. 4

فهرست مطالب

8 ............................................................................. کنیم؟ پیگیري را خود هاي پروژه چگونه -1

8 .......................................................................................................................................................... هزینه و زمان - 1-1

9 ....................................................................................................................................................... منابع تخصیص -1-2

10 ...............................................................................................................................................کارایی و پیشرفت - 1-3

11 ................................................................................................................................. نتایج و تغییرات ریسکها، -1-4

12 ....................................................................................................................................................... پروژه سالمت -1-5

13 .................................................................... کنیم؟ مدیریت گام به گام را ها پروژه چگونه -2

14 ....................................................................................................................... کنید تعریف را پروژه راه نقشه - 2-1

15 ...................................................................................................... کنید تنظیم راه نقشه براساس را برنامه - 2-1

15 ................................................................................. کنید استفاده پروژه کنترل تداوم براي راه نقشه از - 2-2

18 ............................................................ ؟ دهیم بهبود را خود گیري تصمیم فرآیند چگونه -3

19 ................................................................................................................... کنید بررسی و واکاوي را مشکل -3-1

19 ............................................................................................................................................. کنید بندي اولویت -3-2

20 ............................................................................................................................. کنید شناسایی را راهکارها -3-3

21 ..................................................................................................................................................... بگیرید تصمیم -3-4

21 ........................................................................................................................ کنید اقدام ، تصمیم اساس بر -3-5

روش مدیریت پروژه

. 5

23 .............................................................................. م؟یده کاهش را پروژه سکیر چگونه -4

23 ........................................................................................................ .دیکن شروع را پروژه حیصح شکل به - 4-1

24 ................................................................................................................................ .دیکن مسئول را خود میت - 4-2

24 ....................................................................................................... .کنید ییشناسا شیشاپیپ را ها سکهیر - 4-3

25 ....................................................................................................... .دیکن يزیر برنامه عاقالنه را ها سکیر - 4-4

26 ..................................................................................................................دیکن نظارت را ها سکیر دقت با - 4-5

26 ........................................................................................................................................ .دینگهدار باز را کتاب -4-6

27 .............................................................................................................. سکیر ینیب واقع -5

28 ................................................................................................................................. ارزش مختلف يها جنبه - 5-1

29 ............................................................. .دیباش داشته هم را متقابل چالش سکیر) پروسه( ندیفرا در - 5-2

29 ................................................................. .دیکن استفاده کردن چک يبرا مستقل، يزهایمم حس از - 5-3

30 ................................................................................................................................... .دیکن نظارت را عملکرد - 5-4

30 ............................................................................................................... .دیکن تیریمد را سکیر يرفتارها - 5-5

31 ..................................................................... بپرسند خود از باید پروژه مدیران که سوالی -6

33 ............................................................................................................................................................... -موقعیت -6-1

34 ................................................................................................................................................................... -مساله -6-2

34 ........................................................................................................................................................................ - نیاز -6-3

35 ................................................................................................................................................................ -محتوي -6-4

35 .................................................................................................................................................................-حل راه -6-5

روش مدیریت پروژه

. 6

37 .................................................................. کیفیت برنامه تنظیم و تهیه در مهم گام چهار -7

38 ........................................................................................................................... کیفی اهداف تعریف: 1 گام -7-1

39 ............................................................................................................. کیفیت تضمین برنامه تهیه: 2 گام -7-2

40 ............................................................................................................... کیفیت کنترل برنامه تهیه: 3 گام -7-3

40 ........................................................................................................................ کیفیت فرآیند تعریف: 4 گام -7-4

40 ..................................................................................................................... یمیت زشیانگ -8

43 .................................................................. !دیکن برقرار ارتباط دینتوان که دینباش مشغول حد از شیب - 8-1

45 ............................................................................................................................ دیکن يرهبر ینیب خوش با - 8-2

46 ................................................................................................................................ .دیکن میتسه را خود دید - 8-3

47 ............................................................................................................................. !سازد یم را زشیانگ روابط - 8-4

48 ............................................................................................................................... يمقصود يها هدف خلق - 8-5

50 ................................................................................................................................... !دیکن هیتغذ را خود میت -8-6

51 .............................................................. د؟ییبگو من به دیخواه یم يزیچ د؟یهست من با -9

53 ...................................................................................................................... یمدع- پرخاشگر يرفتار سبک - 9-1

55 ..................................................................................................... معاشرت اهل ای یاجتماع يرفتار سبک -9-2

56 ....................................................................................................................................... یانجیم يرفتار سبک -9-3

58 ...................................................................................................................................... لگریتحل يرفتار سبک -9-4

60 ........................................................................................... کار شکست ساختار شکست، -10

روش مدیریت پروژه

. 7

61 ...................................................................................................................... ست؟یچ کار شکست ساختار -10-1

63 .................................................................................................................................... ست؟یچwbs يورود -10-2

wbs .................................................................................................................................................. 67 از یمثال -10-3

WBS ................................................................................................................................................. 72 و زمان -10-4

73 ............................................................................................................................. لیتحو بانصاح اختصاص -10-5

روش مدیریت پروژه

. 8

چگونه پروژه هاي خود را پیگیري کنیم؟ -1

How to Track Your Projects?

It’s a tough challenge; juggling people, equipment, time,

money and materials to complete your project on time. To do it

successfully, you need to keep an eye on ٥ key areas of your

project...

کار داشتن با پرسنل، تجهیزات، زمان، پول و مواد اولیه براي اتمام بموقع پروژه چالش بسیار و سر

:چشم بدوزیدعنصر کلیدي پروژه 5براي موفقیت باید روي . سخت و مشکلی است

١. Time and Cost

Put an hour aside every week to determine if you are likely to

complete the project on time. To do this, identify any tasks that

are running late and determine whether they are likely to delay

the overall project. Then look for ways that you can save time by;

finishing tasks earlier, delaying non-critical tasks to after the

project has been completed, or gaining approval from your

Sponsor to remove tasks altogether.

هزینه و زمان -1-1

بحرانی تاخیردار، هاي موقع پروژه هستید، هرهفته یکساعت براي تعیین فعالیته اگرمایل به انجام ب

هایی دنبال راهه سپس ب. که باعث تاخیر کل پروژه می شوند را مشخص کنیدفعالیت هایی کنار بگذارید،

، یا آخر پروژه هاي غیربحرانی به فعالیت موکول کردن ها ، اتمام زودتر فعالیتبراي ذخیره زمان از جمله ؛

.، بگردید) ارفرما، حامی مالیک(مشتري از هاي بحرانی حذف فعالیت یهاخذ تایید

روش مدیریت پروژه

. 9

You also need to review the total spend of the project to date

against the original budget set. Identify ways to reduce costs by

allocating cheaper resource, reducing the project scope, or

boosting the efficiency of your team.

راه. اقدام بعدي، بازنگري کل هزینه هاي صرف شده در مقایسه با بودجه برنامه ریزي شده پروژه است

هاي کاهش هزینه را با تخصیص منابع ارزانتر، کاهش محدوده پروژه، یا افزایش کارایی تیم پروژه مشخص

.کنید

٢. Resource Allocation

You need to keep a constant watch on the percentage of time

that your team are allocated to tasks. If you have one person

allocated to tasks ٥٠٪ of their time and another ١٥٠٪ of their time,

then you may not be working efficiently. Instead, balance

workload fairly so that your team are kept busy ١٠٠-٨٠٪ of their

time, without being overloaded. If you intend to overload

resource, then only do it for a short period of time, to avoid

“burnout”.

تخصیص منابع -1-2

کسی اگر . د را بدقت و مستمر مانیتور کنیدنده ها تخصیص می درصد زمانی که تیم پروژه به فعالیت

از وقت خود را صرف فعالیتهاي پروژه میکند درحالیکه فرد دیگري سه برابر، بنابراین شرایط % 50از تیم

فشار کاري را عادالنه بین اعضاي تیم خود تقسیم کنید طوریکه همه . کاري تیم پروژه متعادل و مؤثر نیست

اجبار به اضافه کار منابع، براي درصورت. درصد اوقات بدون اضافه کار مشغول باشند 100تا 80یکسان

.جلوگیري از فرسودگی شغلی، فقط براي مدت کوتاه و محدود باشد

روش مدیریت پروژه

. 10

As you reallocate work among your resources, keep an eye on

the overall resource level. It may be that everyone is under-

allocated and you can take a person off the project, saving on

cost. On the other hand, if everyone is over-allocated then you

may need to quickly allocate more resources to the project as

soon as possible.

دهید، سطح کلی منابع را هم کنترل و نظارت کنید تا اگر همچنانکه دوباره منابع را تخصیص می

از طرف دیگر درصورتیکه حجم کاري کسی . جوئی شود ها صرفه کان حذف کسی از پروژه بود،در هزینهام

.بیش ازحد معمول باشد، مجبورید هرچه سریعتر نسبت به تخصیص فرد جدید اقدام کنید

٣. Progress and Efficiency

You also need to track the progress and efficiency of your

team. ‘Progress’ means the percentage of tasks completed to

date. ‘Efficiency’ means the number of tasks completed on time.

You need to track these items to ensure that you are progressing

according to plan and that your team are working efficiently in

completing tasks assigned to them.

پیشرفت و کارایی -1-3

ها منظور از پیشرفت، درصد تکمیل فعالیت. شما نیازمند پیگیري پیشرفت و کارائی تیم خود هستید

در زمان تخصیصی طبق برنامه (هاي به موقع تکمیل شده هدف از کارائی تعداد فعالیت. در زمان است

این دو شاخص براي حصول اطمینان از اینکه پروژه شما مطابق برنامه گیري شما به اندازه. است) بندي زمان

.هاي تخصیص داده شده به آنها کارا است، نیازمندید و تیم پروژه در تکمیل فعالیت

روش مدیریت پروژه

. 11

٤. Risks, Changes, Issues

Every project encounters risks, changes and issues at some

point. It’s often impossible to prevent them from occurring, so

the trick is to resolve them as quickly as possible when they do

come up. Throughout the project life cycle, you need to watch

them closely. For each item raised, set a ‘target resolution date’

and track these dates carefully to make sure that they are

adhered to.

ریسکها، تغییرات و نتایج -1-4

اي در برخی نقاط با خطرها، تغییرات و عوارضی مواجه است که اغلب امکان جلوگیري از هر پروژه

درطی . وقوع آنها وجود ندارد، بنابراین رمز یا نکته اصلی رفع و رجوع سریع آنها به محض سر رسید آنهاست

درصورت بروز . ه عمر پروژه ، کنترل و نظارت این خطرها، تغییرات و عوارض از نزدیک ضروري استچرخ

.هرکدام از این موارد ،تاریخ اتمام تعیین نموده و سررسید آنرا بدقت پیگیري کنید تا حتما به نتیجه برسد

٥. Project Health

In addition to tracking the project at the micro level, you also

need to stand back and take a look at the project from a

helicopter level. You need to gain a clear view of the overall

project health. You’ve already done most of the work by

assessing the time, cost, resources, progress and efficiency of the

project. By also taking a summarized view of the project each

week, you can lead the project team towards success.

روش مدیریت پروژه

. 12

سالمت پروژه -1-5

بر پیگیري پروژه در سطح خرد، الزم است تا بایستید ، به عقب برگردید و از باال و پنجره عالوه

شما به یک تصویر واضح و شفاف از سالمت کل پروژه . روژه نگاه کنیدبه پ) ارتفاع یا سطح باال ( هلیکوپتر

. است البته این تصویر قبال با ارزیابی زمان، هزینه، منابع، پیشرفت و کارایی پروژه، بدست آمده. نیاز دارید

موفقیت توانید تیم پروژه را بسوي عالوه براین شما با ارائه نگاه اجمالی از وضعیت پروژه بصورت هفتگی، می

.هدایت کنید

روش مدیریت پروژه

. 13

ها را گام به گام مدیریت کنیم؟ چگونه پروژه -2

How to Manage Projects Step-by-Step

Projects can often be chaos. To remain focused and achieve

success, you need to work in a step-by-step manner. That way,

you will have complete control over every action you take. So

read on, to learn....

براي حفظ تمرکز و حصول موفقیت، نیازمند انجام قدم . نظم باشند توانند آشفته و بی ها اغلب می پروژه

لذا براي . دارید، خواهید داشت هایی که برمی دراینصورت کنترل کاملی بر کلیه قدم. به قدم کار هستیم

:ادامه مطلب را بخوانید آگاهی

You have a choice in how you manage projects. If you

manage in an unstructured fashion, then much of your time will

be spent fire fighting and trying to control the project scope.

This is known as "project chaos".

درصورتیکه بشکل غیرساختیافته مدیریت کنید، همه ي . ها، یک انتخاب دارید مدیریت پروژهبراي نحوه

وقت شما صرف درگیري و تالش براي کنترل محدوده و دامنه پروژه خواهد شد که بعنوان بی نظمی یا

.شود هرج و مرج اطالق می

Instead, if you manage in a more structured step-by-step

fashion, then you can control the project delivery and ensure it

proceeds according to plan. So here's how to do it...

پروژه را کنترل و از توانید خروجی درعوض اگر به روش ساختیافته گام به گام مدیریت کنید، می

:پردازیم نحوه انجام اینکار می بنابراین در ذیل به. پیشرفت آن طبق برنامه مطمئن شوید

روش مدیریت پروژه

. 14

١. Define the Project Roadmap

At the start of the project you need to define the Roadmap.

This is a diagram that shows the major steps that need to be

taken to deliver the project from start to finish. Another name

for this is the "Project Life Cycle". Every step is clearly defined

and the steps are placed in a logical order, from Project

Initiation to Project Closure.

نقشه راه پروژه را تعریف کنید -2-1

هاي اصلی یاگرام از گاماین نقشه راه ، نوعی د. در ابتداي پروژ الزم است، نقشه راه پروژه را تعریف کنید

هر گام . است "چرخه عمر پروژه"اسم دیگر این دیاگرام . موردنیاز براي تحویل پروژه از ابتدا تا انتهاست

.شوند کامال تعریف و کلیه آنها از ابتدا تا انتهاي پروژه با ترتیب منطقی چیده می

After creating your Project Roadmap, get buy-in from your

Project Sponsor and then clearly communicate the steps to

your team. That way, everyone knows what has to be done to

deliver the project, from start to finish.

. کنیدبعداز تهیه نقشه راه پروژه، نظر حامی مالی پروژه را جلب و نهایتا اقدامات آنرا با تیم پروژه تبادل

. کاري را براي پروژه انجام دهد داند از ابتدا تا انتها باید چه به این ترتیب هرکسی می

٢. Base your Plan on your Roadmap

If you haven't done so already, create a detailed Project

Plan that lists all of the tasks needed to complete the steps in

your Roadmap. If you have already created your plan, then

review it to ensure that all of the roadmap steps are listed in

روش مدیریت پروژه

. 15

your plan and that your plan is perfectly aligned with your

Roadmap.

برنامه را براساس نقشه راه تنظیم کنید -2-1

درصورتیکه قبال اینکار را انجام نداده باشید، برنامه تشریحی پروژه که کلیه فعالیتهاي موردنیاز براي

اید، براي اطمینان از اینکه را تهیه کردهاگر قبال برنامه . هاي نقشه راه را فهرست کند، تهیه کنید تکمیل گام

.هاي نقشه راه در برنامه شما قرار دارد و کامال با نقشه راه همخوانی دارد، آنرا بازنگري کنید گام

That way, by following the steps listed in your plan you can

ensure that you follow the roadmap and never deviate off

track. You can then avoid lengthy delays and costly overruns,

which are common with projects.

هاي مندرج در برنامه، از پیگیري و عدم انحراف همیشگی آن نسبت به نقشه راه با تبعیت از فهرست گام

ها هست، در اغلب پروژهاز انداره که هاي بیش چنین از تاخیرهاي طوالنی و هزینه هم. شوید مطمئن می

.جلوگیري کنید

٣. Use your Roadmap to Keep Control

Print your Roadmap out and put it in a visible place so that

your team can see it. Every time a change is raised, refer back

to your roadmap to determine whether it should really be

implemented.

استفاده کنید از نقشه راه براي تداوم کنترل پروژه -2-2

هر وقت تغییري رخ . نقشه را چاپ و در محلی نصب کنید که کامال مقابل دید کلیه اعضاي تیم باشداین

. دهد، به نقشه راه رجوع کنید و مشخص کنید که آیا واقعا باید اعمال شود می

روش مدیریت پروژه

. 16

By constantly referring to your Step-by-Step Roadmap, you

can easily identify the impact of changes, risks and issues on

the project. And you can see at a glance whether they are

going to impact on your ability to deliver your project on time.

ها و نتایج حاصل از آنرا بر توانید تاثیر تغییرات، ریسک میتان، هاي نقشه راه با مراجعه مستمر به گام

پروژه تعیین کنید و بایک نگاه بفهمید که آیا این تغییرات بر توانایی شما در تحویل بموقع پروژه تاثیر دارد

.یا نه

A clear step-by-step roadmap helps you make decisions on

the fly, while still remaining focused on the end objective. And

you can use it to report on your project progress to your

project sponsors. It also helps you show your team the

progress of your project to date to boost motivation and

morale.

کند، زمانی که تمرکز بر گیري هوشمندانه کمک می نقشه راه گام به گام و شفاف به شما در تصمیم

براي تهیه گزارش ) نقشه راه(هدف نهایی، هنوز پابرجاست و براي دادن گزارش به حامیان مالی از آن

تان، تقویت انگیزه و روحیه تیم پروژه، چنین براي پیشرفت زمانی پروژه هم. پیشرفت پروژه استفاده می کنید

. کند به شما کمک می

So take the first steps by getting your team together and

creating a Project Roadmap which lists the major steps that

need to be completed to deliver your project. Then plan your

project based on your roadmap, print it out and stick to it. By

doing this, you'll help your team remain focused on the tasks

at hand and improve productivity.

روش مدیریت پروژه

. 17

هاي مهم جهت تکمیل و بر تهیه فهرست گام با تشکیل تیم دور هم و تهیه نقشه راه اولین قدم مبنی

بدینوسیله به تیم . ریزي کرده و چاپ کنید سپس پروژه را براساس نقشه راه برنامه. تحویل پروژه را بردارید

.پروژه کمک می کنید تا بر فعالیت ها و وظایف در دست خود تمرکز کرده و بهره وري بهبود یابد

روش مدیریت پروژه

. 18

چگونه فرآیند تصمیم گیري خود را بهبود دهیم ؟ -3

٣. How to Improve your Decision-Making?

Great leaders make great decisions. But how do they do

it? What techniques do they use for making decisions quickly

and easily? Read this newsletter to find out...

، ولی چگونه این مهم را انجام میدهند؟ از چه تکنیکی هاي بزرگ مي گيرند رهبران بزرگ تصميم

:را مطالعه کنید تا چگونگی کار را دریابیدمتن ذیل . براي تصمیم گیري سریع وآسان استفاده می کنند؟

This may surprise you, but most great leaders use the

same ٥ steps for making decisions. So read the ٥ steps below

and use them to improve your decision-making on projects:

رهبران بزرگ از پنج مرحله زیر براي تصمیم گیري استفاده شاید شما تعجب کنید ، ولی بسیاري از

:می کنند، مراحل را با دقت ببینید و از آنها براي بهبود فرآیند تصمیم گیري در پروژه ها استفاده کنید

١. Investigate the problem

When a problem is presented to you, take the first step by

spending the time needed to identify its root cause and make

sure it's not just a symptom of another underlying problem.

Project problems are usually related to people, processes,

equipment or materials. Find out when, why and how it

occurred and its impact on the project.

روش مدیریت پروژه

. 19

مشکل را واکاوي و بررسی کنید -3-1

ست که ،زمان کافی براي شناسایی علت ریشه اي ا هرگاه با مشکلی روبرو شدید ، اولین کار این

معموالً . نباشد اطمینان حاصل نمائید مشکل اصلی ، مشکل پنهان دیگري مشکل صرف نموده و از اینکه

دریابید که مشکالت کی ، چرا و . مشکالت پروژه به نیروي انسانی ، فرآیندها ، تجهیزات یا کاال ، برمیگردد

.چگونه اتفاق افتاده و تبعات آنها را بر پروژه بررسی کنید

٢. Prioritize it

On projects, problems occur all the time. You need to

determine whether each problem needs your urgent attention

or not, based on its impact on the project. If it's high impact

(e.g. it's preventing your team from working) then it's "high

priority" and you need to stop work and get it resolved quickly.

اولویت بندي کنید -3-2

در پروژه ها، مشکالت همیشه پیش می آیند، ، شما باید براساس تاًثیر مشکالت بر پروژه ، تعیین کنید

ن تیم مثالً ، مانع کار کرد(، اگر تاًثیر زیادي دارد که مشکل پیش آمده به رسیدگی فوري نیاز دارد یا نه

.این مشکل اولویت باالیی داشته و بایستی کار را متوقف و سریعاً آن مشکل را برطرف نمائید) پروژه میشود

٣. Identify the solutions

With a clear understanding of the problem and its priority

level, you need to identify solutions to address it. Then review

each alternative to determine whether it actually:

روش مدیریت پروژه

. 20

راهکارها را شناسایی کنید -3-3

با درك روشن از مسائل و میزان اولویت آنها ، ضروري است راه کارها به تناسب با مسیر دستیابی

د زیر را پوشش می سپس هر گزینه و راهکار را بررسی کنید که آیا واقعاً موار. صحیح آنها را شناسایی کنید

:دهد

Solves the root cause of the problem

Is easy and practical to implement

Will prevent the problem from re-occurring

راهکار بایستی علت ریشه اي مشکل را حل کند.

آیا راهکار براي اجرا ، ساده و عملی است؟

آیا راهکار ، از وقوع مجدد مشکل پیشگیري خواهد کرد؟

٤. Make your decision

Now you have all of the information you need to make your

decision. Don't make your decisions too hastily. Take time out

of your day to carefully consider all of the pros and cons. Go

for a walk, or if it's really important sleep on it so you have a

clear head when deciding. Make non-important decisions

quickly, but take a little more time when making decisions

which are critical to the success of the project.

روش مدیریت پروژه

. 21

تصمیم بگیرید -3-4

اکنون شما تمام اطالعات الزم براي تصمیم گیري را در اختیار دارید، ولی خیلی زود تصمیم

اگر خسته شده اید استراحت . وقت کافی براي بررسی کلیه موارد موافق و مخالف را در نظر بگیرید.نگیرید

میمات کم اهمیت را سریعتر تص. کنید تا با ذهنی فعال و روشن، امکان تصمیم گیري درست را داشته باشید

بگیرید ، اما وقت بیشتري براي تصمیم گیري در مورد قسمت هایی که داراي نقش حساس تري در

.موفقیت پروژه می باشند ،در نظر بگیرید

٥. Act on it

Once you have thought it through and made your decision,

you need to be fully committed to implementing it. Act on it

immediately by telling your team about it and then scheduling

the tasks needed to make it happen. Remember, every

problem affects your project in some way, so you need to act

quickly once you've decided on what to do.

میم ، اقدام کنید بر اساس تص - 3-5

بالفاصله دست به کار شوید . با درایت و اندیشه تصمیم بگیرد، و نسبت به اجراي آنها کامالً متعهد باشید

به . و موضوع را با تیم پروژه در میان بگذارید ، سپس براي انجام فعالیت هاي الزم ، برنامه ریزي کنید

نوعی بر روي پروژه شما تاثیر خواهد گذاشت ، بنابراین ضروري خاطر بسپارید که هر مشکلی به هر حال به

.است، وقتی که تصمیم گرفتید که چکار کنید، بسرعت اقدام نمائید If you follow these steps for every decision you have to

make, then you'll make better decisions, faster. And you'll feel

good about it.

روش مدیریت پروژه

. 22

اگر شما این مراحل را براي اتخاذ تصمیم هاي خود دنبال کنید ، قادر خواهید بود که تصمیمات بهتر را

.و همچنین احساس خوبی نسبت به آنها داشته باشید.در زمان کمتري بگیرید

One way to reduce the number of decisions you have to

make on projects is to use a Project Methodology. It will guide

your entire team through a proven step-by-step process, so

that everyone knows what has to be done. So you don't have

to decide how you want to run your projects. You simply follow

the methodology to do it.

کند تا تعداد تصمیم هاي مورد نیاز براي یک پروژه را کاهش به شما کمک مییکی از راههایی که

این استراتژي، کل تیم شما را با . رویه مشخص براي انجام پروژه می باشد یکدهید ، استفاده از

بنابراین با داشتن یک روش مشخص دیگر نیازي به تصمیم . فرآیندهاي قدم به قدم هدایت خواهد کرد

در مورد چگونگی اجراي پروژه هاي مختلف نیازي به تعدد . نگی انجام پروژه نخواهد بودگیري براي چگو

براي انجام آن کافیست مراحل متدولوژي و برنامه مدیریت پروژه را که شامل برنامه . تصمیم گیري ندارید

.گانه مدیریت پروژه است دنبال کنید 9هاي حوزه هاي

To succeed as a Project Manager, you need to “watch your

projects like a hawk”. This means tracking every aspect of your

project to ensure you deliver on time. To help you do this, read

these ٥ tips:

یعنی. نیاز دارید پروژه در تیزبین مانند عقاب یبه نگاه، بعنوان مدیر پروژه براي موفقیت

براي کمک به . کنید پیگیريمراقبت و براي اطمینان از تحویل بموقع پروژه پروژه را کلیه جوانب

:توصیه داریم 5انجام این مهم،

روش مدیریت پروژه

. 23

چگونه ریسک پروژه را کاهش دهیم؟ -4

How to reduce Project Risk If you're working on a project and you're worried it might be

delivered late or over budget, then read these top tips...

پروژه اي و نگران تحویل بموقع و با هزینه باال هستید، مطالعه موارد مهم زیر توصیه وير اگر بر

:مشود

١. Start out on the right foot

Too many projects get started without a solid definition of

what must delivered .So always start out by writing a detailed

Project Charter. This document states the project vision,

objectives, scope and deliverables. Only then, do you know

what has to be achieved and by when.

. به شکل صحیح پروژه را شروع کنید -4-1

بسیاري از پروژه ها بدون اینکه اقالم قابل تحویل شناخته شده و مشخصی داشته باشند شروع می

این مستند مواردي از جمله چشم . بنابراین پروژه را همیشه با نوشتن جزئیات منشور پروژه آغاز کنید. شوند

در اینصورت شما می دانید چه چیزي و . انداز پروژه، اهداف، محدوده و اقالم قابل تحویل را شرح می دهد

.کی باید به دست آوریده شود

٢. Make your team accountable

Why should you shoulder all of the responsibility for the

project? Instead, pass on responsibility to each member of

your team. Tell them which elements of the Project Charter

روش مدیریت پروژه

. 24

they are responsible for delivering and make them accountable

by holding review meetings each week to measure progress.

.تیم خود را مسئول کنید -4-2

چرا باید همه بار مسئولیت پروژه بر دوش شما باشد؟ به جاي اینکار مسئولیت را به اعضاي تیم خود

به آنها بگوئید که مسئول چه عناصر و بخش هایی از منشور پروژه هستند و باید آن را تحویل . انتقال دهید

.با گذاشتن جلسات بررسی هفتگی با اعضااي تیم و بررسی پیشرفت پروژه، به آن مسئول بدهید. ندده

٣. Identify risks upfront

Then hold a workshop to identify likely risks to your project.

A risk is an unforeseen event that might negatively impact on

the project in the future. Examples of risks are: "that our

suppliers might deliver late", "that we might run out of

materials" or "that we can't find extra resources when we need

them". You need to document every risk and determine its

likelihood and impact on the project.

.ریسکه ها را پیشاپیش شناسایی کنید -4-3

ریسک یک اتفاق پیش بینی . جلسه کارگاهی براي شناسایی ریسک هاي محتمل پروژه تشکیل دهید

تامین کنندگان : مثال هایی از ریسک . نشده است که ممکن است در آینده اثر منفی بر پروژه داشته باشد

نتوانیم منابع اضافی پیدا کنیم، وقتی به «یا » واد خام تمام شودممکن است م«اقالم را دیر تحویل بدهند یا

.، شما باید تمام ریسک ها را مستند کرده و میزان احتمال و اثر آن را تعیین کنید»آن نیاز داریم

٤. Plan risks wisely

روش مدیریت پروژه

. 25

With all of the risks known upfront, you're ready to create a

Risk Plan. This document will identify actions that you can take

now to reduce the likelihood of the risk occurring. So for

instance, if your risk was "that we might run out of materials"

then strike a deal with a supplier that requires them to make

additional materials available when you need them. Or find

another supplier as a backup.

.ریسک ها را عاقالنه برنامه ریزي کنید -4-4

. با شناسایی پیشاپیش کلیه ریسک ها ، قادر خواهید بود که برنامه ي ریسک را تهیه و تنظیم کنید

به . کاهش یابد را مشخص خواهد کرداین مستند اقداماتی که باید انجام شوند تا احتمال وقوع ریسک

پس یک تعامل با تامین "ممکن است مواد خام تمام شود "اینصورت اگر مثالً ریسک شما این باشد که

یا یک . کننده می کنید تا مواد کاري اضافی همیشه موجود داشته باشد براي وقتی که شما نیاز داشتید

. یدتامین کننده دیگر براي پشتیبانی پیدا می کن

٥. Monitor risks carefully

As the project progresses, run bi-weekly or monthly risk

meetings to review the risks you've identified. Ask these

questions: Are the risks likely to occur? Are there any new risks

that you face? Have the actions in your Risk Plan been

completed? Is your level of risk reducing? Only by monitoring

your risks carefully, can you control the overall level of risk on

the project.

And one more tip to help you...

روش مدیریت پروژه

. 26

.با دقت ریسک ها را نظارت کنید -4-5

ماهانه براي بررسی ریسک هایی که تاکنون شناخته اید با پیشرفت هاي پروژه، یک جلسه هفتگی یا

این سواالت را بپرسید، آیا احتمال وقوع ریسک ها زیاد است؟ آیا با ریسک جدیدي روبرو . برگزار کنید

هستیم؟ آیا اقدامات برنامه ریسک خود را تمام کرده اید؟ آیا سطح ریسک شما کاهش یافته؟ تنها با نظارت

و یک مورد. توانید سطح کالن ریسک پروژه خود را کنترل کنید دقیق ریسک ها، می٦.Keep an open book

Communicate your project risks openly to your boss or

project sponsor, so that everyone is aware of them. Don't keep

them to yourself. Send them a regular report listing the risks

and your plan of action for resolving them.

It will give them confidence in your ability to control the

project and it will help gain their support when you need it.

.کتاب را باز نگهدارید - 4-6

ه و یا هر کسی که درگیر پروژه ریسک هاي پروژه را به صورت شفاف به مدیر پروژه، اسپانسر پروژ

براي آنها گزارشی لیست شده از ر یسک ). مخفی نکنید(نزد خود اطالعات را نگه ندارید . است انتقال دهید

. هاي موجود و برنامه خود براي برطرف کردن ریسک ها را بفرستید

نید و اینگونه از پشتیبانی با رعایت این ها ، اطمینان خاطر می دهید که می توانید پروژه را کنترل ک

.آنها زمانی که نیاز داشته باشید بهره مند می شوید

روش مدیریت پروژه

. 27

واقع بینی ریسک -5

Risk Realism When it comes to risk management, pessimism and optimism

have their roles, but it's best to aim for realism. Here are five

steps.

وقتی به مدیریت ریسک می رسیم، بدبینی و فروش بینی هر کدام نقش خود را بازي می نند، ولی

. گام آمده است 5در زیر . بهترین انتخاب واقع بینی است

Winston Churchill once said “A pessimist sees the difficulty

in every opportunity; an optimist sees the opportunity in every

difficulty.” In managing project risks, a pessimist might be too

risk-averse and overprotective, while an optimist might look for

the upside in every uncertainty, and take on too much risk

exposure.

“We need a proper balance between both perspectives,

allowing trade-offs between threats and opportunities, in order

to give us the best possible chance of achieving our goals,”

says risk management consultant David Hillson, PMP. “In place

of pessimism or optimism, we need to aim for realism.” He

recommends the following steps to ensure realism in our

approach to managing risk:

یک بدبین در هر فرصت سختی و شکل را می بیند و یک خوش بین در : ونیستون چرچیل یکبار گفت

در مدیریت ریسک هاي پروژه، یک بدبین بسیار از ریسک دوري می نکد و . سختی و مشکل فرصت می بیند

روش مدیریت پروژه

. 28

بی از حد محافظه کار است، در حالیکه یک خوش بین به دنبال نقطه باالیی است در شرایط عدم قطعیت و

. بیش از حد ریسک می کند

ما نیازمند یک تعادل مناسب بین هر دو وجه هستیم، باید بهترین ترکیب تهدیدها و درخت ها را براي «

. این را دیوید هیلسون مشاور گفته است. اب کنیمایجاد بیشترین شانس براي رسیدن به اهدافهمان انتخ

.»به جاي نشانه روي براي خوش بینی باید بدبینی، ما باید براي واقع بینی نشانه رویم«

:او گام هاي زیر را براي تثبیت واقع بینی در مدیریت ریسک توصیه می کند

> Value different perspectives.

Encourage and use input from both pessimists and optimists.

We need to listen to people who warn us about what might go

wrong, as they may have seen something that we have

missed. We should also allow people to explore possible

upsides that could result in unplanned gains.

مختلف ارزش جنبه هاي -5-1

ما نیاز داریم به . خوش بنیان و بدبینان را تشویق کنید و از روودي هاي حاصل از آنها استفاده کنید

افرادي که به ما اخطار می دهند که شاید چیزي در خطا باشد، گوش دهیم، ممکن است آنها متوجه چیزي

هستند اجازه ) درخت ها(ه به دنبال نقاط باال همچنین ما باید به افرادي ک. باشند که ما از قلم انداخته ایم

. دهیم ممکن است چیزهاي برنامه ریزي نشده اي کسب شود

> Include peer challenge in the risk process.

The role of devil’s advocate can be very useful in testing

established attitudes to risk. Give someone the role of asking

روش مدیریت پروژه

. 29

naïve or difficult questions during risk workshops: Why do we

always do it this way? Why can’t we try something else? What

if…?

.ریسک چالش متقابل را هم داشته باشید) پروسه(در فرایند -5-2

در . واند مفید باشدنقش وکیل مدافع شیطان در تست کردن راه هاي موجود به ریسک بسیار می ت

چرا باید همیشه به این شکل کار : مثل. طول کار با ریسک به یک نفر نقش پرسیدن سواالت سخت را بدهید

؟... چرا نمی توانیم راههاي دیگر را امتحان کنیم؟ چه می شد اگر ) از این راه(را انجام دهیم؟

> Use independent audits as a sense-check.

Bringing in an outsider to review the risk process and its

outputs can reveal established or habitual tendencies toward

pessimism or optimism. An independent expert can suggest

alternative ways of thinking or acting and provide new insights.

.اي چک کردن استفاده کنیداز حس ممیزهاي مستقل، بر - 5-3

آوردن یک نفر از خارج از سازمان براي بررسی فرآیند ریسک و خروجی هاي آن می تواند گرایشات

یک متخصص مستقل می تواند راه هاي متغیري براي فکر . خوش بینانه و بدبینانه موجود را نشان دهد

.کردن، عمل کردن و ارائه دیدهاي جدید پیشنهاد کند

> Monitor performance.

Comparing what actually happens with what was predicted can

indicate whether we are being too negative or too hopeful. This

روش مدیریت پروژه

. 30

can allow corrective action to be taken to adjust for sources of

bias arising from either pessimism or optimism.

.عملکرد را نظارت کنید -5-4

مقایسه چیزهایی که واقعا اتفاق می افتند با چیزهایی که پیش بینی شده که اتفاق نیفتد می تواند نشان

این می تواند موجب انجام اعمال اصالحی براي تنظیم نابع که . دهد که ما چقدر منفی یا مثبت بوده ایم

.متمایل به خوش بینی یا بدبینی قرار دارند

> Manage risk attitudes.

Individuals and groups should learn to understand their risk

attitudes and be able to modify them if necessary. Emotional

literacy offers a range of helpful techniques that can be used to

support proactive management of risk attitude, helping counter

excessive pessimism or optimism and fostering the appropriate

risk attitude to support objectives.

. رفتارهاي ریسک را مدیریت کنید -5-5

گروه ها و افراد تکی باید یاد بگیرند که رفتار ریسک را بفهمند و بتوانند آنها را در صورت لزوم اصالح

اد عاطفی یک بازده از تکنیک ها را پیشنهاد می دهد که می توانند براي پشتیبانی از مدیریت رفتار سو. کنند

ریسک مورد استفاده قرار گیرند، کمک کند تا رفتار ریسک به شکل مناسب براي پشتیبانی از اهداف پرورش

.یابد

روش مدیریت پروژه

. 31

سوالی که مدیران پروژه باید از خود بپرسند -6

Five Questions PMs Must Ask

There are five immutable principles of project management

that must be addressed by project leaders and teams in order

to succeed. In this new series, we begin with an overview of

these principles before exploring in detail how you can put

them to work in a variety of business and technical domains.

by Glen Alleman,

اصل تغییرناپذیر مدیریت پروژه وجوددارد که باید توسط رهبران و تیم 5براي رسیدن به موفقیت،

هاي فنی طالب قبل از تشریح جزئیات چگونگی اجراي آنها در حوزهدر سري جدید م. پروژه مد نظر قرارگیرد

.کنیم و تجاري با مروري بر این اصول شروع می

Project managers are tasked with a wide variety of duties;

many are vague, some are difficult, but none are really

rewarding in the absence of some chance of project

success. This is the first in a series of articles that describes the

٥ Immutable Principles of Successful Projects. These principles

are the basis for increasing your probability of project success.

The five principles, presented as questions, are:

ها با گستره وسیعی از وظایف تحمیلی مواجهند، بسیاري از این وظایف مبهم و نامشخص مدیران پروژه

این . و برخی مشکل هستند، که هیچکدام واقعا پاداشی ندارند جز شانس کم و ضعیف امکان موفقیت پروژه

روش مدیریت پروژه

. 32

براي افزایش . کند ها را تشریح می هاصل تغییرناپذیر موفقیت پروژ 5اولین موضوع از سري مقاالتی است که

:آید، زیربناي کار هستند گانه که بشکل سوال در ذیل می 5احتمال موفقیت پروژه، این اصول

١. What Does Done Look Like?

٢. How Do We Get There?

٣. Do We Have Enough Time, Resources, And Money To Get There?

٤. What Impediments Will We Encounter Along The Way?

٥. How Do We Know We Are Making Progress?

دهیم شبیه چیست؟ کاري که انجام می -1

رسیم؟ چگونه به آن می -2

آیا زمان، منابع و پول کافی براي رسیدن به آن را داریم؟ -3

درطی مسیر رسیدن چه موانع و مشکالتی برسر راه ما قراردارد؟ -4

درحال پیشرفت است؟فهمیم که کار ما چگونه می -5

The answers to these questions will be explored in

subsequent articles, each guided by the underlying framework

of a project, program and portfolio management system. This

management system can be most any system that meets the

need of the project. It needs to be a system that connects

projects and their deliverables, with the programs that collect

projects into beneficial outcomes, and the portfolio of programs

روش مدیریت پروژه

. 33

and their business beneficial outcomes connected to strategy,

mission and vision.

شود، هرکدام از سؤاالت در چارچوب کاري نظام ها در مقاالت بعدي موشکافی می پاسخ به این پرسش

تواند غالب هر نظامی باشد که پاسخگوي نظام مدیریت می. شود مدیریت پرتفولیو، طرح و پروژه راهنمایی می

هایی مرتبط کند با نتایج و ها را به طرحها و محصوالت آن به نظامی نیاز است که پروژه. نیازهاي پروژه است

.ها و نتایج سودده تجاري مرتبط با استراتژي، ماموریت و دیدگاه شرکت منافع مالی، پرتفولیوي طرح

When we speak about projects there are attributes we need

to establish before looking for the answers to our five

questions.

کنیم، الزم است تا ها صحبت می پرسش، وقتی که درمورد پروژه 5بل از جستجوي پاسخ به این ق

.ریزي کنیم هایی را تعریف و پی اصطالحات و واژه

> The Situation – projects are risky, by their very nature.

Handling or retiring risk is a core success factor.

-موقعیت - 1- 6

بررسی یا عدم بررسی خطر عامل اصلی موفقیت . اند ها، پرمخاطره بدلیل بسیاري از طبیعت و ذات پروژه

.است

> The Problem –

project management makes use of processes to create

measurement data. This data must identify tangible outcomes,

their measures of performance, in units meaningful to the

decision makers.

روش مدیریت پروژه

. 34

-مساله - 2- 6

:ها باید این داده. گیرد گیري، فرآیندها را بکار می هاي اندازه مدیریت پروژه براي خلق داده

نتایج ملموس، -1

هاي عملکرد فرآیندها، شاخص -2

.گیرنده تعیین کند یري را، براي افراد تصمیمگ و واحدهاي اندازه -3

> The Need –

project management is about avoiding surprises. Measures

of physical percent complete used to forecast future

performance.

-نیاز -3- 6

بینی عملکرد فیزیکی براي پیشکند با استفاده از درصد پیشرفت مدیر پروژه از غافلگیري دوري می

. آتی

> The Context –

organizations execute projects. Adapting the project

management processes to the organizations culture to the risk

tolerance of the project’s environment is a critical success

factor.

روش مدیریت پروژه

. 35

-محتوي - 4- 6

o سازمانها براي تحمل تطبیق فرآیندهاي مدیریت پروژه با فرهنگ. ها هستند مجري پروژهسازمانها

.شود خطر محیط پروژه، عامل موفقیت محسوب می

> The Solution –

defining the tangible deliverables as measures of increasing

maturity increase the probability of success.

-راه حل -5- 6

.کند تعریف نتایج ملموس، بعنوان شاخصهاي افزایش رشد، احتمال موفقیت را تقویت می

As well as the ٥ Immutable Principles, the project manager

must provide accurate and credible information to the decision

makers:

How much is this project going to cost when we are done?

When will we be done?

Do we have some notion of the business value produced by

the project and how project going to meet the goals of the

business by delivering this value?

What activities will be performed in what order to produce

this business value?

گیرنده، اطالعات دقیق و موثـق تهیـه مدیر پروژه باید براي افراد تصمیماصل اجتناب ناپذیر ، 5عالوه بر

:کند

هزینه تمام شده پروژه چقدر خواهد شد؟

روش مدیریت پروژه

. 36

شود؟ پروژه کی تمام می

آیا تصوري از ارزش تجاري تولید شده بوسیله پروژه داریم؟ چگونه و به چه شکلی پروژه قصد دارد

اهداف تجاري تعریف شده را برآورده کند؟

شود؟ هایی و با چه ترتیب و توالی اجرا می براي حصول به مقادیر اهداف تجاري، چه فعالیت

This series will go into detail about the ٥ Immutable

Principles, the practices that implement them, the artifacts that

are generated from the practices, and most importantly, how

you as the project manager can put these principles and

practices to work in a variety of business and technical

domains.

This “mind map” will be our guide:

کنـد، آثـاري کـه پردازد، اقداماتی که آنها را اجرا می می اجتناب ناپذیر اصل 5مطالب به تشرح سرياین

هـاي ناشی از این اقدامات است و مهمترین موضوع اینکه شما بعنوان مدیر پروژه این اصول و اقدامات را در حوزه

.مختلف فنی و تجاري بکارگیرید

:راهنماي ما خواهد بود "قشه فکرين "این

روش مدیریت پروژه

. 37

ظیم برنامه کیفیتچهار گام مهم در تهیه و تن -7

Four critical steps to creating a Quality Plan

Most Project Managers are aware that delivering projects within

"time, cost and quality" is critical to success. However the term

quality can be elusive and is often not clearly defined. In this

issue, we describe what it really means to deliver quality within

a project and we will help you to understand the:

دانند که تحویل و اتمام پروژه در زمان و با بودجه و کیفیت تعیین شده براي اکثر مدیران پروژه می

دراین مقاله، . کیفیت اغلب خیلی شفاف نبوده و مبهم است گرچه اصطالح. موفقیت بسیار مهم و اساسی است

گام اصلی براي تهیه برنامه کیفیت کمک خواهیم 4معنی واقعی کیفیت در پروژه را تشریح و به شما در درك

:کرد

So what does the term "quality" mean? They define quality as

producing deliverables which meet the requirements of the

customer.

به چه معناست؟ کیفیت را بعنوان نتایج دلخواه و مطلوب که احتیاجات مشتري را برآورد "کیفیت" اصطالح

.کند، تعریف می کنند

To ensure that your deliverables meet your customer’s

requirements, you need to create a Quality Plan, by taking these

٤ steps:

کند، مستلزم تهیه برنامه کیفیت با برداشتن هاي مشتري را تامین می براي اطمینان از اینکه نتایج، نیازمندي

:گام هستیم 4این

روش مدیریت پروژه

. 38

Step ١: Define the Quality Targets

We all know that its pretty impossible to meet your customers

expectations unless you draw a line in the sand before you

start. By asking your customer to state upfront exactly what it

is that they require, you will greatly improve your chances of

success.

اهداف کیفی تعریف: 1گام -7-1

دانیم تامین انتظارات و توقعات مشتریان تقریباً غیرممکن است، مگراینکه قبل از شروع کار همه ما می

بر تعیین دقیق سقف مجاز آنچه که الزم دارد، با درخواست از مشتري مبنی. خط قرمز را مشخص کنید

.شانس و فرصت بسیار خوبی براي موفقیت بدست خواهید آورد

Ask your customer to provide a list of their requirements for a

solution to be delivered by the project. Then help them to list

the key deliverables which once produced, will satisfy their

requirements. For each deliverable, list its components and

then go one step further - by describing the detailed quality

targets (i.e. quality criteria and quality standards) to be

achieved by each component. This will provide you with a

comprehensive understanding of exactly what it is that must be

produced by the project, to meet the expectations of your

customer.

سپس . تان را از خودشان درخواست کنید هاي مشتري حل تحویل پروژه، فهرست نیازمندي بعنوان راه

کند، به آنها کمک در تهیه فهرست نتایج کلیدي که تنها یکبار تنظیم شده و نیازهاي آنان را برآورده می

روش مدیریت پروژه

. 39

یعنی حوزه کیفیت (نتایج، اجزاي آنرا فهرست و سپس با تشریح جزییات اهداف کیفی براي هرکدام از . کنید

اینکار شما را به فهم و درك عمیق و جامعی از آنچه باید . یک گام به جلو بردارید) و استانداردهاي کیفیت

.رساند بوسیله پروژه براي تامین انتظارات و توقعات مشتري تولید شود، می

Step ٢: Create a Quality Assurance Plan

The next step is to create a plan to assure your customer that

you can meet the quality targets set. By scheduling a suite of

Quality Assurance Reviews to be undertaken by an independent

person to the project, your customer will be provided with a

"trusted view" of the overall progress of the project and the

likelihood of the deliverables actually meeting the quality

targets agreed.

تهیه برنامه تضمین کیفیت: 2گام -7-2

توانید بر اینکه می مبنی تان اي براي دادن اطمینان به مشتري قدم بعدي عبارتست از تهیه برنامه

اي از اقدامات تضمین کیفیت که بوسیله شخصی بندي مجموعه با زمان. مجموعه اهداف کیفی را تامین کنید

شود مستقل از پروژه انجام بگیرد، مشتري با تصویري و برداشتی مطمئن از پیشرفت کلی پروژه مواجه می

.کند ارات کیفی مشتري را تقویت میها و انتظ که احتمال تامین واقعی نتایج خواسته

Step ٣: Create a Quality Control Plan

Internally within the project, you need to create a schedule of

"Quality Control" measures to control the actual level of quality

of each deliverable, as it is being produced. Examples include

putting in place peer reviews, deliverable reviews,

روش مدیریت پروژه

. 40

documentation reviews and end-of-phase reviews. Each review

will measure the deliverables produced and identify any

deviations from the quality targets set.

تهیه برنامه کنترل کیفیت: 3گام -7-3

رون پروژه براي کنترل سطح کیفیت هرکدام از نتایج، همانگونه که درحال تولید است، نیازمند در د

مانند درخواست بازنگري نتایج، مستندات و پایان هرفاز . ها هستید شاخص "کنترل کیفیت"بندي تهیه زمان

.کند اف تعیین میگیري و انحراف آنرا از مجموعه اهد هربازنگري، نتایج تولید شده را اندازه. پروژه

Step ٤: Define the Quality Process

Of course, creating plans for assuring and controlling the quality of

deliverables is a good start. But you also need to put in place a Quality

Process to ensure that each of the actions listed in the Quality Plan are

undertaken as quickly and efficiently as possible.

تعریف فرآیند کیفیت: 4گام -7-4

البته تهیه برنامه اطمینان از کیفیت و کنترل آن شروع خوبیست اما عالوه براین جهت اطمینان از اینکه

هستند، نیازمند فرآیند کیفیت هریک از اقدامات مندرج در برنامه کیفیت بسرعت و کارا دردست اقدام

.هستیم

انگیزش تیمی -8

Team Motivator

You won’t find Motivation 101 in most business schools, yet the

روش مدیریت پروژه

. 41

ability to motivate your team is one of the most important

skills a project leader must possess. Here are six strategies —

no speeches required — to unite and engage your team. By:Jon Gordon

وانایی انگیزه دادن به تیم اما ت. را در بیشتر مدارس تجارتی پیدا خواهید کرد 101شما انگیزش

استراتژي براي 6در زیر . یکی از مهمترین مهارت هایی است که یک مدیر پروژه باید داشته باشد

.تشویق و انگیزه دادن وجود دارد

Many project leaders are continually frustrated by their team’s

performance and low morale and engagement. The answer

doesn’t involve fancy technology, a new piece of equipment, or

extensive R&D. In fact, the answer lies in a basic human

emotion: motivation.

جواب این مشکل ربطی . بسیاري از مدیران پروژه از عملکرد و مشارکت پایین تیم خود خسته شده اند

جواب در احساس درونی آدمی قرار دارد . جهیز جدید یا یک واحد تحقیق و توسعه نداردبه تکنولوژي، یک ت

انگیزش:

Unfortunately, motivational speeches don’t work. But leaders

who motivate do. Now, more than ever, a leader’s job is to

motivate and rally the team through challenging times. You

can’t outsource motivation. It is the leaders and managers who

must motivate.

روش مدیریت پروژه

. 42

متاسفانه گردهمایی ها و سخنرانی هاي انگیزشی مفید واقع نمی شود ولی رهبران که انگیزه می بخشند

داشتن تیم در زمان هاي رقابتی اکنون بیش از همیشه کار یک رهبرا نگیزه بخشیدن و کنار هم نگه . چرا

.انگیزه بخشیدن وظیفه رهبران و مدیران است. است

Most business leaders want to take the emotion out of

business, but that is a huge mistake. When fear and negativity

are the primary emotions people in your organization are

feeling, you have to counter that with an even more powerful

emotion, like faith, belief, and optimism. And your success in

that depends on your ability to motivate.

Motivation has long been considered a soft skill that was hard

to quantify, so most companies left it up to annual meetings

and inspiring rallies to keep their employees fired up. But what

leaders are realizing is that it’s quickly becoming a vital part of

their everyday job descriptions.

ج کنند اما این اشتباه بسیار بسیاري از رهبران تجاري می خواهند که احساسات را از کار خود خار

وقتی ترس و نگرش منفی احساسات اصلی افراد در سازمان شماست، باید آن را با احساسات . بزرگی است

توانایی شما در انگیزه و بدانید که موفقیت شما به . قویتري مثل ایمان، امید و خوش بینی جایگزین کنید

تگی داردبخشیدن بس

here are my six strategies to motivate your people and get the

results you want:

:استراتژي براي انگیزه بخشیدن به پرسنل و گرفتن نتیجه مورد نظر ، آمده است 6در زیر .

روش مدیریت پروژه

. 43

Don’t be too busy to communicate. Uncertainty creates a void.

Unless you, the project manager, fill that void with clear and

positive communication, people will assume the worst and act

accordingly. Fear and negativity will creep in and dominate

their thoughts, behaviors, and actions. Don’t let your busy

schedule get in the way of taking the time to talk with your

team. In fact, you should make communicating a top priority

on your list each day.

Communicate with transparency, authenticity and clarity.

Whether you have a scheduled morning meeting each day,

make the rounds in the afternoon or take your team to lunch,

make it a priority to make time to talk to each and every

member of your team on a regular basis. You may be busy, but

the truth of the matter is that you really can’t afford not to.

!بیش از حد مشغول نباشید که نتوانید ارتباط برقرار کنید -8-1

مگر اینکه شما، مدیر پروژه، آن را با یک ارتباط مثبت و . وجود می آورد عدم قطعیت یک پوچی به

ترس و نگرش منفی . مردم بدترین را در نظر خواهند گرفت و براساس آن عمل خواهند کرد. شفاف پر کنید

ل در افکار و رفتار و اعمال آنها نفوذ خواهند کرد و انها کنترل را در نظر خواهند گرفت و براساس ان عم

. ترس و نگرش منفی در افکار و رفتار و اعمال آنها نفوذ خواهند کرد و انها کنترل خواهند کرد. خواهند کرد

در . تان شودانع صرف وقت براي صحبت و گفتگو ارزشمنداجازه ندهید که شلوغی برنامه زمانبندي شما م

اگر چه هر روز صبح جلسه . ار دهیدحقیقت شما باید ارتباط را در اولویت باالیی از لیست روزانه خود قر

با اعضاي تیم به صورت منظم را در اهار با تیم خود قرار دهید، صحبت دارید، زمانی را در عصر یا هنگام ن

روش مدیریت پروژه

. 44

شما ممکن است مشغول باشید، اما اصل موضوع که شما نمی توانید اینکار را . اولویت باالیی قرار دهید

.نکنید

Lead with optimism Between the doom and gloom media coverage, the

workplace rumor mill, and the overall uncertainty of the

economy, it seems that pessimism has become the name of

the game. As a project leader, your most important weapon

against pessimism is to transfer your optimism and vision to

others. This inspires others to think and act in ways that drive

results.

Leadership is a transfer of belief — and great leaders inspire

their teams to believe they can succeed. As a leader and

manager, you are not just leading and managing people, but

you are also leading and managing their beliefs. You must

utilize every opportunity available to transfer your optimism.

From meetings to daily emails to individual conversations to

teleconferences, it’s imperative that you share your optimism

with your team. Optimism is a competitive advantage, and you

need to convey it in all you say and do. As one of the greatest

American innovators, Henry Ford said, “Think you can or think

you can’t — either way you are correct.”

روش مدیریت پروژه

. 45

با خوش بینی رهبري کنید -8-2

در میان پوشش شوم و تاریک رسانه ها و شایعات کارخانه اي محل کار و عدم قطعیت کلی موجود در

به عنوان رهبر یک پروژه، مهمترین سالح . شده است) روند(صنعت، به نظر می رسد بدبینی نام این بازي

ران براي فکر و عمل این باعث الهام بخشیدن به دیگ. شما علیه بدبینی، انتقال خوش بینی به دیگران است

.در راهی است که نتیجه می دهد

به . د موفق می شوندنالهام می دهند که باور کن افرادو رهبران بزرگ به –رهبري یعنی انتقال باور

رهبري و مدیریت آن ، عالوه بررهبري و مدیریت نمی کنید، بلکه شما ، عنوان یک رهبر و مدیر، شما تنها

با . شما باید از هر فرصتی که وجود دارند انتقال خوش بینی استفاده کنید. یفه داریدافکارشان را هم وظ

جلسات روزانه، میل، گفتگوهاي تکی، کنفرانس هاي تلفنی، این ضروري است که شما خوش بینی را با افراد

ي که می خوش بینی یک برتري رقابتی است و شما نیاز دارید آن را در تمام چیز. تیم خود تقسیم کنید

فکر کنید که : به عنوان یکی از بزرگترین نوآوران آمریکایی، هنري فورد گفت. گوئید بگنجانید و انجام دهید

.می توانید یا فکر کنید نمی توانید، در هر صورت شما از درست فکر کرده است

Share the vision.

It’s not enough to just be optimistic. You must give your team

and organization something to be optimistic about. Talk about

where you have been, where you are, and where you are

going. Share your plan, talk about the actions you must take,

and constantly reiterate the reasons why you will be successful.

Create a vision statement that inspires and rallies your team

and organization. Not a page-long vision statement filled with

روش مدیریت پروژه

. 46

buzzwords, but a rallying cry that means something to the

people who invest a majority of their day working for you. This

vision statement can’t just exist on a piece of paper. It must

come to life in the hearts and minds of team members. So it’s

up to you to share it, reinforce it, and inspire your people to

live and breathe it every day. A positive vision for the future

leads to powerful actions today.

.دید خود را تسهیم کنید -8-3

شما باید به افراد و سازمان خود چیزي بدهید که به آن خوش بین . خوش بینی بودن تنها کافی نیست

نقشه . باشد در باره جاهایی که بوده اید جایی که هستید و مقصدي که در پیش دارید با آنها صحبت کنید

راك گذارید، درباره اعمالی که باید انجام دهید به آنها بگوئید، و همواره دالیلی ها و برنامه هاي خود را به اشت

.که موفق می شوید را به آنها بگوئید

. ارائه اي از دید خود خلق کنید تا باعث الهام بخش و نیروي تازه بخشیدن به قیمتان و سازمانتان شود

که براي افرادي که اوقاتی وقتی از روز خود را صرف به یک ارائه طوالنی با کلماتی نامفهوم بلکه یک چیزي

بلکه باید به آن . این ارائه تنها روي برگه کاغذ به وجود نمی آید. کار براي شما می کنند ارزش داشته باشد

یک . پس به شما بستگی دارد که آن را به اشتراك گذارید. عمل شود و به قلب و ذهن افراد تیمتان وارد شود

.آینده فعالیت هاي امروز را قوي تر می کند دید مثبت به

Relationships build real motivation.

It’s much easier to motivate someone if you know them and

they know you. After all, if you don’t take the time to get to

روش مدیریت پروژه

. 47

know the people who are working for you, then how can you

ever truly know the best way to lead, coach and motivate them

effectively? And for that matter, how can you expect them to

trust and follow you if they don’t know you as well?

Relationships are the foundation upon which winning teams

and organizations are built. I’ve worked with numerous NFL

coaches and have seen firsthand how the most successful

coaches and best motivators are those who develop meaningful

relationships with their players. The same strategy that works

on the field works on projects as well.

!روابط انگیزش را می سازد -8-4

بسیار آسانتر است انگیزه بخشیدن به کسی که می شناسید و آنها هم شما را می شناسند، به هر حال،

اگر نه؟ شناخت افرادي که برایتان کار می کنند وقت نگذارید، پس چگونه می توانید بهتري راه رهبري انها

گیزه بخشید و چگونه می توانید از آنها انتظار و اعتماد و پیروي از را بیابید، آنها را موثر هدایت کنید و ان

خودتان را داشته باشید؟

کار کرده ام و دیده NFLمن با مربیان مشهوري از . روابط بینان پیروزي هر تیم و سازمانی را می سازد

زمین بازي روحی پروژه ها استراتژي مشابه . ام آنها چگونه با توسعه داده با بازیکنان به موفقیت می رسدند

.هم کار می کند

Create purpose-driven goals.

When it comes down to it, the real force behind motivation

has nothing to do with money or number-driven goals. Real

روش مدیریت پروژه

. 48

motivation is driven by purpose and a desire to make a

difference. In fact, people are most energized when they are

using their strengths for a purpose beyond themselves. When

team members feel as though the work they do is playing an

integral role in the overall success of the company, they are

motivated to work harder. Similarly, when they feel as though

they are working for something more than just the bottom line,

they feel good about the work they are doing.

So as a leader, you will want to motivate your team by

focusing less on number goals and more on purpose-driven

goals. It’s not the numbers that drive your people but your

people and purpose that drive the numbers. Sit down with each

individual on your team and talk through what their personal

goals are and how you see those goals fit in to the bigger

picture. Give them a sense of purpose that will fuel their fire

towards taking action.

خلق هدف هاي مقصودي -8-5

در حقیقت، مردم با بیشترین انرژي و توان خود . انگیزش واقعی با میل به ایجاد تغییر به وجود می آید

بنابراین کاري که می وقتی اعضا تیم هم این چنین حس کنند،. براي پیشبرد مقصودي استفاده می کنند

وقتی . کنند مثل بازي در نقش کامل موفقیت شرکت است، به ان ها انگیزه بخشیده شدن تا سخت کار کنند

این چنین حس می کنند که براي چیزي بیش تر از اتمام کار، کار کنند، آنها حس خوبی در مورد انجام کار

.دارند

روش مدیریت پروژه

. 49

ه خواهید داد با تمرکز کمتر روي تعداد اهداف و تمرکز پس به عنوان یک رهبر، شما به تیم خود انگیز

ي این اعداد نیست که افراد شما را به سمت مقصود کشانده این مقصود است که .بیشتر روي اهداف مقصود

با هر یک از افراد تیم خود به طور تکی گفتگو کنید درباره اهداف شخصی ایشان، . آنها را به تعدادي کشاند

. دهید تا سوخت آنها را براي انجام کار تامین کندبه آنها انگیزه

Nourish your team.

These may seem like strange words to apply to the workplace.

But they are spot-on. The main question every employee in

every organization wants to know is, “Do you care about me;

can I trust you?” If your answer is yes, they will be more likely

to stay on the bus and work with you. Team members who feel

cared for, honored and nourished are more engaged in what

they’re doing and will work at their highest potential.

Think about it. Gallup’s research shows that employees who

think their managers care about them are more loyal and

productive than those who do not think so. If you nourish your

team and take the time to invest in them, they will pay you

back in productivity, creativity and loyalty. If your team

members know that you care about them, they will want to do

good work for you. It’s the greatest motivator of all.

Remember this simple formula. Belief plus action equals

results. If you don’t believe that something can happen, then

you won’t take the actions necessary to create it. If you believe

روش مدیریت پروژه

. 50

that your team can do big things, they will believe it, too. And

that belief will fuel the fires of action and provide you with the

results you’re looking for.

!تیم خود را تغذیه کنید -8-6

اما این ها سواالت اصلی است که هر کارمند در . مات غریبی است براي اجراي محل کاراینها شاید کل

آیا به من اهمیت می دهی؟ می توانم به تو اعتماد کنم؟ اگر : سازرمان شما می خواهد جوابشان را بداند

د موافقت خواب شما بله است، آنها بیشتر تمایل به کار با شما خواهند داشت، اعضاي تیمی که حس می کنن

می شوند، مورد انتخاب است مورد توجه هستند تغذیه می شوند با انرژي و شوق بیشتري کار می کنند و از

.تمام پتانسیل خود استفاده می کنند

تحقیقات گالپ نشان می دهد که کارمندانی که فکر می کنند مدیرشان به آنها . در مورد این فکر کنید

اگر تیم خود را . ره ورتر هستند نسبت به کسانی که اینگونه فکر نمی کننداهمیت می دهد وفادارتر و به

آنها با بهره وري و خالقیت پاسخ شما را . تغذیه کنید و زمان را براي سرمیه گذاري روي آنها از دست ندهید

شما اگر اعضاي تیم شما بدانند که شما به آنها اهمیت می دهید، آنها خواهند خواست که براي. می دهند

.خوب کار کنند، این بزرگترین انگیزه بخش است

اگر به وقوع چیزي ایمان . اعتقاد به عالوه عمل برابر نتیجه است. این فرمول ساده را فراموش نکنید

اگر معتقد باشتی که قیمت کارهاي بزرگ . نهداشته باشید، پس براي وقوع آن چیزي کار ي نخواهی کرد

تر خواهد کرد و شما به نتیجه و آن اعتقاد آتش آنها را شعله ور. می کنند، انها هم به این باور خواهند رسید

. مورد نظرتان می رسید

روش مدیریت پروژه

. 51

با من هستید؟ چیزي می خواهید به من بگویید؟ -9

Are You Talkin’ to Me? By understanding and adapting to different communication

styles among team members, project leaders can provide all-

important clarity on goals and expectations. And less confusion

usually translates into greater team harmony and productivity.

Here are four common communication styles and how you can

work best with each. ( by Ted Gorski, June ٢٠١٤ ,١١)

وژه را می توانند با درك سبک هاي ارتباطی مختلف بین اعضاي رهبران اهم انتظارات و اهداف شفاف پر

وکاهش سوء تفاهم یا عدم درك متقابل، معموال به هماهنگی و کارایی بیشتر . تیم و انطباق آنها فراهم کنند

.سبک ارتباطی و بهترین نحوه کار با هریک آمده است 4دراینجا . تیمی تعبیر میگردد

Communicating effectively with different personality types on

your project is a critical element of being a good project leader.

It starts with understanding each team member’s

communication style. And it requires “adaptitude” — the ability

to adapt your communication style to the listener. When you

روش مدیریت پروژه

. 52

are able to recognize various styles and adjust your approach,

projects will be easier and void of the common communication

“ills.”

ارتباط موثر با انواع شخصیت هاي مختلف در پروژه هایتان، عنصر و عامل بسیار مهمی براي یک رهبر

ارتباط با درك سبک ارتباطی و رفتاري هریک از اعضاي گروه پروژه شروع . موفق پروژه محسوب می شود

). توانایی وفق دادن سبک خودتان با شنونده ( می شود و مستلزم خوش رفتاري و رفتار مسالمت آمیز است

تان باشید، پروژه ها وقتی قادر به تشخیص سبک هاي مختلف رفتاري و امکان هماهنگی و تطابق رفتار خود

. ساده تر و از مشکالت شایع و رایج ارتباطی دوري میکنید

Consider these four communication styles and how you can

effectively communicate with each one:

:سبک ارتباطی و نحوه ارتباط موثر با هرکدام را ببینید 4این

The Aggressor-Asserter

These are your CEOs in attitude. They are very competitive,

goal-oriented, demanding, task-oriented and fast-paced. To

these people, time is money and money is time. You know

where you stand since they are blunt and direct in their

communication. Their biggest fear is losing control and they

ask the “What” questions. The Aggressor-Asserter has key

strengths that include providing momentum, focus and quick

decisions. Their “on top of it” approach to projects can keep the

rest of the team on target or even get it done early. However,

this must be balanced as their weaknesses include

روش مدیریت پروژه

. 53

overstepping their assignments, taking over tasks that have

been assigned to others (and not necessarily because they can

do them better, they just want to get them done).

مدعی-پرخاشگر سبک رفتاري -9-1

. بسیار رقابتی، هدفگرا، پرتوقع، وظیفه گرا و سریعند. این گروه اغلب شکل مدیران اجرایی شما هستند

چون . با ارزش بوده و قدر آنرا بسیار خوب میدانند) زمان یعنی پول و بلعکس( براي این گروه افراد، زمان

بزرگترین ترس این افراد از دست . دانید کجا بایستیداین افراد در روابطشان رك و بی پرده هستند، شما می

نقطه قوت کلیدي این افراد شامل تدارك قدرت زیاد، . می پرسند "چه چیزي"دادن کنترل است و از

اوج رویکرد آنها در پروژه می تواند بقیه اعضاي گروه را در راستاي حفظ . تصمیم هاي سریع و متمرکز است

با این همه باید نقطه ضعف آنها هم شامل انجام بیش ازحد انتظار . ه هدف باشدهدف یا حتی رسیدن زودتر ب

و ضرورتی ندارد چون مسول آن بهتر انجام میدهد کار را و آنها (وظایفشان، انجام وظایف و تکالیف دیگران

.متعادل شود) فقط میخواهند کار انجام شود

To effectively connect with the Aggressor-Asserter, you must:

:براي ارتباط بهتر با این افراد باید

Be brief, direct and concise.

Provide options.

Use a fast, quick pace.

Focus on results and return-on-investment.

Avoid providing lots of details.

روش مدیریت پروژه

. 54

Provide short answers.

Look them straight in their eyes.

Be truthful.

باشید رك، صریح و خالصه گو

آماده داشته باشید "گزینه هاي مختلف را قبال

قدمهاي سریع بردارید

متمرکز بر نتایج و بازگشت سرمایه باشید

از تهیه و تدارك زیاد چزییات بپرهیزید

جواب هاي کوتاه و مختصر داشته باشید

مستقیم در چشمانشان نگاه کنید

صادق باشید

The Socializer

These individuals are charismatic, enthusiastic, persuasive,

lively, loud, talkative, friendly, people-oriented and very social.

They are also visual and creative. Their biggest fear is social

rejection and they ask the “who” questions. The Socializer is a

great motivator. They are very creative and enjoy

brainstorming. They do not keep track of time well and

روش مدیریت پروژه

. 55

sometimes work tight to deadlines. They enjoy being the

center of attention.

سبک رفتاري اجتماعی یا اهل معاشرت - 9-2

کاریزماتیک، مشتاق، دوست داشتنی، خوش صحبت، دوستانه، مردمگرا و این اشخاص سبک رفتاري

چه "بزرگترین ترس آنها از طرد شدن است و از . این دسته همچنین بصري و خالقند. بسیار اجتماعی دارند

.می پرسند "کسی

To effectively communicate with a Socializer, you must:

:بایدبراي ارتباط موثر با این اشخاص

Allow time for social interaction.

Put details in writing or email.

Have a fast pace, positive approach.

Use a whiteboard in your discussions (Socializers are quite visual).

Use phrases like “picture this” or “do you see.”

Avoid a harsh, aggressive tone.

براي ارتباط اجتماعی مهلت داد

جزییات را در نوشتار یا مکاتبات بیاورید

رفتار مثبت و اقدام سریع داشت

بصري هستند "این افراد کامال(از وایت برد براي صحبت هایتان استفاده کنید(

استفاده کنید "آیا میبینید"یا "تصورکنید "از عباراتی مانند

انه پرهیز کنیداز لحن تند، خشن و پرخاشگر

The Mediator

روش مدیریت پروژه

. 56

These individuals are calm, level-headed, great listeners, team-

oriented, introverted and loyal. They make decisions in a consensus

manner. Mediators like to marinate on questions — you will not get an

answer immediately. They dislike conflict so they will internalize and

tolerate it. As a result, this internalization builds until they explode.

Their biggest fear is loss of stability and they ask the “How” questions.

Team and project managers are typically fall into this style. Weaknesses

include being hesitant in their approach slowing decision-making — they

are going to try to keep everyone happy at the expense of their

happinesss. Mediators are hard-working who are humble and do not pat

themselves on the back. They make great teachers/trainers and mentors

due to their calming and supportive nature.

سبک رفتاري میانجی -9-3

تصمیمات . است.... خصوصیات این افراد خونسردي، واقع بین، شنونده خوب، جمعگرا، وظیفه شناس و

آنها از تضاد و . طوریکه جواب فوري نمیگیرید -مایلند در سواالت غرق شوند . خود را بروش جمعی میگیرند

بیزارند، در این مواقع با تحمل و مشارکت درون گروه به حل مشکل میپردازند تا جایی که در نتیجه برخورد

مدیران . میپرسند "چگونگی"بزرگترین هراس این افراد از دست دادن پایداري و ثبات است و از . عاجز شوند

کندي در تصمیمگیري است نقطه ضعف آنها دودل بودن و . در این سبک رفتاري قرارمیگیرند "پروژه عموما

بدلیل خونسردي و طبیعت ................... ایندسته پرکارند . بطوریکه سعی میکنند همه را راضی نگه دارند

.آموزگاران و مربیان هستند/حمایتی، آنها بزرگترین معلمین

To effectively connect with a Mediator, you must:

:افراد بایدبراي ارتباط کارا با این دسته

روش مدیریت پروژه

. 57

Be patient and logical.

Use a steady, low-keyed approach.

Involve Mediators in the planning process.

Praise them privately.

Allow time for “ marination of ideas.” You will not get a quick

answer.

Start conversation with a warm and friendly greeting.

Keep your tone of voice at discussion level.

صبور و منطقی باشید

استفاده کنید.... از رویکرد یکنواخت و

آنها را در فرآیند برنامه ریزي مشارکت دهید

بشکل خصوصی از آنها تمجید کنید

منتظر پاسخ سریع نمانید. بدهید "ایده هاي پخته"زمان کافی براي

احوالپرسی گرم و دوستانه آغاز کنیدمکالمه را با

تن صداي خودرا در سطح مذاکره حفظ کنید

The Analyzer

These individuals are meticulous, detail-oriented, introverted

and task-oriented. These individuals can be considered

perfectionists and they are suspicious of others. They may

answer a question with a question. Their biggest fear is

روش مدیریت پروژه

. 58

criticism of work and they ask the “why” questions. Key

strengths of the Analyzer include being detailed-oriented,

superb problem solvers and providing the team’s reality check.

Weaknesses include having tunnel vision on projects and

looking for the perfect solution.

ي تحلیلگرسبک رفتار - 9-4

بعنوان افراد کمالگرا تلقی شده . این اشخاص بسیار دقیق و باریک بین، وظیفه گرا و خویشتن گرا هستند

بزرگترین دغدغه و ترس این افراد . ممکنست سواالت را با سوال پاسخ دهند. و نسبت به دیگران بی اعتمادند

نقطه قوت تحلیلگر، جزئی نگر بودن، . ح میکنندسواالت خود را مطر "چرا"بحران کاري است و معموال با

نقطه ضعفشان هم شامل دیدگاه تونلی به پروژه ها و . قدرت زیاد در حل مسائل و تدارك موارد تیمی است

.انتظار بهترین راه حل است

To effectively communicate with the Analyzer, you must:

:براي ارتباط موثر با فرد تحلیلگر باید

Be organized and logical.

Support your position using facts.

Make sure that each point is understood before moving to the next

point.

Not use the phrase — “Let me give you some constructive advice.”

Use words such as process, data and procedure.

Realize that Analyzers are motivated by quality and data.

منطقی و سازماندهی شده باشید.

روش مدیریت پروژه

. 59

از حقایق براي حمایت موقعیت خودتان استفاده کنید.

قبل از پرداختن به مطلب بعدي مطمئن شوید که نکته فعلی درك شده است.

بکنماجازه بدید چند توصیه سازنده به شما "از این جمله استفاده نکنید که" .

از کلماتی مثل فرایند، داده و رویه استفاده کنید.

بدانید که تحلیلگرها با کیفیت و اطالعات انگیزه پیدا میکنند.

Whether dealing with an assertive or social team member, a

mediator or an analyzer, understanding the style of the person

you are communicating with can make the difference between

getting your message across and getting it across well. And

that can make all the difference in the success or failure of

your projects.

لگر، میانجی، کسب اطالع و فهمیدن سبک رفتاري شخصی که با آن در ارتباط هستید، چه تحلی

و . اجتماعی یا پرخاشگر، میتواند تاثیر بسزایی در کیفیت ارتباط شما و ارسال و دریافت پیامتان داشته باشد

.همین موضوع میتواند عامل موفقیت یا شکست پرژه شما باشد

روش مدیریت پروژه

. 60

شکست، ساختار شکست کار -10

Breaking Down the WBS

The work breakdown structure is a critical element of the

project plan, yet many project managers have difficulty

creating an adequate WBS, or even understanding how it can

help them. Here is an overview of what a WBS is, and the work

that goes into it — you might call it a WBS of a WBS.

by Vincent McGevna,

از حال بسیاري این با است، پروژه برنامه و تاثیر گذار حیاتی عناصر از یکی کار، شکست ساختار

کار شکست ساختار که این درك حتی یا و مناسب، کار شکست ساختار تهیه و تنظیم در پروژه مدیران

کار و کارهاي شکست کلیتی درباره ماهیت ساختار اینجا در. دارندمشکل کند کمک آنها به تواند می چگونه

.ساختارشکست کاربنامید ، کار شکست ممکن است آنرا ساختار که .مربوط به آن آمده است

What is the WBS?

Planning begins with the Work Breakdown Structure – WBS.

This is where we dissect the project to truly understand what

has to be done. The WBS can be defined more formally as a

deliverables-oriented, hierarchical breakdown of project scope

that defines the total work to be performed.

روش مدیریت پروژه

. 61

ساختار شکست کار چیست؟ -10-1

بمنظور تفکیک میکنیمدر پروژه اینجاست که .wbs-برنامه ریزي آغاز می شود با ساختار شکست کار

اقالم عنوان تحترا می توان به طور رسمی کار شکست ساختار .باید انجام شود درك درست کارهاي که

را تعریف که کل کاري که باید انجام شود ،مراتبی از محدوده پروژه تعریف کرد تحویل، تجزیه سلسلهقابل

.میکند

From this definition we can define its key attributes:

:کنیم تعریف کلیدي آن ویژگی هاي ما می توانیماز این تعریف

The WBS focuses on deliverables — not the tasks to

create them;

WBS نه فعالیتهاي ساخت آنها-روي تحویلیها تمرکزمیکند

It is usually presented as a hierarchy or tree diagram;

معموال به عنوان یک سلسله مراتب یا نمودار درختی ارائه شده؛

It is a breakdown of scope into smaller pieces; and

است؛واین یک شکست از محدوده به قطعات کوچکتر

It must define all work.

باید همه کار را تعریف کنیم.

As the Schedule Centered Planning process flow shows, the

WBS is one of the key elements in your project plan. From it,

resources are identified to do the work, estimates of work and

cost are generated, the strategy is created, and it lays out the

روش مدیریت پروژه

. 62

detail structure of the schedule. Therefore, criteria to consider

while creating your WBS Include:

از عناصر کلیدي در طرح یکی WBSنشان می دهد ، یندفرآ مسیرهمانطور که مرکز برنامه ریزي

استراتژي برآورد و براي انجام کار،برآورد کار و هزینه تولیداند که آن، منابع شناسایی شده پروژه است که با

.زمانبندي را شکل و سامان می دهد ساختار جزئیات برنامه تعیین می شود و ساختار شکست،

:موارد ذیل است شامل، در نظر بگیرید که باید ، معیارهایی را WBSبنابراین در هنگام ایجاد

The WBS must represent ١٠٠٪ of the work. Anything not in

the WBS will not be in the schedule and will cause issues

later on when discovered.

WBS در که هر چیزي .دهدنشان را از کاردرصد 100 باید WBS زمانبندي در برنامهنباشد

و تبعاتی مسائلدیده نشده، باعث WBS مواردي که در ، و زمانی که مشخص شود خواهد بودن

.خواهد شد

The WBS must be sufficiently detailed so you understand

the complexity of the project.

WBS باید به اندازه کافی دقیق باشد تا شما پیچیدگی پروژه را درك کنید.

The components must be broken down far enough for you

to make reasonable estimates.

تابرآوردهاي معقول بسازد اجزاء باید به اندازه کافی براي شما شکسته شود.

When a resource is not sure how long it will take to

create a deliverable, then it is frequently useful to break it

down further.

روش مدیریت پروژه

. 63

یک منبع مطمئن نیست چه مدت براي ساخت محصول خواهد گرفت اغلب شکستن هنگامی که

.آن مفیدتراست

When you start your WBS, i.e. when you start planning,

you also start to identify and think about project risks. As

we will see, when properly performed, risk analysis and

management is concurrent with scheduling.

هنگامی که شماwbs خودرا شروع میکنید،یعنی هنگامی که شما برنامه ریزي را شروع میکنید شما

همانطور که خواهیم دید، هنگامی که به . شروع میکنید به تعریف وفکرکردن درباره خطرات پروژه

.همزمان با برنامه ریزي است درستی انجام شده باشد، تجزیه و تحلیل ریسک و مدیریت

The WBS must be done right, your entire plan depends on it. Wbsباید بدرستی انجام شود،طرح کامل شما به آن وابسته است.

What goes into the WBS?

چیست؟wbs يورود -10-2

To better understand the WBS, we can breakdown the work that goes into it: مامیتوانیم کاررا به عنوان ورودي به آن بشکنیمwbsبراي درك بهتر

All deliverables are either Product specific or Process

related. The product is the end product – what is unique

about this project. The processes define how the work is

to be performed and what standard deliverables must be

produced. The processes are common to all projects.

روش مدیریت پروژه

. 64

آنچه در -این محصول، محصول نهایی است .همه تحویل یا محصول خاص یا فرایند مربوط است

محصولفرآیندهاي تعریف چگونه کار انجام شود و چه .مورد این پروژه منحصر به فرد است

.هستند عمولم درهمه پروژهافرآیندها .تولید شودد بایداستاندار

The end product of the project is broken down into its

Product Breakdown Structure (PBS). First the top level

modules are identified; then each module is broken into

its components, etc. This is continued until the product is

fully understood. That is, can estimates be made and do

the assigned resources understand what is to be

produced? When either of these cannot be readily

answered, then consider further break down of that

portion of the PBS.

محصول نهایی پروژه آنرا به ساختارشکست محصول(PBS) ابتدا ماژول هاي سطح .شکسته است

ادامه داد تا . و غیره باال شناسایی شده و سپس هر ماژول را به اجزاي آن شکسته، این است اجزا

آن است که، می تواند درساخت تخمین بزند .زمانی که محصول به طور کامل درك شده است

صاص داده شده را در درك آنچه تولید می شود؟ وقتی هر کدام از این را نمی توان به منابع اخت

.راpbsآسانی پاسخ داد،سپس بیشتر نظر بگیرندشکست بخش

The PBS also includes any third party hardware or

software required, and components of external projects or

products, such as a legacy system, that will be modified.

Don’t take these for granted. If you do, you might have

some unpleasant surprises as the project progresses.

روش مدیریت پروژه

. 65

PBS نیز شامل هر سخت افزار شخص ثالث و یا نرم افزار مورد نیاز، و اجزاي پروژه هاي خارجی و

اگر شما .آیا اینها واگذار نشده اند .ان سیستم میراث، که بار خواهد بودیا محصوالت است، به عنو

.انجام دهید، شما ممکن است برخی از شگفتی ناخوشایند را به عنوان پروژه پیشرفت داشته باشید

The Product deliverables also include integration and test,

prototypes product specific tests, certification, etc. These

are related to or driven by the end product.

از تحویل محصول نیز شامل یکپارچه سازي و تست، نمونه آزمونهاي محصول خاص، صدور

.اینها مربوط یا رانده شده توسط محصول نهایی میباشد ...گواهینامه،

Once the Product portion of the WBS is complete, the

Process deliverables are added to it. Foremost among

process deliverables is Documentation. All required

documents must be identified and then assigned to the

appropriate deliverables in the PBS. Here you have to

work with key team members to define the required

documents and what the scope of each should be. For

example, for a simple project there might only be one

design document, but for a more complex project each

high level module might require its own design document.

هنگامی که بخش محصولWBS قبل از هر .ست، تحویل فرآیند هم به آن اضافه شده استکامل ا

مدارك مورد نیاز باید شناسایی شده و پس از آن .چیز در میان فرایند تحویل مستندسازي است

در اینجا شما باید با اعضاي تیم اصلی کار کنید به . pbsاختصاص یافته به محصول مناسب در

به عنوان مثال، براي یک پروژه ساده .ل از هر آنچه بایدتعریف اسناد و مدارك مورد نیاز و مراح

روش مدیریت پروژه

. 66

وجود داشته باشد ، اما براي یک پروژه پیچیده تر هر یک از ماژول فقط ممکن است یک طرح سند

.سطح باال ممکن است نیاز به سند طراحی خاص خود باشد

In addition to documentation, your process will generally

require Test and Validation of the final product. This can

be added along with the product specific testing.

Below is a tree diagram of what goes into the WBS. While

this is not a WBS, it does show what a WBS might look

like.

• طور کلی تست و اعتبار سنجی از محصول نهایی نیاز داردعالوه بر این به اسناد، فرایند شما به.

.این میتواند اضافه شود به تنهایی با تست محصول خاص

نیست، آن را نشان می دهد، wbsمی رود در حالی که این یک wbsدر زیر نمودار درختی از آنچه به

.ممکن است دریک نگاه باشد WBSآنچه

روش مدیریت پروژه

. 67

By definition, the WBS is deliverables oriented. However,

test and certification are included in the WBS, and they are

actions, not deliverables. They are included because they are

actions that significantly transform a deliverable. The

product is not considered the same without the certification

as with it.

، و آنها WBSبا این حال، آزمون و صدور گواهینامه در .تحویل گرا است WBSبا این تعریف،

آنها گنجانده شده اندچون آنها اقداماتی هستند که به میزان قابل توجهی .هستندفعالیتها، نه محصوالت

.با آن در نظر گرفته نشده است محصول بدون گواهینامه به عنوان.دگرگونی در تحویل دارند

An Example of a WBS

wbsمثالی از - 10-3

The best way to understand the WBS is to look at a concrete

example. Suppose we have to put together a simple Data

Acquisition System (DAS) to monitor a manufacturing

process. We can break the DAS into the following major

modules:

فرض کنید ما باید کنار هم قرار بدهیم سیستم .به عنوان مثال نگاه کنید WBSبهترین راه براي درك

را به ماژول هاي اصلی و DASما می توانیم .براي نظارت بر فرآیند تولید (DAS)اکتساب ساده داده ها

:زیر بشکنیم

روش مدیریت پروژه

. 68

Data Acquisition hardware and software to scan input

signals and store the raw data in the computer.

سخت افزار اکتساب داده ها و نرم افزار براي اسکن سیگنال هاي ورودي و ذخیره داده هاي خام در

.کامپیوتر

Data Processing to convert the raw data into the correct

units (e.g. °F, PSI, etc.) and do calculations with the data

to determine process parameters, check alarm limits, etc.

به عنوان مثال (پردازش داده ها براي تبدیل داده هاي خام به واحد صحیح° F ،PSIو )، و غیره

دودیت هاي زنگ هشدار، انجام محاسبات با داده ها به منظور تعیین پارامترهاي فرایند، بررسی مح

.و غیره

Display the data in various formats to provide information

about the current state of the process.

نمایش داده ها در فرمت هاي مختلف براي ارائه اطالعات در مورد وضعیت فعلی از روند. Archive data to be able to look at trends and analyze the

history of operations.

Each of these is expanded into its components, which is

shown in this example PBS:

داده ها قادر به جستجو در روند و تجزیه و تحلیل سابقه عملیات آرشیو.

:داده شده استبه عنوان مثال نشان PBSهر کدام از این ها به اجزاي سازنده خود، که در این

روش مدیریت پروژه

. 69

This PBS can be expanded into a WBS by adding another top

level element for Integration and Test and a design

document for each major module. As you will see, the

strategy lays out the integration stages, and each stage

should be listed in the WBS. Here three generic stages are

listed. In addition, functional and systems tests will be

performed, and these will require an integration plan and a

test plan.

اینPBS را می توان بهWBS گسترش دادبا اضافه کردن یکی دیگر از عناصر در سطح باال براي

همانطور که خواهید .یکپارچه سازي و آزمون و یک سند طراحی براي هر یک از ماژول هاي اصلی

در اینجا .ذکر شده باشد WBSدید، استراتژي یکپارچه سازي گامهارامیسازد، و هر مرحله باید در

و عالوه بر این، آزمونهاي عملکردي و سیستم انجام خواهند شد، .سه مرحله عمومی ذکر شده است

.اینهانیاز به یک طرح یکپارچه سازي و تست برنامه خواهند داشت

روش مدیریت پروژه

. 70

Note that this WBS is not unique. While for this simple

system, I would expect all to be quite similar, or at least

have many of the same third-level deliverables, it is possible

to break it up differently and get a different result.

توجه داشته باشید که اینWBS در حالی که براي این سیستم ساده، من .منحصر به فرد است

انتظار داشتم که همه کامال مشابه بشوند و یا حداقل بسیاري از همان تحویل در سطح سوم، ممکن

.است متفاوت شکسته شود و نتایج متفاوت بدست آید

There are some specific aspects of this WBS that can be noted: :این است که می توان اشاره کرد WBSبرخی از جنبه هاي خاص از

Under Data Acquisition the DAS Interface is broken into a

Basic and a Final DAS Interface. These might have been

done for better estimates or in anticipation of the strategy

روش مدیریت پروژه

. 71

where a simple, basic DAS is created first for an early

deliverable, and to be used for the development and test

of the other deliverables.

بر اساس اکتساب داده ها رابطDAS را به یک پایه و رابط نهاییDAS این .ه استشکسته شد

اساسی براي اولین DASممکن است براي تخمین بهتر و یا در انتظار استراتژي که در آن ساده،

بار براي تحویل اولیه ایجاد شده، و باید براي توسعه و تست از تحویل دیگر استفاده می شود انجام

.شود

Similarly, in Data Processing there are Standard

Calculations and Special Calculations. The two sets of

calculations might be for better estimating, to spread the

work in different stages of the strategy, or because the

Special Calculations require a specific resource to code the

complex algorithms.

دو مجموعه .دازش داده ها و محاسبات محاسبات استاندارد هاي ویژه وجود داردبه طور مشابه، در پر

از محاسبات ممکن است به منظور برآورد بهتر باشد، این کار در مراحل مختلف از استراتژي

.گسترش، یا به دلیل محاسبات ویژه اي نیاز به یک منبع خاص به کد الگوریتم هاي پیچیده باشد

Under Integrate and Test are three generic integration

stages (identified in Chapter ٦, when we identify the

integration strategy for the DAS).

زمانی که ما 6مشخص شده در فصل (تحت یکپارچه سازي و تست سه مرحله ادغام عمومی ، .)DASشناسایی میکنیم استراتژي یکپارچه براي

روش مدیریت پروژه

. 72

Timing and the WBS

WBSزمان و -10-4

The WBS is not a timing diagram — it is not meant to depict

timing. However, there is a tendency to infer timing when

reading from left to right and from top to bottom. Therefore,

the design documents (e.g. DAS Design) are listed first

under each of the high level deliverables because these are

the first things done for each deliverable. It’s good to put

deliverables that are done first over to the left, or at the top

of a list; those done last are at right or the bottom. Doing

this will make your work easier when you move the WBS

into your schedule, and the resulting Gantt chart will look

better with a general flow from upper left to lower right.

WBS با این حال، تمایل براي پی بردن .نه معناي به تصویر کشیدن زمان -یک دیاگرام زمانی نیست

به (بنابراین، اسناد طراحی .زمان بندي در هنگام خواندن از چپ به راست و از باال به پایین وجود دارد به

براي اولین بار تحت هر یک از تحویل سطح باال ذکر شده است چرا که این )DASعنوان مثال طراحی

براي قرار دادن این خوب است که .اولین چیزهایی هستند که براي هر یک از تحویل انجام شده است

تحویلها که براي اولین بار به سمت چپ انجام می شود، و یا در باالي لیست، انجام گذشته در سمت

حرکت wbs انجام این کار شما را آسان ترمیسازد زمانی که شما برنامه خود را با .راست یا پایین

چپ به راست باال به سمت راست و بهتر است با یک جریان کلی از Gantt میدهید، و در نتیجه نمودار

.پایین به نظر خواهد رسید

روش مدیریت پروژه

. 73

Assigning Owners to Deliverables

اختصاص صاحبان تحویل -10-5

The WBS is a good place to show ownership. As resources

are assigned to your project, you should assign an owner to

each major deliverable. The owner will be responsible for the

deliverable, doing most, and frequently all of the work, and

will provide a single point of contact for questions and

answers. Here I would assign an owner to Data Acquisition,

Data Processing, etc. For a larger project you may have to

go down a level to assign owners. Here for example, Special

Calculations might require a different owner than Data

Processing.

WBS همانطور که منابع را به پروژه خود اختصاص .یک جاي خوب براي نشان دادن مالکیت است

و ، مسئول تحویل خواهد بود، مالک .اختصاص دهید مالکی اصلی هاي به هر یک از تحویل داده اید، باید

نقطه تماس براي پرسش و پاسخ و تنها انجام میدهد، راها همه کاربطور مضاعف و بصورت مستمر

داده ها، پردازش داده ها، و غیره تخصیص اکتساب برايدر اینجا من یک مالک .خواهد کردفراهم

در اینجا به .دهید تخصیص مالکان را به پایین ر ممکن است شما سطحبراي یک پروژه بزرگت . دادم

.از پردازش داده ها نیاز داشته باشد یمتفاوت مالکمحاسبات ویژه ممکن است در عنوان مثال،