บทท 3 ระบบสารสนเทศ

“ระบบสารสน เทศ” ( information system) หมายถ ง การรวบรวมองคประกอบตางๆ (ขอมล การประมวลผล และการเชอมโยงเครอขาย) เพอนาเขา(input) สระบบใดๆ แลวนามา ผานกระบวนการบางอยาง ทอาจใชคอมพวเตอรชวยเพอเรยบเรยงเปลยนแปลงและ จดเกบเพอใหไดผลลพธ(output) คอสารสนเทศทสามารถใชสนบสนนการตดสนใจทางธรกจได

สรปไดวา “ระบบสารสนเทศ” คอ ระบบทดาเนนการจดการขอมลขาวสารในองคกรให สามารถนามาใชไดอยางเปนระบบ โดยการนาคอมพวเตอรเขามาชวยจดการขอมลขาวสารเพอใหได สารสนเทศมาใชประกอบการตดสนใจ

ความหมายของระบบสารสนเทศ

บทบาทของระบบสารสนเทศ ในการวางแผนการควบคมการทางาน และประกอบการตดสนใจอยางถกตอง

นาไปสความ เปลยนแปลงทางแนวความคดและสรางทางเลอกใหมๆ โดยเฉพาะอยางยงในสภาพเศรษฐกจและสงคมทเปนอยในปจจบนทาใหเกดการแขงขนกนอยางมาก การมระบบสารสนเทศ ทดจะชวยใหเกดความไดเปรยบในการแขงขน ทาใหสามารถเปนผนาในการดาเนนงานตางๆ ได

การจดระบบสารสนเทศทดจะชวยใหการบรหารงานเปนไปอยางมประสทธภาพชวยให ผบรหารมความรทถกตองทนสมย ตรงกบวตถประสงคและเรยกใชไดสะดวก บทบาทของระบบ สารสนเทศโดยทวไปม 2 แบบ คอ

1. บทบาทเชงรบ (passive role) จดเตรยมวธการใหผใชไดเขาถงทรพยากรทม เชน การทารายการ ดรรชน และการสบคนขอมลจากอนเทอรเนต โดยการใชโปรแกรมคนหา (search engine)

2. บทบาทเชงรก (active role) เปนการแจงใหผใชทราบถงสารสนเทศทนสมย (current awareness) หรอ นาเอกสารทผใชตองการ ใหถงมอผใชโดยการคนคนสารสนเทศทตองการ โดยแบงยอยออกเปน

2.1 บทบาทในการบรหารงาน การตดสนใจสงการและการวางแผนปฏบตงาน ในหนวยงาน

2.2 ประสานงานกบหนวยงานตางๆ ทเกยวของทงในระดบทสงกวาและตากวา เพอใหระบบสารสนเทศเปนมาตรฐานเดยวกน มรายการขอมล แบบเสนอรายงาน และวนสารวจ เปนมาตรฐานเดยวกน สามารถนามาเปรยบเทยบกนไดในทกระดบ

ประโยชนของระบบสารสนเทศ 1. เพมประสทธภาพในการทางาน ในกรณทองคกรมงานทตองทาเปนประจา จะนา

คอมพวเตอรเขามาชวยในการทางานใหสะดวกรวดเรวและมประสทธภาพเพมมากขน 2. สรางโอกาสทางธรกจ หากองคกรใดมสารสนเทศทถกตอง ทนเหตการณ จะสงผลให

ผบรหารมโอกาสในการลงทนเพมมากขน 3. เพมผลผลต ชวยในกระบวนการผลตในโรงงานอตสาหกรรมตางๆ4. ผลตสนคาใหมและขยายผลตภณฑ องคกรนาสารสนเทศมาพยากรณความตองการ

สนคาของผบรโภคได 5. เพมคณภาพในการบรการลกคา 6. สรางทางเลอกในการแขงขน โดยผบรหารจะเลอกกลยทธในการแขงขนวาตองการสราง

ความแตกตางในเรองใด เชน ความแตกตางในดานผลตภณฑ ราคา และสามารถตอบสนองตอความ ตองการของลกคาไดอยางรวดเรว

ผลกระทบในแงลบของระบบสารสนเทศ 1. ระบบงานทสามารถทางานไดโดยอตโนมตอาจทาใหมคนตกงานเพมขน

อยางรวดเรว2. บนทกรายละเอยดของคนไดงายซงอาจเปนการละเมดสทธสวนบคคล3. การลมเหลวของระบบสารสนเทศอาจนาไปสความลมเหลวขององคกร

ระบบขนสงมวลชนหยดทางานหรออาจรายแรงถงขนทาใหชมชนเปนอมพาตได4. ผคนทใชระบบสารสนเทศเปนอยางมากจะประสบปญหาการเจบปวยใน

รปแบบใหมๆ 5. อาจนาระบบอนเทอรเนตมาใชในการถายทอดขอมลหรอโปรแกรมทละเมด

ลขสทธได

องคประกอบของระบบสารสนเทศ องคประกอบของการประมวลผลขอมลใหเปนระบบสารสนเทศ ประกอบดวย

องคประกอบทสาคญ 5 องคประกอบ ดงน

1. ฮารดแวร (hardware)เปนองคประกอบแรกของระบบสารสนเทศ ซงฮารดแวรนจะหมายถงอปกรณ

ทางคอมพวเตอรทใชในการเกบขอมลและประมวลผลขอมลเพอสรางสารสนเทศขน ไดแก เครองคอมพวเตอร ซงอาจเปนไดตงแตเครองระดบไมโครคอมพวเตอรมนคอมพวเตอร เมนเฟรมคอมพวเตอร หรอแมกระทงซปเปอรคอมพวเตอร

2. ซอฟตแวร (software) เปนองคประกอบหนงของกระบวนการสรางสารสนเทศ ซงซอฟตแวรจะหมายถง

โปรแกรมหรอชดคาสงทถกเขยนขนมา เพอใชสงงานคอมพวเตอรใหทางาน สามารถแบงไดเปน 2 ประเภทใหญๆ ไดแก ซอฟตแวรระบบ (system software) และซอฟตแวรประยกต (application software) ซงมความสาคญตอการสรางระบบสารสนเทศ โดยซอฟตแวรประยกตโดยทวไปจะเปน โปรแกรมทถกพฒนาขนมาเพอการทางานในเรองใดเรองหนงโดยเฉพาะ สวนซอฟตแวรระบบ โดยทวไปจะไดแก โปรแกรมทมหนาทควบคมเครองคอมพวเตอรใหสามารถปฏบตงานไดอยาง ราบรน รวมทงควบคมการทางานของอปกรณตางๆ ทตออยกบระบบคอมพวเตอร

3. ขอมล (data) เปนองคประกอบหนงทถกจดเกบไวในระบบคอมพวเตอร และจะถกเรยกใชเพอ การประมวลผลโดยโปรแกรมประยกตตางๆ ขอมลทเกบรวบรวมไวในระบบคอมพวเตอรอาจอยใน รปของแฟมขอมลเพยงแฟมเดยวหรอหลายแฟม หรออยในรปของฐานขอมลซงจะเปนการรวม แฟมขอมลตงแตหนงแฟมขอมลขนไป ทมความสมพนธกนเกบไวในหนวยเกบขอมลสารอง เชน จานแมเหลกหรอดสก เพอใหบคลากรจากหลายหนวยงานสามารถใชขอมลในฐานขอมลน รวมกนได

4. บคลากร (personnel) ในทนจะหมายถงบคลากรประเภทตางๆ ดงตอไปน 4.1 ผใชงาน (end user) โดยทวไปจะเปนผทนาสารสนเทศท เกดจากระบบ

คอมพวเตอรไปใช อาจเปนบคคลทไมมความรเกยวกบคอมพวเตอรเทาไรนกกได 4.2 ผปฏบตงาน (user) โดยทวไปจะเปนบคลากรทมหนาทนาขอมลเขาสระบบ

คอมพวเตอร และมหนาทเรยกใชงานโปรแกรมประยกตตางๆ ทถกเขยนไวแลวเพอสงให คอมพวเตอรประมวลผลและสรางสารสนเทศออกมาและคอยรบผลลพธจากระบบคอมพวเตอร ซงไดแก สารสนเทศนนเพอสงใหแกผใชงานตอไป

4.3 ผควบคมระบบพฒนาโปรแกรม (administrator) เปนผทมหนาทควบคม ระบบทางดานฮารดแวร คอยแกไขปญหาทอาจเกดขนจากการปฏบตงานของคอมพวเตอร สาหรบผพฒนาโปรแกรม คอบคลากรทมหนาทพฒนาโปรแกรมประยกตตางๆเพอสงงานใหคอมพวเตอรทาการประมวลผลและสรางสารสนเทศในระบบงาน

5. ขนตอนการดาเนนงาน (procedures) ขนตอนการดาเนนงานจะเปนสงทบอกผใชงานวาจะใชงานสารสนเทศจากระบบ คอมพวเตอรไดอยางไร และจะบอกผปฏบตงานวาจะสงใหระบบคอมพวเตอรทางานไดอยางไร

ภาพท 3.1 องคประกอบของระบบสารสนเทศ

การพฒนาระบบสารสนเทศการพฒนาระบบสารสนเทศเปนกระบวนการทใชเทคนคการศกษา การ

วเคราะห และการ ออกแบบระบบสารสนเทศขององคกรใหสามารถดาเนนงานอยางมประสทธภาพ โดยบางครงจะเรยก วธการดาเนนงานในลกษณะนวา “การวเคราะหและออกแบบระบบ” (system analysis and design)

วงจรการพฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) เปนวงจรทแสดง ถงขนตอน ตงแตเรมจนกระทงสาเรจ วงจรการพฒนาระบบนจะทาใหเขาใจถงกจกรรมพนฐานและ รายละเอยดตางๆ ในการพฒนาระบบม 7 ขนตอนดงตอไปน คอ

1. การสารวจเบองตน (preliminary investigation) ผพฒนาระบบจะสารวจหาขอมลในประเดนตางๆ เกยวกบระบบงาน ไดแก ปญหา

ท เกดขนในปจจบน ความเปนไปไดของระบบทตองการ สงทจะชวยเพมประสทธภาพของกลยทธในการ ดาเนนงาน

2. การวเคราะห (analysis) เปนขนตอนของการวเคราะหการดาเนนงานของระบบปจจบน โดยการนาความ

ตองการทไดจากขนตอนแรก มาศกษาและวเคราะหเพอแกปญหาทเกดขน ดวยแบบจาลองขนตอนการทางานของระบบ (process model) และแบบจาลองขอมล (data model) ซงใช แผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagram : DFD) เปนเครองมอทใชในการจาลองขอมล

3. การออกแบบ (design) เปนขนตอนของการนาผลลพธทไดจากการวเคราะหระบบงานปจจบนมา

ออกแบบระบบใหม โดยพฒนาเปนลกษณะการทางานของระบบทางกายภาพ หรอทางเทคนค ซงการออกแบบจะเรมจากสวนของอปกรณ เทคโนโลยตางๆ และโปรแกรมคอมพวเตอรทนามาพฒนา

4. การพฒนา (development) เปนขนตอนของการพฒนาโปรแกรม ดวยการสรางชดคาสงหรอเขยนโปรแกรม เพอการสรางระบบงาน โดยโปรแกรมทใชในการพฒนาจะตองพจารณาถงความเหมาะสมกบ เทคโนโลยทใชงานอย

5. การทดสอบ (testing) เปนขนตอนของการทดลองใชระบบกอนทจะนาไปปฏบตการใชงานจรง ทมงาน

จะทา การทดสอบขอมลเบองตนกอน ดวยการสรางขอมลจาลองเพอตรวจสอบการทางานของระบบ หากมขอผดพลาดเกดขนกจะยอนกลบไปในขนตอนของการพฒนาโปรแกรมใหม

6. การตดตง (implementation) เปนขนตอนตอมาหลงจากทไดทาการทดสอบ ระบบจนมความมนใจวาระบบ

สามารถ ทางานไดจรงและตรงกบความตองการของผใช จากนนจงดาเนนการตดตงระบบเพอใชงานจรงตอไป

7. การบารงรกษา (maintenance) เปนขนตอนของการปรบปรงแกไขระบบหลงจากทไดมการตดตงและใชงานแลว

ในขนตอนนอาจเกดจากปญหาของโปรแกรม ซงโปรแกรมเมอรจะตองรบแกไขใหถกตอง

ภาพท 3.2 วงจรการพฒนาระบบสารสนเทศ (System Development Life Cycle : SDLC)

ประเภทของระบบสารสนเทศระบบสารสนเทศในองคกรมการแบงประเภทตามลกษณะของการนาไปใช ตาม

การใชงานของบคคลในองคกร คอ

1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems : TPS) ระบบประมวลผลรายการ บางครงเรยกวา ระบบประมวลผลขอมล (data

processing systems) เปนระบบสารสนเทศทเกยวของกบการดาเนนงานประจาวนขององคกร การบนทก รายการตางๆ ทเกดขนในแตละวน เปนการปฏบตงานในลกษณะซาๆกนทกวน (routine)

ในการดาเนนงานในธรกจไมวาจะเปนธรกจขนาดเลกหรอขนาดใหญกตาม ตองอาศยระบบประมวลผลรายการในการจดเกบและจดการกบขอมลเบองตน ซงตวอยางของระบบประมวลผลรายการ ไดแก

1.1 ระบบการจายเงนเดอน (payroll system)1.2 ระบบใบสงซอ (order entry system)1.3 ระบบสนคาคงคลง (inventory system)1.4 ระบบใบกากบสนคา (invoicing system)1.5 ระบบการสงสนคา (shipping system)1.6 ระบบบญช (accounting system)

2. ระบบสารสนเทศเพอการจดการ (Management Information Systems: MIS) ระบบสารสนเทศเพอการจดการเปนระบบทชวยในการเตรยมรายงานเพอให

ผบรหาร ระดบตางๆ ใชในการควบคมการปฏบตงาน ผบรหารสามารถใชสารสนเทศทไดจดการกบปญหาแบบโครงสราง เชน ใชในการวเคราะหความผดพลาด ความกาวหนาหรอขอบกพรองในการทางาน รายงานสวนใหญจะอยในรปของรายงานสรป (summary report) จากการปฏบตงานประจา เปนงานทไดรบการสงตอจากระบบประมวลผลรายการ คอ เปนการใชคอมพวเตอรประมวลผลเพอ กลนกรองขอมลทมอยในระบบใหสามารถใชประโยชนไดเพอเสนอตอผบรหารในระดบตางๆ

3. ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Support Systems: DSS) ระบบสนบสนนการตดสนใจ เปนระบบทใชคอมพวเตอรเพอชวยผตดสนใจท

ตองเผชญ กบปญหาทมโครงสรางระดบตางๆ โดยสามารถทดสอบผลการตดสนใจในการแกปญหาดวยตวแบบ ขอมลและทาการวเคราะหผลทเกดขนไดอยางรวดเรว ระบบสนบสนนการตดสนใจชวยในการ ตดสนใจปญหาไดหลากหลายรปแบบ สามารถชวยในการแกปญหาทซบซอน

4. ระบบสารสนเทศสาหรบผบรหารระดบสง (Executive Support System: ESS)เปนระบบสารสนเทศทชวยใหผบรหารระดบสงสามารถเขาถง รวบรวม วเคราะห

และ ประมวลผลสารสนเทศ ทงภายในและภายนอกองคกรตามความตองการไดอยางสะดวกและรวดเรว เพอนาสารสนเทศดงกลาวมาใชในการบรหารงาน เชน การกาหนดนโยบาย การวางแผนกลยทธ และ การจดตงงบประมาณ เปนตน

5. ระบบผเชยวชาญ (Expert Systems: ES) ระบบผเชยวชาญ เปนระบบคอมพวเตอรทชวยผบรหารแกไขปญหาหรอทาการ

ตดสนใจ ไดดขน อยางไรกด ระบบผเชยวชาญจะแตกตางกบระบบอนอยมาก เนองจากระบบผเชยวชาญจะ เกยวของกบการจดการความร (knowledge) มากกวาสารสนเทศและถกออกแบบ ใหชวยในการตดสนใจโดยใชวธเดยวกบผเชยวชาญทเปนมนษย โดยใชหลกการทางานดวยระบบ ปญญาประดษฐ (artificial intelligence) ซงเปนระบบคอมพวเตอรทมคณลกษณะความฉลาด เหมอนกบมนษย ระบบผเชยวชาญจะทาการโตตอบกบมนษย

ตวอยางของการนาเอาระบบ ผเชยวชาญไปใชงานในดานตางๆ ไดแก5.1 ดานการตรวจสอบ5.2 ดานการบรการ 5.3 ดานการวเคราะหโรค 5.4 ระบบใหสญญาณเตอนทางการแพทย 5.5 ดานการพยากรณอากาศ

6. ระบบสานกงานอตโนมต (Office Automation System : OAS) ระบบสานกงานอตโนมต เปนการนาคอมพวเตอรมาใชในหนวยงานตางๆ มกจะ

นามาใช ในงานพมพเอกสารหรอเรยกวางานประมวลคาเปนหลก การใชงานสวนมากยงไมไดเชอมตอกนเปนระบบทด การพฒนาฐานขอมลยงไมไดมการจดแฟมใหเปนหมวดหมทคนหาและนากลบมาใชไดงาย

ระบบสานกงานอตโนมตสามารถแบงไดเปน 4 ประเภทดวยกน คอ 6.1 ระบบจดการทางดานเอกสาร (document management system) 6.2 ระบบการสงขาวสาร (message-handing system) 6.3 ระบบการประชมทางไกล (teleconferencing system)6.4 ระบบสนบสนนงานในส านกงาน (Office Support System : OSS)

6.1 ระบบจดการทางดานเอกสาร (document management system) ระบบน ไดถกจดขนมาเพอใหมหนาทในการจดการทางดานเอกสาร ไมวาจะ

เปนการสราง การบนทกเอกสาร และการสงไปยงฝายตางๆภายในองคกร ตวอยางระบบจดการทางดานเอกสารมดงน

6.1.1 การออกแบบสงพมพ (publishing) 6.1.2 การประมวลผลคา (word processing) 6.1.3 การประมวลผลรปภาพ (image processing) 6.1.4 การทาสาเนาเอกสาร (reprographics) 6.1.5 การเกบเอกสาร (archival storage)

6.2 ระบบการสงขาวสาร (message-handing system)ระบบนไดถกพฒนาขนมาเพอทาหนาทในการสงขาวสารขององคกร จากสถานท

หนงไปยงอกสถานทหนง ซงจะไดรบความสะดวก รวดเรว และประหยดคาใชจาย

6.3 ระบบการประชมทางไกล (teleconferencing system) ระบบนไดถกพฒนาขนมาเพอใชในการประชมกนแบบทางไกล โดยทผรวมประชม

ไมจาเปนตองเดนทางมาอยในทประชม แตผรวมประชมสามารถพดคยหรอประชมกนไดตามปกต

6.4 ระบบสนบสนนงานในสานกงาน (Office Support System : OSS) ระบบนไดถกพฒนาขนมาเพอชวยใหพนกงานสามารถนาเอาเทคโนโลยทมอยใน

สานกงาน หรอโปรแกรมคอมพวเตอรมาใชใหเกดประโยชนสงสด เพอใหงานดาเนนไปได อยางสะดวก รวดเรว และมประสทธภาพ

คาถามทบทวน

1. ระบบสารสนเทศมบทบาทอยางไรตอหนวยงานดานวศวกรรมชวการแพทย2. หนวยงานทตองการจดทาระบบสารสนเทศตองเตรยมพรอมในเรองใดบาง3. การพฒนาระบบสารสนเทศมความสาคญอยางไรตอองคกร4. บคลากรในองคกรทตองการพฒนาระบบสารสนเทศควรชวยผพฒนาระบบอยางไร จงจะไดระบบสารสนเทศทมประสทธภาพ5. ระบบประมวลผลรายการมความสาคญอยางไร สาหรบองคกร

6. ผบรหารแตละระดบตองการรายงานผลการดาเนนทแตกตางกนอยาไร7. ในการบรหารงานผบรหารจะอาศยระบบสารสนเทศประเภทใดบาง อยางไร8. ยกตวอยางการนาเอาระบบผเชยวชาญไปใชงานดานวศวกรรมชวการแพทย