1 heading 1 · web vieweut ar 9.4 โปรแกรมจ ดทำใบขอเบ ก gfmis...

โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด

และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)

ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (End User Training Material)

EUT AR 9.4 โปรแกรมจดทำ�ใบขอเบก GFMIS

คำ�อธบ�ยเบองตนจดประสงคหลกของโปรแกรม มขนเพอใชเปนโปรแกรมสำาหรบเตรยมขอมล Text File เพอนำาไปจดทำาใบขอเบกเงนตาม Format ของกรมบญชกลาง (GFMIS) ไดแก

ใบขอเบกเงนงบประมาณแผนดน-งบบคลากรและงบกลาง (ขบ.02) และ/หรอ ใบขอเบกเงนงบประมาณแผนดน-ไทยเขมแขง (ทข.02)

ทงน โปรแกรมยงมฟงกชนสำาหรบจดการกบขอมลขอเบกเงน (งบบคลากรและงบกลาง, ไทยเขมแขง) ทมาจากสวนงานทไมไดทำางานอยบนระบบ MU-ERP ไดแก

P03 - คณะทนตแพทยศาสตร (DT) P06- คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด (RA) P07 - คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล (SI) P24 - ศนยการแพทยกาญจนาภเษก (GJ)

โดยสวนงานทอยนอกระบบ MU-ERP (ปจจบนม 4 สวนงาน) ดงกลาวดานบน จะสงขอมล (Excel File) มาใหกบกองคลง และกองคลงทำาหนาทตรวจสอบและ Upload File เขาระบบ MU-ERP จากนน จงเขาขนตอนการจดทำา ใบขอเบกเงนตามรปแบบของกรมบญชกลาง (GFMIS) ตอไป ตามประเภทการเบก (ขบ.02 หรอ ทข.02)

เมอมขอมลในระบบ และพรอมทจะจดเตรยม Text File ในโปรแกรมจะแบงการทำางานเปนหลาย Functions หลก ดงน 1) เรยกดขอมล INF สำาหรบกรณ เรยกดขอมลทมาจากสวนงานนอกระบบ MU-ERP2) กำาหนด Passbook3) เปลยนแปลง Passbook4) ยกเลก Passbook

EUT AR 9.4 โปรแกรมจดทำาใบขอเบก GFMIS หนา 1 จาก 43




5) ทำาไฟลขอมล (.txt)6) Upload GF Docs7) เรยกด Log

Figure: แสดงภาพรวมของกระบวนการขอเบก-และรบเงนงบประมาณแผนดน (ในสวนงบบคลากร และงบกลาง) สำาหรบสวนงานทอยในระบบ MU-ERP: โดยเรมจากสวนงานจดทำาใบขอเบก (ฏกา) จากระบบงานเจาหน (AP) ตอเนองมายง การจดทำาขอมลสำาหรบทำา ใบขอเบก“ ” ตามรปแบบทกรมบญชกลาง (GFMIS) กำาหนด ไดแก

a. ใบขอเบก ขบ . 02 สำาหรบการขอเบกเงนงบประมาณแผนดน-งบบคลากรและงบกลาง และ/หรอb. ใบขอเบก ทข . 02 สำาหรบการขอเบกเงนงบประมาณแผนดน-ไทยเขมแขง

Screen Overview





1. ฟงกชนก�รทำ�ง�น: ก�รกำ�หนดเลขท Passbook

ร�ยละเอยดขนตอนก�รปฎบตง�น

1.1 ประมวลผลโปรแกรมโดยใช

เมน -รหสผานรายการ ZAREN001 โปรแกรมจดทำาใบขอเบก GFMIS

ฟงกชนการทำางาน

โดยท ฎกา status = “A” ( Accept)

User จะตองทำาการเลอกขอมลกอนวาจะทำา

1.ขบ.02 หรอ ทข.02

2. Source ของขอมลมาจาก ขอมลใน MU-ERP หรอ ขอมล Interface หรอ จายตรงโดยกรมบญชกลาง





ระบเลอกฟงกชนการทำางาน

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหต

เลอก ฟงกชน ก�รทำ�ง�น : ฟงกชนการทำางาน ฟงกชนการทำางานหลก

ของโปรแกรม

(Main Functions List)

Rคลกปม และเลอกฟงกชน

“1 กำาหนด Passbook”

Default Value

รปแบบก�รดงขอมล :

บนทกผาน Payroll ขนอยกบวาเปนขอมลฎกาทบนทกจากการ Run Payroll

C เลอก

บนทกไมผาน Payroll

ขนอยกบวาเปนขอมลฎกาทไมบนทกจากการ Run Payroll

C เลอก

เลอกเอกส�ร : เงนเดอนและงบกล�ง (MU-ERP):





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code บรษท R 1000:มหาวทยาลยมหดล Default Valueปบญช ปบญช R ปบญช Default Valueเลขทใบขอเบก(ฏกา)

เลขทใบขอเบก(ฏกา)

O

(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

ระบบจะ List ขอมลจากฎกา

กดปม (Select All) เพอเลอกขอมลทงหมด หรอจะเลอกเปนบางฎกาโดย Tick ตามฎกาทตองการ

กดปม เพอไปหนาถดไป





ระบบจะแสดงขอมลเหมอนหนาจอดานบน

กดปม (Select All) เพอเลอกขอมลทงหมด หรอจะเลอกเปนบางฎกาโดย Tick ตามฎกาทตองการ





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลอก เลอกขอมลฎกาทตองการ

กำาหนด PassbookC

กดปม (Select All) เพอเลอกขอมลทงหมด หรอจะเลอกเปนบาง

ฎกาโดย Tick ตามฎกาทตองการ

Default Value

Passbook No. กำาหนด Passbook ตามฎกาทตองการ

C <Passbook>/<ป งปม. เปน พ.ศ.>

เชน Passbook: 1026/2553

โดยท 1 Passbook: 1 ผลผลต: 1 commitment item ยกเวน

Commit 5205010020 (เงนสมทบกบข.) และ 5205010070 (ชดเชยสมาชก กบข.)

Ref. GFMIS เลขทอางอง GFMIS C หลงจากทระบเลขท Passbook ใหกดปม โดยทFormat : PYYxxxxxXX (10 หลก)

ตวอยาง Passbook: 1026/2553เลขทอางอง : P530102600

P : เลขทอางอง (เพอสงไป GFMIS)






53 : ป งปม. เปน พ.ศ. โดยทปบญช (MU-ERP) = ป งปม. 01026 : คอเลขท Passbook (Passbook = 1026/2553) 00 : เลข Running No. --> สำาหรบคา Default กำาหนดเปน 00 เสมอ


กดปม เพอใหระบบกำาหนดคาเรมตนเลขทอางอง จะไดขอมลใน Column Ref. GFMIS





กดปม เพอบนทกขอมลลงในระบบ

ถาขอมลทกำาหนด ไมไดตรงตามเงอนไข คอ 1 Passbook: 1 Functional area: 1 Commitment ระบบจะขน Message เตอน ถาตองการดำาเนนการตอกดปม





2. ฟงกชนก�รทำ�ง�น: ก�รเปลยนแปลงเลขท Passbook









ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code บรษท R 1000:มหาวทยาลยมหดล Default Valueปบญช ปบญช R ปบญช Default Valueเลขทใบขอเบก(ฏกา)


O

กดปม เพอประมวลผล(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)






กำาหนด PassbookC



ขอมลทสามารถแกไขไดจะม 3 fields ดงน คอ Passbook no. , Ref. GFMIS และ Payment Indicator เทานนPassbook No. กำาหนด Passbook ตาม

ฎกาทตองการC <Passbook>/<ป งปม. เปน

พ.ศ.>

เชน Passbook: 1026/2553

โดยท 1 Passbook: 1 ผลผลต: 1 commitment item ยกเวน

Commit 5205010020 (เงนสมทบกบข.) และ 5205010070 (ชดเชยสมาชก กบข.)

Ref. GFMIS เลขทอางอง GFMIS C หลงจากทระบเลขท Passbook ใหกดปม โดยทFormat : PYYxxxxxXX (10 หลก)

ตวอยาง Passbook: 1026/2553เลขทอางอง : P530102600






P : เลขทอางอง (เพอสงไป GFMIS) 53 : ป งปม. เปน พ.ศ. โดยทปบญช (MU-ERP) = ป งปม. 01026 : คอเลขท Passbook (Passbook = 1026/2553) 00 : เลข Running No. --> สำาหรบคา Default กำาหนดเปน 00 เสมอ

Payment Ind. เงอนไขการชำาระเงน C K0: จายสนเดอน

KL: จายปกต

กดปม เพอบนทกขอมลลงในระบบ


3. ฟงกชนก�รทำ�ง�น: ก�รสร�ง Text file เพอนำ�ขอมลไปท Program IT เพอสร�งขบ. 02 หรอ ทข. 02









ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code บรษท R 1000:มหาวทยาลยมหดล Default Valueปบญช ปบญช R ปบญช Default ValuePassbook no. เลขท Passbook O เลขท Passbookระบทจดเกบไฟล ระบทจดเกบไฟล R ระบ Path ทตองการเกบขอมล จะ

ตองเปนนามสกล .txtวนทผานรายการ วนทผานรายการ R Default Value

เปนวนทปจจบนจำานวนฐานภาษหก ณ ทจาย เทากบจำานวนเงนขอเบก ตามขอมลเลขท Passbook

C สำาหรบการบนทกขอมลทผาน Interface






ระบบจะแสดงขอมลทระบ ท Selection screen

จากนนกดปม เพอสรปยอดขอมลตาม Passbook แตยงแสดงขอมลตามทสง ขบ.02 หรอ ทข.02






สราง Text fileC



ขอมลทสามารถแกไขไดกอนทจะสราง Text file มดงน

เอกสารสำารองเงน เอกสารสำารองเงน C ถา Budget Year = P(Previous Year) จะตองใสเลข





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตทเอกสารสำารองเงน

Posting Date วนทผานรายการ C สามารถแกไขวนทผานรายการในหนานได หรอจะกลบไปแกไขกอนท จะ Execute

ประเภทภาษเงนได ประเภทภาษเงนได C สามารถแกไขประเภทภาษเงนได1: บคคลธรรมดา

2: นตบคคล

กดปม เพอสราง Text file ตามทระบในหนา Selection screen


4. ฟงกชนก�รทำ�ง�น: ก�ร Upload เลขทเอกส�รขนสร�งจ�ก กรมบญชกล�งร�ยละเอยดขนตอนก�รปฎบตง�น








1.4.1 Template การ Upload เลขทเอกสารขนสรางสามารถ Download ไดจากระบบ

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลขทเอกสารขนสราง

เลขทเอกสารขนสราง R

กดปม เพอ Save TemplateDirectory ระบ Path ทเกบขอมล R

File Name ชอ File R สามารถแกไขวนทผานรายการในหนานได หรอจะกลบไปแกไขกอนท จะ Execute



1.4.2 Upload เลขทเอกสารขนสรางเขาระบบ





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลขทเอกสารขนสราง

เลขทเอกสารขนสราง R

ไฟล

ระบแหลงขอมลเพอ Upload

ระบ Path เพอ Upload ขอมล

R

กดปม เพอประมวลผล


แสดงขอมลทมใน Text file





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลอก เลอกขอมลฎกาท

ตองการ Upload เลขทเอกสารขนสราง

Cกดปม (Select All) เพอเลอกขอมลทงหมด หรอจะเลอกเปนบาง


กดปม เพอบนทกขอมลในระบบ






1.4.3Template การ Upload เลขทเอกสารขนอนมต สามารถ Download ไดจากระบบ

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลขทเอกสารขนอนมต

เลขทเอกสารขนอนมต R

กดปม เพอ Save TemplateDirectory ระบ Path ทเกบขอมล R

File Name ชอ File R สามารถแกไขวนทผานรายการในหนานได หรอจะกลบไปแกไขกอนท






จะ Execute



1.4.4 Upload เลขทเอกสารขนอนมตเขาระบบ

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลขทเอกสารขนอนมต

เลขทเอกสารขนอนมต R

ไฟล


ระบ Path เพอ Upload ขอมล

R







แสดงขอมลทมใน Text file





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลอก เลอกขอมลฎกาท

ตองการ Upload เลขทเอกสารขนอนมต

Cกดปม (Select All) เพอเลอกขอมลทงหมด หรอจะเลอกเปนบาง


กดปม เพอบนทกขอมลในระบบ






5. ก�รยกเลกเลขท Passbook





การยกเลก Passbook จะตองไดเลขทเอกสารไมอนมตจากกรมบญชกลาง (39xxxxxxxx) ซงการยกเลกทำาได 2 วธ

1. Physical Delete เนอขอมลฎกาถกตองแตใสขอมลไปกรมบญชกลางไมถกตองเชน วนทผานรายการ เมอทำาการยกเลก Passbook จะสามารถกำาหนดเลขท Passbook ใหมใน Function create Passbook

2. Mark as Deleted เนอขอมลฎกาไมถกตอง แจงสวนงานทำาการยกเลกฎกา และสงฎกาเลขใหม

หมายเหต: ถาตองการเปลยนเลขท Passbook แตยงไมไดเลขทเอกสารไมอนมตจากกรมบญชกลาง (39xxxxxxxx) ใหเขา Function Change Passbook

1.5.1 Physical Delete





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code บรษท R 1000:มหาวทยาลยมหดล Default Valueปบญช ปบญช R Default ValuePassbook no. เลขทPassbook O ระบเลขท Passbook ทจะทำาการ

ยกเลก










Cancellation reason

เหตผลการยกเลก R

กดปม เพอทำาการ Physical delete และ บนทกเขาไปในระบบ


กดปม เพอยนยนการลบขอมล

1.5.2 Mark as deleted





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code บรษท R 1000:มหาวทยาลยมหดล Default Valueปบญช ปบญช R Default ValuePassbook no. เลขทPassbook O ระบเลขท Passbook ทจะทำาการ

ยกเลก










Cancellation reason

เหตผลการยกเลก R

กดปม เพอทำาการ Mark as deleted และ บนทกเขาไปในระบบ


กดปม เพอยนยนการลบขอมล

6. ก�รเรยกด Log









ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code บรษท R 1000:มหาวทยาลยมหดล Default Valueเลขทใบขอเบก(ฏกา)


O


7. ก�รจดก�รกบขอมล Interface

เปนการจดการขอมล Interface ของสวนงานนอก MU-ERP ไดแก คณะทนตแพทยศาสตร คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล ศนยการแพทยกาญจนาภเษก

ร�ยละเอยดขนตอนก � รป ฏ บตง�น

1.7 ประมวลผลโปรแกรมก�รสร�งขอมล Interface โดยใช






ฟงกชนการทำางานการจดการขอมล Interface

1.7.1 การสรางขอมล ( Create)





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเลอกประเภทขอมล(ตามแหลงเงน)

เลอกประเภทขอมลตามแหลงเงน แบงเปน1.เงนเดอน-เงนรายได2.เงนเดอน-งบอดหนนทวไป BG3.เงนเดอนและคาใชจายทวไป-งบประมาณแผนดน4.เงนเดอนและคาใชจายทวไป-ไทยเขมแขง

C ขนอยกบประเภทขอมลตามแหลงเงน

เลอกฟงกชนการจดการขอมล

สรางขอมล (Create) R


ระบแหลงขอมลเพอ Upload เพอนำาเขาระบบ

R







สรางขอมล CreateC



กดปม เพอทำาการ สรางขอมล ซงจะเปน status N (New)






1.7.2 การแกไขขอมล ( Change) เมอตองการทำาการเปลยน status ของขอมล Interface





แกไขขอมล (Change) R

Company code บรษท R 1000:มหาวทยาลยมหดล Default ValueFiscal Year ปบญช R Default Valueเลขทใบขอเบก Interface

เลขทใบขอเบก Interface

O





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตProfit center ระบสวนงาน R






Status ระบ status ทตองการเปลยนแปลง

A = AcceptW = Waiting cancelled deeka

Rกดปม เพอกำาหนดเปน status A ( Accept) หรอจะกำาหนดทละรายการ

กดปม เพอทำาการบนทกขอมลลงในระบบ






1.7.3 การเรยกดขอมล ( Display)


เลอกประเภทขอมลตามแหลงเงน แบงเปน1.เงนเดอน-เงนรายได2.เงนเดอน-งบอดหนนทวไป BG3.เงนเดอนและคาใชจายทวไป-งบประมาณแผนดน






ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหต4.เงนเดอนและคาใชจายทวไป-ไทยเขมแขง


เรยกดขอมล (Display) R



O

Profit center ระบสวนงาน R


1.7.4 การลบขอมลออกจากระบบ ( Delete) การลบขอมล Interface สามารถทำาได 2 วธ คอ

1.สวนงานสง Excel file ขอยกเลกเลขทใบขอเบก Interface โดยใช Function การสรางขอมล (Create)

2.การลบขอมลออกจากระบบ (Delete)






เลอกประเภทขอมล(ตามแหลงเงน)




ลบขอมลออกจากระบบ (Delete)

R



O

Profit center ระบสวนงาน R











เหตผล ระบเหตผลการยกเลก R

กดปม เพอทำาการบนทกขอมลลงในระบบ


1.7.5 การเรยกด Log ( Display Log)






เลอกประเภทขอมล(ตามแหลงเงน)




เรยกด Log (Display Log)

R

Entry Sub -Type

ระบประเภทของขอมลแบงเปน10x=เงนเดอน-เงนรายได20x=เงนเดอน-งบอดหนนทวไป BG30x=เงนเดอนและคาใชจายทวไป-งบประมาณแผนดน40x=เงนเดอนและคาใชจายทวไป-ไทยเขมแขง

R







O



8. Maintain GFMIS Mapping Tables








ฟงกชนการทำางานGFMIS Mapping

หมายเหต

การเพมเตม/เปลยนแปลง/แกไข ตารางสำาหรบการ Mapping GFMIS Data น จะทำาโดยกองคลง สำานกงานอธการบดเทานน

กดเลอก Table ทตองการ Maintain ทางดานขวา (จะทำาให screen ทางดานขวา เปลยนไปแลวแต table ทเลอก)

ระบคาทตองการ ท Screen ทางดานขวา

กดปม เพอเกบขอมลลงในระบบ

9. Maintain ZTAREN001_PBCOMB







เมน -รหสผานรายการ ZAREN001 โปรแกรมจดทำาใบขอเบก GFMISฟงกชนการทำางาน Maintain ZTAREN001_PBCOMB

หมายเหต

การเพมเตม/เปลยนแปลง/แกไข ตารางสำาหรบการ Maintain ZTAREN001_PBCOMB น จะทำาโดยกองคลง สำานกงานอธการบดเทานน

การระบเงอนไขของ Program ( Function ID) จะม 2 steps คอการกำาหนด Passbook และทำาไฟลขอมล

ซงขอมลทจะระบเงอนไขจะตองม Field ในแตละ step นนๆ ตอขอมล 1 Passbook

และสามารถกำาหนดเปน warning message หรอ error message

กดปม เพอเกบขอมลลงในระบบ


1 heading 1 · web vieweut ar 9.4 โปรแกรมจ ดทำใบขอเบ ก gfmis...

Documents