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5/24/2018 comunica o.pptx

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Gerenciamento dascomunicaes do pro

SEGUNDO PMBOK


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GERENCIAMENTO DASCOMUNICAES DO PROJETO

Disseminao de informaes atravs deprocessos especficos;

Contato direto com membros e partesinteressadas (internas e externas)

organizao; Importante elo de ligao entre os interessados

no projeto e os meios em que eles atuam.


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I - Identificar as

partesinteressadasII - Planejar ascomunicaes III - Distribinforma

PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DACOMUNICAES DO PROJETO


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IV - Gerenciar asexpectativas daspartesinteressadas

V - Reportar odesempenho


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PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DASCOMUNICAES DO PROJETO

Interao;Cada processo ocorre pelo menos uma vez emtodos os projetos;

Na prtica a interao dos processos pode apa

de forma menos detalhada.


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PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DASCOMUNICAES DO PROJETO

Dimenses em potencial: Interna e Externa;

Formal;

Vertical;

Oficial;

Escrita e oral;

Verbal e no-verbal.

Habilidades de comunica Saber ouvir;

Perguntar sempre;

Educar;

Levantamento de dado

Lidar com expectativas

Convencer pessoas e e

Negociaes em acord

Soluo de problemas;

Antecipar os passos.


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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADA

Identificar pessoas ou organizaes possveis afetadas pelo projetoconstruindo documentos com informaes relacionadas aos seus interenvolvimento e impacto no sucesso do projeto.

As partes interessadas, pessoas ou organizaes, podem estar em dnveis de organizao com diferentes nveis de autoridade, ou ser exteorganizao executora do projeto.

possvel traar estratgias para abordar cada parte interessada edeterminar o nvel e a oportunidade para o envolvimento das mesmasprojeto, visando maximizar pontos positivos e minimizar possveis pontosnegativos. As estratgias esto sujeitas as ajustes no decorrer do projet

Deve-se classificar as partes interessadas de acordo com o interessinfluencia e envolvimento, afim de utilizar o tempo de forma mais eficieconcentrar-se apenas nos relacionamentos necessrios.


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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: ENT

1- TERMO DE ABERTURA DO PROJETO:

Oferece informaes sobre as partes internas e externas envolvidas e afepelo projeto.

2- DOCUMENTOS DE AQUISIO:Sendo o projeto o resultado de uma atividade de aquisio ou estando em um contrato, as partes desse contrato so as principais partes interes


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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: ENT

3- FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA:

Fatores que influenciam no processo de identificao das partes interess

Cultura e estrutura organizacional;

Padres governamentais ou do setor.

4- ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS:

Fatores que influenciam no processo de identificao das partes interess

Modelos para registros das partes interessadas;

Lies aprendidas do projetos anteriores;

Registros das partes interessadas de projetos anteriores.


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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS:FERRAMENTAS E TCNICAS

1. ANLISE DAS PARTES INTERESSADAS: Consiste num processo de coleta e

sistemtica de informaes quantitativas e qualitativas para determinar interesses devem ser considerados durante o projeto. Levando em containteresses, expectativas e influencias das partes interessadas, afim de alaparcerias futuras.

ETAPA 1: Identificar todas as partes interessadas potenciais do projeto e s

informaes relevantes (papis, departamentos, interesses, conhecimenexpectativas e influencias).

As principais partes interessadas incluem todas as pessoas com papel gede tomada de decises. Atravs das partes principais podemos identificoutras partes interessadas, acrescendo a lista at que todos estejam incl


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ETAPA 2: Identificar o impacto ou apoio que cada parte interessada pod

classific-los com o intuito de definir uma estratgia de abordagem, prioprincipais partes a fim de garantir o uso eficiente de esforos para comugerenciar as expectativas.

Modelos de classificao:

Grau de poder/interesse: Autoridade e preocupao com resultados;

Grau de poder/influncia: Autoridade e desenvolvimento ativo;

Grau de influncia/impacto: Envolvimento ativo e habilidade para efemudanas no planejamento ou na execuo do projeto;

Modelo de importncia relativa: Poder, urgncia e legitimidade.


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Exemplo de grade de poder/interesse com as partes interessada


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ETAPA 3: Avaliar a provvel reao ou resposta das principais partes inte

para diversas situaes, com o intuito de planejar como influenci-las paaumentar seu apoio e minimizar os impactos negativos.


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2. OPINIO ESPECIALIZADA: Consiste em solicitar opinies e conheciment

grupos ou pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializrea ou disciplina em questo a fim de garantir uma ampla identificalistagem das partes interessadas. Para isso recorremos a consultas individreunies ou entrevistas, ou formato de painel, discusses em grupo, pesqopino.

Alta administrao;

Demais unidades de organizao; Principais partes interessadas j identificadas;

Gerentes de projetos da mesma rea;

Especialistas no assunto da rea de negcio ou do projeto;

Grupos e consultores do setor;

Associaes tcnicas e profissionais.


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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS: SAD

1. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS: Principal sada do processo de

identificao. Contm todos os detalhes relativos s partes identificadasentre outros:

Informaes de identificao: nome, posio na organizao, local, pcontato;

Informaes de avaliao: requisitos essenciais, principais expectativa

influncia potencial, fase de maior interesse no ciclo da vida; Classificao das partes interessadas:interna/externa,

apoiadora/neutra/resistente/etc.


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2. ESTRATGIA PARA GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS: Aborda

definida no intuito de aumentar o apoio e minimizar os impactos negativpartes interessadas durante o ciclo de vida do projeto. Inclui elementos c

Principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo sig

Nvel de participao no projeto desejado para cada parte interessadidentificada;

Grupos de partes interessadas e sua administrao.


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Uma matriz de anlises das partes interessadas uma forma comum

representar a estratgia de gerenciamento.

Algumas informaes podem ser confidenciais e no devem ser includocumentos compartilhados. O gerente deve analisar o tipo de informanvel de detalhes a serem includos na estratgia de gerenciamento das interessadas.


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PLANEJAR AS COMUNICAES

Consiste em determinar as necessidades de informao d

interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicavinculado aos fatores ambientais da empresa, j que a estrutura da orter um efeito importante nos requisitos de comunicaes do projeto.

O mal planejamento ou a falta dele poder acarretar em srios para o andamento do projeto, assim como:

Atraso na entrega de mensagens; Comunicao de informaes confidenciais para o pblico incorreto

Falta de comunicao.

O plano de comunicao permite que o gerente documente tud

uma comunicao mais eficiente e eficaz.


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PLANEJAR AS COMUNICAES

O que vem a ser comunicao eficaz?

Informaes fornecidas no formato correto, no tempo adecom o impacto necessrio.

O que vem a ser comunicao eficiente?Fornecer somente as informaes que so necessrias.

Na maioria dos projetos o planejamento das comunicaincio, durante o desenvolvimento do plano de gerenciamenprojeto, permitindo que os recursos adequados (tempo e orsejam devidamente providenciados. Os resultados desse prorevisados ao longo do andamento do projeto e quando necalterados para garantir uma aplicabilidade contnua.


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PLANEJAR AS COMUNICAES: ENTRADA

1. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS;

2. ESTRATGIA PARA GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS;

3. FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA: A comunicao precisa ser adaptaambiente do projeto.

4. ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIOANAIS: Lies aprendidas e inforhistricas devem ser tomadas como base para planejar as atividades decomunicao do projeto atual.


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PLANEJAR AS COMUNICAES:FERRAMENTAS E TCNICAS

1. ANLISE DOS REQUISITOS DA COMUNICAO: Determina os requisitos d

informaes das partes interessadas do projeto, definidos com a combintipo e do formato das informaes necessrias com uma anlise do valoinformaes. Os recursos do projeto so gastos apenas na comunicaoinformaes que contribuam para o xito ou quando a falta de comunicpode ocasionar falhas.

O gerente de projetos deve fazer o clculo do nmero de canais decomunicao potencial. O clculo realizado atravs da expresso: n(nonde n representa o nmero de partes interessadas. Ex: 10(10-1)/2=45.

Neste exemplo temos 45 canais de comunicao em potencial.


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Informaes utilizadas para determinar os requisitos de comunicao:

Organogramas;

Organizao do projeto e relacionamentos das partes interessadas;

Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas;

Logstica do quantitativo de pessoas envolvidas e seus respectivos loc

Necessidade de informaes internas;

Necessidade de informaes externas;

Informaes do registro das partes interessadas e da estratgia degerenciamento das partes interessadas.


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2. TECNOLOGIA DAS COMUNICAES: Existem vrias formas para transfe

informaes entre as partes interessadas. So utilizadas tcnicas como mde comunicao; desde conversas rpidas at longas reunies, ou desddocumentos por escrito at materiais com acesso online.

Fatores que afetam o projeto:

Urgncia da necessidade de informaes: Informaes em tempo reaperidicas?

Disponibilidade de tecnologia: Uso de sistemas adequados acessvel a


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PLANEJAR AS COMUNICAES:FERRAMENTAS E TCNICAS Equipe do projeto esperada: Necessidade de treinamento para os

participantes.

Durao do projeto: Mudana na tecnologia ao longo do projeto;

Ambiente do projeto:Presencial ou virtual.


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3. MODELOS DE COMUNICAES: Composto basicamente por duas part

definidas por emissor e receptor.


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Principais componentes do modelo de comunicao bsico:

Codificao: Traduzir pensamentos ou ideias em uma linguagem que compreendida por todos;

Mensagem e feedback: Sada da codificao;

Meio: Mtodo utilizado para transmitir a mensagem;

Rudo: Interferncia na transmisso/compreenso;

Decodificao: Reconverter a mensagem em pensamentos ou ideias

significativas.


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PLANEJAR AS COMUNICAES:FERRAMENTAS E TCNICAS Emissor: Responsvel por tornar as informaes claras e completas pa

receptor possa receb-las corretamente e confirmar se elas foramcompreendidas adequadamente.

Receptor: Garante que as informaes sejam recebidas integralmentecompreendidas corretamente e confirmadas.

Ao longo do processo vo surgindo desafios no uso desses componeestabelecer uma comunicao eficaz entre as partes interessadas. Ex: Emequipe de projeto multinacional, um membro ao comunicar-se com outrde outro pas pode precisar codificar a mensagem no idioma apropriadocom o auxlio de tecnologias diversas e o receptor precisa decodificar amensagem corretamente, respondendo ou dando um feedback. Qualqao longo do caminho pode comprometer o significado da mensagem o


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4. MTODOS DE COMUNICAO: Existem vrios mtodos usados para co

informaes entre as partes interessadas. Esses mtodos se classificam degeral em:

Comunicao interativa: Entre duas ou mais partes, garantindo o entede todos de um modo mais eficaz (reunies, telefonemas, videoconfe

Comunicao ativa (push): Encaminhar arquivos por diversos meios pmembros interessados sem verificao de chegada ou compreensopublico-alvo;

Comunicao passiva (pull): Utilizada para grandes volumes de informpara atingir um maior pblico.


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PLANEJAR AS COMUNICAES: SADAS

1. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES: Faz parte do plano

gerenciamento e projeto, auxiliando. Formal ou informal, altamente detaamplamente estruturado, de acordo com cada necessidade do projeto

Requisitos de comunicaes das partes interessadas;

Informaes a serem comunicadas (idioma, formato, contedo e nvedetalhes);

Motivo da distribuio da informao;

Intervalo de tempo e frequncia para a distribuio das informaesnecessrias;

Pessoa responsvel por comunicar a informao;

Pessoa responsvel por autorizar a liberao de informaes confiden


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Pessoa ou grupos que recebero as informaes;

Mtodos ou tecnologias usadas para transmitir as informaes (memorane/ou imprensa);

Recursos alocados para as atividades de comunicao, incluindo tempooramento;

Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia geren(nomes) para o encaminhamento de questes que no podem ser solucinos nveis mais baixos;

Mtodos para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunico progresso e o desenvolvimento do projeto;

Glossrio de terminologia comum;

Fluxogramas do fluxo de informaes, fluxo de trabalho (com sequencia dautorizao possvel, lista de relatrios, planos de reunies, etc);

Restries de comunicao, derivadas de leis ou normas especficas, tecpolticas organizacionais, etc.


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2. ATUALIZAES NOS DOCUMENTOS DO PROJETO: Documentos que pod

atualizados incluem, entre outros:

Cronograma do projeto;

Registros das partes interessadas;

Estratgia para gerenciamento das partes interessadas.


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DISTRIBUIR INFORMAES

o processo de colocar as informaes necessrias disposio das

interessadas no projeto conforme planejado. Este processo exercitadotodo o ciclo de vida do projeto e inclui diversas tcnicas, tais como:

Modelos de emissor-receptor: Realimentao de feedback e barreiracomunicao;

Escolhas do meio de comunicao: Como escolher o meio de comunde acordo com a ocasio;

Estilo de Redao: Voz ativa ou passiva;

S O S


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DISTRIBUIR INFORMAES

Tcnicas de gerenciamento de reunies: Agendamento;

Tcnicas de apresentao: Linguagem corporal, slides.

Tcnicas de facilitao: Concenso e superao de obstaculos.

DISTRIBUIR INFORMAES ENTRADAS


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DISTRIBUIR INFORMAES: ENTRADAS

1. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES: Faz parte do planogerenciamento do projeto j mencionado;

2. RELATRIOS DE DESEMPENHO: Usados para distribuir informaes sobre andamento e o desempenho do projeto;

Antes das reunies;

Precisos e atualizados.

3. ATIVOS DE PROCESSOS: Incluem qualquer um ou todos os ativos relacioprocessos de qualquer ou todas as organizaes envolvidas no projeto. I

Polticas relativas distribuio;

Modelos;

Histrico e lies.

DISTRIBUIR INFORMAES FERRAMENTAS E


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DISTRIBUIR INFORMAES: FERRAMENTAS ETCNICAS

1. MTODOS: Reunies, videoconferncias, etc;

2. FERRAMENTAS DE DISTRIBUIO DE INFORMAES: Atravs de documeimpressos, ferramentas eletrnicas e comunicado de imprensa;

DISTRIBUIR INFORMAES SADAS


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DISTRIBUIR INFORMAES: SADAS

1. NOTIFICAO DAS PARTES INTERESSADAS: Notificao de soluo, mudansituao geral.

2. RELATRIOS DE PROJETO: Os relatrios formais e informais descrevem o anddo projeto.

3. APRESENTAES: Fornece informaes as partes interessadas do projeto.

4. REGISTROS DO PROJETO: Memorando, atas de reunies, etc.

5. FEEDBACK DAS PARTES INTERESSADAS: As informaes podem ser usadas pmelhorar o desempenho futuro.

6. DOCUMENTAO DAS LIES APRENDIDAS: Incluem as causas dos problemlies so guardadas num banco de dados para consultas futuras.

GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES


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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTESINTERESSADAS

Processo de comunicao e interao com as partes para atender

solicitaes e resolver questes.

Gerenciar as expectativas das partes, a fim de influenciar seus desejosas metas do projeto;

Analisar riscos;

Esclarecer e solucionar as questes identificadas.

O gerenciamento das expectativas ajuda a aumentar a probabilidadsucesso. Ajuda as partes a entender os benefcios e riscos do projeto.



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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTESINTERESSADAS: ENTRADAS

1. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS: Lista das partes para ser includa

comunicaes;

2. ESTRATGIA PARA GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS: Entendmetas e os objetivos;

3. PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO: O plano de gerenciamento

projeto, j citado.

4. REGISTRO DAS QUESTES: Usar um registro das questes para monitorardas mesmas.



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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTESINTERESSADAS: ENTRADAS

5. REGISTRO DAS MUDANAS: Documentar as modificaes, cujas quais d

informadas as partes;

6. ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: Que podem influenciar o pde gerenciar as expectativas das partes interessadas, incluem entre outr

Requisitos de comunicao das organizaes;

Informaes histricas sobre projetos anteriores.



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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTESINTERESSADAS: FERRAMENTAS E TCNICAS

1. MTODOS DE COMUNICAES: Utilizados durante o gerenciamento da

interessadas.

2. HABILIDADES INTERPESSOAIS: O gerente de projeto aplica as habilidadeinterpessoais adequadas para gerenciar as expectativas das partes.

3. HABILIDADES DE GERENCIAMENTO: Incluem entre outros:

Habilidades de apresentao;

Negociao.



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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTESINTERESSADAS: SADAS

1. ATUALIZAES EM ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: Incluemoutros:

As causas das questes;

Os motivos por trs das aes corretivas escolhidas;

Lies aprendidas;

2. SOLICITAES DE MUDANAS: O gerenciamento pode resultar em umsolicitao de mudana do projeto ou do produto.

3. ATUALIZAES NO PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO: Os elemeplano que podem ser atualizados incluem, entre outros, um plano degerenciamento das comunicaes.



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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTESINTERESSADAS: SADAS

4. ATUALIZAES NOS DOCUMENTOS DO PROJETO: Incluem entre outros:

Estratgia para gerenciamento das partes interessadas: Atualizada coresultado da abordagem das preocupaes e da resoluo das ques

Registro das partes interessadas: Atualizado quando h mudanas nainformaes sobre as partes;

Registro das questes: Atualizado quando so identificadas novas quequestes atuais so resolvidas.

REPORTAR O DESEMPENHO


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REPORTAR O DESEMPENHO

o processo de coleta e distribuio de informaes sobre o desemIncluem relatrios de andamento, medies do progresso e previses.

Os relatrios de desempenho precisam fornecer informaes num nvadequado para cada pblico. Incluem entre outros:

Anlise do desempenho anterior;

Trabalho concludo durante o perodo;

Resumo das mudanas aprovadas no perodo.

REPORTAR O DESEMPENHO: ENTRADAS


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1. PLANOS DE GERENCIAMENTO DO PROJETO: Fornece informaes sobrede base do projeto. A linha de base de medio do desempenho em geintegra os parmetros de escopo, cronograma e custos do projeto. Mas podem incluir parmetros tcnicos e de qualidade.

2. INFORMAES SOBRE O DESEMPENHO DO PROJETO: So coletados infodas atividades do projeto com os resultados do desempenho.

3. MEDIES DE DESEMPENHO DO TRABALHO: Utilizadas para produzir mtatividades do projeto a fim de avaliar o progresso real em comparao progresso planejado.



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4. PREVISES DE ORAMENTO: As informaes presentes no controle de csuporte para saber o que pode ser requerido para o trabalho restante.

5. ATIVOS DE PROCESSOS: Que podem influenciar o processor Reportar odesempenho:

Modelos de relatrios;

Polticas que definem os procedimentos a serem utilizados;

Limites de variao.

REPORTAR O DESEMPENHO: FERRAMENTAS


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REPORTAR O DESEMPENHO: FERRAMENTASTCNICAS

1. ANLISE DA VARIAO: Pode variar dependendo da rea de aplicapadro e do setor. Etapas comuns:

Verificar a qualidade das informaes coletadas para garantir que secompletas;

Determinar a variao, comparando o real com o ideal;

Determinar o impacto das variaes nos custos e no cronograma.

2. MTODOS DE PREVISO: Prev o desempenho futuro com base no desreal.

Mtodos de sries temporais: Usam os dados histricos como base paresultados futuros;

Mtodos causais/economtricos: Identifica fatores que podem influenvarivel que est sendo prevista. Ex: Venda de guarda-chuva e condclimticas;

REPORTAR O DESEMPENHO: FERRAMENTAS


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REPORTAR O DESEMPENHO: FERRAMENTASTCNICAS Mtodos subjetivos: Incorporam intuies, opinies e estimatvas;

Outros: Simulao e probabilidade.

3. MTODOS DE COMUNICAO: Reunio para troca e anlise de informsobre o andamento e desempenho do projeto.

4. SISTEMAS DE DISTRIBUIO DE INFORMAES: Ferramenta padro utilizgerente de projetos para coletar, armazenar e distribuir informaes parainteressadas sobre custos, cronograma e desempenho.

REPORTAR O DESEMPENHO: SADAS


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1. RELATRIOS DE DESEMPENHO: Organiza as informaes das anlises e ccom a linha de base. Os relatrios mais elaborados podem incluir:

Anlise do desempenho anterior;

Simulao atual dos riscos;

Resumo das mudanas aprovadas;

Resultado da anlise de variao;

Trmino previsto.



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2. ATUALIZAES EM ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS:

Formato dos relatrios e as lies aprendidas; Motivo por trs da ao corretiva;

Toda informao documentada seguindo para o banco de dados.

3. SOLICITAES DE MUDANAS: Com o decorrer do projeto pode-se gesolicitaes de mudanas do seguinte modo:

Aes corretivas incluem mudanas para que tudo corra bem no futu

Aes preventivas reduz a chance de algo dar errado.

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