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INGENIERIA DE SERVICIOS
TEMA 1:
Logística de aprovisionamiento
La logística (del inglés logistics) es definido por la RAE como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.[1] En el ámbito empresarial existen múltiples definiciones del término logística, que ha evolucionado desde la logística militar hasta el concepto contemporáneo del arte y la técnica que se ocupa de la organización de los flujos de mercancías, energía e información. La logística es fundamental para el comercio. Las actividades logísticas conforman un sistema que es el enlace entre la producción y los mercados que están separados por el tiempo y la distancia.[2] La logística empresarial, por medio de la administración logística y de la cadena de suministro, cubre la gestión y la planificación de las actividades de los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución.
¿QUE ES LOGISTICA?
¿QUE ES LOGISTICA?
"La logística es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias primas , componentes, existencias en proceso y productos terminados; de tal manera, que éstos estén en la cantidad NECESARIA, la calidad ADECUADA en el lugar CORRECTO en la fecha OPORTUNA".
Concepto
La logística como sistema se encarga o posibilita: 1) Asegurar el aprovisionamiento de la
fábrica.
2) La ejecución de los planes de producción.
3) La distribución física de los productos.
La función logística, como parte importante del área administrativa, posibilita el aprovisionamiento de las fábricas, la ejecución de los planes de producción y distribución de los productos. La necesidad contar con ella no significa un gasto para la empresa sino una inversión a corto plazo.
LOGISTICA
La administración efectiva de las compras y almacenes
puede lograr ahorros sustánciales y mejoras en las ventas
y producción.
Las funciones de abastecimiento y su interrelación con las
otras funciones logísticas.
Función abastecimiento. Se encarga del
aprovisionamiento, (adquisiciones o compra).
Función distribución interna. Organiza y supervisa los
movimientos de los productos en transito.
Función distribución física: (despachos) a los clientes
los productos elaborados.
Función de control de existencias.
LOGISTICA
Gerenciamiento de la cadena de aprovisionamiento
Warehouse Outbound Market Suppliers Inbound Manufactury
Supply Chain Management
Sistemas y herramientas
Eventos
OBJETIVO REQUERIDO
Necesidades del Comprador
Beneficios a la Empresa
CALIDAD Especificaciones técnicas
Producto terminado optimo
CANTIDAD Requerimientos adecuados
Entrega a tiempo
PRECIO Cotizaciones, información, relación con proveedores
Precios más atractivos
TIEMPO Coordinación , supervisión
Flujos de caja reales efectivos a tiempo
OBJETIVOS DEL ABASTECIMIENTO
Las anteriores corresponden a las relación externa con los proveedores
La relación interna también es de importancia, entre estas tenemos con las línea productiva y el almacenamiento adecuado de los materiales.
El material adquirido debe protegerse cuidadosamente y enviarse en forma oportuna a las plantas de fabricación.
Las razones para aumentar la eficiencia en las compañías a través de un sistema logístico de planes y personal para cumplir sus objetivos son:
Valor financiero de los stocks.
Mejoramiento de los costos de efectividad.
Protección de las propiedades.
Reducción de los costos de adquisición.
Acercamiento al cliente.
Mejoras tecnológicas.
Ubicación de la logística en la organización empresarial.
Relaciones con otras áreas de la empresa
Las relaciones más directas de la logística son con
los departamentos de mercadeo, producción, control
de existencia, compras, finanzas.
Como organizar el departamento de logística de la
empresa.
Debe enfocarse a sostener un aparato con
personal capacitado, jerarquizado y organizado, con
relaciones con los otros estamentos que la
componen.
1)Reunión de información sobre a) La demanda. : b) Técnicas de fabricación y formulación de
productos. c) Listado de proveedores, como están
distribuidos. d) Instalaciones físicas. e) Facilidades disponibilidad de operación,
maquinaria para almacén. f) Capacidades del personal.
2) Análisis de la información.
Como organizar el departamento de logística en la empresa
3) Formulación del alcance del sistema y sus limitaciones: a) Distribución de responsabilidades en función al organigrama. b) Determinación de los procedimientos, gestión del sistema. c) Tratamiento de la información.
Como organizar el departamento de logística en la empresa
Como organizar el departamento de logística en la empresa
Los alcances del sistema pueden ser afectados por variables que no siempre se logran controlar como por ejemplo: macroeconómicas, comerciales, laborales.
4) Inversión necesaria.
Gestión de compras
Todo tipo de organización está consciente del impacto
ejercido por la actividad de compras y el apoyo de las
funciones de materiales en sus respectivas operaciones.
La eficiencia de cualquier organización depende de la
disponibilidad de partes componentes y materiales con
la cantidad, calidad, y rango de precio adecuados. El
fracaso en cualquiera de estas áreas incrementa los
costos y disminuye las utilidades de una manera tan
segura como lo harían tanto los métodos de producción
obsoletos, como las técnicas ineficaces de venta.
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Las compras son una actividad administrativa que
abarca un amplio rango de actividades como:
Investigación y desarrollo requeridos para la selección adecuada
de los materiales y de las fuentes de abastecimiento;
Certeza de la entrega;
Inspección de los embarques que llegan con objeto de asegurar
que su calidad y cantidad sean las adecuadas;
Desarrollo de procedimientos para implantar políticas de compra;
Coordinación de las actividades de compras con otras divisiones
internas relacionadas tales como ingeniería, producción y
contabilidad; y
Desarrollo de comunicaciones efectivas con la alta gerencia con el
fin de asegurarse una evaluación completa del rendimiento de la
función de compras.
CONCEPTO
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De una forma general, la responsabilidad del departamento
de compras consiste en comprar materiales de la calidad adecuada,
en la cantidad necesaria, en la fecha oportuna, al precio correcto, de
la fuente adecuada, con la entrega en el lugar apropiado.
Objetivos: Que haya continuidad de las operaciones.
Asegurar el mantenimiento o conservación de la calidad adecuada.
Evaluar los servicios ofrecidos por los proveedores.
Evitar la duplicación, el desperdicio, y la obsolescencia con respecto a
los diversos artículos comprados.
Sostener la posición competitiva de la compañía.
Velar por la imagen que el proveedor tenga de la compañía.
Desarrollar las relaciones internas que conduzcan a la comprensión y
armonía entre las diversas unidades organizativas dentro de la
empresa.
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
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Reconocimiento de la
necesidad
Descripcion del
requerimiento
Seleccion de las fuentes
posibles de suministro
Descripcion del precio y la
disponibilidad
Colocacion del pedido
Seguimiento y activacion
del pedido
Verificacion de la factura
Discrepancias de
procesamientos y rechazos
Cierre de los pedidos
completados
Mantenimiento de los
registros y archivos
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
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PROCESO DE COMPRAS
1. Reconocimiento de la necesidad
Se refiere a los medios por los cuales se presenta oficialmente
al departamento de compras de un artículo que se necesita. Se siguen dos procedimientos:
La expedición de requisiciones por el departamento
interesado o por el departamento de almacenes.
La expedición de una lista de materiales. La necesidad con frecuencia puede ser satisfecha por la
transferencia de materiales del inventario disponible.
Eventualmente los suministros internos deberán ser
reabastecidos. Idealmente compras anticipa las necesidades de los
departamentos para los que compra.
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2. Descripción del requerimiento
A través de un formulario estandarizado de requisición, se
elaborara la redacción del requerimiento, con el fin de
asegurarse una información completa y segura a modo que sea
fácilmente verificable y comparable.
El comprador debe revisar toda requisición con cuidado, con
base en un conocimiento personal del articulo y de los registros
de compras anteriores.
El comprador no debe cambiar una requisición inadecuada,
interpretar descripciones incompletas o hacer juicios acerca de
una requisición dudosa sino que debe regresarla a la parte en
que se originó la requisición.
PROCESO DE COMPRAS
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3. Selección de las fuentes de suministro
Para la mayoría de las compras hay muchos proveedores alternativos que son
comparables. Consideraciones tales como precio, servicio, entrega y calidad,
predominan en la selección de inventario; pero el prestigio comercial, la
reciprocidad y aun las personalidades tienen un impacto sobre esta decisión.
Para artículos comprados con frecuencia, el agente de compras tiene proveedores
preferidos, precalificados, a quienes se les hacen regularmente las compras.
Para compras no rutinarias, el procedimiento entraña una investigación
cuidadosa de las fuentes potenciales de suministro; la profundidad de la
investigación estará en función del costo del artículo y sus posibles efectos sobre la
producción.
Las fuentes de información para los proveedores potenciales incluyen
vendedores, catálogos, asociaciones y publicaciones comerciales, y otras
organizaciones de compras. Las entrevistas personales, las visitas a las plantas, los
análisis financieros, y la verificación de las referencias se utilizan por el personal de
compras como ayuda en la selección del proveedor apropiado.
PROCESO DE COMPRAS
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4. Determinación del precio y disponibilidad
Consiste en asegurar el precio de los artículos a ser comprados.
Para artículos que se han comprado repetidamente con anterioridad, los
catálogos, las listas de precios y las tablas de descuentos pueden ser útiles. Otro método de determinación de precio es la negociación directa. Este
método se adapta en especial a mercancías hechas según las especificaciones del
comprador. El proceso de negociación ofrece un método flexible de compras,
que permite que se hagan ajustes en los requerimientos y especificaciones. Un tercer método de compra utilizado es a través de una solicitud de ofertas.
Este método es ampliamente utilizado por los compradores gubernamentales. Es
una práctica estándar solicitar propuestas de los proveedores por medio de una
convocatoria de concurso que especifique las bases.
Al comprar para la industria, los compradores seleccionan con cuidado a los
proveedores a quienes solicitan cotizaciones para seleccionar la mas baja.
PROCESO DE COMPRAS
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5. Colocación de pedido
Todos los pedidos deben ser hechos por escrito en
formularios específicos. El comprador debe registrar en la requisición original el
nombre de la compañía que recibirá la orden, el precio, la
cantidad y otra información pertinente. Esta requisición es
utilizada para redactar la orden de compra. De ordinario, sólo un número restringido de personas está
autorizado para firmar y colocar órdenes de compras que
comprometen a la empresa en el gasto de los fondos.
PROCESO DE COMPRAS
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6. Seguimiento y activación del pedido El seguimiento es necesario para asegurarse de que el vendedor
ha recibido la orden, que el precio y los términos se han
comprendido mutuamente, y, más importante, que la entrega
ocurra cuando se solicita.
Primero, es necesario asegurar aceptación y promesa de
entrega.
Luego, es necesario revisar las ordenes pendientes a intervalos
regulares y comunicarse con los proveedores si se requiere.
El trabajo administrativo lo realiza un expedidor o empleado de
seguimiento que conserva los registros y los formularios
necesarios y lleva a cabo las acciones de rutina.
PROCESO DE COMPRAS
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7. Verificación o comprobación de las facturas
Consiste en verificar los datos de la factura del proveedor contra
los registros del comprador. La factura del vendedor se compara con la orden original y se
hace un talón de recibido cuando el material es recibido. La cantidad de la factura se comprueba contra la cantidad
especificada en la orden de compra y la cantidad recibida. Se
verifican los plazos y los precios con los registrados en la orden de
compra. La descripción de la mercancía se verifica con ambas
formas. Si la factura es correcta en todos los aspectos, se aprueba y se
envía al departamento de contabilidad para su pago.
PROCESO DE COMPRAS
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8. Discrepancias de procesamiento y rechazos.
Si se encuentran discrepancias, se notifica al comprador
que inició la colocación del pedido para que haga lo necesario. Si la factura está equivocada, el comprador suele regresarla
al vendedor para que la corrija.
Cuando se rechaza material, es necesario que el comprador
obtenga la autorización del vendedor para regresarlo a su
planta y que se le reemplace.
Generalmente es necesario expedir una orden de reemplazo
para el vendedor y una nota de crédito para el departamento
de contabilidad por el material defectuoso.
PROCESO DE COMPRAS
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10. Mantenimiento de registros y archivos
Consiste en mantener los registros de la transacción.
Puesto que gran parte de las compras está formada por
órdenes respectivas, estos archivos son consultados con
frecuencia.
Los compradores acuden a estos registros de
transacciones anteriores para obtener una guía en las
relaciones actuales con los proveedores.
Las requisiciones y documentos semejantes deberán ser
conservados por el departamento de compras, ya que
constituyen el fundamento sobre el que éste toma su decisión
al adquirir un artículo dado.
PROCESO DE COMPRAS
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La gerencia espera habilidad en las compras básicas, experiencia y
capacidad.. Algunas habilidades importantes:
Negociación
Antes que todo, el departamento de compras debe ser capaz de negociar
efectivamente con los proveedores en todos los niveles de la administración,
mientras que al mismo tiempo debe animar su respeto y confianza. Este arte
requiere que el agente de compras sepa cuándo detenerse durante un
intercambio en el cual entran en conflicto los objetivos de ambas partes.
El arte de la negociación también se extiende naturalmente a las otras
variables de compras y ventas, tales como fecha de entrega, condiciones, etc. Formulación del contrato
Habilidad en los procedimientos de formulación de contratos,
particularmente en la creación de contratos generales y en su adaptación a
situaciones de diferentes proveedores.
EXPECTATIVAS DE LA
GERENCIA
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PED
Entre las necesidades técnicas del departamento de compras está la
habilidad de utilizar el equipo de procesamiento electrónico de datos,
incluyendo el conocimiento de cómo y cuándo una computadora puede
asumir cargas administrativas y maximizar la recuperación de la
información.
Compras a futuro y cobertura
El departamento de compras debe conocer todas las posibilidades que
puedan evitar riesgos, incluyendo solicitudes para compras de artículos a
futuro. Utilizando las técnicas de cobertura, los costos se pueden
predeterminar y proteger los precios de venta mucho antes de que se
reciban las existencias físicas. Además, las compras internacionales
pueden ser salvaguardadas en contra de las fluctuaciones monetarias por
medio de coberturas monetarias internacionales.
EXPECTATIVAS DE LA
GERENCIA
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Profesionalismo
Que el candidato dé muestras de profesionalismo ante la gerencia. Participación
en aquellas actividades dirigidas hacia la mejora de las capacidades personales
tales como comunicación y comprensión. Además también espera habilidades
administrativas en su personal de compras. Esto implica la capacidad
organizativa para reclutar, dirigir, y motivar al personal tanto a su nivel como
subordinado. Apariencia
Tener una buena presentación personal. Motivación
Otras consideraciones personales incluyen la automotivación del candidato. Ética
Un punto muy importante en los requisitos para el trabajo gerencial, lo
constituye una elevada ética por parte del personal de compras.
EXPECTATIVAS DE LA
GERENCIA
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El procedimiento usual consiste en asignar un artículo o un grupo de artículos a
un comprador al que se hace responsable de todas las compras y actividades
relacionadas. Este procedimiento permite que el comprador se convierta en un
especialista en un área limitada.
Se utilizan bases diferentes al agrupar los artículos con el objeto de asignarlas a
los compradores:
Una base común es la similitud de propiedades físicas.
Otra es la semejanza en el uso que se les dará a los artículos y
Una tercera base es la semejanza en las fuentes de suministro.
Conforme una firma crece en tamaño, cambia la estructura de su operación de
compras; al departamento se incorporan especialistas en tráfico, pronósticos
económicos, expeditación, desarrollo de especificaciones, y recuperación de
desechos, según corresponda.
ORGANIZACION INTERNA DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
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El dpto. de compras trabaja constantemente con los otros dptos., por tanto debe
existir confianza y cooperación mutua con el fin de fomentar la eficiencia. Producción
Producción y compras tienen la meta común de lograr operaciones eficientes y
lucrativas; sin embargo sus filosofías difieren.
Producción se concentrará en lograr que todos los materiales que necesita sean
del mejor material. Mientras que compras generalmente insiste en una cantidad
razonable de la calidad adecuada.
Producción tiene la obligación de mantener informado a compras, acerca de los
planes y programas de producción, para programar sus adquisiciones.
Por otro lado, el departamento de compras informara al departamento de
producción sobre las llegadas esperadas, y sobre cualquier demora para que se
pueda volver a programar sin parar la planta.
El departamento de compras tiene la responsabilidad de informar a producción
acerca de los nuevos materiales, tecnología, y procesos. Algunas veces el
comprador solicita muestras para que las pruebe el departamento de producción.
RELACIONES
INTERDEPARTAMENTALES
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Ingeniería
El dpto. de ingeniería es el principal responsable del diseño y especificaciones de
los productos que hace la compañía y de los procesos que utiliza, por tanto,
conocen las propiedades físicas y químicas requeridas y saben cuales son los
materiales que tienen las propiedades deseadas.
Debido a que con frecuencia existen varias alternativas para los materiales, es
necesario determinar cuáles son los que tienen una mayor ventaja en la compra.
Esta es una responsabilidad esencial del departamento de compras.
Es necesario que haya colaboración estrecha entre ambos departamentos.
Ingeniería no debe ser tan exigente que sus demandas dominen las consideraciones
de precio y de mercado, y el dpto. de compras no debe forzar el precio hasta el
punto en donde interfiera con los requerimientos de ingeniería.
Ventas
El dpto. de compras puede ayudar a ventas comprando de una manera eficiente y
minimizando los costos de manera que los precios de venta de la compañía sean
competitivos.
Ventas ayuda al programa de compras en sus adquisiciones manteniéndolos
notificados de cuotas de ventas y de pronóstico.
RELACIONES
INTERDEPARTAMENTALES
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Contabilidad
Cada transacción de compras inicia una serie de transacciones de contabilidad.
Es esencial una coordinación estrecha, entre compras y contabilidad ya que
están involucradas cantidades sustanciales y descuentos significativos.
Es un procedimiento rutinario que todas las solicitudes de compras sean
revisadas por el departamento de contabilidad con el fin de que el saldo no
comprometido de la cuenta adecuada sea igual a la compra en perspectiva.
Control de inventarios
Las solicitudes de compras para todos los artículos en existencia, son iniciadas
por el departamento de control de inventarios y el comprador hace lo necesario.
La decisión del comprador toma en cuenta factores tales como las existencias,
empleo que se espera, y las tendencias en su uso. Esta información se asegura
con más facilidad a través de los registros del departamento de control de
inventarios. El comprador mantendrá informado a control de inventarios acerca
de los tiempos de entrega actuales, existencias mínimas, y puntos de reorden con
el fin de ayudar a conservar los inventarios en los niveles adecuados.
RELACIONES
INTERDEPARTAMENTALES
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La selección inadecuada de un proveedor puede generar artículos y
servicios inferiores, lo que puede ocasionar fricciones con el
departamento usuario. Los pasos son los siguientes:
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
1. Preparación de una lista de posibles proveedores
• Las fuentes mas importantes con las cuales el comprador prepara una lista de proveedores en prospecto son:
Experiencia
Entrevista con los vendedores
Catálogos
Directorios comerciales e industriales
Periódicos industriales y comerciales (publicaciones especializadas)
Exhibiciones y convenciones comerciales e industriales
Compras extranjeras y solicitudes de cotización.
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Este proceso compara a los proveedores en términos de su capacidad para
proporcionar la calidad deseada, cantidad, precio y servicio.
Calidad: Se refiere a lo apropiado que un artículo pueda ser para el
propósito a que se destina.
Cantidad: Se refiere no solo a la cantidad total requerida sino también al
programa de acuerdo con el cual se requerirá los artículos.
Precio: Un precio es bueno solo cuando se lo considera respecto a la
calidad y a la cantidad deseadas y cuando viene acompañada de suficientes
servicios útiles.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Servicio: Se incluye problemas como:
Localización: Los embarques que se hacen a proveedores distantes están
sujetos a mas y mayores riesgos de interrupción resultantes de accidentes,
huelgas y hechos naturales.
Capacidad de aprovisionar: Es de suma importancia durante los periodos en
que existe gran actividad en los negocios. Un proveedor con reserva
adecuada, puede responder mejor a los requerimientos incrementados en
los clientes.
Servicios internos y procedimientos de control de calidad: La habilidad
tecnológica concede al proveedor mayor alcance de investigación y
desarrollo. Por otro lado, un proveedor descuidado en lo que se refiere a la
inspección, embarcara muchos artículos que serán rechazados y regresados
debido a que no cumplen las estipulaciones del comprador. Otro aspecto a
considerar son los estándares de mantenimiento de su planta y como la
dirige.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Servicio: Se incluye problemas como:
Garantías: Se toma en cuenta la capacidad del proveedor para proporcionar
la instalación en donde sea necesaria y tener disponibles las refacciones
según se las necesita. Seguridad de que el producto será útil a lo largo de su
vida normal.
Fuentes de proveedores: Las relaciones de los proveedores también
influencian la tasa de servicios de dichos proveedores. Un buen proveedor
tiene fuentes bien desarrolladas de materias primas y componentes que
aseguraran la continuidad de la producción.
Visitas a la planta: Es deseable que en tales visitas acompañen al
comprador un representante del dpto. de producción o de ingeniería, en
especial si se trata de productos de alta tecnología. Las principales áreas
que deben ser observadas y examinadas son: servicios, personal,
administración interna del mantenimiento de la planta, procedimientos,
especialización de la producción.
PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN
DE FUENTE
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Servicio: Se incluye problemas como:
Análisis financiero y de crédito: El funcionario de compras obtiene
información con respecto a la estabilidad financiera, margen de seguridad
en los precios y eficiencia general de operación aplicando el recurso del
análisis de relaciones al balance y a la hoja de resultados del proveedor.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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3. Planes de evaluación de proveedores
Es la determinación de estándares y procedimientos objetivos para evaluar
y comparar a los proveedores. Se utiliza tres técnicas:
Método categórico: Confía en la experiencia y capacidad del comprador
individual; el cual lleva un registro de todos los proveedores y sus
productos para asignarle una calificación que indica el desempeño en cada
área.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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3. Planes de evaluación de proveedores
Método del punto ponderado: Proporciona un criterio cuantitativo de
evaluación. Se puede incluir cualquier numero de factores de evaluación y
sus pesos relativos se expresan en términos numéricos, de manera que se
determina un índice de desempeño y se puede hacer una comparación entre
los proveedores.
Método de la tasa de costo: Relaciona a todos los costos identificables de
compra con el valor de los embarques recibidos de los proveedores
respectivos.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
Tercerización logística (Outsourcing)
Es una modalidad de gestión del almacenamiento y en general, de la labor logística, a través de la cual se le entrega el manejo de algunas de las labores a un ente independiente del negocio, con el fin de minimizar los costos de operación logística e incrementar la eficiencia y calidad de los procesos involucrados.
¿Subcontratar o no la logística?
La negociación
La negociación se puede definir como la relación que establecen dos o más personas en relación con un asunto determinado con vista a acercar posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos ellos.
La negociación se inicia cuando hay diferencias en las posiciones que mantienen las partes.
Si estas posiciones fueran coincidentes no haría falta negociar.
La negociación busca eliminar esas diferencias, normalmente acercando las posiciones gradualmente hasta llegar a un punto aceptable para todos.
Para iniciar una negociación tiene que haber además interés por parte de los afectados en tratar de alcanzar un acuerdo.
El método de negociación.
Puede parecer difícil sistematizar un método que sirva para todas las negociaciones, cada persona y cada momento establecen condiciones únicas e irrepetibles. El método además, tiene que ser eficaz y justo para garantizar la equidad y asegurar el resultado, ha de ser independientemente de las partes involucradas y de la superioridad de cualquiera de ellas.
Cualquier método de negociación puede ser juzgado equitativamente por medio de tres criterios:
debe producir un acuerdo sabio y prudente,
debe ser eficiente y
debería mejorar, o al menos no dañar, las relaciones existentes entre los negociadores.
Un acuerdo sabio y prudente aproxima los intereses legítimos de cada una de las partes en el mayor grado posible, resuelve conflictos de interés de forma justa, es duradero y tiene en consideración los intereses de la comunidad
Por otra parte, la estrategia en la negociación debe ser clara, definida previamente a la misma, estudiada en todos sus detalles e incluso hay quienes afirman que puede ser conveniente comunicarla abiertamente.
Las negociaciones pueden evolucionar de forma diferente .
No se puede adoptar una postura fija en una negociación
Las negociaciones pueden clasificarse en:
Negociaciones coincidentes
Negociaciones oponentes
Negociaciones por acciones y presiones
En función del tipo de negociación habrá que desarrollar la actitud adecuada para ella, actitudes destructivas, de competición, de cooperación, de colusión. En cualquier caso el conjunto de actitudes mantenidas en las negociaciones debe ser coherente, de lo contrario se entenderán como actitudes ficticias.
Las actitudes deberán tratar de conseguir por la otra parte las preferencias e intereses comunes a nuestra propuesta y objetivos.
El comprador debe dominar la negociación, ser el líder de la misma, demostrando el dominio de la situación.
El comprador ha de estar seguro de su capacidad de tomar decisiones.
Una de las herramientas fundamentales en la negociación es saber escuchar, formular preguntas abiertas que permitan la exposición detallada de los intereses de la otra parte.
Los negociadores
El negociador debe contar con los atributos necesarios para llevar a cabo esta misión:
Ser un pensador claro y rápido, exponer con claridad sus ideas y entender las del oponente.
Expresarse bien y fácilmente. Poseer la habilidad de analizar posiciones a
favor y en contra. Ser impersonal, el oponente ha de confiar en el
negociador, pero saber que este obtendrá el máximo de la negociación para ambas compañías.
Debe ser paciente, dejar hablar, no abrumar, permitir al oponente ejercer sus opiniones en la negociación, obteniendo información
Un buen negociador sabrá interpretar en los gestos el cansancio del oponente y actuar en consecuencia en función de sus intereses, detectar la falta de interés por la propuesta o el estilo y actitudes personales del vendedor. La negociación se convertirá en fuente de información continua que procesar y convertir en retroalimentación para el beneficio de los objetivos a alcanzar.
En referencia al lenguaje corporal hay todo un planteamiento al respecto. Se indica que suele existir una relación directa entre los gestos empleados por el individuo y sus actitudes.
La comunicación Comunicarse no solo es hablar, sino saber
escuchar, saber preguntar. Es importante sentirse dueño del proceso de comunicación durante la negociación.
La comunicación tiene tres problemas fundamentales.
El primero es que puede ser que los interlocutores no se hablen o estén cansados de hacerlo.
El segundo es que incluso si los interlocutores se hablan, puede que no se entiendan.
El tercer problema son las malas interpretaciones
Hay que destacar que para conseguir la comunicación adecuada es también necesario:
No negociar con intermediarios.
Cerciorarse de que se negocia con la persona que tiene el poder de tomar decisiones.
Cerrar la negociación con un trato que ambas partes acuerdan y aceptan su parte de compromiso
La programación neurolingüística.
La PNL (Programación Neurolingüística) constituye un modelo, formal y dinámico de cómo funciona la mente y la percepción humana, cómo procesa la información y la experiencia y las diversas implicaciones que esto tiene para el éxito personal. Con base en este conocimiento es posible identificar las estrategias internas que utilizan las personas de éxito, aprenderlas y enseñarlas a otros (modelar); para facilitar un cambio evolutivo y positivo. La Programación Neurolingüística, por analogía con una computadora, utiliza los patrones universales de comunicación y percepción que tenemos para reconocer e intervenir en procesos diversos (aprendizaje, terapia, afrontamiento del estrés, negociación, gestión de conflictos, superación de fobias, etc...). El campo de trabajo es tan amplio como lo es el de las relaciones interpersonales.
Una presentación breve de la PNL diría:
"Para tener éxito en la vida solo necesitan recordar tres cosas:
Saber lo que se quiere en cada situación.
Mantenerse alerta para saber lo que se está recibiendo.
Ser lo bastante flexible para cambiar su comportamiento hasta conseguir lo que se quiere."
La PNL empieza con un interés por la gente:
Da explicaciones sobre cómo pensamos
Nos informa sobre cómo aprendemos
Nos permite explorar la estructura de nuestra percepción del mundo, nuestra experiencia subjetiva.
Metodología de la negociación. En general la negociación se desarrollará siguiendo
el esquema preparar, debatir, proponer y pactar. Preparar ¿Qué se quiere? Debatir ¿Qué quieren ellos? Los debates serán, constructivos, destructivos,
racionales, emocionales, en función del estado de la negociación.
Proponer ¿Qué apetencias se pueden conseguir? Las propuestas son soluciones provisionales, deben
ser así para dejar abiertas todas las posibilidades que vayan surgiendo en la negociación.
Pactar ¿Qué se pueden ceder? Los pactos son la conclusión final de una propuesta
aceptada por ambas partes.
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GESTION DE ALMACENES
La Gestión de almacenes se define como:
“Proceso integrado a la función logística que trata de la recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende además, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados.”
La Gestión indica:
Dónde y cómo deben ser almacenados los
productos.
Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los procesos internos.
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GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE ALMACENES
¿QUÉ?
¿CUÁNTO?
¿CUANDO?
¿DÓNDE?
¿CÓMO?
Gestión de Existencias
Gestión de Almacenes
DEBE SER ALMACENADO?
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OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES
Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
Mayor rapidez de operación en los procesos de entrega.
Control eficiente y expedito del manejo de materiales.
Reducción de costos de almacenamiento.
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PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES
1) Planificación y Organización.
2) Recepción de materiales.
3) Almacenamiento.
4) Movimientos internos.
5) Despacho de materiales.
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PLANIFICACION Y ORGANIZACION
Planificar: Se refiere a generar un curso de acción anticipado para la ejecución de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar los recursos anticipadamente.
Organizar: Es asignar personas y recursos a las actividades planificadas. Implica también definir responsabilidades.
En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepción, almacenamiento y
despacho.
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HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN
Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar, la planificación cuenta con dos herramientas fundamentales: el Diagrama Gantt y la Malla Pert.
- Diagrama Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar y controlar la secuencia de acciones programadas.
PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES
Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
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EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT
Detalle de Actividades y Tiempos Bodega QuilicuraDías
Verificar las recepciones de proveedores 1/2 día
Preparar los pedidos de las obras 1 día
Almacenar los materiales 2 días
Realizar inventario de materiales 3 días
Ordenar zona de despacho 1/2 día
Colocar ódenes de compra por faltantes 1/2 día
Despachar pedidos de obras 1 día
Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día
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RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA
Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6
Realizar inventario materiales
Colocar órdenes de compra
Ordenar zona de despacho
Verificar recepciones proveed.
Almacenar los materiales
Preparar pedidos de las obras
Despachar pedidos de obras
Actualizar inventario
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PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de mercancías que ingresan a Bodega procedente de zonas externas (proveedores) como internas (empresa).
Es necesario:
- Recepcionar y verificar mercancías.
- Revisión técnica con el solicitante de la compra.
- Generar los documentos pertinentes (guías internas).
- Generar nuevos códigos cuando sea necesario.
- Rechazar inconsistencias.
- Informar del proceso.
- Ajustarse al calendario de recepciones.
La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepción.
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FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION
Tender hacia un proceso automatizado de recepción a fin de evitar errores y burocracia.
Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias. Las inspecciones no añaden valor al producto.
Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique además tipo de artículos y procedencia.
Distinguir entre mercancías internas y externas; las primeras deben contar con un procedimiento más sencillo.
Contar con la documentación de respaldo que permita verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar.
Proceder al almacenamiento definitivo lo más rápidamente posible, después del proceso de recepción.
Registrar e informar del proceso.
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¿QUE HARÍA UD…….?
Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es “muy similar” “casi igual” al especificado en la O.C. y que si existe una diferencia “inmediatamente lo solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.
Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y
la O.C. indica 150 kg. El transportista le dice “es que Uds siempre solicitan 200 kg” lo que es verdad según sus registros. Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud. deja constancia en la Guía de Recpción de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg
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¿QUE HARÍA UD….(continuación)
Caso 3: Recepcionista y transportista se
conocen desde hace tiempo y han establecido una relación de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde unos pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la noche, los guardias están autorizados a encender fogatas en los tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo ocurrido, solicitó hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no existía documento alguno de recepción y por lo tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba profundamente el hecho.
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ALMACENAMIENTO
Definición: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservación de los materiales con los mínimos riesgos para el producto, las personas y la empresa.
OBJETIVOS:
Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
Mayor rapidez de operación.
Control más eficiente y expedito en el manejo de materiales
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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1
Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados.
Por Zonas: Agrupa productos de características comunes juntos, en lugares de fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso.
Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la recogida.
Por Racking:
- -
POR RACKING
º
Por Zonas:
AL AZAR
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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2
De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de fácil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación.
Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisión.
De Temperatura Controlada: Es necesario
tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulación puede ser también más lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.
TEMPERATURA CONTROLADA
TEMPERATURA CONTROLADA
CUARENTENA DE ALTO RIESGO
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ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR ROTACION
CLASE “A”
Fuerte Rotación
CLASE “B” Mediana Rotación CLASE “C”
Baja Rotación
Mostrador a Público
Zona de Descarga
Zona de Carga
Rampa
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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO
A pesar de ser una función importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; éstos son:
Depreciación de equipos, instalaciones
y edificios. Supervisión, mano de obra, manejo
interno de materiales. Consumo de energía, combustible,
calefacción. Seguros. Deterioros, pérdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los
materiales almacenados.
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FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO
Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones.
Contar con el Plano de Bodega actualizado.
Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO).
Mantener los registros de existencias actualizados.
Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo.
Vigilar la rotación de productos.
Mantener en óptimas condiciones los implementos de seguridad.
Para la determinación de la ubicación optima, se tendrán en cuenta las siguientes necesidades:
Facilidades para la recepción, almacenamiento y
despacho. Capacidad adecuada., servicio al cliente, demanda.
Como definir la localización del almacén.
ASPECTOS DE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ALMACENES
Como definir el tamaño del almacén.
Se debe considera r lo siguiente: Producto a almacenar, cantidad tamaño. Demanda de los mercados. Niveles de servicio al cliente. Sistema de manipulación y almacenaje a utilizar. Tiempos de producción. Economías de escala. Lay out de existencias. Requisitos de pasillos. Oficinas necesarias.
Diseño y lay out de almacenes.
Una vez ubicado los almacenes , se debe trabajar en conseguir un flujo de materiales eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido un diseño efectivo optimiza las actividades. Los riesgos achacables a almacén son:
De seguridad ( materiales y personal). De control de autorización. De control de inventarios. Sanitarios. De manipulación de productos. Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud
en el trabajo entre los empleados, forzando la seguridad e implementando un sistema de gestión efectivo, que gestione el almacenamiento y el flujo de materiales y productos dentro del almacén.
Permite obtener, depurar, estandarizar, actualizar y proporcionar la información necesaria de todos los bienes y servicios que utilice la empresa. Criterios para codificación: Por la naturaleza del producto. Establecimiento de jerarquías cada ves más específicas. Por grupos genéricos… clases….. Subclase. Utilizar codificación alfanumérica.
Codificación:
Ejemplo
Fabrica x y z
Grupo 01: insumos Grupo 02: producto intermedio. Grupo 03: materiales Grupo 04: repuestos Grupo 05: producto terminado.
Perteneciente el grupo 01 insumos. Clase 01-01: cartones y papeles Clase 01-02 adhesivos y colas. Clase 01-03 tintas impresiones. Las subclase serian: Cartones y apéeles 01-01 Subclase: 01-01-01 linners de acabado. 01-01-01-1 linner de 350 gr. 01-01-01-2 linner de 300 gr.
Luego de determinar la codificación y su sistema de actualización, así como al documentación adecuada, se establecerá el sistema de almacenamiento.