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INFORMTICA PARA ADMINISTRACIN

Unidad 1. Software de

administracinActividad 1. Informtica y administracin de informacin

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

Licenciatura en:

Desarrollo Comunitario

4 cuatrimestre

Diana Cecilia Granados Silva/ AL10519607

07/06/2014

Esquema esencial de los procesos administrativos del Colegio de Bachilleres del Estado deChihuahua. http://www.cobachih.edu.mx/
http://www.cobachih.edu.mx/http://www.cobachih.edu.mx/http://www.cobachih.edu.mx/

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Informtica para la administracinUnidad 1. Software de administracinActividad 1. Informtica y administracin de informacin

DIANA CECILIA GRANADOS SILVA/ AL10519607/ DESARROLLO COMUNITARIO/ ESAD

En esta actividad eleg al Colegio de Bachilleres del Estado de Chihuahua, debido a que es

una institucin educativa prestigiada con apego a la certificacin 9001:2008, que la

certifica en varios de sus procesos administrativos. En donde la finalidad es; formarjvenes con responsabilidad social a travs de la educacin integral.

A la vez que es en donde actualmente me desempeo como secretaria en el

Departamento de Control Escolar, turno Matutino, de manera que estoy familiarizada con

la administracin y sus procesos, as como es de inters ver puntos de mejora, ya que

actualmente se hacen manualmente las estadsticas en el departamento, a pesar de que

tenemos un sistema que alimentamos continuamente cada cambio ya sea una baja,

cambio de domicilio, entre otras.

Yo en lo personal opto por elaborar mis estadsticas en Excell. En donde desgloso lainformacin correspondiente a la generacin, llevando el control del archivo con todo lo

referente al resguardo de informacin.

Se cuenta con una pgina en donde se puede tener acceso en cualquier momento y lugar

que cuente con internet: http://www.cobachih.edu.mx/ en dicha pgina se puede

encontrar un amplio men (anexo imagen).
http://www.cobachih.edu.mx/http://www.cobachih.edu.mx/

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Como se puede observar anteriormente se manejan una variedad de datos en el sistema,

tanto como de consulta como para alimentar la administracin de datos. Anexo imagen.

Esta imagen nos da una de las herramientas principales para poder tener una medicin de

calidad. Desde la simple atencin recibida da con da con encuestas de satisfaccin al

cliente, as como tener idea de la aceptacin que tienen los egresados en el nivel superior

con la encuesta de egresados. La cual deben de llenar cada uno antes o al momento de

recoger su certificado de terminacin, tal informacin se revisa en pantalla antes deentregar el documento ya que es de suma importancia obtener la totalidad de las

encuestas para tener la medicin final de la generacin.

En la pgina se ingresa la cuenta de

correo institucional en donde se da a saber alguna orden de trabajo, agenda entre otros, as como se puede

ingresar a donde podemos ver organigramas e instrucciones para llevar a cavo las actividades, con el manual

de procesos. Y en el que se dan todos los datos de la poblacin estudiantil.ttp://sitio.cobachih.edu.mx/escolar/Inicio/tabid/36/ctl/Login/language/es-MX/Default.aspx?returnurl=%2fescolar%2fdefault.aspx
http://sitio.cobachih.edu.mx/escolar/Inicio/tabid/36/ctl/Login/language/es-MX/Default.aspx?returnurl=%2fescolar%2fdefault.aspxhttp://sitio.cobachih.edu.mx/escolar/Inicio/tabid/36/ctl/Login/language/es-MX/Default.aspx?returnurl=%2fescolar%2fdefault.aspxhttp://sitio.cobachih.edu.mx/escolar/Inicio/tabid/36/ctl/Login/language/es-MX/Default.aspx?returnurl=%2fescolar%2fdefault.aspx

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El punto importante de la base de datos, es recabar toda la informacin de la poblacin

estudiantil, parte desde el momento en que el joven es aspirante, en el momento que van

a sacar la ficha para el examen de admisin.

Una vez recogidos los Exmenes los entrega al Depto. de Control Escolar de Direccin

General, y en Cd. Jurez al Coordinador de Zona Norte. Se entrega a CENEVAL. Recibe losexmenes de todos los planteles y forma el paquete de entrega. Entrega el paquete aCENEVAL para revisin, quien recibe exmenes y emite resultados.

Luego CENEVAL. Entrega los resultados de la evaluacin al Depto. de Control Escolar deDireccin General y organiza grupos. Asignando matrculas, que se integra con los dosltimos dgitos del ao de ingreso, con dos dgitos el nmero de plantel y con cuatrodgitos en forma consecutiva, el nmero asignado al alumno; organiza grupos y emitelistas de aceptados.

Entrega listas a los Directores de los planteles. Quienes publican listas de aceptados yplanea el proceso de inscripcin.

1.0PROPSIT

O YALCANCE.

PROCEDIMIENTO PARA ADMISIN DE ALUMNO

PROPSITO

Asegurar que el proceso de Admisin e Inscripcin de alumnos controlado y se ejecuta consistentemente y generando la evidencia necesaria

ALCANCE Aplica para todos los aspirantes de ingreso y reingreso del sistema escolarizado as como para todo el personal del Departamento de Control Escolar que interviene en este proceso.

PROCEDIMIENTO

Publican convocatoria, se solicita papeleria a CENEVAL, solicita el registro de aspirantes y las guias mediante un oficio, llena el formato Solicitud de Aplicacion al examen y los envia.

se recibeny

distribulle

n las guias

Las guias CENEVAL, se distribuyen a los planteles segn el Estimado de aspirantes

Serecopila

requisitos

Prepara toda la documentacin necesaria publicada en la convocatoria por parte de CEPPEMS, para recibir el pase de ingreso al examen que entrega el plantel y que solicita en tiemp

Secoordina

la entregadel Pase

de Ingresoal Examen

(Ficha)

Coordina y entrega del Pase de Ingreso al Examen (Ficha) Informando a los aspirantes los pasos a seguir para obtenerlo.

se recaba la documentacion requerida en la convocatoria. Se llena la solicitud de registro para aspirantes

se canaliza al aspirante para que efectue el pago de derecho de examen de admision. llenar en linea el cuestionario de contexto de ceneval. se imprime y entrega el pase de Ingreso al examen y gua ceneval.

Se

coordinala

aplicacinde

exmenesde

Admisin

Coordina con el personal del plantel a su cargo la aplicacin de los exmenes de admisin en tiempo y forma.

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Imagen. 1 imagen 2

Proceso de

Inscripcin denuevo ingreso

Recopilan la documentacin

Constancia de terminacin ocertificado de secundaria,

fotografas,acta de nacimiento,CURP.

En un el sobre de documentospodrn adems agregarse

documentos relativos al ingreso ydesempeo del alumno.

Control Escolar

Verifica y guarda la documentacinde los alumnos en sobres

se llena un

Formato dekrdex manual

Por cada alumno inscrito y actualizael sistema de computo de control

escolar.imagen 2. los datos sontomados de la hoja de solicitud deregistro que llenaron al momentode hacer el proceso de admision.

imagen 1.

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La problemtica aqu es que pesar de esta herramienta es que aun se manejan controlesmanuales de los cuales se sacan estadsticas. Hasta la fecha se siguen contando con palitos

en hojas en blanco y con lpiz.

hombre MujerRegulares |||||||| |||||||||||||||

Iregulares ||||||||||||| ||||||||||||||||||bajas ||| |||||||||||

A m en lo personal me reburuja mucho contar as, sobre todo cuando se tiene uncontacto continuo con el cliente quien espera que lo atiendas en cualquier momento. Estoes cuestin de tiempo, este sistema aun es nuevo y necesitamos ajustarnos con lainformacin revisar que realmente sea confiable. En ocasiones los propios aspirantesponen mal algn dato en la hoja de registro. Por lo cual es ms exacto tomar los datos delos documentos oficiales originales. Por lo que es cuestin de sincrona y del uso de Excel,ya que con esta herramienta se pueden llevar autosumas y filtros que auxilian en elmanejo de datos. Respaldndolos de manera impresa, de tal modo que estn disponiblescuando sean necesarios.

Para corroborar tanto la informacin capturada en el sistema as como la que tenemosfsicamente en los expedientes.

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DEFINICIONES Y TERMINOLOGAS.Aspirante:

Joven egresado de secundaria que es candidato a ingresar.

Examen de Admisin:Instrumento para evaluar a los aspirantes a ingresar.

CENEVAL :Centro Nacional de Evaluacin A.C, contratado para la revisin del Examen deIngreso EXANI

CEPPEMS:Comisin Estatal para la Planeacin de la Educacin Media Superior.

Pase de Ingreso al Examen(FICHA):Documento que se le entrega al joven aspirante que contiene el No. de FolioCeneval y que tiene que presentar el da del examen.

RESPONSABLES.

Director General.Director Acadmico.

Directores de Plantel.Subdirectores de Plantel.Depto. de Control Escolar (Direccin General).Depto. de Control Escolar en Plantel.AspiranteResponsable Administrativo del plantel.CENEVAL (Centro Nacional para la Evaluacin).CEPPEMS (Comisin Estatal Para la Planeacin de Educacin Media Superior).Coordinador de Zona Norte

Fuentes de consulta.

http://www.cobachih.edu.mx/

Practica de campo.
http://www.cobachih.edu.mx/http://www.cobachih.edu.mx/http://www.cobachih.edu.mx/

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