24

ZISK MANAŽMENT | AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME

Aký bol dosah slabej komuniká-cie na môj projekt? Jej dosahysom cítil už pri podpísaní

kontraktu s klientom. Manažmenta sales tím sa pri otvorenej fľaške vínaneskutočne tešili, ako z tejto „zapad-nutej diery“ konečne odídu do lepšíchpodmienok. Počas úvodného nasta-venia projektu som mal neskutočnesilný problém dostať na môj projektšpecialistov na nastavenie kľúčovýchprocesov. Odstrašujúcim príkladombola nielen lokalita projektu, ale ajštandard ubytovania, prostredie a ná-ročné cestovanie nočným vlakom.Takto vnímali projekt moji kolegovia

zo západnej Európy. Hoci videli veľkýpotenciál v ďalších projektoch, bola topre nich slabá motivácia. Z mojejstrany to bola slabá komunikáciaa slabý projektový marketing. Nielen kvalita externej, ale aj internejkomunikácie zohrávala na mojomprojekte veľkú rolu. Aby každý člentímu mal dostatočné informácie o ak-tuálnej situácii na projekte, bolo po-trebné zabezpečiť ich vzájomnúkomunikáciu. Pravidelné projektové„review“ sa konalo denne od 17:00 do17:30 hod. Cieľ bol jednoznačný,každý člen tímu reportoval v priebehu3 minút TOP výstupy za daný deň

a kľúčové aktivity na nasledujúci deň.Spočiatku sa členom tímu zdal byťtento meeting nepotrebný, ale hneďako videli hodnotu v jednoduchšejvýmene informácií, zúčastňovali saho s nadšením. Dokonca občas nameeting zavolali aj klienta, aby uká-zali projektové výsledky celého pro-jektu v efektívnej a dynamickej forme. Dnes vo svojej praxi kladiem na ko-munikáciu ešte väčší dôraz. Správnenastavenie komunikácie zohráva naprojekte dôležitú úlohu. Neudeje saautomaticky. Práve preto je potrebnémyslieť aj na tento fenomén už vofáze plánovania projektu.

www.manazerskecentrum.sk

KOMUNIKÁCIA A EFEKTÍVNY REPORTINGV PRAXI PROJEKTOVÉHO MANAŽÉRA

„Nediv sa, že o tvojom projekte sa hovorí ako o náročnom a nehostinnom. Aknecháš priestor prázdny, bez tvojej kontroly, zaplní ho tvoje okolie tým, čímchce...“ Takto mi môj šéf vysvetlil dosah slabej komunikácie o mojom projekte,ktorý sa odohrával v malej ruskej dedinke, kde žilo okolo 60 000 ľudí a vofirme, kde sme realizovali projekt, pracovalo cca 20 000 ľudí.

Základné otázky, ktoré by si mal položiť každý projektový manažér,sú nasledovné: ■ Čo, kedy, kde, ako a komu komu-

nikovať? ■ Prečo to chcem komunikovať? ■ S kým komunikujem – kto je môj

interný/externý zákazník?

Zvolenie správnej formy a jazyka prikomunikácii je veľmi dôležité. Inýmjazykom komunikujeme s majstromvo výrobe, iným s IT špecialistom, fi-nančníkom či HR. Taktiež mana-žérska úroveň, resp. úroveň riadeniazohráva dôležitú rolu vo forme komu-nikácie. Pre majstra vo výrobe sú dô-ležité detaily na hodinovej báze, ktorésú pre CEO nepotrebné, ten sledujevýsledky a trendy na mesačnej báze.

AKÚ ROLU ZOHRÁVASPRÁVNE NAČASOVANIE KOMUNIKÁCIE? Ak príde informácia príliš skoro, ne-musí byť správne pochopená alebo sazabudne v záplave ďalších informácií,ktoré sú v danom momente dôležitej-šie. Ak informáciu posunieme svojmutímu neskoro, je preň už zbytočná.Správne načasovanie je ďalším fakto-rom efektívnosti komunikácie, za ktorézodpovedá projektový manažér. Naj-častejšie chyby, ktoré sa robia v ob-lasti komunikácie na projekte, je jejpodceňovanie a prebytočná komplex-nosť a náročnosť. Je potrebné ju ria-

diť. Nie každý na projekte potrebujevedieť všetko. Máme príliš veľa mítingov. Nemáme časani robiť. Veľmi častý jav, ktorý zažívajúmanažéri a špecialisti v každodennejpraxi. Práve preto je dôležité mať pre-hľad o mítingoch vo firme. Ich úlohe,účastníkoch, obsahu, frekvencii…

ČÍSLA, ČÍSLA, ČÍSLA…?KPI, KVI – pred pár rokmi medzimnohými začínajúcimi manažérminepoznané výrazy. Dnes sa nimi obra-cia kade kto... S príchodom zahranič-ných investorov a náročnejšíchprojektov postupne narastalo aj pove-domie manažérov o skratkách ako:OEE, TEEP, Produktivita, PPM,ROI… stále sa v praxi stretávames nepochopením významu reportingu.

REPORTING JE AKO OHEŇ:„DOBRÝ SLUHA, ALE ZLÝPÁN“. NA ČO JE DOBRÝ? Každý si musí zodpovedať sám zaseba… Slúži reporting mne a môjmutímu alebo slúžime my reportingu? Jereporting podpora alebo len nástroj navytváranie stresu, tlaku a nespokoj-nosti? Ako je reporting vnímaný vovašej firme? Je to pre vás podpora aleboskôr strašiak, ktorý spôsobuje neadek-vátny tlak vo firme a na projektoch?

KAŽDÝ O REPORTINGU HOVORÍ, ALE KTO S NÍMV SKUTOČNOSTI PRACUJE? Ako vyhodnocujete jednotlivé ukazo-vatele? Dávajú vám reporty prehľado stave chodu vášho tímu, firmy? Alebo len reportujete, lebo si to vyža-duje váš manažment? Sme schopní vi-

dieť jednotlivé čísla v súvislostiach?Ktorá úroveň riadenia chápe tieto súvi-slosti? Je potrebné, aby napr. operátorvo výrobe vedel vysvetliť vzťah medziproduktivitou, prestojmi, využitímstroja a ziskovosťou jeho linky? Možnosi poviete, že vo firme na tom nezáleží.Veď to sú firemné peniaze, nie moje.Ale ak si najmete obkladača na rekon-štrukciu vašej kúpeľne alebo murára napostavenie vašej garáže, očakávate odnich požadovaný výkon v definovanomčase s použitím vašich zdrojov. Samo-zrejme tiež nechcete, aby vám dlažbav kúpeľni opadávala po pár mesiacoch,takže kladiete silný dôraz na kvalitu.

ZÁKLADNÝ PRINCÍP REPOR-TINGU JE ZDRAVÝ SEDLIACKYROZUMNiečo si naplánujem. A priebežnesledujem, ako sa mi môj plán plní.Ak je rozdiel medzi skutočnosťoua plánom, pýtam sa, prečo a následne

25www.manazerskecentrum.sk

AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME | ZISK MANAŽMENT

VYJADRENIA MANAŽÉROV:Peter Ištoňa, IT Manager, GETRAG FORD Transmissions Slovakia, s.r.o.Českí vojaci majú príznačné príslovie: „Bez spojení není velení!“, ktoré výborne vystihuje podstatu nutnosti správnej komunikácie na „bojisku“,t. j., prenesene povedané, na projekte. Bez efektívnej komunikácie a riadenia sa môžeme dostať do situácie v chaose pobehujúcich vojakovpáliacich hlava-nehlava, vpravo a vľavo. Jedna praktická skúsenosť z prebiehajúceho projektu obnovy Wi-Fi siete v našom podniku. Chýbajúcajednoznačná komunikácia implementačného plánu zdieľaná všetkým členom projektového tímu (SVK + GER) začala spôsobovať nedorozu-menia, stresy… Riešenie: jednoduchý akčný plán zdieľaný pre všetkých členov tímu a denný krátky status review meeting – „zrazu“ je všetkojasné, každý vie, čo, kedy a ako má robiť ☺. Henry Ford povedal: „Čo sa nedá merať, sa nedá ani zlepšiť“. Tento výrok mám na pamäti, ak roz-mýšľam, či predmetný report má zmysel:– Majú pre nás reportom poskytnuté informácie pridanú hodnotu?– Posúva nás diskusia o týchto informáciách ďalej?– Zlepšujeme svoj výkon na základe daného reportu?Ak tvoje odpovede sú „NIE“, daný report je bezpredmetný a je zbytočné ďalej strácať čas jeho vytváraním.

Ing. Martin Hrobár, Head of Electrical Maintenance, CEMMAC a. s.Keďže pracujem v oblasti údržby, považujem efektívny reporting či už smerom od podriadených, resp. k nadriadeným za kľúčový faktor. Každý,kto sa v tejto oblasti pohybuje, potvrdí, že nastaviť, resp. vytvoriť systém dobrého reportingu je beh na dlhé trate. Systém musí byť zrozumiteľný,prehľadný a v rámci možností jednoduchý pre každého člena tímu. Aby bola údržba rýchla a hlavne efektívna, a to bez dostatočných podkladovohľadne produktivity a nákladov, resp. plánovania budgetov, by naša životnosť ako manažérov v údržbe bola pomerne krátka. Téma internej,ako aj externej komunikácie a ich dosah na reporting má veľmi široký záber a pre každú spoločnosť je to pomerne špecifická záležitosť. Zaseba môžem potvrdiť, že sa mi osvedčila len jedna cesta, a to plne otvorená komunikácia s podriadenými a minimalizácia pracovných bariérvo vzťahu nadriadení verzus podriadení. Jednoducho povedané, keď vám ľudia nedôverujú, tak všetko vynaložené úsilie musíte vynaložiť mi-nimálne dvakrát.

Názov meetingu Obsah Účastníci Frekvencia Miesto Zodpovedný Cieľ

26

ZISK MANAŽMENT | AKO VIESŤ A RIADIŤ VO FIRME

to riešim. Práve preto je veľmi dôle-žité mať dobrý plán. Ak mám dobrýplán, mám možnosť s ním porovnaťsi aktuálny stav. V tom prípade mámprojekt pod kontrolou. Menej stresupre manažéra, ako aj projektový tím.

AKO SPRÁVNE UCHOPIŤ REPORTING?Správne vnímanie súvislostí je kľú-čové. Porozumenie procesom, vzá-jomným dosahom a vzťahom medzijednotlivými ukazovateľmi. Čo vidíteza číslami? Vedia si vaši ľudia pred-staviť, čo pre firmu znamenajú jed-notlivé čísla v praxi? Aký dosah mána projekt zníženie prestojov o 5 %. Ak vaši ľudia rozumejú číslam, rozu-mejú firme. Rozumejú procesoma princípom a vedia sa efektívnejšie,rýchlejšie a aj správnejšie rozhodovať.Nepotrebujú na každé rozhodnutiesúhlas nadriadeného, lebo sa rozho-dujú na základe vzájomných súvi-slostí a vedia si predstaviť dosahsvojho rozhodnutia. Nejdú do ne-známa a vedia si svoje rozhodnutieobhájiť pred ľuďmi aj vedením.

ŠTRUKTÚRA REPORTINGUMať dobrý reporting na papieri, resp.

v počítači je len prvý krok k úspechu.Správne a pravidelné reportovanieprináša akciu a následnú zmenu vovýsledkoch. A opäť sme pri meetin-goch. Ďalšia prebytočná administra-tíva a strata času. Presne to sa deje, akreportujeme to, čo nepotrebujemea čo sa v praxi nepoužíva. Možno ste podobnú skúsenosť maliaj vy. Počul som podobné alternatívyod viacerých klientov. Raz som nestí-hal poslať report do Nemecka môjmumanažérovi, neozval sa, takto som to

skúsil 2-3 x a nič sa nestalo. Neposie-lam ten report už rok a nikomu ne-chýba. Prečo sa to deje? Odpoveďou je nie-len nepochopenie reportingu a jehoslabá komunikácia, ale aj forma jehotvorby. Ako vzniká reporting na va-šich projektoch? Zúčastňujú sa jehotvorby aj členovia jednotlivýchtímov? Alebo vám ho vytvorí vedeniea bez akéhokoľvek vysvetlenia ho odvás vyžaduje? Ak vtiahneme do pro-cesu tvorby reportingu a jeho pravi-diel aj členov tímu, je to náročné nazačiatku, ale v praxi vám to prinesieoveľa väčšie stotožnenie sa s ním.

NÁSTRAHY REPORTINGU Pozor na filtrovanie informácií, tzv.„Good news“ syndróm je výsledkompodcenenia reportingu alebo prílišsilného tlaku na výsledky, ktorý spô-sobuje nadpriemerný stres v tíme čifirme. Ľudia vás začnú zavádzať. In-formácie vám podávajú v pozitívnomsvetle, takže vám v samotnej podstateneklamú, len ich pozitívne interpre-tujú. Podáva sa iba dobrá časť infor-mácií, pričom sa takticky vynechajúnegatívne časti a ich dosahy sú mini-malizované.Dajte si pozor, čo meriate a vyžadu-jete od ľudí. Oni sa na to zamerajúa dajú vám to, čo chcete počuť. Spo-mínam si na klienta, ktorý tlačil nakaždej porade na zníženie sklado-vých zásob. Silný tlak spôsobil najednej stane zníženie skladových

zásob, ale na strane druhej predĺžilčas potrebný na opravu strojov v prí-pade ich poruchy. Predĺženie časutrvania opravy bolo paradoxne spô-sobené nízkymi skladovými záso-bami potrebných náhradných dielov.Celkový výsledok bol síce zníženieskladových zásob, ale aj zníženie pro-duktivity a OEE. Iným príkladom je manažér, ktorýslepo tlačil na zvýšenie produktivity,ale unikol mu narastajúci trend šro-tovitosti a chybovosti vo výrobe.V inej firme sa zamerali na sledova-nie čistoty pracovného prostrediaa ľudia ukončovali svoju výrobu 5 – 10 minút pred ukončením zmenya nestíhali splniť svoje denné plány,čo sa odrazilo aj na ich znížených od-menách. Nespokojnosť ľudí rástlaa prejavila sa v ich záujme o dosaho-vanie výsledkov. Čo tým získalafirma? Takýmito výsledkami ľudiastrácajú dôveru vo vedenie a ichschopnosť vnímať veci v súvislostiacha so zdravým rozumom. Väčšinou sa to stáva novým manažé-rom, ktorí nevidia súvislosti a nero-zumejú firemným procesom a lenslepo nasledujú a plnia požiadavkyvedenia. Prečo? Predsa od splneniacieľov závisí aj ich bonus… :)Myšlienka na zamyslenie na záver:„Reportuje u vás projektový manažértímu alebo tím projektovému mana-žérovi?“

Autor: Ing. Peter Minárik,

COMM-PASS, Executive partner

www.manazerskecentrum.sk

zmena je ži e život - živ vot je inšpi je j po p e e e it j v ráciacccirácia

tréningy a éningy a poradensadderadensrr tvo | wwwwww.w.w commpaspasaaaaassasom sssssssss.skk

Názov meetingu Obsah Zodpovedný Forma Distribúcia – komu Frekvencia Cieľ