microsoft excel - maejo universityweb.mju.ac.th/download/excel.doc · web viewการใช...

เอกสารประกอบการฝกอบรมหลกสตร เบองตนการใช Microsoft Excel

Microsoft Excel1. เรมใชโปรแกรม................................................................12. สวนประกอบของโปรแกรม..................................................13. การสรางเอกสารใหม..........................................................34. การบนทกขอมล...............................................................45. การเปดแฟมเอกสาร..........................................................56. การใช Toolbar (แถบเครองมอ)..........................................67. การพมพขอมลลงในพนทงาน (Worksheet)...........................78. การคดลอกขอความ..........................................................79. การยายขอความ..............................................................710....................การยกเลกคำาสงเมอเกดขอผดพลาดในขณะทำางาน (Undo)

811....................................การใชคำาสงทเคยถกยกเลกไปใหกลบคนมา (Redo)

812.............................................................การปรบขนาดคอลมนและแถว โดยเมาส

813.............................................................................................................การใช AutoFill

814............................................................................................การ AutoFill เปนเดอน

1015....................................................การปรบขนาดคอลมนและแถว โดยเมนคำาสง

1116...............................................................................................................การเลอกขอมล

1117.....................................................................................................การจดรปแบบขอมล

1218.............................................................................................การจดการเกยวกบเซลล

13

ศนยเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยแมโจ

i


19..............................................................................................การตเสนตารางจากเมน14

20......................................................................................................................การคำานวณ1620.1..........................................................................................................การบวก (+)

1620.2...............................................................................................................การลบ (-)

1620.3............................................................................................................การคณ (*)

1720.4.............................................................................................................การหาร (/)

1721..................................................................................................................การใชฟงกชน

1821.1..........................................................การใชฟงกชน MAX เพอหาคาสงสด

1821.2............................................................การใชฟงกชน MIN เพอหาคาตำาสด

1921.3..............................................การใชฟงกชน AVERAGE เพอหาคาเฉลย

1921.4.........การใชฟงกชน BAHTTEXT เพอแปลงตวเลขใหเปนขอความ

2021.5......................การใชฟงกชน SUMIF เพอหายอดรวมโดยระบเงอนไข

2121.6.................การใชฟงกชน COUNTIF เพอนบจำานวนโดยระบเงอนไข

2222................................................................................................การใชสตร V lookup

2423............................................................ใหใสรายละเอยดในชองตาง ๆ ดงตอไปน

25


ii


24............................................................................................................การใชฟงกชน IF26

25.......................................................................การใช Function IF หลายเงอนไข28

26.............................................................................................................การสงพมพงาน3026.1......................................................................................การพมพงานแบบปกต

3026.2................................................การกำาหนด แนวการวางกระดาษและขนาด

3026.3....................................................................................การกำาหนดขอบกระดาษ

3126.4......................................................การกำาหนดหวกระดาษและทายกระดาษ

3226.5..........................................การกำาหนดใหหวกระดาษเหมอนกนในทกหนา

3426.6...........................................................................................................การแบงหนา

3527................................................................................................................การสรางกราฟ

3627.1......................................................................................................การเลอกกราฟ

3627.2.............................................................................สรางกราฟ แบบเรว (F11)

3727.3.............................................................................สรางกราฟ แบบใชปมกราฟ

3827.4.......................................................................................การเปลยนสแทงกราฟ

39


iii


Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภทสเปรดชต โดยจะแบงเปนเซลลในแนวตงและแนวนอน ซงจะใชในการคำานวณ วเคราะหขอมล สรางกราฟ และสรางตารางเกบขอมล ฯลฯ มวธการใชงานดงน

1. เรมใชโปรแกรม1. คลกทปม Start2. คลกท Program3. คลกท Microsoft Excel

1.1

2. สวนประกอบของโปรแกรม

1. เมนบาร เปนแถบเครองมอทใชเรยกคำาสงตางๆ เชน เปดพนทใหม, บนทกขอมล, หรอสงพมพ


123456

78

9

1


2. แถบเครองมอ มาตรฐาน เปนแถบเครองมอทเกบปมคำาสงทใชงานบอยๆ เชน บนทก, พมพ, เปดพนทใหม, คดลอก, วางสำาเนา

3. แถบเครองมอ จดรปแบบ เปนแถบเครองมอทเกบปมคำาสงทเกยวกบการจดรปแบบตางๆ เชน การ เปลยนลกษณะตวอกษร, ขนาด, ตวหนา, เอยง, ขดเสนใต, การสรางตาราง

4. แถบสตร เปนแถบทเอาไวแสดงตำาแหนงของเซลล และสตรการคำานวณ

5. คอลมน (Column) เปนชองแบงทางดานแนวตง จากซายไปขวา ซงแตละคอลมนจะมชอเรยก เชน คอลมน A จะมจำานวนคอลมนเทากบ 256 ชอง (คอลมน A – คอลมน IV)

6. โรว (Row) เปนชองแบงทางดานของแนวนอน จากบนลงลาง ซงแตละโรวจะมชอเรยก เชน โรว1 และจะมจำานวนโรวทงสนเทากบ 65,536 โรว (โรว 1 – 65,536)


2


7. เซลล (Cell) เปนชองสเหลยมเกดจากการตดกนระหวางคอลมนและโรว ซงแตละเซลล กจะมชอเรยกตางกนเชน ชองดานบนซายสดจะมชอวา A1

8. แผนงาน (WorkSheet) คอพนทในการทำางาน ซงเปรยบเสมอนกบกระดาษทำางานแผนใหญๆ ซงสามารถพมพและเกบขอมลตางๆได ตลอดจนทำาการคำานวณ

9. ชอชท (Sheet) เปนชอของแผนทำางาน ซงสามารถเปลยนชอ และเพมจำานวนของแผนงานไดตามความเหมาะสม

3. การสรางเอกสารใหมวธท 11. คลกทเมน File>New…2. จะปรากฏหนาตาง Task pane3. ใหเลอก Blank bookวธท 2ใหคลกคำาสง New บน Toolbar จะปรากฏหนากระดาษเปลาขน

มาทนท โดยไมตองกำาหนดคาใด ๆ


3


4. การบนทกขอมล1. คลกเมน File เลอกคำาสง Save As: กรณทยงไมเคยบนทกมา

กอน

2. ตงชอแฟมขอมลตามตองการ ตรงตำาแหนง File name: จะไดนามสกล *.doc

3. เลอกตำาแหนงเกบขอมล ท Save in: เชน 3.5 Floppy A:, My Document เปนตน

4. กดปม Save


4


5. หลงจากทำาการบนทกขอมลแลว หากยงมการแกไขเอกสาร หรอปอนขอมลเพมเตม ใหบนทกขอมลซำาโดยการกดปม save

6. จากนนให ปดโปรแกรม โดยคลกทปม Close


5


5. การเปดแฟมเอกสาร1. ใหคลกทเมน File เลอก Open

2. เลอกตำาแหนงทเกบขอมล ท Look in: 3. เลอกแฟมขอมลทตองการ4. กดปม Open กสามารถทำางานไดอกครง

5. หากตองการใชคำาสงทางลด ใหคลกทปม Open บน Toolbar ไดเชนกน


6


6. การใช Toolbar (แถบเครองมอ)แถบเครองมอเปนสงทชวยใหผใชสามารถทำางานไดรวดเรวขน

เนองจากแถบเครองมอทำาหนาเชนเดยวกบเมนคำาสง ชวยลดขนตอนการทำางานใหสนลง

1. คลกเมน View>Toolbar แลวคลกเลอกเครองมอทตองการ

ทางลดในการนำาเครองมอมาใช กคอ คลกเมาสขวาบรเวณใด ๆ กได บนแถบเครองมอเลอกเครองมอทตองการ

*หากเครองมอใดถกใชอย จะมเครองหมายถกอยหนาเครองมอ หากตองการยกเลกเครองมอ ใหคลกซำาทเครองมอนน ๆ


7


7. การพมพขอมลลงในพนทงาน (Worksheet)- นำาเมาสไปคลกทเซลล แลวพมพขอมลตามตองการ ตอจากนนกด

ปม [Enter]- กดปมลกศร บน/ลาง/ซาย/ขวา ทแปนพมพ เพอเลอนไปยงเซลลท

ตองการ แลวพมพขอมลตามตองการ ตอจากนนกดปม [Enter]

8. การคดลอกขอความโดยใชเมนคำาสง โดยใชทลบาร

1. เลอกขอความทตองการคดลอก

2. คลกทคำาสง Edit>Copy หรอ Ctrl+C

3. วางจดแทรกไวทตำาแหนงทตองการ

4. คลกทคำาสง Edit>Paste


2. คลกทปม Copy 3. วางจดแทรกไวทตำาแหนงท

ตองการ4. คลกทปม Paste


8


หรอ กดปม Ctrl +V

9. การยายขอความโดยใชเมนคำาสง โดยใชทลบาร


2. คลกทคำาสง Edit>Cut หรอ Ctrl +X

3. วางจดแทรกไวทตำาแหนงทตองการ

4. คลกทคำาสง Edit>Paste หรอ กดปม Ctrl +V


2. คลกทปม Cut 3. วางจดแทรกไวทตำาแหนงท

ตองการ4. คลกทปม Paste

10. การยกเลกคำาสงเมอเกดขอผดพลาดในขณะทำางาน (Undo)เมอเกดขอผดพลาดขนในขณะทำางาน เราสามารถยกเลกคำาสง/การ

ทำางาน ทเกดขนไปแลวไดดงน1. การยกเลกครงลาสด

คลกทเมนคำาสง Edit>Undo หรอกดปม Undo 1 ครง2. การยกเลกการทำางานยอนหลงไปหลาย ๆ ครง

คลกทปม Undo ไปเรอย ๆ จนกวาทกอยางจะกลบคนสภาพเดม หรอ

a. คลกทปมสามเหลยมb. เลอกรายการแลวคลกเมาสเพอยกเลกการทำางาน

11. การใชคำาสงทเคยถกยกเลกไปใหกลบคนมา (Redo)1. นำาคำาสงทถก Undo ครงลาสดกลบมา

โดยคลกเมาสทคำาสง Edit>Redo หรอกดปม Redo 1 ครง


9


2. นำาคำาสงทถก Undo กลบมาหลาย ๆ ครงคลกทปม Redo ไปเรอย ๆ จนกวาทกอยางจะกลบคนสภาพเดม หรอ

a. คลกทปมสามเหลยมb. เลอกคำาสงทตองการนำากลบคนมา ตงแตรายการทเลอกจนถง

ปจจบนทงหมด

12. การปรบขนาดคอลมนและแถว โดยเมาส- ถาตองการปรบขนาดความกวางของคอลมน ใหนำาเมาสไปวางทเสน

แบงดานหลงชอคอลมนทตองการปรบ - ถาตองการปรบขนาดความสงของแถว ใหนำาเมาสไปวางทเสนแบง

แถวดานลางของชอแถวทตองการปรบความสง

13. การใช AutoFillAutoFill เปนวธการหนงในการปอนขอมลแบบรวดเรว โดยจะใส

ขอมลทเปนชดลำาดบ หรอจะใสขอมลทเปนชดเดยวกนกได โดยการคลกท Fill Handle ซงเปนสเหลยมเลกๆ สดำาทมมลางขวาของเซลล แลวลากไปยงเซลลอน แลวปลอยเมอถงเซลลทตองการ

การ AutoFill ขอมลทเหมอนกนพมพขอมลลงในเซลล เชน ITC JUSCO แลวทำาการคลกท Fill

Handle มมลางขวา แลวลากจากนนกปลอยเมอถงเซลลทตองการกจะเหนวาในแตละเซลลนนจะไดขอความ ITC JUSCO เหมอนกน


10


การ AutoFill ขอมลใหเปนลำาดบการ AutoFill ขอมลใหเปนเลขลำาดบ เชน เรยงลำาดบ 1,2,3 ไป

เรอยๆ หรอ จะเพมจำานวนทละ 5ตวอยางเชน ตองการใหขอมลเพมทละ 5 ใหใสตวเลข 5 และ 10 ลง

ในแตละเซลล จากนนกเลอกทง 2 เซลล แลวคลกและลากท Fill Handle ทมมลางขวาของเซลลแลวกปลอยเมอถงเซลลทตองการ

เราจะเหนวาในแตละเซลลจะเรยงลำาดบเปน 5,10,15,20,.....

หรออกวธหนง คอใหพมพตวเลขเรมตนในเซลล เชน 1 ตอจากนนใหกดปม [Ctrl] คางไว แลวนำาเมาสไปวางท Fill Handel ทมมลางขวา แลวลากลงมา จะได ตวเลข 1,2,3,4,5,....

14. การ AutoFill เปนเดอน เราจะทำาการ AutoFill ขอมลทเปนเดอน พมพ ม.ค. แลวคลกท Fill Handle ทมมลางขวาของเซลล แลวลากและปลอยเมอถงเดอนทตองการ ขอมลจะเรยงลำาดบของเดอนเปน ม.ค.,ก.พ.,ม.ค.,เม.ย.


11


ชดขอมลทสามารถทำา AutoFill ได 1. มกราคม 5. จนทร

2. ม.ค. 6. จ.3. JANUARY 7. MONDAY4. JAN 8. MONการสราง AutoFill เพมเตม1. คลกทเมน เครองมอ แลวคลกคำาสง ตวเลอก 2. คลกเลอกแทปของ รายการกำาหนดเอง 3. เรากจะเหนลสตทโปรแกรมไดจดเตรยมไวคอ เดอน และวน ในรป

แบบตางๆ ถาตองการเพมลสตใหมใหคลกทปม เพม แลวกใสลสตลงไป

หลงจากทเราสรางชด AutoFill ใหมเสรจเรยบรอยแลว ถาเราพมพ A ลงในเซลลแลว AutoFill กจะเรยงเปน A, B, C, D, E, F ซงทำาใหเราไมตองเสยเวลาพมพ15. การปรบขนาดคอลมนและแถว โดยเมนคำาสง

1. เลอกคอลมน หรอแถวทตองการปรบขนาด2. คลกเมน รปแบบ แลวเลอก คอลมน เลอก ความกวาง3. ใสขนาดทตองการปรบ แลวคลกทปม [OK]


12


16. การเลอกขอมล1. การเลอกแบบคอลมน ใหนำาเมาสไปคลกทชอคอลมนทตองการ

เลอก เชน คอลมน A

2. การเลอกแบบแถว ใหนำาเมาสไปคลกทชอแถวทตองการเลอก เชน แถวท 1

3. การเลอกแบบเปนชวงเซลล ใหนำาเมาสไปวางทเซลลเรมตน แลวลากเมาสคลมชองเซลลทเหลอ ตามตองการ

*** ถาตองการยกเลกการเลอก ใหนำาเมาสไปคลกชองเซลลใดกได ***

17. การจดรปแบบขอมล1. นำาเมาสลากคลมชองเซลลทตองการจดรปแบบขอมล


13


2. คลกปมเครองมอ จากแถวของการจดรปแบบ ดงน ใชเพอเปลยนแบบอกษร เชน AngsanaUPC (UPC ใชกบภาษาไทย)ใชเพอปรบขนาดตวอกษรใหเลกหรอใหญ เชน 72ใชเพอปรบใหเปนตวหนา, ตวเอยง, และขดเสนใตใชเพอจดขอมลใหชดซาย, กลาง, และขวา ของชองเซลลใชเพอจดใหขอมลอยกงกลางระหวางคอลมนทลากคลม1. นำาเมาสลากคลมคอลมนทตองการ

2. คลกทปม ขอมลจะถกจดใหอยตรงกลางของชวงทเลอกไว

*** ถาตองการยกเลกการจดกลาง ใหคลกปม อกครงใชเพอใสสญลกษณสกลเงน, เปลยนตวเลขเปนแบบเปอรเซนตใสเครองหมาย คอมมา และมจดทศนยม 2 ตำาแหนงใชเพม และลด จดทศนยม เชน 7,500.00


14


ใชปรบขอมลใหเยองไปทางดานขวา และเยองกลบมาดานซายใชเปลยนสพนเซลล และเปลยนสตวอกษรใชในการตเสนตาราง 1. ยกเลกการต, 2. ตเสนลาง, 3. ตเสนตงซาย, 4. ตเสนตงขวา5. ตเสนลางค, 6. ตเสนลางทบ, 7. ตเสนบน-ลาง, 8. ตเสนบน+ลางค9. ตเสนบน+ลางทบ, 10. ตทกเสน, 11. ตกรอบ, 12. ตกรอบหนา

ตวอยางการตเสนตาราง

18. การจดการเกยวกบเซลลการเพมแถว1. เลอกแถวทตองการแทรก โดยคลกทหวแถวทเปนตวเลข2. คลกเมาสขวาแลวเลอกคำาสง แทรก กจะไดแถวใหมโดยจะอยบน

แถวทเราเลอกการลบแถว1. คลกทหวแถวทตองการลบ2. คลกเมาสขวา เลอก ลบ แถวกจะหายไป


15


การเพมคอลมน1. เลอกคอลมนทตองการแทรก โดยคลกทหวแถวทเปนตวอกษร2. คลกเมาสขวาแลวเลอกคำาสง แทรก กจะไดคอลมนใหม โดยจะเพม

ขนทางซายของคอลมนทเลอกการลบคอลมน1. คลกทหวคอลมนทตองการลบ2. คลกเมาสขวา เลอก ลบ คอลมนกจะหายไป

19. การตเสนตารางจากเมน1. นำาเมาสลากคลมชองเซลลทตองการตเสนตาราง2. คลกเมน รปแบบ เลอก เซลล คลกทแผนปายชอ เสนขอบ

2.1 คลกเลอกสของเสนทตองการ


คลกเลอก

16


2.2 คลกเลอกลกษณะของเสน เชน เสนบาง, เสนหนา, เสนค, เสนประ

2.3 คลกเลอกดานของการตเสนตารางตามตองการจากสวนของ ทกำาหนดไว

2.4 ถาตองการปรบแตงเสนในดานใด เชน ยกเลก หรอเพม ใหแกไขในสวนของเสนขอบ


ตเสนดานยกเลก

เพม/ยกเลก

ตเสน

คลกเลอกแบบ

ตวอยางตาราง

17

20. การคำานวณ20.1 การบวก (+)1. นำาเมาสคลกทชอง Total (F3) แลวใสเครองหมาย = หรอ +2. นำาเมาสคลกทชอง SALARY (D3)3. ใสเครองหมาย + (เครองหมายบวก)4. นำาเมาสคลกทชอง O.T. (E3)5. กดปม [Enter] จะไดยอดรวม จากผลการบวก

20.2 การลบ (-)1. นำาเมาสคลกทชอง Total (F3) แลวใสเครองหมาย = หรอ +2. นำาเมาสคลกทชอง SALARY (D3)(เครองหมายลบ)3. ใสเครองหมาย – (เครองหมายลบ)4. นำาเมาสคลกทชอง TAX (E3)5. กดปม [Enter] จะไดยอดคงเหลอ จากผลการลบ

20.3 การคณ (*)1. นำาเมาสคลกทชอง จำานวนเงน (F5) แลวใสเครองหมาย = หรอ +2. นำาเมาสคลกทชอง จำานวน (D5)3. ใสเครองหมาย * (เครองหมายคณ)4. นำาเมาสคลกทชอง ราคา/หนวย (E5)5. กดปม [Enter] จะไดยอดจำานวนเงน จากผลการคณ

20.4 การหาร (/)1. นำาเมาสคลกทชอง ยอดเฉลย (G10) แลวใสเครองหมาย = หรอ +2. นำาเมาสคลกทชอง ยอดรวม (G9)3. ใสเครองหมาย / (เครองหมายหาร)4. ใสจำานวนของรายการสนคาจากตวอยางคอ 55. กดปม [Enter] จะไดยอดเฉลย จากผลการหาร

21. การใชฟงกชนใน Excel จะมฟงกชน (สตรสำาเรจรป) อยหลายฟงกชน เชน

AVERAGE คอใชสำาหรบหาคาเฉลย, MAX คอใชสำาหรบหาคาสงสด, MIN คอใชสำาหรบหาคาตำาสด

21.1 การใชฟงกชน MAX เพอหาคาสงสด1. นำาเมาสคลกชองทตองการใหแสดงผลลพธ

เชน ชองของยอดสงสด (C10)2. นำาเมาสคลกทสามเหลยมของปม

จะแสดงฟงกชนขนมาใหเลอก MAX 3. จะมเสนประวงลอมรอบคอลมน

ใหนำาเมาสลากคลมชองทตองการอกครง4. กดปม [Enter] เรากจะไดยอดสงสดของชวงทเลอก

21.2 การใชฟงกชน MIN เพอหาคาตำาสด1. นำาเมาสคลกชองทตองการใหแสดงผลลพธ

เชน ชองของยอดตำาสด (C11)2. นำาเมาสคลกทสามเหลยมของปม

จะแสดงฟงกชนขนมาใหเลอก MIN 3. จะมเสนประวงลอมรอบคอลมน

ใหนำาเมาสลากคลมชองทตองการอกครง4. กดปม [Enter] เรากจะไดยอดตำาสดของชวงทเลอก

21.3 การใชฟงกชน AVERAGE เพอหาคาเฉลย1. นำาเมาสคลกชองทตองการใหแสดงผลลพธ

เชน ชองยอดเฉลย (C12)2. นำาเมาสคลกทสามเหลยมของปม

จะแสดงฟงกชนขนมาใหเลอก AVERAGE 3. จะมเสนประวงลอมรอบคอลมน

ใหนำาเมาสลากคลมชองทตองการอกครง4. กดปม [Enter] เรากจะไดยอดตำาสดของชวงทเลอก

21.4 การใชฟงก ชน BAHTTEXT เพ อแปลงตวเลขใหเป นขอความ

1. นำาเมาสคลกชองทตองการใหแสดงผลลพธ 2. คลกสามเหลยมของปมฟงกชน แลวคลกคำาสง ฟงกชน

เพมเตม ตอจากนนใหพมพชอฟงกชน BAHTTEXT ลงในชอง คนหาฟงกชน แลวคลกทไป เพอคนหา

1. เมอเจอสตร BAHTTEXT แลว ใหคลกทปม [ตกลง] จะแสดงกรอบของ BAHTTEXT

- ชอง Number ใสชอเซลลทตองการแปลงตวเลขใหเปนขอความ หรอคลกเมาสเลอกกได

2. คลกปม [ตกลง] เราจะเหนขอความทเปนตวเลขแสดงขนมา

21.5 การใชฟงกชน SUMIF เพอหายอดรวมโดยระบเงอนไข1. นำาเมาสคลกชองทตองการใหแสดงผลลพธ เชน ชองรวมเงนเดอน

(H5)

2. คลกสามเหลยมของปมฟงกชน แลวคลกคำาสง ฟงกชนเพมเตม ตอจากนนใหพมพชอฟงกชน SUMIF ลงในชอง คนหาฟงกชน แลวคลกทไป เพอคนหา

3. เมอเจอสตร SUMIF แลว ใหคลกทปม [ตกลง] จะแสดงกรอบของ SUMIF

พมพ

- ชอง Range ใสชวงเซลลของตำาแหนง D4:D10 หรอลากเมาสคลมกได

- ชอง Criteria ใสตำาแหนงทตองการรวม เชน พ.การเงน- ชอง Sum_range ใสชวงเซลลของตวเลขทจะรวม เชน

E4:E10- คลกทปม [ตกลง]

21.6 การใชฟงกชน COUNTIF เพอนบจำานวนโดยระบเงอนไข1. นำาเมาสคลกชองทตองการใหแสดงผลลพธ เชน ชองจำานวน (H5)

2. คลกสามเหลยมของปมฟงกชน แลวคลกคำาสง ฟงกชนเพมเตม ตอจากนนใหพมพชอฟงกชน COUNTIF ลงในชอง คนหาฟงกชน แลวคลกทไป เพอคนหา

3. เมอเจอสตร COUNTIF แลว ใหคลกทปม [ตกลง] จะแสดงกรอบของ COUNTIF

- ชอง Range ใสชวงเซลลทตองการนบ เชน ชองตำาแหนง D4:D10 หรอลากเมาสคลมกได

- ชอง Criteria ใสตำาแหนงทตองการนบจำานวน เชน พ.การเงน- คลกทปม [ตกลง]

22. การใชสตร V lookupจะเปนการดงขอมลจาก ตารางขอมล(2) มาใสไวใน ตารางแบบ

ฟอรมการทำางาน(1) เชน จากตวอยาง จะเปนการดงขอมลในสวนของ Color และ Price จากตารางขอมลมาใสไวทแบบฟอรมการทำางานซงจะใช Code เปนตวอางองตวอยางวธการใชสตร1.สรางแบบฟอรมในการทำางาน 2. ส ร า งตารางขอมล

หมายเลข Index3. คลก เซลล ทตองการใหแสดงผลลทธ(ดงขอมล) 4. คลกสามเหลยมของ แลวคลกเลอก ฟงกชนพเศษ เลอกสตร V lookup แลวคลกปม < OK >*ในกรณทไมมใหคนจากหมวดหม All (ทงหมด)

23. ใหใสรายละเอยดในชองตาง ๆ ดงตอไปน-Lookup value = จะใชเซลลใดเปนเซลลอางองในการดงขอมล มาจากตารางขอมล จากตวอยาง คอเซลล B3 (code) เพราะสในเซลล C3 จะเปลยนเปนสอะไรขนอยกบ B3-Table_array = เปนขอบเขตตารางขอมล ทจะดงขอมลไป (จากตวอยางคอ F2:H10)- Col_ index_ num =หมายเลขคอลมนทตองการดงขอมล (ของตารางขอมล) จากตวอยางถาตองการดง Color หมายเลข Index จะเปน 2 แตถาดง Price หมายเลขจะเปน 3

5. หลงจากกำาหนดคาตาง ๆ เสรจใหคลกปม OK จะมการดงขอมลทเปนสจากตารางขอมลมา* ถาตองการจะคดลอกสตรลงมาใหทำาการแกไขสตรดงน : ในขณะนจะไมสามารถคดลอกสตรไดเพราะถามการคดลอกสตรไปทเซลลดานลาง จะทำาใหชอเซลลในสวนของ Table_ array มการเปลยนแปลง (เลขแถว) ซงจะทำาใหสตรผดวธทำาแกไขสตร1. คลกทสตร จาตวอยางคอ C32. กดปม <F2> เพอเขาสโหมดการแกไขสตร3. จากตวอยางจะเปน = V lookup (B3, F2:H11, 2) ใหเลอนตวชตำาแหนงไปวางไวหนา F2 แลวกดปม<F4>จะปรากฏ$F$2 ตอมาใหเลอกตวชไปวางหนา H11 กดปม<F4>จะปรากฏ$H$11 เมอแกไขเสรจสตรจะเปนดงน: =V lookup (B3, $F$2:$H$11, 2)

4. กดปม Enter ททำาเชนนเพอตองการตรง ชอเซลลของตารางขอมล ไมใหมการเปลยนแปลงเลขแถวเมอคดลอกสตร5. คดลอกสตรตามตองการ

24. การใชฟงกชน IFเปนสตรทใชในการเปรยบเทยบเงอนไขทเรากำาหนดขนแลว สงคา

หนงกลบ ถาเงอนไขทคณระบเปน TRUE (จรงและอกคาหนงทคณระบเปน FALSE (เทจ) เชน ถาราคาสนคามากกวา 10,000 ใหสวนลด 10 % แ ตถานอยกวา 10,000 ใหสวนลด 5 %

รปแบบการใชIF (Logical _ test, value _ if _ true, value _if _ false)Logical _ test เป นคาหรอนพจนใด ๆทสามารถถกประเมนเป น TRUE ห ร อ FALSE ไ ด ย ก ต ว อ ย า ง A10 = 100 ค อ Logical expression เชน ถาในคาเซลลA10 เเปน 100 จรง Logical _ test จะเปน TRUE แตถาไมจรง Logical _ test จะเปน FLSE ในสวนของ Logical test เ ราสามารถใชเครองหมายเปรยบเทยบไดดงน = (เทากบ), < (นอยกวา), > (มากกวา), < = (นอยกวาหรอเทากบ), > = (มากกวาหรอเทากบ)

Value _ if _ true เป นค าท ถกสงกล บ ถ า Logical _test เป น TRUE ยกตวอยาง เชน ถาทเซลล A10 มตวเลข 100 อยจรง ในสวนของ Logical _ test จะเปน TRUE เพราะฉะนนจะมการคำานวณหรอแสดงคาของ Value if True ออกมา เชนถาชอง Value if true เราใส

สตรว า A10 x 10% จ ะม การน ำาค า ใน เซลล A10 ไปคณด วย 10 เปอรเซนต

Value _ if _false เป นค าท ถกสงกล บถ า Logical _ test เป น FALSE ยกตวอยางเชน ถาทเซลล A10 ไมมตวเลข 100 อยจรงในสวนของ Logical _ test จะเปน FALSE เพราะฉะนน จะมการคำานวณหรอแสดงคา ของ VALUE IF False ออกมา เชนถาชอง Value if false เ ราใสสตรวา A10 x 5% กจะมการนำาคาในเซลล A 10 ไปคณดวย 5 เปอรเซนต

ขนตอนการใช Function IF 1. คลกเลอกชองทตองการใหแสดงผล เชน C2

2. คลกปม Paste Function จะแสดงหนาจอดงน ใหคลกท Function IF แลวกดปม OK

3. จะแสดงหนาจอดงนใหกำาหนดคาตาง ๆ ตามตองการ เชนLogical _ test ใสเงอนไข B2 > 100Value _ if _ true ใสสตรคำานวณ B2*10%Value _ if _ False ใสสตรคำานวณ B2*5%

เมอเสรจแลวใหคลกปม OK

จากคาทใสในสตร IF ถาตวเลขในชอง B2 มคามากกวา 100 จะคณดวย 10% แตถาตวเลขในชอง B2 นอยกวา 100 จะคณดวย 5% แทน จากตวอยางน คาทไดคอ 5 เนองจากตวเลขในชอง B2 นอยกวา 100 จงเลอกทำาทValue if false: B2*5%

ไดสวนลด 5 บาท เพราะราคานอยกวา 100 บาท

25. การใช Function IF หลายเงอนไข

ถาตองการคำานวณโดยมเงอนไขหลาย ๆ เงอนไข เชน การคดโบนส ทมเงอนไขขนอยกบอตราเงอนเดอน เชน

เงอนไขท 1 ถาเงนเดอน 0-4,000 ใหโบนส 5 %เงอนไขท 2 ถาเงนเดอน 4,001-5,000 ใหโบนส 10%เงอนไขท 3 ถาเงนเดอน 5,001-6,000 ใหโบนส 15%เงอนไขท 4 ถาเงนเดอน 6,001-7,000 ใหโบนส 20%เงอนไขท 5 ถาเงนเดอน 7,001-8,000 ใหโบนส 25%เงอนไขท 6 ถาเงนเดอน 8,001 ขนไป ใหโบนส 30%

วธทำา1. คลกเซลลทตองการใหแสดงคำาตอบเชน C32. พมพสตรลงในเซลล C3 ดงน=IF(B3>8000,B3*30%,IF(B3>7000,B3*25%,IF(B3>6000,B3*20%,IF(B3>5000,B3*15%,IF(B3 >4000,B3*10%,B3*5%)))))3. เมอพมพสตรเสรจใหกดปม Enter เรากจะไดคำาตอบ

ถาเราแตกสตรออกมาจะสรปไดดงน(1) IF (B3>8000, B3*30%, = ถาเงนเดอนมากกวา 8,000 ใหนำาเงนเดอนไปคณดวย 30 เปอรเซนต(2) IF (B3>7000, B3*25%, = ถาเงนเดอนมากกวา 7,000 ใหนำาเงนเดอนไปคณดวย 25 เปอรเซนต(3) IF (B3>6000, B3*20%, = ถาเงนเดอนมากกวา 6,000 ใหนำาเงอนเดอนไปคณดวย 20 เปอรเซนต

(4) IF (B3>5000, B3*15%, = ถาเงนเดอนมากกวา 5,000 ใหนำาเงนเดอนไปคณดวย 15 เปอรเซนต(5) IF (B3>4000, B3*10%, = ถาเงนเดอนมากกวา 4,000 ใหนำาเงนเดอนไปคณดวย 10 เปอรเซนต(6)B3*5% = ถาเงนเดอนนอยกวา 4,000 ใหนำาเงอนเดอนไปคณดวย 5 เปอรเซนต*** เมอเราพมพสตรเสรจ ตองปดดวยวงเลบตามจำานวนของ IF ทใชไป เชนจากตวอยางตองใสวงเลบปด 5 ตว))))) เนองจากใช IF ไป 5 ตว

26. การสงพมพงาน

26.1 การพมพงานแบบปกตo กอนการสงพมพงานออกทางเครองพมพให

คลกปม (Print Preview) จะแสดงหนาจอตวอยางกอนพมพ

o ถาเหนวางานใชไดแลว ใหคลกทปม Print เพอสงพมพ งานไดเลย แตถาเหนวางานยงไมด เชน ตำาแหนงการวาง หรอขนาดของงานใหทำาขอ 2 ตอเพอปรบรายละเอยดในสวนตาง ๆ ดงน

26.2 การกำาหนด แนวการวางกระดาษและขนาด1. คลกปม การตงคาหนากระดาษ จะแสดงหนาจอดงน

รายละเอยดของคำาสงมดงน1.1 การวางแนว เปนสวนทใชในการกำาหนดแนวการวางกระดาษ วา

จะเปนแนวตง หรอ แนวนอน

-เปนการวางแนวตง

- เปนการวางแนวนอน1.2 มาตราสวน เปนการกำาหนดขนาดของงาน- Adjust to คอการปรบขนาด 100 % หมายถงขนาดปกต- Fit to คอการปรบขนาดของงาน ใหอยในกระดาษแบบอตโนมต ใช

ในกรณทงานมขนาดใหญ มาก ๆ แลว เราตองการทจะพมพงานนออกมาในกระดาษขนาดเทาเดม เชน A4

1.3 Paper Size คอ การกำาหนดขนาดของกระดาษ1.4 Print quality คอ การกำาหนดความละเอยดของงานทจะม

การพมพออกมา

26.3 การกำาหนดขอบกระดาษ

- Top คอการกำาหนดขอบกระดาษดานบน- Bottom คอ การกำาหนดขอบกระดาษดานลาง- Left คอ การกำาหนดขอบกระดาษดานซาย- Right คอการกำาหนดขอบกระดาษดานขวา*** กำาหนดขอบกระดาษตามตองการ ถาตองการปรบใหงานอยตรงกลางกระดาษใหปรบทกดานใหเทากน แลวคลกเลอกทชอง ตามแนวนอน และ ตามแนวตง เพอใหมการนำางานมาจดไวกงกลางของแนวนอนและกงกลางของแนวตง

26.4 การกำาหนดหวกระดาษและทายกระดาษ

1. คลกปม หวกระดาษกำาหนดเอง... เพอใสรายละเอยดของหวกระดาษ ดงน

- Left Section กำาหนดดานซายบน- Center Section กำาหนดตรงกลาง ดานบน- Right Section กำาหนดดานขวาบน*** ในสวนดานบน จะมเครองมอชวยในการใสรายละเอยดตางๆ ดงน

เปลยนรปแบบและขนาดตวอกษรใสหมายเลขหนาใสจำานวนหนาทงหมดใสวนทปจจบนใสเวลาปจจบนใสชอไฟลใสชอ Sheet

เมอใสรายละเอยดเสรจแลวคลกปม OK หนาจอจะเปนดงน

***ถาต องการก ำาหนดรายละเอ ยดสวนท ายกระดาษก ใหคล กท ป ม ซงกจะมรายละเอยดของคำาสงเหมอนกนกบ หวกระดาษ เมอกำาหนดทง หวกระดาษและทายกระดาษ เรยบรอยแลวใหคลกทปม OK เพอออกจาหนา

จอภาพกอนพมพอกครง เราจะเหนวา ทกๆหนาจะมขอความทางดานบนและดานลางเหมอนกนทกหนา

26.5 การกำาหนดใหหวกระดาษเหมอนกนในทกหนา1. ไปทพนทการทำางาน (Worksheet)2. คลกเมน แฟม แลวเลอกคำาสง ตงคาหนากระดาษ...

Head

Footer

3. คลกทปม แถบทจะพมพซำาดานบน

4. ใหนำาเมาสไปคลกเลอกตรงชอของแถวทตองการใหแสดงไวในทกหนา

5. เมอเลอกแถวทตองการใหแสดงทกหนาเรยบรอยแลวใหคลกทปม แถวทจะพมพซำาดานบน

6. คลกปม ***ตอนนถางานเรามมากกวา 1 หนา กจะมหวกระดาษเหมอนกน ตามทเรากำาหนดไว

26.6 การแบงหนา(1) คลกเมน มมมอง แลวเลอกคำาสง แสดงตวอยางแบงหนา

(2) ถาตองการแบงหนาชวงใด ใหนำาเมาสไปวางทชองเซลลดานซายสด ของบรรทดทจะแบง แลว คลกปมขวา เลอกคำาสง แทรกตวแบงหนา จะปรากฏเสนขนมาดงน

เสนแบงทเกดขนซงเราสามารถ ยายเสนเพอกำาหนดขอบเขตของหนาได

(3) ถาตองการลบเสนแบงหนาใหคลกปมขวาทใตเสนแบงแลวคลกเลอกคำาสง แบงหนาใหมทงหมด...

27. การสรางกราฟ27.1 การเลอกกราฟ

27.2 สรางกราฟ แบบเรว (F11)1. เลอกชวงขอมลทตองการนำามาสรางกราฟ B4:F8

2. กดปม F11 ทแปนพมพ กจะไดกราฟแบบงายๆ และรวดเรว ครบ

27.3 สรางกราฟ แบบใชปมกราฟ 1. เลอกชวงขอมลทตองการนำามาสรางกราฟ B4:F82. คลกทปมกราฟ จะแสดงแบบกราฟ ใหคลกแบบทตองการ เชน

คอลมน,เสน,วงกลมตอจากนนคลกปม [ถดไป]

3. จะแสดงตวอยางกราฟใหด ใหเลอกชดขอมล แถวหรอคอลมน

4. ใสชอกราฟ,ขอความแกน X (แนวนอน), ขอความแกน Y(แนวตง) ตอจากนนคลกทปม [ถดไป]

5. คลกทปม [เสรจสน] จะไดกราฟอยในพนทงาน

27.4 การเปลยนสแทงกราฟ1. นำาลกศรไปดบเบลคลกทแทงกราฟทตองการเปลยนส

2. คลกเลอกสของแทงกราฟ จากสวนของพนท (กรอบดานขวา) หรอคลกทปม เตมลกษณะพเศษ..

สตางๆ ในปม ลกษณะพเศษ

การไลเฉดส สแบบพนผว

สแบบลวดลาย

microsoft excel - maejo universityweb.mju.ac.th/download/excel.doc · web viewการใช...

Documents