oms unb 02_2012 - aula 07

ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E SISTEMAS – 02/2012

AULA 07

Professor Euller Barros

Cumbuca!

• O Sorteado deverá apresentar, de forma resumida, o conteúdo ministrado na aula anterior;

• Caso o sorteado não esteja presente, será realizado novo sorteio até que algum aluno presente seja sorteado;

• Caso o aluno sorteado se recuse a realizar a cumbuca ou realize de maneira não satisfatória, não será realizado um novo sorteio.

REVISÃO – AULA 06

• Processos• Definições• Processos x Funções

• Macroprocessos e Cadeia de Valor

Processos - Definições

• “Os processos são constituídos pelo conjunto das atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas).” (FNQ,2007)

• “É um conjunto de atividades preestabelecidas que executadas numa sequência determinada vão conduzir a um resultado esperado que assegure o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e outras partes interessadas.” (FNQ,2007)

• “Conjunto de atividades que, utilizando insumos/recursos, produz um produto/serviço que tem valor para a entidade que o detém.” (IADI-BPS, 2008)

Fonte: FNQ – Fundação Nacional da Qualidade – Caderno Processos

Processos

Fonte: IADI – Business Process School

Função x Processo

• Função: • conjunto de atividades que se encadeiam num campo especializado do

trabalho;• Relacionado com a Estrutura / Funcionograma

• Processo: • Fluxo de materiais (e/ou informações) que se transformam no tempo e

no espaço, ou seja, conjunto de recursos e método, organizados para transformar entradas (materiais / informações) em saídas (produtos / serviços).

• Relacionado com a Cadeia de Valor da Organização


Funções x ProcessosPR

OCE

SSO

FUNÇÃO

GERENCIAMENTO DE PESSOAL

CONTROLE DA PRODUÇÃO

CONTROLE DE CUSTOS

Processo: Compra e Disponibilização de Materiais.

EMISSÃO DE PEDIDOS DE COMPRAS

RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA

DISTRIBUIÇÃO DOS MATERIAIS

REALIZAÇÃO DA COMPRA


Cadeia de Valor - Definição

“Uma forma sistemática para o exame de todas as atividades executadas por uma empresa e do modo como elas interagem. A Cadeia de Valores desagrega uma empresa nas suas atividades de

relevância estratégica para que se possa compreender o comportamento dos custos e as fontes existentes e potenciais de

diferenciação.” (PORTER, 1989)

Fonte: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva. Campus, Rio Janeiro, Campus, 1989.

Cadeia de Valor – Modelo Genérico

Fonte: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva. Campus, Rio Janeiro, Campus, 1989.

Macroprocesso x Processos

Processar solicitação de

compra

Negociar com fornecedores

Gerar contratos

Estocar VenderComprar materiaisMacroprocesso

Processos

Nomenclatura – Níveis de Processo

•Macro processos• Subprocessos• Processos• Atividades• Tarefas

AGENDA – AULA 07

• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma

• BPMN – Business Process Modeling Notation

• Mapeamento de Processos

Fluxograma

“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Outras nomenclaturas:• Flow-chart• Carta de fluxo de processo• Gráfico de sequência• Gráfico de Processamento

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

Fluxograma – Objetivos

• Principais objetivos:

• padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentos

administrativos;

• Facilitar a leitura e o entendimento;

• Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes;

• Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas e

não o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!


Fluxograma – Requisitos Básicos

• “Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um

trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis

e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Informações básicas de um fluxograma:

• Os tipos de operações ou trâmites que integram o circuito de

informações (fluxo de trabalho);

• O sentido de circulação ou fluxo de informações/insumos;

• As unidades organizacionais em que se realiza cada operação;


Exemplo

AGENDA – AULA 07




BPMN – Business Process Modeling Notation

BPMN é o conjunto de conceitos e técnicas que visam a criação de um modelo com os processos de negócio existentes em uma

organização. Esta "modelagem" é utilizada no contexto da gestão de processos de negócio.

• Desenvolvido pela Business Process Management Initiative – BPMI.org - Organização independente dedicada ao desenvolvimento de especificação para o gerenciamento de processos de negócio. Define especificações, tais como:• BPML – Business Process Management Language – linguagem padrão para

softwares de gestão de processos e para interface, na troca de informações entre eles.

• BPMN – Business Process Management Notation, que propõe linguagem e simbologia padrão para a Mapeamento de processos de negócio.

Fluxograma - Símbolos

Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”

Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”

Símbolo para Início/FimTambém usado como Conector

Símbolo para sequência do fluxo de trabalho

Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”

Fluxograma - Símbolos

• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo ocorrem:

• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas de uma área ou cargos dentro de uma área

Exemplo

Relatório de Custos

Fluxograma – Maiores Informações:

• Guia de Referência Rápida (Bizagi): • http://www.bizagi.com/docs/BPMN_Quick_Reference_Guide_ENG.pdf

• Business Process Model and Notation:• http://www.bpmn.org/

http://www.bizagi.com/docs/BPMN_Quick_Reference_Guide_ENG.pdf

http://www.bizagi.com/docs/BPMN_Quick_Reference_Guide_ENG.pdf

http://www.bpmn.org/

AGENDA – AULA 07




Mapeamento – Cadeia de Valor

1. Listagem dos macro processos da empresa• (Identificação em reunião JAD*)

2. Classificação dos macroprocessos em primários e suporte• (Definir e utilizar critérios tais como: pertencente á missão da empresa/

importante para o cliente/de alto impacto financeiro/....)

3. Desenho da cadeia primária (no tempo) e de suporte


*O que são reuniões JADJAD (Joint Application Design) é um método criado pela IBM na década de 70, cujo objetivoera reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação dos retrabalhosde especificação. A partir de então, passaram a especificar os sistemas em grupos de entrevistados, grupos estes formados por todas as pessoas que se envolviam direta ou indiretamente com o processo.

Mapeamento - Priorização

• Definição do Objetivo do mapeamento

• Seleção dos Macroprocessos prioritários

• Seleção dos Processo Prioritários

• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação: • Redução de Custos• Padronização / Melhora no Atendimento • Reduzir erros / defeitos / atrasos

Mapeamento - PriorizaçãoPROCESSO

Cadeia de Processo

MP1

P1 P2 P3

B1 B2 B3

Fluxograma

‘

A B CT1

T2

T3

T4

T5

T6

T7B1

B2

B3

FERRAMENTA

Mapeamento de Processos

• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de informações relevantes ao processo.

• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e registradas outras informações relativas ao mesmo.

• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.

• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e outras informações relevantes ao mesmo.


Mapeamento de Processos

• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dos participantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições a saída é realizar os levantamentos de forma individual com cada um deles.

• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimize os eventuais problemas:1. Analise o processo o mais profundamente que puder através das

entrevistas individuais2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam ser

utilizados3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insira

no levantamento a visão deles 5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsável

pelo processoFonte: IADI – Business Process School

Análise e Diagnóstico de Processos

• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a execução do processo.

• Ponto Fraco: • Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente o

processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser mensurado ou não.

• Exemplos de Pontos Fracos em Processos: • gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não

agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de execução adequado, relação custo/tempo, . Fonte: IADI – Business Process School

Softwares para Mapeamento

• Bizagi• Aplicativo gratuito (freeware)• Possibilita o mapeamento de processos de forma completa

• Microsoft Office - Power Point• Aplicativo Pago, porém de fácil acesso• Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos

• ARIS• Aplicativo pago• Mapeamento e simulação de processos

• Microsoft Visio• Aplicativo pago • Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout

Próxima Aula

• Manuais Administrativos / Formulários

• Arranjo do Espaço Físico/Layout