oms unb 02_2012 - aula 08

ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E SISTEMAS – 02/2012

AULA 08

Professor Euller Barros

Cumbuca!

• O Sorteado deverá apresentar, de forma resumida, o conteúdo ministrado na aula anterior;

• Caso o sorteado não esteja presente, será realizado novo sorteio até que algum aluno presente seja sorteado;

• Caso o aluno sorteado se recuse a realizar a cumbuca ou realize de maneira não satisfatória, não será realizado um novo sorteio.

REVISÃO – AULA 07

• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma

• BPMN – Business Process Modeling Notation

• Mapeamento de Processos

Fluxograma

“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Outras nomenclaturas:• Flow-chart• Carta de fluxo de processo• Gráfico de sequência• Gráfico de Processamento

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

Exemplo

Fluxograma - Símbolos

Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”

Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”

Símbolo para Início/FimTambém usado como Conector

Símbolo para sequência do fluxo de trabalho

Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”

Fluxograma - Símbolos

• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo ocorrem:

• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas de uma área ou cargos dentro de uma área

Mapeamento – Cadeia de Valor

1. Listagem dos macro processos da empresa• (Identificação em reunião JAD*)

2. Classificação dos macroprocessos em primários e suporte• (Definir e utilizar critérios tais como: pertencente á missão da empresa/

importante para o cliente/de alto impacto financeiro/....)

3. Desenho da cadeia primária (no tempo) e de suporte

Fonte: IADI – Business Process School

*O que são reuniões JADJAD (Joint Application Design) é um método criado pela IBM na década de 70, cujo objetivoera reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação dos retrabalhosde especificação. A partir de então, passaram a especificar os sistemas em grupos de entrevistados, grupos estes formados por todas as pessoas que se envolviam direta ou indiretamente com o processo.

Mapeamento - Priorização

• Definição do Objetivo do mapeamento

• Seleção dos Macroprocessos prioritários

• Seleção dos Processo Prioritários

• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação: • Redução de Custos• Padronização / Melhora no Atendimento • Reduzir erros / defeitos / atrasos

Mapeamento - PriorizaçãoPROCESSO

Cadeia de Processo

MP1

P1 P2 P3

B1 B2 B3

Fluxograma

‘

A B CT1

T2

T3

T4

T5

T6

T7B1

B2

B3

FERRAMENTA

Mapeamento de Processos

• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de informações relevantes ao processo.

• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e registradas outras informações relativas ao mesmo.

• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.

• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e outras informações relevantes ao mesmo.

Fonte: IADI – Business Process School

Análise e Diagnóstico de Processos

• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a execução do processo.

• Ponto Fraco: • Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente o

processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser mensurado ou não.

• Exemplos de Pontos Fracos em Processos: • gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não

agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de execução adequado, relação custo/tempo, . Fonte: IADI – Business Process School

AGENDA – AULA 08

• Padronização• Manuais Administrativos • Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão

• Arranjo do Espaço Físico/Layout

O&M – Funções

• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;

• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;

• Desenho, racionalização e normatização de formulários;

• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.

Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998

Padronização

Padronização é busca pela unificação dos meios (processos, atividades, tarefas) para

garantir o alcance dos resultados.

• Tipos de Ferramentas utilizadas: • Manuais Administrativos• Formulários• Procedimento Operacional Padrão

Manuais Administrativos

• Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007)

• Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo um ótimo instrumento de racionalização de métodos e aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo assim a integração dos diversos subsistemas organizacionais. (CURY, 2005)



• Tipos de Manuais:

• Manual de organização/Manual de funções

• Manual de normas e procedimentos

• Manual de políticas e diretrizes

• Manual de Instruções Especializadas

• Manual do Empregado



• Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveis hierárquicos, Funcionograma etc.

• Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas e Formulários


Formulários

• “O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações.” (OLIVEIRA, 2007)

• “Documento padronizado com uma finalidade específica, possuindo características e campos apropriados para preenchimento com as informações necessárias para um fluxo de trabalho” (CURY, 2005)

• São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativos devido a sua clareza e conteúdo.

• Padronização das comunicações – Garante que as informações coletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.


Formulários - Exemplo

Procedimento Operacional Padrão

“POP é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um

roteiro padronizado para realizar uma atividade.”

• Só se padroniza o que é necessário padronizar;

• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa

• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar o

entendimento e o treinamento.

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004

Procedimento Operacional Padrão

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004

AGENDA – AULA 08

• Padronização• Manuais Administrativos • Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão

• Arranjo do Espaço Físico/Layout

O&M – Funções

• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;

• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;

• Desenho, racionalização e normatização de formulários;

• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.

Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998

Arranjo Físico - Definição

• No Arranjo Físico estabelece-se a posição relativa entre as diversas áreas. Os modelos de fluxo e as inter-relações entre as diversas áreas são visualizadas, tendo-se a noção clara do fluxo industrial, desde a entrada das matérias-primas até a saída do produto. Depois, define-se claramente a localização de cada máquina e posto de trabalho;


Etapas de um projeto de Arranjo Físico• Para o desenvolvimento de um estudo de arranjo físico, o analista

de O&M deve seguir as seguintes etapas:

1. Levantamento da situação atual;

2. Estudo das soluções alternativas;

3. Consolidação da solução escolhida;

4. implementação e avaliação do novo arranjo físico


Tipos de Arranjo Físico

• Por Processo (ou funcional, ou Job shop)

• Por produto (linha ou flow shop)

• Celular

• Posição Fixa

• Espaço Aberto

• Espaço Panorâmico

Arranjo Físico – Por Processo

• Por Processo (ou funcional, ou Job shop)• Todos os processos e os equipamentos do mesmo tipo são

desenvolvidos na mesma área. O material se desloca buscando os diferentes processos.

• O layout é flexível para atender a mudanças de mercado e do espaço físico, atendendo a produtos diversificados em quantidades variáveis ao longo do tempo.

• Apresenta um fluxo longo dentro da fábrica, que é adequado a produções diversificadas em pequenas e médias quantidades.

Arranjo Físico – Por Produto

• Por Produto (linha ou flow shop)• As máquinas e/ou as estações de trabalho são colocadas de acordo com

a sequência das operações. O material percorre um caminho previamente determinado no processo.

• É indicado para produção com pouca ou nenhuma diversificação, em quantidade constante ao longo do tempo e em grande quantidade.

• Requer um alto investimento em máquinas e pode apresentar problemas com relação à qualidade dos produtos fabricados caso não tenha bom aproveitamento do layout.

Arranjo Físico - Celular

• Fábricas - Consiste em arranjar em um só local (a célula) máquinas diferentes que possam fabricar o produto inteiro. O material se desloca dentro da célula buscando os processos necessários.

• Escritórios - Ambiente composto por células fechadas que podem ser salas individuais ou departamentos: propicia alto nível de individualidade, favorece o trabalho intelectual isolado e a segmentação total das atividades da empresa em espaços estanques

Arranjo Físico - Posição Fixa

• Posição Fixa• No layout por posição fixa, o material permanece fixo em uma

determinada posição e as máquinas se deslocam até o local executando as operações necessárias.

• É recomendado para um produto único, em quantidade pequena ou unitária e, em geral, não repetitivo.

• Por exemplo, o caso da fabricação de navios, grandes transformadores elétricos, turbinas, pontes rolantes, grandes prensas, balanças rodoferroviárias e outros produtos de grandes dimensões físicas.

Arranjo Físico – Espaço Aberto

• Ambiente totalmente aberto, sem biombos ou divisórias: permite alto nível de controle, traz economia de espaços de circulação interna e promove maior agilidade no trâmite das informações, exigindo uma postura adequada e controlada do trabalho individual.

• Neste modelo é indicado optar pela criação de um pool para as salas de reuniões e outras que devam ser necessariamente fechadas, a fim de racionalizar a distribuição do espaço;

Arranjo Físico - Panôramico

• Ambiente panorâmico, onde predominam biombos baixos e espaços semi-abertos: oferece nível racionado de privacidade e organização individualizada do trabalho, apresentando uma segmentação parcial das atividades da empresa;

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