Índice.

Contenido

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................3

5.1 Terminación y cierre de la auditoria......................................................................................4

5.2 Confronta y acciones preventivas y correctivas.....................................................................6

5.3 Recomendaciones..................................................................................................................8

Tipos de recomendaciones.............................................................................................................9

Estados de la recomendación.........................................................................................................9

Método de Implementación de Recomendaciones en la Auditoria Administrativa.....................10

Seguimiento de Recomendaciones..............................................................................................12

Lineamientos generales de Auditoria...........................................................................................12

5.4 Cédulas de seguimiento.......................................................................................................13

5.5 Resumen de observaciones..................................................................................................15

INTRODUCCIÓN

La terminación de la Auditoría es la etapa en la que evaluamos los hallazgos y asuntos significativos resultantes de la auditoria, las medidas tomadas para manejarlos y, la base para las conclusiones a que lleguemos.

Finalizados los procedimientos sustantivos, el auditor debe proceder a evaluar los resultados de su auditoría, para llegar a una conclusión acerca de la manera en que emitirá su opinión.

Antes de concluir la auditoría es recomendable que los papeles de trabajo sean revisados por uno de los miembros del equipo de auditoría diferente de la persona que los preparó.

A continuación presentamos algunos de los puntos que el auditor debe de revisar antes de emitir su opinión, tal como la revisión de hechos subsecuentes y posteriores, la elaboración del informe, así como el dictamen que debe de incluirse en el mismo, el cual se divide en tres partes principales:

I. Terminación de auditoria. Detalla procedimientos a objetivos a desarrollar y cumplir al momento de la terminación de la auditoria.

II. Conclusiones del área Auditoria. Contiene las revisiones, averiguaciones que se deben de realizar luego de percatarse de los eventos subsecuentes que puede presentar la información financiera.

III. Informe. Aquí se describe detalladamente la definición del informe, los tipos de informe, así como también el contenido que debe de tener el informe luego de terminar la auditoría realizada por el auditor independiente.

5.1 Terminación y cierre de la auditoria

Generalidades

Para dar por concluido el examen de las cuentas anuales de una empresa y emitir el informe correspondiente, es necesario tener presentes los aspectos básicos de esta etapa de la auditoría que se explican en esta guía.

Alcance y limitaciones

Enfoca las diversas fases de¡ trabajo de auditoría que normalmente caracterizan su terminación y que, en general, no se refieren a cuentas o epígrafes individuales de las cuentas anuales, sino más bien al conjunto de ellos y a la auditoría como un todo.

Procedimientos recomendados

01 Cerciorarse de que se ha efectuado la evaluación de¡ riesgo inherente, de¡ riesgo de control interno, del riesgo de análisis sustantivo y de riesgo de muestreo sustantivo y se ha dado cumplimiento a todos los puntos de los programas de trabajo.

Los programas de trabajo establecen la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría, lo que se determina con base en el resultado de la evaluación de los diferentes riesgos que componen el riesgo de auditoría, por lo que es indispensable verificar el cumplimiento de los programas.

02 Revisar las operaciones y hechos posteriores hasta la fecha del informe.

Se consideran hechos posteriores a los hechos o transacciones que ocurren en el período comprendido entre la fecha de las Cuentas Anuales que se están auditando y la terminación de la auditoría y que por su importancia, pudieran afectar el juicio sobre la imagen fiel que se está informando. El auditor debe revisar las operaciones posteriores al cierre del ejercicio, tomando en cuenta para ello, lo establecido en la Norma Técnica Específica.

03 Obtener una carta de manifestaciones de la administración de la empresa fundamentalmente sobre: (1) hechos o situaciones que no se encuentren reflejados en los registros o documentación de la empresa y la afecten; (2) situaciones especiales que, aunque estén registradas, requieran ratificación; y (3) reconocimiento de su responsabilidad sobre la elaboración y veracidad de la información financiera proporcionada para la auditoría.

Esta declaración es parte de los elementos de ' juicio del auditor, pero no le releva de su obligación de obtener evidencia suficiente y adecuada.

Esta carta de manifestaciones deberá llevar como fecha aquella en que se termine el trabajo y coincidirá con la del informe. Esto tiene por objeto delimitar la responsabilidad del auditor hasta esa fecha.

En todos los casos deben obtenerse la firma de los Administradores que son los responsables de que las cuentas anuales presenten la imagen f ¡el.

Para obtener todo el provecho que puede proporcionar esta técnica, es aconsejable obtener también la firma del empleado que específicamente conoce los asuntos tratados en las cartas de manifestaciones; por ejemplo, las cartas de manifestaciones sobre la toma física de los inventarios deberían ser también firmadas por el director de fábrica, el jefe de almacenes u otro empleado que haya sido responsable de dicho trabajo y por supuesto el director financiero o jefe de contabilidad que es el que materialmente elabora las Cuentas Anuales.

Las cartas de manifestaciones deben solicitarse únicamente sobre los aspectos en que verdaderamente es útil la información proporcionada directamente por los administrados y empleados de la empresa, ya sea porque dicha información no está en los registros, o que estando, requiere ratificación a juicio de¡ auditor.

La carta de manifestaciones es indispensable para respaldar algunas de las conclusiones del trabajo de auditoría ya que en algunos casos, como en la auditoría de pasivo, es difícil aplicar procedimientos alternativos. En los casos en que el auditor no logre obtener esta carta de manifestaciones, estará ante una limitación al alcance de su trabajo y por tanto, debe aplicar su juicio para concluir si debe emitir una opinión con salvedades por limitación de alcance o denegar la opinión.

En cada caso, el auditor debe precisar qué datos conviene que incluya la carta de manifestaciones, siendo recomendable abstenerse de aplicar esta técnica para obtener conclusiones que se puedan alcanzar por observación, cálculo, etc., de los datos y registros de la empresa.

04 Obtener una carta del secretario del consejo de Administración, en la que declare que todas las actas de las reuniones del consejo de Administración y de las juntas de accionistas o socios celebradas hasta la fecha del informe, se encuentran pasadas en los libros respectivos.

Con esta carta y mediante la inspección física de los citados libros de actas, el auditor se asegurará de que las actas que ha examinado, son todas las que existen y que conoce los acuerdos tomados por el consejo de administración y los accionistas o socios.

05 Cerciorarse de que las cuentas anuales que se auditan, coincidan con los saldos finales que aparezcan en los registro contables.

Dado que las cuentas anuales son formuladas por la empresa auditada y en consecuencia son de su responsabilidad, es de suma importancia verificar que las cifras de las cuentas anuales que se auditan, coincidan con los saldos que aparecen en los registros contables.

06 Verificar que los papeles de trabajo contengan las conclusiones que se derivan de los procedimientos de auditoria aplicados.

Es indispensable comprobar que se tienen todas las conclusiones en los papeles de trabajo y éstos sean congruentes con los procedimientos de auditoría aplicados, ya que se requieren las conclusiones para emitir una opinión en conjunto.

07 Comprobar que el expediente permanente de auditoria se encuentre actualizado.

El expediente permanente de auditoría, contiene los papeles de trabajo de uso o vigencia para más de un ejercicio. Estos papeles son parte de los de cada auditoría y si le conservan por separado es solamente para facilitar su consulta.

En la medida en que los papeles de trabajo pierdan vigencia deben conservarse en un archivo inactivo.

08 Verificar que el juicio sobre la presentación de las cuentas anuales es congruente con la opinión emitida.

El auditor debe formarse un juicio sobre la presentación de las cuentas anuales en conjunto. Para lograr la adecuada representación de ese juicio, es de suma importancia el orden apropiado, la clasificación y la explicación, tanto de las cuentas como de los conceptos, para darles el significado adecuado. Con este objeto, deben celebrarse reuniones finales del auditor con los administradores de la empresa auditada, sobre la presentación definitiva de las cuentas anuales, así como para dar a conocer el tipo de opinión que se va a emitir.

5.2 Confronta y acciones preventivas y correctivasUna acción correctiva es aquella que llevamos a cabo para eliminar la causa de un problema. Las correcciones atacan los problemas, las acciones correctivas sus causas. Las acciones preventivas se anticipan a la causa, y pretenden eliminarla antes de su existencia. Evitan los problemas identificando los riesgos. Cualquier acción que disminuya un riesgo es una acción preventiva.

Las correcciones y las acciones correctivas forman parte del vocabulario básico de todos los sistemas de gestión. La función que cumplen estos 2 elementos en los sistemas de gestión, por ejemplo ISO 9001, es substancialmente diferente, sin embargo son habituales las confusiones, incluso entre asesores y auditores profesionales.

Escribimos este artículo para explicar la diferencia que separa a uno y otro concepto, con objeto de clarificar su función dentro de cada sistema, y la esperanza de contribuir a mejorar la comprensión de los modelos de gestión.

¿Qué es una corrección?En palabras llanas, una corrección es el conjunto de actividades realizadas para eliminar o subsanar lo que no ha salido bien (no conformidad). La Norma ISO 9000:2000, que contiene el vocabulario utilizado en ISO 9001:2000, define CORRECCIÓN como: “Acción tomada para eliminar una no conformidad” Algunos ejemplos de correcciones los podemos ver en la siguiente tabla:

NO CONFORMIDAD CORRECCIÓN

Varios productos han sido fabricados fuera de especificaciones

Retirar los productos o reprocesarlos (si es posible)

Un catálogo técnico de producto tiene errores Modificar el catálogo eliminando los errores

No se ha realizado cierta actividad requerida por el sistema de gestión de la empresa, como por ejemplo, un control de calidad sobre el producto

Efectuar las actividades no realizadas

Como se puede ver, una corrección ataca directamente al problema. No ocurre lo mismo con las acciones correctivas.

¿Qué es una acción correctiva?Una acción correctiva es un conjunto de actividades emprendidas para eliminar la causa de algo que no ha salido bien. ISO 9000:2000 define Acción Correctiva como: “Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable”. Siguiendo con el ejemplo anterior:

NO CONFORMIDAD ACCIÓN CORRECTIVA

Varios productos han sido fabricados fuera de especificaciones

Identificar la causa, por ejemplo, un problema de ajuste en una máquina. Ajustar la máquina, e introducir los controles de verificación necesarios para asegurarse de que la máquina está correctamente ajustada antes de iniciar la fabricación.

Un catálogo técnico de producto tiene errores Identificar la causa, por ejemplo, la falta de una revisión sistemática por parte de 2 o más personas. Definir un método de revisión más estricto e implantar dicho método.

No se ha realizado cierta actividad requerida por el sistema de gestión de la empresa, como por ejemplo, un control de calidad sobre el producto

Identificar la causa, por ejemplo, desconocimiento por parte de las personas encargadas de realizar la acción. Efectuar actividades de formación y concienciación con las personas afectadas.

5.3 RecomendacionesComo parte del proceso de control interno de toda institución se debe realizar planificaciones y programas de auditoría de gestión que permitan evaluar los procedimientos de cada departamento, áreas y unidades, con la finalidad de establecer estrategias y mejoras en la calidad.

Desarrollar indicadores que permitan evaluar el cumplimiento de metas y objetivos de cada agencia y de la Institución. Implementar indicadores de gestión de calidad y productividad que permitan disminuir los costos de no calidad, mejorar el servicio y elevar la productividad del personal. Es importante cuantificar la pérdida de tiempo que un empleado genera en su labor diaria a través de los resultados que arrojen los indicadores de gestión de la productividad.

Se debe desarrollar planes y programas para establecerse como piñonera en el sistema mutual, a través de la creación de productos y servicios innovadores. Desarrollar auditorias de gestión continuas que permitan validar y evaluar la calidad de los procesos y servicios.

Implementar indicadores de productividad que permitan determinar el número de clientes atendidos y el número de transacciones efectuadas; implementar indicadores de calidad del servicio que permitan determinar la satisfacción del cliente Realizar encuestas

de medición del servicio post atención, las cuales servirán como herramientas para recolección de los indicadores de gestión.

Las Recomendaciones son acciones correctivas y/o preventivas que se pueden presentar en los Informes de Auditoría o en Informes Especiales de carácter preventivo, como producto de las deficiencias o incumplimientos resultantes del proceso de fiscalización y son dirigidas a las autoridades competentes que tienen la responsabilidad de llevarlas a cabo. Dichas acciones son propuestas por la Unidad de Auditoria Interna de cada institución sujeta al ámbito de competencia del grupo de auditores. Y una vez que son comunicadas son de obligatoria implementación bajo la vigilancia de los responsables de la auditoria.

Es requisito de toda Recomendación, el hecho de ser discutida y comentada ampliamente con los funcionarios encargados de su ejecución al momento de la conferencia de cierre o final. La Recomendación que ha sido discutida debe calzar en documento aparte la firma junto con el cargo del funcionario que la discutió y quien además es el encargado responsable de ejecutarla. Es importante destacar que toda Recomendación debe ser realizable dentro del plazo señalado en el Plan de Acción presentado por la entidad respectiva y aceptada por el comité de auditorías de las institución

Tipos de recomendaciones.Cumplimiento Legal, Control Interno, Administrativas, Financieras, Gestión y Preventivas.

Estados de la recomendación.Cada Recomendación formulada en los Informes de Auditoría, una vez que inicie el proceso de seguimiento estarán clasificadas en uno de los siguientes cinco estados:

a) Recomendaciones Oficialmente Aceptadas

Son aquellas que habiendo sido analizadas y aceptadas oportunamente por los funcionarios responsables de su ejecución, conforman además el Plan de Acción que incluye un periodo fijo para la implementación de cada una. Este Plan de Acción debe ser aceptado integralmente por el grupo auditor.

b) Recomendaciones Oficialmente Ejecutadas

Las Recomendaciones se consideran Oficialmente Ejecutadas, cuando el grupo de auditores ha recibido y verificado las pruebas que evidencian que la institución fiscalizada ejecutó acciones en consonancia con el Plan de Acción aceptado por el Tribunal o comité de auditoria, para cada una de la Recomendaciones formuladas.

c) Recomendaciones Parcialmente Ejecutadas

Son aquellas Recomendaciones que no se han ejecutado totalmente, por deficiencia del mecanismo utilizando para su ejecución o por negligencia humana.

d) Recomendaciones No Aplicables

Son aquellas Recomendaciones que al momento de su seguimiento presentan algunas de las siguientes situaciones:

1. Falta de disponibilidad presupuestaria a pesar de su solicitud2. No se cuenta con personal técnico idóneo, a pesar de las gestiones realizadas para su contratación.3. Modificaciones al Marco Legal que rige el accionar de la institución.4. No resultan exigibles al momento de su seguimiento.5. Al momento del seguimiento de la implementación de la Recomendación la misma no se considera costo-beneficiosa.

Las condiciones arriba señaladas no es una lista taxativa de las que se puede suscitar, no obstante cada Recomendación No Aplicable deberá ser debidamente justificada y evidenciada.El auditor deberá tener en cuenta que alguna de las Recomendaciones tipificada como no aplicables, al momento de su seguimiento, lo podrán ser posteriormente.

e) Recomendaciones No Ejecutadas:

Son todas aquellas Recomendaciones de las que no se presentó evidencia que demuestre su implementación parcial o total y no se encuentra enmarcada en alguna de los estados anteriores por no haber sido implementada.

Método de Implementación de Recomendaciones en la Auditoria Administrativa. La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoria; y se realiza en 3 fases:

a) Preparación Del Programa

b) Métodos De Implementación

c) Integración De Recursos

a) Preparación Del Programa:

* Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realización. * Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la implementación. * Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.* Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución.

b) Métodos De Implementación

* Método Instantáneo, Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan condiciones para hacerlo eficazmente.

* Método Del Proyecto Piloto, Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organización, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global.

* Método En Paralelo, Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.

* Método Parcial O Por Aproximaciones Sucesivas, Selecciona parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

* Combinación De Métodos, Constituye el empleo de más de un método para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organización. c) Integración De Recursos

Una vez estructurado el programa de implementación, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Después, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implementación, y en su caso, el acondicionamiento físico de las instalaciones.

Por último, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementación, se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución.

Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del método seleccionado y la realización de las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la información y orientación oportuna para interactuar en condiciones óptimas.

En forma simultánea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se hayan realizado.

Seguimiento de Recomendaciones.

La auditoría no concluye con la emisión del informe; en éste el auditor plasma una serie de recomendaciones para que se corrija la problemática detectada. A través de las auditorías de seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen las anomalías y se evite su recurrencia.

Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda:

a) Comprometer al titular del área auditada con la atención de las recomendaciones.b) Promover que el área auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones.c) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las recomendaciones.d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.

De acuerdo con los Lineamientos para la Planeación, Elaboración y Presentación del Programa Anual de Control y Auditoría se llevarán a cabo las auditorías de seguimiento. Sin embargo, este es un proceso continuo, por lo que los Órganos Internos de Control y de Control Interno llevarán los registros y controles que sean necesarios para instrumentar programas de abatimiento de observaciones.

Lineamientos generales de Auditoria

A fin de que el seguimiento cumpla con los requisitos consignados en el informe con una cobertura técnica de primer nivel, es preciso que se apague a elementos lógicos y consecuentes con la auditoria y con la realidad de la organización, por lo que se deben considerar como:

* Definir las áreas en que se comprobará la implantación de los cambios propuestos

por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoría y las sugerencias o comentarios del titular de la organización.

* Considerar la participación de especialistas, cuando se estime que la aplicación de las recomendaciones así lo requiere.

* Realizar, con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopción de las sugerencias del auditor.

* Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos.

* Brindar el apoyo a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones.

* Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas.

* Reimplantar las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que dieron origen a las observaciones

* Reprogramar las fechas compromiso para implementar las recomendaciones en los casos en que se estas no se hayan adoptado o bien se atendieron parcialmente

* El auditor comentara con el responsable del área sujeta a seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o elementos.

5.4 Cédulas de seguimientoi

De la misma manera que las cédulas de observaciones hacen referencia a los hallazgos determinados durante la auditoría, las de seguimiento manifiestan el avance en la atención de irregularidades. Estas cédulas son el resultado de una auditoría de seguimiento, en la cual se constata que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el área revisada, hayan sido aplicadas y permitieron la solución de la problemática o, en su caso, el avance en su solución.

Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los siguientes datos:

• La observación a la cual se da seguimiento.

• Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada.• El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.• En caso de no estar solventada la observación, el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarla.• La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades.• Nombre del titular del área auditada y su firma.

Al igual que las cédulas de observaciones, las de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del área auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditoría.

Con la finalidad de dar cumplimiento al artículo 96, fracción VII de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, y artículo 18 fracción VIII del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, se establece como plazo máximo para la atención de observaciones y/o recomendaciones, 35 días hábiles contados a partir de la entrega del informe de auditoría al titular del área auditadaii.

Dentro del plazo de los 35 días hábiles, la Contraloría, podrá ordenar una auditoría de seguimiento al área correspondiente para verificar la atención de las observaciones.

Para que la Contraloría pueda dar por atendidas las observaciones, requerirá al área auditada presentar, dentro del plazo establecido en la cédula de observaciones, la documentación y argumentos que estime necesarios para su solventación, si transcurrido el plazo, el área no presenta la documentación suficiente para su atención, la Contraloría procederá de conformidad con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, llevando a cabo las investigaciones correspondientes y, en su caso, imponer las sanciones administrativas a que hubiere lugar.

En caso de presentarse circunstancias que desfasen los períodos de atención de las observaciones, será necesario que los responsables de las áreas auditadas avisen sobre tal situación de manera inmediata y por escrito a la Contraloría, la cual podrá autorizar una prórroga en casos debidamente justificados y por única vez.

La solicitud de prórroga deberá ser solicitada por escrito, por el responsable del área auditada, con tres días hábiles de anticipación a la fecha límite para la atención de observaciones, siendo necesario que se expliquen claramente las razones por las cuales se retrasará la entrega de información de que se trate y el tiempo que se requerirá para su atención. El Contralor será el responsable de analizar si cada solicitud está debidamente motivada, y si procede otorgar la prórroga solicitada. Las solicitudes de prórroga que se tramiten con posterioridad al plazo establecido en este párrafo no surtirán efecto alguno.

5.5 Resumen de observaciones

Se describen los resultados obtenidos con base en los trabajos de auditoría desarrollados y son el resumen de lo que el auditor pretende llevar a conocimiento del destinatario de su informe, de modo que tenga en cuenta dichas conclusiones en su accionar futuro. Básicamente, en las observaciones se señalan las deficiencias observadas por cada área, circuito o procedimiento evaluado por lo que deben ser oportunas y expuestas de manera clara, breve y precisa pues son la piedra basal desde donde surge el Ambiente de Control de las organizaciones.

Atributos necesarios a ser considerados en una observación de auditoría. Una observación o hallazgo de auditoría, para ser considerada como tal, debe satisfacer los siguientes propiedades o atributos con el fin de tener una verdadera significación en el informe: * Determinación de la problemática * Criterio de comparación * Efecto * Causa * Recomendación

Determinación de la problemática Identifica la índole o naturaleza y extensión del hallazgo o condición insatisfactoria. Normalmente responde a la pregunta: ¿Qué está mal? En general, una clara y precisa declaración de la condición del problema procede de una comparación realizada por el auditor o resulta de un criterio apropiado de evaluación.

Criterio de comparación (Qué debería ser):

Este atributo establece la legitimidad del hallazgo u observación identificando el criterio de evaluación, y responde a la pregunta: ¿Bajo qué estándares fue considerado? En las auditorías financieras y de cumplimiento los criterios podrían ser precisión, materialidad, consistencia o cumplimiento de los principios contables aplicables y los requerimientos legales o regulatorios. En las auditorías de eficiencia, economía y de resultados de los programas (efectividad), los criterios podrían ser definidos en cuanto a la correspondencia con la misión, operación, o funciones asignadas; performance, producción y estándares de costos; compromisos asumidos; objetivos de los programas; políticas, procedimientos, y otros medios de comando; u otras fuentes autorizadas de criterios externas.

Efectos (Cuál es la consecuencia):

Este atributo identifica el impacto real o potencial del desvío y responde a la pregunta:

¿Qué efecto tuvo?

Al momento de plantear una observación o reparo, un interesante ejercicio es tener en cuenta las consecuencias que ocasionan al sistema bajo revisión los hallazgos detectados, sea que éstas impacten en el presente o en un futuro inmediato. Asimismo, deben indicarse claramente los efectos que los reparos formulados ocasionan y los riesgos asumidos dentro del sistema de control interno por no efectuar correcciones a los desvíos detectados, aún los implícitos, cuantificándolos en su caso y calificando el riesgo por su relevancia en alto, medio o bajo. Debe tenerse en cuenta que, normalmente, la significación de una problemática es juzgada por sus efectos negativos.

En las auditorías operativas, la reducción en la eficiencia y en la economía o el no logro de los objetivos del programa (efectividad), son medidas apropiadas del efecto y se expresan frecuentemente en términos cuantitativos; por ej.: dinero, cantidad de personal, unidades de producción, cantidades de material, cantidad de transacciones y/o tiempo de duración. En aquellos casos en que el efecto real no puede ser determinado de manera clara, a veces también puede ser útil plantear los efectos potenciales o intangibles para demostrar la significación de la condición detectada.

Causas

Identifica las razones subyacentes para que estén presentes los hallazgos o las condiciones insatisfactorios y responde a la pregunta: ¿Por qué se produjo? ¿Cuáles fueron aquellos sensores que no funcionaron o porqué no existían? Si la problemática ha persistido por un largo período de tiempo o se está intensificando, también se deben describir las causas que contribuyen a estas características del desvío. La identificación de la causa de una situación insatisfactoria es un prerrequisito para realizar recomendaciones provechosas que originen acciones correctivas, sentido por el cual la causa debe ser bastante obvia o poder ser identificada mediante un razonamiento deductivo, si la recomendación de auditoría señala una forma específica y práctica para corregirla.

No obstante lo expuesto, las fallas en identificar la causa de una observación también podrían significar que la causa no fue determinada debido a limitaciones o defectos en el trabajo de auditoría, o fue omitida para evitar una confrontación directa con los funcionarios responsables. Recomendaciones ¿Qué debería hacerse? El atributo final implícito en una observación debe permitir identificar la acción correctiva sugerida y responder a la pregunta: ¿Qué cursos de acción deberían encararse a fin de sanear tal o cual situación?

La fase más interesante del trabajo del auditor y también la más comprometida, al producir la conclusión más productiva de su labor, es la definición de las Propuestas y Recomendaciones ya que es el elemento que apunta a modificar actitudes y conductas en los operadores del sistema y tomadores de decisiones. En este orden de razonamiento, la recomendación debe ser realista y práctica, evitando teorizaciones innecesarias, exponiéndose el o los cursos de acción propuestos por los auditores actuantes, tendientes a levantar las observaciones detectadas. Cabe resaltar que las recomendaciones tienen el carácter de sugerencia y asesoramiento y deben estar ajustadas a las posibilidades reales de su puesta en marcha, teniendo en cuenta las circunstancias imperantes en la entidad auditada (madurez organizacional) y sus restricciones (factibles en los hechos).Las recomendaciones deben ser dirigidas a un funcionario con la jerarquía y competencia capaz de tomar las acciones correctivas del caso.

Conclusiones

La Terminación de la auditoria permite integrar todos aquellos documentos probatorios del estatus de la entidad auditada, permite proporcionar información veraz para la mejora de las instituciones y sus procedimientos.

Es muy importante que la terminación de la auditoria se de en forma y en tiempo adecuados y que los seguimientos y las observaciones puedan ser evaluadas constantemente por el superior jerárquico, con el fin de aprovechar al máximo la experiencia del grupo de auditores y generar menos observaciones en auditorias posteriores.

Las observaciones de auditoría bien redactadas incluyen la naturaleza de los hallazgos, los criterios utilizados para determinar la existencia del desvío y su causa; el significado de su impacto y lo que los auditores consideran conveniente que debería realizarse para corregir la situación. Las observaciones desarrolladas en forma completa, conteniendo cada uno de estos cinco atributos son fácilmente comprendidas y conllevan un alto impacto y significación a la gerencia.

i http://www.funcionpublica.gob.mx/pt/obligaciones_transparencia_art_7/sfp/doctos/guia_auditoria.pdfii http://www.infodf.org.mx/pdfs/contraloria/guia_elab_rev_papeles_trabajo.pdf