必備函數與資料分析技巧 - cgmh · 2020-03-09 · excel函數精用密技字典 312.49e9...
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大綱
一、運用函數簡化工作流程(一)函數的組成與運算子
(二)函數的資料來源(儲存格位址)
(三)常用函數的實機操作與注意事項
二、建立正確的資料表格式
三、樞紐分析表的運用方式
四、美化工作表運用格式化條件標示出重覆值或未達標的資料
(一)函數的組成與運算
• 函數的組成
• =SUM(D21:J21)
• 運算子
等號+函數名稱+函數引數=VLOOKUP(TEXT(A8,"0000"),….)
種類 符號 範例
算術運算子 + - * / ^ % =3*5 =3^2 (3的2次方)
文字運算子 & =A1&B2
=PRODUCT(A1,B2)
=CONCENTRATE(A1,B2)
(二)函數的資料來源 (儲存格位址)
• 儲存格位址：指出數據儲存的位置。
• 儲存格參照樣式：相對參照與絕對參照
• A1 V.S. $A$1
Tips: 移動或複製相對參照時，運算式會隨之變化，
當計算值有問題時，檢查是否為參照的問題!
快速切換參照按鍵-F4
(三)熱門函數 Pt.11. 加總(SUM) V.S. 平均(AVERAGE)
★資料是否皆為“數值”格式。
2. 相乘(PRODUCT), 數列相乘加總(SUMPRODUCT)
3. 尋找符合條件的種數(COUNTIF)與分類別加總(SUMIF)
• Range: 要判斷的範圍
• Criteria: 條件
★多條件時使用COUNTIFS、SUMIFS
4. 為成績評定等級 (IF條件判斷式)
• Logical_test:要判斷的條件
• Value_if_true: 條件成立時顯示的內容
• Value_if_false:條件不成立時顯示的內容
(三)熱門函數 Pt.2
5. 「艱鉅」的查詢比對任務(VLOOKUP)
• Lookup_value: 選擇要查詢的值
• Table_array: 要對照查詢的資料範圍 (★使用絕對參照)
• Col_index_num: 要傳回第幾欄的欄位資訊
• Range_lookup: 查詢的方式
• #N/A表示搜尋不到結果
• 比對表要先排序
• 第一欄為要比對的目標值
Lookup_value: 選擇要查詢的值Table_array: 要對照查詢的資料範圍Col_index_num: 要傳回第幾欄的欄位資訊Range_lookup: 查詢的方式
6.保護隱私權─姓名或身分證字號設定隱碼：REPLACE
大綱
一、運用函數簡化工作流程(一)函數的組成與運算
(二)函數的資料來源(儲存格位址)
(三)常用函數的實機操作與注意事項
二、建立正確的資料表格式
三、樞紐分析表的運用方式
四、美化工作表運用格式化條件標示出重覆值或未達標的資料
二、建立正確的資料表格式
• 資料表 V.S.報表
資料表應該做成什麼樣子?
• 別讓多餘的標題列佔據了資料表的地盤
• 不要使用合併儲存格
• 一個欄位只記錄一種數據
• 字元之間不要輸入空格
資料表應該做成什麼樣子? Pt.2• 第一列應為資料標題名稱
=>如果不是的話，要轉置(選擇性貼上→轉置)
• 標題欄位不能有空白儲存格=>跳出錯誤訊息，不允許繼續建立樞紐分析表
• 資料表中不能有空列或空格=>Excel在自動指定範圍時會以空白列為依據，做為資料的界限，造成報表建立資料錯誤
• 資料表中不能有運算過的儲存格(例:總計、平均等)
• 自動填入關聯欄的資料 => 使用VLOOKUP函數補齊
大綱
一、運用函數簡化工作流程(一)函數的組成與運算
(二)函數的資料來源(儲存格位址)
(三)常用函數的實機操作與注意事項
二、建立正確的資料表格式
三、樞紐分析表的運用方式
四、美化工作表運用格式化條件標示出重覆值或未達標的資料
三、樞紐分析表的運用方式
特色及運用時機
• 功能強大，容易上手
• 一體適用的最佳資料分析工具
• 大幅提升資料分析的效率，節省工時成本
• 對數據進行分組，尋找數據之間的關係
• 找出不同時間段中數據的變化
• 當所需要分析的數據經常更新時，透過更新樞紐分析表，可以隨時更新報表數據
• 可快速產出樞紐分析圖
把資料表變成樞紐分析表
• 1.我在計算什麼資料?
• 2.我想看到什麼結果?插入→樞紐分析表→選取分析範圍
1
把資料表變成樞紐分析表 Pt.2
利用拖曳及選取的方式設定樞紐分析表的頁面布局
2
欄位區
設計區
把資料表變成樞紐分析表 Pt.3篩選
列標籤
欄標籤
數值
大綱
一、運用函數簡化工作流程(一)函數的組成與運算
(二)函數的資料來源(儲存格位址)
(三)常用函數的實機操作與注意事項
二、建立正確的資料表格式
三、樞紐分析表的運用方式
四、美化工作表運用格式化條件標示出重覆值或未達標的資料
四、美化報表
• 利用格式化條件標示出重複值、未達標等數據
※Office 2007之後才有喔!
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