PROJEKTOVÝ MANAŽMENT

Cvičenie 1

Charakteristika a ciele PM

• Projektový manažment je súbor princípov, metód a techník, ktoré ľudia používajú k efektívnemu plánovaniu a kontrole práce na projekte

• Cieľom je optimalizácia:– nákladov projektu– spotreby času– kvality projektu

Charakteristika a ciele PM

Prečo je PM dôležitý?

• Organizuje Váš prístup

• Vytvára dôveryhodný plán

• Je cestou k progresu a kontroluje Váš projekt

• Identifikuje, na čo zamerať dôraz

• Identifikuje problémy skôr – ešte pred krízou

• Šetrí čas + peniaze

Funkčná práca a práca na projekte

Bežná práca

• Nepretržitá a rutinná

• Riadenie (manažovanie) ľudí

• Stály rozpočet

• Stabilná a menej riskantná

Práca na projekte

• Jedinečná, bez možnosti skúšky

• Riadenie (manažovanie) práce

• Špecifický rozpočet pre projekt

• Vyššie riziko – práca je jedninečná a neznáma

Zručnosti projektového manažéra

• Zručnosti projektového manažmentu

• Personálne zručnosti

• Integračné zručnosti

• Technické zručnosti

• Znalosť organizácie

Fázy projektového manažmentu

• Definovanie projektu

• Plánovanie

• Organizovanie

• Kontrola

• Ukončenie projektu

Znaky projektu

• konkrétny cieľ

• jasne definovaný začiatok a koniec

• jedinečnosť

• je nástrojom zmeny

• jedinečnosť

• zodpovednosť za projekt

• zahŕňa náklady, prostriedky a čas

Úspešnosť projektu

Úspešný projekt je ukončený:

• v rámci stanoveného času

• v rámci definovaného rozpočtu

• na patričnej výkonnostnej úrovni

• akceptovaním výsledku zákazníkom

• bez narušenia plynulosti hlavnej práce v organizácii

• s minimálnymi odchýlkami od zadania projektu

Neúspech projektu

• nesprávne definovaný problém

• nevhodná štruktúra riadenia

• málo detailný plán projektu

• nesprávne odhadnuté zdroje projektu

• nedostatočná prípravná fáza projektu

• neefektívna komunikácia medzi členmi tímu

• odchýlka projektu od pôvodného plánu

• zlý štýl manažmentu projektu

Činnosti pri manažovaní projektov

• plánovanievytýčenie cieľa a z neho odvodených špecifických cieľov a aktivít potrebných pre dosiahnutie týchto cieľov

• organizovanieorganizovanie ľudí, zhromažďovanie, získavanie a organizovanie zdrojov potrebných pre realizáciu projektu

Činnosti pri manažovaní projektov

• kontrolamonitorovanie a udržiavanie projektu

• Zmenatechniky pre zistenie potreby zmeny

Fázy projektového manažmentu

Plánovanie Im plem entácia

Defin ícia Plán Organizovanie Kontrola Ukončenie

D e fin íc ia p rob lém u

Iden tif ikác ia aktiv ít pro jektu

Iden tif ikác ia po tre bný ch l'udských zd ro jov

D efin íc ia m anažérskeho štýlu

A kcep tác ia výs ledku k lie n tom

Identifikác ia g lob á lne h o c ie l'a pro jek tu

O dhad času a nák ladov

Výber m anažéra p ro jek tu

D e finovan ie nás tro jov kon tro ly

O dovzdanie , inštalácia dodávanych p roduk tov

Zostavenie zoznam u čiastkových cieľov

Z orad e n ie ak tiv ít pod l'a časových nás lednos tí

Z os taven ie p ro jek tov éh o tím u

P ríp ra v a sp rá v o s tave p ro jek tu

Vypracovanie dokum entác ie p ro jek tu

Určenie predbežných zdrojov

Iden tif ikác ia k rit icke j ces ty

O rga n izov an ie p ro jek tov éh o tím u

R evíz ia časovéeho p lánu p ro jek tu

P ríp rava a odovzdan ie záverečnej správy Identifikácia

predpokladov a r iz ík

N a p ís a n ie n áv rh u p ro je k tu

P rirad en ie p racovných ú loh

V y d a n ie p rík az o v p re zm eny

V yko n an ie pos t- im plem entačného aud itu

Weiss, 1992

Definovanie projektu

• Definovanie problému

• Definovanie cieľov projektu– Hlavný cieľ projektu– Čiastkové ciele projektu

• 3 hlavné aspekty:– Náklady– Čas– rozsah

Definovanie projektu (2)

čas náklady

rozsah

• Ak je málo času, zdroje (náklady) musia byť zvýšené alebo rozsah znížený, príp. oboje

• Ak je málo zdrojov, čas môže byť rozšírený a rozsah znížený, alebo oboje

• Ak je rozsah veľký, musia sa zvýšiť náklady alebo čas musí byť predĺžený, prípadne oboje

Definovanie projektu (2)

• Ciele projektu musia byť SMART

– Specific (špecifické)– Measurable (merateľné)– Agreed upon (odsúhlasené)– Realistic (realistické)– Time (cost) limited (časovo, príp. nákladovo

obmedzené

Definovanie projektu (3)

Odhad nákladov na realizáciu projektu

• Náklady (Kapitál)

• Technické vybavenie

• Materiálové vybavenie

• Ľudské zdroje...

Definovanie projektu (4)

Kritériá úspechu– Uveďte príklady kritérií úspechu:

• Zavedenie nového výrobku• Stavba budovy

Definovanie projektu (5)

Riziko

• Identifikácia faktorov, ktoré môžu ovplyvniť priebeh alebo výstup projektu

• Typy rizika:

– Technologické

– Environmentálne

– Interpersonálne

– Kultúrne

– Politické

Definovanie projektu (6)

Manažovanie projektu

• Manažér

• Členovia tímu

• Zákazník

Plánovanie projektu (1)

WBS (Work Brekdown structure) –Dekompozícia prác na projekte

• Identifikuje aktivity, ktoré musia byť urobené počas celého trvania projektu

• Zahŕňa predstavenie projektu ako hierarchia cieľov, aktivít, podaktivít a pracovných balíkov

• Mílniky – udalosti, ktoré signalizujú kompletizáciu hlavných prínosov projektu

Plánovanie projektu (2)

Každá aktivita v rámci dekompozície prác na projekte musí byť:

• Jedno-účelová

• Špecifický čas trvania

• Ľahko odvoditeľný čas a náklady trvania

• Prínosy jasne pochopené

• Zodpovednosti pre ich kompletizáciu jasne zadané

Plánovanie projektu (3)

Kroky dekompozície prác na projekte:

1. Rozdelenie projektu na hlavné ciele

2. Rozdelenie každého cieľa na aktivity ktoré musia byť urobené za účelom zrealizovania cieľov

3. Rozdelenie aktivít na podaktivity

4. Zopakovanie kroku 3 až kým všetky aktivity majú požadovanú charakteristiku.

5. Najnižšia úroveň sub-aktivít v hierarchii bude základom pre pracovné balíky, ktoré musia byť vykonané s cieľom vykonania projektu

Plánovanie projektu (4)

Sieťový diagram (PERT)

• Program Evaluation and Review Technique (metóda vyhodnotenia a kontroly projektu)

• nástroj projektového manažmentu

• používa sa na plánovanie, koordinovanie a organizovanie úloh v rámci projektu

Plánovanie projektu (5)

SZ TA SK

ID

NZ CR NK

ID označenie aktivity

SZ najskorší možný začiatok aktivity

SK najskorší možný koniec aktivity

NZ najneskorší možný začiatok aktivity

NK najsnekorší možný koniec aktivity

CR časová rezerva

1

2

5

6

3

4

7 9

8

10

Plánovanie projektu (6)

Plánovanie projektu (7)

CPM (Critical Path Method) – ZOBRAZENIE KRITICKEJ CESTY

• Slúži k určeniu času potrebného na realizáciu projektu

• Je to najdlhšia cesta v sieťovom diagrame

• Je najskorším termínom ukončenia projektu

• V prípade meškania niektorej úlohy na kritickej ceste sa oneskorí celý projekt

Plánovanie projektu (8)

Ganttov diagram

• Nástroj projektového manažmentu

• Graf, ktorý reprezentuje čas potrebný pre vykonanie každej aktivity

Gantt Chart – Work planning, showing the timing of different workpackages and their components

Network meetings = milestones Events WP - Tasks/Months 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

WP1 - Start up 1.1 Preparation 1.2 Kick-off 1.3 After the event WP2 - Training of NCPs 2.1 Four training sessions 2.2 Virtual training 2.3 Feed-back NCPs WP3 - Training researchers 3.1 Identification 3.2 Transnational meetings 3.3 National trainings WP4 - Experience exchange 4.1 Guidelines 4.2 Feed-back researchers 4.3 Twining 4.4 Staff exchange WP5 - Match-making 5.1 Screening in CC 5.2 Partner search catalogue 5.3 Brokerage events 5.4 Conference presentations 5.5 Individual match-making 5.6 Success stories WP6 - Call info network 6.1 Screening 6.2 Spreading info 6.3 Identification WP7 - Management 7.1/7.4/7.7 Managm. meetings 7.2/7.3 Communication setup 7.5/7.8 Reporting 7.6 Synergies betw. networks

Plánovanie projektu (9)

• Napísanie samotného návrhu projektu– Definícia problému– Aktivity projektu– Zdroje projektu– Realizácia projektu– Čas projektu

1

A

B

G

K

EF

C

M

J

7

33

23

0

11

26

4

7

31D17

L14

H

15Start Finish

2

3

4

5

6 7

•Zobrazte všetky možné cesty

•Nájdite kritickú cestu