temario completo; archivo y doocmentación

5/27/2018 Temario completo; Archivo y doocmentaci n

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TEMARIO

ARCHIVO Y

DOCUMENTACIN


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ISBN: 84-96086-11-9

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TEMA I:

INTRODUCCIN Y

CONCEPTOS BSICOS


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La actuacin de las Administraciones Pblicas se caracteriza, entre otrascosas, por su influencia en un nmero creciente de aspectos de la vida co-lectiva de la sociedad y aun en la privada de los ciudadanos, y ello ademscon un creciente grado de eficacia derivado de la cantidad y de la calidadde la informacin que maneja, y de la velocidad y la precisin con que lohace gracias a las tecnologas. Del mismo modo, es por medio de los do-

cumentos como se relacionan las Administraciones con las personas fsi-cas y jurdicas del exterior, de ah que las fuentes de informacin, sunaturaleza, utilidad, gestin, etc. sean de inters para ambos componen-tes del binomio Administracin-administrados. Tal informacin se gestiona,almacena y ordena a travs de un sistema de archivos y documentos, or-ganizados de acuerdo con una serie de procedimientos, garantas y normasque existen al respecto.

1. EL ARCHIVO: CONCEPTO Y FUNCIONES:En su acepcin ms comn,archivo es el continente, el edificio o los loca-les donde los documentos son conservados y servidos, en un sentido msamplio, es habitual aludir con este concepto al conjunto de personas quetrabajan en l y las tareas que desarrollan, esto es,la institucin responsa-ble de la acogida, tratamiento, conservacin y servicio de los documentos.

Pero sobre todo el archivo pblico es el conjunto de documentos sean cua-les sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos

Archivo y Documentacin

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por todo rgano, administracin, servicio u organismo pblico, en el ejerci-cio de su actividad, documentos que son conservados por sus creadoreso por sus sucesores para sus propias necesidades, o trasmitidos a la ins-

titucin de archivos competente en razn de su valor archivstico.Segn la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, losarchivos sonlos conjuntos orgnicos de documentos, o la reunin de va-rios de ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en elejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin,la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo se entiendentambin por archivoslas instituciones culturales donde se renen, conser-

van, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichosconjuntos orgnicos. Deduzcamos ahora las caractersticas que conformanel concepto de archivo descomponiendo en factores su definicin:

Qu compone el archivo? Obviamente, los documentos. Setrata de un conjunto de documentos, sin importar su fecha, suforma o su soporte material. Desde el punto de vista de sus ca-racteres externos, cualquier documento puede formar parte delarchivo. As desde el pergamino ms antiguo hasta el ms re-ciente disco magneto-ptico pueden integrar parte del archivo.Por otra parte ste no se define solamente porque posea do-cumentos, pues tambin los tienen las bibliotecas o los centrosde documentacin; lo que realmente lo caracteriza es que hayun quin, un cmo y un para qu distintivos en la creacin delos documentos.

Quin crea, produce o genera un archivo? Cualquier persona

fsica o jurdica, o sea, un individuo, una familia, un organismopblico o privado, o una parte de stos. En el caso de los ar-chivos pblicos, estos son creados por una Administracin p-blica o por alguno de sus organismos.

Cmo se forma un archivo? Mediante el ejercicio de la activi-dad propia de esa entidad, que da lugar a la tramitacin deasuntos diversos, cuya plasmacin se materializa en forma de

documentos. Por consiguiente, se produce en el transcurso deun proceso natural, el propio de cada cual. As, una Adminis-

Formacin Continua Coordinacin AGE de la FEP-USO

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tracin Pblica produce y recibe documentos. En ningn casoes sta su funcin primordial, sin embargo se desprende de suejercicio, del desempeo de sus actividades.

Para qu se producen los documentos? No por capricho, sinopor imperativo del Ordenamiento jurdico, para cubrir diversasnecesidades: en primer lugar, para la correcta gestin adminis-trativa con sus correspondientes garantas formales y que, en elcaso de los organismos pblicos, incluye la informacin a losciudadanos; en segundo trmino, por el inters que puedenofrecer como fuente de informacin, para la investigacin y para

la difusin cultural, aun cuando carezcan ya de relevancia jur-dica.

Pero no es suficiente con que sean documentos producidospor cualquier entidad en el desarrollo de su actividad: para ob-tener informacin, adems, debe ser conservada (bien por suscreadores, bien por sus sucesores) de forma organizada, res-petando el orden segn el cual fueron creados, mantenindo-los ligados por un vnculo necesario. En definitiva, deben serconjuntos orgnicos. Para que se pueda hablar de archivo,losdocumentos han de estar organizados y su informacin recu-perable para su uso, de acuerdo con los principios y procedi-mientos establecidos en su disciplina especfica (la Archivstica),en locales e instalaciones adecuados y bajo la direccin del per-sonal competente, esto es: archiveros.

A la luz de lo expuesto, puede quedar alguna duda respecto de las dife-

rencias exactas que hay entre el archivo, la biblioteca y el centro de docu-mentacin. Las diferencias son muchas, y estn determinadas por lanaturaleza de los materiales que emplean, por las teoras en que se sus-tentan, por los procedimientos de trabajo, as como por las caractersticasde las instituciones que constituyen el objeto de su atencin. Comenzare-mos contraponiendo dos de estos conceptos: fondo de archivo versus co-leccin de biblioteca.

La diferencia no viene dada por el aspecto externo de los materiales conque ambos trabajan, pues en una biblioteca puede haber manuscritos y en

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un archivo suele haber impresos. La diferencia reside en la contraposicinentre las nociones de fondo de archivo y coleccin.

Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedente de la actividadde un organismo, cuya elaboracin es fruto de un proceso natural y pre-establecido, el procedimiento administrativo, en el caso de las Administra-ciones Pblicas. Lo distintivo es que los documentos se producen en uncontexto relacional reglamentado, en el que no intervienen ni la voluntad nila creatividad del individuo. As, los documentos producidos y recibidos porcualquier Administracin Pblica lo son en funcin del procedimiento ad-ministrativo que regula las relaciones entre partes a distintos niveles.

La coleccin de biblioteca es el resultado de reunir documentos creadoscomo fruto del saber y de la voluntad creadora, destinados a su difusin.Como su propio nombre indica, la biblioteca colecciona los documentos,los elige y colecta mediante compra, donacin, depsito o intercambio,pero en cualquier caso no le vienen dados.

La funcin primordial de las bibliotecas es poner medios de informacin ala disposicin de los usuarios. Tambin lo es de los archivos, pero con una

diferencia fundamental:los documentos, en tanto resultado de la gestinadministrativa, tienen un valor probatorio que los diferencia y caracteriza.

En cuanto al centro de documentacin, las diferencias son equiparables,por cuanto tambin recogen, coleccionan, documentos de distinta proce-dencia con la finalidad principal de reunir la mayor cantidad de informacinprecisa sobre uno o ms asuntos. Puede que documentos originados enun procedimiento administrativo formen parte de un dossier, como puededarse el caso de que documentos no originados en un procedimiento le sir-van de apoyo informativo. Por ello conviene ahondar un poco ms en lasdiferencias viendo las que existen entre expediente y dossier:

El expediente administrativo, es un conjunto de piezas que tratan de unmismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivero sino los servicioscorrespondientes, a medida que se desarrollan los trmites encaminados aresolver ese asunto. Cada pieza, es decir, cada documento individual e in-divisible, es un eslabn de una cadena que est inserta en un contexto que

le da un valor que no tendra el documento aislado por s mismo. El expe-

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diente comporta una nocin funcional y probatoria, da fe. Ser transmitidodesde la oficina al archivo directamente, sin alteracin alguna desde el ex-terior.

El dossier, propio de los centros de documentacin, tiende a reunir todaslas informaciones posibles procedentes de las fuentes ms diversas, sobreuna cuestin determinada. Su finalidad consiste en poder responder rpiday eficazmente a las demandas informativas, pero carece de alcance pro-batorio.

En cuanto a las funciones de los archivos, cabe destacar las siguientes:

1.- Organizar y poner en servicio la documentacin administrativa,

durante el perodo de mxima utilidad para la gestin de las oficinasy para la toma de decisiones. El servicio de archivo proporciona lasherramientas necesarias para la organizacin de los documentos(cuadro de clasificacin, sistema de descripcin, etc.), forma a losusuarios (en este caso, el personal administrativo) en el uso de di-chas herramientas, coordina, asesora y ofrece soluciones a la me-dida de cada departamento.

2.-Asegurar la transferencia peridica al archivo de los documen-tos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas, puesuna vez concluida su tramitacin continan siendo vlidos desde elpunto de vista jurdico, y hasta es posible que acaben alcanzandoun valor histrico.

3.- Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin para,transcurrido un tiempo,seleccionar los documentos que por su valor

van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto. 4.- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en

sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivstica.

5.- Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la in-formacin, mediante los distintos instrumentos de descripcin do-cumental y valindose de las ventajas tecnolgicas.

6.- Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y

equipamiento que garanticen su conservacin ntegra en el tiempo.

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7.-Asegurarque stas y cuantas funciones puedan desarrollar el ar-chivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante unreglamento del servicio.

Todas estas funciones se orientan en definitiva al logro de la utilizacin efec-tiva y exhaustiva del archivo como recurso bsico de informacin, al servi-cio de:

La administracin, entidad o persona generadora del archivo, paraproporcionarle cuantos documentos, datos y referencias sean ne-cesarios para su normal desenvolvimiento, mayor rapidez y eficaciade gestin.

Los ciudadanos interesados, de manera muy especial en los archi-vos pblicos, para ofrecerles las informaciones que soliciten relati-vas a s mismos, a la gestin de la entidad, etc., como garanta detransparencia administrativa imprescindible en todo Estado de De-recho. Tiene tal importancia el derecho de acceso por parte de losciudadanos a los archivos y registros pblicos, que la Constitucinlo eleva al rango ms alto en su artculo 105.b); de este modo, bien

sea individualmente bien por medio de asociaciones, se ofrece uninstrumento para contrarrestar, en cierta forma, el creciente poder dela Administracin sobre los administrados: uno de los cimientos msslidos del inmenso poder que posee el aparato administrativo re-side en la informacin, emanada de los documentos y datos quemaneja. Por consiguiente, la nica defensa que le queda al individuopara contrarrestar la presuncin de legalidad y legitimidad de losactos administrativos, reside precisamente en la posibilidad de in-

quirir, a travs de los documentos, cuantos asuntos sean de su in-ters, y ello solamente es posible por medio de un correcto serviciode archivo.

La investigacin y la difusin cultural Este ltimo aspecto tiene es-pecial relieve en cuanto se trata de poner a disposicin de los ciu-dadanos los testimonios del pasado, no slo pasivamente, sino pormedio de una extensa labor cultural que nos brinda la Historia y

cuanto con ella se relaciona: publicaciones, visitas, exposiciones,conferencias, etc, todo ello sin olvidar su misin en el sector espe-

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cializado de la investigacin histrica profesional, donde los archivostienden a convertirse en verdaderos divertimentos culturales.

El objetivo ltimo de las actividades del archivo es hacer tiles parasu uso los documentos Desde el punto de vista de los gestores deuna Administracin, el archivo es un servicio enormemente positivoque permite optimizar la explotacin de los propios recursos infor-mativos y probatorios, adems de gestionar la memoria del propiodepartamento, tanto msnecesaria para la gestin cuanto ms cer-cana, y tanto ms importante desde el punto de vista del conoci-miento y prestigio de la propia institucin, cuanto ms remota sea en

el tiempo la documentacin.

2 . LA GEST IN DE LOS DOCUMENTOSPBLICOS:Como sealara ya en la dcada de los aos setenta Giuseppe Continolo,el trabajo de oficina, que se haba caracterizado tradicionalmente por orien-tarse al simple registroa posterioride los resultados de la gestin, ha pa-

sado a una fase de interpretacin ms dinmica y hasta de anticipacin delos mismos resultados.

El trabajo de oficina, elpaperworkde los norteamericanos, tiene dos fun-ciones principales:

1. Una funcin deregistro.

2. Una funcin deinformacin.

Elregistro, o si se prefiere la reunin de los datos elementales relativos a unaoperacin y su transcripcin a un documento cualquiera, generalmente unimpreso, es la funcin tradicional que las oficinas han realizado siempre deforma ms o menos amplia. Consiste en la creacin de documentos indis-pensables para el desarrollo de las actividades propias de cada organiza-cin.

Lainformacin por el contrario, es una funcin que, si bien exista ya en elpasado, slo en los ltimos aos se ha incluido perfectamente entre las ta-

reas del trabajo de oficina. Deriva directamente del registro, y en algunos

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casos va implcita en l. Es sabido, en efecto, que las copias de una ordenredactadas con fines de registro adquieren tambin un carcter informa-tivo, y en este sentido precisamente la funcin informativa ha estado siem-

pre presente en las organizaciones. Hoy, sin embargo, est ms repleta designificado, debido a la necesidad de poner en conocimiento de la direc-cin todos los elementos crticos indispensables para ejercer un controlefectivo sobre la marcha de la organizacin.

El paso del registro a la informacin se hace mediante la elaboracin, quees una serie de operaciones (codificacin, clasificacin, seleccin, clculo,agrupacin, etc.) que transforman los datos brutos en elementos significa-

tivos. Y precisamente el conjunto de las dos funciones, relacionadas entres por la elaboracin, es lo que da lugar a ese fenmeno conocido con elnombre de trabajo de oficina. En definitiva son trabajos de oficina todosaquellos que prevn la recogida de un dato, su registro posterior en un do-cumento que permita su conservacin, hasta el momento en que su utili-dad deje de existir y su definitiva transformacin en informacin.

Estas dos funciones estn presentes en el trabajo administrativo pblico, yde su interdependencia se derivan importantes consecuencias desde elpunto de vista organizativo. Aunque resulte difcil diseccionar ambas fun-ciones del trabajo de oficina, nos vamos a ocupar de la segunda, de la in-formativa, y ms concretamente de cuanto afecta a la organizacin de lainformacin que nos permita hacerla recuperable para su uso. Desde estaperspectiva los documentos conocen dos fases durante la etapa de uso yvalidez para las oficinas:

La primera es la de tramitacin, aquella en la que los asuntos sobre

los que informan los documentos se encuentran en algn puntoentre la iniciacin y la diligencia de archivo.

La segunda es la dearchivo, cuando tras su ejecucin, por cadu-cidad, etc, la tramitacin ha sido dada por concluida, salvo que unrecurso o cualquier otra circunstancia pudiera devolverlo a la etapaanterior.

El procedimiento administrativo, es decir el puramente burocrtico, se ca-

racteriza por tener unos plazos de resolucin habitualmente cortos, que van

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desde unos das hasta algunos meses; a diferencia de otros como puedanser el parlamentario o el judicial, en los que por sus peculiaridades puedeny suelen prolongarse en el tiempo durante ms de un ao. Para la gestin

de los documentos esto significa que por regla general el nmero de ex-pedientes abiertos simultneamente en una misma oficina o departamentoadministrativo es limitado, de modo que la recuperacin y consulta de losmismos no plantea exigencias organizativas especiales. Los expedientesestn a mano en cada puesto de trabajo o, en caso de adquirir cierto vo-lumen, en un armario de carpetas colgantes, donde es muy fcil ordenar-los (alfabticamente, por su nmero secuencias, utilizando carpetas de

distintos colores para diferenciar unos asuntos de otros ...).Ahora bien, cuando han concluido y deben permanecer disponibles para lasoficinas, el volumen de los expedientes aumenta considerablemente, mssi consideramos la posibilidad de que las oficinas estn integradas en undepartamento o divisin y, por economa de medios, racionalizacin, se-guridad, etc, utilicen unas mismas instalaciones para el archivo. A partir deeste momento hace falta proporcionar a los documentos algn tipo de or-ganizacin que los conserve en su integridad y fcilmente accesibles. Porotra parte, como quiera que el ciclo de vida de los documentos no concluyeaqu, sino que contina durante algunos aos ms y puede llegar a la con-servacin definitiva, hay que organizarlos con una perspectiva ms ampliaque rebasa la utilidad inmediata. Hay que tener en cuenta que los archivosde las oficinas, departamentos, secciones administrativas, etc, constituyensubsistemas englobados en el sistema de archivo que comprende todaslas fases del ciclo de vida de los documentos. En consecuencia, toda la or-

ganizacin deber realizarse de acuerdo con el programa de gestin de do-cumentos establecido por el archivero, siguiendo sus especificaciones. Sino hubiese archivero habr que incorporarlo a la plantilla o contratar los ser-vicios de uno, ya que sin su presencia activa cualquier poltica de gestinde los documentos y de la informacin administrativa estara abocada alfracaso, como lo estara la gestin econmica sin interventor, la jurdica sinsecretario general, o la urbanstica sin arquitecto. Puede que hasta ahoramuchos organismos hayan conseguido desempear sus funciones con untratamiento precario de la documentacin e informacin, pero todo aquel

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que pretenda ofrecer y desempear sus funciones con criterios de calidad,eficacia y transparencia, no podr hacerlo al margen de una buena gestindocumental.

Los procedimientos de gestin de los archivos pblicos deben ser des-arrollados en cada servicio o departamento de la Administracin, para ase-gurar una gestin racional y eficaz de la documentacin, y poder encontrarla informacin necesaria en un plazo de tiempo oportuno. No se trata de unafuncin accesoria y subalterna, sino de una funcin de administracin ac-tiva esencialpara la buena marcha del servicio, puesto que pretende -entreotros objetivos- permitir la mejor gestin del conjunto de informaciones que

la oficina necesita para ejercer sus actividades. Por lo tanto, es importantereconocer e institucionalizar la funcin del archivo en la oficina, lo que se tra-duce en:

1. Designar un responsable por cada servicio, entre el personal quemuestre aptitudes para la organizacin.

2. Definir su funcin en los siguientes aspectos:

Ser el puente de unin con el archivo y trabajar en coordinacincon el archivero, quien le instruir en las tcnicas necesarias parael correcto desarrollo de sus tareas anexas. Evidentemente,salvo que el desarrollo burocrtico as lo aconseje, estas tareasno sern desempeadas en rgimen de exclusividad.

Encargarse del mantenimiento, puesta al da y custodia del ar-chivo de oficina, as como de las transferencias al archivo ge-neral.

3. Dotar de los medios necesarios, con la consiguiente revaloriza-cin del puesto de trabajo y mejora del nivel retributivo, en atencina la importancia de su tarea y la necesidad de justa compensacina un trabajo que precisa dotes de organizacin, iniciativa y conoci-mientos aadidos.

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TEMA 2:

EL SISTEMA ARCHIVSTICO

PBLICO ESPAOL


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La estructura del sistema institucional y normativo de los archivos pblicosespaoles puede vertebrarse conforme a muy diversos criterios, no obs-tante, por razones expositivas, optamos aqu por el criterio que atiende al

mbito de aplicacin espacial o territorial de las diversas normas y los dife-rentes organismos directamente vinculados con la funcin de creacin ygestin de archivos pblicos.

1. MBITO COMUNITAR IO EUROPEO:Destaca en este mbito la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeoy del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos

personales y a la proteccin de la intimidad en el sector de las comunica-ciones electrnicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones elec-trnicas), Directiva esta que ha sido plenamente incorporada alordenamiento jurdico espaol que seguidamente abordaremos, por lo queno abundaremos por ahora en su contenido, a efectos de evitar reiteracio-nes innecesarias.

2. EL SISTEMA ARCH IVSTICO ESTATAL:2.1 . MARC O NO RMATIVO:El sistema archivstico espaol se conforma a la luz de la Constitucin de1978, es decir, est presidido por el reparto de competencias entre el Es-tado y las Comunidades Autnomas. De la Constitucin espaola cabedestacar los dos siguientes preceptos, determinantes de la estructura del

sistema de archivos espaoles:

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Artculo 148 de la Constitucin Espaola: 1. Las comunidades Au-tnomaspodrn asumir competencias en las siguientes materias:() 15. Museos, bibliotecas y conservatorios de msica de inters

para la Comunidad Autnoma (...). Artculo 149 de la Constitucin Espaola: 1. El Estado tiene com-

petencia exclusiva sobre las siguientes materias: () 28. Defensadel patrimonio cultural, artstico y monumental espaol contra la ex-portacin y la expoliacin; museos, bibliotecas y archivos de titula-ridad estatal, sin perjuicio de su gestin por parte de lasComunidades Autnomas ()

En consecuencia, el Estado ejerce su competencia exclusiva sobre loscomponentes del sistema archivstico estatal (es decir los archivos y orga-nismos archivsticos dependientes de la Administracin central); mientrasque las Comunidades Autnomas ejercen competencias exclusivas sobrelos archivos y organismos propios, as como la ejecucin de la legislacinestatal que no se reserve el Estado. Conviene destacar que, aunque laConstitucin establece que las Comunidades podrn asumir competen-

cias en esta materia, hoy da han asumido competencias en esta materiala totalidadde las Comunidades Autnomas.

Fruto del reparto constitucional de competencias en esta materia es la le-gislacin estatal de aplicacin general, la Ley 16/1985, de 25 de junio, delPatrimonio Histrico Espaol y los decretos posteriores de desarrollo, quese complementan con la normativa autonmica. Exponemos seguidamenteun listado de las principales normas de mbito estatal relativas tanto a la or-ganizacin y gestin de archivos, como a aspectos determinados pero fun-

damentales en la gestin de un archivo, tales como el derecho de accesoa archivos y registros, la gestin de archivos electrnicos, o la proteccinde la intimidad en los archivos pblicos:

Constitucin espaola- Artculos 148.1.15; y 149.1.28 de la Constitucin espaola.

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Leyes y Leyes Orgnicas:- Ley 9/1968, de 5 de abril, reguladora de los Secretos Oficiales(BOE nm. 84/1968, de 5 abril 1968), parcialmente modificada porLey 48/1978, de 7 de octubre, por la que se modifica la Ley de 5de abril de 1968, sobre secretos oficiales (BOE nm. 243, de 11 oc-tubre 1978).

- Ley Orgnica 1/1982, de 5 de mayo, de proteccin civil del dere-cho al honor, a la intimidad personal y familiar, y a la propia imagen(BOE nm. 115, de 14 mayo 1982), modificada por Ley Orgnica3/1985, de 29 de mayo; por Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octu-

bre; y por Ley Orgnica 10/1995, de 23 de noviembre (Ver, asi-mismo, STC 9/1990, de 18 de enero).

- Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol(BOE nm. 155, de 29 junio 1985), parcialmente modificada por Ley43/1995, de 27 de diciembre; por Ley 50/1998, de 30 de diciem-bre; por Ley 24/2001, de 27 de diciembre; por Ley 62/2003, de 30de diciembre; por Real Decreto Legislativo 3/2004, de 5 de marzo;

y por Ley 4/2004, de 29 de diciembre.- Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Ad-ministraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn(BOE nm. 285, de 27 noviembre 1992), parcialmente modificadapor Ley 6/1997, de 14 de abril; por Ley 4/1999, de 13 de enero;por Ley 24/2001, de 27 de diciembre; por Ley Orgnica 14/2003,de 20 de noviembre; segn Ley 57/2003, de 16 de diciembre; por

Ley 62/2003, de 30 de diciembre; y por Ley 11/2007, de 22 dejunio (Ver, asimismo, STC 50/1999, de 6 de abril de 1999).

- Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin deDatos de Carcter Personal (BOE nm. 298, de 14 diciembre 1999),modificada por Ley 62/2003, de 30 de diciembre (Ver, asimismo,STC 292/2000, de 30 de noviembre).

- Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica (BOE nm.304, de 20 diciembre 2003), parcialmente modificada por Ley56/2007, de 28 de diciembre.

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- Ley 21/2005, de 17 de noviembre, de restitucin a la Generali-dad de Catalua de los documentos incautados con motivo de laGuerra Civil custodiados en el Archivo General de la Guerra Civil Es-

paola y de creacin del Centro Documental de la Memoria Hist-rica (BOE nm. 276, de 18 noviembre 2005).

- Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechosde acceso a la informacin, de participacin pblica y de acceso ala justicia en materia de medio ambiente (BOE nm. 171, de 19 julio2006), modificada por Real Decreto Legislativo 1/2008, de 11 deenero.

- Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciu-dadanos a los Servicios Pblicos (BOE nm. 150, de 23 junio 2007).

Reglamentos:- Real Decreto 111/1986, de 10 de enero, de desarrollo parcial dela Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol(BOE nm. 24, de 28 enero 1986).

- Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula lautilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por laAdministracin General del Estado.

- Real Decreto 2598/1998, de 4 diciembre, por el que se apruebael Reglamento de Archivos Militares (BOE nm. 303, de 19 diciem-bre 1998).

- Real Decreto 670/1999, de 23 de abril, por el que se crea la Co-

misin Interministerial de Simplificacin Administrativa.- Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula lapresentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Ad-ministracin General del Estado, la expedicin de copias y docu-mentos y devolucin de originales y el rgimen de las oficinas deregistro.

- Real Decreto 1289/1999, de 23 de julio, de creacin de la Comi-

sin Interministerial de la Sociedad de la Informacin y de las Nue-vas Tecnologas

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- Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que se re-gula la expedicin de la tarjeta nacional de investigador para la con-sulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al

sistema archivstico espaol (BOE nm. 11, de 13 enero 2000).- Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula lacomposicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Su-perior Calificadora de Documentos Administrativos (BOE nm. 36,de 11 febrero 2000).

- Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regulala conservacin del patrimonio documental con valor histrico, el

control de la eliminacin de otros documentos de la AdministracinGeneral del Estado y sus organismos pblicos y la conservacin dedocumentos administrativos en soporte distinto al original (BOE nm.274, de 15 noviembre 2002).

- Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulanlos registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacinde medios telemticos para la sustitucin de la aportacin de certi-

ficados por los ciudadanos.- Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de losarchivos judiciales (BOE nm. 181, de 30 julio 2003).

- Real Decreto 760/2005, de 24 de junio, por el que se crea el Pa-tronato del Archivo General de Indias (BOE nm. 151, de 25 junio2005).

- Real Decreto 1267/2006, de 8 de noviembre, por el que se crea

el Patronato del Archivo de la Corona de Aragn (BOE nm. 268, de9 noviembre 2006).

- Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre, por el que se de-roga el Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el quese regula la expedicin de la tarjeta nacional de investigador para laconsulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos alsistema archivstico espaol, en lo relativo a los archivos de titulari-dad estatal dependientes del Ministerio de Cultura (BOE nm. 284,de 28 noviembre 2006).

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- Real Decreto 697/2007, de 1 de junio, por el que se crea el Cen-tro Documental de la Memoria Histrica (BOE nm. 143, de 15 junio2007).

- Orden de 25 de noviembre de 1996 por la que se regula la com-posicin y funciones de la Junta Superior de Archivos (BOE nm.289, de 30 noviembre 1996).

- Orden de 14 de abril de 1999 por la que se establecen criteriospara la emisin de la comunicacin a los interesados en el artculo42.4 de la Ley 30/1992, de Rgimen jurdico de las Administracio-nes Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.

- Orden de 20 de septiembre de 1999 sobre composicin de laJunta Superior de Archivos (BOE nm. 240, de 7 octubre 1999).

- Orden CUL/1014/2007, de 30 de marzo, por la que se consti-tuye la Comisin Espaola sobre la digitalizacin y la accesibilidad enlnea del material cultural y la conservacin digital (BOE nm. 93, de18 abril 2007).

- Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo, por la que se crea la Co-

misin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (BOE nm.131, de 1 junio 2007).

2.2. MARCO INSTITUC IONAL :En el mbito estatal, el sistema archivstico es competencia del Ministerio deCultura. La poltica ministerial en este sector est encomendada a la Direc-cin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, que la desarrolla a travs dela Subdireccin General de los Archivos Estatales, que cuenta con las si-guientes funciones:

Gestin de los archivos de titularidad y gestin estatal adscritos alMinisterio de Cultura;

Creacin, dotacin y fomento de archivos de titularidad estatal.

Asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal de-

pendientes de otros Ministerios;

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Coordinacin del Sistema Espaol de Archivos;

Fomento de la conservacin de su patrimonio documental, su pro-mocin y difusin nacional e internacional; y

Planificacin, desarrollo y mantenimiento del Archivo Central del Mi-nisterio de Cultura.

El sistema est compuesto por una serie de rganos y de centros depen-dientes de la mencionada subdireccin, contando con el concurso de otrosrganos de ms amplia competencia:

A CentrosLos archivos del poder ejecutivo (Ministerios, Presidencia del Gobierno,Consejo de Estado, organismos estatales, empresas pblicas), los delpoder legislativo (Congreso y Senado), los del poder judicial (Audiencia Na-cional, Tribunal Supremo, etc.), as como los del ejrcito, quedan fuera deeste sistema archivstico, puesto que su adscripcin orgnica a sus res-pectivas instituciones los mantienen desvinculados. Algo que, con algunas

diferencias, tambin sucede en otros Estados de nuestro entorno. Este di-vorcio entre lo Administrativo y lo cultural impide el control de los docu-mentos durante todo el ciclo de vida, la normalizacin y armonizacin deltrabajo archivstico. Salvo situaciones particulares, la posibilidad de actuarsobre los fondos comienza solamente a partir del momento en que estosllegan al archivo de cada organismo, y supuesto que este haya tenido laprecaucin de dotarlo de personal, en el mejor de los casos cuando hanperdido su valor de uso corriente. Esto explica que los centros que a con-tinuacin se relacionan sean archivos histricos:

a) Archivos histricos estatales:

- Archivo Central del Ministerio de Cultura

- Archivo General de Indias

- Archivo General de Simancas

- Archivo Histrico Nacional

- Archivo de la Corona de Aragn

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- Archivo de la Real Chancillera de Valladolid

- Archivo General de la Administracin

- Archivo Histrico Provincial de lava

- Archivo Histrico Provincial de Guipzcoa

- Archivo Histrico Provincial de Vizcaya

- Centro Documental de la Memoria Histrica (integra el tradicionalArchivo General de la Guerra Civil Espaola, con sede en Sala-manca).

b) Archivos histricos provinciales:Existentes en prcticamente todas las provincias, recogen los fon-dos notariales de las mismas, las contaduras de hipotecas y la do-cumentacin de los servicios perifricos de la Administracin estatal.Reservndose sta su titularidad, la gestin de un nmero significa-tivo de los mismos ha sido transferida a las respectivas comunida-des autnomas.

B rganosDestacan los siguientes:

- El Centro de Informacin Documental de Archivos (CIDA): Entren funcionamiento en 1979, y tiene como misin fundamental elhacer accesible la informacin documental y bibliogrfica archivsticaa todas las esferas interesadas en ella.

Respecto de la informacin documental, su actividad se centra enla elaboracin y difusin de los instrumentos que faciliten el conoci-miento y localizacin del Patrimonio Documental de la Nacin, ascomo la comunicacin entre los investigadores. Los principales lo-gros en este terreno consisten en una serie de bases de datos au-tomatizados:

- El Censo-Gua de Archivos: donde se recoge informacin

sobre buena parte de los archivos espaoles, tanto pblicos

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como privados, con datos relativos a su direccin, horarios,condiciones de acceso, servicios al pblico y breve descrip-cin de los fondos, incluyendo sus fechas lmite y el volumen

de los mismos.- La Gua de Investigadores en los archivos espaoles, ela-borada con los datos recabados de los archivos del sistemaestatal, as como con los facilitados por todos los demscentros que responden a las encuestas anuales.

- Las guas de fuentes: consisten en bases de datos sobrelas fuentes para la historia existentes en Espaa, de entre las

que cabe destacar la Gua de Fuentes para la Historia de Ita-lia y Espaa, as como la Gua de Fuentes sobre la GuerraCivil.

El programa de informacin bibliogrfica se basa en una exhaustivabiblioteca especializada en archivstica que recoge monografas ycerca de cuatrocientas revistas relativas a la archivstica y a las cien-cias relacionadas. Toda la informacin est recogida en una base de

datos automatizada (BARC) y, adems se difunde por medio del Bo-letn de Informacin, publicacin trimestral en la que se da noticiasobre bibliografa profesional ingresada en la biblioteca.

Asimismo, el centro ofrece una serie de servicios a sus usuarios,consistentes en acceso a todas las bases de datos a travs de In-ternet, asesoramiento y orientacin en todo cuanto se relacione conel sector archivero.

- El Servicio de Reproduccin de Documentos: Tiene encomen-dada la preparacin de los planes de microfilmacin y digitalizacin.Entre sus funciones se encuentran las de garantizar la seguridad dela documentacin histrica y bibliogrfica mediante los planes demicrofilmacin, la edicin de series documentales completas en mi-crofilm y la difusin de los fondos reproducidos. Su archivo de se-guridad conserva millones de fotografas de cientos de archivos,bibliotecas e instituciones espaolas y extranjeras.

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- La Junta Superior de Archivos:

Es un rgano consultivo, cuyas funciones consisten en:

1.- Elevar al Director General del Libro, Archivos y Bibliotecaspropuestas conducentes a mejorar la investigacin, conser-vacin, enriquecimiento, proteccin y difusin de los bienesintegrantes del Patrimonio Documental y de los archivos.

2.- Asesorar e informar sobre dichos asuntos cuando seaconsultada por el mencionado director.

- La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrati-vos: Tiene como finalidad el estudio y dictamen de las cuestiones re-lativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de laAdministracin General del Estado y de los organismos pblicos vin-culados o dependientes de ella, as como su integracin en los ar-chivos y el rgimen de acceso e inutilidad Administrativa de talesdocumentos. Se crea mediante el Real Decreto 139/2000, de 4 defebrero, (BOE num. 36, del viernes 11 de febrero de 2000) por el

que se regula la composicin, funcionamiento y competencias dedicha Comisin. El rgimen y el procedimiento a seguir para la eli-minacin de documentos y, en su caso, conservacin en soportedistinto al original, se establece por el Real Decreto 1164/2002, de8 de noviembre (BOE nm. 274, de 15 de noviembre de 2002). Asi-mismo este Real Decreto modifica la composicin de dicha Comi-sin.

Los organismos que a continuacin se relacionan tienen un campo de ac-tuacin ms amplio, e inciden directamente en la poltica archivstica delEstado:

- Instituto del Patrimonio Histrico:

Tiene asignadas, entre otras competencias, la elaboracin de planespara la conservacin del Patrimonio Histrico Espaol en materia depatrimonio arquitectnico, arqueolgico y bienes muebles, entre los

que se encuentra el Patrimonio Documental y Bibliogrfico. Ademsde la obligacin de restaurar los bienes correspondientes del Patri-

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monio Histrico, tiene encomendado el asesoramiento tcnico res-pecto de las instalaciones de archivos y bibliotecas estatales y, muyespecialmente, de los talleres de restauracin ubicados en sus de-

pendencias.Esta doble funcin de restaurar y asesorar en la materia responde ala imposibilidad de que el propio servicio pueda atender todas lassolicitudes recibidas, y cubrir la necesidad urgente y constante deintervenir en los fondos deteriorados de los numerosos archivos y bi-bliotecas de nuestro territorio e, incluso, de las mltiples solicitudesdirigidas desde el extranjero.

- Consejo del Patrimonio Histrico:Su finalidad esencial consiste en facilitar la comunicacin y el inter-cambio de programas de actuacin e informacin relativos al Patri-monio Histrico Espaol entre las administraciones estatal yautonmicas.

- Junta de Calificacin, Valoracin y Exportacin de Bienes del Pa-trimonio Histrico Espaol:

Posee las siguientes funciones:l.- Dictaminar las solicitudes de permiso de exportacin.

2.- Informar las solicitudes de permiso de exportacin temporal delterritorio espaol.

3.- Fijar el valor de los bienes exportados ilegalmente a los efectosde determinar su correspondiente sancin.

4.- Valorar los bienes que se pretenda entregar al Estado en pago

de la deuda tributaria y realizar todo tipo de valoraciones.

5.- Valorar los bienes que el Ministerio de Cultura proyecte adquirircon destino a las bibliotecas, archivos y museos de titularidad esta-tal.

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3. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS EN LASCOMUNIDADES AUTNOM AS:3.1 . MARC O NO RMATIVO:1. Andaluca:

Leyes:

- Ley 3/1984, de 9 enero 1984. Ley de Archivos de Andaluca (BOEnm. 25, de 30 enero 1984 y BOJA nm. 4, de 10 enero 1984).

- Ley 14/2007, de 26 de noviembre de 2007. Regula el PatrimonioHistrico de Andaluca (BOE nm. 38, de 13 febrero 2007 y BOJA

nm. 248, de 19 diciembre 2007).Reglamentos:

- Decreto 258/1994, de 6 septiembre 1994. Integra en el SistemaAndaluz de Archivos y en el Sistema Bibliotecario de Andaluca losarchivos y bibliotecas de titularidad estatal gestionados por la Juntade Andaluca (BOJA nm. 169, de 26 octubre 1994).

- Decreto 97/2000, de 6 marzo 2000. Aprueba el Reglamento del

Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9-1-1984 de Archivos (BOJA nm. 43, de 11 abril 2000).

2. Aragn:Leyes:

- Ley 6/1986, de 28 noviembre 1986. Regulacin de los Archivosde Aragn (BOE nm. 301, de 17 diciembre 1986 y BOA nm.120, de 1 diciembre 1986).

Reglamentos:

- Decreto 34/1987, de 1 abril 1987. Desarrolla parcialmente la Ley28 noviembre 1986, que regula los Archivos de Aragn (BOA nm.42, de 13 abril 1987).

- Orden de 7 julio 2003. Aprueba el modelo de Reglamento de losArchivos Comarcales de Aragn (BOA nm. 87, de 16 julio 2003).

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3. Principado de Asturias:- Ley 1/2001, de 6 marzo 2001. Normas reguladoras del Patri-

monio Cultural del Principado de Asturias (BOE nm. 135, de 6 junio2001 y BOPA nm. 75, de 30 marzo 2001).

4. Islas Baleares:- Ley 12/1998, de 21 diciembre 1998. Ley del Patrimonio Histricode Illes Balears (BOE nm. 31, de 5 febrero 1999 y BOIB nm. 165,de 29 diciembre 1998).

- Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio docu-mental de las Illes Balears (BOE nm. 285, de 29 noviembre 2006y BOIB nm. 152, de 28 octubre 2006).

5. Canarias:- Ley 3/1990, de 22 febrero 1990. Normas reguladoras del Patri-monio Documental y Archivos de Canarias (BOE nm. 92, de 17abril 1990 y BOC nm. 27, de 2 marzo 1990).

6. Cantabria:Leyes:- Ley 11/1998, de 13 octubre 1998. Ley del Patrimonio Cultural deCantabria (BOE nm. 10, de 12 enero 1999 y BOCANT nm. 240,de 2 diciembre 1998).

- Ley 3/2002, de 28 junio 2002. Archivos de Cantabria (BOE nm.176, de 24 julio 2002 y BOCANT nm. 131, de 9 julio 2002).

Reglamentos:

- Decreto 36/2001, de 2 mayo 2001. Desarrollo parcial de Ley deCantabria 11/1998, de 13-10-1998, de Patrimonio Cultural (BO-CANT nm. 89, de 10 mayo 2001).

7. Castilla La Mancha:Leyes:

- Ley 4/1990, de 30 mayo 1990. Regulacin del Patrimonio Hist-rico de Castilla-La Mancha (BOE nm. 221, de 14 septiembre 1990

y BOCCLM nm. 41, de 13 junio 1990).

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- Ley 19/2002, de 24 octubre 2002. Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha (BOE nm. 301, de 17 diciembre 2002 y BOCCLMnm. 141, de 15 noviembre 2002).

Reglamentos:- Decreto 6/2005, de 18 enero 2005. Aprueba el Reglamento deuncionamiento y composicin del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha (BOCCLM nm. 18, de 26 enero 2005).

8. Castilla y Len:Leyes:

- Ley 6/1991, de 19 abril 1991. Regula los Archivos y el Patrimonio

Documental de Castilla y Len (BOE nm. 134, de 5 junio 1991 yBOCYL nm. 91, de 15 mayo 1991).

- Ley 12/2002, de 11 julio 2002. Patrimonio Cultural de Castilla yLen (BOE nm. 183, de 1 agosto 2002 y BOCYL nm. 139, de 19julio 2002).

Reglamentos:

- Decreto 221/1994, de 6 octubre 1994. Estructura y funciones del

Archivo General de Castilla y Len y articulacin con los ArchivosHistricos Provinciales de la Comunidad (BOCYL nm. 197, de 11octubre 1994).

- Decreto 115/1996, de 2 mayo 1996. Reglamento del Sistema deArchivos de Castilla y Len (BOCYL nm. 87, de 8 mayo 1996).

9. Catalua:Leyes:

- Ley 10/2001, de 13 julio 2001. Archivos y documentos de Cata-lua (BOE nm. 206, de 28 agosto 2001 y DOGC nm. 3437, de24 julio 2001).

- Ley 9/1993, de 30 septiembre 1993. Regula el patrimonio cultu-ral cataln y DOGC nm. 1807, de 11 octubre 1993).

Reglamentos:

- Decreto 61/1982, de 22 enero 1982. Regula la Inspeccin Ge-

neral de Archivos y Bibliotecas de Catalua (DOGC nm. 216, de 21abril 1982).

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- Decreto 110/1988, de 5 mayo 1988. Regula la organizacin de laRed de Archivos Histricos Comarcales de Catalua (DOGC nm.995, de 25 mayo 1988).

- Decreto 117/1990, de 3 mayo 1990. Sobre evaluacin y selec-cin de documentacin de la Administracin pblica de Catalua(DOGC nm. 1297, de 25 mayo 1990).

- Decreto 76/1996, de 5 marzo 1996. Regula el sistema general degestin de la documentacin administrativa y la organizacin de losarchivos de la Generalidad de Catalua (DOGC nm. 2180, de 11marzo 1996).

- Decreto 13/2008, de 22 enero 2008. sobre acceso, evaluacin yseleccin de documentos (DOGC nm. 5056, de 25 enero 2008).

10. Extremadura:- Ley 2/1999, de 29 marzo 1999. Ley del Patrimonio Histrico yCultural de Extremadura (BOE nm. 139, de 11 junio 1999 y DOEnm. 59, de 22 mayo 1999).

- Ley 2/2007, de 12 de abril, de archivos y patrimonio documental

de Extremadura (BOE nm. 127, de 28 mayo 2007 y DOE nm. 48,de 26 abril 2007).

11. Galicia:- Ley 8/1995, de 30 octubre 1995. Regula el Patrimonio Culturalde Galicia (BOE nm. 287, de 1 diciembre 1995 y DOG nm. 214,de 8 noviembre 1995).

Reglamentos:

- Decreto 307/1989, de 23 noviembre 1989. Regula el sistema dearchivos y el patrimonio documental de Galicia (DOG nm. 23, de 1febrero 1990).

12. La Rioja:- Ley 4/1994, de 24 mayo 1994. Archivos y Patrimonio Documen-tal de La Rioja (BOE nm. 144, de 17 junio 1994 y BOR nm. 67,de 28 mayo 1994).

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13. Madrid:- Ley 4/1993, de 21 abril 1993. Regula los Archivos y PatrimonioDocumental de la Comunidad de Madrid (BOE nm. 138, de 10junio 1993 y BOC.M nm. 101, de 30 abril 1993).

14. Regin de Murcia:- Ley 6/1990, de 11 abril 1990. Regula los Archivos y el PatrimonioDocumental de la Regin de Murcia (BOE nm. 170, de 17 julio1990 y BORM nm. 116, de 22 mayo 1990).

15. Navarra:Leyes:- Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos deNavarra (BOE nm. 113, de 11 mayo 2007 y BON nm. 48, de 18abril 2007).

- Ley Foral 14/2005, de 22 noviembre 2005. Ley Foral de Patrimo-nio Cultural de Navarra (BON nm. 141, de 25 noviembre 2005).

Reglamentos:

- Decreto Foral 75/2006, de 30 octubre 2006. Aprueba Reglamentoque regula la composicin, organizacin y funcionamiento de la Co-misin de Evaluacin Documental de Navarra (BON nm. 139, de20 noviembre 2006).

16. Comunidad Valenciana:Leyes:

- Ley 4/1998, de 11 junio 1998. Ley del patrimonio cultural valen-

ciano (BOE nm. 174, de 22 julio 1998 y DOGV nm. 3267, de 18junio 1998).

- Ley 5/2007, de 9 de febrero, de la Generalitat, de modificacinde la Ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano(BOE nm. 71, de 23 marzo 2007 y DOGV nm. 5449, de 13 fe-brero 2007).

- Ley 3/2005, de 15 junio 2005. Ley de Archivos de la Comunidad

Valenciana (DOGV nm. 5029, de 16 junio 2005).

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Reglamentos:

- Decreto 189/2005, de 2 diciembre 2005. Regula la Junta Califi-cadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valo-racin, conservacin y eliminacin del patrimonio documental de losarchivos pblicos de la Comunidad Valenciana (DOGV nm. 5150,de 7 diciembre 2005).

17. Pas Vasco:Leyes:

- Ley 7/1990, de 3 julio 1990. Regulacin del Patrimonio CulturalVasco (BOPV nm. 157, de 6 agosto 1990).

Reglamentos:

- Decreto 232/2000, de 21 noviembre 2000. Aprueba el Regla-mento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Pa-trimonio Documental del Pas Vasco (BOPV nm. 235, de 11diciembre 2000).

- Decreto 174/2003, de 22 julio 2003. Organizacin y funciona-miento del Sistema de Archivo de la Administracin Pblica de laComunidad Autnoma del Pas Vasco (BOPV nm. 163, de 22agosto 2003).

- Decreto 27/2008, de 5 febrero 2008. Modifica y refunde la nor-mativa de organizacin y funcionamiento del Consejo Vasco de laCultura (BOPV nm. 33, de 15 febrero 2008).

3.2. MARCO INSTITUC IONAL :Existe una gran desigualdad de competencias entre las distintas Comuni-dades Autnomas, por lo que no es posible definir un modelo autonmicode organizacin de archivos.

Casi todas las Comunidades Autnomas han diseado sus respectivos sis-temas archivsticos con grados de concrecin muy desiguales, ya medianteleyes de archivos, ya diluidos en las de patrimonio histrico a imitacin del

Estado. Aunque los modelos autonmicos estn bsicamente diseados yen gran medida desarrollados, los sistemas archivsticos an son suscep-

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tibles de desarrollo en grandes reas. A fin de obviar este problema en lamedida de lo posible, nos limitaremos a exponer los aspectos centrales yms estables de dichos sistemas.

Los elementos comunes que constituyen el modelo de sistema archivs-tico autonmico son los siguientes:

Orgnicamente dependen de la Consejera que asume las compe-tencias en materia de cultura, lo cual no es impedimento para queen casi todos los casos resuelvan mejor que el Estado la regulacindel ciclo de vida de los documentos, siempre a la espera de una re-glamentacin a desarrollar. Tngase en cuenta adems que se trata

de administraciones de nuevo cuo sin pesadas herencias secula-res.

Los sistemas estn integrados por rganos y centros: Entre los r-ganos se diferencian tres tipos:

Los directivos, encargados de coordinar y disear las respecti-vas polticas sectoriales;

Los consultivos, concebidos como organismos de asistencia y

asesoramiento; y Los servicios, que desarrollan aspectos concretos de las polti-

cas archivsticas tales como restauracin, microfilmacin, etc.

En cuanto a los centros, estn integrados por centros y redesde archivos desde dos perspectivas:

Los archivos pblicos, cuya enumeracin vara segn el mbitocompetencial de cada comunidad. En todos los casos se crea

un archivo general de nueva planta con amplias funciones. Los archivos de inters pblico, de propiedad privada pero que

por contar con determinadas subvenciones y/o beneficios fis-cales, quedan integrados en el sistema respectivo.

Resulta comn a muchas leyes el deseo, expresado explcita o im-plcitamente, de acceder a la gestin de archivos estatales de m-bito supra-autonmico, como es el caso de los de Simancas o

Corona de Aragn, entre otros.

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Todas las legislaciones contemplan el acceso de los ciudadanos ala documentacin pblica, as como el fomento y difusin de susrespectivos patrimonios documentales. Sin embargo, como ten-

dremos ocasin de comprobar de momento se escudan en la au-sencia de un marco legislativo nacional que desarrolle el artculo105.b) de la Constitucin, sobre el que ms tarde volveremos.

4. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOSMUNICIPALES:4.1 . MARC O NO RMATIVO:

- Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de Bases de RgimenLocal (BOE nm. 80, de 31 abril 1985).

- Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que seaprueba el Reglamento de organizacin, funcionamiento y rgimenjurdico de las Entidades locales (BOE nm. 305, de 22 diciembre1986).

4.2. MARCO INSTITUC IONAL :Los archivos municipales constituyen un espacio caracterizado por:

a) laautonoma ante otras administraciones lo que les permite unaactuacin ms amplia y eficaz que la del Estado y las ComunidadesAutnomas. A tal respecto, existen ejemplos muy representativos

especialmente entre los municipios de ms de 20.000 habitantes;b) la dispersin, escaso tamao y carencia de recursos para estafuncin administrativa en la mayora de los entes locales, lo que di-ficulta el ejercicio de dicha autonoma.

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TEMA 3:

LA FORMACIN DE ARCHIVOS

ADMINISTRATIVOS


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1 . PROCEDIMIENTOS DE CLASIFICACIN:

Clasificar consiste en agrupar jerrquicamente los documentos estable-ciendo agregados o clases, desde los ms especficos a los ms amplios,en los siguientes niveles:

Primer nivel: las unidades archivsticas (expedientes, libros, dos-siers...). Una oficina determinada tiene encomendadas una serie detareas o actividades en cuyo desempeo se producen documentos.Estos documentos se agrupan desde el origen en forma de expe-dientes, libros, dossiers, etc, lo que constituira un primer nivel.

Segundo nivel: las series. Todas las unidades archivsticas (expe-dientes etc.) que son resultado de una misma actividad constituyenel segundo nivel de agrupacin, denominado serie. Las series secaracterizan por estar formadas por un conjunto de expedientes, le-gajos, etc. producidos de manera continuada como resultado deuna misma actividad; as, la actividad de calcular y cobrar el Im-puesto sobre la Renta de las Personas Fsicas da lugar a la serie de

expedientes del IRPF, la cual estar constituida por todas las decla-raciones, ao tras ao.

Tercer nivel: las secciones. Podemos seguir agrupando todas lasseries de las distintas oficinas de un departamento, seccin o rearelacionadas entre s por ejercer atribuciones emparentadas por unamisma funcin, lo que da lugar a las secciones; por ejemplo, todaslas series producidas por la funcin de gestin de los recursos hu-

manos de un organismo constituirn la seccin de Personal o Re-cursos Humanos.

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Cuarto nivel: el fondo. Por ltimo todas las secciones en que se clasifi-quen los documentos de un organismo constituyen su fondo de archivo.

Entre las series y las secciones es posible establecer agrupaciones inter-medias, como las subsecciones, cuando la abundancia de series o la va-riedad de atribuciones, as lo aconsejen.

La clasificacin responde a una doble necesidad: proporcionar una es-tructura lgica a los documentos, y facilitar su localizacin conceptual, estoes, al tiempo que los agrupa jerrquicamente por niveles, facilita el accesoa la informacin.

Empleando estas agrupaciones dispuestas en orden inverso, de las ms

amplias a las ms especficas, se construye el cuadro de clasificacin, laestructura jerrquica y lgica que refleja las funciones y las actividades deuna organizacin, funciones que generan la creacin o la recepcin de do-cumentos El cuadro de clasificacin lo elabora el archivero para toda ladocumentacin del organismo en cuestin, tanto la histrica como la actual;de modo que el de una entidad que se remonte muy atrs en la historiacomo lo pueda ser un municipio, debe servir para clasificar desde los do-

cumentos medievales hasta los ms recientes.Esto supone por parte del archivero el conocimiento de la entidad, de su or-ganizacin y estructura, de los mtodos de funcionamiento, de los proce-dimientos y de las variaciones en el tiempo de cada uno de estoselementos.

Hay tres elementos bsicos a considerar en la clasificacin de los docu-mentos: las acciones a que estos se refieren, la estructura orgnica de la

dependencia que los produce, y los asuntos o materias a que se refieren.Por consiguiente, existen tres sistemas o criterios de clasificacin:

1. La clasificacin funcionalLos expedientes, unidad bsica de la accin administrativa, deben agru-parse segn la funcin de la que son reflejo. As, en un expediente munici-pal de obras de un edificio particular, su clasificacin vendr dada por la

funcin urbanstica de los ayuntamientos, y no por las personas implicadas

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en el trmite; esta funcin urbanstica se divide en acciones que la des-arrollan y reflejan los aspectos sobre los que actan: la planificacin y elcontrol, entre otros.

En el desarrollo de un cuadro de clasificacin, debern tomarse en cuentalas funciones al establecer las agrupaciones documentales, de acuerdocon un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrn estable-cerse las clases principales o ms amplias sobre la base de las funcionesmayores de una dependencia, las secundarias sobre la base de las activi-dades, y las clases ms detalladas debern comprender los expedienteso series documentales. Segn este esquema piramidal las grandes divi-

siones vienen dadas por las funciones cada una de las cuales se desarro-lla ramificadamente de acuerdo con las acciones, y estas a su vez pormedio de las transacciones.

2. La clasificacin orgnicaEste sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administra-tivas, la divisin orgnica de la institucin, sus servicios, secciones, divisio-nes administrativas, etc. As, por ejemplo, en un municipio organizado abase de reas delegadas, la clasificacin emplear cada una de ellas comopunto de partida: rea de hacienda, rea de urbanismo, rea de cultura,deportes y juventud, etc.

3. Clasificacin por materiasEs el sistema empleado en las bibliotecas, segn el cual se establecen losgrupos en virtud de los asuntos o materias a que se refiera su contenido:guerra, abastos, demografa, cuentas, etc.

La eleccin del sistema de clasificacin ms apropiado de entre los tres yaexpuestos, depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivstico:

- Debe ser un sistema lo ms estable posible, de modo que la cla-sificacin dada al fondo perdure en el tiempo.


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- Debe ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa tantode la percepcin que cada cual pueda tener del contenido de losdocumentos, cuanto de aspectos inequvocos.

- Debe sustentarse en un criterio que emane de la propianaturalezade los documentos, del proceso administrativo del cual son resul-tado.

Aplicando estos aspectos, el sistema de materias queda descartado porcarecer de estabilidad, ya que la subjetividad es mayor, por cuanto el con-tenido es percibido de forma diferente por cada cual, adems es indepen-diente del proceso que da lugar a los documentos.

El sistema orgnico es objetivo, ya que la estructura organizativa de unaentidad es ajena al observador y est determinada por los fines que persi-gue, en cuyo sentido le viene dada. Por otra parte, las series son estable-cidas de acuerdo con el proceso administrativo del cual resultan. Sinembargo, como las estructuras organizativas varan con el tiempo en virtudde mltiples contingencias, no cumple la exigencia de estabilidad.

La clasificacin funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos,

de acuerdo con la cual define las series. Asimismo es objetiva como lo esel criterio empleado, por cuanto las actividades, las funciones y las accio-nes, derivan de los fines inherentes a la entidad y el nico problema queplantean es su correcta identificacin. Es por tanto objetivo y, adems, cum-ple la otra condicin, es estable. Las funciones varan de magnitud a lo largode la historia de una entidad, pero en esencia permanecen. Tambin sepuede dar el caso de que una o ms funciones desaparezcan o surjanotras nuevas, en el primero darn lugar a series cerradas que a partir de unafecha dada dejarn de crecer, y en el otro a nuevas series que incorpora-remos a la clasificacin.

Uno de los problemas que plantea este sistema, radica en la perfecta dife-renciacin entre los rganos y las funciones. Por ejemplo podemos hablarde la funcin de personal y del departamento de personal, la funcin deasesora jurdica y el departamento de tal nombre, la funcin de direccin ydicho departamento, etc. Algunas veces la funcin y el rgano se denomi-

nan de la misma forma, cuando as sea no tiene sentido alterar el nombre,

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la diferencia estriba en que mientras una permanece el otro suele sufrir al-teraciones. Por ejemplo, una ejecucin tcnica puede ser eliminada del or-ganigrama y contratada como servicio en el exterior, pero la funcin

permanecer, as como los documentos generados mediante su ejercicio.Por otra parte, la clasificacin funcional es un modelador de informacinque sirve para normalizar la denominacin de las series y, por ende de losexpedientes, de modo que diferentes individuos y en distintos momentos ycircunstancias denominarn de la misma manera a los distintos expedien-tes pertenecientes a una misma serie. Por ejemplo: un expediente de in-fraccin urbanstica puede ser denominado como expediente de multa por

obras para uno, mientras que otro lo considere un expediente de excesode volumen edificado, o para el de ms all sea un expediente contra la em-presa X por incumplimiento de la licencia de obras. En estos y otros casosno cabra la discusin, pues con independencia del resultado (sancin), dela causa (exceso de volumen edificado) y del encausado (empresa X), loque da naturaleza a ese expediente es ser resultado dela atribucin que losayuntamientos tienen para controlar y sancionar las infracciones urbansti-cas, y que da origen a su serie correspondiente.

Adems, el cuadro de clasificacin constituye una herramienta de bs-queda de la informacin inigualable, por cuanto permite acceder a la mismacon lgica, coherencia y exclusividad. Se podra pensar que con los orde-nadores todo est resuelto y ya no es necesario clasificar, pero sera en-gaarse, pues es precisamente en un sistema informtico donde el cuadrode clasificacin alcanza su mayor utilidad. Un aspecto que puede generarms problemas si no se gestiona correctamente son los trminos por los

cuales se recupera la informacin. Si bien los programas permiten las bs-quedas en texto libre, lo cierto es que como un mismo objeto puede serdescrito de mltiples formas, el resultado presenta una alta tasa deruido (in-formacin que no tiene nada que ver con lo que buscamos) yprdidas (in-formacin que puede interesamos pero que no se recupera por estardescrita de otra manera). El cuadro de clasificacin resuelve este problema,ya que es posible acceder directamente a la informacin concreta a travsde la materia, el nombre, etc, como cualquier sistema de informacin, yadems hacerlo a travs de las agrupaciones (desde la seccin a la serie)

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cuya denominacin est normalizada. De este modo, alguien que quieraconsultar el expediente de la infraccin urbanstica puede hacerlo directa-mente si sabe el nombre de la empresa, el objeto de la infraccin o algn

otro dato especfico, o a travs de la serie aislar todos los expedientes deinfracciones urbansticas e ir aproximndose con otros operadores comola fecha, etc., siempre con la absoluta certeza de que ningn expediente deesa serie va a quedar fuera por defectos de interpretacin de quienes hayanintroducido los datos en la base.

2. PROCEDIMIENTOS DE ORDENACIN:En los manuales para la formacin del secretariado y en otros textos es ha-bitual encontrar confundidos los conceptos de clasificacin y de ordena-cin, de modo que se habla de la clasificacin alfabtica, numrica,alfanumrica, etc., cuando en realidad se estn refiriendo con ello a pro-cedimientos de ordenacin. Si al definir clasificacin hemos establecidoque consiste enagrupar jerrquicamente los documentos estableciendoagregados o clases, desde los ms especficos a los ms amplios en di-

versos niveles;la ordenacin es una tarea material consistente en relacio-nar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido deantemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros, etc. La or-denacin se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los do-cumentos, los expedientes, las series, etc. De modo que cuando tomamosun conjunto de cartas y las distribuimos en funcin de los apellidos y elnombre de las personas a las que van dirigidas, lo que estamos haciendo

es ordenar esas cartas alfabticamente; clasificarlas sera otra cosa, comoya hemos visto, consistente en adscribirlas a la serie documental que lecorresponda de acuerdo con el cuadro de clasificacin.

Los elementos susceptibles de ordenacin son diversos, como los procedi-mientos a emplear, aunque lo habitual es que incluso la ordenacin vengacondicionada o de algn modo preestablecida por el procedimiento adminis-trativo. As, en la mayora de los casos, los documentos se ordenan en el senode los expedientes siguiendo la tramitacin que, por lo general, coincide consu secuencia cronolgica. En cambio hay otros casos en los que la lgica no

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es procedimental, sino de otra naturaleza, tal es el caso de la corresponden-cia, de los mapas y planos, por citar algn ejemplo, e incluso de las agrupa-ciones documentales. Cuando nos encontrarnos ante expedientes referidos

a personas o a lugares, a cuestiones identificables por un nmero de serie opor una combinacin de letras y de nmeros; en fin, en estos casos la lgicaindica la conveniencia de emplear otros criterios de ordenacin.

Los mtodos de ordenacin dependen del criterio establecido: pueden serlas letras del abecedario (alfabtico), las fechas de los documentos (cro-nolgico), la secuencia de los nmeros naturales (numrico), la combinacinde varios de ellos (por ejemplo el alfanumrico). Veamos los principales m-

todos empleados:1. Ordenacin cronolgica. La fecha de los documentos es el crite-rio ordenador empleado por este mtodo, siguiendo los tres com-ponentes de la misma de mayor a menor: el ao, el mes y el da.Comenzando por el ao ms remoto, los elementos se sucedenhasta la fecha ms reciente, dentro de cada ao por meses y den-tro de stos por das. Es el mtodo ms difundido, especialmentepara ordenar los documentos dentro de los expedientes, por cuantoen principio el cronolgico coincide casi siempre con el orden l-gico de la tramitacin administrativa.

2. Ordenacin alfabtica. Utiliza las letras del abecedario como cri-terio de ordenacin, y su posicin en la palabra o frase sobre la quese basa. En la ordenacin alfabtica se distinguen tres variaciones:

- Onomstica: cuando se consideran nombres de persona,se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundoy el nombre propio. Es el idneo, por ejemplo, para series deexpedientes personales.

- Geogrfica (tambin denominada toponmica): si lo que seconsidera son nombres de lugar, se ordenan segn su jerar-qua espacial comenzando por las agrupaciones mayores yterminando por las menores; as en una serie de obras secomenzar por el barrio o distrito; la calle, avenida o plaza; el

nmero de finca; la planta; y se finaliza con la vivienda. Si no

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es factible discernir tal jerarqua, cual es el caso de las ex-plotaciones forestales, rurales, etc, se sigue el orden alfab-tico de los topnimos.

- De materias: no supone necesariamente una relacin sis-temtica de las mismas, sino que puede ser simplemente lasucesin alfabtica segn la experiencia vaya probando suutilidad. Por ejemplo, se puede aplicar para la ordenacin deexpedientes de causas judiciales, por la materia sustanciada,o de contratacin, de acuerdo con los objetos de la misma.

3. Ordenacin numrica. Establece la ordenacin de los documen-

tos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, oagrupaciones de estos por bloques; es el empleado, por ejemplo,para los documentos contables, etc.

4. Ordenacin alfanumrica. Consiste en la combinacin de letras ynmeros para componer los cdigos de ordenacin. Por ejemplo lamatrcula de los vehculos para recibos del impuesto sobre circula-cin de los vehculos.

De entre estos mtodos no es posible establecer cul de ellos es el mejor:al decidir el tipo de ordenacin que se ha de aplicar en cada momento, seelegir aquel que mejor se adapte al objeto de la ordenacin, que por otraparte puede ser uno mixto, resultado de la fusin de dos o ms de ellos.

3. PROCEDIMIENTOS DE DESCRIPCIN:La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajoarchivstico, y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la pro-pia documentacin: informar. Si sta es clasificada, ordenada, en definitiva,conservada, es porque contiene informacin; si existen los archivos y susprofesionales, no es por la mera complacencia de guardar objetos por va-liosos que sean, sino por la necesidad de obtener informacin precisa endistintos momentos y para mltiples finalidades.

La descripcin es una tarea primordial del quehacer archivstico y una con-

secuencia ineludible de la organizacin de los fondos, encaminada a poner

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los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un til disponible parala sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehculos, los instrumen-tos de descripcin o de informacin, que median entre los consultantes y

el acervo documental, previendo a diferentes niveles las interrogacionessusceptibles de ser planteadas, y respondiendo a su finalidad central: la in-formacin. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibleseficazmente los fondos documentales.

Los procedimientos de descripcin resultan tiles al sistema archivstico engeneral y a cada unidad administrativa en particular. Tradicionalmente lasoficinas suelen guardar sus documentos y expedientes en cajas archiva-

doras que, a lo sumo, llevan en su lomo una tira de papel que indica el con-tenido de las mismas mediante trminos ms o menos significativos; asaparecen tantas palabras o lneas como expedientes hay en cada caja.Este sistema no plantea dificultades cuando se trata de administracionespequeas, ahora bien a medida que subimos en la escala tambin lo haceel volumen de documentos. En el caso de una oficina que maneja cientos,miles de expedientes, no puede recurrir a ellos mediante el sistema descrito;cada bsqueda requiere leerse una cantidad considerable de descriptores(nombres, frases, etc), con la consiguiente prdida de tiempo, ademsbasta con devolver algunos expedientes -cosa frecuente- a la caja equivo-cada, para que a partir de ah cualquier bsqueda se dificulte enormemente,con el consiguiente despilfarro de trabajo y tiempo.

Una vez ms se impone la coordinacin con el archivo. En un sistema degestin documental bien estructurado, el servicio de archivo deber esta-blecer un plan de descripcin adaptado a las caractersticas de los docu-

mentos y a las necesidades de los usuarios. Puede que todava hayaquienes se manejen a base de fichas de cartulina y de ficheros manuales,pero lo ms habitual es que estos procedimientos hayan sido sustituidospor ordenadores, comunicados en red o no. Las herramientas para la des-cripcin que nos proporciona el archivo pueden variar desde unabase dedatos hasta las utilidades correspondientes de unsistema de gestin elec-trnica de documentos y archivos. En cualquier caso, lo ms lgico y con-veniente es que exista un formato comn de descripcin en el que secontemplen todos los campos o elementos de datos necesarios, siguiendo

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lanorma archivstica para la descripcin ms conocida por su acrnimo in-gls ISAD (G) -International Standard on Archival Description- (General).Apartir de este formato y en funcin de los documentos a describir y de las

necesidades informativas se ofrecern distintas pantallas, bases de datoso utilidades asociadas, en las que el usuario se encontrar exclusivamenteoperativos con los campos que deba rellenar. Huelga decir que el serviciode archivo deber formar al personal de gestin en el uso de estas herra-mientas, que por otra parte se caracterizan por un manejo sencillo y porunos resultados de utilidad elevada.

Puede suceder, en cambio, que por cualquier circunstancia nos veamos

compelidos a poner en marcha alguna herramienta descriptiva sin la anuen-cia de un profesional en la materia, en cuyo caso ser necesario conocer al-gunas, al menos las de uso ms frecuente. En primer lugar la agrupacindocumental con la que habitualmente trabajan las Administraciones Publi-cas son los expedientes y tambin los libros; pues bien, eso es lo que ne-cesitamos, una herramienta que describa los expedientes y los libros. Ensegundo lugar deberemos decidir si queremos describir minuciosamente sucontenido, lo que llevar mucho tiempo y esfuerzo, o solamente los datosfundamentales para identificar y recuperar el expediente deseado. Parecelgico que nos inclinemos por la segunda opcin. En este supuesto la he-rramienta apropiada es el inventario.

3.1 . EL INVE NTARIO:Este instrumento combina la clasificacin y la descripcin, aunadas con

una doble finalidad:a) conocer qu es lo que se tiene y cmo est organi-zado, yb) informar con precisin acerca de su contenido y localizacin, demodo que ante cualquier bsqueda documental ofrezca siempre una res-puesta pertinente y rpida. Logra la mejor relacin costes/beneficios, por-que permite describir uniformemente los fondos y proporcionar unos nivelesde informacin satisfactorios para los usuarios.

El inventario se compone de una serie de datos obligatorios, que se con-signarn en todos los casos, y otros optativos, que se incluirn segn lo se-ale la conveniencia:

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- Datos OBLIGATORIOS:

rea de identificacin o mencin de identidad:

- Signatura

- Ttulo

- Fechas

- Nivel de descripcin

- Volumen

rea de contenido y estructura:

- Resumen de alcance y contenido.

- Datos OPTATIVOS:

- Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin

- Sistema de organizacin

rea de condiciones de acceso y utilizacin:

- Condiciones de acceso

- Instrumentos de descripcin

rea de materiales relacionados:- Unidades de descripcin relacionadas.

Tanto las reas como los campos de informacin han sido extrados de lacitada norma ISAD (G). Veamos sucintamente a qu responden:

1.rea de identificacin o mencin de identidad: ofrece la informa-cin esencial para identificar la unidad de descripcin.

2.rea de contenido y estructura: incluye informacin acerca de la

organizacin y materias de la unidad de descripcin.3.rea de acceso y utilizacin: ofrece informacin acerca de la dis-ponibilidad de la unidad de descripcin.

4.rea de materiales relacionados: contiene informacin acerca delos documentos que tienen una importante relacin con la unidad dedescripcin.

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rea de identificacin1. Signatura (cdigo de referencia): sirve para localizar los docu-mentos en su ubicacin. Debe incluir el cdigo de pas de acuerdocon la norma ISO 3166, seguido del cdigo del archivo de acuerdocon la norma nacional, ms la signatura local. Por ejemplo, la de undocumento de los Archivos Nacionales de Canad sera: CA NACANC - C2358, donde CA es el cdigo de pas, NAC ANC el del ar-chivo y C2358 la signatura de depsito. Parece claro que salvo estaltima, las informaciones anteriores son necesarias en el caso deconectar el archivo a alguna red de intercambio de informacin pero

no para su uso interno.2. Ttulo: identifica la unidad de descripcin, transcribiendo su nom-bre si lo tiene, o asignndole uno si no lo tiene; en cuyo caso deberser breve e incluir: el nombre del productor, un trmino que indiqueel tipo documental, y una frase que refleje la funcin, actividad,asunto, localizacin o tema. Ejemplos:

- Archivo del Ministerio del Interior (fondo).

- Poltica Interior (seccin).- Asociaciones (subseccin).

- Autorizacin de asociaciones (serie).

- Asociacin Nacional de Archiveros (expediente).

3. Fechas de produccin de los documentos que componen la uni-dad de descripcin: expresadas como una fecha simple o como unperodo cronolgico indicando las fechas extremas, segn los casos.

Tambin se pueden sealar las fechas predominantes y las lagunassignificativas. Ejemplos:

- 1960 mayo 30

- 1991

- 1952 1979

4. Nivel de descripcin: indica el nivel de la unidad. Ejemplos: ex-pediente, serie, etc.

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5. Volumen de la unidad de descripcin (cantidad, volumen o ta-mao): debe especificarse el volumen de las unidades en cifras ar-bigas y la denominacin especfica del soporte documental. Ejemplos:

- 2 bobinas de pelcula.

- 128 fotografas.

- 30 m.

No es necesario explicitarlo cuando es el expediente o el libro habituales,sino cuando se trate de unidades extraordinariamente voluminosas comopuede ser un expediente que ocupe varias cajas o un libro en diversostomos.

rea de contenido y estuctura6. Nota o resumen de alcance y contenido: identifica la forma y con-

tenido de la unidad de descripcin para que los usuarios juzguen suinters potencial. Ejemplo:

- Recurso contencioso-administrativo interpuesto por la Unin

Temporal de Empresas (UTE) XXX, contra la liquidacin efec-tuada en la obra del depsito regulador de aguas, ubicado enel monte San Miguel, cota 20.

Consiste en representar el contenido de la documentacin para unaamplia gama de usuarios potenciales, por ello hay que ser objetivo yel resultado deber ser inteligible por s mismo, sin que sea necesarioacudir a la documentacin para verificar su contenido. Todo producto

administrativo presenta dos objetos centrales a localizar y describir:los actores y el objeto de la accin administrativa, siempre que unode los agentes sea la propia entidad es ocioso sealarlo a cada paso.

En ocasiones, la denominacin de la serie es suficiente para resu-mir el contenido de los documentos adscritos a la misma, en cuyocaso podremos repetirla en tal concepto, y la datacin ser el ele-mento que los individualice. As, por ejemplo, en una serie de libros

de actas de Pleno de un rgano administrativo colegiado, ser su-ficiente con la denominacin de la serie. Otro tanto sucedera con los

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libros registros de entrada, de salida (de documentos), de plicas,censos, padrones, etc.

Aunque el soporte no sea el libro, muchas series presentan carac-tersticas similares: la correspondencia, los expedientes de servi-cios, etc. En estos casos se valorar la calidad informativa y seredactarn otros auxiliares como pueden ser los ndices, que facili-ten un acceso ms preciso. Por ejemplo, los libros de actas quecontienen las deliberaciones y los acuerdos de los rganos cole-giados, contarn con ndices que pormenoricen su contenido.

7. Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin: se propor-

ciona cuando se ha producido alguna accin de este tipo que afectea la interpretacin de los documentos. Ejemplo:

- Expedientes seleccionados uno de cada diez aos.

Se especifica siempre que la serie no se conserve ntegramente.

8. Sistema de organizacin: ofrece datos relativos a la organizacinde la unidad. Ejemplo:

- Expedientes ordenados alfabticamente.

Se especifica cuando exista alguno distinto al de la tramitacin.

rea de condiciones de acceso y utilizacin9. Condiciones de acceso: informa acerca de las condiciones querestrinjan o afecten a la accesibilidad, indicando el perodo de tiempoo la fecha lmite de dichas condiciones. Ejemplos:

- Correspondencia familiar cerrada hasta el 2010.

- Es necesario obtener permiso del depositante.

Se indica si existe algn impedimento al libre acceso.

10. Instrumentos de descripcin: se indican todos cuantos propor-cionen informacin relativa al contenido de la unidad de descripcin.Ejemplos:

- Inventario sumario.

- ndice de la correspondencia.

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Se especifica cuando haya alguno que mejore la proporcionada porel inventario.

rea de materiales relacionados11. Unidades de descripcin relacionadas: si la unidad de descrip-cin est formada por documentos que tienen una relacin directae importante con otra unidad, se indica dicha relacin. Ejemplo:

- Ms documentacin relacionada con la empresa en los ex-pedientes 13.452 a 13.459, concurso de acreedores.

Indica aquellas que tienen una relacin directa e importante.Por ltimo, debe tenerse en cuenta que, al introducir los datos de ladescripcin en el sistema, aparecer una pantalla con el formatocompuesto por los campos o elementos de datos uno detrs deotro, la recuperacin se realizar por medio de una pantalla diferente,en la que la informacin aparecer distribuida con una apariencia l-gica y agradable a la consulta. As, por ejemplo, si describimos un

libro de actas del Pleno de un Ayuntamiento en varios tomos, la pan-talla de entrada de datos puede ser del siguiente modo:

1 . Signatura: 36.254-36.257

2. Ttulo: Libro de actas del Pleno

3. Fechas:1998

4. Nivel de descripcin: 1.1 -actas

5. Volumen: 4 tomos

6. Resumen de alcance y contenido:

7. Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin:

8. Sistema de organizacin:

9. Condiciones de acceso:

10. Instrumentos de descripcin: ndices

11. Unidades de descripcin relacionadas:

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De este modo cada expediente ha sido descrito en los trminos impres-cindibles para garantizar una informacin suficiente. Puede que el objeto adescribir sea otro tipo de material, tambin frecuente en las organizacio-

nes, como pueden ser los documentos tcnicos (planos, mapas, croquis,etc), electrnicos (DVD, CDROM, etc). En tal caso ser el servicio de archivoquien elabore las herramientas necesarias, caso contrario se recomiendaconsultar la bibliografa de referencia.

3.2 . LOS INSTRUMEN TOS DE CONTROL:En la fase del ciclo de vida de los documentos a la que nos estamos refi-riendo, la de los archivos de gestin o de oficina, la documentacin estorientada a su utilizacin por parte de los usuarios internos, principalmentela propia unidad administrativa que los genera, aunque tambin otras de-pendencias de la misma entidad.

Asimismo cabe la consulta por parte de los responsables polticos en eldesempeo de sus funciones, de las personas fsicas o jurdicas interesa-das en un procedimiento, as como de los ciudadanos en virtud del dere-

cho de acceso a la documentacin pblica. Para que tanto la consultacomo el prstamo se haga en condiciones de seguridad para los materia-les, se elaboran losinstrumentos de control sobre el uso y servicio de losdocumentos.

Debemos diferenciar dos tipos de usuarios: los internos y los externos; osea, la propia administracin, por una parte, y los consultantes ajenos a laadministracin (interesados, investigadores, etc), por la otra.

A fin de controlar tanto las consultas como el envo de documentacin aotras dependencias, debe elaborarse un registro (bien en forma de libro,bien una base de datos), en el que constarn al menos los siguientes datos:

- descripcin del documento o expediente,

- signatura de instalacin,

- identificacin del solicitante (nombre, apellidos y dependencia),

- fecha de consulta o salida,

- fecha de devolucin,

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- rbrica del peticionario y

- rbrica del responsable del archivo de gestin.

Si trabajamos en un entorno informtico resultar muy fcil traer la descrip-cin y la signatura del archivo, la fecha de salida ser automtica, y el sis-tema advertir cuando se haya sobrepasado la de devolucin. Este es unaspecto, la devolucin, en el que debern establecerse distintos plazos envirtud de la naturaleza del usuario y de las necesidades del objeto pres-tado, en cualquier caso. En cuanto a las rbricas, sern las mismas que laspreviamente codificadas en el sistema de validacin electrnica, y en casode no existir, se usar la palabra de identificacin o acceso del usuario.

Por lo que se refiere a los usuarios externos, las consultas las efectuarn atravs del servicio de archivo o de la correspondiente oficina de informacinadministrativa.

4. PROCEDIMIENTOS D E INSTALACIN YALMACENAMIENTO DE LOSDOCUMENTOS:La instalacin es una tarea que, como su propio nombre indica, consiste enla ubicacin fsica de los documentos en las estanteras mediante unida-des de instalacin, ya

temario completo; archivo y doocmentación

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