v conceptualizaciÓn del sistema

118

PROPUESTA DEL DISEÑO

v CONCEPTUALIZACIÓN DEL SISTEMA

Sobre la base de una evaluación de las necesidades de los

departamentos de Aseguramiento de la calidad e Informática de la empresa

PROINCI C.A., por mantener un control eficaz y confiable sobre la

localización y disponibilidad de los documentos productos con los que cuenta

en un momento determinado; se desarrolló un sistema de información para el

control y distribución de documentos productos del sistema de calidad ISO

9001. (SICTRA).

Este sistema se basa en la arquitectura cliente-servidor y está

programado para funcionar en ambientes multiusuario. Su finalidad es

optimizar los procesos organizacionales automatizando la recopilación,

distribución, actualización, y en general el procesamiento de las

transacciones relacionadas con el control y distribución de los documentos

productos del sistema de calidad ISO 9001.

Asimismo, la facilidad de uso, el riguroso control sobre el acceso a los

datos, la optimización de las actividades y la flexibilidad de trabajo, son

algunos de los aspectos más relevantes del sistema.

119

No obstante, por ser un sistema que procesa datos y genera

información relacionada con las operaciones internas de la organización,

proporciona una rápida recuperación de la información ofreciendo múltiples

posibilidades de consulta que permiten conocer en cada momento y con

detalle la información almacenada en la base de datos, que puede ser

utilizada por el usuario con fines de analizar situaciones, resolver problemas

o bien para la toma de decisiones.

v DEFINICIÓN OPERACIONAL DEL SISTEMA

Operacionalmente, SICTRA es un conjunto de instrucciones y

programas basados en el computador, que recibe como entrada de datos los

diferentes dígitos correspondientes a la codificación de los documentos

productos para su creación centralizada en el servidor y adicionalmente la

información correspondiente a los documentos; de forma tal que al ser

procesados dichos datos generen como salida los reportes y consultas

correspondientes a cada una de las categorías de la codificación de los

productos.

En efecto, como SICTRA automatiza el control y distribución de

documentos productos, requiere de diversos procedimientos a seguir para

cumplir tal acción. Entre estos procedimientos se pueden mencionar:

120

Para la inserción de nuevos registros en la base de datos, existen

instrucciones que confirman su existencia previa, minimizando así la

duplicación de los datos. Igualmente, cuando se desea modificar o eliminar

algún registro, se verifica su status de modo que si está siendo utilizado por

otro usuario, se mostrará un mensaje advirtiendo que sólo se tiene acceso de

lectura, impidiendo así cualquier alteración sobre el mismo.

Por otra parte, para el caso de las consultas y reportes, estos pueden o

no generarse automáticamente; su finalidad es analizar situaciones, resolver

problemas y en algunos casos apoyar la toma de decisiones.

Generalmente, las consultas y reportes proporcionan información sobre

los documentos, su estatus, etc. Sin embargo, esto dependerá de la

especificación de parámetros que haya definido el usuario con anterioridad,

ya que, de los parámetros definidos se construye (transparente para el

usuario) una instrucción SQL que será enviada al servidor con el fin de

obtener los resultados deseados.

Basándose en lo antes descrito, las actividades referentes al control y

distribución de documentos productos, se generan de razones derivadas de

las modificaciones que se efectúen sobre los mismos.

121

v FASE III: DISEÑO DEL SISTEMA

Las especificaciones de diseño describen las características del

sistema, sus componentes y la forma en la que éstos aparecerán ante los

usuarios. Por ello, basado en la determinación de requerimientos, se dio

inicio al diseño del nuevo sistema siguiendo el esquema que se muestra a

continuación:

• DISEÑO DE ENTRADAS Y SALIDAS

Se refiere a los métodos de captura y validación de datos, presentación

de la información generada y especificación del medio de producción o

salida. De esta manera, las entradas y salidas del sistema están

comprendidas por: las pantallas, los documentos y los reportes.

Ahora bien, considerando la participación y los requerimientos de los

usuarios, se diseñó la estructura y el formato de las diferentes pantallas de

entrada de datos y de salida de información, bajo el esquema de una interfaz

gráfica de usuario que permita realizar operaciones sobre los registros de la

base de datos de una manera clara, sencilla y amigable. Por esto, para el

diseño de las pantallas se emplearon cuadros de diálogo, menús de

selección, cajas de texto y botones de comando entre otros controles, que

122

permiten a cualquier persona con conocimientos básicos de computación

operar el sistema sin inconveniente alguno. Algunas de las pantallas más

importantes del sistema se muestran desde la figura Nº 1 hasta la Nº 3.

Figura Nº 1

Pantalla Principal

Fuente: Moreno (2001)

Figura Nº 2

Pantalla de Mantenimiento


123

Figura Nº 3

Pantalla de Codificación


Figura Nº 4

Pantalla de Niveles de Acceso


124

Figura Nº 5

Pantalla de Correspondencia Recibida


Figura Nº 6

Pantalla de Usuarios


125

Siguiendo el mismo orden de ideas, la generación de reportes se puede

presentar en forma de listados de papel o a manera de consulta por pantalla,

aumentando la simplicidad y disminuyendo el número de reportes impresos

que circulan por toda la organización.

Entre los reportes del sistema se encuentran:

• Reporte de Códigos de Cliente; permite conocer con detalle las

empresas y organismos contratante (públicos o privados) indicando su

codificación dentro del sistema.

• Reporte de Proyectos; detalla las obras o proyectos ejecutadas o

en proceso de ejecución indicando la codificación asignada en SICTRA.

• Reporte de Departamentos; muestra una lista de todos los

departamentos de PROINCI, involucrados en la generación de documentos

productos del sistema de calidad.

• Reporte de Especialidad; permite listar todos los códigos de las

especialidades correspondientes a los departamentos de PROINCI.

• Reporte de tipos de documento; detalla los códigos de asignados

a la tipología de los diferentes productos que se generan en la empresa.

• Reporte de Documentos; lista los diferentes documentos creados

a través del SICTRA, este reporte permite ingresar parámetros o

126

condiciones de búsqueda (como cliente, proyecto, departamento, etc) al

inicio del mismo.

• Reporte de Usuarios del Sistema; revela información acerca de la

descripción y nivel de acceso asignado a los usuarios que se hayan creado y

autorizado para operar el sistema.

• Reporte de Niveles de Acceso; describe los diferentes niveles de

visión que se hayan creado por el administrador de la base de datos, para

restringirle el acceso a los usuarios del sistema, a las diversas aplicaciones

del mismo.

Cabe destacar, que cada uno de los reportes descritos con anterioridad

contiene la información más relevante acerca de la aplicación a la cual se

refiere. En el Anexo C se puede apreciar algunos ejemplos de estos reportes.

• DISEÑO DE INTERACCION DE BASE DE DATOS

Debido a la necesidad de flexibilidad en el almacenamiento y

recuperación de la información en la actualidad, se hace fundamental la

aplicación de los criterios de base de datos cuando el propósito del sistema

de información es compartir datos entre múltiples usuarios y aplicaciones.

127

De esta manera, surge el diseño de un modelo lógico de datos que

represente a las entidades (objetos y eventos), sus atributos (propiedades o

características de cada entidad), y las relaciones existentes entre esas

entidades.

Por esto, en la presente investigación se diseñaron las entidades de la

base de datos con sus atributos en la tabla No 3 se presenta las entidades o

tablas con todas sus propiedades.

128

Tabla Nº 3

Entidades de la Base de Datos con sus Atributos

NOMBRE DE TABLA ATRIBUTOS TIPO SIZE

OBRA

Código

Código hijo

Descripción

CARÁCTER

CARÁCTER

CARACTER

3

2

50

TIP_DOCUMENTO Codigo

descripción

CARÁCTER

CARACTER

2

50

DEPARTAMENTO Codigo

descripción

CARÁCTER

CARACTER

2

100

RUTAS Ubicación CARACTER 254

EMPRESA

Codigo

descripción

CARÁCTER

CARACTER

2

50

CODIFICAR

Cod_Empresa

Cod_Obra

Cod_Dpto

Cod_especial

Cod_tip_doc

Numero

Codigo

Descripción

Extensión

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

CARACTER

2

2

2

2

2

2

14

100

3

EDITORES

Nombre

Path

Extencion

CARACTER

MEMO

CARACTER

15

4

3

129

RECIBIDA

Numero_de_orden

Fecha_de_ingreso

Numero_de_documento

Fecha_de_elaboración

Tipo

Remitente

Codigo_de_origen

Referencia

Asunto

Anexo_sino

Anexo_especif

Codigo_de_asunto

Situación

En_tramite

Amerita_respuesta

No_comunica

Fecha_de_respuesta

Recibido_por

CARACTER

FECHA

CARACTER

FECHA

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

MEMO

LOGICO

MEMO

CARÁCTER

CARÁCTER

CARÁCTER

LOGICO

CARÁCTER

FECHA

CARACTER

11

8

20

8

3

40

3

10

4

1

4

3

1

30

1

10

8

40

EMITIDA

No_de_orden

No_de_documento

Fecha_de_elaboración

Tipo_de_destinatario

Codigo_de_destino

Destinatario

Referencia

Asunto

Codigo_de_Asunto

Anexo_sino

Anexo_especif

Situación

En_tramite

Amerita_respuesta

No_comunica

Fecha_de_respuesta

Responsable

CARÁCTER

CARÁCTER

FECHA

CARÁCTER

CARACTER

CARACTER

CARACTER

MEMO

CARACTER

LOGICO

MEMO

CARACTER

CARACTER

LOGICO

CARÁCTER

FECHA

CARACTER

11

14

40

3

3

40

10

4

3

1

4

1

30

1

10

8

3


130

DISEÑO DEL SOFTWARE

Con el fin de cumplir con los requerimientos de facilidad de

mantenimiento, confiabilidad y aseguramiento de la calidad; se utilizó como

herramienta de diseño estructurado un diagrama de jerarquía, que utiliza la

notación gráfica para describir las funciones de cada módulo del sistema.

Los diagramas de jerarquía son muy adecuados para la documentación

de sistemas. Están formados en primer lugar, por la tabla visual de contenido

(VTOC) que es un diagrama jerárquico que describe el sistema en general,

identifica los módulos mediante un número y muestra la relación entre cada

una de ellos; y en segundo lugar, por un conjunto de diagramas funcionales

que muestran las entradas, las salidas, los pasos del proceso y el flujo de

datos de cada caja expuesta en el VTOC.

En el Anexo B se encuentra una recopilación de los Diagramas de

Jerarquía del sistema de información SICTRA.

v FASE IV: DESARROLLO DEL SOFTWARE

Una vez definidas las especificaciones del sistema, sus características,

las entradas, las salidas y el modelo de datos; se procedió a generar la

131

instancia de la base de datos en el servidor construyendo las tablas y sus

índices, los usuarios, los niveles acceso y todos sus elementos restantes;

para luego codificar cada módulo en conformidad con el diseño y los

requerimientos definidos.

Al efecto, el sistema de información propuesto fue desarrollado en el

lenguaje de programación Visual FOX PRO 6.0, seleccionado por tres

razones :

• Primera, por que la empresa posee una licencia de desarrollo que

puede ser usada para evitar los gastos que implicarían comprar una

licencia para otra herramienta de programación.

• Segunda, porque la empresa tiene el resto de sus aplicaciones

desarrolladas bajo esta herramienta lo que asegura la

compatibilidad del nuevo sistema con el resto de la plataforma

tecnológica de la empresa.

• Tercera, por que ofrece gran facilidad para la gestión de bases de

datos y aplicaciones cliente-servidor, ya que dispone de un conjunto

de objetos y colecciones de acceso a datos orientados a la

manipulación de los componentes de bases de datos remotas.

132

De esta manera, los módulos que integran al sistema de información

SICTRA son los siguientes:

• MÓDULO DE CODIFICACIÓN

Es un el módulo que asegura el control de los documentos ya que guía

al usuario para el uso de la nomenclatura establecida por PROINCI para

todos los tipos de documentos productos. Esta rutina crea el directorio para

proyectos nuevos o ubica los directorios de proyectos existente registrando

los documentos de forma organizada en el sitio correspondiente según el

cliente, proyecto, departamento, especialidad y tipo de archivo,

adicionalmente permite centralizar la creación de documentos de forma tal

que cuando el usuario ingresa la codificación correspondiente, solo tiene que

seleccionar la aplicación (Word, Excel, Autocad) en la desea crear el

documento y este módulo se encarga de renombrar el archivo estándar de la

aplicación con el nombre correspondiente al documento.

• MANTENIMIENTO

Permite Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los códigos de los

diferentes elementos que componen la nomenclatura de los documentos

productos.

133

• REPORTES

Todos los reportes tienen la opción de ser mostrados por impresora o

por pantalla. En caso de que los usuarios deseen hacer una búsqueda más

detallada o sólo quieran visualizar registros en específico, los reportes

permiten ingresar parámetros o condiciones de búsqueda al inicio de los

mismos. Los reportes permiten conocer los documentos productos

registrados a través del SICTRA, filtrando por cada uno de los elementos

componentes de la nomenclatura o combinaciones de ellos.

• MANTENIMIENTO DE USUARIOS Y NIVELES DE ACCESO

Esta opción permite Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los

usuarios del sistema y los diferentes niveles de acceso que el administrador

del sistema considere necesario. Cada vez que inicie la sesión con el sistema

este pedirá el nombre de usuario y la contraseña.

• MODULO DE SEGURIDAD

Es un formato que permite Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los

niveles de acceso asignados a cualquier usuario, de no registrarse en este

módulo el usuario tendrá acceso a todas las opciones del sistema.

134

v FASE V: PRUEBAS DEL SISTEMA

Aun cuando las técnicas y los criterios presentados en las fases

anteriores se aplicaron cuidadosa y adecuadamente, no se debe suponer

que se ha cumplido con los estándares de calidad necesarios, ya que, el

aseguramiento de la calidad es la revisión de los productos y la

documentación relacionada con el software para verificar su cobertura,

corrección, confiabilidad, facilidad de mantenimiento y por supuesto, la

garantía de que el sistema cumple con las especificaciones y los

requerimientos deseados para su uso y desempeño en la organización.

Sobre la base de esto, períodos de prueba de SICTRA se llevaron a

cabo paralelamente con su desarrollo, ya que a medida que se completaba

cada aplicación, ésta se iba depurando mediante las estrategias de prueba

de código y de especificación.

Sin embargo, como los sistemas no se diseñan como sistemas

completos, tampoco se pueden probar como sistemas únicos, por esto, una

vez finalizado el desarrollo de los módulos del sistema, se aplicaron las dos

estrategias de prueba que se describen a continuación:

♦ Pruebas Parciales: permitieron depurar los programas que

conforman el sistema, detectando los errores de lógica y de código

135

contenidos dentro de las aplicaciones. El método utilizado para efectuar este

tipo de prueba fue desde el ascendente – descendente, comenzando con el

acceso, manejo y actualización de las bases de datos, hasta finalizar con la

evaluación y ajuste de los tiempos de respuestas generados por la emisión

de las distintas consultas y reportes por pantalla e impresos.

♦ Pruebas de Sistema: su objetivo fue detectar y corregir todos los

errores presentes en la integración de los módulos, de manera que su

función este acorde con las especificaciones establecidas en el diseño del

sistema. Básicamente este tipo de pruebas se preocupa por la compatibilidad

de los módulos individuales y no revisa el software en sí, sino que busca las

discrepancias entre el sistema y su objetivo original, las documentación y las

especificaciones.

Asimismo, una vez depurada la integración de los módulos del sistema,

se efectuó una carga de datos simulada, a fin de verificar los resultados y

revelar las diferentes maneras de ejecutar los procesos, detectando las

situaciones que pusiesen ocasionar errores en un momento determinado.

Dentro de ese marco, cabe destacar que la elaboración de todas éstas

pruebas se realizó con la colaboración tanto de los usuarios de SVSA como

136

de personal ajeno al sistema, a fin de dar una visión objetiva a los detalles

que pudiesen colocar en peligro la integridad de la data. No obstante, los

resultados obtenidos fueron positivos en virtud de que los errores detectados

se corrigieron rápida y satisfactoriamente, garantizando así el efectivo

funcionamiento del sistema una vez que se haya implantado.

v DISCUSION DE LOS RESULTADOS

Una vez culminadas las pruebas del sistema de información para el

control y distribución de los documentos productos del sistema de calidad

ISO 9001 en la empresa PROINCI, C.A., se verificó que para desarrollar un

sistema de información eficiente, se debe seguir una metodología flexible

que asegure el logro de los objetivos planteados por la investigación y que

permita conocer la situación actual de los procesos; las características y los

objetivos que persigue el nuevo sistema, de modo que se establezcan las

pautas a seguir para el diseño, desarrollo, pruebas e implantación del mismo.

Basado en los supuestos anteriores, se seleccionó la metodología de

James Senn (1997), ya que la misma se adapta adecuadamente a las

especificaciones y los requerimientos del sistema. Asimismo, el citado autor

establece que es necesario cumplir con las siguientes fases:

137

v Fase I: Investigación Preliminar; las actividades contempladas

por esta fase establecieron las herramientas necesarias para tener un

conocimiento general del sistema actual, del entorno de trabajo de la

empresa y de los recursos técnicos, económicos y operacionales con los que

cuenta. Una vez recopilada esta información, se determinó el estudio de

factibilidad para desarrollar el proyecto y se elaboró el plan del proyecto.

v Fase II: Determinación de Requerimientos; se obtuvo un sólido y

acertado conocimiento del procedimiento actual determinando sus problemas

y deficiencias. También se identificó el ambiente de trabajo dentro del cual se

ubicaría el nuevo sistema de información definiendo los requerimientos de

los usuarios, las funciones y los atributos que el nuevo sistema debería

satisfacer, a fin de establecer los aspectos a los que debe dar respuesta y

solución el sistema, tanto a nivel gerencial como a nivel administrativo.

v Fase III: Diseño del Sistema; partiendo de las especificaciones y

los requerimientos establecidos en la fase anterior, se elaboró un diseño de

las entradas y las salidas del nuevo sistema (pantallas, reportes), la

estructura de la base de datos, sus atributos, y el diseño los programas y

procedimientos del software.

138

v Fase IV: Desarrollo del Sistema; siguiendo las especificaciones

establecidas en el diseño, se logró llevar la construcción del sistema,

empleando el lenguaje de programación Visual Fox Pro 6.0. Asimismo, la

estructura de la base de datos, los índices y las tablas se generaron

directamente en el servidor mediante instrucciones SQL y demás

fundamentos propios del manejador de BD seleccionado.

v Fase V: Pruebas del Sistema; se probó la integración de los

módulos del sistema una vez terminados, y se indagó acerca de la existencia

de posibles discrepancias entre el sistema una vez construido y los objetivos,

requerimientos previamente establecidos.

Atendiendo a estas consideraciones, los resultados obtenidos en cada

fase de la metodología de Senn (1997), sirvieron de fundamento para

confirmar que los objetivos contemplados por el presente trabajo de

investigación sí se adaptan a la referida metodología.

Por otra parte, también se determinó que con el desarrollo de un

sistema de información se facilita la ejecución de los procesos que se

realizan dentro de la organización, y que el mismo además de disminuir los

costos administrativos y laborales, permite manipular la información con

139

rapidez, controlando los procesos administrativos, laborales y operativos de

la organización con mayor exactitud en la información.

v conceptualizaciÓn del sistema

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