16 pt보고서 작성기법과 원칙

PT 보고서 작성 기법 과 원칙

Presentation 를 위한 자료 준비

자료 작성 시 고려하여야 하는 대상으로는 내용 , 청중 , 발표자 , 작성자이며

4 가지 대상에 대한 충분한 이해를 바탕으로 작성되어야 좋은 자료가 될 수 있음 .

• 상대방에게 무엇을 전달하고자 하는가 ?

• 정보를 전달하고자 하는 대상 , 혹은 집단의

특성 파악을 통하여 상대방이 갖고 있는

니즈 , 의도 , 예상성과 등을 정확히 파악하고

있는가 ?

• 정보를 전달하여 무엇을 얻고자 하는가 ?

• 어떤 방식으로 정보를 전달하게 되는가 ?

- 제출용 인가 ?

- 프리젠테이션 용인가 ?

• 발표 혹은 보고를 누가 하는가 ?

자료 작성 사전 Check List

잘 만든 Slide 는 ?

충분한내용 이해

청중관점

발표자관점

작성자관점

자료 작성시 고려할 대상

보고서 준비

Structured Communication

설득력 있는 Communication 을 위한 방법론을 “Structured Communication”

이라 하며

이를 위해서는 Macro Level 과 Micro Level 을 고려하여야 함 .

Structured Communication

11 SW3878s

Based on Logoco’s current situation and forecast of the next six quarters, the most likely ESD scenario yields an economic breakeven of X years.

— Most Likely Scenario —

New product revenue - X (based on PPRs)

Increases in revenue of existing ESD viable products - Y

Shifts in revenue of ESD viable products - Z

— Break Even Chart —

0

2

4

6

8

10

12

14

16

0 5 10 15 20 25 30

Years to Breakeven

Average Yearly Revenue in ESD Channel - $ Millions

Source: XYZ

— Assumptions —

Logoco LS1234s

Overall Structured or Storyline(Macro Level)

Individual Page or Support(Micro Level)

보고서 준비

Structured Communication - Pyramid Principle

Structured Communication 을 위해서는 Pyramid 원칙을 이해하여야

하며 ,

Key 메시지를 가능한 빨리 언급하여야 함 .

모든 문서 또는 Presentation 은

하나의 메시지를 통해 줄일 수 있고

줄여야만 함 .

− 이 메시지는 문제의 답이 됨 .

결론은 짧은 도입 이후에 가능한

빨리 언급되어야 함 .

− 따라서 , Pyramid 원칙은

문서의

주요 알맹이가 무엇인지 알려

주는 역할을 함 .

Pyramid 원칙 Good Structured Communicator

청중 혹은 고객은 무엇보다도 결론이

무엇인지에 관심이 있음 .

− 결론이 어떻게 도출되었는지는

그 다음으로 관심을 갖음 .

사람들은 자료가 무엇을 말하고자 하는

지 안다면 , 정보와 아이디어를 더 잘

이해할 수 있고 바랬던 결론을 더 잘

이끌어 낼 수 있음 .

− Main 메시지에서 형성된 Big

picture 하에서 자세히 다루는 것이

효과적 .

보고서 준비

Pyramid 원칙 이해

1. Reader 가 명쾌하게 내용을 이해할 수 있도록 , 문서 작성자가 전달하고자 하는 결론 ,

2. 그 결론을 지지하거나 입증하는 주요 요점 ,

3. 각 요점의 내용을 지지하거나 입증하는 사실자료 또는 근거의 순서로 작성된 Structure 임

전달하고자 하는 결론

결론을 지지하거나 입증하는 주요 요점

각 요점을 지지해주는사실자료 또는 근거

(Source : Barbara Minto 의 Pyramid 원칙 _ 논리의 기술 )


Reader 가 쉽게 이해할 수 있다 .

사실을 정리하고 순서를 매기는 데에 도움을 줍니다

가장 중요한 사실을 먼저 보여 줍니다

사고가 누락되지 않도록 빈틈을 찾아 줍니다

메시지의 불필요한 정보를 제거하여 줍니다

메시지 작성시간을 단축하여 줍니다

메시지를 피라미드 형태로 전개하면 ,

왜 Pyramid Structure 인가 ?

두뇌는 정보를 접하게 되면 몇 개의 피라미드 형태의 그룹으로 자동적으로 정리해낸다

일반적으로 독자는 핵심메시지 ( 결론 ) 를 먼저 알고 싶어하며 위에서 아래로 기억을 한다

전달하고자 하는 메시지를 구조화 (Structure) 하여 상대방에게 Top-Down 방식 으로 설명하면 훨씬 이해를 쉽게 한다

Pyramid Structure 는 상대방이 핵심메시지를 쉽게 이해할 수 있으며 , 전달자는 보다 빠르게 압축된 자료를 만들 수 있다

논리적으로 명쾌하게 작성된 문서는 피라미드 형태를 갖고 있다


“ 신문을 사러 갈 건데 , 당신은 뭐 필요한 거 없어 ?”

“TV 에서 포도 광고를 보니 갑자기 포도가 먹고 싶은데 사다주겠어요 ?”

코트를 입으려고 옷장으로 걸어가는데 아내가 계속해서 말한다 .

“ 그리고 우유도 좀 사와요 .”

옷장에서 코트를 꺼내는 순간 아내가 부엌으로 걸어가면서 말한다 .

“ 아 , 냉장고에 감자가 있는지 볼게요 . 참 , 계란도 다 떨어졌네요 . 저런 , 감자도 없네요 .”

코트를 입고 현관으로 걸어간다 .

“ 당근하고 오렌지도 사와요 .”

문을 연다 .

“ 버터도요 !”

계단을 내려가는 순간 ,

“ 사과도요 .”

차를 타는 순간

“ 그리고 샤워크림도요 .”

“ 그게 다야 ?”

“ 네 , 여보 . 고마워요 .”

[ 상황 ] 당신이 오늘 아침 신문을 사기 위해 거실을 나서고 있다 .

포도

우유

감자

…???

김 부장은 전화를 걸어 오늘 9시 회의에 참석할 수 없다고 말했습니다 .

최 팀장은 오늘 회의를 내일로 미뤄도 상관없지만 ,

오전 10 시 30 분 이전에는 참석할 수 없다고 합니다 .

송 상무는 비서를 통해 일본에서 내일 늦게 돌아온다고 전했습니다 .

내일은 회의실이 예약되어 있지만 목요일에는 비어있다고 합니다 .

목요일 오전 11 시가 좋을 것 같은데 ,

당신은 어떤가요 ?

보고서 작성 ( 사례 )

일어난 순서대로 쓴 글

( 상황 ) 지금은 화요일 08:30, 잠시 후 09:00 에는 A,B,C 가 참여 하는 회의가 예정되어 있다 .

비즈니스 보고서의 요건 (Barbara Minto)

1. Reader 의 입장에서 작성

※ 아마추어는 내가 말하고 싶은 것에 중점을 두지만 ,

프로는 상대방이 궁금한 것에 중점을 둔다 .

2. 명확한 결론이 있어야 함

3. 논리적으로 구성되어야 함

4. 간결하고 이해가 쉽게 표현되어야 함

보고서 작성 Process

보고서 작성보고서 작성전략 수립전략 수립보고서 작성보고서 작성전략 수립전략 수립

결론 메시지결정

Story Line 작성

논리 구성 근거 증명 Draft 작성 Rewriting

Slide 작성

• Reader 분석

• 보고 목적 및 목표설정

• 보고 전략 수립

과제에 대해 전달하고자하는 결론명확화

결론을뒷받침 할 Logic 마련

Logic 을 증명하는사실 , 근거 등 Support 마련

• Slide별 Head Message 작성• Message 별 적합한 Chart 선택

• Chart 정교화

• 문장 다듬기

Barbara Minto 의 ‘ Pyramid Structure’ 활용

보고서 작성은 크게 전략 수립 , Storyline 작성 , Slide 작성의 순서로 이루어짐

Slide 구성

Page Title Tracker

Head Message (본 page 에서 말하고자 하는 주장과 결론 )

Chart Title

Chart

용어 해설 , 각주

Data 출처 페이지 번호

보고서 준비

2005년 당사의 재무현황은 2003년 대비 2 배 이상 증가 되었음

당사 재무 지표 예측 당사 재무 지표 예측 (2003-2005(2003-2005년년 ))

4,000

6,000

10,000

2,000

3,000

5,000

1,0001,500

2,500

0

2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

2003 2004 2005

영업이익경상이익

당기 순이익

단위 : 억원

출처 : 당사 재무 예측 자료 ( 전략기획팀 )

Slide 작성 ( 사례 )

Head Message 작성

Do

• 하나의 Page 에 하나의 메시지 • 너무 짧거나 (10 단어 이하 ) 길지 (40 단어 이상 ) 않게

Don’t

• 아래와 같은 ~, 다음과 같은 ~ 등의 표현을 쓰지 말 것

• 애매모호하게 쓰지 말 것

• 지나치게 광범위하게 쓰지 말 것

• 하나의 메시지를 여러 장에 걸쳐서 쓰지 말 것

보고서 준비

Power Point 는 Visual Communication Tool 로써 효과적으로 의사를 전달하기 위해서는 기본적으로 고려하여야 하는 5가지 Rules 이 있음 .

Power Point Slide 작성의 기본원칙

Power Point 란 ?

발표자와 청중의

Communication 을

명확하고 효과적으로

하기 위한 Visual

Communication Tool

일관성을 유지하라 .Rule 1

필요하면 차트를 분리하라 .Rule 2

구조화 하라 .Rule 3

항상 정렬 시켜라 .Rule 4

Key Point 를 명확하게 제시하라 .Rule 5

보고서 준비

Figure 1.2 Stock Price Trend, Jan-Sep 2002Figure 1.2 Stock Price Trend, Jan-Sep 2002

(Unit: thousand KRW)

5

4

3

2

1

0

Telco A7

6

5

4

3

2

1

0

Telco B

Source: Thompson Datastream, June 2002

XPOOR

XPOOR

2002년 Telco A 의 주가는 년말에 극적으로 상승하였음 .

Rule 1: 일관성을 유지하라

보고서 준비

Figure 1.3 Stock Price Trend, Jan-Sep 2002Figure 1.3 Stock Price Trend, Jan-Sep 2002


7

6

5

4

3

2

1

0

Telco B7

6

5

4

3

2

1

0

Telco A

2002년 Telco A 의 주가는 년말에 극적으로 상승하였음 .


OPREFERRED

OPREFERRED

Rule 1: 일관성을 유지하라

보고서 준비

Figure 1.4 XYZ’s Sales by Business Unit, 1996-2002Figure 1.4 XYZ’s Sales by Business Unit, 1996-2002

’96 ’97 ’98 ’99 ’00 ’01 ’02

(Unit: billion KRW) = 과자류 = 아이스크림

XPOOR

XPOOR

1996년 이래 과자류는 지속적으로 판매 성장이 되었으나 , 아이스크림의 판매는 감소하였음 .

Source: Company Data, June 2002

Rule 2: 필요하면 챠트를 분리하라

보고서 준비

Figure 1.5 Confectionery Sales, 1996-2002Figure 1.5 Confectionery Sales, 1996-2002 Figure 1.6 Ice Cream Sales, 1996-2002Figure 1.6 Ice Cream Sales, 1996-2002

CAGR: 23%CAGR: 23%CAGR: 23%CAGR: 23% CAGR: -42%CAGR: -42%CAGR: -42%CAGR: -42%

Source: Company Data, June 2002

’96

’97

’98’99

’00

’01

’02

(Unit: billion KRW) (Unit: billion KRW)

’96

’97

’98’99

’00

’01

’02

1996년 이래 과자류는 지속적으로 판매 성장이 되었으나 , 아이스크림의 판매는 감소하였음 .

OPREFERRED

OPREFERRED

Rule 2: 필요하면 챠트를 분리하라 .

보고서 준비

Figure 1.13 Performance - Peer Analysis , 1995-2002Figure 1.13 Performance - Peer Analysis , 1995-2002


XPOOR

XPOOR92

0

+

-97 92

0

+

-97 92

0

+

-97

A

B

Income

Assets

Sales

A

B

A

B

% change, 1997 vs 1992

Source: Say It with Chart, Gene Zelazny

A 社는 B 社의 자산과 판매의 월등한 증가율에도 불구하고 수익에 있어서는 B 社보다 월등히 좋음 .

Rule 3 : 구조화 하라 .

보고서 준비

Figure 1.14 Performance - Peer Analysis , 1995-2002Figure 1.14 Performance - Peer Analysis , 1995-2002

(Unit: %)

Source: Say It with Chart, Gene Zelazny

Return on investment

1993 1997

Return on sales

1993 1997

회전율

1993 1997

X

10%

-10%

10%

-10%

10%

-10%

A

B

A

B

A

B

A 社의 ROI 는 B 社의 ROI 보다 좋음 .

OPREFERRED

OPREFERRED

Rule 3 : 구조화 하라 .

보고서 준비

Figure 1.9 XYZ’s SG&A Cost Breakdown, 2001 2H-2002 1HFigure 1.9 XYZ’s SG&A Cost Breakdown, 2001 2H-2002 1H

Source: Arthur Andersen, June 2002

(Unit: %)

XPOOR

XPOOR

지난 한해 동안 XYZ 회사의 Overhead Cost 의 50% 이상이 운송비 , 인건비 , Outsourcing 비용이었음 .

Rule 4 : 항상 정렬시켜라 .

보고서 준비

Figure 1.10 XYZ’s SG&A Cost Breakdown, 2001 2H-2002 1HFigure 1.10 XYZ’s SG&A Cost Breakdown, 2001 2H-2002 1H

Source: Arthur Andersen, June 2002

(Unit: %)Transportation

Outsourcing

Depreciation

Commission

Salary & Bonus

Rebates

Bad Debts

Write-Offs

Severance

Advertising

Pension

Rent

Tax OPREFERRED

OPREFERRED

지난 한해 동안 XYZ 회사의 Overhead Cost 의 50% 이상이 운송비 , 인건비 , Outsourcing 비용이었음 .

Rule 4 : 항상 정렬시켜라 .

보고서 준비


Figure 1.15 Figure 1.15 TelcoTelco C’s Sales, 1996-2002 C’s Sales, 1996-2002

(Unit: Billion KRW)

’96 ’97 ’98 ’99 ’00 ’01 ’02

판매는 2000년의 파업의 영향에도 불구하고 계속해서 증가하고 있음 .

XPOOR

XPOOR

Figure 1.16 Telco C’s Sales, 1996-2002Figure 1.16 Telco C’s Sales, 1996-2002


2000년이 실적에 있어서 예외적으로 안 좋은 이유는 파업 때문임 .

(Unit: Billion KRW)

’96

’97

’98’99

’00

’01

’02

OPREFERRED

OPREFERRED

Rule 5 : Key Point 를 명확히 제시하라 .

보고서 준비

16 pt보고서 작성기법과 원칙

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