Kontrollutvalget Sekretariatet

Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

Gjøvik, 16. juni 2016. J.nr./referanse: 13-16/ST/ks

KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Håkon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap)

Kopi av innkallingen er sendt: • Ordfører og rådmann • Hedmark Revisjon IKS

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget:

Dato: Tirsdag 21. juni 2016 Tid: Kl. 0830 – ca. 1500 Sted: Møterom 267, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Følgende dokumenter er unntatt offentlighet og er kun sendt møtedeltakerne på papir:

Vedlegg til sak 42 – Henvendelse til kontrollutvalget Invitasjoner/deltakelse fra andre i møtet:

• Rådmannen er invitert til sak 41. • Hedmark Revisjon IKS er invitert til møtet i f.m. sakene 43 – 46.

Eventuelt forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til 995 77 903, eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Med hilsen For leder i kontrollutvalget

Kjetil Solbrækken utvalgssekretær

KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE

SAKSLISTE

FOR MØTE I STANGE KOMMUNE

Tirsdag 21. juni 2016 kl. 0830. (Rom 267, rådhuset)

SAK NR. 39/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.05.16 SAK NR. 40/2016 SELSKAPSKONTROLL: PRESENTASJON AV

KONTROLLUTVALGETS OPPGAVE Utsatt sak fra møte 12/5-16.

SAK NR. 41/2016 PRINSIPPER FOR EIERSTYRING I STANGE KOMMUNE OG

STATUS FOR EIERSKAPSMELDING

SAK NR. 42/2016 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDR. (unntatt off. § 13) KOMMUNENS BRUK AV TVANG OG MAKT OVERFOR

PERSONER MED PSYKISK UTVIKLINGSHEMMING

SAK NR. 43/2016 VIDEREFØRING AV FORUNDERSØKELSE VEDR. BARNEVERNET Hedmark Revisjon IKS deltar.

SAK NR. 44/2016 AVKLARING AV SPØRSMÅL OM FINANSIERING OG

AVREGNING – HEDMARK REVISJON IKS

SAK NR. 45/2016 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR

2016

SAK NR. 46/2016 STATUSRAPPORT REVISJON 1. TERTIAL 2016 - HEDMARK

REVISJON IKS

SAK NR. 47/2016 VIRKSOMHETENES EGENBESKRIVELSE 2015 SAK NR. 48/2016 REFERATSAKER

Gjøvik, 14. juni 2016. For utvalgsleder

Kjetil Solbrækken

utvalgssekretær Kopi til orientering: - Stange kommune v/ordfører, rådmann, økonomisjef og vararepresentanter til kontrollutvalget - Hedmark Revisjon IKS

1

SAK NR. 39/2016

Stange kommune

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.05.16 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei

Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 24.05.16 Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 24.05.16 godkjennes.

SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra siste møte legges herved frem til formell godkjenning.

1

MØTEPROTOKOLL

KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE

Tirsdag 24. mai 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 – 1515. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Håkon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (PP), første vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (deltok under andre del av sak 37). Økonomisjef Jan Christian Eriksen og økonomirådgiver Torill Hoel (begge deltok i under andre del av sak 36 og andre del av sak 37). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn (begge møtte under sakene 36 og 37). Fra Stange kommunale Boligforetak KF: Styreleder Eva Søgnebotten og daglig leder Jon Magne Svenkerud (begge deltok under andre del av sak 36). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.

Til behandling: SAK NR. 35/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.05.16 Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12.05.16 godkjennes.

SAK NR. 36/2016 ÅRSREGNSKAP 2015 FOR STANGE KOMMUNALE

BOLIGFORETAK KF – KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hedmark Revisjon IKS v/ oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor

2

Berit Bøhn om revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen. Under andre del av saken deltok Stange kommunale Boligforetak KF v/styreleder Eva Søgnebotten og daglig leder Jon Magne Svenkerud. Årsavslutningsbrevet fra revisor ble gjennomgått. Styreleder og daglig leder svarte deretter på spørsmål fra kontrollutvalget. Til stede under denne delen av saken var også økonomisjef Jan Christian Eriksen og økonomirådgiver Torill Hoel fra Stange kommune.

Vedtak, enstemmig:

KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2015 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for 2015. Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene og orienteringer fra foretaket v/styreleder og daglig leder og fra foretakets revisor/Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at det er avlagt en revisjonsberetning uten merknader fra revisors side i forhold til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til foretakets årsrapport og årsregnskap:

a) Vedlikeholdsnivå og ivaretakelse av

realkapitalen/boligmassen: Vedlikeholdsnivået er for 2015 er beregnet til 207 kroner pr. m2. (2014: 213 kroner, 2013: 209 kroner). Hensyntatt type boliger og brukergrupper, kan det antas at dette er noe lavt i forhold til normtall uten at dette er synliggjort i årsberetningen. Det tas derimot til orientering at styret mener foretaket har «ivaretatt realkapitalen…». Kontrollutvalget oppfordrer foretaket til å synliggjøre relevante sammenligningstall i årsrapporten (benchmarking).

b) Fremtidig utvikling:

På spørsmål fra kontrollutvalget har styreleder og daglig leder orientert om aktuelle prosesser i både selskapet og kommunen omkring foretakets fremtidige utvikling. Kontrollutvalget har i tillegg blitt informert om at foretaket vurderer å ta i bruk et elektronisk verktøy («IK-bygg») til å systematisere opplysninger om tilstanden til de enkelte bygg man eier. Kontrollutvalget vil be om en oppdatering om status for

3

dette arbeidet høsten 2016. Kontrollutvalget mener opplysninger omkring foretakets fremtidig utvikling med fordel kunne vært omtalt i årsrapporten.

c) Styrets årsrapport – innspill til videreutvikling: Kontrollutvalget ga i sin uttalelse til fjorårets regnskap flere innspill til utvikling av styrets årsrapportering. Kontrollutvalget kan ikke se at innspillene er fulgt opp, og tillater seg å gjenta disse. Hensikten med innspillene er å bidra til best mulig informasjon fra foretaket, hensyntatt at foretaket er en offentlig virksomhet og en del av Stange kommune. Stange kommune omtaler en rekke områder/tema i sin årsrapportering som også kan være relevant å omtale i årsrapporten for foretaket. Her kan nevnes: - Omtale av vesentlige avvik mellom regnskap og

budsjett. - Utfyllende økonomisk analyse, fremstilling av

trender mv. for å belyse foretakets økonomiske stilling mv.

- Målstyring: Kommunens visjon, strategier og fokusområder bør operasjonaliseres i konkrete og målbare mål så langt det er mulig. Det oppfordres også til å jobbe med å finne gode parametere å sammenligne selskapet med andre, god praksis mv. («benchmarking»)

- Etikk og internkontroll (jf. krav til kommunenes årsrapportering om dette i kommunelovens § 48)

- Fremtidig utvikling (jf. kommentar under pkt. b) ovenfor).

Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 18. mai 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for 2015.

SAK NR. 37/2016 ÅRSREGNSKAP 2015 FOR STANGE KOMMUNE –

KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE

Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetningen og oppsummerte revisjonsarbeidet. Fra Hedmark Revisjon IKS deltok regnskapsrevisor Tommy Pettersen. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskapet og rådmannens årsrapport med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll. Til stede fra administrasjonen var rådmann Stein Erik Thorud, økonomisjef Jan Christian Eriksen, økonomirådgiver Torill Hoel og økonomirådgiver Torill Hoel.

4

Vedtak, enstemmig:

KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015

Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for 2015. Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/Hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det er avlagt en revisjonsberetning uten merknader fra revisors side i forhold til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsrapport:

a) Kommunens økonomiske situasjon – positiv utvikling: Hovedinntrykket er at kommunen har en god finansiell stilling og økonomisk handlefrihet. Kontrollutvalget begrunner dette med:

Positivt netto driftsresultat – 70,5 millioner kroner:

Dette utgjør 4,7 % av driftsresultatet, dvs. godt over Fylkesmannens anbefalte nivå på minimum 1,75 %.

Moderat lånegjeld sammenlignet med andre kommuner. Her er verd å merke seg at lånegjelden utgjør 78,8 % av driftsinntektene. Dette er over anbefalt nivå og vedtatt handlingsregel på maksimum 70 %.

God likviditet. Bra andel frie midler/disposisjonsfond: Kommunen

har pr. 31/12-15 ca. 196 millioner på disposisjonsfond, en økning på ca. 31 millioner fra 2014. En del av midlene er bundet opp gjennom vedtak i kommunestyret, men er frie ved at de kan omdisponeres om nødvendig.

Vedtatte økonomiske handlingsregler (9 stk) i hovedsak innfridd. Det vises til omtale i årsrapporten s. 56.

b) Kommunens drift og budsjettstyring:

Den ordinære driften (virksomhetsområdene) viser et mindreforbruk/«overskudd» på ca. 9.1 millioner kroner. Samlet sett indikerer dette en gjennomgående god økonomistyring og budsjettdisiplin. Kontrollutvalget har merket seg at enkelte områder innenfor Helse- og omsorgsområdet har merforbruk. Her nevnes barnevern og helse- og omsorgssentre særskilt. I

5

tillegg er verdt å merke seg at Tilrettelagte tjenester går omkring i balanse etter at de ble tilført 15,2 millioner i økt ramme i 2015.

c) Bekymringsfull utvikling i pensjoner: Kontrollutvalget vil uttrykke generell bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på følgende forhold: - Premieavviket (=utsatt kostnadsføring av pensjon)

er noe redusert i 2015, men utgjør fortsatt et stort beløp – kr. 88,1 millioner.

- Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser) utgjør pr. 31/12-15 hele 360 millioner. Det antas at forpliktelsen må dekkes inn gjennom økte fremtidige premieinnbetalinger.

d) Investeringsregnskapet: Avsluttet med udekket beløp på

kr. 33 millioner: Kontrollutvalget har merket seg at investeringsregnskapet for 2015 er avsluttet med et udekket beløp på ca. 33 millioner, dvs. at det er investert for 33 millioner mer enn budsjettert. Årsaken til avviket skyldes ikke manglende bevilgninger fra kommunestyret til de ulike formålene/prosjektene, men at budsjettet ble nedjustert for mye i løpet av året ved justering av budsjett i forhold til fremdriften i prosjektene. Rådmannen har i årsrapporten signalisert at det vil bli foretatt en gjennomgang av rutinene for den årlige periodiseringen av investeringsbudsjettet.

e) Årsmeldingens omtale av interkommunale samarbeid:

Årsmeldingen for 2015 gir en fyldig og god fremstilling av kommunens drift og økonomi. Kontrollutvalget savner likevel en helhetlig oversikt over områder der man samarbeider med andre om levering av kommunale tjenester eller myndighetsutøvelse (vertskommunesamarbeid/ interkommunale samarbeid). Rådmannen oppfordres til å se nærmere på dette til neste år.

Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 12. mai 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for 2016.

SAK NR. 38/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON Vedtak, enstemmig: 1. Oversikten over aktuelle tema til videre diskusjon suppleres

med nye innspill fremkommet i møtet.

2. Saken følges opp på neste møte der virksomhetenes årsrapporter for 2015 legges ved saken.

6

3. Som ledd i arbeidet med overordnet analyse ønsker

kontrollutvalget mer kunnskap om sykefraværet i Stange kommune. Saken følges opp høsten 2016 der rådmannen inviteres til å presentere detaljert sykefraværsstatistikk og orientere om kommunens sykefraværsarbeid.

Stange, 24. mai 2016. _________________________ Trond Vangen leder

RETT UTSKRIFT: Stange, 24. mai2016.

Kjetil Solbrækken utvalgssekretær

NESTE MØTE Dato: Tirsdag 21. juni 2016 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker:

• Ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2019 – foreløpige prioriteringer

Orienteringer v/rådmannen: • Eierstyring:

Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Status for del 2 - eierskapsmelding

• Barneverntjenesten: Status konkret barnevernssak Status anmodning om tilsyn fra Fylkesmannen

Saker til senere oppfølging: • Høsten 2016: Kostra: Presentasjon av rådmannens kostrahefte (KU-sak

12/16) • Høsten 2016: Sykefravær: Presentasjon av detaljert statistikk og

kommunens sykefraværsarbeid (KU-sak 38/16). • Høsten 2016: Stange kommunale Boligforetak – orientering (jf. uttalelse

til årsregnskap 2015) • Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede –

orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) • Internkontroll:

Overordnet internkontroll – rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)

Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16)

7

Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Tidligere vedtak til oppfølging: • Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) • Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) • Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) • Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets

rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) – oppfølging 2015/2016

• Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) • Interkommunale samarbeid - videreføring forundersøkelse (ku-sak

12/15) • Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp:

Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler

Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): (ingen)

Møteplan 2016: • Tirsdag 19.01.16 kl. 0830 • Tirsdag 01.03.16 kl. 0830 • Tirsdag 12.04.16 kl. 0830 (i tillegg til vedtatt møteplan) • Torsdag 12.05.16 kl. 0830 (endret fra opprinnelig planlagt tirsdag 10.05.16) • Tirsdag 24.05.16 kl. 0830 (i tillegg til vedtatt møteplan) • Tirsdag 21.06.16 kl. 0830 • Tirsdag 06.09.16 kl. 0830 • Tirsdag 25.10.16 kl. 0830 • Tirsdag 13.12.16 kl. 0830

1

SAK NR. 40/2016

Stange kommune

SELSKAPSKONTROLL: PRESENTASJON AV KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 12.05.16 (utsatt)

21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Kontrollutvalgsboken kap. 8 – Selskapskontroll (veileder fra Departementet, 2015)

Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK:

Presentasjon av kontrollutvalgets lovpålagte oppgave med selskapskontroll tas til orientering.

SAKSOPPLYSNINGER: Saken er utdypende informasjon om en av kontrollutvalgets lovpålagte oppgaver og en innledning til arbeidet med å lage en plan for selskapskontroll, basert på en overordnet analyse. Hensikten med saken er å bidra til forståelse og innspill til senere diskusjoner om prioritering av kontroll av kommunalt eide selskaper. Vedlagt saker følger kap. 8 i Kontrollutvalgsboken (veileder fra departementet) som beskriver oppgaven på en fin måte. Sekretær vil gi en kort presentasjon i møtet. Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave for kontrollutvalget. Dette fremgår av kommunelovens § 77 nr. 5:

5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.

2

Oppgaven er videre omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6:

Kap. 6. Selskapskontroll § 13.Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden

Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.

Endret ved forskrift 6 des 2012 nr. 1151 (i kraft 1 jan 2013). § 14.Selskapskontrollens innhold

Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).

Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3.

§ 15.Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten.

Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse.

59

Selskapskontroll8.

Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontroll­utvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll.

Stadig mer av den kommunale virksomheten organiseres utenfor den ordinære kommunale forvaltningen. Dette kan være aksjeselskaper, interkommunale selskaper eller andre selvstendige rettssubjekter.

«Selskapskontroll er relativt nytt, men vi har gode erfaringer med såvel bestilling som gjennomføring. Vi opplever at kommunestyret mener det er nyttig med slik kontroll og det er avkommet gode og konstruktive debatter når vi har presentert selskapskontrollrapportene overfor kommunestyret.» (Kontrollutvalgsleder, Ski)

Slike fristilte organisasjoner kan utgjøre en utfordring for folkevalgt styring, innsyn og kontroll, på grunn av at de ligger utenfor kommunestyrets direkte styring og administrasjonssjefens internkontroll. Hvordan kommunestyret forvalter eierskapene sine, er viktig

for å sikre kvalitet på tjenester og god forvaltning av kommunens verdier. God forvaltning av eierskapene er også viktig for kommunens omdømme. Formålet med eierskapet og eventuelle prinsipper for hvordan eierstyringen utøves, er et godt utgangspunkt for kontrollutvalget når de skal påse at eierskapene forvaltes i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget, og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll.

Organisering av kommunale tjenesterDet kan være ulike begrunnelser for at kommuner oppretter eller går inn i selskaper:

■ effektivisering av driften ■ klarere ansvarsforhold ■ behov for å samarbeide med andre

om  tjeneste produksjon ■ investering med tanke på økonomisk profitt ■ investering pga. samfunnsansvar og/eller for

å støtte lokale initiativ

I oversikten under vises ulike organisasjonsformer som kommunene har tatt i bruk når de har organisert virksomheter på andre måter enn den tradisjonelle etatsorganiseringen.

8. SElSKAPSKontRoll

60

Organisasjonsform bør velges med utgangspunkt i hvilke oppgaver som skal utføres og formålet kommunen har med selskapsetableringen. Valg av organisasjonsform påvirker også kommunens styringsmuligheter og muligheten for kontroll og tilsyn. Dette er viktige hensyn som kommunestyret må ta stilling til når de velger hvordan den kommunale virksomheten skal organiseres. Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyrets saker knyttet til etablering av selskaper, og se etter om kontroll- og tilsynskonsekvensene er vurdert.

Spesielt om stiftelserDen organisasjonsformen som gir minst mulighet for direkte politisk styring og kontroll, er stiftelser. En stiftelse er selveiende, og har formelt sett ingen eiere som kan ha direkte styring med stiftelsen. Heller ikke stifteren har rettslig sett slik styringsmulighet. Et vedtak fattet i stiftelsens styre er endelig og kan ikke omgjøres av et kommunalt organ. En kommunal stifter kan legge rammer for stiftelsens virksomhet ved å fastsette stiftelsens vedtekter, men dette må skje når vedtektene formuleres. Det kan være en krevende prosess å endre vedtektene på et senere tidspunkt. På grunn av den begrensede muligheten kommunen har for styring og kontroll, bør kommunestyret og kontrollutvalget være spesielt oppmerksomme ved bruk av denne organisasjonsformen.

Bruk av stiftelse som organisasjonsform

I Kvinnherad kommune ønsket kommunestyret å skille ut næringsfondet som en stiftelse. Da denne saken ble satt opp på sakslisten til kommunestyret, fanget kontrollutvalget opp saken, og stilte spørsmål om hvorvidt kontroll- og tilsynsperspektivene var tilstrekkelig vurdert når en planla å organisere næringsfondet som stiftelse.

Kontrollutvalget viste til kommunens eierskaps-strategi, hvor det understrekes en del sentrale hensyn som bør vurderes ved valg av selskaps-form. Det som trekkes særskilt frem, er vilkårene og behovet for politisk styring. Det er videre eksplisitt uttalt at stiftelser ikke anbefales for virksomheter som krever eierstyring.

Kontrollutvalget mente at vedtaksgrunnlaget ikke i tilstrekkelig grad tok hensyn til eierskaps-strategien og de kontrollmessige konsekvensene av organisasjonsvalget. Kontrollutvalget mente at det i denne saken ville være behov for politisk eierstyring og at stiftelse derfor ikke var egnet som organisasjonsform.

Kontrollutvalget fikk kommunestyret til å utsette behandlingen av saken mens kontrollutvalget utredet spørsmål knyttet til innsyn, offentlighet, styring og forvaltning.

Organisasjonsform og lovhjemmel Type organ Eiere Eierorgan Kontrollutvalgets verktøy Innsyn

Kommunalt foretak (koml. kap. 11) Forvaltningsorgan. Kommunen kan bestemme at utvalgte tjeneste områder kan organiseres som kommunalt foretak. Foretaket er fortsatt en del av kommunen.

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77

Interkommunalt styre (koml. § 27) Forvaltningsorgan, men ikke alltid eget rettssubjekt. To eller flere kommuner kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver.

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. §§ 77 og 80

Vertskommune- samarbeid (koml. §§ 28a, 28b og 28c)

Forvaltningsorgan. En kommune overlater utførelsen av lovpålagte oppgaver til en vertskommune.

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77 (gjelder vertskommunen)

Interkommunalt selskap (IKS) (IKS-loven) Eget rettssubjekt som reguleres av IKS-loven. Et IKS er et selskap der bare kommuner kan delta, men det er rettslig og økonomisk adskilt fra deltaker-kommunene.

Kommunen Representantskap Generelt tilsyn. Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

Aksjeselskap (AS) – heleid av kommunale aktører (aksjeloven)

Eget rettssubjekt. Kommunen Generalforsamling Generelt tilsyn.Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

AS/ASA – deleid av kommunale aktører (aksjeloven og allmenn aksjeloven)

Eget rettssubjekt. Kommunen og private aktører

Generalforsamling Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Samvirke-foretak (SA) (samvirke loven) Eget rettssubjekt. Samvirkeforetaket er en sammenslutning med hovedformål å fremme medlemmenes økonomiske interesser ved at disse deltar i foretakets virksomhet som forbrukere, leverandører eller lignende.

Medlemmene Årsmøte Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Stiftelse (stiftelsesloven) Eget rettssubjekt. Med stiftelse forstås en formuesverdi som er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art. Når stiftelsen er opprettet, har oppretteren ikke lenger rådighet over formues verdien som er overført til stiftelsen.

Ingen, selveiende Styret Ingen, dersom ikke noe er avtalt. Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

8. SElSKAPSKontRoll

61

Organisasjonsform bør velges med utgangspunkt i hvilke oppgaver som skal utføres og formålet kommunen har med selskapsetableringen. Valg av organisasjonsform påvirker også kommunens styringsmuligheter og muligheten for kontroll og tilsyn. Dette er viktige hensyn som kommunestyret må ta stilling til når de velger hvordan den kommunale virksomheten skal organiseres. Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyrets saker knyttet til etablering av selskaper, og se etter om kontroll- og tilsynskonsekvensene er vurdert.

Spesielt om stiftelserDen organisasjonsformen som gir minst mulighet for direkte politisk styring og kontroll, er stiftelser. En stiftelse er selveiende, og har formelt sett ingen eiere som kan ha direkte styring med stiftelsen. Heller ikke stifteren har rettslig sett slik styringsmulighet. Et vedtak fattet i stiftelsens styre er endelig og kan ikke omgjøres av et kommunalt organ. En kommunal stifter kan legge rammer for stiftelsens virksomhet ved å fastsette stiftelsens vedtekter, men dette må skje når vedtektene formuleres. Det kan være en krevende prosess å endre vedtektene på et senere tidspunkt. På grunn av den begrensede muligheten kommunen har for styring og kontroll, bør kommunestyret og kontrollutvalget være spesielt oppmerksomme ved bruk av denne organisasjonsformen.

Organisasjonsform og lovhjemmel Type organ Eiere Eierorgan Kontrollutvalgets verktøy Innsyn

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. §§ 77 og 80

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77 (gjelder vertskommunen)

Kommunen Representantskap Generelt tilsyn. Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

Kommunen Generalforsamling Generelt tilsyn.Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

Kommunen og private aktører

Generalforsamling Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Medlemmene Årsmøte Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Ingen, selveiende Styret Ingen, dersom ikke noe er avtalt. Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Kommunalt foretak (koml. kap. 11) Forvaltningsorgan. Kommunen kan bestemme at utvalgte tjeneste områder kan organiseres som kommunalt foretak. Foretaket er fortsatt en del av kommunen.

Interkommunalt styre (koml. § 27) Forvaltningsorgan, men ikke alltid eget rettssubjekt. To eller flere kommuner kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver.

Vertskommune- samarbeid (koml. §§ 28a, 28b og 28c)

Forvaltningsorgan. En kommune overlater utførelsen av lovpålagte oppgaver til en vertskommune.

Interkommunalt selskap (IKS) (IKS-loven) Eget rettssubjekt som reguleres av IKS-loven. Et IKS er et selskap der bare kommuner kan delta, men det er rettslig og økonomisk adskilt fra deltaker-kommunene.

Aksjeselskap (AS) – heleid av kommunale aktører (aksjeloven)

Eget rettssubjekt.

AS/ASA – deleid av kommunale aktører (aksjeloven og allmenn aksjeloven)

Eget rettssubjekt.

Samvirke-foretak (SA) (samvirke loven) Eget rettssubjekt. Samvirkeforetaket er en sammenslutning med hovedformål å fremme medlemmenes økonomiske interesser ved at disse deltar i foretakets virksomhet som forbrukere, leverandører eller lignende.

Stiftelse (stiftelsesloven) Eget rettssubjekt. Med stiftelse forstås en formuesverdi som er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art. Når stiftelsen er opprettet, har oppretteren ikke lenger rådighet over formues verdien som er overført til stiftelsen.

EierstyringFor å sikre tilstrekkelig folkevalgt styring og kontroll med eierskapene, er det en forutsetning at kommunen utarbeider overordnede system og retningslinjer for utøvelse av eierstyringen. Dette kan blant annet være rutiner for rapportering, evaluering og oppfølging av eierskapene. I tillegg er det viktig at kommunen tydeliggjør hvilken strategi og hvilke målsettinger den har overfor de ulike selskapene de har eierandeler i.

KS har utarbeidet et sett av anbefalinger knyttet til eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper og foretak (2015). Disse anbefalingene kan brukes som utgangspunkt for å utarbeide en eierstrategi og/ eller eierskapsmelding.

Hva er selskapskontroll?Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. I heleide kommunale selskap har kontroll-utvalget rett til å være til stede i generalforsamling, representantskap og andre eierorgan. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal derfor varsles når slike møter skal holdes. Det er viktig at kontrollutvalget tar stilling til om de vil benytte seg av møteretten, både for å holde seg orientert om selskapene, og som et ledd i sin kontroll. Den som utfører selskapskontroll på kontrollutvalgets vegne, kan være tilstede på general-forsamling mv.

I hovedsak skilles det mellom eierskapskontroll, som er obligatorisk, og frivillig forvaltningsrevisjon. Praksis

EksempelI hvilken grad utøver kommunen kontroll med selskapene i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse?

EksempelI hvilken grad viser selskapets nøkkeltall en forsvarlig økonomisk drift?

EksempelI hvilken grad etterlever selskapet regelverket for offentlige anskaffelser?

Eierskapskontroll(obligatorisk)

Forvaltnings-revisjon(frivillig)

8. SElSKAPSKontRoll

62

tilsier at det kan være en glidende overgang mellom disse to hovedkategoriene.

EierskapskontrollEierskapskontrollen omhandler kontroll av om «den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger».

Eierskapskontroll fokuserer på hvordan kommunen utøver eierstyring. Videre om den som representerer kommunens interesser på generalforsamlingen eller i representantskapet, treffer beslutninger i samsvar med relevant lovgivning, og for øvrig opptrer i tråd med kommunens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av eierinteressene.

En viktig forutsetning for at kontrollutvalget kan gjennomføre eierskapskontroll, er at kommunen har tydeliggjort hvilke strategier og målsetninger kommunen har med eierskapene. Utgangspunktet for eierskapskontroller vil derfor gjerne være å undersøke om kommunen har etablert konkrete formål eller føringer for eierskapene, gjerne i form av en eierskaps-strategi eller -melding.

Problemstillinger ved en eierskapskontroll

■ Har kommunen etablert tydelige føringer for eierskapene sine?

■ Har kommunen en eierskapsmelding?

■ Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser?

■ Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eier-interesser?

■ Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd?

■ Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse?

Valgfri forvaltningsrevisjonForvaltningsrevisjon vil være aktuelt dersom funn fra den obligatoriske eierskapskontrollen, eventuelt andre tips og politiske vedtak og/eller føringer, gjør at kontrollutvalget mener det er forhold som trenger å bli nærmere undersøkt.

Forvaltningsrevisjon vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. For å

kunne gjennomføre en forvaltningsrevisjon i et selskap kan kontrollutvalget bruke sin innsynsrett i selskapet eller få samtykke til innsyn.

Tema for forvaltningsrevisjon i selskaper ■ måloppnåelse ■ offentlige anskaffelser ■ habilitet ■ etikk og samfunnsansvar ■ arbeidsmiljø ■ økonomisk drift

Er det mulig å skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap?Det gjennomføres i praksis en rekke selskapskontroller som kombinerer elementer fra både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon.

Dette kan være kontroller i enkeltselskap der en gjør en kartlegging av for eksempel økonomisk status, innkjøpsrutiner, og sykefravær og lignende. Dette er undersøkelser som ikke bare fokuserer på eierskaps-forvaltningen og kommunens kontroll med selskapene, men som også ser på selve driften i det aktuelle selskapet. Samtidig går ikke undersøkelsen i dybden slik som en forvaltningsrevisjon vil gjøre. En slik kontroll vil i hovedsak være av beskrivende karakter, uten nødvendigvis å basere seg på noen konkrete revisjons-kriterier, slik det er krav om i en forvaltningsrevisjon. Flere selskapskontroller vil også kombinere eierskaps-kontroll og forvaltningsrevisjon.

Offentlige anskaffelserEn gjennomgang av rutiner for anskaffelser og etterlevelse av anskaffelsesregelverket krever at prosjektet gjennomføres som en forvaltnings-revisjon, på grunn av at en da må undersøke selskapsinterne forhold.

Det kan argumenteres for at overgangen mellom de to formene for selskapskontroll er så glidende at det i liten grad er hensiktsmessig å definere dem som to helt ulike undersøkelser, med ulike krav til undersøkelsesdesign. Det som skiller den ene undersøkelsen fra den andre, er ikke formen på undersøkelsen, men forskjellen i formål, problemstillinger og metodisk tilnærming.

Hvem kan gjennomføre selskapskontroll?Kontrollutvalget avgjør selv hvem de ønsker skal utføre selskapskontroll. Når det gjelder eierskapskontroll, kan dette gjøres av alle med nødvendig uavhengighet og kompetanse. Forvaltningsrevisjon er per definisjon revisjon, og kan derfor kun utføres av en revisor.

8. SElSKAPSKontRoll

63

Samarbeid mellom sju kommuner om en felles selskapskontroll

«Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltnings revisjon).»

Problemstillingene som ble utledet av formålet var knyttet til følgende tema:

■ eiernes oppfølging av selskapet ■ selskapets budsjettrutiner og regnskaps-

rapportering ■ selskapets kostnadseffektivitet ■ belastning av selskapets kostnader for

eierkommunene ■ selskapets oppfølging av regler om offentlige

anskaffelser og offentlighet ■ selskapets oppfølging av etikk, arbeidsmiljø

og miljøvern

Hvem kan kontrolleres?Selskapskontroll kan i prinsippet gjennomføres i alle typer selskaper, men omfanget av selskapskontrollen påvirkes av eierforholdene i selskapene. Innsyns- og undersøkelsesretten til kontrollutvalget, og/eller revisor, er forbeholdt følgende selskaper:

■ interkommunale styrer etter kommuneloven § 27 som er eget rettssubjekt

■ interkommunale selskap (IKS) ■ heleide kommunale aksjeselskap kommunen eier

alene eller sammen med andre kommuner ■ heleide datterselskap til slike selskaper

I disse selskapene har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å innhente de opplysninger de finner påkrevd, og kan gjennomføre nødvendige undersøkelser.

Dersom kontrollutvalget ønsker å gjennomføre selskapskontroller i andre selskaper, der eierskapet er delt med private aktører eller staten, må kontrollen basere seg på offentlig tilgjengelig dokumentasjon. Spørsmålet om hvem som på vegne av et aksjeselskap kan gi innsyn i selskapet i samband med forvaltnings-revisjon, må avgjøres ut fra kompetansebestemmelsene i aksjeloven. Etter aksjeloven § 6-12 hører forvaltningen av selskapet inn under styret, og styret representerer selskapet utad, se aksjeloven § 6-30. Dette tilsier at det som et utgangspunkt er styret som avgjør om det skal gis innsyn for kontrollutvalg. Når det gjelder aksje-

eiernes myndighet til å gi kontrollutvalg innsyn, må aksjeeierne i tilfelle beslutte dette gjennom vedtak i generalforsamlingen.

Vedtektsfestet kontroll

I Hordaland fylkeskommune har fylkestinget vedtatt at fylkeskommunale representanter på generalforsamlinger i bompengeselskap som ikke faller inn under innsynsretten i kommune loven § 80, skal reise et forslag om vedtektsendring som gir fylkeskommunen og fylkes kommunens revisor mulighet til å føre kontroll med fylkeskommunens eierinteresser.

Som et resultat vedtektsfestet bompenge-selskapene at «Fylkeskommunen og fylkes-kommunen sin revisor har høve til å føra kontroll med fylkeskommunen sine eigarinteresser».

Bestilling

Bestilling av en selskapskontroll gjøres med utgangs-punkt i en plan for selskapskontroll. I noen tilfeller kan kommunestyret på eget initiativ bestille en selskaps-kontroll, eller det kan komme opp saker i kontroll-utvalget som de velger å følge opp nærmere. Dersom ikke omfanget og tilnærmingen er spesifisert i plan for selskapskontroll, vil det i bestillingsfasen være viktig å definere hvordan prosjektet skal utføres, slik at en sikrer at kontrollutvalget og den som utfører selskaps-kontrollen har lik forståelse av oppdraget. Det er derfor viktig at utvalget bruker tid på bestillingsprosessen, for å få utarbeidet en prosjektplan som er i samsvar med kontrollutvalgets ønsker og som er tilpasset behovet for kontroll i hvert enkelt tilfelle. Prosjektet bør ikke settes i gang før kontrollutvalget og utfører har godkjent prosjektplanen eller bestillingen.

I prosjektplanen vil det være naturlig at følgende er dekket:

■ tema og eventuelt hvilke selskaper som skal undersøkes

■ bakgrunn ■ problemstillinger ■ hvilken type informasjon som skal hentes inn

og hvordan ■ framdriftsplan ■ ressursbruk

8. SElSKAPSKontRoll

64

Delt eierskap mellom flere kommunerDersom selskapet som skal kontrolleres eies av flere kommuner, vil det være hensiktsmessig at kontroll-utvalgene i eierkommunene samordner kontrollen for å unngå unødig belastning for selskapet. Dette vil også bidra til å effektivisere ressursbruken i kontroll-utvalgene. I slike tilfeller må kontrollutvalgene i de respektive kommunene bli enige om blant annet:

■ Hvilken oppdragstaker skal gjennomføre kontrollen? ■ Hva skal kontrollen omfatte og hvordan skal

kontrollen gjennomføres (prosjektplan/bestilling)? ■ Hvordan skal kostnadene fordeles mellom

kontroll utvalgene? ■ Hvordan skal selskapskontrollen rapporteres

og følges opp?

I mange tilfeller vil det være kontrollutvalget i kommunen med størst eierandel som tillegges et overordnet ansvar for samordning. Kostnadene fordeles gjerne etter størrelsen på eierandelene til den enkelte kommune. Det er likevel ikke nødvendig at alle eierkommunene er med for at noen kontroll-utvalg skal kunne gjennomføre en selskapskontroll.

Hvordan selskapskontrollen skal innrettes i slike samarbeid, kan klargjøres allerede når selskapet blir etablert, ved at vedtektene for selskapet kan angi hvilke av eierkommunene som skal ha et overordnet ansvar for å samordne selskapskontrollen. En slik avtale om samordning kan også tas inn i en selskapsavtale mellom eierkommunene. Slike avtaler vil imidlertid ikke begrense mulighetene den enkelte eierkommune har til å drive selskapskontroll.

Gjennomføring

Det er få føringer for hvordan selskapskontrollen skal gjennomføres, men gjennomføringen må tilpasses behovet for kontroll i hvert enkelt tilfelle. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering (jf. plan for selskapskontroll i kapittel 6). Det betyr at omfang og fokus kan variere fra selskap til selskap.

Selv om det ikke er etablert noen spesifikke retnings-linjer for selskapskontroll, og eierskapskontroll spesielt, kan standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) gi god veiledning og sikre at gjennomføringen holder god kvalitet. Selskapet som kontrolleres, og den som utøver kommunens eierfunksjon skal gis anledning til å uttale seg om rapportens innhold, og eventuelle kommentarer bør framgå av rapporten. Før rapporten oversendes kommunestyret, skal den også være forelagt administrasjons sjefen for uttalelse.

Rapportering og behandlingKontrollutvalget kan selv bestemme hvordan utfører skal rapportere til utvalget. Rapporteringen må tilpasses det omfanget selskapskontrollen har. Rapporten sendes fra oppdragstaker til sekretariatet. Sekretariatet påser at rapporten fra selskapskontrollen samsvarer med bestillingen, før den oversendes til kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. For å sikre at kommunestyret får nødvendig informasjon om status for eierstyring og oppfølging av eierskapene, kan kontrollutvalget sende rapporter til kommunestyret for behandling fortløpende. Dersom dette ikke gjøres, kan resultatet rapporteres særskilt i årsmeldingen. Det er kontrollutvalget som vurderer nærmere når og hvordan slik rapportering skal skje. Kommunestyret kan også fastsette nærmere bestemmelser om rapportering. Rask rapportering til kommunestyret gir kommunestyret mulighet til å vedta forbedringstiltak. Dersom selskapskontrollen er utført av revisor, har oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, møteplikt i kommunestyret når saker som har tilknytning til revisors oppdrag skal behandles, jf. revisjonsforskriften § 19. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp.

Habilitet og valgbarhet for medlemmer i  kontrollutvalget ved selskapskontrollFristilling av virksomheter og bruk av selskaper medfører nye problemstillinger knyttet til roller og habilitet i kontrollutvalget. Kontrollutvalgsmedlemmer er inhabile til å behandle saker hvis vedkommende er leder eller har ledende stilling, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamlingen for et selskap som er part i saken. Ansatte i selskaper vil som hovedregel ikke være inhabile når kontrollutvalget behandler saker hvor selskapet er part i saken. Konkrete omstendigheter i en enkelt sak kan imidlertid føre til at vedkommende må fratre som inhabil for eksempel ved at det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet (se kapittel 3).

Det er viktig at kontrollutvalget ved gjennomføring av en selskapskontroll, gjør en grundig vurdering av medlemmers habilitet dersom det oppstår tvilstilfeller. Det er viktig å vurdere om det er grunn til å tro at deres deltagelse kan svekke tilliten til kontrollutvalgets uavhengighet og nøytralitet i behandlingen av selskapskontrollen.

Det er viktig at styremedlemmers og lederes mulige inhabilitet også vurderes når kommunestyret velger kontrollutvalget. Selv om styremedlemmer, ledere og ansatte i selskap som kommunen eier, er valgbare til kontrollutvalget, bør kommunene være oppmerksom på utfordringer knyttet til å velge personer som formelt er valgbare, men som ofte kan bli inhabile i enkeltsaker (se kapittel 2).

8. SElSKAPSKontRoll

65

Kort og godt!

■ Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll- og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene.

■ I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ.

■ Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres.

■ Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne.

■ Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering.

■ Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret.

1

SAK NR. 41/2016

Stange kommune

PRINSIPPER FOR EIERSTYRING I STANGE KOMMUNE OG STATUS FOR EIERSKAPSMELDING Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter: 1. Stange kommune – prinsipper for eierstyring (vedtatt i

kommunestyret 17/9-08).

Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK:

1. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen jobber med å revidere kommunens prinsipper for eierstyring og at dette arbeidet er planlagt ferdigstilt i september 2016. Eiermelding vil også foreligge i september 2016.

2. Kontrollutvalget ber om en presentasjon av dokumentene så snart de foreligger. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Saken er dels en del av opplæringen av nytt kontrollutvalg og dels oppfølging av tidligere vedtak i kontrollutvalget. Det vises her til vedtak i kontrollutvalgets møte den 12. mai 2016 der saken ble drøftet som en del av sak om overordnet analyse – selskapskontroll:

Vedtak: Rådmannen inviteres til kontrollutvalgets møte 21/6-16 for å: • Presentere kommunens prinsipper for eierstyring • Orientere om status for utarbeidelse av eierskapsmelding (del 2).

Rådmannen har meldt tilbake at sak om eierstyring og eiermelding vil bli ferdig fra rådmannen i september. Det samme gjelder eierskapsmeldingen. Gjeldende prinsipper for eierstyring, vedtatt i 2008, følger vedlagt saken.

2

Kort historikk: Kontrollutvalget har også tidligere hatt temaet eierstyring oppe til diskusjon:

• Kontrollutvalgets møte 5. september 2013: Leder for jus og politisk sekretariat Erik Sletner orienterte.

Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen har igangsatt et arbeid med å

revidere kommunens prinsipper for eierstyring (fra 2008). 2. Kontrollutvalget ber om en presentasjon av de nye prinsippene etter at disse er vedtatt

av kommunestyret (høst 2013/tidlig 2014).

• Kontrollutvalgets møte 20. mars 2014 (sak 14/14): Rådmann Stein Erik Thorud og kommunalsjef Frode Hauan orienterte og svarte på spørsmål.

Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar til orientering at eiermelding for Stange kommune er under

utarbeidelse og at den vil bli lagt frem til politisk behandling i løpet av første halvår 2014.

2. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om eiermeldingen etter at den er behandlet politisk.

Kommunens eierskap: Nedenfor følger noteopplysning fra kommunens årsregnskap for 2014 som viser kommunens eierskap (bokført verdi = kostpris/historisk kost): Note 5 Aksjer og andeler

Stange kommune eier aksjer/andeler i følgende selskaper pr 31.12.2014:

Selskapets Antall Pålydende Balanseverdi Se lska p a ksje ka pita l a ksje r/a nde le r pr a ksje /a nde l pr. 31.12.14

HIAS IKS 20 000 000 Eierandel 24 % 4 800 000

Stange ASVO A/S 100 000 50 2 000 100 000 Stangehallen Riksanlegg A/S 600 000 400 1 000 400 000 Stange Energi A/S 10 000 000 1 000 10 000 10 000 000 Tekstilvask Innlandet AS 2 000 000 4 909 10 30 000 Mjøsanker AS 1 708 900 29 103 10 770 760 Stangehallen DA - Eierandel 39,6 % 22 440 000 A/S Åkershagan Eiendom 10 000 000 10 000 1 000 11 000 000 Ika Øst IKS Eierandel 19,25% 192 475 Oplandske dampskipsselskap 1 064 700 100 100 10 000 Stange Meieribolag A/S 240 175 42 000 Atlungstad Brenneri A/S 200 000 Sum aksjer og andeler 49 985 235 Egenkapitalinnskudd KLP 29 976 366 SUM 79 961 601

Egenkapitalinnskudd i KLP er øket med en innbetaling på kr 3.061.803,- i 2014.

Stange kommune Prinsipper for eierstyring og selskapsledelse

1. Innledning Stange kommune skal gjennom vedtatte prinsipper for eierstyring og selskapsledelse å legge til rette for god og effektiv forvaltning og utvikling av selskaper hvor kommunen har vesentlige eierinteresser, samt å gi tydelige styringssignaler i samsvar med de målsettinger og strategier kommunen har for sitt eierskap. Formannskapet delegeres myndighet til å utøve eierstyring. Saker av stor prinsippiell betydning for kommunen som eier skal behandles av kommunestyret . Prinsippene gjelder for kommunens eierskap i alle selskap hvor kommunen har vesentlige eierinteresser. For kommunale foretak og interkommunale selskap organisert etter kommuneloven § 27, skal retningslinjene legges til grunn så langt de passer. Prinsippene supplerer gjeldende lovgivning på området samt spesielle bestemmelser om eierstyring fastsatt for det enkelte selskap i vedtekter, aksjonæravtale mv. 2. Selskapets virksomhet Selskapets virksomhet skal være tydelig definert i vedtektene. Kommunen vil, eventuelt sammen med øvrige eiere, sette mål for selskapet. Styret er ansvarlig for realisering av målene. Merknad: Kommunen bidrar med kapital, velger direkte eller indirekte representanter til styret og fastsetter mål for styrets arbeid. Det er viktig at virksomheten er godt definert og at kommunen har klare mål for virksomheten og sitt eierskap. Kommunen som eier bør som hovedprinsipp begrense sin eierstyring til overordnet målstyring. Dersom kommunen gjennom vedtekter eller aksjonæravtale krever for mange beslutninger lagt på eiernivå vil dette gjøre selskapet mindre handlekraftig i tillegg til at det medfører uklare ansvarforhold. I saker av stor betydning for kommunen vil det kunne være behov for at kommunen klargjør for styret hva kommunen i generalforsamling vil mene. God eierstyring krever at kommunen, eventuelt sammen med andre eiere, evaluerer måloppnåelse. Kommunen bør stille klare avkastningskrav i selskap som har en forretningsmessig målsetting. Der målsettingen er sektorpolitisk bør det presiseres tydelige etterprøvbare mål. 3. Likebehandling Aksjonærene skal likebehandles. Merknad: For å sikre forutsigbarhet og tillit som eier overfor øvrige eiere og potensielle nye eiere, er det viktig at aksjonærene likebehandles. Dette omfatter blant annet at kommunen ikke handler på bakgrunn av informasjon som ikke er kjent for øvrige aksjonærer og at eiermakt ikke utøves gjennom uformelle kanaler. 4. Selskapskapital og utbytte Selskapskapitalen skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon.

Dersom det akkumuleres egenkapital i selskapet som er større enn hva som er forretningsmessig nødvendig, bør det begrunnes særskilt dersom kapitalen ikke tilføres eierne. 5. Eierbeslutninger/generalforsamling/representantskap Eierbeslutninger og vedtak fattes i de formelle organer for eierstyring. Det bør foreligge saksdokumenter som er utførlig nok til at aksjonærene kan ta stilling til alle saker som skal behandles. I aksjeselskaper bør innkalling og saksdokumenter til generalforsamling sendes minst 2 uker før generalforsamlingen avholdes. For interkommunale selskaper skal innkalling og saksdokumenter til representantskapsmøte skje med minst fire ukers varsel. Merknad: For å sikre tillitt til kommunen som seriøs og profesjonell eier, klare ansvarsforhold samt notoritet rundt de beslutninger som fattes, bør eierstyring utøves gjennom formelle styringskanaler, dvs gjennom generalforsamling for aksjeselskap (AS), representantskap (IKS), og i kommunestyret for kommunale foretak. Annet kan være bestemt i selskapets vedtekter. 6. Styret Styret skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskapets egenart. Styret bør sammensettes med sikte på bred representasjon av selskapets aksjeeiere. Begge skjønn skal være representert i styret med minst 40 %. Styret skal sammensettes slik at det kan handle uavhengig av særinteresser. Det bør velges en valgkomité for det enkelte selskap. Merknad: Prinsippene bør også gjelde ved valg til andre styrende organer. Valg av styre og en god prosess rundt dette er et av de viktigste styringsinstrumentene for kommunen. Det er viktig at styret velges med fokus på selskapets behov, vedkommendes kompetanse og styrets totale sammensetning. Partitilhørighet bør være underordnet. I selskaper med betydelige sektorpolitiske målsettinger bør det vurderes konkret om styrets medlemmer bør ha nær tilknytning til kommunens politiske og administrative ledelse. Valgkomiteen velges av det formelle organet for eierstyring. Medlemmer av kommunestyret og ansatte i kommunen er inhabile ved den kommunale behandlingen av en sak hvor et selskap er part, og hvor vedkommende er leder eller har ledende stilling, eller er medlem i styret eller bedriftsforsamling for et selskapet og dette ikke fullt ut eies av kommunen.. Man bør derfor være forsiktig med å velge styremedlemmer som medfører slik inhabilitet. Rådmannen anbefaler at det for det enkelte selskap velges en valgkomité som har ansvaret for å foreslå kandidater til styret, slik at styret får en helhetlig og god sammensetning. Valgkomiteen bør bestå av representanter med en tilknytning til kommunen som gjør at også hensynet til forankring i kommunen og forståelse for de kommunale prosessene ivaretas. 7. Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til styret bør utformes slik at den fremmer verdiskapningen i selskapene og fremstår som rimelige ut i fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og kompleksitet.

Det utbetales ikke godtgjørelse til styrets medlemmer når disse har Stange kommune som hovedarbeidsgiver og kommunen holder dem skadesløse for ansvar de måtte pådra seg som styremedlemmer i selskapet. Det skal likevel utbetales godtgjørelse dersom styrevervet ikke inngår som en naturlig del av representantens arbeid for kommunen. 8. Styrets arbeid Styret bør ha en plan for eget arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring. Planen bør legges frem for drøfting i generalforsamlingen. Styret bør evaluere egen virksomhet og kompetanse med jevne mellomrom. Styret bør utarbeide en strategiplan for selskatets utvikling innen for ulike forretningsområder. Slik plan skal drøftesmed eieren i eiermøte/generalforsamling. Det påligger styreleder å arbeide for at styret skal fungere godt og at styret ivaretar sine oppgaver på en best mulig måte. Det påligger styreleder å påse at alle vesentlige beslutninger så vidt mulig treffes av et samlet styre. Det bør utarbeides instrukser for styret og den daglige ledelse. Styret skal påse at selskapet har en god ledelse med klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Styret skal videre ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse på vegne av eierne. Godtgjøring til ledende ansatte bør tas inn i årsrapporten. Forvaltningslovens regler om habilitet gjelder. For interkommunale selskap og interkommunalt § 27-samarbeid gjelder i tillegg kommunelovens regler om habilitet. I selskaper hvor sektorpolitiske målsettinger er fremtredende, bør saker av stor prinsipiell og strategisk betydning drøftes med eier før beslutning treffes. Merknad: Bestemmelsen om at saker av stor prinsipiell eller strategisk beslutning bør drøftes med eier tilsvarer såkalt § 10-bestemmelse i vedtektene for statens eierskap i sværlovselskaper, og pålegger selskapene å legge viktige samfunnsmessige spørsmål frem for eieren i forkant av avgjørelse i styret. For statsforetakene stilles det krav om at styreprotokollene oversendes eierdepartementet og at saker av vesentlig betydning for foretakets formål eller som i vesentlig grad vil endre virksomhetens karakter, skal forlegges departementet skriftlig før styret fatter vedtak. 9. Uavhengighet Medlemmer av styret bør ikke: • ha rådgivnings- eller konsulentoppdrag for selskapet, eller aksjonærer i andre selskap

innenfor selskapets virksomhetsområde • være part i avtaler som har økonomisk betydning for selskapet • være medlem av styret eller ledere ansatt i selskap eller i beslutningsorganer hos andre

aksjonærer i selskapet • være nærstående til styremedlemmer eller ledende ansatte i selskapet eller personer som

sitter i beslutningsorganer hos andre aksjonærer i selskapet.

Selskapet bør ikke kjøpe rådgivnings- eller konsulenttjenester fra selskaper som styremedlemmer eller daglig leder er eier eller ansatt i. Eventuelle unntak fra dette skal styrebehandles av et samlet styre. Honorar for slike oppgaver skal være godkjent av styret. Det skal informeres om slike oppgaver og honorarer i årsrapporten. 10. Samfunnsansvar mv Selskapet skal opptre som en ansvarlig samfunnsaktør og være seg bevisst sitt samfunnsansvar og ivaretakelse av eventuelle sektorpolitiske målsettinger. Selskapets samfunnsansvar og eventuelle sektorpolitiske målsettinger bør tas inn i årsrapporten. Merknad: Det er viktig at virksomheter kommunen har vesentlige eierinteresser i utviser samfunnsansvar. Samfunnsansvaret omfatter blant annet hensynet til lokalsamfunn, ansatte, miljø, menneskerettigheter, likestilling mv. For virksomheter med sektorpolitiske målsettinger blir dette kravet ytterligere forsterket. Kommunen er involvert i flere virksomheter som både har sektorpolitiske og forretningsmessige målsetninger. Det er her viktig at det forretningsmessige aspektet ikke går på bekostning av de sektorpolitiske målsetningene.

11. Informasjon og rapportering Informasjon skal baseres på åpenhet og likebehandling av aksjeeierne. Selskapets skal sørge for at selskapets eiere får korrekt, tydelig, relevant og tidsriktig informasjon. Selskapet bør tilrettelegge for dialog mellom styret og eierne.

12. Revisor Revisor skal være uavhengig i forhold til selskapets styre og daglige ledelse. Styret bør fastsette retningslinjer for å benytte revisor som rådgiver for selskapet, herunder hvem i selskapet som kan inngå avtaler om slike rådgivningsoppdrag. Revisor bør årlig gi styret en skriftlig bekreftelse på at revisor oppfyller fastsatte uavhengighets- og objektivitetskrav. I ordinær generalforsamling skal styret gi en redegjørelse for revisors godtgjørelse fordelt på lovpliktig revisjon og godtgjørelse knyttet til andre konkrete oppdrag. Styret skal legge til rette for at revisor kan delta på alle generalforsamlinger.

1

SAK NR. 42/2016

Stange kommune

HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDR. KOMMUNENS BRUK AV TVANG OG MAKT OVERFOR PERSONER MED PSYKISK UTVIKLINGSHEMMING

Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken Vedlegg i saken

er unntatt, jf. off.lovens § 13

Saksdokumenter: 1. Brev av 10/6-16 til kontrollutvalget fra lokallaget til Norsk Forbund

for Utviklingshemmede (NFU) 2. Informasjon om bruk av tvang og makt overfor personer med

psykisk utviklingshemming (kilde: hjemmesiden til NFU)

Vedlegg 1 (UNNTATT OFF.) Vedlegg 2

FORSLAG TIL VEDTAK:

1. Henvendelsen tas til orientering.

2. Kontrollutvalget ønsker å følge opp saken og inviterer rådmannen til neste møte for å orientere om regelverket, om kommunens praksis og om kommunens håndtering av den konkrete saken som beskrives i den mottatte henvendelsen.

SAKSOPPLYSNINGER: Vedlagt følger henvendelse til kontrollutvalget med spørsmål innenfor temaet bruk av tvang og makt overfor psykisk utviklingshemmede. Etter avtale med utvalgsleder er rådmannen innkalt til møtet for å orientere om temaet generelt og den konkrete saken spesielt. Dette passet ikke, så henvendelsen fra NFU legges frem til foreløpig gjennomgang og drøfting. Det er lagt opp til at saken følges opp på neste møte, dvs. den 6/9-16.

1

SAK NR. 43/2016

Stange kommune

VIDEREFØRING AV FORUNDERSØKELSE VEDR. BARNEVERNET Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

(ingen)

FORSLAG TIL VEDTAK:

SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en oppfølging av forundersøkelse som ble startet i kontrollutvalgets møte den 12/5-16. Det vises her til sak 29/16 pkt. 4:

4. Videre drøfting av aktuelle innfallsvinkler jf. vedtakspunkt 3, følges opp i kontrollutvalgets møte den 21/6-16 i forbindelse med sak om overordnet analyse. Hedmark Revisjon IKS inviteres til saken for å komme med ytterligere innspill til tema innenfor kontroll med barnevernstjenesten.

Med bakgrunn i vedtaket er Hedmark Revisjon IKS invitert til saken. Saken er en drøftingssak og legges frem uten forslag til vedtak. Utdrag fra møteprotokollen fra møtet den 12/5-16 er gjengitt under:

2

SAK NR. 29/2016 FORUNDERSØKELSE: BARNEVERNET I STANGE KOMMUNE

Fra behandlingen: Under første del av saken ble det gitt en generell presentasjon av barneverntjenesten i Stange kommune. Presentasjonen ble gitt av barnevernleder Thilla-Marie Lerberg og nestleder Katrine Wolla. Barnevernplan for 2015 (utarbeidet av barneverntjenesten i Stange kommune) ble delt ut i møtet. Det ble særskilt orientert om rutiner/prosesser knyttet til mottatte meldinger, jf. figuren under:

Under andre del av saken informerte barnevernstjenesten om den konkrete barnevernssaken som har vært medieomtalt. Saken ble enstemmig besluttet lukket under denne delen av saken, jf. kommunelovens § 31, jf. offentlighetslovens § 13. Ordfører og Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor deltok begge under den lukkede delen av møtet, jf. deres møterett i kontrollutvalget (jf. kommunelovens § 9 nr. 4 og § 77 nr. 8). Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes deltok også under behandlingen av saken og supplerte orienteringene.

Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar barneverntjenestens generelle

presentasjon til orientering. Med bakgrunn i presentasjonen har kontrollutvalget inntrykk av at Stange kommune har et faglig sterkt barnevern.

2. Kontrollutvalget tar barnevernstjenestens informasjon

om den medieomtalte barnevernssaken til orientering. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om videre utvikling i saken, og ber om ny informasjon i møte den 21/6-16. Kontrollutvalget ber også om å bli informert om Fylkesmannens svar på kommunens anmodning om gjennomføring av et eksternt tilsyn med bakgrunn i den omtalte barnevernssaken.

3

3. Kontrollutvalget ønsker mer kunnskap om barnevernet, og vil prioritere området ved utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. Aktuelle tema til videre diskusjon i kontrollutvalgets arbeid med forundersøkelse på området kan være:

• Internkontroll i barnevernet med fokus på risikovurderinger og avvikshåndtering.

• Mål og rapportering av måloppnåelse (målstyring)

• Kvalitet: Måling og rapportering av kvalitet på tjenestene.

• Effektiv drift/effektive arbeidsprosesser: Hvordan måle/vurdere dette?

• Barnevernets forebyggende arbeid (måloppnåelse)

• Meldinger: Hvem melder? Hvordan ivaretar andre kommunale enheter sin meldeplikt til barnevernet? Hvordan håndteres anonyme meldinger? Undersøkelse i regi av Statens helsetilsyn i 2015/2016 viser at mange kommuner henlegger uten å undersøke. Hvordan er dette i Stange kommune?

• Fosterforeldre: Hvordan følges disse opp. Kvalitet på arbeidet. Fornøyde «kunder»?

• Respektfull behandling: Hvordan sikrer kommunen/barnevernet at alle blir møtt på en respektfull måte? Hvordan oppfattes barneverntjenesten av sine brukere (brukerundersøkelse).

• Hjelpetiltak: Stange prioriterer hjelpetiltak høyt. Hvordan evalueres og følges dette området opp?

• Adopsjonssaker: Ingen fosterhjemsplasserte barn er adoptert pr. d.d. i Stange. Er dette i tråd med lovverket?

• Samhandling med andre enheter i kommunen (omfang og kvalitet)

• Sykefravær: Hva er årsakene til det høye antall sykemeldte ved tjenesten? Hvilke konsekvenser får sykefraværet for tjenesten.

• Innleie av vikarer: Spørsmål rettet mot økonomi, kvalitet og kontraktsoppfølging.

4. Videre drøfting av aktuelle innfallsvinkler jf.

vedtakspunkt 3, følges opp i kontrollutvalgets møte den 21/6-16 i forbindelse med sak om overordnet analyse. Hedmark Revisjon IKS inviteres til saken for å komme med ytterligere innspill til tema innenfor kontroll med barnevernstjenesten.

1

SAK NR. 44/2016

Stange kommune AVKLARING AV SPØRSMÅL OM FINANSIERING OG AVREGNING – HEDMARK REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter: Vedlagt:

1. Protokoll – representantskapsmøte i Hedmark Revisjon IKS den 27/5-16

2. Saksfremstilling

Vedlegg 1 Vedlegg 2

FORSLAG TIL VEDTAK:

1. Kontrollutvalget er fornøyd med at saken ser ut til å finne en løsning og støtter vedtaket representantskapet i Hedmark Revisjon IKS den 27/5-16.

2. Kontrollutvalget har særlig merket seg følgende fra representantskapets vedtak og forslag overfor deltakerkommunenes kommunestyrer og fylkesting:

• Gjeld til kommunene etter manglende avregning fra 2014 ettergis (utgjør kr. 389 144 for Stange kommune).

• Kommunene skyter inn samlet kr. 2 millioner i selskapet (utgjør kr. 170 000 for Stange kommune).

• Timer til gode hos selskapet fra 2015 overføres til bruk for kontrollutvalget i 2016 og avregnes 31/12-16.

• Fremtidig betalingsordning for tjenester fra Hedmark Revisjon IKS gjøres ved a-konto innbetalinger gjennom året og avregning mot faktiske medgått tid pr. 31/12 hvert år med eventuell tilbakebetaling til kommunene.

SAKSOPPLYSNINGER: Spørsmålet om avregningsløsning har vært oppe til behahandling i kontrollutvalget ved flere anledninger gjennom 2015 og 2016, og saken er velkjent for kontrollutvalget.

2

Kort oppsummert er det jobbet med to spørsmål:

1) Hvordan tjenestene fra selskapet skulle honoreres (fast forhåndsavtalt pris, eller betaling etter medgått tid ved a-konto gjennom året og avregning pr. 31/12)

2) Likviditetsproblemer og behov for innskudd av kapital i Hedmark Revisjon IKS Det første spørsmålet berører kontrollutvalgene i stor grad. Det andre spørsmålet er primært et spørsmål for eierne, dvs. kommunestyrene. Selskapet valgte våren 2015 å endre ordningen til fastpris, uten å forespørre kontrollutvalgene. Dette skapte reaksjoner blant kontrollutvalgene, spesielt hos kontrollutvalgene de fire kommunene i Hamarregionen. Etter endringer i styret i selskapet høsten 2015 ble det foretatt en juridisk vurdering av den avtalerettslige siden av selskapets disposisjoner. Det ble slått fast at sammenhengen mellom selskapsavtalens § 5 og de inngåtte oppdragsavtalene ikke var klar nok og at selskapet hadde brutt de inngåtte avtalene med kontrollutvalgene. Etter dette ble det igangsatt en prosess i selskapet for å finne løsninger i samarbeid med kontrollutvalgene, både med hensyn til avregning for 2014 og 2015 og veien videre. Kontrollutvalgene i Hamarregionen har hele tiden hatt forståelse for den vanskelige likviditetssituasjonen som selskapet har kommet opp i, men har ment at spørsmålet måtte løses i samarbeid med eierne og ikke slik man gjorde, dvs. ensidig å endre de inngåtte avtalene med kontrollutvalgene. I tillegg til den finansielle siden av saken har det også vært prinsipiell uenighet om hvordan det interkommunale selskapet skulle finansieres, og om selskapet skulle utsettes for risiko knyttet til det ikke få nødvendige bestillinger. Selv om kontrollutvalgene i Hamarregionen har hatt klare synspunkter på dette spørsmålet, er det opp til eierne å bestemme hvordan man ønsker å finansiere selskapet og hvilke hensyn som skal tas mht. risiko og avhengighet av at kontrollutvalgene faktisk bestiller oppdrag i tråd med budsjettene sine. Saken ble sist behandlet i kontrollutvalget i 2016 der man vurderte en henvendelse fra selskapet om bl.a. å ettergi gjelden fra 2014. Kontrollutvalget støttet forslaget, men presiserte samtidig at saken måtte behandles på eiernivå. Etter mange runder ser nå saken ut til å få sin avslutning. Det vises her til møte den 27/5-16 i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS, der det ble behandlet et forslag til revidert selskapsavtale og avregning med eierkommunene. Saken ble besluttet oversendt kommunestyrer og fylkesting. Saksfremstillingen til representantskapet og forslag til revidert selskapsavtale er kvalitetssikret gjennom en arbeidsgruppe bestående av Ane Tonette Longseth, Trond Iver Skattum (Hamar) og Lars Erik Hermansen (Ringsaker). Forslag til selskapsavtale har også vært forelagt KS Advokatene til kvalitetssikring. Saken vil bli fremmet for kommunestyrene med slik innstilling til vedtak:

1) Selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS godkjennes slik styret og representantskapet har vedtatt denne.

2) Ved hvert årsskifte avregnes avtalt timeforbruk mot faktisk medgått tid. Dersom kostnaden ved antall timer medgått pr 31.12. er lavere enn det som er innbetalt akonto, skal selskapet betale differansen til kommunen. Dersom kostnaden ved det antall timer som er medgått er høyere enn det som er innbetalt a konto, skal kommunen betale inn dette.

3) Ved å gi sin tilslutning til ny selskapsavtale aksepteres det at det ikke skjer noen

3

avregning med eierkommunene for regnskapsåret 2014. Mer- og mindreforbrukte timer i forhold til oppdragsavtaler for 2015 er overført regnskapsmessig til bruk i 2016 for avregning med eierkommunene pr 31.12.2016.

4) Eierkommunene innbetaler sin eierandel senest innen 31.12.2016. Selskapets samlede innskutte kapital settes til 2 mill. kroner, og fordeling pr kommune følger som vedlegg til denne protokollen.

5) Ordfører gis myndighet til å signere selskapsavtalen. Oversikt over ubrukte timer og tilgodehavende for kommunene i Hamarregionen for 2014 og 2015:

2014 2015 Samlet Antall

timer Kroner Antall

timer Kroner Antall

timer Kroner

Hamar 329,5 238 887 243,5 188 712 575 427 599 Ringsaker 394,5 283 012 253,25 196 269 647,75 479 281 Stange 536,75 389 144 143,75 111 406 680,5 500 550 Løten 60,5 43 862 116,75 904 481 177,25 134 343

Timepris 2014: 725 Timepris 2015: 775 For fullstendig oversikt over alle kommunene vises til vedlegg til forsalg til saksfremlegg til kommunene (se vedlegg 2 til saken). Kontrollutvalget i Hamar kommune og Stange kommune motregnet sitt tilgodehavende fra 2015 i mottatte regninger fra selskapet i 2015. Dette betyr at en ettergivelse vil medføre belastning i regnskapet i 2016. Oversikt over fordelingen av foreslått 2 millioner kroner i kapitalinnskudd for kommunene i Hamarregionen: Eierandel Innskutt kapital Ringsaker kommune 14,5 % 290 000 Hamar kommune 14 % 280 000 Stange kommune 8,5 % 170 000 Løten kommune 3 % 60 000 For fullstendig oversikt over alle kommunene vises til vedlegg til protokollen fra representantskapets møte den 27/5-16 (se vedlegg 1 til saken).

Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

Til Hedmark fylkesting

Postboks 84, 2341 Løten Telefon: 62 43 58 00 www.hedmark-revisjon.no post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: 974 644 576 MVA Bankgiro: 1822.46.49505

Saksbeh.: Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: Dato: Morten Alm Birkelid 911 00 413 27. mai 2016 HEDMARK REVISJON IKS – REVISJON AV SELSKAPSAVTALE OG AVREGNING

MED EIERKOMMUNENE – SAKSFREMSTILLING

Innledning

Hedmark Revisjon IKS er et interkommunalt revisjonsselskap som er eid av 17 (fylkes-)kommuner.

Selskapet skal sikre eierne revisjon i egenregi. Gjennom selskapsavtalen har eierne lagt premissene

for selskapets virksomhet. Selskapet skal levere sine revisjons- og bistandstjenester til selvkost. Det

betyr at selskapet ikke har fortjeneste til formål.

(Fylkes-)kommunenes kontrollutvalg har siden 2009 inngått årlige oppdragsavtaler1 med Hedmark

Revisjon IKS om levering/bestilling av revisjon mm. Av oppdragsavtaler fremgår det at kommunene

ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester (dvs både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon) ved

deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS.

Selskapet hadde 9 eiere tom 2011 (Hedemarken og Sør-Østerdal). Fra 01.01. 2012 kom

fylkeskommunen inn på eiersiden, mens de 7 kommunene i Glåmdalsregionen ble medeiere fra

01.01.2014.

I forkant av sammenslåingen i 2014 vedtok selskapets 17 eiere (kommunestyrer og fylkesting) en ny

selskapsavtale som avløste de to tidligere selskapsavtalene.

Den tidligere selskapsavtalen i Glåmdal revisjon IKS fordelte kostnadene mellom eierne ut i fra en

fordelingsnøkkel der folketall utgjorde 40% og medgått tid på utført revisjon utgjorde 60%. Den

tidligere selskapsavtalen og oppdragsavtalene for Hedmark Revisjon IKS opererte med fastpris på

regnskapsrevisjonstjenester, mens tjenester levert i forhold til forvaltningsrevisjon og selskaps-

kontroll ble honorert når prosjektene var ferdigstilt. I tillegg ble det gjort en avregning med

eierkommunene pr 31.12 i forhold til medgått tid på revisjonsprosjekter.

1 Oppdragsavtalene spesifiserer timer på revisjon av årsregnskap, revisjonsuttalelser, bistand, revisjon av beboer- og pasientregnskap og deltakelse i møter i kontrollutvalg og kommunestyrer. I tillegg er det timer knyttet til forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og mindre undersøkelser/bestillinger.

2

2

Ved sammenslåingen i 2014 var intensjonen å skape en felles plattform for nytt selskap, der samtlige

17 eiere ble undergitt samme avregningsregime. Spesielt ble det fokusert på å avvikle løsningen med

delvis folketallsfordeling som grunnlag for avregning med eierkommunene (Glåmdalskommunene),

samtidig skulle det også skapes med forutsigbar drift over tid slik at selskapets økonomi ikke skulle

svinge fra år til år avhengig av bestillingsvolum og –bestillingstidspunkt i kontrollutvalgene.

Avregning med eierkommunene fra 2014

I forbindelse med statusrapportering til kontrollutvalgene pr 31.12.2014 og avleggelse av selskapets

årsregnskap for 2014, ble det fattet vedtak i de 4 kontrollutvalgene på Hedmarken om at de krevde å

få avregnet leverte timer, jf oppdragsavtalene. Selskapets tilnærming var at avtalte timer skulle

legges til grunn for selskapets honorering. Eierorganet i Hedmark Revisjon IKS vedtok årsregnskapet

for 2014 i april 2015 slik styret hadde innstilt, og etter at det var opplyst om at kontrollutvalgene på

Hedmarken hadde fattet vedtak om å få tilbakebetalt ikke bestilte/leverte timer pr 31.12.

I løpet av forsommeren 2015 har de 4 kontrollutvalgene på Hedmarken fattet nye vedtak om å få

avregnet timene. Hamar og Stange kommune har også motregnet dette. De øvrige 13

kontrollutvalgene ikke gitt signaler på at det ønsker en slik avregningsløsning. Disse

kontrollutvalgene ønsket i stedet, når selskapet hadde ledig kapasitet pga manglende bestilling fra

andre kontrollutvalg, å få ubrukte/merforbrukte timer overført til bruk/avkortning i forhold til

oppdragsavtaler inngått for 2015. Disse utvalgene har gjort sine bestillinger i 2015 utfra denne

tilnærmingen/løsningen.

Utredning og ekstern vurdering av avregningsløsning

Representantskapet i Hedmark Revisjon IKS vedtok i møte den 16.09.2015 følgende mht

avregningsregime:

«Representantskapet gir styret i oppdrag å finne en løsning på avregning for årene 2014/2015.

Løsningen må foreligge i god tid før årsregnskapet for 2015 skal godkjennes i representantskapet.

Løsningen må omfatte alle eierkommunene.»

KS Advokatene ble engasjert i samråd med eierne. KS advokatene har den 11.12.2015 gjort en

vurdering av flere ulike avregningsløsninger som kunne være aktuelle, og hvilke som kunne være

akseptable innenfor gjeldende selskapsavtale. KS Advokatene konkluderte med at selskapsavtalen

var noe motstridende mht hvordan avregning skulle gjennomføres, men underbygget av

formuleringer i oppdragsavtalene som var mer entydige, la opp til en avregning med

eierkommunene. KS Advokatene påpeker imidlertid at det ikke er noe i vegen for at det kan avtales

med eierne at ubrukte/merforbrukte timer kunne overføres til neste år.

Med bakgrunn i KS Advokatenes vurdering og en påfølgende høringsrunde med kontrollutvalg og

eierkommunene i løpet av januar-mars 2016, samt møter mellom daglig leder, styreleder, rådmenn

på Hedemarken og fylkesrådsleder, og møter med representanter for kontrollutvalgene på

3

3

Hedemarken, anbefalte styret for representantskapet at selskapet fra og med 2016 avregner pr 31.12

krone for krone de bestilte/leverte timer med eierkommunene. For å forhindre nye misforståelser,

krever dette en klargjøring i selskapsavtalens §5.

Endringer i selskapsavtale fom 2016 - honorering av tjenester

Selskapsavtalen § 5 regulerer honorering av tjenester. Nåværende selskapsavtale har i dag følgende

ordlyd:

Selskapet skal fakturere sine tjenester ut i fra reelt medgått ressursbruk på det enkelte oppdrag.

Revisjonshonorar skal forhåndsavtales med den enkelte eier i en oppdragsavtale. Selskapet skal alltid

operere med en timesats som gjør at selskapet over tid ikke er egnet til å gå med overskudd

(selvkostprinsipp). Engasjementsavtaler inngås med virksomheter som ikke er en del av kommunen.

Særoppdragene skal honoreres etter samme timesats som eierkommunene.

Deltakerne skal innbetale samlet oppdragsavtalt pris i 4 terminer med ¼ for hver termin, henholdsvis

per 30/1, 30/4, 30/7 og 30/10.

KS Advokatene har igjen blitt forelagt utkast til ny selskapsavtale, og deres vurdering forelå den

06.04.2016. Styret har hensyntatt de innspill som er kommet herfra.

Av vedlegg til dette notatet fremgår det hvilke endringer som er gjort mht å tydeliggjøre at fra og

med regnskapsåret 2016 skal samtlige 17 kommuner ha oppgjør for de faktiske timer som er

bestilt/levert.

Styret og representantskapet har vurdert det slik at det er dette det er flertall for blant eierne i

selskapet. Løsningen med å overføre ubrukte timer til bruk senere år har også vært vurdert, men det

vurderes ikke som en løsning som vil skape aksept hos majoriteten av eiere i selskapet.

En viktig premiss for at ordningen med avregning pr 31.12 skal fungere til på selskapets hånd, er at

det er rød tråd mellom de planer kontrollutvalgene legger for forvaltningsrevisjon, årlige budsjetter

for tilsyn og kontroll som kontrollutvalgene blir tildelt av kommunestyrer og fylkesting, samt de

budsjetter representantskapet i Hedmark Revisjon IKS vedtar.

Avregning for årene 2014 og 2015

I den ny reviderte selskapsavtalen avklares avregningsregimet for 2016 og fremover. Imidlertid løses

ikke avregningsproblematikken for årene 2014 og 2015 gjennom en ny revidert selskapsavtale.

Styret har vurdert løsningsalternativer her, og kommet fram til at timer som ikke er brukt/ikke brukt i

i forhold til oppdragsavtalene for 2015, overføres til evt bruk/evt avkortning i 2016. Det vil medføre

at ved avregningen pr 31.12.2016 vil selskapet avregne både 2015 og 2016 i forhold til det

avregningsregimet ny selskapsavtale legger opp til.

4

4

Når det gjelder 2014 har styret kommet fram til at timer som ikke er bestilt/levert ikke avregnes med

eierkommunene. Totalt var det i oppdragsavtalene for 2014 avtalt bestilling/leveranser av i

overkant av 27 000 timer fra eierkommunene. Av disse ble ikke 3 331 timer ikke levert/bestilt i 2014.

For selskapet utgjør dette et bortfall av inntekter på 12,3%, eller i overkant av 2,5 mill.kroner dersom

det skal avregnes.

Timer som ikke ble bestilt/levert kontrollutvalgene i 2014 fordelte seg som følger omregnet i kroner:

Eier Til gode Skyldig

Hedmark fylkeskommune 759 800

Eidskog kommune 21 250

Elverum kommune 141 375

Engerdal kommune 7 975

Grue kommune 35 700

Hamar kommune*) 239 250

Kongsvinger kommune 179 350

Løten kommune 44 225

Ringsaker kommune 286 375

Stange kommune*) 388 600

Stor-Elvdal kommune 4 350

Sør-Odal kommune 139 400

Trysil kommune 208 800

Våler kommune 66 300

Åmot kommune 89 175

Åsnes kommune 119 850

Totalt 2 625 425 106 350

*) Hamar og Stange kommune har motregnet sitt tilgodehavende i 2015

Selskapet har både i 2014 og i 2015 operert med relativ lave timepriser sammenlignet med andre

interkommunale revisjonsselskaper. Fra selskapets ståsted har dette vært mulig når det har vært lagt

til grunn at selskapet gjennomgående skal får honorert timene som er avtalt i oppdragsavtalene. Når

oppdragsavtalene ikke er bindende, men kun er intensjonsavtaler som ikke forplikter kontroll-

utvalgene på å bestille, skulle selskapets timepris vært høyere for å ta høyde for økt risiko ved at alt

ikke alle timer som er avtalt, blir bestilt/levert.

Velger man å avregne timene, vil dette slå direkte inn på selskapets bunnlinje. Når bunnlinjen blir

negativ, må selskapet finne inndekning for dette. Det kan skje på to måter, enten ved at selskapet

5

5

gjør det selv eller at selskapet ber eierkommunene om å dekke dette. I en situasjon der selskapet

ikke har innskutt eller opptjent egenkapital, kan dette kun skje ved å øke inntektene eller redusere

kostnadene. En økning av inntektene, vil medføre at eierkommunene dekker underskuddet gjennom

en høyere timepris. En reduksjon av utgiftene, kan skje ved at selskapet reduserer bemanningen.

Med et beløp på 2,5 mill. kroner vil det medføre reduksjon i ca 3 årsverk, og i det alt vesentligste på

forvaltningsrevisjonsområdet. Reduseres antall årsverk vil ikke selskapet ha kapasitet påfølgende år

til å levere det som etterspørres. Det kan her opplyses at det i 2014 ble bestilt/levert forvaltnings-

revisjon som tilsvarte ca 72% av de timene som lå i oppdragsavtalene, mens bestillingene/

leveransene i 2015 har tilsvart ca 85 % av oppdragsavtalte timer. Det viser at bestillingene svinger

betydelig fra år til år, mens selskapet må ha en stabil bemanning over tid.

Ber selskapet eierne om å dekke bortfallet av inntektene, må det skje gjennom innbetalinger som

gjenspeiler kommunenes eierandeler i selskapet. Dette vil resultere i at kommuner der

kontrollutvalg har bestilt i tråd med oppdragsavtalte timer, vil måtte være med å dekke merforbruk

som tilskrives kommuner det kontrollutvalg ikke har bestilt. Dette vurderes som en uaktuell løsning.

Ut i fra en totalvurdering, anbefales det at man ikke avregner de 3331 timene som ikke ble

bestilt/levert i 2014, siden dette enten må dekkes av eierkommunene eller ved at det gjennomføres

en reduksjon i bemanningen som igjen resulterer i at selskapet ikke blir leveringsdyktig over tid.

En eventuell tilbakebetaling til eierkommunene, vil også påvirke selskapets likviditet. Dersom den

gjennomføres, vil også behovet for innskutt kapital også være større enn det som foreslås i revidert

selskapsavtale.

Selskapet har gjennom vedtak i styret og i representantskapet gjort grep i forhold til å øke

timeprisene i 2016 til kr 900 slik at selskapet ikke vil være sårbar i forhold til svingninger i

bestillingsvolum og den risikoen dette medfører for selskapet. Det vil da være mulig for selskapet å

ha en avregningsløsning i fremtiden med eierkommunene som selskapet selv skal kunne ha

muligheter til å håndtere uten å måtte innhente kapital e.l. fra eierne.

I tillegg har selskapet gjennom de forutsetninger som ble lagt i forbindelse med sammenslåing av

Glåmdal revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS i 2016 redusert bemanningen med 1,5 årsverk på

regnskapsrevisjon og selskapet holder 1 årsverk på forvaltningsrevisjon vakant.

Selskapet ser også at kommunestyrene og fylkestinget har redusert 2016-budsjettet i forhold til det

representantskapet vedtok i møte 16.09.2015 med i overkant av 1,3 mill.kroner. Styret har i møte

den 14.04.2016 vedtatt at denne utfordringen får selskapet inntil videre selv ta i 2016, men det

forutsetter at det ikke blir store avvik i bestillingene i forhold til det som er avtalt i oppdragsavtalene

for 2016.

Endringer i selskapsavtale – innskutt kapital og økt kassekreditt

For at en avregningsløsning skal kunne fungere, er selskapet avhengig av buffere for å kunne ta

svingninger.

6

6

Den nye selskapsavtalen legger derfor opp til at selskapet skal ha innskutt kapital for å kunne ha

nødvendig likviditet fremover for å håndtere variasjoner i bestillinger fra kontrollutvalg og andre

sesongsvingninger i selskapets likviditet, f.eks. når reguleringspremie på pensjonsutgifter kommer til

forfall.

Innskutt kapital er satt til 2 mill. kroner. Eierne skyter inn kapital i samsvar med (fylkes-) kommunens

eierandeler i revisjonsselskapet.

Størrelsen på innskutt kapital er satt ut i fra bl.a. hva andre interkommunale revisjonsselskaper på

Hedmark Revisjon IKS størrelse har og hvordan likviditeten til selskapet har vært variert etter

sammenslåingen i 2014. Selskapet har i dag ingen innskutt kapital. Dette er i andre interkommunale

revisjonsselskaper en vanlig løsning. Selskapet måtte også i april 2015 inngå egen bankavtale siden

EØS-avtalens støtteregler ikke tillater at interkommunale selskap ikke lenger kan være knyttet opp

mot en av eierkommunenes bankkontoavtaler.

Innskutt kapital skal sikre at selskapet fremover skal ha et solid fundament for sin virksomhet.

I tillegg legger forslaget til ny selskapsavtale opp til at selskapet kan kunne benytte en kassekreditt

på inntil 10 mill.kroner, mot i dag 5 mill.kroner dersom et slikt behov skulle oppstå.

I tillegg gjøres det noe andre mindre endringer. Endringer er merket med rødt i vedlagte

selskapsavtale.

Oppsummering

Med bakgrunn i forannevnte kan styrets og representantskapets forslag til omforent løsning

oppsummeres som følger:

1) Selskapsavtalen revideres og avtalens § 5 knyttet til avregning med eierkommunene

omformuleres i tråd med KS advokatens anbefaling.

2) Fra og med 2016 avregner selskapet mer-/mindreforbruket med eierkommunene. Dette

innbefatter også mer-/mindrefobrukte timer i forhold til 2015 som er overført i regnskapet til

selskapet frta 2015 til 2016.

3) Ikke bestilte/leverte timer i 2014 avregnes ikke med eierkommunene. I timer utgjør dette

3331 timer, og ca 2,5 mill.kroner. Ettergivelsen dekker selskapets påløpte kostnader i 2014.

4) Selskapet får innskutt kapital på 2 mill.kroner. Innskutt kapital fordeles på eierne i forhold til

eier- og ansvarsdeler i selskapet. Innskutt kapital skal gi selskapet finansiell styrke fremover i

forhold til å håndtere svingninger i likviditet.

5) Selskapet muligheter til å benytte kassekreditt, økes fra 5 til 10 mill.kroner

I tillegg foreslås det en del mindre endringer i selskapsavtalen.

7

7

Forslag til vedtak i kommunestyrer og fylkesting:

1) Selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS godkjennes slik styret og representantskapet har vedtatt denne.

2) Ved hvert årsskifte avregnes avtalt timeforbruk mot faktisk medgått tid. Dersom kostnaden ved antall timer medgått pr 31.12. er lavere enn det som er innbetalt akonto, skal selskapet betale differansen til kommunen. Dersom kostnaden ved det antall timer som er medgått er høyere enn det som er innbetalt a konto, skal kommunen betale inn dette.

3) Ved å gi sin tilslutning til ny selskapsavtale aksepteres det at det ikke skjer noen

avregning med eierkommunene for regnskapsåret 2014. Mer- og mindreforbrukte

timer i forhold til oppdragsavtaler for 2015 er overført regnskapsmessig til bruk i

2016 for avregning med eierkommunene pr 31.12.2016.

4) Eierkommunene innbetaler sin eierandel senest innen 31.12.2016. Selskapets

samlede innskutte kapital settes til 2 mill.kroner, og fordeling pr kommune følger

som vedlegg til denne protokollen.

5) (Fylkes-)ordfører gis myndighet til å signere selskapsavtalen.

Løten, den 27. mai 2016

Morten Alm Birkelid

daglig leder

1

SAK NR. 45/2016

Stange kommune

OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2016 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 05.10.15 (saken utsatt)

21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter: Vedlagt:

1. Utkast til oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS for 2016

2. Selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS

Vedlegg 1 Nei

FORSLAG TIL VEDTAK: Fremlagt oppdragsavtale for 2016 godkjennes under forutsetning om at forslag til ny selskapsavtale blir akseptert av deltakerkommunene. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Kommunen inngår i et forpliktende samarbeid med en rekke andre kommuner og Hedmark Fylkeskommune om deltakelse i det interkommunale revisjonsselskapet Hedmark Revisjon IKS. Dette er regulert i en egen selskapsavtale, som bl.a. forplikter kommunene å kjøpe/bestille den lovpålagte regnskapsrevisjonen (bekreftelse av kommuneregnskapet) fra selskapet. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå nærmere avtale med Hedmark Revisjon IKS om kjøp av konkrete revisjonstjenester. Denne avtalen er kalt ”oppdragsavtale”, og det er etablert en praksis med årlig gjennomgang og justering.

2

Normalt inngås oppdragsavtale for det enkelte år forut for året det gjelder. Forslag til avtale for 2016 ble fremlagt for kontrollutvalget høsten 2016, men saken ble utsatt på grunn av uklarhet omkring hvordan kommunene skulle betale for tjenestene fra selskapet. Saken synes nå å gå mot en løsning, jf. vedtak i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS den 27/5-16. Vedlagte oppdragsavtale er utarbeidet etter samme opplegg som tidligere år, og under forutsetning av at representantskapets forslag blir akseptert av eierne/kommunestyrene. Oppdragsavtalen er lik den som ble fremmet for kontrollutvalget høsten 2015 og som ble lagt til grunn for kontrollutvalgets budsjett for 2016. Det tas forbehold om eventuelle endringer i forslaget til ny avtale, etter gjennomgang/drøfting av avtalen med daglig leder i Hedmark Revisjon IKS. Eventuelle endringer vil bli lagt frem/presentert i møtet. Endringer i ny oppdragsavtale: Sammenlignet med fjoråret er det fortatt følgende endringer i avtalens kap. 3 – Økonomi:

• Timepris: Økt fra 775 til 900 (ca 16 % økning)

• Antall timer og kontraktens totalsum:

Antall timer totalt er redusert fra 1825 timer i 2015 til 1550 timer i 2016 (reduksjon 275 timer).

Avtalens totalramme er redusert fra kr 1 414 375 i 2015 til kr. 1 395 000 i 2016.

• Tidligere linje 8 er tatt ut (møter i kommunestyret/kontrollutvalget). Medgått tid til denne type aktiviteter er fra 2016 integrert i de øvrige linjene, dvs at møtevirksomhet i forbindelse med oppdragene føres på oppdraget og ikke blir skilt ut.

Generelt om oppdragsavtalen: Oppdragavtalen fungerer som et overordnet dokument i styringsdialogen mellom kontrollutvalget (oppdragsgiver/bestiller) og Hedmark Revisjon IKS (leverandør/utfører), og bidrar til å oppfylle kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisor (påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at revisjonsarbeidet er i tråd med lover, regler, faglige standarder mv., jf. forskrift om kontrollutvalg § 4 og § 6). I tillegg til å regulere innhold og omfang av revisjonstjenestene det enkelte år, fungerer avtalen også som budsjettgrunnlag for kontrollutvalgets utgifter til revisjon kommende år. Oppdragsavtalen rulleres derfor årlig, samtidig med utarbeidelse av budsjett for kommende år. Pga. at selskapet er valgt som eneleverandør av regnskapsrevisjonstjenester, og dermed ikke er utsatt for noen form for konkurranse på denne tjenesten, har kontrollutvalget i oppdragsavtalen krevd at selskapet gjennomfører en årlig sammenligning/”benchmarking” av revisjonskostnader med andre kommuner.

3

Hva kan kontrollutvalget påvirke av pris/kostnader? Timepris: Timepris blir fastsatt av representantskapet i selskapet, dvs. at kontrollutvalget har ingen direkte påvirkning. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget har ingen direkte påvirkning. Omfang/antall timer er et faglig skjønn som tilligger revisor å avgjøre. Bestilte revisjonstjenester (forvaltningsrevisjon/selskapskontroll): Avtale om fastpris gjør at kontrollutvalget kan kun påvirke omfanget ved inngåelse av oppdragsavtalen. Kontrollutvalgets budsjett 2016: Nedenfor følger kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret høsten 2015:

Konto Beløp 10802 Møtegodgjørelse 60 000 10803 Tapt arbeidsfortjeneste 10 000 10990 Arbeidsgiveravgift 8 000 11001 Aviser og faglitteratur 12 000 11151 Bevertning under møter 5 000 11500 Opplæring, kurs 32 000 11600 Skyssgodtgjøring 2 000 12700 Konsulenttjenster

(forvaltningsrevisjon) 250 000

13700 Kjøp av tjenester fra private (sekretær)

200 000

13750 Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS

1 395 000

14290 Betalt merverdiavgift (utgift) 50 000 17290 Merverdiavgiftskompensasjon drift

(inntekt) - 50 000

SUM KONTROLLUTVALGET 1 974 000

OPPDRAGSAVTALE

MELLOM

KONTROLLUTVALGET I

STANGE KOMMUNE

OG

2016

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS

Kontrollutvalget Side 2

1 GENERELT

Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder.

Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget jf. pkt. 4. Hedmark Revisjon IKS skal delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking. Kontrollutvalget skal orienteres om resultatet av prissammenligningen. Utvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglig utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg.

2 KONTRAKTSPERIODEN Oppdragsavtalen inngås for perioden 01.01.16 – 31.12.16. Oppdragsavtale for 2017 forhandles høsten 2016.

3 ØKONOMI – BETALING FOR TJENESTER Nedenfor følger oversikt over aktuelle tjenester med tilhørende stipulert tidsbruk og budsjett: Avtalen forutsetter kr 900 i timesats for 2016, jf. vedtak i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS.

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS

Kontrollutvalget Side 3

Tjeneste Timer Timepris Kroner Regnskapsrevisjon

1 Revisjon av kommunens årsregnskap 900 2 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 250 3 Revisjon av beboerregnskap 50 4 Veiledning/bistand 25

SUM 1-4 1 250 900 1 125 000 Bestilte revisjonstjenester

5 Bestilte mindre undersøkelser 6 Forvaltningsrevisjon 7 Selskapskontroll

SUM 5-7 300 900 270 000 SUM TOTALT 1 550 900 1 395 000

Kommentarer:

• Tjenestene på linje 1-4 gjennomføres uten nærmere avtale.

• Tjenestene på linje 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Merknad: Timeanslagene på linje 5-7 angir en intensjon om bestilling av tjenester og forplikter ikke kontrollutvalget. Hedmark Revisjon IKS er kommunens valgte revisor for forvaltningsrevisjon, men kontrollutvalget kan bestemme at enkeltprosjekter kan utføres av andre etter forutgående dialog med Hedmark Revisjon IKS.

• Det avtales a-konto fakturering hvert kvartal.

• Årsavregning sendes kommunen med kopi til kontrollutvalget innen 31. januar påfølgende år.

• Det er knyttet forutsetninger til stipulert tid innenfor revisjon av tjeneste 1 (revisjon av årsregnskapet) og tjeneste 2 (attestasjoner/revisjonsuttalelser):

Revisjon av årsregnskapet: Det forutsettes at årsregnskapet avlegges innen 15/2 og årsberetningen innen 31/3 i samsvar med bokføringsloven, kommuneloven og forskrift om årsregnskap og årsberetning. Sammen med årsregnskapet skal det framlegges underbyggende dokumentasjon som bekrefter kommunens balansetall samt avstemminger av balansen og de sammenhenger som ellers forventes å være i regnskapet. Videre skal skjema for ”Lønn og pensjonskostnader” foreligge avstemt mot regnskapet.

Attestasjoner/revisjonsuttalelser vedr. kommunens momskompensasjons-krav, spillemiddelregnskaper m.m. forutsettes framlagt for revisor minimum 14 dager før innsendingsfristen. Det skal legges fram nødvendig dokumentasjon i form av talloppsett, regnskapsmateriale og eksempelvis tilsagn, ferdigattester etc. for at revisor skal kunne utføre jobben på en effektiv måte.

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS

Kontrollutvalget Side 4

4 DIALOG MELLOM REVISJONEN OG KONTROLLUTVALGET Formålet med dialogen mellom revisjonen og kontrollutvalget er at kontrollutvalget får en

betryggende sikkerhet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Innenfor regnskapsrevisjonen skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget får en god

forståelse av revisjonsmandatet, planlagte og gjennomførte revisjonshandlinger. Innenfor bestilte revisjonstjenester skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget og

revisjonen har en lik forventninger til tjenesten, herunder lik forståelse av formålet med, rammene for og forventet nytte av bestillingen. Forvaltningsrevisjonsprosjektene skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon med tilhørende veileder. Revisjonen skal informere om vesentlige endringer i premissene for bestillingene.

5 RAPPORTERING

5.1 Formålet med rapporteringen Revisjonens rapportering til kontrollutvalget skal sikre at kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon for å kunne påse at;

• Kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte • Det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med

gjeldende bestemmelser og vedtak • Det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet,

måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)

• Det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll)

5.2 Rapportering av revisjonsordningen Oppdragsansvarlig revisor skal årlig rapportere at han/hun oppfylle krav til uavhengighet.

Hedmark Revisjon IKS skal rapportere til kontrollutvalget at:

• Nye oppdragsansvarlige revisorer oppfyller kravet til utdanning og praksis, samt vandel

5.3 Rapportering av regnskapsrevisjonen Formålet med rapporteringen er å gi kontrollutvalget en løpende orientering om revisjonsarbeidet som gir dem et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere at regnskapet blir revidert på en betryggende måte. Oppdragsansvarlig revisor for kommunens årsregnskap rapporterer sitt arbeid årlig til kontrollutvalget slik (minimumskrav): • Plan/revisjonsstrategi (høst) • Statusrapport (vinter) • Årsavslutning (vår) Krav og forventninger til innholdet i rapporteringen av regnskapsrevisjonen er utdypet i vedlegg 1.

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS

Kontrollutvalget Side 5

5.4 Rapportering av bestilte tjenester Formålet med rapportering av tilleggstjenester, forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller er å sikre at kontrollutvalget: • Får levert de prosjektene som er bestilt • Prosjektene er i henhold til bestilling • Gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og

etablert og anerkjente standarder på området Rapportering gjøres hovedsakelig muntlig etter behov i revisjonsprosessen og med skriftlig sluttrapportering med muntlig orientering. Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres og rapporteres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon RSK 001.

5.5 Økonomirapportering Hedmark Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12).

Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget

senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose.

Uavhengig av tertialrapporteringen skal Hedmark Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen.

6 ANDRE FORHOLD Hedmark Revisjon IKS skal være medlem av NKRF og er derfor underlagt foreningsbasert kvalitetskontroll. Hedmark Revisjon IKS skal orientere kontrollutvalget om resultatene av kvalitetskontrollene. Kontrollutvalget og sekretær skal ta eventuell kritikk av revisor eller revisjonen opp med Hedmark Revisjon IKS.

7 VEDLEGG TIL AVTALEN Avtalen har følgende vedlegg:

• Vedlegg 1: Regnskapsrevisjon: Tjenesteleveranser - forventninger og krav

Stange, den 21. juni 2016. __________________________________ ________________________________ Trond Vangen Morten Alm Birkelid Kontrollutvalgsleder Daglig leder Stange kommune Hedmark Revisjon IKS

1

SAK NR. 46/2016

Stange kommune STATUSRAPPORT 1. TERTIAL 2016 FRA HEDMARK REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Statusrapport revisjon 1. tertial 2016 fra Hedmark Revisjon IKS

Vedlegg 1 (deles ut i møtet)

FORSLAG TIL VEDTAK: Statusrapport for 1. tertial 2016 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget har i sin avtale med revisjonen (oppdragsavtalen) avtalt tertialvis rapportering til kontrollutvalget m.h.t. økonomi, jf. avtalens pkt. 5.5:

5.5 Økonomirapportering Hedmark Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12). Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av tertialrapporteringen skal Hedmark Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen.

2

Hensikten med rapporteringen er bl.a. å lette kontrollutvalgets arbeid med oppfølging av budsjettet for kjøp av revisjonstjenester (den vesentligste posten i kontrollutvalgets budsjett), herunder sikre løpende dialog med revisor mht. økonomi og betaling for tjenester. Vedlagt følger rapportering fra Hedmark Revisjon IKS for siste tertial. Rapporten viser at det ligger an til en besparelse på ca 150 timer i forhold til budsjett (inkludert overførte timer fra 2016.

Hedmark Revisjon IKS

1.tertial 2016

Utarbeidet 31.05.16

Statusrapport revisjon for

2015 Stange kommune

1

Rapportering

Av utkast til oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2.tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, og statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter.

Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertial-rapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose.

Rapporteringen vår tar utgangspunkt i avtalt ressursbruk slik den fremgår av oppdragsavtalens punkt 3.

Tabellen under viser avtalt timetall, samt status pr rapporteringstidspunkt:

Tjeneste Ubrukte timer 20141

Ubrukte timer 20152

Timer budsjetter 20163

Totalt antall timer til disp i 2016

Timer medgått pr 30.04

Timer medgått pr 31.08

Timer medgått pr 31.12

Forbruk 2016

Prognose timer*)

Regnskapsrev. 1 Rev.årsregnskap 900 691,00 2 Revisjonsuttalelser 250 178,75 3 Beboerregnskap 50 14,75 4 Veiledning/bistand 25 11,25 SUM 1-3 212,75 -136,75 1 250 1 113,25 895,75 80% 1 300 Bestilte rev.tj. 5 Mindre undersøk. 75,75 6 Forvaltningsrev. 12,50 7 Selskapskontroll 0,00 SUM 4-6 311,75 269,75 300 569,75 88,25 15% 100 Annet 8 Møter i KU/ KS 12,50 11,00 11,00 42,50 100 536,75 143,75 SUM TOTALT 1-8 1 550 1 694,00 1 026,50 60% 1 500 *) Prognosen kan bli justert i 2.tertial.

Linje 5 omfatter følgende særskilte bestillinger: 1247 Tjenestetilbud funksjonshemmede 10,75 timer 1263 KOSTRA-analyse 65,00 timer Totalt 75,75 timer

Linje 6 omfatter følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter/foranalyser:

1 Motregnet i 2015

2 Ubrukte timer i 2015 overført til bruk i 2016

3 Oppdragsavtale for 2016 ikke inngått pr dags dato. I tabellen fremgår timetallene som fremgikk av

sakspapirene til møte 05.10.2016..

2

146 Hedmark IKT – organisering og ledelse mm 12,50 timer

Linje 7 omfatter følgende selskapskontroller: Inge særskilte bestillinger i arbeid 1. tertial 2016

Kommentar til og vurdering av ressursbruken

Oppdragsavtalen 1-4: Revisjonsberetning for Stange kommunes regnskap er avlagt i mai 2016. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon, ressurskrevende tjenester og enslig mindreårige asylsøkere. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht medgått fremgår av tabellen over. Det er ikke registrerte avvik i forhold til igangsatte prosjekter som etter vår vurdering trengs å følges opp.

Kontrollutvalget har bedt revisor om å komme med innfallsvinkler til mulige problemstillinger knyttet til et prosjekt på barnevern. Dette er hensyntatt i prognosen med 10-12 timer utover det som har påløpt av timer pr 30.04.2016.

Oppdragsavtalen 8

Medgått er tid er innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Vi har brukt 11,5 timer på møtedeltakelse og 31,00 timer på forberedelser i 1.tertial 2016. I tillegg kommer kjøring med 10,75 timer som er innkalkulert som en del av timeprisen på kr 900.

Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget

Siden det ikke er inngått noen avtale mellom selskapet og kontrollutvalget gjøres det ingen vurdering av om det er avvik som trenger å følges opp av kontrollutvalget. Løten, den 31.mai 2016

Morten Alm Birkelid daglig leder

1

SAK NR. 47/2016

Stange kommune VIRKSOMHETENES EGENBESKRIVELSE 2015 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Virksomhetens egenbeskrivelse 2015 Vedlagt (kun utsendt elektronisk)

FORSLAG TIL VEDTAK: Virksomhetens egenbeskrivelse 2015 tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Del 1 av årsrapporteringen ble lagt frem for kontrollutvalget i forbindelse med behandlingen av kommunens årsregnskap i forrige møte. Del 2 av årsrapporteringen inneholder de ulike virksomhetsområdenes egenbeskrivelse. Denne delen gir god og nyttig informasjon for kontrollutvalget i deres arbeid med å holde seg oppdatert om kommunens drift og virksomhet. Dette har særlig interesse innenfor kontrollutvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon. Virksomhetenes egenbeskrivelse 2015 legges derfor frem for kontrollutvalget til orientering.

SAK NR. 48/2016

Stange kommune

REFERATSAKER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 21.06.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Forklaring på forskjellen mellom pensjonsmidler og

pensjonsforpliktelser (e-post fra økonomisjefen)

2. Samspillet mellom revisor og kontrollutvalget (artikkel i fagtidsskriftet Kommunerevisoren nr. 3-2016)

3. Etikkonferansen 2016 om åpenhet og kontroll

4. Diverse avisartikler

5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste

Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Muntlig orientering

FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsakene tas til orientering.