1

Felhasználói Kézikönyv - Servantes Menetlevél

modul

2

Alapadatok................................................................................................................................ 5

Év választás ........................................................................................................................... 5

Saját cég adatai ..................................................................................................................... 5

Áfa értékek ............................................................................................................................ 5

Számlarend............................................................................................................................ 6

Költségbontás ........................................................................................................................ 6

Dolgozó törzsadatok ............................................................................................................. 7

Utca……………………………………………………………………………………….8

Utca típusok………………………………………………………………………………8

Helységek…………………………………………………………………………………9

Titulusok………………………………………………………………………………...10

Dolgozók besorolása……………………………………………………………………10

Dolgozó felvitele .................................................................................................................. 11

Dolgozó módosítása, törlése ............................................................................................... 13

Gépjármű törzsadatok ...................................................................................................... 15

Üzemanyagok…………………………………………………………………………...15

Kenőanyagok……………………………………………………………………………18

Üzemanyag korrekció (alap)…………………………………………………………...19

Üzemanyag korrekció (speciális)………………………………………………………20

Gépjármű csoportok……………………………………………………………………20

Menetlevél sorszámtartomány…………………………………………………………21

Sorszámtartományból üres menetlevél generálása…………………………………..22

Gépjármű felvitele .............................................................................................................. 23

Gépjármű módosítása ........................................................................................................ 26

Munkanaptár szerkesztése................................................................................................. 26

Távollétek ............................................................................................................................ 28

3

Bérkorrekciók, Járatok...................................................................................................... 29

Pótlékok ............................................................................................................................... 29

Műszakok ............................................................................................................................ 30

Ügyelet típusok.................................................................................................................... 31

Ügyelet naptár rögzítése..................................................................................................... 32

Javítás típusok..................................................................................................................... 32

Irányok ................................................................................................................................ 33

Feldolgozás .............................................................................................................................. 34

Menetlevél felvitel ............................................................................................................... 34

Menetlevél módosítása ....................................................................................................... 40

Munkaidő rögzítése ............................................................................................................ 41

Gépjármű javításának felvitele ......................................................................................... 46

Gépjármű javításának módosítása.................................................................................... 47

Tankolás átvétele ................................................................................................................ 48

Generált üres menetlevél kitöltése, felhasználása............................................................ 49

Menetlevél felvitele generált menetlevélből...................................................................... 50

Gépnapló felvitele, módosítása, törlése………………………………………………..50

Nyomtatás ............................................................................................................................... 50

Dolgozók .............................................................................................................................. 50

Gépjárművek ...................................................................................................................... 51

Rendszám szerinti lekérdezés ............................................................................................ 51

Teljes lista............................................................................................................................ 52

Üzemanyag kihasználtság .................................................................................................. 53

Üzemanyag árváltozás........................................................................................................ 53

Kenőanyag felhasználás ..................................................................................................... 54

Kenőanyag kihasználtság................................................................................................... 54

Költségviselő, munkaszám ................................................................................................. 55

Munkaidő listázása ............................................................................................................. 55

Fordulók listázása............................................................................................................... 56

4

Javítási munkák.................................................................................................................. 57

Főkönyvi lekérés ................................................................................................................. 57

Üzemanyag megtakarítás/túlfogyasztás ........................................................................... 58

Dolgozók bérkartonja......................................................................................................... 58

Adatátadás .............................................................................................................................. 59

Adatátadás Servantes rendszeren belül............................................................................ 59

Menetlevél költségfelosztás felvitele…………………………………………………...59

Menetlevél költségfelosztás módosítása……………………………………………….61

Adatátadás külső rendszer felé.......................................................................................... 62

Távollét átadás………………………………………………………………………….62

Egyszeri kifizetések átadása……………………………………………………………62

Karbantartás........................................................................................................................... 63

5

Alapadatok

Itt kell feltölteni azokat az adatokat, amelyek a program működéséhez szükségesek.

Év választás

A Servantes Integrált Vállalatirányítási Rendszer rendelkezik az időgép alapú technológiával,

amely lehetővé teszi, hogy a felhasználó dolgozhat, módosíthatja az időszak adatait, illetve

betekintést nyerhet más időszak adataiba. Ez a technológia olyan szabadságot tesz lehetővé a

munkavégzésben, amely által akár több időszak adatait is lehet egyidejűleg kezelni.

A [Rendben] kapcsoló megnyomásával beléphetünk a választott időpontra, a [Kilépés]-sel

kiléphetünk a rendszerből.

Saját cég adatai

Az 'Alapadatok' menüpontból a 'Saját cég adatai' kiválasztása, majd a feljövő ablak mezőibe a

vállalat adatait kell begépelni, az adatok tárolására nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót.

Amennyiben nem kívánjuk tárolni, a [Mégsem] gombot válasszuk. A számla nyomtatása

során ezen információk fognak megjelenni a számlakibocsátó cég adataiként.

Áfa értékek

A későbbiekben meghatározandó üzemanyag és kenőanyag áraihoz tartozó áfa kulcsokat a

felhasználó tölti fel ebben a menüpontban, amelyek majd ezáltal válnak választhatóvá az

egyes tételeknél.

6

Új áfa kulcs felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az áfa értéke mezőt,

majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót az érték mentéséhez. Meglévő áfa kulcs

módosításához jelöljük ki az értéket, nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, végezzük el a

módosítást, majd mentsük a tételt. Változás nélküli kilépéshez nyomjuk meg a [Mégsem]

kapcsolót

Számlarend

Ez a menüpont arra funkcionál, hogy a felhasználó betekintést nyerjen a cég számlarendjébe,

így a cég által alkalmazott főkönyvi számok listájába. A menüre rákattintva megjelenik a

számlarend. Itt csak a főkönyvi számokat tudjuk megjeleníteni, módosítani nem tudunk. A

[Vissza] gomb megnyomásával kiléphetünk ebből az ablakból.

Költségbontás

Ezen menüpont különösen azok számára fog nagy jelentőséggel bírni, akik munkaszám-

rendszert alkalmaznak. A munkaszámok további csoportosítási és bontási lehetőséget

kínálnak fel a költség, ráfordítás és bevétel elszámolás terén.

7

Új munkaszám felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót. Az első lépésben ki kell

választani a költségbontás típusát. A költségbontás típusa arra utal, hogy a milyen szintig

kívánjuk alábontani a munkaszám struktúrát. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a 3-as bontás

esetén max. 3 szintig lehet alábontani a munkaszámrendszert. A munkaszámrendszer

kialakításához maximum 20 karaktert használhatunk fel.

A következő lépésben megadjuk a szintekhez kapcsolódó munkaszámokat, valamint az ehhez

kapcsolódó megnevezését.

A [Módosítás] gomb megnyomásával a már felvitt munkaszámokon, illetve azok

megnevezésein és alábontásain tudunk módosítani.

A [Törlés] gomb megnyomásával a már felvitt munkaszámot lehet törölni, mindaddig, amíg

az adott munkaszámot nem rendeltük egyetlen tételhez sem, legyen az a Servantes rendszer

bármelyik modulja.

Az [Alábontás] kapcsoló által a már felvitt és előzetesen kijelölt munkaszámokat tudjuk

alábontani. A [Mégsem] kapcsoló segítségével a felvitelt, alábontást és a módosítást vethetjük

el, illetve kiléphetünk az ablakból.

Dolgozó törzsadatok

Itt kell feltölteni azokat a törzsadatokat, amelyek nélkülözhetetlenek a továbbiakban az egyes

dolgozók rögzítéséhez a programban.

8

Utca

Ebben a menüpontban rögzíthetjük, illetve módosítjuk az utcák megnevezését.

A [Felvitel] kapcsoló megnyomása által új utca megnevezést vihetünk fel. A [Módosítás]

kapcsoló által pedig a már rögzített megnevezéseket tudjuk megváltoztatni. Amennyiben ha ki

akarunk lépni ebből az ablakból, akkor nyomjuk meg a [Mégsem] gombot.

Utca típusok

Ebben a menüpontban az utcák típusait lehet rögzíteni, illetve módosítani. Ilyenek pl. a tér, út,

utca, köz stb.

A [Felvitel] kapcsoló megnyomása által új utcatípust vihetünk fel. A [Módosítás] kapcsoló

által pedig a már rögzített utcatípusokat tudjuk megváltoztatni. Amennyiben ha ki akarunk

lépni ebből az ablakból, akkor nyomjuk meg a [Mégsem] gombot.

9

Helységek

A települések neveit lehet rögzíteni és módosítani ebben a menüpontban.

A [Felvitel] kapcsoló megnyomása által új települést vihetünk fel. A [Módosítás] kapcsoló

által pedig a már rögzített településnevek tudjuk megváltoztatni. Amennyiben ha ki akarunk

lépni ebből az ablakból, akkor nyomjuk meg a [Mégsem] gombot.

10

Titulusok

Az egyes dolgozók neve előtti titulusok törzsadatként való rögzítését ill. annak módosítását

teszi lehetővé ez a menüpont. (pl.: Dr., Özv., Ifj., Idb…) A felvitel után lesznek ezek az

adatok hozzárendelhetőek az egyes dolgozókhoz a dolgozó felviteli képernyőn.

Új titulus felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a Titulus megnevezése

mezőt. Az adat tárolásához nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, amennyiben mégsem

kívánjuk elmenteni az új titulust, nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót. Meglévő titulus

módosításához kijelölés után nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, írjuk át a megnevezést,

majd mentsük el a változtatást. Képernyőből a [Mégsem] kapcsolóval, vagy a gombbal

léphetünk ki.

Dolgozók besorolása

Ebben a menüpontban vihetjük fel a különböző dolgozói besorolásokat, mint például sofőr,

rakodó, szerelő stb., amelyeket majd a következő menüpontban hozzárendelhetünk a

dolgozóhoz.

11

Új besorolás felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a megnevezés mezőt.

Az adat tárolásához nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, amennyiben mégsem kívánjuk

elmenteni az új besorolást, nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót. Meglévő besorolás

módosításához kijelölés után nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, írjuk át a megnevezést,

majd mentsük el a változtatást. Képernyőből a [Mégsem] kapcsolóval, vagy a gombbal

léphetünk ki.

Dolgozó felvitele

Ebben a menüpontban adhatjuk hozzá a dolgozói állományhoz az egyes dolgozóinkat, akik

valamilyen kapcsolatban lesznek a gépjárművekről készült menetlevelekkel (sofőrök,

rakodók, szerelők).

12

A dolgozók adatainak felvitelére szolgáló képernyő két fülből áll. Az {Alapadatoknál}

adhatjuk meg a dolgozót beazonosító adatokat, mint például a vezetéknév, keresztnév, cím

stb….A képernyő alsó részében található adatok szolgálják az alapot a program munkaidő ill.

munkabér számításához (alapbér, napi munkaidő, munkanaptár). Jelölhetjük, ha egy adott

dolgozó kilépett a cégtől, ez esetben menetlevél felvitelekor ő már nem lesz többé

kiválasztható.

A {Kiegészítő adatok} fülön a dolgozóhoz tartozó egyéb, tájékoztató jellegű információt

tudunk rögzíteni.

Miután minden kívánt adatot felvittünk, ezeket a [Mentés] kapcsoló segítségével tudjuk

megőrizni, a [Mégsem] kapcsoló megnyomása után az adatok tárolása nélkül kiléphetünk az

ablakból.

13

Dolgozó módosítása, törlése

Amennyiben egy már korábban felvitt dolgozó adataiban szeretnénk változtatni, használjuk

ezt a menüpontot. Az adott dolgozó kiválasztásához először a dolgozó keresése képernyőn

kell megadnunk valamely, a dolgozót beazonosító adatot, majd nyomjuk meg a [Keresés]

kapcsolót.

Amennyiben az itt feltüntetett paraméterek nem lennének megfelelőek, vagy a találati listát

több paraméter együttes megadása által kívánjuk szűkíteni, használjuk az [Összetett keresés]

kapcsolót.

14

Az összetett keresés valamennyi kereső képernyőn megtalálható a teljes rendszerben és

rugalmas feltétel megadást tesz lehetővé 4 egymással tartalmilag összefüggő legördülő mező,

és a zárójelezési funkció által.

Az 1. és 5. mező a zárójeleké. A 2. mezőben válasszuk ki, hogy mely paraméterre szeretnénk

keresni, a 3.-ban határozzuk meg, hogy az adott paraméterhez általunk kézzel megadandó

karakterek (4. mező) hogyan viszonyulnak a teljes keresett megnevezéshez, számértékek

esetén a teljes állományhoz. Az utolsó mezővel az első és az esetlegesen következő további

sorok egymáshoz való viszonyát határozhatjuk meg (és/vagy)

Mindezek után a keresés elindításához nyomjuk meg a [Keresés] kapcsolót.

A találati képernyőn felajánlott listából kijelöléssel, majd a [Rendben] kapcsoló

megnyomásával válasszuk ki a módosítandó dolgozót.

Itt kell pipálni, ahhoz, hogy a

zárójelezési funkció

használható legyen

15

Ezek után végezzük el a kívánt módosítást , majd a [Mentés] kapcsolóval mentsük el a

változtatást.

Amennyiben téves felvitel miatt törölni szeretnénk a dolgozót, akkor azt az azonos elnevezésű

kapcsolóval tehetjük meg.

Gépjármű törzsadatok

Itt tölthetjük fel azokat az adatokat, amelyek segítségünkre szolgálnak majd - egy-egy

menetlevél rögzítése alapján - a program által kiszámolt üzemanyag ill. kenőanyag

kihasználtság megállapításához, vagy a Főkönyv felé átadandó költségek megállapításához.

Továbbá segítik a menetlevél kitöltésének gyorsaságát és pontosságát bizonyos pontokon.

Üzemanyagok

Az egyes, gépjárművekhez használt üzemanyag típusokat, valamint a hozzájuk tartozó árakat,

áfa kulcsokat és a Főkönyv modul felé átadandó főkönyvi számokat adhatjuk itt meg.

16

Ez a képernyő három részből áll. Az {Üzemanyag} fülön adhatjuk meg az üzemanyagok

megnevezését, az áfa értékét, valamint azokat a költség, ill. készlet főkönyvi számokat,

amelyek a Főkönyv felé történő adatátadáshoz szükségesek. Amennyiben Önök nem

használnak Főkönyv modult, úgy az utóbbi adatok kitöltésével nem kell foglalkoznia.

Az adatok felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a mezőket, majd

nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót.

A másik két fül használatával adhatjuk meg az itt sorakozó üzemanyagok elszámolásához

használatos aktuális árakat, ezért először itt jelöljük ki az egér segítségével azt a sort,

amelyikhez az árat a következő fülek valamelyikén hozzá szeretnénk rendelni.

17

A {Kereskedelmi ár} fülön az adatok felvitele előtt győződjünk meg róla, hogy valóban annál

az üzemanyagnál vagyunk, ahová árat szeretnénk rögzíteni. Ezután nyomjuk meg a [Felvitel]

kapcsolót, töltsük ki az üres mezőket, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem]

kapcsoló használatával elkerülhetjük a felvitt adatok tárolását.

Ugyanezzel a szisztémával járjunk el az {APEH szerinti ár} fülön amennyiben az üzemanyag

elszámolás alapját az APEH szerinti ár adja.

Itt látszik, hogy éppen

melyik üzemanyaghoz

rögzítjük az árat.

18

Kenőanyagok

A gépjárműhöz használt kenőanyagokat külön tartja nyilván a program. Az üzemanyagok

menüpont szisztémájához hasonlatosan kell itt is eljárnunk.

Új kenőanyag felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a megnevezést,

majd a mentéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval a mentést

lehet elkerülni.

Amennyiben már meglévő kenőanyagot szeretnénk módosítani, nyomjuk meg a [Módosítás]

kapcsolót, végezzük el a módosításokat, majd mentsük el az adatot.

Az ár hozzárendeléséhez először jelöljük ki az adott kenőanyagot, majd az {Ár} fülön

nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd mentsük el őket.

19

Üzemanyag korrekció (alap)

Az itt megadott alap üzemanyag korrekciók fogják az alapját képezni az egyes

menetleveleken rögzített km bontásnak, az itt megadott szorzók alapján automatikusan

módosítja a program a meghatározott normától eltérő üzemanyag felhasználást.

Állítsuk be a szorzó értékeket, majd ezek tárolására nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A

[Mégsem] kapcsolóval változtatás megőrzése nélkül léphetünk ki a képernyőből.

Itt látszik, hogy

melyik kenőanyaghoz

rögzítjük éppen az

árat.

20

Üzemanyag korrekció (speciális)

A vállalkozás tevékenységéből, ill. az egyes gépjárművekkel végzett munkából adódóan

esetenként más-más egyéb üzemanyag korrekció használatának van létjogosultsága. Ebben a

menüpontban ezért rugalmasan adhatja meg a felhasználó, hogy a fenti korrekciókon kívül

melyeket szeretné még használni az üzemanyag pontos elszámoláshoz. Ezeket a korrekciókat

majd az egyes menetlevelek rögzítésekor rendelhetjük a menetlevélhez. Az üzemanyag

elszámolás km vagy üzemóra alapján történhet, ezt a gépjárműnél kell beállítani. Amennyiben

speciális korrekciót szeretnénk használni (pl.: km elszámolású gépjárműnél üzemórás

korrekciót), akkor azt a Menetlevél felvitelekor az Alapadatok fülön az induló és leálló

üzemóránál valamint az üzemanyag korrekciónál is fel kell vinni, ugyanolyan óraszámmal,

hogy a nyomtatványokon helyesen jelenjenek meg a számított értékek és az óraszám is.

Egy új korrekció rögzítéséhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, majd töltsük ki az

adatokat. A [Mentés] kapcsolóval menthetjük a felvitt adatokat, míg a [Mégsem] segítségével

elvethetjük azokat. Amennyiben módosítani szeretnénk egy már korábban felvitt

korrekcióban, használjuk a [Módosítás] kapcsolót, majd a változtatások után mentsük a tételt.

Gépjármű csoportok

A későbbi gépjármű rögzítésére/módosítására szolgáló menüpontokban az egyes gépjárművek

csoportokba való besorolásához itt kell létrehoznunk a csoportokat. Ezek a csoportok a

rendszerből kinyerhető nyomtatványokon való megjelenítést, a csoportokra való szűrést

hivatottak szolgálni.

Egy új csoport felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a megnevezést,

majd mentsük el a [Mentés] kapcsolóval. A [Mégsem] segítségével az adatok tárolása nélkül

léphetünk ki a képernyőből. Már meglévő csoport módosításához nyomjuk meg a [Módosítás]

kapcsolót végezzük el a módosítást, majd mentsük el az adatot.

21

Menetlevél sorszámtartomány

Ebben a menüpontban az egyes gépjárművekhez lehet megadni annak a menetlevél tömbnek a

sorszámtartományát, amelyet ténylegesen használnak hozzá. Ez minden egyes menetlevél

rögzítésénél kiküszöböli a hibázási lehetőséget, ugyanis amennyiben a rendszám és a

tartomány nem stimmel, figyelmeztető üzenetet ad a program.

Új sorszámtartomány felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat,

majd a [Mentés] kapcsoló segítségével mentsük el az adatokat. Az utolsó használat dátumát

csak akkor töltsük ki, ha már nem kívánunk menetlevelet rögzíteni az adott tartományhoz,

ugyanis ilyenkor nem fogja automatikusan behozni a program a rendszámot a sorszám

megadása után.

A [Mégsem] kapcsolóval az adatok tárolása nélkül léphetünk ki a képernyőből. Már meglévő

tartományban való módosításhoz nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, majd a módosítás

elvégzése után mentsük el a tételt.

22

Sorszámtartományból üres menetlevél generálása

Ahhoz, hogy a programból tudjunk üres menetlevelet nyomtatni, először itt kell generáltatni

azok sorszámait.

Az adott gépjármű kiválasztása után megjelenik, hogy milyen sorszámtartomány van már

rögzítve a gépjárműhöz, majd a képernyőn látható Generálható sorszámok kapcsoló

segítségével megnézhetjük, hogy sorszámok vannak már felhasználva és mely sorszámokból

lehet üres menetlevelet generáltatni. Ezek után nyomjuk meg a Generálás kapcsolót.

23

Gépjármű felvitele

A törzsadatok feltöltése után neki foghatunk a gépjárműparkunkat képző járművek egyenkénti

rögzítéséhez. A gépjármű rögzítésére szolgáló képernyő négy fülből áll.

Az {Alapadatok} fülön vihetjük fel többek között azokat az információkat, amelyek

elsődlegesen beazonosítják a gépjárművet, valamint az üzemanyag elszámolás alapját képző

normatívákat. A mezők többségének a megnevezése és így a funkciója is egyértelmű, ezt itt

nem részletezzük. De kiemelnénk az Eszköz sorszáma, mely az adott gép nyilvántartására

szolgál, Kártyaazonosító, mely információ a gépjármű benzinkúton való tankolásához

szükséges illetve a Kilométer szorzó, mely akkor használatos, ha a gépjárművön nem a gyári

kerékméret van, és szükségessé válik a futott kilométer pontosítása. A legördülő mezők

kitöltése egy pipálással kezdődik, utána felszabadul az a lista, amelyet már a fent tárgyalt

menüpontokban alakítottunk ki, ezekből választhatunk az egyes járműveknél.

Ezekben a mezőkben kell

pipálni ahhoz, hogy

választhatóvá váljon a listát

tartalmazó legördülő menü.

24

Az {Üzemanyag korrekciók} fülön választhatjuk ki és rendelhetjük hozzá az adott

gépjárműhöz a fent tárgyalt speciális üzemanyag korrekciók valamelyikét.

A [Felvitel] kapcsoló megnyomásával előjön az a lista, ahonnan kijelöléssel és a [Rendben]

kapcsoló megnyomásával ki lehet választani a kívánt korrekciót.

Amennyiben szeretnénk a gépjármű adatai közül törölni az adott korrekciót, nyomjuk meg a

sor végén lévő ikont. Ezen a képernyőn kell beállítani egy legördülő menü segítségével, hogy

norma szerinti, vagy számla szerinti üzemanyag elszámolást kívánunk használni ennél a

járműnél (ez a későbbiekben tárgyalt költségfelosztás forintos meghatározását is

megalapozza).

25

Az {Egyéb adatok} fülön egyéb, a gépjárműhöz tartozó információt tudunk rögzíteni.

26

A {Változások} fülön a gépjármű bizonyos adatainak változásait tudjuk rögzíteni és így

nyomon követni.

Gépjármű módosítása

Az előzetesen felvitt gépjárművek adataiban ebben a menüpontban tudunk változtatni. Első

lépésben meg kell keresni azt a gépjárművet, amelyben módosítani szeretnénk valamilyen

paramétert, itt csak az összetett keresési képernyővel tudjuk ezt megtenni. Az összetett

keresés funkciót a dolgozók módosítása menüpont alatt már tárgyaltuk.

Amennyiben bármilyen paraméter megadása nélkül rögtön a [Keresés] kapcsolót nyomjuk

meg, az összes állományban lévő gépjárművet kilistázza a program. Innen kijelöléssel és a

[Rendben] kapcsoló megnyomásával léphetünk tovább. Végezzük el a képernyőn a kívánt

módosításokat, majd a [Mentés] kapcsoló segítségével mentsük el az adatokat. A [Mégsem]

kapcsolóval változtatások megőrzése nélkül léphetünk ki a képernyőből.

Munkanaptár szerkesztése

A modul képes munkaidő adatok rögzítésére, akár a menetlevél felvitelekor, akár a

későbbiekben tárgyalandó külön menüpontban. A munkaidő adatok alapját képezheti a

27

munkaidőnaptár, amely szerkeszthetőségével lehetőséget biztosít a gyakorlati életnek

megfelelő adatok rögzítésére.

Több munkaidő naptárat is létrehozhatunk a programban, és ezeket igény szerint az egyes

dolgozókhoz hozzárendelhetjük, ezzel gyakorlatilag személyre szabottan beállíthatjuk, hogy

kinek, mikor van munkanapja, ill. pihenőnapja.

Új munkanaptár rögzítéshez első lépésben nyomjuk meg az [Új típus] kapcsolót és adjunk a

készülő naptárnak egy megnevezést, majd ennek jóváhagyásához nyomjuk meg a [Rendben]

kapcsolót, elvetéséhez a [Mégsem] kapcsolót.

Ezután a típus mezőben gördítsük le a listát és válasszuk ki az imént rögzített megnevezést.

Innentől kezdve beállíthatjuk, hogy az egyes napok munkanap, pihenő nap, vagy fizetett

ünnepként szerepeljenek ebben a naptárban. Ehhez kattintsunk az adott napra az egérrel és

28

látni fogjuk, hogy egy-egy új kattintással változik a dátumnál a munka, pihenő és fizetett

ünnep felirat. Miután egy adott hónapot beparamétereztünk, a dupla nyíl segítségével tudunk

a következőre lépni. A beállítások elvégzése után a [Vissza] kapcsolóval léphetünk ki a

képernyőből.

Távollétek

A dolgozók távollétének jogcímeit tartalmazó menüpont ez. A program tartalmaz 54 alap

távollétet, de ezek igény szerint bővíthetők. Új távollét típus felviteléhez nyomjuk meg a

[Felvitel] kapcsolót, adjuk meg az adatokat, majd mentsük el a felvitt tételt a [Mentés]

gombbal. Az egyes távollét típusokhoz alapértelmezett költséghelyet rendelhetünk hozzá. Az

adott távollét kijelölése után nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, adjuk meg a

költséghelyet, majd mentsük el a [Mentés] kapcsolóval. A [Mégsem] kapcsolóval az adatok

elmentése nélkül léphetünk ki a képernyőből.

Az átadó kódnak csak akkor van jelentősége, ha a távollét adatait idegen rendszer felé

kívánják átadni. Ehhez kérje a Parallel Kft. munkatársainak segítségét.

29

Bérkorrekciók, Járatok

Ebben a menüpontban azokat a bért módosító adatokat tudjuk előzetesen felvinni, amelyek

alkalmanként előfordulnak és módosítják a menetlevélen rögzített munkabér alapját jelentő

adatokat. Az itt összeállított bérkorrekció lista majd a menetlevelek rögzítésekor lesz

kiválasztható és hozzárendelhető egy-egy menetlevélhez.

Új bérkorrekció, vagy járat felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, majd töltsük ki

értelemszerűen az adatokat. A felvitt adatokat a [Mentés] kapcsolóval tudjuk elmenteni, a

[Mégsem] kapcsolóval elvetni. Amennyiben már meglevő bérkorrekciót szeretnék

módosítani, jelöljük ki a rácson az egérrel az adott tételt, majd nyomjuk meg a [Módosítás]

kapcsolót. A módosítás elvégzése után mentsük el a változtatásokat.

Pótlékok

Szintén a menetlevéllel kapcsolatban lévő dolgozók (sofőr, rakodó, szerelő) munkaidő

rögzítéséhez és béréhez kapcsolódnak a különböző felszámított pótlékok. A program

tartalmaz alapvető pótlék fajtákat, ezek természetesen a [Felvitel] kapcsolóval bővíthetők.

30

Egy pótlék megnevezésén kívüli egyéb paramétereinek megadásához nyomjuk meg a

módosítás kapcsolót, majd írjuk be a használni kívánt adatokat. Ezek mentéséhez nyomjuk

meg a [Mentés] kapcsolót, elvetéséhez a [Mégsem] kapcsolót.

Műszakok

Dolgozóink több műszakban dolgozhatnak és ezeknek a műszakokhoz tartozó paraméterek

kialakítása szabadon összeállítható a felhasználó által a programban. Új műszak felviteléhez

nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a képernyőn az adatokat, majd nyomjuk meg a

[Mentés] kapcsolót a mentéshez.

Alapértelmezett pótlék műszakhoz rendeléséhez pipáljuk be a mező előtti kis mezőt, majd

válasszunk a legördülő menüből. A [Mégsem] kapcsolóval változtatás nélkül léphetünk ki a

képernyőből.

31

Ügyelet típusok

Munkaidő adatok rögzítéséhez az egyes ügyelet típusok felvitele itt történik. Új ügyelet

felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd nyomjuk meg a

[Mentés] kapcsolót az adatok mentéséhez. A [Mégsem] kapcsolóval változtatások nélkül

léphetünk ki a képernyőből. Egy meglévő ügyelettípus módosításához nyomjuk meg a

[Módosítás] kapcsolót, majd végezzük el a változtatásokat és mentsük el az adatokat.

32

Ügyelet naptár rögzítése

Ez a menüpont jelenleg fejlesztés alatt van.

Javítás típusok

A gépjárművek javításainak nyilvántartásához előzetesen itt kell felvinni a javítás típusokat.

Új javítás típus felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd a

mentéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. Már meglévő javítás típus módosításához

nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, végezzük el a módosításokat, majd mentsük el az

adatokat. A [Mégsem] kapcsolóval a változtatások elmentése nélkül léphetünk ki a

képernyőből.

33

Irányok

A gépjárművek által teljesített fordulók irányaihoz előzetesen itt kell felvinni a megfelelő

irány típusokat. Új irány felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az

adatokat, majd a mentéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. Már meglévő irány

módosításához nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, végezzük el a módosításokat, majd

mentsük el az adatokat. A [Mégsem] kapcsolóval a változtatások elmentése nélkül léphetünk

ki a képernyőből.

34

Feldolgozás

Az alapadatok feltöltése után a Feldolgozás menüpontjai alatt lehet rögzíteni a

menetleveleket, munkaidőadatokat és a gépjárművek javításait.

Menetlevél felvitel

A gépjárművezető által már kitöltött, papír alapú menetleveleket ebben a menüpontban lehet

utólag felrögzíteni a programba, hogy azok adatai alapján pontos információkat kapjunk -

kihasználva az elektronikus forma rugalmas csoportosítási/megjelenítési lehetőségeit -

elsődlegesen az üzem-, és kenőanyag felhasználásról, kihasználtságról, továbbá a fordulókról,

megtett távolságokról, stb…

Az {Alapadatok} fülön a sorszám megadásával automatikusan megjelenik az adott

tartományhoz tartozó rendszám (alapadatok előzetes beállítása esetén). A Vezető

35

kiválasztásakor a program ellenőrzi, hogy az adott sofőrnek érvényes-e a vezetői engedélye és

amennyiben már lejárt a jogosítványa, úgy feldob egy figyelmeztető üzenetet a program. A

Teljes út hossza szintén automatikusan számítódik az indulási és Leállási óraállás megadása

esetén, vagy fordítva a Leállási óraállás számítódik, amennyiben a Teljes út hosszát

megadjuk. Ugyanígy a Teljes üzemóra és az Összes munkaóra is az indulási és leállási

értékek alapján számítódik. (ehhez állítsuk be: Karbantartás/Globális

rendszeradatok/Menetlevél/Teljes út hosszának automatikus számítása)

A többi adatot értelemszerűen kell kitölteni. Amennyiben a tankolás benzinkúton történik,

tegyünk pipát az előtte lévő mezőbe, ezzel aktívvá válik az utána lévő mező és beírhatjuk a

tankolt mennyiség.

A {Fordulók} fülön van lehetőség annak az információnak a rögzítésére, hogy az aznap

megtett út hány fordulóból állt, ill. milyen volt az adott forduló iránya (itt az

Alapadatok\Irányok… menüpontban felvitt tételek közül választhatunk), mekkora súlyt

36

szállított a jármű. Az első oszlop nem a sorszámot, hanem a megtett forduló darabszámát

jelenti.

Egy forduló felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat beírással,

vagy legördülő menüből való kiválasztással (ahol ezt a jelet látjuk a mezőben, az legördülő

mezőt jelent: ☺ ) Sort törölni kijelölés után a [Törlés] kapcsoló megnyomásával,

vagy a sor végén lévő ikon segítségével lehet.

A {Kilométerbontás} fülön lehet szétbontani a megtett kilométereket út típus szerint, ezekhez

a korrekciókhoz előzetesen beállítottuk a szorzókat, ami alapján számolja a program az alap

üzemanyag korrekciót. Alul a Km egyenleg mezőben láthatjuk azt az értéket, amellyel eltér a

az {Alapadatok} fülön megadott Teljes út hossza az itt szétbontott kilométerek összegétől.

37

Az {Üzemanyag korrekciók} fülön kiválaszthatjuk azokat a speciális korrekciókat, amelyeket

korábban az Alapadatok menüpontban előzetesen felvittünk. Egy speciális korrekcióhoz

nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, és kijelölés, majd a [Rendben] kapcsoló megnyomása

után válasszuk ki a rögzíteni kívánt üzemanyag fogyasztást befolyásoló tényezőt.

38

Ezután már csak a mennyiséggel kell kiegészítenünk a képernyőt. Egy adott sor törlését

kijelölés után a [Törlés] kapcsolóval, vagy a sor végén látható ikon megnyomásával

érhetjük el.

A {Költségviselők} fül használatának akkor van értelme, ha a cég használ 6/7-es

számlaosztályt, illetve munkaszámokat a költségek bontására. Új sor felviteléhez nyomjuk

meg a [Felvitel] kapcsolót. A képernyőn az időtartamot, megtett utat és a költségbontást a

felhasználó tölti ki, a költségviselő automatikusan kitöltődik az alapértelmezett

költségviselővel, amennyiben azt a gépjármű felvitelekor előzetesen megadtuk. A nem kívánt

sort kijelölés után a [Törlés] kapcsoló, vagy a sor végén lévő ikon megnyomásával lehet

törölni.

39

A {Vezetők, rakodók} fülön a program hozza az {Alapadatok} fülön felvitt vezetőt és a

ledolgozott óraszámot. Amennyiben más dolgozó is kapcsolódik az adott menetlevélhez,

nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, keressük meg a dolgozót az ilyenkor feljövő kereső

képernyő segítségével. Amennyiben törölni szeretnénk az adott sort, kijelölés után nyomjuk

meg a [Törlés] kapcsolót, vagy a ikont.

A képernyő alsó felében a bérkorrekciók, járatok elnevezésű menüpontban előzetesen felvitt

tételeket rendelhetjük hozzá a menetlevélhez, amely befolyásolja dolgozó bérét. Miután

befejeztük a menetlevél adatainak kitöltését valamennyi fülön, nyomjuk meg a [Mentés]

kapcsolót az adatok megőrzéséhez. Amennyiben valami miatt mégsem kívánjuk megtartani a

felvitt adatokat, válasszuk a [Mégsem] kapcsolót.

A mentés után aktívvá válik az utolsó fülön a kapcsoló a dolgozó sorának végén.

Ezzel a kapcsolóval azonnal elérhetővé válik a munkaidő adatok rögzítése menüpont, ahol

további adatokat határozhatunk meg a dolgozó munkaidejével kapcsolatban (pótlék, ügyelet,

stb…) Ennek a funkciónak a részletes működését a Munkaidő rögzítése menüpont alatt

tárgyaljuk.

Amennyiben korábban már vittünk fel adatokat a munkaidő rögzítése menüpontban, és ha

aznapra menetlevél rögzítésekor utolsó lépéskét újból fel akarunk vinni adatot a

40

munkaidőhöz, abban az esetben figyelmeztető üzenetet fogunk kapni. Ezen a figyelmeztető

üzeneten az oké gombra kattintva feljön a munkaidő képernyő melyen megtekinthetők a

korábban aznapra rögzített adatok.

Menetlevél módosítása

A korábban rögzített menetleveleket ebben a menüpontban érhetjük el akár betekintés, akár

módosítás céljából.

Első lépésként keressük meg valamely paramétere alapján a módosítani kívánt menetlevelet a

már ismert kereső szisztémával.

A keresés eredménye rácson kijelöléssel majd a [Rendben] kapcsoló megnyomásával hívjuk

be azt a menetlevelet, amelyben módosítani szeretnénk. A módosítás mindaddig lehetséges,

amíg át nem adtuk az adott menetlevelet a Főkönyv modul felé. (Természetesen, ha Önöknél

nincs Servantes Főkönyv modul, akkor ilyen nem fog előfordulni).

Végezzük el a kívánt módosításokat, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, a [Mégsem]

kapcsolóval változtatások nélkül léphetünk ki a képernyőből.

41

Munkaidő rögzítése

A dolgozók munkaidő adatainak rögzítésére szolgáló menüpont. Válasszuk ki azt a dolgozót,

akinek szeretnénk a munkaidő adatait rögzíteni.

Írjuk be az adott dátumot, amelyik napra szeretnénk az adatokat rögzíteni, majd nyomjuk meg

a [Munkaidő adatok] kapcsolót.

Az ikon

megnyomásával jön

elő a dolgozó

keresése képernyő

42

A {Munkaidő, ügyelet} fülön a munkavégzés műszakját és az esetleges ügyeletet tudjuk

megadni az [Új műszak felvitele] és az [Új ügyelet felvitele] kapcsolókkal. Sort törölni a sor

végén lévő ikonnal lehet. A sor végén látható másik ikonnal megjegyzés beírására

van lehetőség.

A {Távollét} fülön a dolgozó távollétének okát és időtartamát tudjuk meghatározni az adott

napra. Nyomjuk meg az [Új távollét felvitele] kapcsolót, majd a legördülő menüből válasszuk

ki a megnevezést és írjuk be az óraszámot. Törölni a sor végi ikon megnyomásával

lehetséges.

43

A {Közvetett, közvetlen költség} fülön a munka költségbontásait tudjuk meghatározni,

amennyiben használ a cég ilyen fajta kimutatást. Új sor felviteléhez nyomjuk meg az [Új

közvetett, közvetlen költség felvitele] kapcsolót, válasszuk ki a legördülő menüből a

megfelelő költséget és írjuk be az óraszámot.

44

A {Költségbontás} fülön tudjuk rögzíteni azt, hogy az adott dolgozó által végzett munka

óraszámban mérve, melyik munkaszámot terheli, amennyiben használ a cég ilyen fajta

költségbontást. Ennek felviteléhez nyomjuk meg az [Új költségbontás felvitele] kapcsolót és

válasszuk ki a legördülő menü segítségével a munkaszám listából a megfelelőt, majd írjuk be

az óraszámot. Sort törölni a sor végén lévő ikon megnyomásával lehet.

45

A {Pótlékok} fülön a dolgozónak adott pótlékokat tudjuk kiválasztani szintén legördülő menü

segítségével. Ennek természetesen előfeltétele az, hogy az alapadatoknál be legyenek

paraméterezve az egyes pótlékokhoz tartozó értékek. Új sor felviteléhez nyomjuk meg az [Új

pótlék felvitele] kapcsolót, majd válasszuk ki a pótlékot. Sort törölni a sor végén lévő

ikonnal lehet.

Amennyiben munkaidőt pótlólag rögzítünk (tehát nem menetlevélen keresztül) és azt

szeretnénk, hogy a program automatikusan behozza a hozzá járó pótlékokat, abban az esetben

a Karbantartás/Globális rendszeradatok menüpontban a Menetlevél fülön be kell pipálni a

„Pótlékok újra felajánlása munkaidő módosításakor” opciót.

Miután itt az utolsó fülön is kitöltöttük az adatokat, a mentéshez nyomjuk meg a [Mentés]

kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval az adatok rögzítése nélkül léphetünk ki a képernyőből.

Az elmentett munkaidő adatokban való módosításhoz újra be kell lépni az adott napba, az

adott dolgozóhoz. Ilyenkor aktívvá válik a [Teljes törlés] kapcsoló, ennek segítségével akár az

összes, az adott napra és adott dolgozóhoz felvitt adatokat egy gombnyomásra kitörölhetjük.

Ezután az alábbi üzenetet fogjuk kapni.

46

Véglegesítéshez nyomjuk meg az [OK] kapcsolót.

Gépjármű javításának felvitele

Az egyes gépjárműveken végzett javításokat ebben a menüpontban lehet elektronikus

formában rögzíteni.

Ez a képernyő két fülből áll. Az {Alapadatoknál} lehet a rendszámot, javítás típusát (ezt

előzetesen az Alapadatok menüpontban kell feltölteni), a javítás jellegét (külső vagy belső), a

javítás dátumát, az aktuális kilométeróra, üzemóra állását, a következő ellenőrzés aktualitását,

a felhasznált alkatrészeket, valamint a szerelőt meghatározni. A {Megjegyzés} fülön pedig

egyéb megjegyzéseket tudunk beírni az adott javításhoz kapcsolódóan.

47

Az adatok rögzítéséhez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, a [Mégsem] kapcsolóval

változtatások elmentése nélkül léphetünk ki a képernyőből.

Gépjármű javításának módosítása

Amennyiben egy korábban rögzített javítást szeretnénk módosítani, azt ebben a menüpontban

tudjuk elvégezni. Első lépésként keressük meg azt a javítást, amelyben módosítani szeretnénk,

ehhez nyújt segítséget nekünk a már ismert összetett kereső képernyő.

Adjuk meg a paramétereket, majd nyomjuk meg a [Keresés] kapcsolót, a képernyőből kilépni

a [Mégsem] kapcsoló segítségével lehet.

48

A Keresés eredménye képernyőn jelöljük ki a keresett tételt, majd nyomjuk meg a [Rendben]

kapcsolót. Ezután megjelenik ugyanaz a képernyő, amely egy új javításának felvitelekor, itt

módosítsuk a kívánt adatokat, majd a [Mentés] kapcsolóval mentsük el azokat.

Tankolás átvétele

Amennyiben rendelkezik a cég kút programmal és onnan kívánják átemelni az adatokat, azt itt

lehet megtenni. A két program összeegyeztetéséhez kérje a Parallel Kft. munkatársainak

előzetes segítségét.

49

Írjuk be a dátumokat, majd a ikon segítségével határozzuk meg azt fájlt, amelyet

szeretnénk beolvasni a rendszerbe. Ezután nyomjuk meg az [Adatfeltöltés] kapcsolót. A

feldolgozásra alkalmatlan adatokról hibalistát kapunk, amennyiben viszont minden rendben

van, az alábbi üzenet fog megjelenni a képernyőn.

Generált üres menetlevél kitöltése, felhasználása

Itt lehet a már korábban generált menetleveleket kinyomtatni.

Először írjuk be a rendszámot, válasszuk ki, hogy milyen állapotú menetlevelet szeretnénk

nyomtatni. Írjuk be a dátumot és a vezető nevét, majd nyomjuk meg a Mentés+Nyomtatás

kapcsolót. A Mégsem kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből.

50

Menetlevél felvitele generált menetlevélből

Itt lehet beírni a már nyomtatott és most feldolgozni kívánt menetlevél sorszámát kézzel, vagy

vonalkód olvasóval.

A sorszám beírása után üssünk entert, ezután be fog jönni a Menetlevél felvitele képernyő,

ahol az ismert módon felvihetjük a hiányzó adatokat.

Gépnapló felvitele, módosítása, törlése

A helyváltoztatásra nem képes munkagépek gépnaplójáról lehet az adatokat ebben a

menüpontban felrögzíteni. A képernyő teljes egészében megegyezik a Menetlevél felvitele

menüpontban látottakkal és a gépnapló információk, ugyanúgy megjelennek az összes

nyomtatványon is, mint a menetlevél információk.

Nyomtatás

Az előző menüpontokban történt adatrögzítés után itt lehet kinyerni különböző

nyomtatványokon azokat az információkat, amelyek segítik a munkát.

Dolgozók

A rendszerben rögzített dolgozókat, és a hozzájuk tartozó adatokat lehet kilistázni ezzel a

funkcióval.

51

Tegyünk egy pipát a Besorolás előtt látható négyzetbe, válasszuk ki a dolgozó besorolását,

majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Szűrés] kapcsoló segítségével egyéb

paraméterek megadására van lehetőség, ezzel szűkíthetjük, vagy bővíthetjük a megjelenítendő

dolgozókat.

Gépjárművek

A rendszerben szereplő gépjárműveket lehet itt kilistázni, a hozzájuk tartozó adatokkal együtt.

A [Nyomtatás] kapcsoló megnyomásával valamennyi gépjármű megjelenítésre kerül. A lista

szűkítéséhez használjuk a [Szűrés] kapcsolót és adjuk meg a kereső képernyőn a további

paramétereket.

Rendszám szerinti lekérdezés

Az egyes gépjárművek által megtett távolságról, tankolt üzemanyagról stb… kapunk

információt rendszám szerint részletesen, vagy összesítve.

52

Adjuk meg a Dátum mezőbe azt az időintervallumot, amelyre az elkészült menetlevelek

adatai alapján szeretnénk megjeleníteni a nyomtatványt. A nyomtatványt lekérhetjük

rendszám alapján akár egy gépjárműre is. Jelöljük ki a részletes, összesített vagy a záró km

szerinti opciót, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsoló a

képernyőből való kilépést szolgálja.

Teljes lista

A rögzített menetlevelek adataiból összeállított lista, amely a szűréseknek megfelelően

információt ad pl.: a megtett útról, fordulókról, tankolásról, szállított tömegről stb…

53

Jelöljük be a választott opciókat, amelyek szerint fogja a program megjeleníteni a

nyomtatványt, jelöljük meg, hogy hova szeretnénk a nyomtatást végezni (képernyő, nyomtató,

vagy excel, html formátum), majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem]

kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből.

Üzemanyag kihasználtság

Ez a nyomtatvány arról ad tájékoztatást, hogy a norma szerinti szükséges üzemanyag

fogyasztást mennyivel lépte túl a vezető.

Írjuk be a Dátum mezőkbe azt az intervallumot, amelyik időszak adatait szeretnénk látni a

nyomtatványon, jelöljük ki, hogy milyen csoportosításban jelenjenek meg az adatok, majd

határozzuk meg, hogy hova szeretnénk nyomtatni (képernyő, nyomtató, vagy excel, html

formátum), végül nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval léphetünk

ki a képernyőből nyomtatás nélkül.

Üzemanyag árváltozás

Az üzemanyagok árváltozásait listázza ki a nyomtatvány időrendi sorrendben. Itt nincs szűrési

képernyő.

54

Kenőanyag felhasználás

A gépjárművekhez felhasznált kenőanyagokat listázza ki a nyomtatvány, a beállított

szűrésnek megfelelően.

Írjuk be a dátum mezőbe azt az intervallumot, amelyre szeretnénk lekérni a kenőanyag

felhasználását a gépjárműveknek. Jelöljük be a csoportosítást, ahogy szeretnénk megjeleníteni

a tételeket, majd határozzuk meg a nyomtatás helyét (képernyő, nyomtató, vagy a

formátumát: excel, html) és nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval

léphetünk ki a képernyőből.

Kenőanyag kihasználtság

A gépjárművekhez felhasznált kenőanyagok normától való eltérést listázhatjuk ki ezzel a

menüponttal.

55

Írjuk be a Dátum mezőbe azt az intervallumot, amelyre szeretnénk lekérni a nyomtatványt.

Jelöljük be, hogy rendszám, vagy vezető szerint csoportosítsa a tételeket, és hogy hova

nyomtasson a program (képernyő, nyomtató, excel, html formátum), majd nyomjuk meg a

[Nyomtatás] kapcsolót, vagy a [Mégsem] kapcsolóval lépjünk ki a képernyőből.

Költségviselő, munkaszám

Ezen a nyomtatványon lehet megjeleníteni az egyes gépjárművek által megtett kilométerek,

ledolgozott üzemórák, a költségviselők, munkaszámok kapcsolatát, a kenőanyag felhasználást

és normát valamint a tankolt üzemanyag és az üzemanyag normát, amennyiben az egyes

menetleveleken hozzárendeltük ezeket.

A nyomtatvány lekéréséhez adjuk meg a dátumokat, igény szerint állítsuk be, hogy a szűrő

képernyőn szereplő opciók közül mi alapján szeretnénk a nyomtatványt megjeleníteni, majd

nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből.

Munkaidő listázása

A munkaidő adatok rögzítése után ezzel a nyomtatvánnyal lehet azokat kilistázni.

56

Egyetlen dologra kell itt ügyelni, hogy a megadott intervallum elejének és végének is

ugyanabba a hónapba kell esnie. Jelöljük ki, hogy a képernyőre, nyomtatóra, vagy excel ill.

html formátumba szeretnénk nyomtatni az adott nyomtatványt, majd nyomjuk meg a

[Nyomtatás] kapcsolót. A képernyőből való kilépést a [Mégsem] kapcsoló segítségével

érhetjük el

Fordulók listázása

A menetleveleken rögzített fordulókról kaphatunk ennél a nyomtatványnál részletes

információkat.

57

Írjuk be az idő intervallumot, jelöljük be, hogy milyen szempont szerint szeretnénk listázni a

fordulókat. Az utolsó két opcióválasztása esetén lehetőségünk van gépjármű csoportra is

szűrni, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót a nyomtatáshoz. Kilépéshez nyomjuk

meg a [Mégsem] kapcsolót.

Javítási munkák

Ezen a nyomtatványon láthatjuk a korábban, a gépjárművekhez felrögzített javítások részletes

adatait.

A szűrőképernyőn megadhatjuk, mely időszak javításaira van szükségünk. Továbbá

szűrhetünk még rendszám alapján a gépjárműre, a javítás típusára (külső, belső, mindkettő),

illetve, hogy milyen javítást végeztünk a gépjárművön (olajcsere, szemle stb.)

Főkönyvi lekérés

58

Ezen a nyomtatványon láthatjuk, hogy a főkönyv felé történő feladás, milyen főkönyvi

számokat takar, ill. az egyes tételeknél mekkora költség jut a menetleveleken meghatározott

költségviselőkre, munkaszámokra. Lehetőség van szűrni azokra az adatokra amelyeket még

nem adtunk át a főkönyv modulba.

Üzemanyag megtakarítás/túlfogyasztás

Az üzemanyag megtakarításokat és túlfogyasztásokat listázza ki ez a nyomtatvány a megadott

intervallumra szűrve, a tényleges tankolás és a számított norma alapján.

Írjuk be a dátumokat, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót a nyomtatvány

lekéréséhez. A képernyőből való kilépéshez nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót.

Dolgozók bérkartonja

Ezen a nyomtatványon jelennek meg a dolgozók munkaidő adatai, amelyek így segítségül

szolgálhatnak a bérszámfejtésnek.

59

A Nyomtatás kapcsoló segítségével lehet nyomtatni a kartont.

Adatátadás

Az alapadatoknál beállított és a menetlevélen rögzített adatok alapján kiszámolt költségeket

adhatjuk át a Főkönyv modul felé, amennyiben rendelkezünk ezzel a modullal. Lehetőség van

a menetlevél adatainak egy másik rendszer felé történő átadására, ehhez kérje a Parallel Kft.

munkatársainak előzetes segítségét.

Adatátadás Servantes rendszeren belül

Menetlevél költségfelosztás felvitele

Ezen a képernyőn van lehetőség arra, hogy a benzinkúton tankolt üzemanyag értékét a számla

alapján rögzítsük, majd a program által kiszámított felosztott költségeket átadjuk a Főkönyv

felé. Ha a gépjárműnél az elszámoláshoz norma szerintit állítottunk be, akkor itt a megadott

nettó értéket visszaosztva a tankolt mennyiséggel megkapjuk azt az egységár, amellyel a

norma szerinti fogyasztást szorozza a program és így kapjuk meg az üzemanyag tényleges

költségét forintban. Ha a számla szerinti elszámolást állítottuk be, akkor a számlán szereplő

teljes nettó érték fog költségként jelentkezni forintban.

60

Írjuk be a dátum mezőbe azt az időszakot, amelyik menetlevélen rögzített tankolás értékét

szeretnénk itt megadni. Töltsük ki a rendszám mezőt, majd üssünk Entert. Ilyenkor

megjelennek a rácson az érintett menetlevelek, a tankolt üzemanyaggal együtt, ehhez már

csak a számlán szereplő bruttó értéket, és az áfa kulcsot megadnunk. A sor végén lévő

gomb megnyomásával még megtekinthető az adott menetlevél. Az adatok átadásához

nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, átadás nélküli kilépéshez pedig a [Mégsem] gombot. A

főkönyv felé történő átadás előtt megtekinthető, hogy milyen főkönyvi számokkal, milyen

munkaszámokra, költségviselőkre kerülnek az adott menetlevél adatai. Ehhez pipáljuk be a

mezőt a képernyőn, majd nyomjuk meg a [Mentés]

kapcsolót. Ilyenkor megjelenik a Nyomtatványok között már tárgyalt Főkönyvi lekérés

szűrési képernyője.

61

Miután megnéztük a nyomtatványokat, lépjünk ki a [Mégsem] kapcsolóval a fenti

képernyőből. Ilyenkor a következő üzenetet kapjuk:

Amennyiben itt [Igen]-t nyomunk, az adatok átkerülnek a Főkönyvbe, [Nem] válasz esetén

sikertelen adatfeldolgozásról kapunk visszajelzést a programtól.

Menetlevél költségfelosztás módosítása

Ezen a képernyőn van lehetőség arra, hogy a már rögzített benzinkúton tankolt üzemanyag

értékét módosítsuk, majd a program által kiszámított felosztott költségeket átadjuk a főkönyv

felé.

Egy tankolás adataiban való módosításra addig van lehetőség, amíg nem adtuk át az adatokat

a Főkönyv felé.

A módosításhoz írjuk be a dátumot, a rendszámot, majd a megjelenő sor(ok)on írjuk át a

bruttó értéket, áfa kulcsot, amennyiben valóban módosítani kívánjuk az előzetesen felvitt

62

értékeket. Az adatok véglegesítéséhez és Főkönyv felé történő átadásához nyomjuk meg a

[Mentés] kapcsolót. A módosítás elvetéséhez és az adatok átadása nélküli kilépéshez nyomjuk

meg a [Mégsem] kapcsolót.

Adatátadás külső rendszer felé

A modulban lehetőség van arra, hogy a rögzített adatokat külső rendszer felé adjuk át. Ehhez

kérje a Parallel Kft. munkatársainak előzetes segítségét.

Távollét átadás

A munkaidő adatok rögzítése alapján előállt dolgozói távollétekről készül egy fájl, amelyet

egy idegen rendszer képes feldolgozni.

Egyszeri kifizetések átadása

Szintén a munkaidő adatok alapján az egyszeri kifizetésekről készíthetünk itt egy fájlt olyan

formátumban, amelyet egy másik rendszer fogadni képes. Írjuk be a dátumokat, majd a

ikon segítségével határozzuk meg az elkészülő fájl helyét. A fájl elkészítéséhez végül

nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval fájl készítés nélkül léphetünk ki

a képernyőből.

63

Karbantartás

A Karbantartáshoz az alábbi menüpontok tartoznak:

- Felhasználói menüpont

- Rendszergazdai menüpont

- Lokális rendszeradatok

- Globális rendszeradatok

A fenti menüpontokban szereplő paraméterek beállítása a szervezet sajátosságai alapján

történik a Parallel Kft. szakembereinek segítségével.