انستیتیوت جامعۀ مدنی افغانستان

مولف

مکس ول ساونگ ویم

2019اپریل ، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

طرزالعمل و پالیسی هایرهنمود

مدیریت پروژه

المللی ایاالت متح::ده امریک::ا واین رهنمود پالیسی با پشتیبانی سخاوتمندانه مردم امریکا از طریق اداره انکشاف بین Counterpart( ک:::ه توس:::ط A-14-00001-306برنام:::ه مش:::ارکت م:::دنی افغانس:::تان )ب:::ا ش:::ماره همک:::اری

Internationalگردد، فراهم گردیده است. محتویات و نظریات شامل این رهنمود، و موسسات همکار آن تطبیق می ،USAIDه::ای دهن::دۀ دی::دگاهبی::انگر دی::دگاه انس::تیتیوت جامع::ۀ م::دنی افغانس::تان ب::وده و بازت::اب Counterpart

Internationalباشد. و بنیاد آغاخان نمی

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

فهرست مطالب

....................................................................................مقدمه.....................................................................درباره انستیتیوت جامعۀ مدنی افغانستان

.................................................................................چه نیازی است به این رهنمود؟...........................................................................................هدف این مرجع پالیسی

: مفاهیم مدیریت پروژه و چرخۀ) مدیریت1فصل .....................................................................................پروژه

.....................................................................................................مقدمه1.1................................................................................................ پروژه چیست؟1.2........................................................................................ چرخۀ مدیریت پروژه1.3

.............................................................: آغاز و طراحی2فصل ........................................................................................................ مقدمه2.1............................................................................................... طراحی پروژه2.2..................................................................................................... تیم پروژه2.3

.................................................: برنامه ریزی برای پروژه3فصل ........................................................................................................ مقدمه3.1.............................................................................................. مدیریت بودجه3.2............................................................................................. کارمندان پروژه3.3........................................................................................... استراتیژی پروژه3.4............................................................................................ مدیریت همکاری3.5................................................................................. ایجاد کمیتۀ رهبری پروژه3.6................................................................های ابتدایی و مهم در آغاز پروژه نشست3.7.................................................................................اندازی پروژه فهرست راه3.8

...................................................: تطبیق یا اجرای پروژه4فصل ........................................................................................................ مقدمه4.1..................................................................................اندازی پروژه نشست راه4.2...............................................................های پروژه درخواست برای اجرای فعالیت4.3...................................................................................ها گزارش دادن از فعالیت4.4

.........................................................: نظارت و ارزیابی5فصل ........................................................................................................ مقدمه5.1

........................................بندی و پایان: تنظیم پروژه، جمع6فصل ........................................................................................................ مقدمه6.1

..................................................................................ضمایم

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

.............................................................................: نمونۀ تحلیل ذی نفعان1ضمیمۀ...............................................های آغازین پروژه: نمونه برای پروتکول3ضمیمۀ) : نمونۀ) الیحۀ) وظایف برای کمیتۀ) رهبری4ضمیمۀ)

..............................................................................................................پروژه............................................................................: نمونۀ) شرح پروژه5ضمیمۀ) .............................................................: یادداشت درخواست فعالیت6ضمیمۀ) ......................................................................: نمونۀ) گزارش فعالیت7ضمیمۀ) ........................................................................: پروتکول پایان دادن پروژه8ضمیمۀ

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

مقدمه

1ندرباره انستیتیوت جامعۀ) مدنی افغانستا

های متمادی در حوزه جامع::ۀ م::دنی افغانس::تانطرح انستیتوت جامعۀ مدنی افغانستان برای سال ، کنفرانس ایجاد محیط مناس::ب توس::ط دولت جمه::وری2007ها بوده است. در سال بر سر زبان

اسالمی افغانستان و شبکه انکشافی آغاخان به همکاری بانک جهانی، برنامه توسعۀ ملل متح::د و بانک انکشاف آسیایی برگزار گردید. یکی از پیشنهادهای کلیدی این کنف::رانس، تأس::یس ی::ک نه::اد

نامه به نهادهای جامعۀ مدنی بود ک::ه توس::ط حک::ومت، س::کتور خصوص::ی،مستقل اعطای تصدیق کنن::ده و جامع::ۀ م::دنی ب::ه رس::میت ش::ناخته ش::ده باش::د. انس::تیتوت جامع::ۀ م::دنیادارات تموی::ل

از طری::ق همک::اری می::ان بنی::اد آغاخ::ان و کون::تر پ::ارت انترنش::نل در2014افغانستان در جنوری المللی ای::االت متح::دهچوکات "برنامه مشارکت مدنی افغانستان" که از طرف اداره انکش::اف بین

های مختلف نهادهای جامعۀ مدنی، کارشناسان جامعۀ گردد، تأسیس گردید. شبکهامریکا تمویل می من::د ب::ه افغانس::تان از این ابتک::ارالمللی عالق::همدنی و نمایندگان نهادهای جامعۀ م::دنی ملی و بین

حمایت کردند.

(AICSتعهد انستیتیوت جامعۀ) مدنی افغانستان ) من::د و شایس::ته درتعهد انستیتیوت جامع::ۀ م::دنی افغانس::تان حم::ایت از ایج::اد س::کتور جامع::ۀ م::دنی ت::وان

کنن::دگان،افغانستان است. این تعهد به واسطۀ ارتباط برقرار ک::ردن می::ان نهاده::ای جامع::ۀ م::دنی، تموی::ل های تصدیق که سازگار با شرایط فرهنگی کشور باشد، عملیسازی از طریق طرحدولت و خدمات ظرفیت

گ::یریگرایی و توسعه مشارکتی فراگ::یر ب:ه ش::کلگردد. انستیتیوت جامعۀ مدنی افغانستان با ترویج کثرتمییک جامعۀ مدنی درخشان کمک خواهد کرد.

(AICSاهداف انستیتیوت جامعۀ) مدنی افغانستان )

تص::دیق س::ازمان ه::ای محلی ب::ر مبن::ایب::االبردن س::طح اعتب::ار جامع::ۀ م::دنی ب::ه واس::طۀاند؛الملل برسمیت شناخته شدهمعیارهایی که در سطح محل وضع و در سطح بین

س::ازی نهاده::ای محلی از طری::ق وض::ع معیاره::ایسیس::تماتیک س::اختن مس::اعی ظ::رفیت گیری باشد؛ عملکرد که قابل اندازه

تالش جمعی ب::رای تحکیم نقش جامع::ۀ م::دنی در رون::د انکش::اف افغانس::تان ب::ه واس::طۀ کنن::دگان، س::کتور خصوص::ی وهای پالیسی و تعامل فع::ال ب::ا دولت، تموی::لبرگزاری گفتمانتر جامعۀ مدنی؛ و سکتور گسترده

تحکیم تالش ه::ایی ک::ه در راس::تایتأمین مسیر دسترسی جامعۀ مدنی به منابع به واس::طۀشوند.پذیری همگانی انجام میترویج مسئولیت

برنامه اعطای تصدیقنامه نامه، برنامه عمدۀ انستیتیوت جامعۀ مدنی افغانس::تان اس::ت. این برنام::ه ب::ا تص::دیقبرنامۀ اعطای تصدیق

-المللی، مؤثریت و اعتبار سکتور جامعۀ م::دنی را اف::زایش مینهادهای مدنی بر حسب معیارهای ملی و بین ه:ا، س::اختار،ه:ا، پروس::هس:ازد ت:ا پالیس::ینامه، نهادهای جامعۀ م:دنی را ق:ادر میدهد. برنامه اعطای تصدیق

-المللی تنظیم کنند که ب::ه نوب::ۀ خ::ود ب::ه ش::کلشان را مطابق به بهترین عملکردهای بینهایها و فعالیتبرنامهکند.گیری سکتور توانمند، شفاف و اثربخش جامعۀ مدنی کمک می

شود:های پنج گانۀ ذیل سنجش میعملکرد نهادهای جامعۀ مدنی بر حسب شاخص

داخلی و پالن گذاری استراتیژیک؛ادارۀ1 AICS, 2018: Analysis on CSO’s capacity building strengths and areas of improvement based on CSOs’ certification assessment findings.

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

برنامه؛ مدیریت پروژه و عرضۀمدیریت مالی؛؛ارتباطات خارجی و روابط عامه منابع بشری

ه::ای ش::املاین یک رهنمود عمومی است که با پشتیبانی انستیتیوت جامع::ۀ م::دنی ب::رای س::ازمان نامه تدوین شده است تا آن را به یک پالیسی داخلی تعدیل و اقتباس نمایند.برنامۀ اعطای تصدیق

عالوه بر این رهنمود، رهنمودهای عمومی دیگری هم برای نهادهای جامعۀ مدنی تهیه گردی::ده ک::ه رهنمود پالیسی مدیریت مالی؛شود: رهنمود پالیسی نظارت و ارزیابی، شامل موارد ذیل می

رهنمود پالیسی مدیریت تدارکات؛ رهنمود پالیسی ارتباطات خارجی و دادخواهی؛ رهنمود پالیسی نظارت و ارزیابی؛ رهنمود پالیسی مدیریت منابع بشری؛ رهنم]]ود

اداره نهادهای جامعۀ) مدنی.

چه نیازی است به این رهنمود؟ نامه انجام ش::د، نش::انتحلیل نقاط قوت نهادهای جامعۀ مدنی که به تازگی در قالب برنامۀ اعطای تصدیق

-هایی برای مدیریت پروژه داشتهها و پروسهداد که هرچند نهادهای جامعۀ مدنی شامل این برنامه، سیستم-س::ازی ذیه::ایی همچ::ون ش::املشدند و نه سیس::تماتیک بودن::د. در بخشها نه مستند میاند، برخی از پروسه

کنن::دگان در ط::راحی و تط::بیق پ::روژه، نظ::ارت و ارزی::ابی، مس::تند ک::ردن نت::ایج پ::روژه،دخالن و اش::تراک گ::ذاری نی::از ب::ه اص::الحات وج::وده::ای پ::روژه و پالنشناسایی و سهیم ساختن کارمندان مربوطه در پروس::ه

داشته است. از این رو، این رهنمود با در نظر گرفتن مسایل فوق و اذعان بر این موضوع تدوین ش::د ک::ه ه:ای ط:راحی، آغ:از،نهادهای جامعۀ مدنی نیاز به یک چارچوب و پالیسی ب:رای عملکرده:ای م:ؤثر در بخش

-شان دارند تا بتوانند تیمهایدهی، نظارت، ارزیابی و بستن پروژهگذاری، مدیریت، گزارشریزی و پالنبرنامه های شان را هدایت نمایند.

حق کاپی

ه::ایگ::یرد. س::ازماناین منبع به عنوان یک امتیاز عمومی در اختیار نهادهای جامعۀ مدنی افغانستان قرار می-ه::ایشامل برنامۀ تصدیق، از حق کاپی، تعدیل، گزینش و اتخاذ این راهنما برخوردارند. نهادهایی که پالیسی

کنند باید آن را به عنوان یک راهنما و نمونه مورد استفاده قرار دهند.شان را از روی این رهنمود تدوین می هایی را تهیه و تدوین کنند که ب::ا تعه::دمهم این است که نهادهای جامعۀ مدنی بر مبنای این رهنمود، پالیسی

شان تناسب داشته باشد. نهادهای جامعۀ م::دنی بای::د م::الکیت پالیس::ی تهی::ه ش::ده، داخلیو اندازۀ سازمانساختن و عملیاتی کردن آن را به عهده گیرند.

هدف این مرجع پالیسی پیرامون مدیریت پروژه با رویک::رد مبت::نی ب::ر)نام نهاد جامعۀ مدنی(این رهنمود یک پالیسی عمومی برای

کن::د یک چارچوب معیاری برای م::دیریت پ::روژه ارائ::ه می)نام نهاد جامعۀ مدنی(نتایج است. این سند برای ها، رهنمودها و اصول عمومی دربارۀ مدیریت پروژه آمده که باید اجرا گ::ردد. در پهل::ویکه در آن پروتوکول

رهنمودهای اجرایی دیگری نیز خواهد داشت که ض::میمۀ پالیس::ی خواه::د)نام نهاد جامعۀ مدنی(این سند، ها و ابزارها همچون ضمیمه در پایان این سند پالیسی آمده است.بود. شماری از روندها، نمونه

این رهنمود در هفت فصل ذیل تهیه شده است:

مدیریت پروژه؛ مبانی مدیریت پروژه و چرخۀ

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

آفرینی، آغاز و طراحی پروژه،مفهومریزی پروژه؛برنامهتطبیق و اجرای پروژه؛نظارت و ارزیابی؛دهی از پروژه؛ وگزارشتعدیل پروژه و بستن آن؛

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: مفاهیم مدیریت پروژه و چرخۀ) مدیریت پروژه1فصل مقدمه1.1

بر این نکته اذعان دارد که واژگان و لغات زی::ادی در بخش م::دیریت پ::روژه ب::ه )نام نهاد جامعۀ مدنی( )نام نهاد جامع::ۀ سازد که واژگان و مفاهیم کلیدی برای کار رفته است. این بخش از پالیسی روشن می

بی:نی ک:ردهکند که چرخۀ پروژه چه چیزهایی را برای س:ازمان پیش چه معنایی دارد، و تشریح میمدنی(است.

چیست؟ پروژه1.2 ها بوده که با هدف دستیابییی از وظایف و فعالیت، پروژه عبارت از مجموعه)نام نهاد جامعۀ مدنی(در

و نت::ایج(inputیی اس::ت از من::ابع اولی::ه )گ::ردد. پ::روژه مجموع::هبه اهداف و نتایج مش::خص انج::ام می توانن::د ازه::ا میباش::د. پ::روژهکه برای دستیابی به یک هدف مشخص مورد نی::از می(:: outputبالفاصله )

ساده تا پیچیده باشند و توسط یک یا چند فرد پیش برده ش::وند. پ::روژه ی::ک تالش م::وقت ب::وده ک::ه از از آنج:ایی ک::ه پ:روژه ی:ک1نگاه زمانی نقطۀ آغاز و پایان مشخص، منابع و محدودۀ تعریف ش:ده دارد.

یی از عملیات طراحی ش::ده ب::رای رس::یدن ب::ه ی::ک ه::دف مش::خصکار همیشگی نبوده، بلکه مجموعه یافت::ه و منطقی ب::رای تغی::یر و ح::ل ی::کباشد. پروژه چندین فعالیت س::ازمان میمنحصر به فرداست،

ه::ای منطقیهای اجراشده به شیوهمشکل در سطح محل است. بنابر این، یک پروژه متشکل از فعالیت دار الف( به وضعیت دلخ::واه ببرای تغییر وضعیت موجود یک مسئله است. )مسئله یا وضعیت مسئله

که در آن مسئله حل شده است.

: منطق پروژه1شکل

(Saungweme, M. 2019منبع: نویسنده، )

شود. پروژه دربرگیرن::دۀ چگونه دیده می )نام نهاد جامعۀ مدنی(دهد که یک پروژه در شکل باال نشان می انجامد. س::پسها به نتایج بالفاصله می موجود است، و این فعالیتمسئلههای انجام شده برای حل فعالیت

دار و رس::یدن ب:هگ:ردد ک::ه در اص::ل تغی:یر در وض:عیت مس::ئلهنتایج متوقعه ب:ه نتیج:ه نه:ایی منتهی میوضعیت دلخواه است.

، پروژه شامل موارد زیر است:)نام نهاد جامعۀ مدنی(در

مشخص؛ بودجۀزمانی مشخص؛ دورۀمشخص که پروژه خواهان رسیدگی به آن است؛ مشکل یا مسئلۀ

1 https://www.pmi.org/about/learn-about-pmi/what-is-project-management

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

وضعیت دلخواه

ب

نتیجه نهایی(impact)

نتایج متوقعه(outcome

)

نتایج بالفاصله(outputs)

فعالیتهاوضعیت مسئله

دار کنونی ( الف(

گردد؛مکان یا موقعیت مشخص که پروژه در آن تطبیق میهای هدف مشخص؛گروهبزرگتواند بهپروژه می تر اجرا گردد؛مثابه بخشی از یک برنامۀمشخص، مقصد، اهداف و نتایج بالفاصله و فعالیت های اجراییمحدودۀ

)ن::ام نه::ادگیرن::د، ب::رای در حالی که مردم زیادی از اصطالحات برنامه و پروژه به طور متناوب ک::ار می این دو مفهوم کاربرد مجزا دارند. همان طور که پیش از این آمد، پروژه تالش مش::خصجامعۀ مدنی(

گیری دارد.واحد است که نتایج بالفاصله معین و قابل اندازه کند. آن را اداره و اجرا می)نام نهاد جامعۀ مدنی(از سوی دیگر، برنامه به چندین پروژه اشاره دارد که

عب::ارت از برنام::ۀ آن اداره)نام نهاد جامعۀ مدنی(های اجراشده توسط یی از پروژهبنابر این، مجموعه کند؛ مدیر برنامه وظیف::ۀ نظ::ارت از چن::دیناست. در حالی که مدیر پروژه تنها از یک پروژه نظارت می

)ن::امیابند. بنابر این، م::دیر پ::روژه در ی::ک پروژه را دارد تا اطمینان یابد که آنها به اهداف خود دست میدهد. به مدیر برنامه یا رییس برنامه گزارش مینهاد جامعۀ مدنی(

1تفاوت میان پروژه و برنامه

چرخۀ) مدیریت پروژه1.3 آفری::نی، آغ::از،ها، ابزار و فنون در جریان مفه::ومدربرگیرندۀ استفاده از دانش، مهارتمدیریت پروژه

ریزی، تطبیق و اجرا، کنترول، نظارت و ارزیابی از پروژه و پایان دادن به ک::ار گ::روهیطراحی، برنامه ها منتج به دستیابی به اهداف، نتایج و مقاص::دگردد. این فعالیتبوده که در جریان اجرای پروژه انجام می

دس::تیابی ب::ه هم::ۀ نت::ایج ومدیریت پ]]روژهگردد. چالش مهم مشخص نظر به منابع و زمان معین می )منابع مالی( محدود و محدودۀ خاص پروژه است.بودجه، زماناهداف پروژه در جریان

ریزی، سازماندهی، هماهنگی و کنترول مؤثر و مفید ی::ک دربرگیرندۀ روند برنامه2چرخۀ مدیریت پروژه نظ]ارت و، تط]بیق، ری]]زیبرنام]ه، طراحی، تا آفرینیمفهومپروژه در مراحل گوناگون آن از

های م::دیریت پ:روژه چه:ار است. در حالی که بیشتر چرخهاختتامیه و تنظیمدهی، ، گزارشارزیابی هفت مرحله دارد تا اطمینان یابد که ک::دام)نام نهاد جامعۀ مدنی(گام یا مرحله دارند، این چرخه برای

چیزی فراموش نشده باشد. همچنین، این هفت گام به مراحلی که نهادهای جامعۀ مدنی برای مدیریت کنند، ارتباط نزدیکی دارد. شکل دو در ادامۀ متن، یک تعریف تصویری ازپروژه در افغانستان سپری می

دهد.نشان می )نام نهاد جامعۀ مدنی(چرخۀ مدیریت پروژه در توانن::د اس::ت. این ب::دین معناس::ت ک::ه مراح::ل میقابل تکرارمراحل چرخۀ مدیریت پروژه در تصویر

ت::وان ازجابجا گردند، و گاهی ممکن است تکرار گردد تا نتایج مشخص به دس::ت آی::د. ب::رای نمون::ه، می ریزی بازگشت و برعکس، یا ح::تی در جری:ان تط::بیق ب::ه مرحل::ۀ مرحلۀ اجرا و تطبیق به مرحلۀ برنامه

1 https://apmg-international.com/article/difference-between-project-and-program2 Project cycle management (PCM)

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: ظاهری شکل و بخش انسجام و یک اجزا اهداف و محدوده و بوده دقیق و مشخص پروژه یک های. نیست روشن چندان برنامه یک اهداف و محدوده که حالی در است، شده معرفی خوبی به پروژه

بیشتر برنامه یک اعضای دارد؛ پوشش زیر را پروژه چندین برنامه یک که جایی آن از این، بر افزونپروژه آن کارمندان و پروژه مدیران شامل زیرا بود، .خواهند بود خواهند ها

:کار تالش و پروژه چندین شامل برنامه که حالی در بوده، مجزا و متمرکز تالش دهندۀ نشان پروژه . پروژه است آن به می مرتبط تکمیل را یکدیگر مختلف خود های هدف به تا بوده برنامه خدمت در و کنند

مشابهت. یکدیگر با برنامه یک پروژۀ چندین گاهی است ممکن مدیر برسد این، بنابر باشند؛ داشته هاییمشابهت می برنامه ارزیابی را می ها همکاری پروژه مدیران با و مناسب کند و دلخواه پیشرفت از تا کند

. گردد مطمئن کار :پروژه دوام برخی اجرای که این می با طول سال چندین پروژه ها به کشد، چندان معمول طور به ها

نمی دنبال. درازا به چراکه گردد، اجرا تا دارد نیاز زیادی زمان مدت اغلب برنامه مقابل، در انجامند . . ممکن است بخش یا مرحله چندین دارای برنامه معمول طور به این، بنابر است بیشتری اهداف

. نیست رایج چندان چیزی چنین اما باشد، مرحله چندین دارای نیز درازمدت پروژۀ یک است :چیزی پروژهمزایا چه پروژه تکمیل از پس یعنی دارند، تمرکز مشاهده قابل نتایج به دستیابی باالی ها

می دست برنامه. به . آورید ناشی مزایای نیستند مشاهده قابل گاهی که دارند تمرکز پیامدهایی باالی هاپروژه از کلی مزایای به وابسته برنامه یک . از مثال است آن تغییر های شامل برنامه یک پیامد از هایی

طراحی بازگشت، مشروط بر این که رویدادهای مهم رخ دهد یا بودجۀ بیشتر برای تغییر مسیر پ::روژه بای::د چرخ::ۀ م::دیریت پ::روژه را بدان::د و )نام نهاد جامعۀ م::دنی(فراهم گردد. هر مدیر پروژه یا کارمند

درک کند و در هر زمانی قادر باشد بگوید که در کدام مرحله از پروژه قرار دارند.) نام نهاد جامعۀ) مدنی(: چرخۀ) مدیریت پروژه برای 2شکل

(Saungweme, M. 2019منبع: نویسنده )

ب::ه ط::ور معم::ول، اینآفری]]نی:مرحلۀ) مفهوم نخستین مرحله در هر پروژه است، ک::ه در آن ف::رد

گیرد تا نس::بت ب::ه ی::ک مس::ئله ی:ا چ::الشتصمیم می گ::یرد ک::هاجتماعی واکنش نشان ده::د و تص::میم می

برای رسیدگی به آن چالش بای::د ی::ک پ::روژه ایج::اد های جامعۀ مدنی، این کار ب::رکند. در بیشتر سازمان

دوش هیئت ی::ا م:دیران بلندپای:ه اس::ت ک::ه تص::میم های جامعۀ بگیرند، آیا نیازی به رسیدگی به یک مسئلۀ مشخص وجود دارد؟ در بیشتر موارد، در سازمان

گ::یرد؛ ال::ف( ایج::اد پ::روژه، طرح پ::روژه از چن::دین راه ش::کل می)نام نهاد جامعۀ مدنی(مدنی از جمله ناشی از فهم و تحلیل مسایل توسط ف::رد ی::ا اف::راد و تص::میم ب::ه اج::رای عملی ک::ار در واکنش ب::ه آن

های غیردولتی دربارۀ مسایلی کهمسایل؛ ب( گرفتن طرح یا مفهوم از نهادهای جامعۀ مدنی یا سازمان کنندگان گوناگون مانند اتحادیۀ اروپایینیاز به رسیدگی دارند، ج( دیدن فراخوان پیشنهاد از جانب تمویل

های خارجی.یا دولت

های مهم باید پاسخ داده شوند:پیش از گرفتن تصمیم برای آغاز یک پروژه، این پرسش

مدنی(آیا طرح و محتوای پروژه در راستای سند استراتژی باشد؟ می)نام نهاد جامعۀ

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

مفهوم آفرینی

طراحی

برنامه ریزی

و تطبیقاجرا

و] نظارتارزیابی

اختتامیه

و تنظیمتعدیل

قابل مراحلاست تکرار

افغانستان قانونی به شمار می رود؟آیا طرح و محتوای پروژه در جامعۀ مدنی(آیا پروژه به همراه خطرات احتمالی آن قابل مدیریت است؟ آیا )نام نهاد جامعۀ

های پروژه را اجرا نماید؟گرایش دارد با وجود آن خطرات فعالیتآیا طرح و محتوای پروژه اخالقی است؟آیا زنان و مردان قادرند )به طور یکسان( در این پروژه مشارکت نمایند؟آیا پروژه در خدمت منافع دولت محلی یا ملی و دیگران خواهد بود؟ وکند؟ یا آیا از گسترشهای تندرو دیگر حمایت میهای شورشی یا دیدگاهآیا پروژه از منافع گروه

کند؟نفرت حمایت می

گیری طرح پروژه را بهتر شناس::اند ی::اآفرینی و تصمیم پس از این که مرحلۀ مفهوممرحلۀ) طراحی:-ه::ای ط::راحی و جلس::ات ک::اری برگ::زار میگردد. نشستآن را توسعه داد، آنگاه مرحلۀ طراحی آغاز می

گردد تا ش::رایط برنام::ه روش::ن گ::ردد، و ط::رحیی و تحلیل وضعیت انجام میهای کتابخانهگردد، پژوهش پروژه تبدیل به یک طرح تجاری، خالصۀ پیشنهاد یا طرح پروژه گردد. اجرای این مرحله در فصل آین::ده

شود.بیشتر به بحث کشیده می

،)نام نهاد جامعۀ مدنی(که پروژه از نگاه مالی تمویل گردید، کارکنان پس از آنریزی: مرحلۀ) برنامه دهندهای پروژه را توسعه میکنند، طرحریزی و آغاز کار برگزار میهای برنامهمدیران و همکاران، نشست ها چگونه باید اجرا شوند وگیرند که فعالیت و ابزارهای دیگر(، آنگاه تصمیم می1)برای نمونه، چارت گانت

ری::زی ی::ک روی::دادنمایند. برنام::هبندی میهای مالی زمانسپس کارها را در راستای منطق پروژه و توافق ری::زی، ابزاره::ا وشود. رون::د برنام::هیکباره نیست، بلکه در تمام مراحل چرخۀ مدیریت پروژه انجام می

گردد.طرز اجرای آن با جزییات بیشتر در فصل سوم یاد می

ها مبتنی بر منط::ق پ::روژه وریزی، اجرای پروژه و انجام فعالیت پس از برنامهمرحلۀ) اجرا و تطبیق: گردد. روندها، ابزارها و طرز انج::ام کاره::ا ب::ا جزیی::اتها در جدول زمانی آغاز میطرز قرار دادن فعالیت

شود.بیشتر در فصل چهارم به بحث کشیده می

ها باید از آنها نظ:ارت گ::ردد؛ همچ:نین کاره:ا بای:د در مراح:ل پس از انجام فعالیتنطارت و ارزیابی: گوناگون چرخۀ پروژه مورد ارزیابی قرار گیرند. مراحل نظارت و ارزیابی، ابزارها و طرز اجرای آن ب::ا

ه:ا و پالیس:یگردد. همچ:نین، نگ:اهی ب:ه رهنم:ود مرج:ع ش:یوهجزییات بیشتر در فصل پنجم تشریح می برای دریافت جزییات بیشتر و شناسایی مراحل و ابزارهای کار)نام نهاد جامعۀ مدنی(نظارت ارزیابی

داشته باشید.

-دهد که در پایان پروژه و پس از ارزیابی و بررسی فع::الیتها نشان می تجربهمرحلۀ) تنظیم و تعدیل: ه::ا ی::اریتواند به ختم فعالیتماند که میها از جمله بودجه و تحلیل واقعی پروژه، مقداری بودجه باقی می

های بیشتری انجام دهد. با این هم::ه، وقت پ::روژه را قادر سازد فعالیت)نام نهاد جامعۀ مدنی(رساند، یا به پایان رسیده یا نزدیک به تمام شدن است. بنابر این، در بسیاری م::وارد م::دیران س::ازمان از امک::ان

گوین::د. از این ک::ار ب::ه ن::ام تمدی::دتمدید عمر پروژه تا چند ماه دیگر بدون کدام هزینۀ اضافی س::خن می )ن:امهای جدید، اعض::ای کنند. پس، با پیشنهاد برای تمدید وقت پروژه یا انجام فعالیت یاد می2بدون هزینه

کنن::د. در م::وارد دیگ::ر، پروژه را به ط::ور م::ؤثر از نگ::اه مح::دودیت زم::انی تنظیم مینهاد جامعۀ مدنی( خ:وش اس::ت و)نام نهاد جامعۀ مدنی(کننده یا دولت ممکن است بگوید پول بیشتر دارد و از کار تمویل

خواهد منابع بیشتری را در اختیار قرار دهد تا پروژه را قادر سازد تأثیرگذاری بیشتری داش::ته باش::د.می کننده پس از دریافت ط:رح ب:ازنگری ش:دۀ چگ:ونگی اج:رای پ:روژه، امتی::از تمدی:ددر این حالت، تمویل

کن::د.های مالی و زم::انی پ::روژه را ب::ه ط::رز کارآم::دی تنظیم میدهد. این کار محدودیتبدون هزینه را می گ:یرد. اینها در زمان تمدیدشدۀ مشخص مورد اس::تفاده ق:رار میزمان و منابع بیشتر برای ادامۀ فعالیت

رون::د ت::اش::ود. پس از این مرحل::ه، اعض::ا دوب::اره ب::ه مرحل::ۀ نخس::ت میکار نیز تنظیم پروژه نامیده میهای بیشتر برای مراحل بعدی خلق کنند.مفکوره

رس::د و بس::تهدر این مرحله پروژه به مثابه یک تالش موقت به تاریخ پایانی خود میمرحلۀ) اختتامیه: شود. روندها، ابزارها و طرز اجرای مرحلۀ اختتامیه با جزییات بیشتر در فصل هفتم آمده است.می

1 Gantt chart2 no-cost extension

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: آغاز و طراحی2فصل

مقدمه2.1 گردد که آمادۀ ارائ::ه ب::ه ی::کگردد و تبدیل به یک خالصۀ پیشنهاد میدر این مرحله، طرح پروژه بازتر می

گردد.کننده یا حامی مالی احتمالی میتمویل

طراحی پروژه2.2 بسیار اهمیت دارد که طراحی پروژه فراخوانی برای مشارکت باشد و حداقل، تمام مدیران بلندپایه، و

در آن سهم داش::ته باش::ند. همک::اران انکش::افی ن::یز بای::د س::هم )نام نهاد جامعۀ مدنی(کارکنان پروژه که پروژه با همکاری دیگران اجرا گردد. اگر من::ابع موج::ود و زم::ان اج::ازهداشته باشند، مشروط بر این

توانند سهم داشته باشند.دخالن نیز میدهد، کارمندان دولت، مستفیدشوندگان و دیگر ذی

بن::دی م::واردمرحلۀ طراحی پروژه دربرگیرندۀ تعیین ماهیت و محدودۀ پروژه، تولید، ارزیابی و چارچوب اجرایی است. همچنین، این مرحله شامل مشخص ساختن رویکرد عمومی به اج::رای پ::روژه و تواف::ق

پیرامون جزییات طرح پروژه است.

خوب است هر زمانی که نیاز به تهیه و انکشاف پروپوزلگروه نویسندگان پروپوزل )پیشنهاد(: باشد، یک گروه مناسب تشکیل گردد. این گروه شامل رییس اجرایی، کارمند بخش مالی، مدیر پروژه ی::ا نماین::دۀ وی، ی::ک ف::رد متخص::ص در بخش م::ورد اش::ارۀ پروپ::وزل، ی::ک کارمن::د از بخش نظ::ارت و

باشد. رییس اجرایی از می::ان گ::روه، ی::ک کارش::ناس پروپ::وزلهای همکار میارزیابی، و کارمندان شرکت ها، مس::وده س::اختن و تهی::ۀ پروپ::وزال وها یا برقراری تماسکند که مسئولیت برگزاری نشستانتخاب می

)این در صورتی است که س::ازمان ی:ادریافت نظر و معلومات از اعضای مختلف تیم را بر عهده گیرد. نهاد جامعۀ مدنی یک نویسندۀ پروپوزل یا یک فرد مشخص برای انجام این گونه کاره::ا نداش::ته باش::د(

-، توسط ی::ک گ::روه متش::کل از رییس اج::رایی تهی::ه و مس::وده می)نام نهاد جامعۀ مدنی(ها در پروپوزلشوند؛ البته گروه نباید یک نفره باشد.

تمام اعض::ای تیم تهی::ۀ پروپ::وزل بای::د فراخ::وان را خوان:ده و فهمی::ده باش::ند و بدانن:د پ:روژه خواس::تار رسیدگی به چیست. یا اگر این فراخوان برای یک طرح ابتکاری باشد، آنان باید مفاهیم اساسی پ::روژه

گیری آن را به خوبی درک کنند.در مراحل اولیه یا مراحل شکل

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

کنن::ده، تیم تهی::ۀ پروپ::وزل بای::د ی::کهای ابتدایی، جدا از خواندن فراخوان و فهم مقصد تموی::لدر نشستها مطرح گردد و از اعضای تیم پرسیده شود:تحلیل وضعیت انجام دهد که در آن این پرسش

کننده )دونر( کیست؟تمویلگردند؟بینند یا متضرر میچه کسانی از پروژه آسیب میمدنی یا سازمانآیا افراد، ذی های دیگری نیز در این پروژه نقش دارند؟دخالن، نهادهای جامعۀ

آنها چه کسانی هستند؟پروژه قابل شناسایی و تشخیص است؟ آیا محدودۀهای پیشین دارد؟هایی با پروژهآیا این پروژه شباهتهای پیشین وجود دارد که باید در طراحی اینها و ارزیابیشده از پروژههای آموختهآیا درس

پروژه در نظر گرفته شود؟

تواند هر کس یا گروهی از افرادنفع میدخل یا ذیذی ی::ا س::ازمانی باش::د ک::ه س::ود ی::ا زی::انی از پ::روژه متوجه آنها باشد، و آنها قادر باشند به ط::ور مثبت ی::ا منفی ب::االی پ::روژه ت::أثیر بگذارن::د. در بیش::تر

کنن::دگان، دولت،دخالن ش::امل تموی::له::ا، ذیپ::روژه کنن:::دگان در پ:::روژه،مستفیدش:::وندگان، اش:::تراک

جوام::ع محلی، بزرگ::ان مح::ل، مالی::ان و ره::برانباشند.دینی و غیره می

تواند انجام گردد، که در نتیجۀ آن تیم میدخالنتحلیل از ذیهمچنین، مهم است که در این مرحله یک نفعان، کدام یک تأثیر منفی و کدام یک تأثیر مثبت باالی پ::روژه دارد. تحلی::لمشخص کند که از میان ذی

دخالن گون:اگون پ:روژه رانفعان جریانی است ک::ه در آن تیم ط:راحی پ:روژه ت::أثیر، فای:ده و نف:وذ ذیذی کند که ب::انفعان، آنگاه تیم مشخص میکنند. پس از یک تحلیل خوب از ذیشناسایی، تحلیل و مشخص می

نفعان شناسایی شده چگونه همکاری و تقسیم کار نماید تا اطمینان حاصل کند ک::ه آن::انهر کدام از ذی نفعان در کامی::ابی پ::روژه نقشکنند. هماهنگی در میان ذینسبت به پروژه تعهد دارند و از آن حمایت می

کنند. نظرگردند و در جایی که نقش دارند همکاری میمحوری دارد، زیرا آنان نسبت به پروژه متعهد می های بررسی پروژه، بی::ان مختص::ر پ::روژه ب::رایهای تحلیل ، هماهنگی از طریق جلسات، نشستبه یافته

آید. افزون برکنندگان و مقامات دولتی، جلسات در بین نهادها و مؤسسات غیردولتی به دست میتمویل ه::ای مناقش::ه برانگ::یز درگردد و به رف::ع فع::الیتنفعان سبب پرهیز از تکرار کارها میاین، هماهنگی با ذی

توانید متن زیر را از ان::ترنتنفعان، میکند. برای انجام گام به گام تحلیل ذیبرخی مناطق هدف کمک میگرفته و بخوانید:

https://www2.mmu.ac.uk/media/mmuacuk/content/documents/bit/Stakeholder-analysis-toolkit-v3.pdf

برای دیدن نمونۀ مورد استفاده برای تحلیل ذی نفعان، به ضمیمۀ یک در پایان این سند نگاه کنید.

این موضوع اهمیت دارد که تیم یک تحلیل مناسب از وضعیت موجود در ج::اییتعریف بیان مسئله: خواهند کار کنند داشته باشند. مشکالتی که پروژه باید به آنها رسیدگی کند را به روشنی مشخصکه می

ب::هبی]ان مس]ئله نمایید. سپس، اعضای تیم باید یک بیان مسئلۀ واضح برای پروژه تهی::ه نماین::د. ی::ک

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

طور معمول دارای یک یا دو جمله است، برای تشریح مشکلی که پروژه به آن رس::یدگی خواه::د ک::رد. دهد که چراسازد و توضیح میهای منفی وضعیت کنونی را برجسته میبه طور معمول، بیان مسئله نکته

دخالن و بیان مسئله ابزار ارتباطی خوبی است که منتج به تعهد و همکاری ذی1آن موضوع اهمیت دارد.گردد.تمویل کنندگان می

برای رهنمود گام به گام تهیۀ بیان مسئله مطلب زیر را بخوانید:

https://www.sheffield.ac.uk/polopoly_fs/1.440722!/file/HowtoWriteaProblemStatement.pdf

پس از تعریف مسئله و تهی::ۀ بی::ان مس::ئله، اکن::ون تیم بای::د تص::ور کن::د ک::هنظریه یا تیوری تغییر: دهند، و در پایان پروژه در وضعیت کنونی چه تغییراتی خواهد آمد. در جری::ان اینتغییرات چگونه رخ می

کند. برای رهنمود گام به گام تهیۀ نظریۀ تغییر، این ویدیو برای پروژه تهیه می2کار، تیم یک نظریۀ تغییررا نگاه کنید:

https://www.youtube.com/watch?v=7syACRQ_kJ0

تیوری تغییر یک تشریح جامع و تصویری از این که چرا و چگونه یک تغییر در یک محیط مشخص بای:د ه::ا و اق::دامات آن(دهد )فع::الیتکند. این نظریه باالی کارهایی که یک پروژه انجام میرخ دهد، ارائه می

گردند.تمرکز دارد، و این که چگونه این کارها منتج به دستیابی به اهداف مورد انتظار می ه::ای نظ::ارت و ارزی::ابیآید که کارهای انجام شده در چارچوب برنامهبهترین نتیجه هنگامی به دست می

هر پروژه باید)نام نهاد جامعۀ مدنی(، باشد و بتواند آموزش مؤثر از پروژه را در خود شامل سازد. در کن:د ت:ا بفهم::د ک::ه تغی:یراتیک نظریۀ تغییر داشته باشد. نظریۀ تغییر اهمیت دارد، زیرا به تیم کمک می

ه::ای خ::ود راکن::د ت::ا نظری::ات و برداش::تدهند. این ک::ار ب::ه تیم کم::ک میدلخواه در پروژه چگونه روی می-کنندهکننده قانعدهد. یک پروپوزل با داشتن نظریۀ تغییر برای تمویلارزیابی کنند که تغییر چگونه رخ می

تر از پروپوزلی است که نظریۀ تغییر ندارد.

کند که دربارۀ تغی::یراتپس از تعریف و بیان مسئله و تهیۀ تیوری تغییر، آنگاه تیم یک هدف مشخص می گوید. همچنین، تیم باید مقاصد، نت::ایج متوقع::ه، نت::ایج بالفاص::له ودلخواه پس از اجرای پروژه سخن می

-های اصلی را نیز تعریف کند. برای آگاهی از روند گام ب:ه گ:ام تعری:ف ه:دف، مقص::د و نت:ایج میفعالیتتوانید مطلب زیر را بخوانید:

https://www.fundsforngos.org/featured-articles/frame-goals-objectives-project-proposal/

و

https://usaidlearninglab.org/sites/default/files/resource/files/project_logic_model_how_to_note_final_sep1.pdf

های کلیدی پروژه )یک هدف، دو یا سه مقصد، دو یا س:ه نتیج::ه در ذی:ل ه::ر ه:دف،پس از تعریف بخش ها( ، تیم باید یک الگ فریم یا چ::ارچوب منطقی ب::رای ارائ::ۀ منط::ق پ::روژه تهی::هنتایج بالفاصله و فعالیت

1 https://www.sheffield.ac.uk/polopoly_fs/1.440722!/file/HowtoWriteaProblemStatement.pdf2 Theory of Change (ToC)

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

کند. الگ فریم ، طرح و ابزاری برای نظارت و ارزیابی پروژه اس::ت. ب:رای تهی:ۀ الگ ف:ریم )چ:ارچوب )ن::ام نه::اد جامع::ۀ م::دنی(منطقی( به لینک باال و پالیسی نظارت و ارزیابی و رهنمود مراحل کاری در

مراجعه نمایید.

کنن::دهدر مرحلۀ آغاز و طراحی در مدیریت چرخۀ پروژه، تیم باید پروپوزل را ب::ر اس::اس نمون::ۀ تموی::لهای زیر را در خود داشته باشد:تهیه کند. اگر نمونه وجود نداشت، پروپوزل حداقل باید بخش

:)قدیمی، عنوان آن پ::روژه، ن::امهایی از فعالیت با عکسصفحۀ) آغازین )پوش های یک پروژۀ کننده که پروپوزل برای آن تهیه گردیده است، شمارۀ فراخ::وان پروپ::وزل، ت::اریخ تحوی::لتمویل

؛)نام نهاد جامعۀ مدنی(پروپوزل و مشخصات تماس فرد کلیدی درفهرست محتویاتشرح مختصرتشریح پروپوزل

مقدمهبیان مسئلهرویکرد فنی/ علمی

تغییر نظریۀ)مقصد )فقط یک مقصد)هدف )حداکثر سه هدف)نتایج متوقعه )دو نتیجه برای هر هدفهانتایج بالفاصله، و فعالیت

ظرفیت سازمانی و تجربهپایداری: پایداری پروژه عبارت از توانایی مان::دگاری نت::ایج و پیام::دهای آن پس از پای::ان پ::روژه

است. برای نمونه، اگر یک پروژه که ساختارهای پولیس م::ردمی ب::رای پیش::گیری از خش::ونت کنن::ده بای::دکند به پایان برسد، پس از پایان نیز ب::دون حم::ایت م::الی تموی::لگسترده را ایجاد می

توان گفت که پروژه پایدار بوده اس::ت. ب:رای دس::تیابی ب:هنتایج آن ادامه داشته باشد؛ آنگاه می ها و پروژه مهم وپایداری پروژه، نقش مردم محل در داشتن احساس مالکیت نسبت به فعالیتکلیدی است. برای آگاهی بیشتر دربارۀ پایداری پروژه، مطلب زیر را بخوانید:

https://proposalsforngos.com/what-is-project-sustainability/

مسایل مهم دیگر از جمله برابری جنسیتی، حمایت از محیط زیست، آسیب نرساندن، و دیگ::ر مالحظات اجتماعی مهم برای پروژه

ضمایمخلص سوانح کارمندان کلی::دی )رییس اج::رایی پ::روژه، م::دیر پ::روژه، م::دیر نظ::ارت و

ارزیابی، مدیر مالی( (2چارت گرانت )برای نمونه نگاه کنید به ضمیمۀچارچوب منطقیاجرای نظارت و ارزیابی؛ و برنامۀ.بودجه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

تیم پروژه2.3 توان::د متش::کل ازه::ای جدی::د، ی::ک تیم وی::ژه شناس::ایی و مع::رفی گ::ردد. این تیم میب::رای هم::ۀ پ::روژه

ان:د. رییسکنن:د، ی:ا ب:ه ت:ازگی اس:تخدام ش:دههای دیگر نیز کار میکارمندان آن نهاد باشد که در پروژه-اجرایی و مدیران باید دربارۀ اعضای تیم تصمیم بگیرند. مهم است که سطح منطقی از کار ب::رای تیم

های یکصدهزار دالری و ب::االتر، ی::ک م::دیر پ::روژۀ ها مشخص گردد. برای تمام پروژههای مختلف پروژه تمام وقت باید موظف باشد؛ این الزام ض::روری اس:ت و م:دیر پ:روژه هرچ:ه زودت:ر بای:د شناس:ایی و مع::رفی گ::ردد. دیگ::ر اعض::ای تیم بای::د متش::کل از نماین::دۀ بخش نظ::ارت و ارزی::ابی، و کارمن::دان و دستیاران پ::روژه باش::د. ب::رخی وظ::ایف مش::ترک مانن::د رییس اج::رایی، م::دیر م::الی، م::دیر نظ::ارت و

توانند در جریان اجرای پ:روژه و ب:ر اس::اس نی:از و فع:الیت نش:ان دادهارزیابی، مدیر برنامه و غیره میشده از خود تغییر کنند.

دهی پروپوزل امضاء و تسلیم2.4

مدنی( های تمام پروپوزل باید در نهایت امضاء شوند و از طریق رییس اجرایی به)نام نهاد جامعۀ ه::ا و ارتب::اطکننده داده شود. رییس اجرایی فرد اول و محوری برای برقراری تمام تماستمویل

گیری با تمویل کنندگان است.

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

ریزی برای پروژه: برنامه3فصل

مقدمه3.1 ه::ای زم::انیریزی برای پروژه بخش مهمی از مدیریت پروژه است. این کار به استفاده از ج::دولبرنامه

ری::زی و پس از آن تهی::ۀ گ::زارش پیش::رفت پ::روژه در جری::ان ک::ارهای گانت برای برنام::هاز جمله چارت ه:ای مناس::ب ب:رای تکمی::لگ:ردد، و ش::یوهگیرد. در آغاز، قلمرو یا محدودۀ پ::روژه تعری:ف میارتباط می

ه:ایریزی پ:روژه، و از جمل::ه نشس::تگردد. این بخش از متن به مراحل کلیدی برنامهپروژه مشخص می گ::ردد، نگ::اهیکننده و امضای قرارداد پ::رداخت برگ::زار میآغازین که پس از تأیید پروپوزل توسط تمویل

اج::را می گ::ردد، در)ن::ام نه::اد جامع::ۀ م::دنی( اندازد. مراحلی که در جریان مراح::ل آغ::ازین پ::روژه در می آمده است.3پروتکول آغازین در ضمیمۀ

مدیریت بودجه3.2 ری::زییکی از عناصر اصلی پروژۀ جدید که در مرحل::ۀ برنام::هخواندن قرارداد و یادداشت مالی:

را ببینی::د( رییس اج::رایی و م::دیران از جمل::ه3باید بدان توجه گردد، مدیریت بودج::ه اس::ت. )ض::میمۀ کننده را بخواند و بفهم::د. ب:رای اطمین::ان از این ک::ه فهم و درک خ::وبی ازمدیر پروژه باید توافق تمویل

مدیریت بودجه و تعهدات مالی در قرارداد حاصل گردیده است، آمر مالی )که نقش اصلی در مس::ایل کنن::ده راکند و برقرارکنندۀ ارتباط با نهاد است( باید توافق مالی امضاء شده با تموی::لمالی را ایفاء می

بخواند و بفهمد، و برای رییس اجرایی، مسئوالن نهاد، مدیر پروژه و اعضای تیم یادداشتی تهیه کند ک::هدر آن مسایل اصلی مالی و شرایط دریافت بودجه را تشریح کند.

مسایل مهمی که در یادداشت مالی باید مطرح گردد، شامل موارد زیر است:

چگونگی پرداخت پول )پول پیش، بازپرداخت، غیره(؛تأییدشده؛میزان انعطاف پذیری در استفاده از بودجۀزمانی/ مهلت زمانی؛ نمونۀ گزارش مالی، محدودۀکننده؛های تمویلمراحل گرفتن تأیید، برای پرداختهای تدارکاتی برای خریداری، و میزان ارزش آنها؛ ونیازمندیهای مربوطه.شفافیت و نیازمندی

ه::ای مناس::ب در م::دیریت م::الی، م::دیر به منظور اجرای شیوهاختصاص کود برای بودجۀ) پروژه: مالی باید یک کود برای بودجۀ پروژه ایجاد کند. هر پروژه باید با کود ویژۀ خود شناخته ش::ود. این ک::ود

ه::ای م::الی ب::ههای آن در گزارشبرای شناسایی پروژه و هزینه)نام نهاد جامعۀ مدنی( چیزی است که در رود.کار می

پس از اختصاص ک::ود بودج::ه، م::دیر پ::روژه بودج::ۀ های محاسباتی:بودجۀ) داخلی پروژه و چارت برد که ب::رای اس::تفادهتأییدشده برای پروژه را با هدف ایجاد یک کود داخلی و کود محاسباتی به کار می

گ::یرد. ب::رای چگ::ونگی ایج::اد و اختص::اص کوده::ای پ::روژه و کوده::ایدر پروژه مورد اس::تفاده ق::رار میمراجعه نمایید.)نام نهاد جامعۀ مدنی( های مدیریت پروژه و رهنمود مراحل کار در محاسباتی به پالیسی

ریزی مالی برای پروژۀ جدید، م::دیر م::الی بای::د از بودج::ۀ به مثابه بخشی از برنامهبودجۀ) عملیاتی: تأییدشده برای پروژه، هزینۀ بودجۀ عملیاتی و کارمندان را محاسبه کند و کل بودجۀ عملیاتی را تجدی::د

کند تا متوجه شوند که آیا کارکنان پروژه به کمک می)نام نهاد جامعۀ مدنی( نماید. این مراحل به مدیران ه:ایهای عملیاتی پ:روژه من:ابع م:الی دارن:د. همچ:نین، بودج:ۀ عملی:اتی فع:الیتاندازۀ کافی برای هزینه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

پروژه باید از بودجۀ تأییدشده به دست آید. هنگامی که این کارها انجام شد، بودج::ۀ عملی::اتی س::ازمان کند که چگونه این پروژۀ جدی:د ب:ه ک:ل بودج:ۀ باید تجدیدنظر گردد. این کار به فهم این مسئله کمک می

کند.کمک می)نام نهاد جامعۀ مدنی(

پس از انکشاف بودجۀ داخلی و بودج::ۀ عملی::اتی، م::دیر پ::روژه و م::دیر م::الی ب::ابینی سه ماه:پیش کند تا فهمیدهدهند. این مراحل کمک میبینی مالی برای سه ماه نخست پروژه انجام مییکدیگر یک پیش

ه::ای پ::روژه ک::هشود که منابع مالی کافی در وقت مشخص در جریان سه ماه وجود دارد تا تمام فعالیت کنن::دههای تمویلبینی باید مطابق جدول پرداختاعضای تیم در نظر دارند، اجرا گردد. افزون بر این، پیش

ریزی پروژه برای اطمینان یافتن از این مسئله اس::تهای مالی یک ابزار کلیدی در برنامهبینیباشد. پیش افت::د. ب::ه رهنم::ودهای درنظرگرفته شده نظر به کمبود بودجه در وقت مشخص به تعوی::ق نمیکه فعالیت

)ن::ام نه::ادهای مدیریت مالی و رهنموده::ای اداری نگاه کنید، و نیز به پالیسی3بینی مالی در ضمیمۀ پیش نیز مراجعه نمایید.جامعۀ مدنی(

کارمندان پروژه3.3 مدیر پروژه و مدیر منابع بشری یا فرد کلیدی بای::د پروپ:وزل را بخوان::د و ن::یروی ک::ار م::ورد نی::از ب::رای

، یک برنامه برای کارمندان پروژه تهیه کنید که نشان3پروژه را متوجه گردد. به همراه ضمیمۀ شمارۀ ه:ایی بای::د انج::ام گ::ردد، و اگ::ر اف::راد جدی:دیدهد کدام کارکنان در پروژه کار خواهند کرد، چ::ه تالشمی

استخدام گردند، چه زمانی باید انجام شود و چه کسی مس::ئول این ک::ار اس::ت. همچ::نین، م::دیر من::ابع ( از پروژه رسم کند ک::ه تغی::یرات ت::ازه در س::اختار، ازorganogramبشری باید یک جدول سازمانی )

های نو را نشان دهد. مدیر منابع بشری به همراه م::دیر پ::روژهجمله استخدام کارمندان جدید در پروژهکنند.و رییس اجرایی یک برنامۀ ارتقای ظرفیت برای کارمندان پروژه تهیه و ایجاد می

استراتیژی پروژه3.4 کند تا الگ فریم پروژه که با پروپوزل ارائ::ه مدیر پروژه با اعضای تیم کار میالگ فریم تجدید شده:

شده را بررسی نماید. اگر الگ فریم نی::از ب::ه ت::ازه ک::ردن داش::ت، آنگ::اه بای::د این ک::ار انج::ام ش::ود ت::ا ه::ایی ک::ه در جری::ان تهی::ۀ پروپ::وزلف::رضاطمینان حاصل شود که منطق پروژه هنوز ادام::ه دارد و پیش

وجود داشت، هنوز قابل اجراست. در جریان تازه ساختن چ::ارچوب منطقی پ::روژه، مقص::د، اه::داف و کنندگان به اشتراککنند. الگ فریم تجدید شده باید توسط رییس اجرایی با تمویلنتایج متوقعه تغییر نمی

گذاشته شود.

مدیر پروژه، مدیر نظ:ارت و ارزی:ابی و متب:اقی اعض:ای پ:روژه بای:د ب:ابرنامه کاری دقیق پروژه: یکدیگر برنامۀ دقیق کاری برای ی::ک س::ال از پ::روژه را تهی::ه کنن::د. این برنام::ه ن::یز بای::د توس::ط رییس

)ن::اماجرایی با تمویل کننده به اشتراک گذاشته شود. به پالیسی نظارت و ارزی::ابی و رهنم::ود اج::رایی برای گرفتن نمونۀ برنامۀ دقیق کاری مراجعه کنید.نهاد جامعۀ مدنی(

اگر کارهای آغازین اولیه وجود دارد که باید انج:ام ش:ود، ی:ک بررس:ی ی:امطالعات ابتدایی پروژه: مطالعۀ ابتدایی مناسب نظر به جدول زمانی و افراد مس::ئول ب::رای کاره::ای مختل::ف انج::ام دهی::د ک::ه

ه:ا،شامل موارد زیر باش::د: تهی::ۀ الیح::ۀ وظ::ایف ب:رای انج::ام ک::ار، تبلیغ::ات ب::رای فراخ::وان درخواس::ت استخدام مشاوران، اجرای مطالعات ابتدایی، پذیرش گ::زارش اولی::ه ی::ا مطالع::ات ابت::دایی مش::اوران،

ها، تنظیم استراتیژی پروژه وآوری یافتهدهی و جمعپذیرش گزارش ابتدایی، انتشار برنامه برای گزارشها برای مدنظر گرفتن در مطالعات ابتدایی در کنار سایر موارد.شاخص

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

پالن رواب::ط عام::ه را نظ::ر ب::ه پالیس::یپ]]ذیری، ارتباط]]ات و رواب]]ط عام]]ه:اس]]تراتیژی رؤیت ارتباطات بیرونی و روابط عامه ، در چارچوب زم::انی مش::خص و ب::ا تع::یین اف::راد مس::ئول مربوط::ه و محصوالت و نتایج پروژه تهیه کنید. همراه با مدیر پروژه، فرد کلیدی یک ش::رح مختص::ر از پ:روژه تهی::ه

( ف::رد5گ::یرد. )نگ::اه کنی::د ب::ه ض::میمۀ نفعان مورد استفاده قرار میکند که در معرفی پروژه برای ذیمی برد. این ک:ار بای:د در چهارهفت::ۀ نخس::ت پ:روژه تکمی::لکلیدی این کار را با حمایت مدیر پروژه پیش می

گردد.

مدیریت همکاری3.5 گردد، م::دیر پ::روژه ب::ا حم::ایت م::دیران بای::د ی::ک اس::تراتیژیاگر پروژه در مشارکت با دیگران اجرا می

ه::ای همک::اری، تواف::ق درب::ارۀ ط::رز ره::بریمدیریت همکاری انکشاف دهد. این ک::ار ش::امل ایج::اد تیم نامه ب::ا همک::اران و ن::یز تواف::ق پ::یراموننامه یا تفاهمها، مسوده ساختن، گفتگو و امضای توافقهمکاریهای همکاری برای پروژه است.پروتکول

ایجاد کمیتۀ) رهبری پروژه3.6 به منظور افزایش پاسخگویی و مشارکت مردم محل در جری::ان اج::رای پ::روژه، این نکت::ه اهمیت دارد

توان::دنفع::ان اص::لی در ام::اکن تط::بیق پ::روژه ایج::اد گ::ردد. کمیت::ه میکه یک کمیتۀ رهبری متشکل از ذی متشکل از پنج تا ده عضو نظر به نیازها و منافع گوناگون در جوامع هدف باشد. کمیت::ه بای:د پاس:خگوی

های خاص نیز عضوگیری کند، و نمایندگان یامنافع محل باشد و از میان زنان، جوانان، معلوالن و گروه شده توسط همکاران، نمایندگان آنان نیزمسئوالن دولتی در محل نیز شامل باشند. در یک پروژۀ انجام

-باید در کمیتۀ رهبری حضور داشته باشند. همچنین، برای کمیته، الیحۀ وظایف تهیه کنید که در آن نقش ه::ای هم::اهنگی آم::ده باش::د. ب::رایه::ا و ش::یوهها، و جدول زم::انی ب::رای نشس::تها، محدودیتها، مسئولیت

نگاه کنید.4بررسی یک نمونه از الیحۀ وظایف کمیتۀ رهبری به ضمیمۀ

های ابتدایی و مهم در آغاز پروژه نشست3.7 کنن::دهکه پروژه تأیید گردی::د و ق::رارداد ب::ا تموی::لپس از این

)ن::ام نه::اد جامع::ۀ امض::اء ش::د، مس::ئوالن و تیم پ::روژه در کنن::د.ری::زی ب::رای اج::رای پ::روژه را آغ::از می برنامهمدنی(

رییس اج:::رایی بای:::د ب:::رای برگ:::زاری نشس:::ت آغ:::ازین درخواست کند و مدیر پروژه و افراد کلیدی در آن حض::ور

های ف::نی مختل::ف پ::روژه ک::اریابند. کارمندانی که در بخش کنند، از جمله تیم تط::بیق کنن::دۀ پ::روژه، تیم م::الی، تیممی

ت::دارکات، تیم ارتباط::ات، کارش::ناس رش::ته )ب::رای نمون::ه کارشناس آموزش برای آموزش دختران( و تیم نظ::ارت و ارزیابی نیز باید اشتراک کنند. نظارت و ارزیابی بخش کلیدی مراحل آغازین است. این جلسات آغازین

ضروری بوده و باید برگزار گردند.)نام نهاد جامعۀ مدنی(در

رییس اج::رایی، تم::ام کارمن::دان م::دیریتی، م::دیر پ::روژه، و تم::امجلسات داخلی در آغاز پروژه: توانند این جلسهکنند. رییس اجرایی یا مدیر پروژه میکارمندان بخش تطبیق در این نشست شرکت می

توانند از س:ه روز ت:ا ی:ک هفت:ه ب:ه ط:ول انجامن::د. در جلس:ات، عناص:رها میرا رهبری کنند. این نشست ( ب::ه آنه::ا3.5 و 3.2شوند. دربارۀ تمام محصوالت و نتایجی که در باال )بخش پروژه به بحث کشیده می

ه::ا ب::ه اف::زایش فهمگیرد. این نشس::تاشاره شد، و جدول زمانی برای انجام آن کارها توافق صورت می ها باید در نخستین هفته از امض::ای تواف::ق پ::روژهکند. این نشستمشترک از پروژه در سازمان کمک می

برگزار گردد.

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

، تم::ام)ن::ام نه::اد جامع::ۀ م::دنی( رییس اج::رایی هایی ابتدایی با همک]]اران ی]]ا ش]]ریکان:نشست کنن::د.کارمن::دان م::دیریتی، م::دیر پ::روژه و کارمن::دان بخش تط::بیق پ::روژه در این نشس::ت ش::رکت می

توان::د ازکنند. این جلسات میمدیران، مدیر مالی، مدیر پروژه، و مدیر نظارت و ارزیابی نیز اشتراک می یک تا دو روز به طول انجامند. در این جلسات، دربارۀ عناصر پروژه، توافق دربارۀ اج::رای کاره::ا و ب::ه

شود. هدف از این جلس::ات، ایج::ادپایان رساندن آنها، و جدول زمانی برای آغاز و پایان کارها گفتگو می ها به شکل گیری کمیت::ۀ فهم مشترک از پروژه در میان همکاران یا شریکان است. همچنین، این نشست

ه::ا( این نشس::ت4گردد. )نگاه کنید به ضمیمۀ شورای رهبری و توافق دربارۀ الیحۀ وظایف آنان منتج می کنن::ده برگ::زارنامۀ پروژه یا امضای قرارداد با تمویلباید در دومین یا سومین هفته پس از امضای توافق

گردد.

و تم::ام کارمن::دان بخش)نام نهاد جامع::ۀ م::دنی( رییس اجرایی جلسات عملیاتی و مالی داخلی: ورزند. در این جلسات توافق پیرامون بودجۀ عملیاتی باید به دستمدیریت در این نشست اشتراک می

آید. همچنین، فهم و توافق دربارۀ جدول زمانی ب::رای گ::زارش ب::ه تموی:ل کنن::دگان و مق::دمات آن ن::یز حاصل گردد و مستند شود. درک و فهم الزامات قرارداد در توافق نیز باید به دس::ت آی::د. این جلس::ات به دنبال ایجاد فهم مشترک در میان مدیران اجرایی و مدیر پروژه در اجرای قرارداد است. این جلسه

باید بالفاصله پس از نشست آغازین برگزار گردد.

م::دیر)ن::ام نه::اد جامع::ۀ م::دنی(، مدیر برنامۀ جلسات عملیاتی و مالی با همکاران و شریکان: ورزن::د.مالی، مدیر پروژه و مدیران برنامه و مدیران مالی از ادارات همکار در این نشست اشتراک می

هدف از برگزاری این جلسات، توافق پیرامون بودجۀ عملیاتی شریکان و بودجۀ داخلی و جدول زمانی ه::ا فهم مش::ترک از الزام::اتکننده و الزامات آن است. همچ::نین، در این نشس::تبرای گزارش به تمویل

و همک::اران در)ن:ام نه:اد جامع::ۀ م:دنی( آید. افزون ب:ر این، فهم مش:ترک بین قرارداد نیز به دست می های عملیاتی و مالیگردد. این نشست باید بالفاصله پس از نشستچگونگی اجرای قرارداد نیز ایجاد می

برگزار گردد.)نام نهاد جامعۀ مدنی(،داخلی در

رییس اج::رایی، م::دیر م::الی، م::دیر برنام::ه و م::دیر پ::روژه در اینکننده:های اولیه با تمویلنشست-ورزند، و این جلسات بالفاصله پس از امضای قرارداد ب::ا تموی::ل کنن::ده برگ::زار میها اشتراک مینشست

گ::ردد و ب::رخی ازگردد تا با یکدیگر معرفی شوند. در این جلسات، توقعات از تمویل کننده مشخص می دهی منظم وگردد )اگر وجود داش::ته باش::د( در آنج::ا، درب::ارۀ گ::زارشنقاط مبهم قرارداد نیز روشن می

ش::ود.رسانی که در قرارداد ب::ه آنه::ا اش::اره نش::ده اس::ت، ب::ه ط::ور مش::ترک تواف::ق میجلسات اطالع کنن:ده ن:یز تواف:قدهی منظم ب:ه تموی:لهای برق:راری ارتب:اط ب:ه غ:یر از گ:زارشهمچنین، دربارۀ شیوه

دهی یادش::ده در ق::رارداد اس::ت ک::هدر واقع جلسات بیرون از گزارشگیرد. در بیشتر موارد، صورت میگردد.کننده میمنتج به برقراری ارتباط بیشتر و ایجاد روابط بهتر با نمایندگان تمویل

اندازی پروژه فهرست راه3.8 ری::زی پ:روژه بای::دان::دازی ب::رای برنام::ه(، فهرس::ت راه3به مثابه بخشی از پروتکول آغ:ازین )ض::میمۀ

مورد استفاده قرار گیرد، تا اطمینان حاصل گ:ردد ک::ه هیچ ک::ار اولی:ه ناتم:ام)نام نهاد جامعۀ مدنی(درنمانده است.

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: تطبیق یا اجرای پروژه4فصل

مقدمه4.1 رسد. )نگاه کنید بهریزی، نوبت به اجرا یا تطبیق پروژه بر اساس برنامۀ کاری میپس از مرحلۀ برنامه

مراجع::ه)نام نهاد جامع::ۀ م::دنی(های نظارت و ارزیابی و رهنمودهای اجرایی و نیز به پالیسی2ضمیمۀنمایید(

اندازی پروژه نشست راه4.2 نفع::انریزی برای یک پروژۀ جدید ب::ه پای::ان رس::ید و ذیبرای انجام درست کارها باید هنگامی که برنامه

اندازی پروژه برگزار گردد. این نشس::ت را رییس اج::رایی و م::دیر پ::روژۀ بسیج شدند، یک نشست راه ( و مواد دیگر ب::ه تش::ریح5برند. آنان با کارگرفتن از چکیده )ضمیمۀ به پیش می)نام نهاد جامعۀ مدنی(

پردازند. مخاطبان باید متشکل از کارمندان دولتی )محلی و ی::ا ملی(، ره::برانپروژه برای مخاطبان می محلی، نیروهای امنیتی، پولیس، رهبران دینی، مستفیدشوندگان، دیگر موسسات غیردولتی و نهاده::ای جامعۀ مدنی و همکاران یا شریکان باشند. این نشست با هدف معرفی پروژه به اعضای محل برگ::زار

کنندۀ پروژه کار خود را آغاز کردند، مردم محل از حضور آن اف::راد وهای تطبیقگردد، تا وقتی که تیممی توان::د در ی::کاندازی پ::روژه میزده نشوند. نظر به موجودیت منابع مالی، نشست راهپروژه جدید شگفت

-های خورد در تمام روستاها یا محلشود که نشستمکان مرکزی یا پایتخت برگزار گردد. اما سفارش می

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

ان::دازیه::ای راهشود، برگزار گردد. کارمندان رسانه نیز در تم::ام نشس::تهایی که پروژه در آنها اجرا می ان::دازی بای::د پرس::یده ش::وند،ه::ایی ک::ه پیش از برگ::زاری نشس::ت راهپروژه باید دعوت گردند. پرس::ش

عبارتند از:

پروژه آماده است؟ آیا خالصۀآیا مواد مورد نیاز برای تشریح پروژه آماده است؟کننده در این زمینه آگاه شده است؟آیا تمویلکند؟کننده در نشست اشتراک میآیا تمویلم:دنی، نیروه:ای امنی:تی، پ:ولیس، موسس:اتآی:ا ب:ه دیگ:ر بخش ه:ای دول:تی، نهاده:ای جامع:ۀ

رسانی شده و از آنها دعوت به عمل آمده است؟غیردولتی و غیره اطالعآیا از کارمندان رسانه )رادیو، تلویزیون، نشرات چاپی( دعوت شده است؟های گروهی نشر خواهد گردید؟آیا نشست به طور زنده از رسانهشود؟برداری میآیا از نشست فلمکند؟برداری میچه کسی از نشست، یادداشتکند؟های برنامه گزارش تهیه میچه کسی از فعالیتاند؟آیا کارمندانی که باید در نشست شرکت کنند، از آن آگاه شده

های پروژه درخواست برای اجرای فعالیت4.3 بای::د)نام نهاد جامع::ۀ م::دنی(های پروژه در شود، تیمها درخواست داده میهنگامی که برای انجام فعالیت

( بنویسند، و پیش از تأیید مدیر برنامه یا رییس اج::رایی آن6یک یادداشت درخواست فعالیت )ضمیمۀ های درخواست شده باید مطابق بودجه باشند ورا برای دریافت اجازه به مدیر پروژه روان کنند. فعالیت

ها نیز باید در هماهنگی با برنامۀ هزینۀ آنها در سه ماهۀ نخست درنظر گرفته شده باشند. ترتیب فعالیت ساالنه و جدول پروژه باشد. یادداشت درخواست فعالیت باید برای گرفتن تأیید حداقل ی::ک هفت::ه پیش

از انجام فعالیت تکمیل و تسلیم گردد.

ه::ای م::الی وکنن::ده ب::ا تیمهنگامی که یادداشت درخواست فعالیت مورد تأیی::د ق::رار گ::رفت، درخواس::ت کند تا مواد و دیگر چیزهای مورد نیاز را تهیه کن::د و ب::ه دس::ت آورد. هیچ فع::الیتیتدارکات هماهنگی می

نیست که نیازمند استفاده از بودجۀ پروژه باشد و بدون تأیید یادداشت درخواست فعالیت انجام شود.

کنندگان و مستفیدشوندگان برای انجام یک فعالیت باید مراقب ب::ود ت::ا انتخ::ابدر جریان بسیج اشتراک ه:ا، تیمس:ازی ب:رای اج:رای فع:الیتهای جنسیتی باشد. در جری:ان آم:ادهآنان فراگیر و فارغ از حساسیت

ه::ای پ::روژه مط::ابق پروپ::وزال و چ::ارچوبپروژه باید باالی نتایجی متمرک::ز باش::د ک::ه از انج::ام فع::الیتآید.منطقی یا الگ فریم به دست می

ها گزارش دادن از فعالیت4.4 در جریان چهار روز پس از فعالیت، یک گزارش از فعالیت بای::د ب::ه م::دیر پ::روژه روان ش::ود ک::ه در آن مدیر برنامه و رییس اجرایی در کاپی باشند. گزارش فعالیت باید متمرکز بر نتایج باش::د و ب::االی نت::ایج

یک نمون::ه از گ::زارش6فوری یا تغییراتی که آن فعالیت به ارمغان آورده، تمرکز داشته باشد. ضمیمۀ کنن::د، آن را در ک::ه پ::روژه را تط::بیق می)نام نهاد جامع::ۀ م::دنی(کند که تمام کارمندان فعالیت ارائه می

پری کنند. هنگامی که گزارش دریافت شد، م::دیر پ::روژه آنجریان چهار روز پس از انجام فعالیت خانه کند. اگر گزارش تأیید شد، م::دیر پ::روژه ک::اپی گ::زارش را ب::رایکند و آن را تأیید یا رد میرا بررسی می

فرستد تا پیش خود حفظ کنند. یک ک::اپی از گ::زارشافراد کلیدی از بخش مالی و نظارت و ارزیابی می

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

ه::ا م::وردکنن::ده، این گ::زارشگردد. در جریان تکمیل گ::زارش ب::رای تموی::لدر آرشیف پروژه نگهداری میگردد.گیرند و برخی موارد آن در گزارش درج میبررسی قرار می

در نمونۀ گزارش فعالیت، بخشی به ن::ام نک::ات برجس::ته از فع::الیت وج::ود دارد، ک::هنکات برجسته: ه:ای ف::وری مستفیدش::وندگانها یا واکنشممکن است مختصر باشد، اما دارای مشاهدات مهم از فعالیت

کنندگان در فعالیت است. چنین نکاتی جدا از افزوده شدن به گزارش، باید به ط::ور جداگان::هیا اشتراک برای مدیر پروژه فرستاده شود که او پیش خود بسنجد، آیا اینها ارزش فرستادن ب::رای رییس اج::رایی

کنندگان را دارد یا ندارد. اگ::ر در جری:ان انج:ام فع:الیت، نک:ات مهمو سپس سهیم ساختن آنها با تمویل کننده فرا رس:د ت:ا آن نک:ات را روان کنی:د. دردهی به تمویلرونما گردید منتظر نباشید که زمان گزارش

ه::اکننده شاهد دریافت زودهنگام نکات برجسته در جری::ان اج::رای فع::الیتبیشتر موارد، نمایندگان تمویلاند.بوده ش::ده ک::ه دره::ای آموخت::ه افراد کلیدی بخش نظارت و ارزیابی بای::د از درسهای آموخته شده:درس

بخش هفتم این گزارش آم:ده یادداش:ت ب:رداری کنن:د. آن مط:الب بای:د از این گ:زارش ج:دا گردن:د و کند ک::ه در ه::رشده شوند. فرد کلیدی بخش نظارت و ارزیابی بررسی میهای آموختهشامل اسناد درس

ه:ای آموخت::ه ش:ده را ه::ر س::ه م::اه و مط:ابق ب:اسه ماه چه مواردی افزوده ش::ده اس:ت. آنگ:اه درسسازد.های بخش نظارت و ارزیابی در اداره سهیم میطرزالعمل

: نظارت و ارزیابی5فصل مقدمه5.1

، بخش مهمی از چرخ::ۀ م::دیریت پ::روژه اس:ت.)ن::ام نه::اد جامع::ۀ م::دنی(نظارت و ارزی::ابی در گردد؛ باز هم، تمام کارمندان اج::راییهرچند برای نظارت و ارزیابی، فرد مشخصی معرفی می

ه::ای نظ::ارت% از کارمندان هر پروژه مسئولیت20باید در این کار نقش داشته باشند. حداقل، -های ارزیابی، برنام::هو ارزیابی دارند که شامل کار با افراد کلیدی بخش نظارت است تا طرح

ها، اس:تفاده از ابزاره:ای ارزی::ابی، تهی::ۀ م:واد ب::رای گ:زارش وهای کاری، ابزار ارزیابی فعالیت گردد. برای جزییات بیش::تر درب::ارۀ های آغازین و پایانی پروژه میهای ارزیابی مانند ارزیابیفعالیت

، در پالیسی نظ::ارت و)نام نهاد جامعۀ مدنی(های نظارت و ارزیابی، یک شیوۀ کار برای پروتکولارزیابی و رهنمود اجرایی گنجانیده شده است.

بندی و پایان: تنظیم پروژه، جمع6فصل

مقدمه6.1 )ن::ام نه::اد جامع::ۀ ها و اقداماتی برای تنظیم پروژه و اختت::ام آن در این فصل دربرگیرندۀ پالیسی

ه::ای غ::یر قاب::ل قب::ول درهای مختل:ف نش:ان داده اس:ت ک::ه بیش:تر هزین::هاست. تجربه مدنی( افت::د ک::ه در آنهای نهادهای جامعۀ مدنی، در سه ماه آخر چرخ::ۀ عم::ر پ::روژه اتف::اق میپروژه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

ه::ا انج::ام ش::ده ت::ا ازشود، و هم خریداریها شتاب گرفته و به سرعت انجام میمدت هم فعالیت ه::ا جلوگ::یری گ:ردد. در بیش:تر این م::وارد، ش:تاب ک:ار پ::یروی ازافزایش نرخ اجناس و هزین::ه

ه::ای غیرقاب::ل پ::ذیرش راکنندگان و ن::یز پیش::گیری از هزین::ههای سازمانی و از تمویلطرزالعمل ب::ا بای::د )ن::ام نه::اد جامع::ۀ م::دنی(،های برجسته ش::ده در ها و طرزالعملسازد. پروتکولناممکن می

های غیر قابل قبول در مرحلۀ پایانی پروژه جلوگیری گردد.دقت اجرا گردند تا از وقوع هزینه

1 تنظیم پروژه6.2

دهد که گاهی در پای::ان پ::روژه و پس از بررس::ی و ارزی::ابی و انج::ام کاره::ایها نشان میتجربه اندکی پ]]ولنهایی مانن::د بودج::ه و تحلی::ل پ::روژه، ممکن اس::ت

، ی::اه]ا حم]]ایت کندباقی مانده باشد که از تکمیل فع]الیت های بیشتری از پ::روژهرا قادر سازد تا فعالیت)نام نهاد جامعۀ مدنی(

انجام دهد. با این همه، زمان پروژه به پایان رسیده یا رو به پای::ان اس::ت. در نتیج::ه، در بس::یاری از م::وارد، مس::ئوالن اداره درب::ارۀ

کنن::ده گفتگ::وتمدید عمر پروژه بدون دریافت پول اضافی از تمویل کنن::د. پس، ب::ا ی::اد می2از این ک::ار ب::ه ن::ام تمدی::د ب::دون هزینهکنن::د. می

)ن::امهای جدی::د، اعض::ای پیشنهاد برای تمدید وقت پروژه یا انجام فعالیت کنن::د. در م::وارد دیگ::ر، پروژه را به طور م::ؤثر از نگ::اه مح::دودیت زم::انی تنظیم مینهاد جامعۀ مدنی(،

خ::وش اس::ت)نام نهاد جامعۀ مدنی(کننده یا دولت ممکن است بگوید پول بیشتری دارد و از کار تمویل خواهد منابع بیشتری را در اختیار قرار دهد تا پروژه را قادر سازد تأثیرگذاری بیشتری داشته باشد.و می

کننده پس از دریافت ط:رح ب:ازنگری ش:دۀ چگ:ونگی اج:رای پ:روژه، امتی::از تمدی:ددر این حالت، تمویل کن:د. زم:ان وهای م:الی و زم::انی پ::روژه را ب:ه خ:وبی تنظیم میدهد. این کار محدودیتبدون هزینه را می

گ::یرد. این ک::ار ن::یزها در زمان تمدیدشدۀ مشخص مورد استفاده قرار میمنابع بیشتر برای ادامۀ فعالیتشود.تنظیم پروژه نامیده می

3 بستن پروژه6.3

وجود)نام نهاد جامعۀ مدنی( هنگامی که تصمیم گرفته شد تا پروژه پایان یابد، مراحل و روندهایی در .دارد تا در جریان سه ماه آخر پروژه انجام گردد

مدیر/ آمر مالی پروژه، توافق یا قرارداد را با دقتمدیریت پروژه: خواند تا شرایط پایان دادن پروژه را درک کند. آنگاه مدیر/ آمر مالیمی

کند، و کاپی آن را به مدیر پروژه ویادداشتی برای رییس اجرایی تهیه می فرستد. یادداشت بایداعضای تیم دربارۀ شرایط مالی ختم پروژه می

دربرگیرندۀ این نکات کلیدی باشد:

پذیری بودجه؛انعطافدهی و جدول زمانی/ مهلت زمانی؛های گزارشنمونهملزومات تفتیش؛

1 Image source: http://worldartsme.com/adjustment-clipart.html#gal_post_109697_adjustment-clipart-1.jpg2 no-cost extension3 Image source: https://sites.google.com/site/edit5395allentodd/closing

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

های پروژه از جمله وسایط نقلیه در پایان پروژه؛ ومدیریت و انتقال داراییهای زمانی؛ملزومات ارزیابی و تفتیش و جدول

ه::ای س::هکند تا برنامۀ هزینهمدیر مالی نیز با مدیر پروژه کار میختم پروژه و خرج کردن بودجه: ه::ا و مص::ارف پ::روژه در س::هماه آخر پروژه را تهیه کند. این کار برای ایجاد یک تصویر روشن از هزینه

ش::ود.ه::ای غیرقاب::ل قب::ول انج::ام میهای عاجل و پیش آمدن هزینهماه آخر و پیشگیری از صرف هزینهدهد:برنامۀ مصارف موارد زیر را نشان می

مصرف واقعی پروژه تا به امروز؛های شریکان و همکاران؛های پرداخت نشده مانند پرداختها و انویسهای اجباری شامل بلهزینهبینی شده تا پایان پروژه؛ وهای پیشهزینه.کاری سه ماه آخر که زیر پوشش بوده است برنامۀ

ها برای گرفتن پول پیش باید رسیدگی شود و به تمام درخواسترسیدگی به درخواست پول پیش: های جدید در جریان سه ماه آخر پروژه باید به طور منظم رسیدگی شود. مدیر/ آم::ر م::الیبه درخواست

هایی که پیشاپیش گرفته شده، تصفیه گردند.مسئول اطمینان از این است که تمام پول

برای پیشگیری از پیچیدگی درهای جزیی از شریکان و همکاران را متوقف کنید:تمام دریافت گ:ردد وها از جانب شریکان و همکاران در آغاز سه ماه آخ::ر پ:روژه متوق:ف میپایان پروژه، تمام دریافت

های نهایی شریکان پیش از آغاز سه ماه آخر پروژه بای::د ارائ::ه گ::ردد. م::دیر/ آم::ر م::الی و م::دیرگزارش های پای::انی خ::ود را ب::ه موق::عپروژه باید با شریکان و همکاران کار کنند تا اطمینان یابند که آنان گزارش

دهند.تسلیم می

-های پروژه و شرایط تحویل آنها را در پایان پروژه بررسی می آمر/ مدیر مالی داراییمدیریت دارایی: کند. در آنجا وی آنچه ک::ه بای::د تحوی::ل ده::د راکنندگان تهیه میدهی را برای تمویلهای تسلیمکند و برنامه-ش::ود، دلی::ل و توجی::ه میهایی ک::ه پس از پای::ان پ::روژه تس::لیم داده نمیکند و برای آن داراییمشخص می

های انتقال دارایی، نگه داشتن یا دور انداختن آنه:ا بای:د ب:ه ط:ور تحری:ری، توس::ط رییسنویسد. برنامه-های احتمالی در آینده پیش::گیری میکننده داده شود و تأیید کتبی گرفته شود که از آسیباجرایی به تمویل

شود.

بهتر است پیش از پایان پروژه و ختم قرارداد، دربارۀ این مسئله به کارکن::ان پ::روژهکارکنان پروژه: رسانی شود. این کار باید به طور تحریری و سه ماه پیش از پایان پ::روژه توس::طبه طور رسمی اطالع

مدیر یا کارمند کلیدی بخش منابع بشری یا مدیر پروژه انجام شود.

سازی و تکمیل کارهای در سه ماه آخر پروژه، مدیر پروژه و تیم باید پیرامون نهاییهای پروژه:فعالیت پروژه فعالیت کنند. مدیر پروژه باید جدول نتایج پروژه را با کمک مدیر نظارت و ارزی::ابی تجدی::د کن::د و یک برنامۀ کاری برای پایان پروژه تهیه و انکشاف دهد. مدیر نظ::ارت و ارزی::ابی ی::ا ش::خص کلی::دی ی::ک

ه:ای آموخت::ه ش:ده از کارمن:دان راه:ا و درسکن:د ت:ا کامی:ابینشست نهایی با حضور کارمندان برگزار می آوری نماید. اگر ارزیابی نهایی یکی از محصوالت پروژه باشد، آنگاه برنامۀ ارزیابی نهایی ب::ا ج::دولجمع

هایش باید توسط مدیر نظارت و ارزیابی تهیه و انکشاف یاید. برای اطمین::انزمانی مشخص و مسئولیت شده از آن و ن::یز ارتق::ای پ::روژه ب::رای دری::افت کم::ک درهای آموختهاز مستندسازی نتایج پروژه و درس

آینده، یک برنامۀ شفافیت، ارتباطات و گسترش مورد نیاز است که کارهای زیر را در خود داشته باشد:

ها؛ویدیوی نهایی پروژه برای برجسته ساختن کامیابی

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

بستن پروژه و پیامدهای آنتالش رسانه های گروهی برای افزایش آگاهی عامه دربارۀرویدادها یا مراسم پایان پروژه؛ وبستن پروژه؛ اعالمیۀ مطبوعاتی رییس اجرایی دربارۀ

گردد.یی توسط مدیر پروژه و کارمند ارتباطات هماهنگ میهای ارتباطی و رسانهاین فعالیت

کارهای مهم و کلیدی در پایان پروژه

کارهای زیر از جمله اقدامات کلیدی در جریان ختم پروژه است که باید با دقت از جانب رییس اجرایی مورد نظارت قرار گیرد تا اطمینان گردد که مراحل بس::تن پ::روژه ب::ا)نام نهاد جامعۀ مدنی( و رهبران

تعهدات قانونی و قرارداد همخوانی دارد و به بهترین شکل انجام شده است.

گزارش پایانی تشریح پروژه س::ندی اس::ت ک::ه در نه::ایت پیام::دهایگزارش نهایی تشریح پروژه: ش::ده و نت::ایج ب::ه دس::ت آم::دههای انجامکشد. این گزارش باید دربرگیرندۀ فعالیتپروژه را به تصویر می

های نه::ایی بخش نظ::ارت وباشد. هنگامی که همه چیز به خوبی انجام شد، این گزارش در پهلوی داده ارائ::ه خواه::د)نام نه::اد جامع::ۀ م::دنی( ارزیابی و مواد ارتباطی موجود، تشریحاتی دربارۀ دستآوردهای

کرد.

کننده چند ماه دیگر نیز ب::رایتا جایی که امکان دارد تاریخ این گزارش باید نزدیک باشد؛ حتی اگر تمویل کننده باشد.تکمیل وظایف وقت دهد. این گزارش باید به طور کامل تابع نمونۀ ارائه شده توسط تمویل رسد. نظر بههنگامی که گزارش پایانی توسط رییس اجرایی به تمویل کننده داده شد، کار به پایان می

قانون مؤسسات غیردولتی، یک کاپی از گزارش پایانی باید به وزارت اقتصاد نیز داده ش::ود. همچ::نین،رییس اجرایی باید به طور رسمی دربارۀ پایان پروژه به وزارت اطالع دهد.

گردد. وی در این زمینه با دیگ::رگزارش نهایی مالی توسط مدیر مالی تهیه میگزارش نهایی مالی: کند تا اطمینان حاصل کند که تمام نقل و انتقاالت مالی یادداشت و به آنهاکارمندان بخش مالی کار می

رسیدگی شده است؛ آنگاه گزارش درست خواه::د ب:ود. این ک::ار بای::د ت::ا ج::ای ممکن ب::ه ت:اریخ پای::انی کننده کار را ب::رای چن::دین م::اه دیگ::ر تمدی::د کن::د. این گ::زارش در ض::میمۀ نزدیک باشد، حتی اگر تمویل

-گردد. گزارش باید به طور کامل مطابق با خواست و نمونۀ تمویلگزارش نهایی تشریح پروژه ارائه میکننده باشد.

کنند. اینکنندگان، مانند اتحادیۀ اروپایی، تأیید نهایی مخارج یا تفتیش را تقاضا می برخی تمویلتفتیش: یک کار مهم است که نیازمند انجام دقیق است، چراکه هرگونه هزینۀ غیرقابل پذیرش به معن::ای ض::رر

ری::زی ب::رایدر سازمان یا نهاد است. از آنجایی که تاریخ پایان پروژه پیش::اپیش روش::ن اس::ت، برنام::ه تفتیش باید پیش از پایان پروژه انجام شود تا به موقع باشد. مدیر مالی باید با تیم مالی هماهنگی کن::د

و با اعضای پروژه از نزدیک کار کند تا اطمینان یابد که تفتیش یا تأیید نهایی مخارج انجام شود.

کنن::ده اس::ت.آخرین گام شامل تهیۀ انویس برای دریافت پول از تمویلکننده: انوایس نهایی تمویل اطمینان یابد ک::ه پ::ول خ::ود)نام نهاد جامعۀ مدنی(این کار باید در زودترین مجال ممکن انجام شود تا

کند.را دریافت می

-رییس اجرایی، م:دیر پ:روژه و م:دیر من::ابع بش:ری تص::میم میمسایل کارمندان در پایان پروژه: گردد و به کارمندان در این زمین::هرسد، یا تمدید میگیرند که آیا قرارداد کارمندان پروژه نیز به پایان می

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

ه::ای دیگ::رگردد. همچنین، آنان باید تصمیم بگیرند کدام کارمن::دان ب::ه پ::روژهرسانی میپیشاپیش اطالع ک::ه چگون::ه زم::ان رادانن::د و اینانتقال یابند و اطمینان حاصل کنند که آن::ان مس::ئولیت فعلی خ::ود را می

مدیریت کنند تا کار خود را به موقع به پایان برسانند و پروژۀ جدید را آغاز کنند. اگر قرارداد کارمن::دان پیش از پایان پروژه ختم شد، اطمینان یابید که تمام معلومات مورد نیاز از آنان دربارۀ پ:روژه دری:افت

های ایمیل آنانکنند، اطمینان حاصل کنید که حسابشده است. در مورد کارمندانی که پروژه را ترک می شود، مص::احبۀ نه::ایی از آن::ان گرفت::هشود، وسایل اداری که در اختیار آنان بود، تحویل داده میبسته می

گردد.شود و موارد مورد نیاز دیگر نظر به خواست اداره نیز اجرا میمی

ضمایم

نفعانذی: نمونۀ) تحلیل 1ضمیمۀ) جدول تحیل ذی نفعان

توقعاتنیازهانفوذمنافعنفعذی

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: نمونه چارت گانت2ضمیمۀ)

ماه ها1234567891هافعالیت

011

12

13

14

15

16

17

18

A0تعیین. آغاز )شامل معیارهای اولیه یا

baseline)A1.1.1های یادگیری انجمن

برای نهادهای جامعۀ مدنی ورهبران محلی

A1.1.2آموزش برای جوانان تأثیرگذار

A1.1.3جلسات اطالع -رسانی برای جوانان

A1.2.1نشست در سالون شهر

A1.2.2ابتکارات محلی A2.1.1تبادل شاگرد در

سطح منطقه )بورسیهتحصیلی در سطح منطقه(

A2.2.1های روایتی کمپاین سازندهA2.2.2های افراد آموزش

هم ردیف یا هم رتبهمدتمأموریت نظارتی میان

اختتامیه )شامل ارزیابینهایی(

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

های آغازین پروژه: نمونه برای پروتکول3ضمیمۀ) . عناصر کلیدی پروژه1

عناصر کلیدیپروژه

فرد مسئولکارهای قابل اجرا/ تحویلوظایف کلیدی

نامه راتوافقمدیریت بودجه بخوانید و آن را

درک کنید.

مسوده ساختن یک یادداشت دربارۀ جوانب مهم مسایل مالی و شرایط

پولی برای مدیر اجرایی، و فرستادن کاپی آن برای مدیر پروژه

و اعضای تیم؛ مسایل اصلی که باید در آن یاد

گردد، عبارت است از:چگ:::ونگی پ:::رداخت پ:::ول

)پیش:::::کی، ب:::::ازپرداخت،غیره(؛

پ:::ذیری درم:::یزان انعط:::اف استفاده از بودجۀ تأییدش::ده

و نمونۀ گزارش مالی؛،گ::::زارش م::::الی نمون::::ۀ

مح::::دودۀ زم::::انی/ مهلتزمانی؛

مراح::ل گ::رفتن تأیی::د ب::رای کننده؛های تمویلپرداخت

های ت::دارکاتی ب::راینیازمندی خری::داری، و م::یزان ارزش

آنهاهایشفافیت و نیازمندی

مربوطه

آمر/ مدیر مالی

برای پروژه کودبودجه ایجاد کنید.

آمر/ مدیر مالیکود بودجه

تهیه و تازه کردن بودجۀ داخلی

پروژه و جدولهاحساب

محاسبۀ بودجۀ داخلی و تهیۀ جدولهاحساب

آمر/ مدیر مالی

بودجۀ عملیاتی پروژه و بودجۀ هر

مرحله از پروژه

تهیۀ هزینۀ کارمندان و بودجۀ عملیاتی از بودجۀ تأییدشده برای

پروژه، و تجدید نظر در بودجۀعمومی سازمان؛

بینی مالی سه ماههانجام یک پیش

آمر/ مدیر مالی

بودجۀ فعالیت وپیش بینی آن

تعریف یک فعالیت از بودجۀ تأییدشده برای پروژه و تجدید نظر

در بودجۀ عملیاتی سازمان

آمر/ مدیر مالی ومدیر پروژه

عناصر کلیدیپروژه

فرد مسئولکارهای قابل اجرا/ تحویلوظایف کلیدی

کارمندان پروژه تهیۀ یک جدول برای کارمندان )یکجدول کارمندان

سند ساده با نام کارمندان پروژه، وظیفۀ آنان و میزان تالش یا سابقۀ

کاری آنان(

مدیر منابع بشری/ فرد کلیدی/ مدیر

پروژه

جدول سازمانی )organogram) را تجدید کنید.

تجدید جدول سازمانی )organogramکه در آن کارمندان )

جدید در پروژۀ نو نیز در نظر گرفتهاست.

مدیر منابع بشری/ فرد کلیدی/ مدیر

پروژه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

تهیۀ یک برنامۀ استخدام کارمندانبرنامۀ استخدام ها، جایگاه یا بستبه همراه مسئولیت

آنان و جدول زمانی

مدیر منابع بشری/ فرد کلیدی/ مدیر

پروژه برنامۀ ارتقای

ظرفیت برنامۀ برای ارتقای ظرفیت

کارمندان پروژه مدیر منابع بشری/ فرد کلیدی/ مدیر

پروژه عناصر کلیدی

پروژهفرد مسئولکارهای قابل اجرا/ تحویلوظایف کلیدی

استراتیژیپروژه

بررسی عمومی استراتیژی و

چارچوب منطقیپروژه

استراتیژی پروژه و چارچوب منطقی بازنگری شده )بروزرسانی

شده(

مدیر پروژه و مدیر نظارت و

ارزیابی

برنامۀ کاری دقیقبرای پروژه

تهیۀ یک برنامۀ کاری دقیق برایپروژه

مدیر پروژه و مدیر نظارت و

ارزیابی تهیۀ برنامۀ دقیق

برای نظارت وارزیابی

تهیۀ یک جدول زمانی اصالح شده به همراه برنامۀ نظارت و ارزیابی که با پروپوزل اصالح شده هماهنگ

باشد

مدیر نظارت وارزیابی

برنامه برای انجاممطالعات ابتدایی

اگر کارهای ابتدایی برای انجام شدن وجود دارد، انجام یک تحقیق ابتدایی مناسب با جدول زمانی و

فرد مسئول مشخص

مدیر نظارت وارزیابی

شفافیت، ارتباطات و طرح

گسترش

تهیۀ برنامۀ شفافیت، ارتباطات و طرح گسترش نظر به ارتباطات بیرونی و پالیسی گسترش برای پروژه با جدول زمانی مشخص،

قابل اجرا و افراد مسئول

مدیر پروژه وکارمند ارتباطات

عناصر کلیدیپروژه

فرد مسئولکارهای قابل اجرا/ تحویلوظایف کلیدی

استراتیژی مشارکت و

همکاری

اگر پروژه در همکاری با

-شریکان اجرا می شود، یک

استراتیژی سادۀ مشارکت برای پروژه مسوده

کنید.

استراتیژی مشارکت: شریکانی که پروژه با آنان همکاری دارد را

کند؛ محدودۀ اشتراکشناسایی می ها، اختصاص بودجهدر کار و مسئولیت

برای شریکان/ همکاران

-نامه/ تفاهمتوافق نامه با شریکان را

تهیه و امضاءنمایید.

هانامهتوافق مشارکت/ تفاهم

توافق دربارۀ جدول رهبری

پروژه

جدول رهبری با برنامۀ مشخصهاها و مسئولیتبرای جلسات، نقش

یک کمیتۀ رهبری پروژه تشکیل

دهید.

ایجاد کمیتۀ رهبری پروژه کهشریکان را در خود دارد،

وظایف برای تهیۀ الیحۀ کمیتۀ رهبری پروژه،

های آن،وظایف و نقش ها، و جدول زمانیمحدودیت

-برای جلسات، و مکانیزمهای همکاری

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

های کلیدی پروژه برای آغاز کار. نشست2 تا چه زمانی انجامهدف از جلسهاعضای نشست

شود؟ جلسات داخلیدر آغاز پروژه

رییس اجرایی، تمام کارمندان مدیریتی، مدیر پروژه، و تمام

کارمندان بخشتطبیق

رییس اجرایی یا

مدیر-پروژه می

توانند این جلسه را

رهبریکنند

تواند از سه روز تا یکمی هفته به طول انجامد

در جلسات، عناصر پروژه شوندبه بحث کشیده می

تمام کارهای آغازین دربارۀ و جدول زمانی برای انجام-آن کارها توافق صورت می

گیردبرای ایجاد فهم مشترک از

-پروژه در سازمان تالش میگردد

نخستین هفته پس از امضای توافق

پروژه

هایینشست ابتدایی با

همکاران یاشریکان

رییس اجرایی )نام نهاد

،جامعۀ مدنی( تمام کارمندان

مدیریتی، مدیر پروژه و

کارمندان بخش تطبیق

پروژهمدیران، مدیر

مالی، مدیر پروژه، و مدیر

نظارت و ارزیابی

هایشرکتهمکار

تواند از یک تا دو روز بهمی طول انجامد

عناصر پروژه بحث و دربارۀگردد.گفتگو می

اجرای کارهای دربارۀ شریکان و به پایان رساندن

آنها، و جدول زمانی برای آغاز و پایان کارهای

گرددشریکان توافق میبرای ایجاد فهم مشترک از

پروژه در میان همکاران یاگردد.شریکان تالش می

رهبری شکل می -یک کمیتۀ گیرد و دربارۀ الیحۀ وظایف

شود.آنان توافق می

دومین یا سومین هفته پس از

امضای توافقنامۀ پروژه یا امضای

قرارداد

جلسات عملیاتی و مالی

داخلی

رییس اجرایی )نام نهاد جامعۀ

و تماممدنی( کارمندان بخش

مدیریت

توافق پیرامون بودجۀعملیاتی

جدول زمانی توافق دربارۀ برای گزارش به تمویلکنندگان و مقدمات آن

درک بخشی از الزامات قرارداد در توافق

تالش برای ایجاد فهم مشترک در میان مدیران اجرایی و مدیر پروژه در

اجرای قرارداد

بالفاصله پس ازنشست آغازین

جلسات عملیاتی و مالی

با همکاران وشریکان

)ناممدیر برنامۀ نهاد جامعۀ

مدیرمدنی(،مالی، مدیر پروژه

توافق پیرامون بودجۀعملیاتی

جدول زمانی توافق دربارۀ کنندهبرای گزارش به تمویل

و الزامات آنفهم برخی الزامات قراردادتالش برای ایجاد فهم

)نام نهادمشترک بین و شریکان درجامعۀ مدنی(

انجام مواد قرارداد

بالفاصله پس از هاینشست

عملیاتی و مالیداخلی

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

های اولیهنشستکنندهبا تمویل

رییس اجرایی، مدیر مالی، مدیر

برنامه و مدیرپروژه

توقعات ازروشن ساختن تمویل کننده؛

برخی ازوضاحت دادن به نقاط مبهم قرارداد

دهیتوافق پیرامون گزارش -منظم و جلسات اطالع

رسانی که در قرارداد بهآنها اشاره نشده است؛

شیوه هایتوافق دربارۀ برقراری ارتباط به غیر از

-دهی منظم به تمویلگزارشکننده

بالفاصله پس از امضای قرارداد با

تمویل کننده

اندازی پروژه. فهرست راه3تا چه زمانی؟فرد مسئول

مدیریت بودجه و پروژهتوافق اولیه و ایجاد کود بودجه

یادداشت مختصر که در آن عناصراصلی توافق برجسته شده است

بودجۀ داخلی تکمیل گردید بودجۀ عملیاتی تجدید گردید )فردی و

عملیاتی( بینیهای پروژه با پیشبودجۀ فعالیت

ماهوار دهی و جدول پرداخت )بابرنامۀ گزارش

نقاط مشخص(مدیریت منابع بشری/ کارمندان

ریزی برای کارمندانبرنامه (Organogramجدول سازمانی )جدید از کارمندان

تشریح طرز استخدامبرنامۀ ارتقای ظرفیت

ریزی و استراتیژی پروژهبرنامهبیانیۀ پروژه

چارچوب منطقی تجدیدشدهبرنامۀ دقیق کاری

برنامۀ نظارت و ارزیابیمطالعات ابتدایی/ الیحۀ وظایف اولیه

های برقراری ارتباطبرنامهمشارکت

های نهایی مشارکتبودجه توافق با همکاران/ شریکان دربارۀ الیحۀ

های کاریوظایف و برنامهجدول جلساتدهیبرنامۀ گزارش

برنامۀ ارتقای ظرفیت

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: نمونۀ) الیحۀ) وظایف برای کمیتۀ) رهبری پروژه4ضمیمۀ) }نام پروژه را وارد نمایید{

1الیحۀ وظایف کمیتۀ رهبری

پیشینه

کن::د. این معلوم::ات>این بخش یک پیشینۀ مختصر )پنج جمله( دربارۀ هدف و مقاص::د پ::روژه ارائ::ه میباید به طور مستقیم از برنامۀ پروژه به دست آید و توسط نویسندۀ این سند بازنویسی نشود<

}نام پروژه را واردنقش کمیتۀ رهبری : }نام پروژه را وارد نمایید{نقش کمیتۀ) رهبری عبارت است از:نمایید{

های انجام شده در مطابقت با استراتیژی پروژه است؛اطمینان از این که فعالیتگیرد؛ها به خوبی کار میاطمینان یافتن از این که پروژه از امکانات و دارایییاری رساندن در حل مسایل محلی و مشکالت تطبیق پروژه؛ارزیابی پیشرفت پروژه و گزارش دادن از پروژه به مقامات باالتر؛مسایل تجاری که در پروژه پیش می آید؛راهنمایی کردن و پند دادن دربارۀاستفاده از نفوذ و اقتدار محلی برای کمک به پروژه در رسیدن به اهدافش؛ و.بررسی و تأیید محصوالت و کارهای پایانی پروژه

- تم::ام نشس::ت}نام پروژه را وارد نمایید{ رییس کمیتۀ رهبری های رییس کمیتۀ) رهبری:مسئولیتهای کمیته و کارهای آن را رهبری می کند. توجه شود که مدیر پروژه نباید رییس کمیته باشد.

های رییس کمیتۀ رهبری شامل موارد زیر است:مسئولیت

مشخص کردن اجندا )دستور کار( برای هر نشست؛اطمینان یافتن از این که اجن::دا و م::واد م::ورد نی::از پیش از برگ::زاری نشس::ت در بین اش::تراک-

گردد؛کنندگان توزیع میروشن ساختن هدف هر نشست برای اعضا و تشریح اجندا در آغاز هر جلسه؛افتد؛تشریح هر چیزی که در جلسه اتفاق میبه جریان انداختن جلسه با اختصاص زمان مناسب برای هر موضوع و دوام دادن هر جلسه ت::ا

یک ساعت یا کمتر؛تشویق برای مشارکت اعضا در بحث و تبادل نظر با خطاب کردن نام آنان؛وظایف و تصمیم ها؛پایان دادن به هر جلسه با گفتن خالصۀعضویت دارند؟ پیگیری اعضای غیرحاضر برای مشخص کردن این که آیا آنان گرایش به ادامۀکنند.یافتن جایگزین برای اعضایی که دیگر اشتراک نمی

های زیر را بر دوش دارند: اعضای کمیتۀ رهبری مسئولیتهای اعضای کمیتۀ) رهبری:مسئولیت

فهم اهداف، مقاصد و نتایج دلخواه پروژه؛آنها؛فهم منافع ذی دخالن پروژه و ارائۀیافتن سود واقعی در نتایج پروژه و کامیابی عمومی؛

1 http://www.dwa.gov.za/rdm/WRCS/Doc/Vaal/Vaal%20Classification%20Meet%201%20-%2022%20Feb%2011%20-%20PSC%20ToR%20Presentation.pdf

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

ها برای برقراری ارتباط مفید با پروژه؛استفاده از فرصتهای مالی درست گرفته است؛ به وی::ژه در ت::دارکات و در واکنشبررسی این که پروژه تصمیم

به مسایل، خطرات و تغییرات پیشنهادی در پروژه؛ها و مسیرهای دولت است؛ها در راستای استراتیژی پروژه، و پالیسیبررسی این که فعالیتمشارکت فعال در جلسات از طریق پیوستن، بحث کردن و م::رور مین::وت )ص::ورت جلس::ه( و

دیگر اسناد کمیتۀ رهبری؛رهبری برای بیان دیدگاه های خود.حمایت از گفتگو و تبادل نظر، و تشویق اعضای کمیتۀ

عمومی

گ::یری، مق::دار جلس::ات، اجن::دا،>این بخش معلوماتی دربارۀ عضویت در کمیتۀ رهبری، مراحل تصمیمکند<مینوت، ورقۀ تصمیم گیری، و قواعد وکالت ارائه می

کند: جدول زیر عضویت در کمیتۀ رهبری را در یک فهرست ارائه میعضویت:

عضو کمیت::ۀ ره::بری باش::ند. کمیت::ۀ توانندنمی>توجه کنید که اعضای تیم پروژه، از جمله مدیر پروژه کنن::د و در نتیج::ه قادرن::دمثابه نهاد مدیریتی باید متشکل از کسانی باشد که در پروژه کار نمیرهبری به

یک ارزیابی عینی از پیشرفت موفقانۀ پروژه داشته باشند.

رود تا معلومات ارائ::ه کن::د و ب::ههای کمیتۀ رهبری میبا این همه، مدیر پروژه به طور معمول به نشست توانند به جلسه بروند، مشروط بر این ک:ه گ::زارش ارائ:هها پاسخ بگوید. دیگر اعضای تیم نیز میپرسش

کنند، مینوت بگیرند، یا خدمات حمایتی یا اداری دیگر را در کمیتۀ رهبری انجام دهند.

دخالن و توانایی در حل مسایل احتم::الییاعضاء باید بر اساس تخصص علمی، توانایی در ارائۀ منافع ذدر پروژه انتخاب گردند.<

سازمانعنواننام

گیریحد نصاب و تصمیم

دهد و حداقل افراد برای تشکیل جلس::هگیری در کمیتۀ رهبری را نشان می>این بخش چگونگی تصمیمسازد.<)حد نصاب( به منظور معتبر ساختن تصمیم را مشخص می

گ::یریعضو کمیتۀ رهبری باید به منظور تصمیم>حد نصاب را وارد کنید< : حداقل به تعداد حد نصاب >ن:ام س:ازمانی تن از >شماره را وارد کنید<در نشست حضور داشته باشند. حد نصاب باید به تعداد

دخالن باشد. و شماری از ذیکند یا میزبان پروژه است را بنویسید< که تمویل می

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

گیریمراحل تصمیم

ها شامل موارد زیر است:کند. گزینهگیری کمیتۀ رهبری را تشریح می>این بخش مراحل تصمیم

همه با طرح یا اقدامات به رأی گذاشته شده موافقند.همرایی یا به اتفاق آرا:

% اعض::ایی اس::ت ک::ه در50 طرح یا پیشنهاد به رأی گذاشته ش::ده نیازمن::د حم::ایت بیش از اکثریت:اند.جلسه با حد نصاب شرکت کرده

ان::د ت::ا یک طرح نیازمند حمایت دو سوم اعضایی است که در جلسه شرکت ک::ردهدو سوم اکثریت:نشست به حد نصاب برسد.

کنن::دپذیرند؛ با این همه، اکثریت با پیشنهاد همراهی می اکثریت اعضا یک طرح یا پیشنهاد را میتوافق:اما نیاز به اندکی تغییر یا اصالح وجود دارد.

گ:یری دش::وارترین بخش م:دیریت اس:ت و ب:رای جلس:ات کمیت:ۀ ره:بریتوافق و اتفاق آرا در تص:میمگیری برای اعضای گروه تازه و نو باشد.<که اگر این شیوۀ تصمیمشود، به ویژه اینتوصیه نمی

تعداد برگزاری جلسات

آل، این ج::دولسازد. در حالت آرمانی ی::ا ای::ده>این بخش جدول جلسات کمیتۀ رهبری را مشخص میریزی کنند.شود تا اعضا بتوانند برای حضور درنشست پیشاپیش برنامهدر آغاز پروژه تهیه می

های کمیتۀ رهبری پس از رسیدن به ه::ر ه::دف کلی::دی برگ::زار گ::ردد، ک::ه در ج::دولخوب است نشست ه::ایهای دیگر برای برگزاری جلسات شامل نشستریزی پروژه در نظر گرفته شده است. گزینهبرنامه

کنندگان پروژه تنظیم کنند.<های دیگری است که تمویلماهوار، هر سه ماه یا نظر به جدول

گیریاجندا، مینوت و ورقۀ) تصمیم

ش:ود.یک بسته در جریان سه تا پنج روز کاری پیش از نشست کمیتۀ ره:بری ب:رای اعض:ا فرس:تاده میاین بسته شامل موارد زیر است:

رهبری در ()نام نهاد جامعۀ مدنی(اجندا برای جلسۀ پیش روی )نمونۀ اجندای کمیتۀ مینوت جلسات در ()نام نهاد جامعۀ مدنی(مینوت جلسۀ قبلی )نمونۀگزارش پیشرفت پروژهتصمیم گیری ورقۀ.هر گونه سند یا معلوماتی که باید در جلسه سهیم شود یا مدنظر گرفته شود

وکالت

تواند یک وکیل را به جلسه بفرستد، و اگر وکیل بهسازد که آیا کمیتۀ رهبری می>این بخش مشخص می ط::ورگ::یری س::هم بگ::یرد؟ ب::هتواند در گفتگوها اشتراک کند و در تص::میمجلسه فرستاده شد، آیا وی می

مثاب::هدهند، و اگر هم وکیل وارد جلسه شد، تنها ب::ههای رهبری به وکیل اجازۀ شرکت نمیمعمول کمیتهگیرد.< گیری سهم نمیناظر خواهد بود و در جلسه و تصمیم

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

-باش::ند/ نمی>می به جلس:ات وکی::ل بفرس::تند. وکیالن ق:ادر توانند<توانند/ نمی>میاعضای کمیتۀ رهبری گیری اشتراک کنند. در تصمیم >دارند/ ندارند< در گفتگوها شرکت کنند و اجازهباشند<

>اگر وکیالن اجازۀ شرکت یافتند، چ::یزی ش::بیه این اض::افه کنی::د: اعض::ای کمیت::ۀ ره::بری در زودت::رین دهند که آنان تصمیم دارند به جای خود یک وکی::لکنندگان یا حامیان پروژه خبر میمجال ممکن به تمویل

به جلسه بفرستند. این کار باید حداقل دو روز کاری پیش از جلسۀ تنظیم شده باشد.<

: نمونۀ) شرح پروژه5ضمیمۀ) شرح پروژه

}نام سازمان خود را وارد کنید{

معلومات اساسی

عنوان

سکتور/ بخش

مکان

)قریه، ولسوالی و والیت را مشخص نمایید(

مقصد پروژه

}از چارچوب منطقی یا الگ فریم بنویسید{

هدف پروژه

}از چارچوب منطقی یا الگ فریم بنویسید{

نتایج متوقعه

}از چارچوب منطقی یا الگ فریم بنویسید{

پیشینه و توجیه

}یک تحلیل مسئلۀ مختصر تهیه کنید{

های اصلیفعالیت

های اصلیفعالیت

بودجۀ) عمومی

مدت پروژه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

مقررات تطبیق/ پیاده سازی

شریکان یا همکاران اجرای پروژه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: یادداشت درخواست فعالیت6ضمیمۀ) یادداشت درخواست فعالیت

تاریخ ارائه:تاریخ احتمالی اجرای کار:

}برای تأیید{ارائه شده به }نظر به پروپوزل{نام فعالیت و شمارۀ) آن

}نظر به پروپوزل{فعالیت زیرمجموعۀ) نتیجۀ) ... است }تأثیر در نتیجه را از پروپوزل یا چارچوب منطقی کاپی کنید و در اینجا پیست کنید{

}نظر به پروپوزل{نتایج زیر مجموعۀ) هدف ... است}تأثیر در هدف را از پروپوزل یا چارچوب منطقی کاپی کنید و در اینجا پیست کنید{

شرح فعالیت}نظر به پروپوزل{آید نتایجی که پس از انجام فعالیت به دست می

}نظر به بودجۀ داخلی{حد بودجه و مقدار بودجه

}جزییات سفر؛ اگر انجام شده بود{تشریح سفر

دهد؟{ }در جریان فعالیت، هر کسی چه کاری انجام میهای تیممسئولیت

}نمونۀ پایین را ببینید{ اجندا یا خالصۀ) فعالیت

فعالیت برنامه ریزی شدهزمان)نتایج بالفاصله(

شخص )اشخاص(مسئول

نتایج فوری

08:30AM – 09:0009:00 – 09:1509:15 – 09:30

وقفۀ چای 10:25 – 09:4510:25 – 10:3510:35 – 01:35PM

01:35PM – 02:00PM نان چاشت وقفۀ02:00PM – 02:45PM 02:45PM – 03:30PM03:30PM – 04:00PM

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

های اداری و تدارکاتی مورد نیازحمایت

زمان و مکانمقدارواحدموضوع

مکان

اعاشه یا حق بود و باش

حمل و نقل اعضا

تأییدشده توسط:

نام:

وظیفه/ بست:

امضاء:

تاریخ:

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: نمونۀ) گزارش فعالیت7ضمیمۀ) گزارش فعالیت

قابل اجرا در جریان چهارمین روز پس از فعالیت. مرور1

نویسندۀ گزارشنام فعالیت

تاریخ فعالیتمکان فعالیت

/}نام نهاد جامعۀ مدنی{ کارمندانی که از ادارۀ

همکار می آیند.. فعالیت، هدف، نتیجۀ متوقعه2

نام فعالیت و شمارۀ آن درپروپوزل

{ پروژه را در اینجا قرار دهید1هدف : }1هدف هدف { پروژه را در اینجا قرار دهید2هدف : }2هدف { پروژه را در اینجا قرار دهید3هدف : }3هدف

نتیجۀ متوقعه – چه چیزی-از این فعالیت انتظار می

رفت؟

. حاضری )مشارکت(3

مرورمجموع اشتراک کنندگان

شمار زنانشمار مردان

جوانان )زیردسته بندی )تصنیف( سال(35

افراد دارایمعلولیت

بیجاشدگانمسلمانمسیحیداخلی

زنمرد

مجموع

کنندگان در این فعالیت وجود دارد که در اینجا یادآوری گردد؟ آیا مهمانآیا مورد خاصی دربارۀ اشتراک سرشناس یا برجسته هم آمده بود؟ آیا از کدام قوم دیگر فردی برای نخستین بار در جلسه شرکت

کرده بود؟

. تشریح فعالیت4

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

فعالیت چگونه تطبیق گردید؟

های قابل تعریف از فعالیت شامل چه مواردینکات برجستۀ) فعالیت یا داستانبودند؟

اگر بخواهید این فعالیت را برای دوست خود تعریف کنید، چه می گویید؟ به چه نکات کلیدی اشاره خواهید کرد؟ آیا کدام نکتۀ غافلگیرکننده وجود داشت؛ کدام بخش از فعالیت برای اشتراک کنندگان

بیشتر مفید بود؟

آمیز را برای تهیۀ آیا کسی باید داستان موفقیتیک مصاحبه پیگیری کند؟

اگر بلی، بگویید کدام داستان ارزش مصاحبهرا دارد؟

هانقل قول کسی که نقل قول را گفته )وظیفه رانقل قول

هم بنویسید(

( وجود دارد؟EWاگر کدام نظر بیشتر دربارۀ) گزارش )

. برنامۀ) عمل5

پری کنید که بخشی از فعالیت باشد.فقط زمانی این بخش را خانه

آخرین کارهای برنامۀ) عمل قبلیگام آیندهآخرین کارهافرد مسئولنقطۀ آغاز

برنامۀ) عمل جدیدتاریخ انجامفرد مسئولنقطۀ آغاز

هرگونه نقد و نظر بیشتر دربارۀ) برنامۀ) عمل

. نتایج6

تشریح نتایج نتیجۀ فعالیت چه بود؟ چه تأثیری داشت؟ چه چیزی ناشی از آن تغییر کرد؟ آیا نتایج متوقعه به

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

دهد نتایج دلخواهدهند که نشان میدست آمد؟ چطور بدانیم؟ اشتراک کنندگان چه کارهایی انجام میبه دست آمده است؟

های آموزشیفقط برای دوره

اوسط نمره پیش از امتحاناوسط نمره پس از امتحان

ریزی و اجرای فعالیت با کدام چالش در جریان برنامههای آموخته شده:ها و درس. چالش7 هایی آموختید؟ چه کارهایی انجام شد که آن چالش بار دیگر پیش نیاید؟ درمواجه شدید؟ چه درس

های بیشتری به جدول اضافه نمایید.صورت نیاز، ردیف

توصیه و سفارشهای آموخته شدهدرسچالش

1234

شود. هنگ:امی ک::ه ی:ک فع::الیت انج::ام ش::د، هیچ فعالیتی به تنهایی انجام نمی. پیگیری/ گام بعدی:8 ها، شما یا کارمندان دیگر بای::دهمیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد. برای پیگیری فعالیت

تواند ش::امل برق::راری تم::اس ب::ا اف::رادی باش::د ک::ه تعه::د س::پردندچه کارهایی انجام دهید؟ این کار می کنندگان در جریان سه م::اه پس ازدهند. همچنین، این به معنای پیگیری کردن اشتراککارهایی انجام می

کنن:د؟ آی:اانجام فعالیت است که آیا آنها مهارت یا ش:یوۀ آموخت::ه ش:ده در جری:ان آم:وزش را اج:را می ه::ا چن::دین مرحل::ه ب::رای تکمی::ل ش::دن ودهند؟ برخی فعالیتاعضای محل به برگزاری جلسات ادامه می

گام بعدی چیست؟رسیدن به یک هدف نیاز دارند. پرسش این است که

آیا کدام نقد و مالحظۀ دیگر که بخواهید در گزارش هم بگنجانید، اما. نقد و مالحظات دیگر:9کنید در بخش پیشین نیامده است، وجود دارد؟گمان می

دو یا س::ه عکس از فع::الیت و ی::ک عکس گ::روهی ب::ا تش::ریحات زی::ر را درها:. تصاویر یا عکس10 کنن::دگان در ورکش::اپگزارش وارد کنید. در تشریحات، تالش کنید ت::ا ب::ه ج::ای این ک::ه بگویی::د اش::تراک

دهن::د. در ص::ورت امک::ان، تالشکنندگان چه کاره::ایی انج::ام میشرکت جستند، توصیف کنید که اشتراکهای موفقیت آمیز یا لحظات کلیدی فعالیت تهیه نمایید.کنندگان از داستانکنید تا تصاویر اشتراک

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

: پروتکول پایان دادن پروژه8ضمیمۀ) . عناصر کلیدی پروژه1

کارهای قابل اجرا/وظایف کلیدیعناصر کلیدی پروژهتحویل

فرد مسئول

نامه وخواندن توافقمدیریت بودجهدرک آن

مسوده ساختن یک یادداشت دربارۀ جوانب

مهم مسایل مالی و بستن پروژه برای رییس

اجرایی، و فرستادن کاپی آن برای مدیر پروژه و

اعضای تیم؛ مسایل اصلی که باید در

آن یاد گردد، عبارت استاز:

پذیریانعطاف بودجه؛

های گزارشنمونه- دهی و جدول زمانی/ مهلت

زمانی؛ملزومات تفتیش؛مدیریت و انتقال

های پروژه ازدارایی جمله وسایط

نقلیه در هنگامپایان پروژه؛ و

ملزومات ارزیابی -و تفتیش و جدول

های زمانی؛

آمر/ مدیر مالی

تهیۀ برنامۀ مصارف )سه ماه پیش از

پایان پروژه(

برنامۀ مصارف موارد زیردهد:را نشان می

مص:::::رف واقعی پ::::روژه ت::::ا ب::::ه

امروز؛های اجب::اریهزینه

:::ل ه:::ا وش:::امل ب ه::::::ایان::::::ویس

پ:::رداخت نش:::ده ه::ایمانند پ::رداخت

ش:::::::::::ریکان وهمکاران؛

آمر/ مدیر مالی ومدیر پروژه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

ه:::ای پیشهزین:::ه- بینی شده تا پایان

پروژه؛ وکاری س::ه برنامۀ

ماه آخ::ر ک::ه زی::ر پوش::::ش ب::::وده

است. رسیدگی به

درخواست پولپیش

ها برایبه تمام درخواست گرفتن پول پیش باید

رسیدگی شود و به های جدید دردرخواست

جریان سه ماه آخر پروژه باید به طور منظم

رسیدگی شود. مدیر/ آمر مالی مسئول اطمینان از

هاییاین است که تمام پول که پیشاپیش گرفته شده

ثبت و تصفیه گردند.

آمر/ مدیر مالی ومدیر پروژه

-توقف تمام دریافت های جزیی از

شریکان و همکاران

برای پیشگیری از پیچیدگی در پایان پروژه،

ها از جانبتمام دریافت شریکان و همکاران در آغاز سه ماه آخر پروژه

-گردد و گزارشمتوقف می های نهایی شریکان پیش

از آغاز سه ماه آخر پروژهباید ارائه گردد.

آمر/ مدیر مالی ومدیر پروژه

دهیهای تسلیم برنامهتهیۀ مدیریت دارایی برای تمویل کنندگانی که

خواهند پس از پایانمی پروژه یا دارایی خود را

پس بگیرند، یا توجیه دریافت کنند که چرا آن

شود.اموال پس داده نمی

مدیر/ آمر مالی ومدیر پروژه

کارهای قابل اجرا/وظایف کلیدیعناصر کلیدی پروژهتحویل

فرد مسئول

اطالع رسانیکارمندان پروژه رسمی به کارمندان دربارۀ پایان پروژه

و ختم قراردادکارمندان

اطالع رسانی دربارۀ پای::ان این کار باید به طورپروژه.

تحریری و سه م::اه پیش ازپایان انجام شود.

مدیر یا کارمند کلیدی بخش منابع بشری یا

مدیر پروژه

کارهای قابل اجرا/وظایف کلیدیعناصر کلیدی پروژهتحویل

فرد مسئول

سازی و تکمیلنهاییهای پروژهفعالیتکارهای پروژه

مدیر پروژه و مدیرنتایج پروژهتجدید جدول نظارت و ارزیابی

تهیۀ برنامۀ کاریبرای پایان پروژه

تهیۀ برنامه کاری نهاییبرای سه ماه پایانی

مدیر پروژه و مدیرنظارت و ارزیابی

آخرین مالحظه/نظر کارمندان

برگزاری جلسه برای کارمندان برای جمع آوری-نظر و دیدگاه آنان، درس

های آموخته شده وهای آنموفقیت

مدیر نظارت وارزیابی

آخرین برنامۀارزیابی

در صورت نیاز به آخرین ارزیابی از پروژه، یک

مدیر نظارت وارزیابی

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

برنامۀ ارزیابی مناسب نظر به جدول زمانی و توظیف مسئوالن تهیه

کنید. پایان پروژه و

برنامۀ شفافیت، ارتباطات و

گسترش

ویدیوی نهایی پروژه ب:::::رای برجس:::::ته

ها؛ساختن کامیابیه:::ایتالش رس:::انه

گ::::::روهی ب::::::رای اف::::زایش آگ::::اهی عامه درب::ارۀ بس::تن پ::روژه و پیام::دهای

آنمطبوع::اتی اعالمی::ۀ

رییس اج:::::::::راییدربارۀ بستن پروژه؛

مدیر پروژه و کارمندارتباطات

. وظایف کلیدی در هنگام بستن پروژه2مسئولیتکارهای قابل اجرا/ تحویل

گزارش نهاییتشریح پروژه

گزارش پایانی تشریح پروژه سندی اس::ت ک::ه در کش::د. ایننهایت پیامدهای پروژه را به تص::ویر می

ش::ده وه::ای انج::امگزارش باید دربرگیرندۀ فعالیت نتایج به دست آمده باشد. هنگامی ک::ه هم::ه چ::یز-به خوبی انجام شد، این گ:زارش در پهل:وی داده

ه:::ای نه:::ایی بخش نظ:::ارت و ارزی:::ابی و م:::واد ارائه خواهد موجود، تشریحاتی دربارۀ دستآوردها

کرد. تا ج:ایی ک:ه امک:ان دارد ت:اریخ این گ:زارش بای:د

کننده چند م::اه دیگ::رنزدیک باشد؛ حتی اگر تمویلنیز برای تکمیل وظایف وقت دهد.

مدیر برنامه و مدیرپروژه

-گزارش نهایی مالی توسط مدیر مالی تهیه میگزارش نهایی مالی گردد. وی در این زمینه با دیگر کارمندان بخش

کند تا اطمینان حاصل کند که تماممالی کار می نقل و انتقاالت مالی یادداشت و به آنها رسیدگی

شده است؛ آنگاه گزارش درست خواهد بود. این کار باید تا جای ممکن به تاریخ پایانی نزدیک

کننده کار را برای چندینباشد، حتی اگر تمویلماه دیگر تمدید کند.

مدیر مالی

کنندگان، مانند اتحادیۀ اروپایی، تأییدبرخی تمویلتفتیش کنند. این یکنهایی مخارج یا تفتیش را تقاضا می

کار مهم است که نیازمند انجام دقیق است، چراکه هرگونه هزینۀ غیرقابل پذیرش به معنای

ضرر در سازمان یا نهاد است. از آنجایی که تاریخ پایان پروژه پیشاپیش روشن

ریزی برای تفتیش باید پیش از پایاناست، برنامه پروژه انجام شود تا به موقع باشد. مدیر مالی

باید با تیم مالی هماهنگی کند و با اعضای پروژه از نزدیک کار کند تا اطمینان یابد که تفتیش یا

تأیید نهایی مخارج انجام شود. مدیر مالی باید با تیم مالی هماهنگی کند و با

اعضای پروژه از نزدیک کار کند تا اطمینان یابدکه تفتیش یا تأیید نهایی مخارج انجام شود.

مدیر مالی

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

آخرین گام شامل تهیۀ انویس برای دریافت پ::ولکنندهانویس نهایی تمویل کنن::ده اس::ت. این ک::ار بای::د در زودت::ریناز تموی::ل

مجال ممکن انجام شود تا اطمینان حاص::ل ش::ودگردد.که پول دریافت می

مدیر مالی

مسایل کارمندان درپایان پروژه

برای کارمندان پروژه مشخص کنید که آیا رسد، یاقرارداد کارمندان پروژه نیز به پایان می

گردد و به کارمندان در این زمینهتمدید می رسانی کنید. مشخص کنید کهپیشاپیش اطالع

های دیگر انتقال یابند وکدام کارمندان به پروژه-اطمینان یابید که آنان مسئولیت فعلی خود را می

که چگونه زمان را مدیریت کنند تا کاردانند و این خود را به موقع به پایان برسانند و پروژۀ جدید

را آغاز کنند. اگر قرارداد کارمندان پیش از پایان پروژه ختم شد، اطمینان یابید که تمام معلومات مورد نیاز

از آنان دربارۀ پروژه دریافت شده است. در کنند،مورد کارمندانی که پروژه را ترک می

های ایمیل آناناطمینان حاصل کنید که حساب شود، وسایل اداری که در اختیار آنانبسته می

شود، مصاحبۀ نهایی از آنانبود، تحویل داده می شود و موارد مورد نیاز دیگر نظر بهگرفته می

گردد.خواست اداره نیز اجرا می

مدیر منابع بشری

. فهرست نهایی برای بستن پروژه3تا چه زمانی؟فرد مسئول

های جزییبودجۀ) پروژه و دریافت ماه پیش از پایان4مرور توافق و قرارداد و یادداشت مختصر

پروژه ماه پیش از بستن6های شش ماههبرنامۀ مصارف و هزینه

پروژه ماه پیش از پایان3های سه ماههبرنامۀ مصارف و هزینه

پروژه-برنامۀ مصارف یک ماه )هر هفته تجدید می

شود( ماه پیش از بستن1

پروژه ماه پیش از پایان3بینی ماهوارها با پیشبودجۀ فعالیت

پروژه-ها را به رسمیت مییادداشتی که تمام هزینه

شناسد ماه پیش از3 ماه/ 1

بستن پروژه ماه پیش از پایان1گزارش نهایی همکاران/ شریکان

پروژه ماه پیش از بستن1گزارش نهایی تأیید شریکان

پروژه-یادداشت تأیید و رسیدگی به درخواست پول

های پیش ماه پیش از پایان1

پروژه ماه پیش از بستن1یادداشت مدیریت دارایی

پروژههای پروژهفعالیت

ماه پیش از پایان3جدول نتایج بالفاصله نهاییپروژه

ماه پیش از بستن3برنامۀ کاری نهاییپروژه

ماه آخرهای مالحظاتی و بازنگرییادداشت ماه پیش از پایان3های برقراری ارتباطمواد و برنامه

پروژه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه

نظارت و ارزیابی ماه پیش از پایان4دهیمینوت جلسۀ مشوره

پروژه ماه پیش از بستن3معلومات کامل گزارش ارزیابی

پروژه ماه پیش از پایان4الیحۀ وظایف ارزیابی

پروژه در پایان یا پس ازگزارش نهایی ارزیابی

پروژه ماه پیش از پایان4دهیمینوت جلسات مشوره

پروژهگزارش دهی

یک ماه پس از پایانگزارش تشریحی نهایی پروژه

یک ماه پس از بستنگزارش مالی نهاییپروژه

یک ماه پس از پایانگزارش تفتیشپروژه

هفته پس از بستن6دادن انویس به تمویل کننده/ حامیپروژه

، 2019 فبروری –مدیریت پروژه