revidert: 06.07 - nhh.no · sosiale medier (twitter, facebook) sosiale medier skal brukes for å...

Revidert: 06.07.2017

Beredskapsplan ved kriser

Mennesker, miljø,

materiell og omdømme

Innhold

1. OPERATIV DEL 2

1.1 Intern varsling og mobilisering ..............................................................................2

1.1.1 Gjennomføre intern varsling ........................................................................ 2

1.1.2 Fast møtested for beredskapsledelsen ........................................................ 2

1.1.3 Avklare beredskapsnivå og samling av beredskapsledelsen ....................... 3

1.2 Beredskapsnivå ....................................................................................................3

1.2.1 Ordinær drift ................................................................................................ 3

1.2.2 Gul beredskap (utvidet beredskap) ............................................................. 3

1.2.3 Rød beredskap (full beredskap) .................................................................. 4

1.3 Stabsmetodikk......................................................................................................4

1.3.1 Førstemøte ................................................................................................. 4

1.3.2 Plan ............................................................................................................ 4

1.3.3 Fokusområder og aksjoner .......................................................................... 5

1.3.4 Situasjonsplott ............................................................................................. 5

1.3.5 Statusmøter ................................................................................................ 5

1.4 Informasjon og kommunikasjon ............................................................................5

1.4.1 Prinsipper for kommunikasjon ..................................................................... 5

1.4.2 Informasjonsdeling i krisehåndteringen ....................................................... 6

1.4.3 Kanaler for kommunikasjon ........................................................................... 7

1.5 Psykososial omsorg .............................................................................................8

1.6 Normalisering .......................................................................................................9

1.6.1 Demobilisering av personell ........................................................................ 9

1.6.2 Oppfølging av ansatte og studenter ............................................................ 9

1.7 Evaluering ............................................................................................................9

2. VEDLEGG 11

Vedlegg 1. Rollebaserte tiltakskort ............................................................................. 11

Tiltakskort for beredskapsleder ............................................................................ 12

Tiltakskort for HR-sjef ........................................................................................... 14

Tiltakskort for studiesjef ....................................................................................... 16

Tiltakskort for kommunikasjonssjef ....................................................................... 17

Tiltakskort for leder for seksjon for eiendomsforvaltning ....................................... 19

Tiltakskort for loggfører ........................................................................................ 20

Vedlegg 2. Tavle for Førstemøte ................................................................................. 22

Vedlegg 3: Logg .......................................................................................................... 23

Vedlegg 4: Situasjonsplott ........................................................................................... 24

Vedlegg 5: Tavle for fokusområder .............................................................................. 25

Vedlegg 6. Intern varslingsliste .................................................................................... 26

Vedlegg 7. Ekstern varslingsliste ved kriser ................................................................ 29

Vedlegg 8: Oppgavene til vakttelefonen ved NHH ....................................................... 31

Vedlegg 9. Oppgavene til sentralbordet/resepsjonen ................................................. 33

1

Vedlegg 10. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant ansatte, studentar og gjester ........... 34

Vedlegg 11. Beredskap ved ekskursjoner .................................................................. 36

Vedlegg 12: Beredskap ved store arrangement/konferanser ....................................... 37

Vedlegg 13. Utstyrsliste beredskapsrom ..................................................................... 39

Vedlegg 14. Loggskjema - Telefonhenvendelser ......................................................... 40

Vedlegg 15. Loggskjema - Beslutninger og tiltak i beredskapsarbeidet ...................... 41

Vedlegg 16. Revisjonsskjema .................................................................................... 42

2

1. OPERATIV DEL

1.1 Intern varsling og mobilisering

1.1.1 Gjennomføre intern varsling

En akutt hendelse varsles internt til NHHs vakttelefonen. Slike meldinger skal loggføres av både

vakttelefonen og beredskapsleder. NHHs vakttelefon er betjent hverdager kl. 07:00 – 22:00, lørdag 07:00 –

16:00 og søndag 10:00 – 13:00. Utenom disse tider må man kontakte nødetatene ved akutt hendelse.

Fig. 2.1. Varslingsfigur

1.1.2 Fast møtested for beredskapsledelsen

Primært møtested: Møterom ved direktørens kontor, 2 etasje.

Alternativt møtested: Møterommet i IT seksjonen, 3. etasje i Nybygget.

Eksternt møtested: Lesesal på Hatleberg, fra og med høsten 2016

Utstyrsoversikt for beredskapsrommet, se Vedlegg 13. Utstyrsliste beredskapsrom

3

1.1.3 Avklare beredskapsnivå og samling av beredskapsledelsen

Det er beredskapsleder som skal beslutte forhøyet beredskapsnivå på bakgrunn av varsling fra vakttelefon.

Det kan være vanskelig å vite om en uønsket hendelse vil utvikle seg til å bli en krise der det er nødvendig

å iverksette beredskapsplanen, men dimensjonerende hendelser kan bl.a. være:

Storbrann/eksplosjon på Campus med masseevakuering

Storbrann/eksplosjon utenfor Campus

Storulykke i utland som påvirker ansatte og studenter

Trusler/ondsinnet handling/terror/gisseltaking

Alvorlig fysisk skade / psykisk sykdom eller død på student, ansatt eller gjest

Bortfall kritisk infrastruktur

Smitte blant ansatte, studenter - pandemi/epidemi

Seksualisert vold eller overfall

Hendelser som kan være skadelig på NHHs omdømme

Se for øvrig rapport fra NHHs overordnede ROS analyse. Denne rapporten er tilgjengelig hos

HMS-koordinator.

1.2 Beredskapsnivå Beredskapen ved høyskolen deles inn i følgende nivå:

Ordinær drift Gul beredskap Rød beredskap

Økt overvåking og særskilt

oppfølging

NHHs beredskapsledelse

mobiliseres

1.2.1 Ordinær drift

Dette nivået omfatter daglig drift med ordinære ressurser som finnes tilgjengelig ved NHH. Eventuelle

driftsforstyrrelser håndteres med normal organisering. Normalorganisasjonen håndterer situasjonen, men

beredskapsleder informeres dersom driftsavvik kan medføre økt risiko.

1.2.2 Gul beredskap (utvidet beredskap)

Gul beredskap kan iverksettes ved

Planlagte arrangementer på NHH der det blir vurdert at risikoen for uønskede hendelser er høyere enn

normalt.

Ved plutselige hendelser som medfører økt overvåking skal vakttelefonen kontaktes. Vakttelefonen

varsler beredskapsleder som avgjør om det skal etableres gul beredskap.

4

Gul beredskap medfører økt overvåking, og det må vurderes om det skal settes inn ekstra ressurser eller

andre forebyggende tiltak. Oppfølgingen håndteres av den aktuelle avdeling / institutt.

1.2.3 Rød beredskap (full beredskap)

NHHs vakttelefon (55 95 98 88) kontaktes ved plutselige hendelser som har medført eller kan medføre

tap av menneskeliv eller alvorlig skadede personer

fare for store miljøskader

store materielle skader

NHHs vakttelefon er betjent hverdager kl. 07:00 – 22:00, lørdag 07:00 – 16:00 og søndag 10:00 – 13:00.

Utenom disse tider må man kontakte nødetatene ved akutt hendelse.

Vakthavende varsler NHHs beredskapsleder eller dens stedfortreder som iverksetter «rød

beredskap» og innkaller beredskapsledelsen.

Rektor og eventuelt KD informeres.

1.3 Stabsmetodikk

1.3.1 Førstemøte

Møtet ledes av beredskapsleder. Det utpekes om nødvendig en egen

tavlefører. Hensikten med førstemøtet er å etablere oversikt over fakta om

hendelsen, samt vurdere potensialet i forhold til utvikling og konsekvenser. Førstemøtet bør ikke vare

lenger enn 30-45 minutter og må ha en klar begynnelse og slutt. Avslutningsvis skal beredskapsleder

beslutte fokus for den videre håndteringen av hendelsen.

Jf. Vedlegg 2. Tavle for Førstemøte

1.3.2 Plan

Når beredskapsledelsen samles og har sitt førstemøte i en krisesituasjon, må det legges en plan for

håndteringen. Ved å benytte tavle for første møte, svare på de spørsmål som der stilles og ta stilling til

verstefallsutvikling for hendelsen, er denne planen laget.

Tavlene projiseres på storskjerm slik at alle i beredskapsrommet kan se dem. Alternativt kan de tegnes av,

over på en white board og fylles ut direkte av tavlefører.

5

1.3.3 Fokusområder og aksjoner

Fokusområder settes av beredskapsleder og beskriver de hovedområder som alle tiltak og aksjoner skal

rettes mot inntil de eventuelt blir endret. Basert på fokusområdene identifiseres proaktive aksjoner (tiltak)

for å møte eller hindre videre utvikling av hendelsen.

Jf. Vedlegg 5. Tavle for fokusområder

1.3.4 Situasjonsplott

Situasjonsplottet skal sammen med aksjonstavlen sørge for at vi har det store bildet med tanke på

hendelsen, involvert personell, ressurser, lokasjon og milepæler. Situasjonsplottet skal gi en beskrivelse av

her-og-nå situasjonen og skal være oppdatert til enhver tid. Plottet er å anse som et «tankekart» som kan

benyttes under statusmøter for å oppsummere det store bildet. Kart eller lignende kan brukes for å illustrere

posisjon, avstander osv.

Jf. Vedlegg 4. Situasjonsplott

1.3.5 Statusmøter

Statusmøter holdes med en frekvens som tilpasses utviklingen i hendelsen. Hensikten med statusmøtene er

å kalibrere beredskapsledelsen og sikre en enhetlig situasjonsforståelse. Møtene ledes av beredskapsleder

og bør ikke vare lenger enn 30 minutter. Møtene må ha en klar begynnelse og slutt. Avslutningsvis skal

beredskapsleder beslutte fokus for den videre håndteringen av hendelsen. Fokusområdene vil kunne endres

etter hvert som hendelsen utvikler seg.

I statusmøtet innhenter beredskapsleder informasjon om status fra de enkelte deltakerne i

beredskapsledelsen. Situasjonsplottet kan benyttes for oppsummering av status.

Deretter beslutter beredskapsleder eventuelle nye fokusområder som beredskapsledelsen skal arbeide

videre med på kort og lang sikt. Basert på fokusområdene identifiseres proaktive aksjoner (tiltak) for å

møte eller hindre videre utvikling av hendelsen.

Jf. Vedlegg 5. Tavle for fokusområder

1.4 Informasjon og kommunikasjon

1.4.1 Prinsipper for kommunikasjon

Beredskapsleder har det overordnede informasjons- og kommunikasjonsansvaret i krisesituasjoner.

Kommunikasjonssjefen er ansvarlig for krisekommunikasjon og

informasjonsberedskap ved NHH og bistår med oppdatert informasjon,

tilrettelegging for mediene, og formidling av intern og ekstern

informasjon. All ekstern kommunikasjon fra høyskolen baserer seg på

prinsippene:

Være åpen og tilgjengelig

All informasjon skal være sannferdig og korrekt

6

Unngå spekulasjoner

Formidle budskapet i riktig rekkefølge

o Omsorg for mennesker

o Miljø

o Materiell

All ekstern informasjon skal være koordinert og samstemt

All ekstern informasjon skal være kvalitetssikret av kommunikasjonssjefen.

Budskap i den konkrete hendelsen avklares og samstemmes i samarbeid mellom rektor,

beredskapsleder og kommunikasjonssjef.

Rektor, administrerende direktør eller kommunikasjonssjefen er talspersoner for NHH. NHH bør bare ha

ett ansikt utad i samme hendelse. Dersom det åpnes for at involverte avdelings- eller instituttledere kan

uttale seg til mediene mv., skal dette skje basert på premisser avtalt i samarbeid med beredskapsleder og

kommunikasjonssjef.

1.4.2 Informasjonsdeling i krisehåndteringen

Alle involverte i krisehåndteringen, ansatte og ledere, har et medansvar for å bidra til en effektiv og god

informasjonsdeling.

internt i beredskapsledelsen

mellom beredskapsledelsen, avdelinger og institutter

med andre aktører som er involverte i handtering av hendelsen

Informasjonsdelingen skal være proaktiv og basert på et utvidet «need to know»- prinsipp.

Beredskapsledelsen har ansvar for å vurdere og å ta stilling til hvem som har bruk for informasjonen og på

hvilken måte.

Ved svar på e-postmeldinger etc som har flere kopiadressater, skal det vurderes om kopiadressatene har

behov for svar. Unngå spam-meldinger.

Den informasjonen som deles skal:

være til hjelp for den enkelte som arbeider med håndteringen (internt)

bidra til et solid grunnlag for god oppgaveløsning

bidra til samhandling og koordinert innsats

bidra til tydelig ansvarsgrensesnitt internt på NHH

bidra til at det ikke oppstår "gråsoner" i håndtering av situasjonen

7

1.4.3 Kanaler for kommunikasjon

NHHs prioriterte kanaler for krisekommunikasjon:

Eksterne kanaler

Nhh.no Nhh.no er NHHs hovedkanal. All offisiell

informasjon skal publiseres på nhh.no. En

egen krisenettside med all informasjon kan

opprettes om behov.

Eget tiltakskort for

nettredaktør er utarbeidet.

Sosiale medier

(twitter, Facebook)

Sosiale medier skal brukes for å nå raskt ut til

eksternt publikum med viktige budskap, samt

til å korrigere og utdype eventuelle feil. NHH

prioriterer twitter og Facebook, i denne

rekkefølgen.

Eget tiltakskort for sosiale

medier er utarbeidet.

Media NHH skal være proaktive og åpen i kontakten

med media. Tett medieoppfølging i innledende

fase bidrar til å skape tillit og sikre at NHH

blir oppfattet som en troverdig kilde til

informasjon.

Når det er praktisk mulig, skal informasjonen

gis til faste, felles og forhåndsvarslede tider.

Så langt det er mulig, skal all kontakt med

media skal loggføres.

Eget tiltakskort for

mediekontakt er utarbeidet.

Sentralbord/førstelinje Skal videreformidle henvendelser til

beredskapsledelse, kommunikasjonsstab eller

pårørendetelefon. Skal ikke informere om den

uønskede hendelsen, men vise til informasjon

fra den som eier hendelsen, oftest politiet, eller

på NHH.no.

Se for instruksjoner

vedlegg 9.

Interne kanaler

SMS-varsling Skal brukes til aktiv og direkte informasjon til

studenter og ansatte.

Studiesjef er ansvarlig for

varsling via FS.

HR/Økonomisjef for

varsling til ansatte.

Interne nettsider Skal brukes som supplement til NHH.no og

kan inneholde utdypende, internt rettet

informasjon til ansatte.

Eget tiltakskort for intern

kommunikasjon er

utarbeidet.

It’s learning Skal brukes som supplement til NHH.no og

kan inneholde utdypende, internt rettet

informasjon til studenter.

Studiesjef er ansvarlig for

Bør kommunikasjonsstab

suppleres med en eller flere

fra studieadministrasjonen?

E-post Kan benyttes ved behov for felles, informasjon

alle eller grupper av ansatte og studenter, til

NHHs styre og andre viktige interne

interessenter. Skal brukes med forsiktighet.

Eget tiltakskort for intern

kommunikasjon er

utarbeidet.

Møter Kan benyttes ved behov for direkte og

samtidig informasjon til alle eller grupper av

og studenter.

8

1.5 Psykososial omsorg Psykososial omsorg er en viktig del av høyskolens håndtering av både større ulykker og mindre kriser. Det

å bli godt ivaretatt skal bidra til å avdempe ettervirkninger etter en alvorlig hendelse. Psykososial

oppfølging og omsorg er samtidig en sentral del av normaliseringen etter en beredskapshendelse overfor

involverte ansatte og studenter.

NHHs tiltak er basert på følgende forutsetning:

Bergen kommune har ansvar for å ivareta alle som oppholder seg i kommunen. Kommunens apparat

innen psykososial omsorg vil iverksettes ved ulykker, kriser og katastrofer ved NHH som

involvererderes studenter,ansatte og besøkende.

Politiet leder innsatsen ved ulykker og katastrofer, og vil beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes.

Beredskapsledelsen ved NHH etablerer tidlig kontakt med politiet og kommunens kriseteam for å tilby

sin bistand.

Beredskapsledelsen er besluttende organ for NHHs innsats innen psykososial omsorg.

Oppfølging av og ansvaret for å ivareta ansatte og studenter under og etter kriser, ligger hos

personalansvarlig i samarbeid med involvert avdeling eller institutt.

Tiltak, ansvar og rolle for psykososial omsorg av NHHs studenter og ansatte etter alvorlige hendelser:

Samlingssted for berørte etter hendelser (ved dødsfall, savnede, eventuelt andre større påkjenninger) –

NHH kan ved behov åpne for uformelle samlinger ved mindre hendelser, eventuelt som en del av

omsorgstiltak ved større hendelser. Personell med kompetanse innen psykososial omsorg vil ivareta

innhold på samlingene (studentprest, krisepsykolog, kommunens kriseteam osv.)

Pårørendesvartelefon – politiet har ansvar for å opprette og drifte en slik tjeneste, men NHH må

forvente økt pågang på telefon og bemanne sitt sentralbord og gi 1. linjetjenesten klarert informasjon

som kan formidles på telefon og henvise pårørende til politiets pårørendesvartelefon

Mottakssenter/evakuerte og pårørendesenter - politiet har ansvar for å opprette og drifte en slik tjeneste,

men vil kunne be NHH om å skaffe lokale, mat og drikke og personell for å supplere politi og

kommunens kriseteam.

Minnestund – NHH arrangerer minnestund ved dødsfall som særskilt berører studenter og ansatte.

Oppfølging av innsatspersonell:

o Oppretting av hvilerom for ansatte (med hvileplass, telefon, mat etc.) som er involvert i

krisehåndtering

o Avlastningssamtaler

o Kollegastøtte

o Debriefing

Så snart som mulig etter at beredskapssituasjonen er avsluttet, skal beredskapsledelsen og all

innsatspersonell for øvrig (sentralbord, informasjonsstab, ressurser innen psykososial omsorg) delta i et

oppsummerings- og statusmøte. Møtet ledes av beredskapsleder. De viktigste sidene ved hendelsens forløp,

erfaringer mv. skal gjennomgås, systematiseres og avklares for eventuelt videre oppfølging og

kompetansebygging. Behov for debrief og annen oppfølging i etterkant må identifiseres og ivaretas.

Se også Vedlegg 10. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant ansatte, studenter og gjester.

9

1.6 Normalisering Håndtering av krisehendelser skal ikke sette NHH ute av stand til å utføre vanlige driftsoppgaver lenger

enn nødvendig. En hendelse vil bli håndtert av dedikert personell og større eller mindre deler av

organisasjonen vil tilsynelatende være uberørt og i stand til å fortsette aktivitetene på vanlig måte.

Det er behov for en plan for hvordan NHH raskest mulig skal komme tilbake til normal drift. I tillegg til å

få organisasjonen tilbake til vanlig driftsfase, vil normaliseringen også ofte omfatte oppfølging av berørte

og evaluering av hendelsen.

Nedenfor gis det en kortfattet beskrivelse av noen sentrale elementer i en normaliseringsfase. Flere tiltak og

ytterligere detaljeringsgrad vil blant annet være avhengig av hendelsens omfang og karakter.

1.6.1 Demobilisering av personell

Når en krise er avverget eller er under kontroll, starter demobiliseringen av personell. Melding om

overgang til normal drift skal følge samme vei som varsel om krise. Ofte vil det være naturlig med en

gradvis demobilisering. Beredskapsledelsen samles, lager en plan for etterarbeid og fordeler oppgaver.

1.6.2 Oppfølging av ansatte og studenter

Alt etter hvor alvorlig hendelsen var, skal berørte personer få informasjon og/eller gis oppfølging i

etterkant. Behov for og type oppfølging vil variere etter hendelsens alvorlighet og hvilken belastning

personen(e) ble utsatt for.

Beredskapsledelsen beslutter eventuelle tiltak om videre oppfølging av de berørte og utformer en

oppfølgingsplan basert på besluttende tiltak. Informasjon om oppfølgingsarbeidet formidles til berørte som

tilbys oppfølging og ansatte som har et oppfølgingsansvar.

Nærmeste overordnede har ansvar for å følge opp sine ansatte med hensyn til eventuelle langtidseffekter og

melde disse til HR-avdelingen for videre oppfølging.

1.7 Evaluering En krise, eller noe som kunne ha blitt en krise, er en viktig kilde til ny lærdom, mulighet for utvikling av

risikoerkjennelse og risikoforståelse. Beredskapsledelsen tar initiativ til et evalueringsmøte, og det skrives

en evalueringsrapport etter hendelsen.

I den grad nære samarbeidspartnere eller redningsetatene var involvert i krisehåndteringen, bør

beredskapsledelsen vurdere å invitere disse til evalueringsmøtet.

Del gjerne møtet i to – en intern del, og en del med eksterne.

Noen stikkord for spørsmål ved en evaluering:

Hvordan ble oppgavene løst?

Hadde man riktig prioritering?

Hvordan ble håndteringen ledet?

Klarte man å ta strategiske beslutninger?

Var beslutningene tydelige og hensiktsmessige?

10

Var det en klar ansvars- og rollefordeling i beredskapsledelsen?

I hvilken grad greide man å være framtidsrettet på utvikling av hendelsen?

Ble beredskapsplanen fulgt? Hvis nei, hvorfor ikke?

Utløser denne evalueringen behov for endringer i beredskapsplanen eller endringer i opplæringen?

Hva er forbedringspunktene?

Er det behov for ytterligere granskning?

Planverket revideres etter behov og i tråd med funn fra evalueringen.

Evalueringen dokumenteres i en skriftlig rapport. Den sammenfatter hendelsen og NHHs håndtering og

funn i evalueringen. Beredskapsleder er ansvarlig for at rapportering gjennomføres. Innholdet i rapporten

skal formidles internt og til de eksterne som har vært berørt og involvert. Evalueringsrapporten legges fram

for styret. I tillegg bør NHH som hovedregel videreformidle lærdom av hendelsen til

Kunnskapsdepartementet og Universitets- og høgskolerådet (UHR).

11

2. VEDLEGG

Vedlegg 1. Rollebaserte tiltakskort

Det er utarbeidet tiltakskort for de mest sentrale rollene i beredskapsorganisasjonen. Dette er generiske

tiltakskort, dvs. at de er situasjonsuavhengige og skal benyttes i enhver uønsket hendelse der

beredskapsplanen blir iverksatt, jf. dimensjonerende hendelser fra ROS 2014.

Tiltakskortene er tenkt brukt i den første innledende fasen (ca. 1-5 timer) for håndtering av en uønsket

hendelse. Dette for at beredskapsledelsen skal komme raskt i gang med håndtering av situasjonen og være i

forkant.

Uavhengig av hvilken type hendelse som inntreffer, vil det oftest være hektisk i akutt fase,

deretter vil hendelsens utvikling og egendynamikk variere etter type hendelse og bidra til å

bestemme hvilke fokus og oppgaver som må håndteres fortløpende. Samtidig vil

beredskapsledelsen da ha fått dannet seg et mer helhetlig situasjonsbilde og avholdt sitt første

møte.

Det er utarbeidet tiltakskort for følgende roller i beredskapsledelsen

Beredskapsleder

HR-sjef

Studiesjef

Kommunikasjonssjef

Leder for Seksjon for eiendomsforvaltning

Leder for Seksjon for IT (under utarbeidelse)

Loggfører

12

Tiltakskort for beredskapsleder Generell informasjon

Stedfortreder 1. Elise Kongsvik 2. Jorun Gunnerud

Rapportering Rektor, styret på NHH, Kunnskapsdepartementet

Utstyr/teknikk Egen bærbar pc med strømkabel, evt. ekstra batteri samt mobil nett-tilgang. Egen

mobil med lader og evt. ekstra batteri.

Fokus Beredskapsleder eller dens stedfortreder setter stab (erklærer krise).

Leder krisehåndteringen ved NHH.

Etablere kontakt med involvert institutt- og avdelingsledere.

Sørge for at oppgavefordelingen mellom beredskapsledelsen og institutt er avklart

og forstått.

Utført Merknad

Varsling Motta varsel om hendelse.

Situasjonsforståelse Etablere situasjonsbilde.

I dialog med involvert avdelings- og

instituttledere, vurdere om omfanget av

hendelsen kan håndteres lokalt av avdeling /

instituttets ressurser, eller om

beredskapsplanen for NHH skal iverksettes.

Iverksette beredskapsplan

og varsle og mobilisere:

Rektor, beredskapsledelsen, stedfortreder for

beredskapsleder, berørte avdelings- og

instituttledere, eventuelt andre interne

ressurser varsles.

Jf. varslingsliste for beredskapsledelsen.

Logg Dokumentere beslutninger/tiltak inntil sentral

loggføring er etablert

Ekstern varsling og

mobilisering

KD varsles når beredskapsplan blir iverksatt.

Arbeidstilsynet (ved alvorlig personskade).

Vurdere varsling til Bergen kommune/bydel,

SiB, UiB, Høgskolen i Bergen ved behov

Lede Første møte Etablere felles situasjonsforståelse, inkl.

omfang, og

Vurdere potensialet i hendelsen

Identifisere fokusområder og oppgaver basert

på situasjonsforståelse.

Se til at hendelsen blir håndtert i henhold til

besluttede tiltak og etablerte rutiner og

prosedyrer ved NHH.

Jf. Tavle for Første møte.

Statusmøter Status situasjon; hendelse, konsekvenser, hva

er gjort?

Oppdatere status på besluttede tiltak.

Vurdere behov for nye tiltak.

Godkjenne informasjon som kan frigis

(informasjon som er NHHs egen informasjon).

Vurdere behov for rullering av personell.

Avtale tidspunkt for neste møte.

13

Jf. tavle for situasjonsplott.

Kommunikasjonsstrategi Etablere omforent kommunikasjonsstrategi og

– budskap sammen med kommunikasjonssjef

Store ulykker på

studiestedet, NHHs

lokaler i Bergen, der

nødetatene er involvert

Kontakt politiets ledelse (politistasjonen) og

avtal eventuell utveksling av liaison.

Vurder og avklar om det skal sendes en

representant til skadestedet. Avtal frekvens på

rapportering hvis du velger å gjøre dette.

Varsle og mobilisere driftsleder. Driftsleder

møter nødetatene i arbeidstiden.

Vurdere å etablere kontakt med kommunen.

Ved hendelser i Norge

(utenfor studiestedet)

Kontakt stedlig politidistrikt, og avtal hvordan

informasjon skal utveksles.

Vurder å sende en representant fra ledelsen til

stedet.

Vurder om det er behov for andre former for

støtte til de som er på stedet.

Vurdere å etablere kontakt med kommunen

Ved ulykker i utlandet Varsle UD. UD kan bistå med råd og

veiledning, herunder kontakt med ambassader

/ konsulater og eventuelt Sjømannskirken.

Opprette kontakt med leder for berørt

avdeling/ institutt og vurder om

vedkommende skal tiltre beredskapsledelsen

for videre håndtering.

Forsikre deg om at norsk politi er varslet hvis

utenlandsk politi er involvert i saken, slik at

de kan ta kontakt/følge opp.

Opprett kontakt med eventuelt berørt

utenlandsk lærersted.

Mottakssenter Vurdere behovet for å etablere mottakssenter,

pårørendetelefon, eller senter for pårørende, i

samråd med politiet

Normalisering Lage plan for overgang til normal drift

Se til at det blir varslet om normalisering og

demobilisering

Evaluering Sørge for evaluering av håndteringen.

Følge opp funn og resultater fra evalueringen

og vurdere behov for å etablere nye rutiner og

prosedyrer eller behov for oppdatering av

ROS-analyse og beredskapsplan

14

Tiltakskort for HR-sjef Generell informasjon

Stedfortredere 1. Marianne Stople 2.

Rapportering Rapporterer til beredskapsleder



Tilgang til personaladministrativt system.

Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering.

Bistå institutt- eller avdelingsledere etter behov i situasjoner som håndteres lokalt

uten å involvere beredskapsledelse.

Utført Merknad

Varsling Hvis du er den første som mottar varsel om

hendelsen (ikke mulig å få tak i

beredskapsleder), kontakt stedfortreder i

beredskapsledelsen for vurdering og avklaring

om beredskapsledelsen bør mobiliseres.

Situasjonsforståelse Skaffe mest mulig informasjon om saken ut i fra

arbeidsgivers perspektiv, og gjøre en vurdering

av saken og dens konsekvenser for ansatte, samt

ansattes rettigheter.

Fremskaffe opplysninger om evt. tidligere

håndtering av tilsvarende situasjoner, prosedyrer

og rutiner som er relevante for den aktuelle

situasjon

Vurdere behov for psykososial omsorg –

samordne med kommunens kriseteam og BHT

Skaffe oversikt over interne ressurser som kan

bidra ved mottaks-/pårørendesenter

Informere ledere, ansatte

og Hovedverneombud

Om situasjonen generelt og evt. konsekvenser

for opprettholdelse av normal tjenesteytelse ved

NHH.

Om aktuelle etiske retningslinjer og NHHs

personalpolitikk.

Om aktuelle lover og regler

Kontaktinformasjon om

pårørende

Gjøre klar kontaktinformasjon om pårørende.

Oppgi kontaktinformasjon om pårørende til

politi/sykehus ved alvorlig skade/død (ikke

kontakt pårørende selv)

Ved ulykker i utlandet UD bistår med råd og veiledning. Avklare om

ambassade/konsulat og eventuelt

Sjømannskirken er varslet.

Involvere avdeling eller institutt der den ansatte

har sitt virke.

Personalsaker hvor

politiet er involvert

Oppfølging mot politiet.

Avklare/etablere forholdet til evt. den ansattes

advokat, annen profesjonell hjelp.

Rulleringsplan Om krisen trekker ut i tid, sørge for at det blir

satt opp en rulleringsplan for bemanning av

beredskapsledelsen og ressursgrupper

15

Logg Føre egen logg som dokumenterer egne

beslutninger/tiltak.

Normalisering Bistå instituttledere og beredskapsleder ved

behov og bidra til en god avslutning av

situasjonen.

Vurdere behov for omlegginger, tilpasninger,

tilrettelegging og/eller psykososial omsorg.

Sørge for at ressurser blir stilt til disposisjon for

hjelp/oppfølging av ansatte.

Se retningslinjer for psykososial omsorg

Evaluering Delta på evalueringsmøter

16

Tiltakskort for studiesjef Generell informasjon

Stedfortredere 1. Kjetil Sudmann Larssen 2. Heidi Marikken Sund

Rapportering Rapporterer til beredskapsleder



Tilgang til personopplysninger om studentene, eventuelt vha. FS og itslearning

Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering.

Utført Merknad





om beredskapsledelsen bør mobiliseres


høyskolens perspektiv, og gjøre en vurdering av

saken og dens konsekvenser for studenter og

deres rettigheter




situasjon

Informere eksterne SIB (studentprest, psykologtjenesten eller andre

relevante personer)

Kontaktinformasjon om

pårørende

(studenter)

Gjøre klar kontaktinformasjon om pårørende.

Evt. oppgi kontaktinformasjon om pårørende til

politi/sykehus ved alvorlig skade/død (ikke

kontakt pårørende selv).

Ved ulykker i utlandet

(studenter)

UD bistår med råd og veiledning. Avklare om

ambassade/konsulat og eventuelt

Sjømannskirken er varslet.

Involvere avdeling eller institutt der den ansatte

har sitt virke.

Jf. egen rutine for utenlandsopphold mv

Assistere politiet Bidra til å tilrettelegge for politiets vider arbeid -

når dette etterspørres



Normalisering Bistå institutt- og avdelingsledere og

beredskapsleder ved behov og bidra til en god

avslutning av situasjonen.


tilrettelegging og/eller psykososial omsorg.

Sørge for at ressurser blir stilt til disposisjon for

hjelp/oppfølging til studenter

Jf. retningslinjer for psykososial omsorg


17

Tiltakskort for kommunikasjonssjef Generell informasjon

Stedfortreder 1. Hallvard Lyssand 2. Astri Inga Kamsvåg

Rapportering Rapportering til beredskapsleder



Tilgang til å oppdatere intranett og nhh.no.

Tilgang til Facebook, Twitter, Instagram, medieovervåkning etc.

Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering

Utført Merknad







høyskolens perspektiv, og gjøre en vurdering av

saken og dens konsekvenser for kommunikasjon

internt og eksternt




situasjon

Kommunikasjonsavdelin

gen

Informer eller mobiliser egen stab så raskt dette

er mulig/hensiktsmessig.

Fordel arbeidsoppgaver til

Kommunikasjonsavdelingen. Følgende

sjekkpunkter kan benyttes:

- Sosiale medier (overvåking og

tekstproduksjon)

- Innhenting av faktainformasjon som er

aktuelt for hendelsen

- Tekstproduksjon og – distribusjon på

studentsider og sider for ansatte

- Bilder / grafikk

Kommunikasjons-

strategi

Iverksette kommunikasjonsstrategi for kriser

sammen med beredskapsleder. Jf vedlegg 8.

Første budskap Forberede første budskap og avklar dette med

beredskapsleder.

Avklar med beredskapsleder hvilken

informasjon fra NHH som kan frigis.

18

Mottak av

mediehenvendelser og

oppfølging av disse

Er det behov for å være tilstede fra

Kommunikasjonsavdelingen på skadestedet?

Hva er i så fall oppgavene?

Innhente informasjon om pågang fra

publikum/pårørende og andre på

førstelinjetjeneste/sentralbord.

Behov for pressemelding/presse-brief?

Kommunikasjon med

politiet

Ved situasjoner der politiet er involvert, ta

kontakt med politiet for å avklare hvilken

informasjon som kan gis.

Be politiet om telefonnummer for henvendelser

fra pårørende. Send denne informasjonen videre

til førstelinjetjenesten (resepsjon, sentralbord,),

til studieadministrativ avdeling og HR



All kontakt med media skal loggføres

Normalisering Bistå med utforming av budskap for

normalisering av hendelsen.

Se til at budskapet inneholder informasjon om

evaluering og videre oppfølging

Evaluering Bistå når situasjonen er avklart med å

oppsummere hendelsen og gi informasjon

internt.

Delta på evalueringsmøte

Lede evaluering i Kommunikasjonsavdelingen

og etterse at forbedringstiltak blir fulgt opp.

19

Tiltakskort for leder for seksjon for eiendomsforvaltning Generell informasjon

Stedfortreder 1. Peter Hammer 2.




Tekniske tegninger over bygningsmassen, uteområder osv.

Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering

Utført Merknad






Situasjonsforståelse Skaffe mest mulig informasjon om saken ut i

fra høyskolens perspektiv, og gjøre en

vurdering av saken og dens konsekvenser for

ansatte, studenter og bygningsmessige

konsekvenser


håndtering av tilsvarende situasjoner,

prosedyrer og rutiner som er relevante for den

aktuelle situasjon

Bygningsmessige

forhold

Bistå med detaljinformasjon om bygg,

uteområder, tekniske installasjoner osv.

Mobilisere teknisk stab Driftsleder kontaktes og informeres om

situasjonen. Vurdere om andre skal varsles

Jf. varslingslisten



Normalisering Bistå institutt- og avdelingsledere og

beredskapsleder ved behov og bidra til en god

avslutning av situasjonen.


tilrettelegging.


20

Tiltakskort for loggfører Generell informasjon

Stedfortreder 1.




Muligheter for å benytte storskjerm/lerret.

Viktig informasjon Loggfører og dokumenterer innrapportert informasjon fra statusmøtene og holder tak

i de store linjene sammen med beredskapsleder.

Utført Merknad






Utstyr Koble PC opp på storskjerm/prosjektor.

Finne fram relevante tavler

Statusmøter I forkant av statusmøter:

- Gå gjennom loggen siden sist møte.

- Dann deg et bilde av status for hendelsen

slik at du kan gi en kortfattet oppsummering

som brief til beredskapsleder før

statusmøtet.

Sørg for at beslutninger blir loggført og bidra til

at statusmøter dekker: Status; hendelse,

konsekvenser, hva er gjort/hva har skjedd siden

forrige møte?

Bidra til at ulike aspekter av hendelsen blir

ivaretatt, f.eks.: Skade eller dødsfall, miljø,

materiell skade, omdømme.

Loggføre tidspunkt for neste møte

Loggføring Se til at alle beslutninger med relevans for

håndtering av hendelsen blir loggført.

Loggføre status på besluttede tiltak.

Loggføre nye besluttede tiltak.

Legg loggen ut på felles skriveområde med

tilgang for involverte i beredskapsledelsen.

Sende kopi av loggen til avtalt kontaktpunkt i

Kommunikasjonsavdelingen og andre (etter

nærmere avtale) etter hvert statusmøte.

21

Rapport Skrive statusrapport (eksempelvis til KD) i

samarbeid med beredskapsleder:

- Et kvalitetssikret situasjonsbilde på et gitt

tidspunkt i hendelsesforløpet.

Hvor ofte kvalitetssikret rapport skal leveres,

vil kunne være behovs- og situasjonsavhengig.

Rapport sendes til styret og evt.

Kunnskapsdepartementet på forespørsel.

Rapport bør også sendes øvrige involverte

parter som del av en gjensidig

informasjonsutveksling.

Statusrapportens innhold kan være: Hva har

skjedd? Statusoppdatering siden sist (hentes fra

situasjonsplottet underveis). Hvilke tiltak er

iverksatt? Hvilke medie- og

kommunikasjonstiltak er iverksatt? Planlagte,

men ikke iverksatte tiltak? Hvilken

utviklingsretning av hendelsen ser/vurderer

beredskapsledelse?

Rapport skrives blant annet på bakgrunn av

opplysninger hentet fra:

- Logg (for beredskapsledelsen)

- Statusmøter i beredskapsledelsen

- Informasjon fra samarbeidspartnere (Bergen

kommune/bydel, nødetatene, andre

relevante aktører involvert i hendelsen)

- Kommunikasjonsavdelingen

Evaluering Bidra i evalueringen og delta på

evalueringsmøte

Loggen må arkiveres i saksbehandlingssystemet

22

Vedlegg 2. Tavle for Førstemøte

23

Vedlegg 3: Logg Dato og

Klokkeslett

Tiltak Utført Informasjon/avgjørelser/utførte oppgaver

Meldinger og beskjeder som blir gitt, bør i størst mulig grad nedtegnes og loggføres.

24

Vedlegg 4: Situasjonsplott

25

Vedlegg 5: Tavle for fokusområder

26

Vedlegg 6. Intern varslingsliste

Beredskapsledelse

Navn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse hjem

Rektor Øystein

Thøgersen

Beredskaps-

leder

55 95 95 46 93 02 36 64

55 91 15 78 Kvernslåttvegen 28,

5237 Rådal

Leder - seksjon for

eiendomsforvalting

Atle Askeland

Eiendom og

drift

55 95 98 86 977 65 006 55 24 87 21 Langarinden 217,

5132 NYBORG

Leder for

HR-avdelingen

Elise Kongsvik (fung)

Personell

(ansatte)

55 95 94 76 934 13 788

Birkelundsbakken 3B

5231 PARADIS

Leder for

studieadministrativ

avdeling

Jorun Gunnerud

Personell

(studenter)

55 95 99 84 952 82 803 Wolffsg. 18

5006 BERGEN

Leder for

kommunikasjons-

avdelingen

Kristin Risvand Mo

Informasjon 55 95 96 61 915 99 661 56 14 78 77 Florvågbakken 74

5305 FLORVÅG

Leder for Seksjon for

IT Thor-Inge Næsset

IT 55 95 96 98 900 80 201 Nattlandsfjellet 74B,

5098 Bergen

Leder – seksjon for

arkiv

Signe P. Morvik

Loggfører 55 95 94 77 997 15 049 Farbotslia 11

5124 MORVIK

Rektorat

Navn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse hjem

Øystein Thøgersen Rektor 55 95 95 46 93 02 36 64

55 91 15 78 Kvernslåttvegen 28,

5237 Rådal

Linda Nøstbakken Prorektor 55 95 91 34 98 62 28 35

Nyhavn 8B, 5042

Bergen

Gunnar E.

Christensen

Prorektor 55 95 92 41 40 22 30 26 55 34 30 26 Lyngbøkollen 81,

5164 Laksevåg

Brann 110

Politi 112

Ambulanse 113

NHH sin vakttelefon: 55 95 98 88

27

Helge Thorbjørnsen Prorektor 55 95 95 35 99 58 14 55 466 50 466 Nubbebakken 18 B,

5022 Bergen

Therese Sverdrup Prorektor 55 95 96 10 932 01 437 Nordre Vardhaugen

5B, 5253 Sandsli

Stedfortredere

Navn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse heim

Leder for

HR-avdelingen

Elise Kongsvik

Personell

(ansatte)

55 95 94 76 934 13 788

Birkelundsbakken

3B

5231 PARADIS

Leder for

studieadministrativ

avdeling

Jorun Gunnerud

Personell

(studenter)

55 95 99 84 952 82 803 Wolffsg. 18

5006 BERGEN

Driftstekniker

Peter Hammer

Eiendom og

drift

977 65 007 Traudalsgrend 12

5145

FYLLINGSDALEN

Seniorkonsulent ved

HR-avdelingen

Marianne Stople

Personell

(ansatte)

55 95 93 89 959 21 599 Hjertåsvegen 50

5918 FREKHAUG


opptak

Heidi Marikken

Sund

Personell

(studenter)

55 95 98 49 92 48 69 90

Trollien 42,

5101

EIDSVÅGNESET


utredning og

kvalitetssikring

Kjetil Sudmann

Larssen

Personell

(studenter)

55 95 97 15 986 79 683 Harald Skjoldsvei 10

5236 RÅDAL

Mediekontakt

Hallvard Lyssand

Informasjon 55 95 97 32 986 81 019

Øyjordsåsen 34,

5038 BERGEN

Komm.rådgiver

Astri Kamsvåg

Informasjon 55 95 98 31 Granveien 7

5067 BERGEN

Overingeniør Jan

Vidar Håtuft

IT 55 95 94 23 917 44 295 Oppetveiten 74, 5262

Arnatveit

Førstekonsulent i

ledelsessekretariatet

Torunn Fantoft

Sekretær 55 95 92 33 952 83 923 55 12 12 15 Bråtet 309,

5154 BØNES

28

Kontaktinformasjon institutt

Institutt Navn Telefon Mobil Privat

Institutt for finans (FIN) Jøril Mæland

Karin S. Thorburn

Olga Pushkash

55 95 93 13

55 95 92 83

55 95 96 29

401 00 046

410 69 766

Institutt for

foretaksøkonomi (FOR)

Frode Sættem

Trond E. Olsen

Kristin R. Teigland

55 95 92 72

55 95 99 76

55 95 94 31

909 14 809

908 54 056

900 49 733

55 10 46 83

Institutt for fagspråk og

interkulturell

kommunikasjon (FSK)

Anne Kari Bjørge

Beate Sandvei

Maja Dame

55 95 93 31

55 95 93 27

55 95 98 25

406 24 937

41223775

99 22 88 31

55 23 38 56

Institutt for regnskap,

revisjon og rettsvitenskap

(RRR)

Trond Bjørnenak

Lars Jacob Tynes Pedersen

Maren Dale-Raknes

55 95 93 17

55 95 94 27

55 95 96 76

916 93 411

Institutt for

samfunnsøkonomi (SAM)

Siri Pettersen Strandenes

Alexander Cappelen

Vibecke Iden (Fungerende)

55 95 92 54

55 95 95 77

55 95 92 77

992 38 006

936 30 179

952 10 518

936 30 179

932 26 328

Institutt for strategi og

ledelse (SOL)

Paul Gooderham

Herbjørn Nysveen

Paal Fennell

55 95 96 96

55 95 95 37

55 95 97 05

909 34 942

410 43 103

913 58 757

55 28 77 37

913 58 757

Kontaktinformasjon for den administrative ledergruppen ellers

Navn Avdeling Telefon Mobil Privat

Birthe Kåfjord Lange NHH Executive 55 95 97 24

Linda Rud Forskingsadministrativ

avdeling

55 95 94 94 906 76 842 55 39 93 05

Klas Rønning Avdeling for styring, økonomi

og drift

55 95 93 96 916 23 790 55 12 05 44

NHHS (studentorganisasjonen) 2015

Navn Avdeling e-post Mobil

Vakthavende 24t 451 86 050

Mats Erik Wøien Leder [email protected] 932 12 786

Andreas Haugsbø Økonomiansvarlig [email protected] 932 12 764

Joachim Aae Informasjonsansvarlig [email protected] 982 69 000

Karoline S. Kongshaug Eksternansvarlig [email protected] 932 12 754

August Aase Boge Internansvarlig [email protected] 932 12 781

Frid Helèn Hop Fagpolitisk ansvarlig [email protected] 932 12 717

Mari Larsen Sæther Prosjektansvarlig [email protected] 451 36 070

Christian Ziesler Markedsansvarlig [email protected] 932 12 731

Ola Flytøren Leder av Vaktkorpset [email protected] 915 42 060

Unni Egesund Organisasjonssekretær [email protected] 55 95 92 10

29

Vedlegg 7. Ekstern varslingsliste ved kriser

Institusjon/bedrift Funksjon Telefon Mobil

Brannvesenet Brann, akutt nødnr. 110

Brannvesen avd. Bergen Sentralbord 53 03 00 00

Politi Politi, akutt nødnr. 112

Hordaland politidistrikt Døgnåpen politivakt 55 55 63 00

Nærmeste politidistrikt Finn nærmeste politidistrikt 02800

Helsevesen Medisinsk nødhjelp 113

Legevakt avd. Bergen AMK-sentral, alternativt nødnr 55 32 33 20

Legevakt avd. Bergen Døgnåpen akutthjelp 05 55 56

Sandviken Sykehus

Helse Bergen HF

Døgnbemannet sentralbord 55 95 84 00

Haukeland Universitetsykehus Sentralbord 05300

SIB Administrerende direktør

Per Kristian Knutsen

55 54 51 09 415 70 520

Assisterende direktør

Per Kristian Knutsen (midl.)

55 54 52 42 415 70 520

SiB-ansvarlig for oppfølging

av studenter i krise

Direktør for studenthelse og

veiledning Hege Råkil

55 54 51 42 959 93 233

SiB Lehmkuhlhallen Sentralbord

Idrettssjef Bård Johansen

Driftsleder SiB: Olav

Handeland

55 95 66 70

55 54 51 32

55 95 66 77

913 17 526

991 65 147

SiB Bolig Sentralbord

Adm. dir. Per Kristian Knutsen

55 27 60 00

415 70 520

SiB Barnehager Sentralbord

Barnehagesjef Rune Fitje

55 54 50 00

55 54 51 56

952 21 096

SiB Hatleberg studentbosted Vaktmester

Petter Wiik

915 91 051

Studentprest Oppfølging

studenter/pårørende

Marie Grindheim

Inge Høyland

55 58 47 14

55 58 94 45

976 04 558

415 63 972

Rengjøring ISS Sentralbord

Renate Bårtvedt Haugland

55 94 25 00

400 11 335

Statsbygg (eier av nybygget) Hovedkontor, Oslo

Administrerende direktør

Harald Vaagaasar Nikolaisen

815 55 045

913 70 521

Bergen kommune 24t vaktsentral 55 29 11 10 / 55 56

78 15

Bergen kommune Kriseteam / Livskrisehjelpen

ved Bergen Legevakt

94501498/94500788 55 56 87 54

Bergen kommune Tolketjenesten 55567905, utenom

arb.tid: 55 56 78 15

Helsevernetaten Sentralbord 55 56 52 00

Utenriksdepartementet Sentralbord 22 24 36 00

Kunnskapsdepartementet Sentralbord, Universitets- og

høyskoleavdelingen

22 24 90 90

30

Kunnskapsdepartementet Ekspedisjonssjef

Toril Johansson

22 24 77 00

Sjømannskirken 24t beredskapstelefon 951 19 181

Sjømannskirken Hovedkontor 55 55 22 55

Hovedredningssentral

Sør-Norge

Alarm

Aksjoner/spørsmål

51 51 70 00 51 64

60 00

Giftinformasjonssentralen Info v/akutt forgifting 22 59 13 00

Miljødirektoratet Akutt forurensing: 110 03400

Berg-Hansen NHHs reisebyrå 08050

31

Vedlegg 8: Oppgavene til vakttelefonen ved NHH

NHHs vakttelefon (55 95 98 88)

Vakttelefonen for beredskap på NHH er betjent hverdager kl. 07:00 – 22:00, lørdag 07:00 – 16:00 og

søndag 10:00 – 13:00. Utenom disse tider må man kontakte nødetatene ved akutt hendelse. Vakttelefonen

skal varsles ved brann, ulykker og alvorlige hendelser.

Varsling

Ved uønskede hendelser på NHH rapporteres det umiddelbart til vakttelefonen

om nødetatene er varslet

om hendelsen har medført tap av menneskeliv eller alvorlig skade på mennesker

om hendelsen har medført større skader på bygg eller materielle verdier på NHH

om hendelsen som har potensiale til å eskalere slik at det kan medføre tap av menneskeliv, alvorlig

skade på mennesker eller større skader på bygg eller materielle verdier på NHH

Alvorlige hendelser varsles først til nødetatene, deretter til NHHs vakttelefon

Varslingsmodell

Henvendelser til vakttelefonen

Ved henvendelser til vakttelefonen skal vakthavende varsle nødetatene dersom hendelsen krever dette og

nødetatene ikke allerede er varslet.

Dersom nødetatene varsles, skal vakthavende varsle internt i denne rekkefølgen:

Beredskapsleder

Sentralbord/resepsjon

Driftsleder

32

Vakthavende har ansvar for situasjonen inntil politiet, helsevesen eller brannvesen har overtatt ansvaret.

Dersom hendelsen skjer utenom ordinær arbeidstid, må vakthavende umiddelbart reise til NHH for å

ivareta dette ansvaret.

Ved mindre alvorlige hendelser, der nødetatene ikke varsles, skal hendelsen håndteres i tråd med

driftsrutiner for HMS.

Loggføring

Alle henvendelser til vakttelefonen skal loggføres. Loggføring vil gi grunnlag for å følge opp at uønskede

hendelser rapporteres av rett instans.

Rapportering av hendelser

Beredskapsleder har ansvar for å rapportere dimensjonerende hendelser i kriseberedskapssystemet.

Den enkelte leder eller driftsavdelingen har ansvaret for å rapportere mindre alvorlige hendelser i HMS

systemet.

33

Vedlegg 9. Oppgavene til sentralbordet/resepsjonen

Dersom sentralbordet/resepsjon som første instans får melding om en krisesituasjon, skal sentralbordet

straks varsle videre:

1. Ved en akutt situasjon som krever aksjon fra brannvesen, politi eller ambulanse, skal sentralbordet

straks varsle disse på det aktuelle nødnummeret:

2. Så snart nødnummeret er ringt, skal sentralbordet/resepsjonen varsle

Sentralbordet/resepsjonen skal varsles dersom NHH iverksetter kriseberedskapsplanen.

Det er politiet som oppretter og bemanner pårørende telefon.

I en krisesituasjon skal sentralbordet/resepsjon ekspedere henvendelser slik:

Type henvendelser Skal ekspederes til Telefonnummer Henvendelser fra offentlige myndigheter eller fra

NHH-ansatte som er involverte i aksjonen Beredskapsledelsen 55 95 90 01

Henvendelser fra pårørende til studenter eller ansatte

som en trur er omfatta eller ramme av krisesituasjonen

Pårørendetelefonen Blir satt opp av politiet

Henvendelser fra media Kriseinformasjonsstab 55 95 9002

Ved usikkerhet om hvem som ringer Kriseinformasjonsstab 55 95 9002

Brann 110

Politi 112

Ambulanse 113


34

Vedlegg 10. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant ansatte, studentar og

gjester

Beredskapsledelsen er ansvarlig for å vurdere disse aktivitetene:

Innledende fase

Koordinere innsats med politi/redningstjeneste, helsevesen og andre sentrale instanser (se telefon-

/varslingsliste)

Bemanne sentralbordet utenom kontortid

Kalle inn ressurspersoner på avdelingsnivå (se telefon-/vaktlister på avdelingsnivå)

Skaffe personopplysninger (kontakt med politi, personopplysninger fra personalarkiv, FS og

NHHS)

Koordinere intern informasjonsflyt (varsle rammede avdelingsledere/kollegaer)

Varsle Arbeidstilsynet

Peke ut kontaktperson for pårørende. Kontakt med pårørende skal alltid avklares med politiet

(pårørendetelefon, pårørendesenter, transport, husvære m.m.)

Ha kontakt med ekstern krisehjelp (se telefonliste over eksterne samarbeidspartnere)

Studentrelatert:

- Haukeland Universitetssykehus

- Legevakt: Livskrisehjelpen

- Legevakt: Mottakssenter for seksuelle overgrep

- Studentprest

- SiB: Leder for velferdsdivisjonen

Ansattrelatert:

- Haukeland Universitetssykehus

- Legevakt

- Prest

- Krisepsykolog

Klargjøring av rom og fasiliteter for presse, pårørende, politi/redningsteneste

Heising av flagg på halv stang ved dødsulykker

Oppfølgingsfase

Generelt

Fortsatt ha kontakt med helsevesenet

Ha kontakt med SiB − velferdsdivisjonen (ressurser: prest, psykolog, lege, sosionom,

bostedsformidler)

Organisere en samling for de som har vært særlig involverte i organisering, informasjon og

omsorgsarbeid

Følge opp ansatte og studenter for å arbeide med sorgreaksjoner

Ved dødsfall (ansatte, studenter og gjester)

Minnestund, eventuelt i samråd med pårørende

Minnebord (kontakt Studieadministrativ avdeling)

Stille minutt

Avlyse forelesinger/arrangement

Informasjon til Paraplyen

Heise flagg på halv stang ved bisettelser

35

Kondolansetelegram, -kort og -blomster til pårørende

Krans til bisettelse

Representere i gravferd, blomster til gravferden, kondolansebrev

Invitere de pårørende til ulykkesstedet og til å se arbeids-/studiemiljøet til den omkomne

Følge opp de pårørende når det gjelder forsikring o.l.

Ajourføre aktuelle personalregister, FS og adresselister

Ta hånd om elektronisk lagret informasjon

Tillegg ved ulykker/dødsfall blant de ansatte eller blant studentene i utlandet

Kontakt med ambassaden/konsulatet i utlandet

Kontakt med UD

Kontakt med Sjømannskirken (sentralt i Norge)

Tillegg ved ulykker/dødsfall blant utenlandske studenter

Kontakt med ambassaden/konsulatet i Norge

Kontakt med UD

Tolketjeneste

Prest/religiøs leder

36

Vedlegg 11. Beredskap ved ekskursjoner

Generelle føresegner

Beredskapsansvarlig/HMS-ansvarlig ved NHH ([email protected]) skal varsles om planlagte

ekskursjoner/gruppereiser så snart dato er fastlagt. I tillegg skal beredskapsansvarlig/HMS-

ansvarlig, studiesjef og Kjernestyret (NHHS), så tidlig som mulig få tilsendt:

navn på ekskursjonen

navn og mobilnummer til reiseledere og ev. daghavande

avreise – og framkomsttid til Bergen

deltakerliste med navn og mobilnummer, samt telefonnummer til minst én pårørende

navn og mobilnummer til reiseleder(e), samt telefonnummer til minst én pårørende

kontaktinformasjon til ev. turoperatør

adresse og telefonnummer til hotell/overnattingssted

reiserute dersom deltakerene reiser samlet

Når to reiseledere deltar på ekskursjonen, må ansvarsfordelingen mellom de to avklares i god tid

og begge må, med tanke på en krisesituasjon, ha tilgang til all reiseinformasjon og nyttige

telefonnummer for det aktuelle stedet.

Når bare en reiseleder deltar, må det før avreise bli oppnevnt en ansvarlig blant studentene som

overtar ledelsen, dersom det skulle skje noe med leder. Vedkommende må få tilgang til samme

informasjon som reiseleder har (listen over) samt viktige telefonnummer på destinasjonen:

telefonnummer til lege på det aktuelle stedet

telefonnummer til politi på det aktuelle stadet

telefonnummer til den nærmeste norske ambassaden

telefonnummer til NHHS og NHHs beredskapsledelse

Reiser i regi av NHHS Under alle studentekskursjoner i regi av NHHS skal det vere oppnevnt en reiseleder, som øverste

ansvarlige for gruppen. Reiseleder er gruppens kontaktperson mot NHH og NHHS.

For større ekskursjoner med mer enn 20 personer, skal det i tillegg utnevnes en daghavende for

hver dag ekskursjonen foregår. Ved over 40 deltakarer skal det også utnevnes en assisterande

daghavende. Daghavende er ansvarlig på stedet og har siste ordet, dersom det oppstår en kritisk

situasjon. Daghavende og assisterende skal ikke benytte rusmidler på vakt.

Ledelsen i NHHS skal orienteres så snart situasjonen tillater det. NHHS orienterer NHHs

beredskapsleder (administrerende direktør) som følger saken opp i Norge.

mailto:[email protected]

37

Vedlegg 12: Beredskap ved store arrangement/konferanser

1. Varsling/kommunikasjon:

Før arrangementet: Når dato for konferansen er klar, må konferansen meldes inn til beredskapsledelsen

ved NHH. Dette gjerast på e-post til [email protected].

Under arrangementet: Alle uønskede hendelser skal varsles til vakttelefonen ved NHH når den akutte

situasjon er under kontroll, jf. NHHs beredskapsplan, Intern varslingsliste, vedlegg 6.

2. Uønskede hendelser; forebygging og tiltak

Ved større konferanser/arrangement vil en ROS-analyse gi følgende risiko:

Risiko Forebygging Tiltak

Brann/brannalarm (stor

risiko/middels

konsekvens)

Identifisere brannrisiko ved

arrangementet

Gå tilsynsrunder

Ha gul vest tilgjengelig for arrangør

Informere deltakare om

evakueringsprosedyrer

Sette i verk evakuering i

henhold til prosedyrer.

Ved særlig kaldt vær/langvarig

evakuering må midlertidige

lokaler innendørs tas i bruk i

Lehmkuhlhallen.

Akutt sykdom/dødsfall

(middels risiko/middels

til stor konsekvens)

Kartlegge førstehjelpsutstyr og

kompetanse i førstehjelp/hjertestarter

under arrangementet.

Gjøre alle i arrangørstaben kjent med

innholdet i NHHs

beredskaps/førstehjelpsfolder og

varslingsrutiner.

Ambulanse skal alltid varsles

først på tlf. 113.

Deretter sette i verk nødvendig

førstehjelp.

Uønskede personer

(liten risiko/middels

konsekvens)

Arrangør bør på forhånd drøfte

muligheter for at uønskede personer kan

være til stede. Uønskede personer kan

utgjøre en risiko for forstyrring i

arrangementet, tyveri og truende adferd.

Andre tiltak:

1) Utpeke en ansvarshavande vakt for

arrangementet

Dersom det er uønskede

personer på arrangementet skal

disse vises bort av

arrangør/ansvarshavende vakt.

Dersom personen virker

truende eller er vanskelig å

kommunisere med, skal det

tilkalles hjelp frå NHH sin


Brann 110

Politi 112

Ambulanse 113

mailto:[email protected]

38

2) Ha oversikt/kontroll over mulighetene

til å komme til og fra arrangementet

3) Bruke konferansemerker som man kan

gjenkjenne (for eksempel deltakerskilt)

4) Foreta kontrollrunder i området

vakttelefon på 55 95 98 88.

Ved alvorlige tilfeller tilkalles

politiet på tlf. 112

Strømbrudd (middels

risiko/stor konsekvens)

Arrangør må på forhånd drøfte hvordan

arrangementet kan påvirkes av kortere

eller lengre strømbrudd. Det kan være

ulike konsekvenser avhengig av hvilken

tid på året og hvilken tid på døgnet

bruddet finner sted. Alternative lokaler

bør vurderes.

Bidra til at arrangementet kan

fortsette på best mulig måte.

Uvær/trafikkproblem

(stor risiko/middels

konsekvens)

Arrangør bør på forhånd drøfte

reserveløsninger dersom

foredragsholdere/deltakarer er forhindret

fra å møte pga. uvær eller særlige

trafikale problem.

Bidra til at arrangementet kan

fortsette på best mulig måte.

Matforgifting

(middels risiko/stor

konsekvens)

Bruke sikre leverandører av mat/drikke.

Drøfte forebygging med leverandør.

Kontakte Mattilsynet snarest

råd ved to eller flere tilfeller.

Varsle og sette i verk NHHs

beredskapsplan ved større

omfang.

39

Vedlegg 13. Utstyrsliste beredskapsrom

Beredskapsledelsen skal møte i Møterom ved direktørens kontor, 2 etasje.

Alternativt beredskapsrom: Møterommet hos Seksjon for IT, 3. etasje i Nybygget

Eksternt beredskapsrom er lesesal på Hatleberg, fra og med høsten 2016

Beredskapsgruppen tar selv med og benytter egne bærbare PCer og mobiltelefon.

Data- og telefonutstyr som skal være i beredskapsrommene:

Trådløst nettverk

En videoprosjektør/- tavle

En høyttalertelefon

Annet utstyr:

Whitebord-tavle

Flip-over-stativ med ark og tusjer

Mappe med beredskapsplaner og varslingslister*

Hullemaskin, saks og stiftemaskiner med ekstra stifter

Tapeholder med ekstra tape

En eske kulepenner

*Dersom beredskapsledelsen samles andre steder enn Kollegierommet skal mappen med

beredskapsplaner/varslingslister bringes med. Alternativt finnes tilsvarende mappe i Beredskapskoffert.

40

Vedlegg 14. Loggskjema - Telefonhenvendelser

Dato/tid Navn på innringer Hva det gjelder / tiltak

41

Vedlegg 15. Loggskjema - Beslutninger og tiltak i beredskapsarbeidet Dato/tid Ansvarlig Hva det gjeld / tiltak

42

Vedlegg 16. Revisjonsskjema

Oppdateringer, revisjon og øvelser

Dato/tid Ansvarlig Hva (øvelse, revisjon, oppdatering)

02.02.2016 Marianne Stople Oppdatert varslingsliste med nytt

Kjernestyre

02.02.2016 Marianne Stople Endret beredskapsrom fra Kollegierommet

til møterom ved direktørens kontor

13.12.2016 Marianne Stople Tilført Thor-Inge Næsset til

beredskapsledelsen, fjernet Odd Andrew

Storetvedt, tilført Elise Konsvik, fjernet

Erik Lundberg, tilført Atle Askeland

13.12.2016 Marianne Stople Oppdatert kontaktlister i tråd med

endringene over, endret adresse på

Hallvard Lyssand

10.01.2017 Marianne Stople Tilført Jan Vidar Håtuft som stedfortreder

for IT, endret kontaktinformasjon for

Insitutt for samfunnsøkonomi

16.01.2017 Marianne Stople Endret medlemmer av Kjernestyret

17.03.2017 Marianne Stople Lagt til mobilnummer til Maja Dame

(FSK), lagt til Sjømannskirkens 24t-

beredskapstelefon og telefonnummer til

NHHs reisebyrå Berg-Hansen

06.07.17 Marianne Stople Endret beredskapsleder til Øystein

Thøgersen og lagt inn nytt rektorat med

virkning fra 01.08.17

revidert: 06.07 - nhh.no · sosiale medier (twitter, facebook) sosiale medier skal brukes for å...

Documents