การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 1

แนวปฏบตทด(Good Practices) 1) ชอเรอง/แนวปฏบตทด

การจดท าหนงสอราชการ

2) หนวยงาน

งานบรหารทวไป ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ 3) หวหนางาน

นางสาวศภานน ทพสพ

4) เบอรโทรศพท/จดหมายอเลกทรอนกส VoIP : 11010

5) บทสรปผบรหาร

งานสารบรรณ เปนเรองทส าคญในการปฏบตงานในสวนราชการ ผปฏบตงานสารบรรณจะตองมความรทางดานการใชภาษาเปนอยางด โดยเฉพาะภาษาไทยเชยวชาญในงานธรการ การตดตอ โตตอบ และการประสานงานตองอาศยความ แคลวคลองวองไว และถกตองเปนส าคญ

ในการเขยนหนงสอราชการจ าเปนจะตองมเทคนคการเขยน การราง และการพมพหนงสอราชการทถกตองและปฏบตไปในทศทางเดยวกน ผเขยนจะตองมความรความเขาใจในทฤษฏและปฏบตจนเกดความช านาญ ซงการเขยนหนงสอราชการทดมประโยชน ดงน ๑. การปฏบตงานบรรลวตถประสงคและเกดผลทด ๒. สอความหมายไดถกตอง ตรงประเดน เกดความเขาใจทตรงกน

๓. ประหยดเวลาในการตความหรอตรวจสอบขอมล

๔. เปนเอกลกษณทดของหนวยงาน หนงสอราชการทดคอภาพลกษณทดของหนวยงาน แสดงถงคณภาพของผปฏบตงาน

โดยงานบรหารทวไปจงไดพดคยแลกเปลยนความรเกยวกบงานสารบรรณเพอน าไปใชในการปฏบตงานใหมประสทธภาพ ดงหวขอตอไปน

1. รปแบบหนงสอราชการภายในส านกวทยบรการฯ การจดท าหนงสอราชการภายในหนวยงาน และการจดท าหนงสอภายในมหาวทยาลย การจดท าหนงสอราชการภายนอก การจดท าหนงสอสงการ (ค าสง ประกาศ) การจดท ารายงานการประชม

2. เสนทางการเสนอหนงสอตอผบรหาร

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 2

ประวตหนวยงาน(โดยยอ)

ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศเปนสวนราชการหนงในโครงสรางของมหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภมทมฐานะเทยบเทาคณะ โดยม นายอาคม สงเคราะห ด ารงต าแหนงผอ านวยการ ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ ตงแตวนท 9 กมภาพนธ 2558 ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศไดด าเนนการตามกลยทธดานการบรหารจดการตามนโยบาย วสยทศน และพนธกจ ทไดประกาศไวอยางครบถวนและตอเนอง ท าใหมพฒนาการทสามารถตอบสนองไดตรงกบความตองการของผใชบรการ ผมสวนไดสวนเสย หรอสงคมโดยรวม และสามารถเทยบเคยงไดในระดบสากล อกทงยงเปนแหลงเรยนรทตอบสนองการเรยนการสอน การคนควาวจยและความใฝรของผใชบรการ และมการจดระบบการใชทรพยากรรวมกนในพนทจดการศกษาทง 4 ศนย ประกอบดวย ศนยนนทบร ศนยพระนครศรอยธยา หนตรา ศนยพระนครศรอยธยา วาสกร และศนยสพรรณบร โดยมโครงสรางการแบงสวนราชการส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ 3 กลมงาน ไดแก งานบรหารทวไป กลมวทยบรการ และกลมเทคโนโลยสารสนเทศ

7) กระบวนการ/วธการด าเนนการในอดต

การปฎบตงานของบคลากรในการจดท าหนงสอราชการทผานมาไมไดเครงคดตามระเบยบสารบรรณมากนก เจาหนาทปฏบตตามความเคยชน ขาดองคความรทถกตอง ท าใหหนงสอราชการมรปแบบทไมถกตองและภาษาทใชไมเหมาะสมและไมถกตองตามภาษาราชการท าใหไมมประสทธภาพมากนก

8) แนวปฏบตทด (วธการ/กระบวนการ/แนวทางการด าเนนงานทไดด าเนนการ)

1. รปแบบหนงสอราชการภายในส านกวทยบรการฯ การจดท าหนงสอราชการภายในหนวยงาน และการจดท าหนงสอภายในมหาวทยาลย การจดท าหนงสอราชการภายนอก การจดท าหนงสอสงการ (ค าสง ประกาศ) การจดท ารายงานการประชม

2. เสนทางการเสนอหนงสอตอผบรหาร ดงรายละเอยดดงน 1. การเสนอหนงสอจากกลมงาน

- เสนอผาน หวหนางาน รองผอ านวยการดานทงานสงกด และ ผอ านวยการ ตวอยางในการเขยนคอ เรยน ผอ. ผาน ฝบ. ผาน หน.บร 2. การเสนอหนงสอจากศนยพนท

- เสนอผาน หวหนาศนยพนท รองผอ านวยการดานทงานสงกด และ ผอ านวยการ ตวอยางในการเขยนคอ เรยน ผอ. ผาน ฝบ. ผาน หน.สวสห. 3. การเสนอหนงสอไปยงหนวยงานตาง ๆ

- เสนอผาน หวหนางาน หวหนางานบรหารทวไป รองผอ านวยการดานบรหาร และ ผอ านวยการ โดยใหจดท าส าเนาหนงสอออกจ านวน 2 ฉบบ (ราง พมพ ทาน)

ตวอยางในการเขยนคอ เรยน ผอ. ผาน ฝบ. ผาน หน.บร/หน.บส

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 3

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

บนทกขอความ

สวนราชการ งาน...................................... ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

โทร. ๐ ๓๕๗๐ ๙๑๐๓ ตอ ............ VOIP : ..............

ท วนท ๑ สงหาคม ๒๕๕๘

เรอง ............................................................................................................................. .......................................

เรยน ............................................................................................................................. .........................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคเหต .............................................................................................. ............................................ ............................................................................................................................. ....................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคความประสงค ............................................................. .............................................................. ............................................................................................................................. ....................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคสรป ..................................................................................... ....................................................

(.....................................................) ต าแหนง...................................................

แบบฟอรมบนทกภายในของ สวส. (เจาหนาทเปนผบนทกเสนอ)

1 Enter + Before 6 pt

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 6 pt

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 4

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

บนทกขอความ สวนราชการ มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

โทร. ...................

ท ศธ ๐๕๘๕.๑๖/ วนท กรกฎาคม ๒๕๕๘

เรอง ............................................................................................................................. .......................................

เรยน ............................................................................................................................. .........................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคเหต ............................................................................................................................. ............. ............................................................................................................................. ....................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคความประสงค ............................................................................................................. .............. ............................................................................................................................. ....................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคสรป ..................................................................................... ....................................................

(นายอาคม สงเคราะห) ผอ านวยการส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

แบบฟอรมหนงสอภายในของมหาวทยาลย

1 Enter + Before 6 pt

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

ชนความลบ (ถาม)

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 5

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 12 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

ชนความเรว (ถาม) ท ศธ ๐๕๘๕.๑๖/ ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม

๖๐ หมท ๓ ถนนสายเอเซย ต าบลหนตรา อ าเภอพระนครศรอยธยา จงหวดพระนครศรอยธยา ๑๓๐๐๐

มนาคม ๒๕๕๘

เรอง ..............................................................................................................

เรยน ..............................................................................................................

อางถง ................................................................................................... (ถาม)

สงทสงมาดวย ...................................................................................... (ถาม)

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคเหต .............................................................................................. ......................................... ............................................................................................................................. .................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคความประสงค ............................................................. .......................................................... ............................................................................................................................. .................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคสรป ..................................................................................... .................................................

ขอแสดงความนบถอ ;

(นายอาคม สงเคราะห)

ผอ านวยการส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

งาน............................................................. โทรศพท ๐ ๓๕๗๐ ๙๐๘๑ โทรสาร ๐ ๓๕๗๐ ๙๐๘๑ http://arit.rmutsb.ac.th

ชนความลบ (ถาม)

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 6

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 12 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

ชนความเรว (ถาม) ท ศธ ๐๕๘๕.๑๖/ มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม

๖๐ หมท ๓ ถนนสายเอเซย ต าบลหนตรา อ าเภอพระนครศรอยธยา จงหวดพระนครศรอยธยา ๑๓๐๐๐

มนาคม ๒๕๕๘

เรอง ..............................................................................................................

เรยน ..............................................................................................................

อางถง ................................................................................................... (ถาม)

สงทสงมาดวย ...................................................................................... (ถาม)

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคเหต ............................................................................................................................. .......... ............................................................................................................................. .................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคความประสงค ............................................................................................................. .......... ............................................................................................................................. .................................................

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ภาคสรป ..................................................................................... .................................................

ขอแสดงความนบถอ

(ผชวยศาสตราจารยไพศาล บรนทรวฒนา) อธการบดมหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม

งาน............................................................. โทรศพท ๐ ๓๕๗๐ ๙๐๘๑ โทรสาร ๐ ๓๕๗๐ ๙๐๘๑ http://arit.rmutsb.ac.th

แบบฟอรมหนงสอภายนอกของมหาวทยาลย ออกเลขทหนงสอทกองกลาง

ชนความลบ (ถาม)

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

1 Enter + Before 6 pt

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 7

1 Enter + Before 12 pt

ค าสงส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ ท / ๒๕๕๘ เรอง .....................................................................................................

________________________ (เสนทบ ยาวประมาณ 2 นว)

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) (ขอความ)………………………………………………...……………………………............................................ ………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………....…...……………………………………………………………………………………………….……..…….…………………………………………………………...…………………………………………………….…...……………………………………………………...……………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………………...………...………………………….…………………………………………………………………

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ทงน ตงแตวนท.............ใหเตมวนท เดอน พ.ศ. (ถาม)

(ระยะยอหนา 5 ซม.) สง ณ วนท มนาคม พ.ศ. ๒๕๕๘

(นายอาคม สงเคราะห)

ผอ านวยการส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

หมายเหต ๑. วงเลบชอผมอ านาจลงนาม อยกงกลางครฑ

๒. ถามขอความจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหม ไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย...(จด ๓ จด)

(แบบฟอรมค าสง สวส)

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 6 pt

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 8

1 Enter + Before 12 pt

ค าสงมหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม ท / ๒๕๕๘

เรอง .....................................................................................................

________________________ (เสนทบ ยาวประมาณ 2 นว)

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) (ขอความ)………………………………………………...……………………………............................................ ………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………....…...……………………………………………………………………………………………….……..…….…………………………………………………………...…………………………………………………….…...……………………………………………………...……………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………………...………...………………………….…………………………………………………………………

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) ทงน ตงแตวนท.............ใหเตมวนท เดอน พ.ศ. (ถาม)

(ระยะยอหนา 5 ซม.) สง ณ วนท มนาคม พ.ศ. ๒๕๕๘

(ผชวยศาสตราจารยไพศาล บรนทรวฒนา) อธการบดมหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม หมายเหต ๑. วงเลบชอผมอ านาจลงนาม อยกงกลางครฑ

๒. ถามขอความจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหม ไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย...(จด ๓ จด)

แบบฟอรมค าสงมหาวทยาลย ออกเลขทค าสงทกองกลาง

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 6 pt

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 9

ประกาศส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ เรอง .....................................................................................................

________________________ (เสนทบ ยาวประมาณ 2 นว)

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) (ขอความ)………………………………………………...……………………………............................................ ………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………....…...……………………………………………………………………………………………….……..…….…………………………………………………………...…………………………………………………….…...……………………………………………………...……………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………………...………...………………………….…………………………………………………………………

(ระยะยอหนา 5 ซม.) ประกาศ ณ วนท มนาคม พ.ศ. ๒๕๕๘

(นายอาคม สงเคราะห)

ผอ านวยการส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

หมายเหต ๑. วงเลบชอผมอ านาจลงนาม อยกงกลางครฑ

๒. ถามขอความจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหม ไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย...(จด ๓ จด)

(ฟอรมประกาศของ สวส.)

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 12 pt

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 10

ประกาศมหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม เรอง .....................................................................................................

________________________ (เสนทบ ยาวประมาณ 2 นว)

(ระยะยอหนา 2.5 ซม.) (ขอความ)………………………………………………...……………………………............................................ ………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………....…...……………………………………………………………………………………………….……..…….…………………………………………………………...…………………………………………………….…...……………………………………………………...……………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………………...………...………………………….…………………………………………………………………

(ระยะยอหนา 5 ซม.) ประกาศ ณ วนท มนาคม พ.ศ. ๒๕๕๘

(ผชวยศาสตราจารยไพศาล บรนทรวฒนา) อธการบดมหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลสวรรณภม หมายเหต ๑. วงเลบชอผมอ านาจลงนาม อยกงกลางครฑ

๒. ถามขอความจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหม ไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย...(จด ๓ จด)

แบบฟอรมประกาศมหาวทยาลย

เวน 3 บรรทด = 4 Enter

1 Enter + Before 12 pt

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 11

รปแบบการเขยนรายงานการประชม

รายงานการประชม..........................................

ครงท......./................

เมอวนท...................................................

ณ .....................................................

------------------------------ ผมาประชม 1. .............................................. ต าแหนง........................................... ประธาน 2. .............................................. ต าแหนง........................................... 3. .............................................. ต าแหนง........................................... 4. .............................................. ต าแหนง........................................... 5. .............................................. ต าแหนง.............. ............................. 6. .............................................. ต าแหนง........................................... เลขานการ

7. .............................................. ต าแหนง........................................... ผชวยเลขานการ ผไมมาประชม 1. .............................................. 2. ..............................................

3. .............................................. ผเขารวมประชม 1. .............................................. 2. ..............................................

3. ..............................................

เรมประชมเวลา……………. น. ประธานกลาวเปดประชม และด าเนนการตามระเบยบวาระการประชมดงตอไปน

วาระท 1. เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ ประธานแจงใหทประชมทราบวา................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ทประชมรบทราบ

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 12

- 2 -

วาระท 2. เรองรบรองรายงานการประชม เลขานการเสนอรายงานการประชมครงท............../...........เมอวนท.............................................ใหทประชมรบรอง มต ทประชมรบรองรายงานการประชม

วาระท 3. เรองสบเนอง(ถาม) 3.1............................................................................................................................. ......................... ................................................................................................................................................................................ มต ทประชม............. 3.2....................................................................................................................... ............................... ................................................................................................................................................................................ มต ทประชม.............

วาระท 4. เรองทเสนอใหทประชมพจารณา 4.1............................................................................................................................. .......................... ................................................................................................................................................................................. มต ทประชมเหนชอบ 4.2............................................................................................................................. ......................... ................................................................................................................................................................................ มต ทประชมเหนชอบ

วาระท 5. เรองอน ๆ (ถาม) 5.1............................................................................................................................. .......................... ................................................................................................................................................................................. มต ทประชม………. 5.2............................................................................................................................ .......................... ................................................................................................................................................................................ มต ทประชม……….

เลกประชมเวลา…………………. น. (...........................................) ผจดรายงานการประชม (...........................................) ผตรวจรายงานการประชม

การจดการความร (Knowledge Management: KM) แนวปฏบตทด (Good Practices) ปการศกษา 2557

RMUTSB | Good Practices 13

9) ปญหา อปสรรคและแนวทางการแกไข

ปญหาและอปสรรค 1. เจาหนาททปฏบตงานขาดความร ความเขาใจ ในวธการรางหนงสอราชการ 2. บคลากรขาดการเรยนร ศกษารปแบบทถกตอง

แนวทางการแกไข จดใหมการแลกเปลยนเรยนร เรองการจดท าหนงสอราชการภายในงานบรหารทวไป เพอศกษารปแบบการจดท าหนงสอราชการทถกตอง และน าขอมลเผยแพรผานเวบไซตเพอใหการจดท าหนงสอราชการเปนไปในแนวทางเดยวกน 10) ความทาทายตอไป

หนงสอราชการเปนเอกสารทจ าเปนในการปฏบตงาน การจดท าเอกสารราชการจะเกดทกษะไดตองอาศยการฝกฝนการปฏบตบอย ๆ จนเกดเปนความเคยชน และเกดเปนความช านาญ ผศกษาอาจปรบใชกบงานไดตามความเหมาะสม และถกตอง เพอจะไดเปนผใชภาษาเพอการสอสารและภาษาเขยนในการปฏบตราชการไดอยางมประสทธภาพ อนจะน าความส าเรจมาสตนเอง