1

كيفية إعداد وتطوير دليل السياسات واإلجراءات

Uالتخطيط و الموازنة

المحتويات

مقدمة •

مراحل إعداد الخطة •

خطوات إعداد الخطة •

الموازنات •

نموذج موازنة لمشروع تنموي ملحقات:

I. Uمقدمة

، ومتى، ومن سيقوم بأدائه. وبذلك فإن الخطة هي توجيه التخطيط هو تحديد ما يجب عمله، وكيفية أداءهاألنشطة التي يجب أن يقوم بها كافة العاملين بالمنشأة بنجاح من أجل االنتقال من المرحلة الحالية إلى

ي األعمال اإلدارية كما انه يحدد المرحلة المستهدفة ولذلك فإن التخطيط هو أول ما يجب أن يتم أداءه ف الطرق واألساليب التي من خاللها يتم تحقق أهداف المنشأة.

2

II. Uمراحل إعداد الخطة

تتكون مراحل التخطيط من: تخطيط طويل المدى (تخطيط إستراتيجي) ويتم على النحو التالي: .أ

التعرف على أهداف المنشأة. • تقييم نقاط الضعف والقوة بالمنشأة. • تحديد األخطار التي يمكن أن تواجهه المنشأة. • التنبأ باالتجاهات والعوامل المؤثرة على المنشأة. • اختيار أنسب اإلستراتيجيات لتحقيق األهداف. •

ترجمة الخطة اإلستراتيجية إلى خطط قصيرة المدى تمكن من تنفيذ األعمال وقياس النتائج. .ب

السياسات واإلجراءات والقواعد التي تحدد طرق وأساليب بناء على الخطط قصيرة المدى يتم إعداد العمل بالمنشأة.

III. Uخطوات إعداد الخطة

تحديد أهداف المنشأة .أ

إن تحديد أهداف المنشأة هو أول الخطوات الفعلية إلعداد الخطة. وعلى ذلك فإن المهمة األساسية التي ممكن من الكفاءة والفاعلية. تقع على عاتق اإلدارة هي تحقيق أهداف المنشأة بأكبر قدر

الكفاءة تعنى االستفادة بأكبر قدر ممكن من الموارد المتاحة • الفاعلية تعنى إلى أي مدى تم تحقيق األهداف •

ويعتبر تحقيق األهداف بأكبر قدر ممكن من الفاعلية هو الهدف الرئيسي لإلدارة عملياً وتعتبر الكفاءة لمستشفيات تعتبر الفاعلية أهم من الكفاءة حيث أن تقليل عدد عامل مساعد. على سبيل المثال: في ا

الممرضات إلى أدنى درجة ممكنة يؤدى إلى زيادة الكفاءة عن طريق تخفيض تكلفة العمالة. ولكن إذا توفى أحد المرضى كنتيجة لعدم الكفاءة العناية الطبية فإن هذا يعنى أن المستشفى لم تنجح في تحقيق

بغض النظر عن مدى كفاية العناية الطبية المتمثلة في عدد الممرضات.أهدافها بفاعلية

على كل وحدة بالمنشأة تحديد أهدافها الخاصة. وهذه األهداف الخاصة قد تتعارض مع األهداف العامة للمنشأة، ولذلك فإنه يجب:

العموم أو وضع األهداف بوضوح تام وبأصدق التفاصيل. حيث أن األهداف التي توضع بصفة .1

التي تفتقد إلى التحديد الدقيق تنعدم الفائدة منها وال تعتبر دليل لعمل المديرين أو أداه لقياس مستوى أدائهم.

توصيل وإعالم األهداف لكل األطراف المعنية. حيث أن تحديد األهداف في حد ذاته ال يمثل فائدة .2

بالمنشأة وتحديد العمل المطلوب منهم. للهيئة إال إذا تم توصيل هذه األهداف لكافة العاملين

3

قبول األهداف من األفراد الموكل لهم تنفيذ الخطة حيث أن عدم اقتناعهم سوف يؤثر بالتبعية على .3

تنفيذ الخطة وبالتالي تحقيق األهداف.

بصفة عامة يتم البدء بوضع األهداف والخطوط العريضة للمنشأة ككل ومنها يتم تحديد أهداف أكثر يالً ودقة كلما تم النزول إلى المستوى األدنى في الهيكل التنظيمي.تفص

تعريف السياسات واإلجراءات والقواعد .ب

تعتبر السياسات واإلجراءات والقواعد لوائح منظمه للعمل بالمنشأة سواء للمعامالت المتكررة أو الغير متكررة.

رشد بها اإلدارة عند اتخاذها للقرارات السياسات هي الخطوط العريضة والمبادئ العامة التي تست

ويجب أن: تكون المبادئ التي تتضمنها السياسات واضحة ومعروفة للعاملين بالمنشأة • تكون سياسات المستوى اإلداري األدنى متوافقة مع سياسات المستوى اإلداري األعلى. • بعضها البعض. تكون سياسات األقسام والوحدات في المستوى اإلداري الواحد متوافقة مع • تكون السياسات شاملة لكل أوجه نشاط المنشأة • تكون السياسات سهلة الفهم •

اإلجراءات هي القرارات والتوجيهات التي تحدد كيفية أداء العمل. وعادة ما تتكون اإلجراءات من

اءات مجموعة من الخطوات المحددة والمرتبة ترتيباً زمنياً وتبين كيفية أداء العمل. تغطى اإلجركيفية أداء العمل على كافة المستويات مما يؤدى بالتالي إلى التقليل من تدخل اإلدارة في توجيه العمل الروتيني بالمنشأة وزيادة الكفاية عن طريق وضع معايير أداء للعمل والمساعدة في تدريب العاملين

وتنسيق العمل بين اإلدارات المختلفة في المنشأة.

جراءات:ويجب أن تكون اإل متوازنة. • تحقق أكبر قدر ممكن من الكفاية في استخدام الموارد المتاحة • خاضعة للرقابة • مرنه بالقدر الكافي لمواجهة كافة المواقف والمعامالت الغير عادية • محددة بوضوح وسهلة التطبيق مثل إعداد دليل لإلجراءات يتم توزيعه على العاملين بالمنشأة. •

ات التفصيلية التي تحدد سلوكيات العاملين بالمنشأة.القواعد هي اإلرشاد

يتم وضع القواعد لتوضيح اإلجراء الواجب اتخاذه عند حدوث واقعة. يجب على القواعد أن تكون واضحة ودقيقة ال تحمل أكثر من معنى عند تفسيرها

سبيل المثال، قد يتضمن اإلجراء الواحد عدد من القواعد وقد يتم تحديد كل قاعدة على حدة. على "ممنوع التدخين في المستشفي وسوف يتم إخراج المخالفين بدون استثناء".

إعداد برامج العمل والموازنة .ج

4

برامج العمل هي مجموعة من األهداف • واإلجراءات والقواعد تم وضعها من أجل تنفيذ عمل معين

الموازنة: هي خطة مالية شاملة توضح كيفية تحقيق األهداف المالية العملية للمنشأة. وتعتبر • الموازنة أداة ضرورية للتخطيط المالي الفعال. -تعتبر الموازنة عنصر هام في التخطيط المالي وأداة للمديرين لرقابة التكاليف. ومن أجل -

ري الوحدات بالمنشأة مقارنة التكاليف الفعلية المراقبة على التكاليف فإنه يتعين على كل مديبالتكاليف التقديرية في الموازنة واتخاذ التصحيحات الالزمة في حالة زيادة التكاليف الفعلية

عن الموازنة وبذلك فإن الرقابة على التكاليف تعنى أن التكاليف الفعلية يمكن مقارنتها بالتكاليف التقديرية في الموازنة.

داريين في المنشآت التطوعية والحكومية وضع الخطط الالزمة لتحقيق األهداف على اإل - باستخدام الموارد المتاحة.

إن دقة إعداد الخطة وشمولها يختلف من منشأة إلى أخرى طبقاً لحجمها. ولكن في المنشآت -أنشطة كبيرة الحجم والتي بها إدارة ذات كفاءه، عادة ما تقوم بإعداد موازنة شاملة لكل

المنشأة. و تعتبر الموازنة الغير دقيقة والغير كافية من مالمح المنشآت التي تنقص إدارتها الخبرة الكافية.

الموازنة هي خطة رقمية تنفيذية ألعمال المنشأة المستقبلية. ومن أهم وظائف الموازنة التنسيق - ة هذه األنشطة.بين األنشطة المختلفة في المنشأة وتقديم أسس للرقابة على تكلف

IV. Uالموازنة

فوائد الموازنة .أ إن الموازنة هي تنبأ كمي (رقمي) لألحداث المستقبلية. وحقيقة فإن مراحل إعداد الموازنة يطلق عليها

التنبؤ المالي. إن إعداد الموازنة بطريقة سليمة مع توافر الحرص يساعد المنشأة في أوجه عديدة مثل:

اإلداري بالمنشأةتعميق الفهم .1عامة، يقوم المديرين خالل أدائهم للعمل اليومي بالتركيز على المشاكل الروتينية من أجل إنجاز أعمالهم وفى ظل وجود الموازنة فإن المديرين يمكنهم التركيز أيضاً على كل األنشطة بالمنشأة

وتقدير الموقف المالي في المستقبل

توقع المشاكل قبل حدوثها. .2

5

ود موازنة تبين النتائج المتوقعة يلفت نظر اإلدارة وجللمشاكل قبل حدوثها. على سبيل المثال، إذا كانت الموازنة تشير إلى وجود عجز نقدي خالل فترة

ما فإن هذا يلفت نظر اإلدارة للتفكير في كيفية الحصول على التمويل الالزم خالل هذه الفترة

التنسيق بين األنشطة .3 إن إعداد الموازنة يعطى الفرصة لإلدارة للتنسيق بين األنشطة المختلفة بالمنشأة.

تقييم األداء .4

بما أن الموازنة تبين التكاليف والمصاريف واإليرادات المتوقعة لكل إدارة. فإنها بهذا تعتبر مقياس حيوي يمكن به تقييم أداء العمل باإلدارات المختلفة في المنشأة.

رقام ومبالغ الموازنةتحديد أ .ب حيث أن الموازنة تستخدم كأداة لقياس أداء أعمال اإلدارات المختلفة في المنشأة وأداء مديريها، فإنه

يتعين على هؤالء المديرين االشتراك فعلياً في إعداد الموازنة.

فترة (مدة) الموازنة .ج دارة العليا وأيضاً تسمح بتحديد كقاعدة عامة يجب أن تكون مدة الموازنة كافية لتعكس سياسات اإل

األرقام التقديرية بدقة مناسبة. وبذلك يمكن عمل عدة موازنات تختلف في الفترة التي تغطيها كل .موازنة

ويراعى أنه ال بد من توافر موازنة للسنة المالية للمنشأة سواء منفصلة أو ضمن موازنة مالية تمتد لفترات وجود موازنة تغطي السنة المالية للمنشأة.أطول..و لكن كحد أدني يجب

إجراءات إعداد الموازنة .د

تجتم��ع اللجن��ة المختص��ة ب��التخطيط بالجمعي��ة قب��ل ب��دء الس��نة المالي��ة بفت��رة كافي��ة لتحدي��د أه��داف .1 ومؤشرات الموازنة ومشاريع الجمعية الواجب تنفيذها في ضوء متطلبات الجهات الممولة .

د المس��ئول ع��ن إع��داد الموازن��ة , وع��ادة م��ا يك��ون م��دير التخط��يط وي��تم ف��ي ه��ذا االجتم��اع تحدي��مسئوالً عن تقديم ملف الموازنة كامالً ومناقشته أمام اللجنة وإرساله كامالً إل�ى الجه�ات الممول�ة للحصول على موافقتها المبدئية .وتنطبق نفس اإلجراءات عند إعداد مقترح�ات مش�روعات أثن�اء

السنة المالية

دير التخط��يط برؤس��اء اإلدارات المختص��ة أو أعض��اء مجل��س اإلدارة ولجن��ة التخط��يط يجتم��ع م�� .2لتوضيح خطة التحرك وتوضيح أهداف ومؤشرات الموازنة ع�ن الس�نة المالي�ة حي�ث ي�تم مناقش�ة

اآلتي : تقسيم الموازنة على المشاريع الفرعية التي تم تحديدها طبقاً للخطة الموضوعة . •ية كل طرف من أطراف العمل بالجمعية عن تنفيذ أهداف الموازنة فى يتم تحديد دور ومسئول •

ضوء المشاريع المعتمدة , ويقوم مدير التخطيط بإجراء المناقشات الالزمة مع هذة األطراف بخصوص تقديرات الموازنة عن كل مشروع .

6

تقوم اإلدارة المالية بتزويد اإلدارات واألط�راف •عن األداء حتى يمكن االستفادة بها ف�ي إع�داد تق�ديرات الموازن�ة المختلفة بالبيانات التاريخية

عن السنة المقبلة نظراً العتم�اد التق�ديرات إم�ا عل�ى البيان�ات التاريخي�ة أو الخب�رة الس�ابقة أو مدى وفرة مصادر التمويل المختلفة.

طبق��اً تحدي�د ج�دول زمن�ي لالنته��اء م�ن إع�داد تق�ديرات مختل��ف المش�اريع / اإلدارة وتق�ديمها • للجدول والنماذج المعتمدة إلعداد الموازنة إلى المسئول عن تلقيها وتجميعها.

إعداد مشروع الموازنة للمناقشة .3 يعتمد إعداد تقديرات مشروع الموازنة على عدة عناصر أساسية :

الخبرة • التكلفة التاريخية • مصادر التمويل المتاحة •

فى إع�داد الموازن�ة ع�ن س�نوات س�ابقة باإلض�افة إل�ى التكلف�ة وذلك لكون الخبرة الفعلية المكتسبة

التاريخية المستندة إلى مشاريع سبق القيام بها وتنفيذها وتكلفة إقامة كل مشروع مفي�دة ف�ى إع�داد التقديرات .

و فيما يلى قواعد استرشادية إلعداد تقديرات عناصر المصروفات فى الموازنة التقديرية :

المرتبات

يتم تحديد أعداد العاملين وفئاتهم وتوضيح ما إذا كانوا معين�ين بالجمعي�ة أوعل�ى مش�روعات وإعداد الجدول التالى : ،بعينها أو منتدبين من جهات أخرى

عدد العاملين

معين����������������������ون الفئات بالجمعية

معين������������ون عل������������ى المشروعات

إجمالى منتدبون

العاملين )المرتبات ( طبقاً لعدد مرتب����������������������ات الفئات

المعين��������������������ين بالجمعية

مرتب���������������������ات المعين��������������������ين

بالمشروعات

مرتب���������������������ات المنتدبين

إجم�����الى المرتبات

7

الســيارات

عند إعداد تقديرات نفقات تشغيل وإستخدام السيارات , يجب مراعاة عدة نقاط , أهمها .عدد السيارات التى سوف تستخدم فى الجمعية والمشروعات .1 أنواع السيارات وسعتها اللترية ونوع الوقود وتكلفته . .2 متوسط ساعات التشغيل اليومى / الشهرى . .3 عدد أيام التشغيل . .4 تكلفة الصيانة الدورية للسيارة . .5 تكلفة التأمين للسيارة . .6 مصاريف أخرى للسيارة . .7

ويتم تقدير إجمالى النفقات للسيارة كالتالى :

عدد أيام اإلستخدام × مصاريف اإلستخدام متوسط × عدد السيارات ويضاف إلى ذلك النسبة المتوقعة للتضخم لمواجهة إرتفاع تكلفة التشغيل سواء لقطع الغي�ار

أو المحروقات.

ندوات ولقاءات ومؤتمرات فى معظم المشروعات المنفذة م�ن خ�الل الجمعي�ة ي�تم عق�د ن�دوات أولق�اءات أو م�ؤتمرات ,

والت��دريب لتحقي��ق أه��داف الجمعي��ة ، كم��ا يق��وم بع��ض المحاض��رين بإلق��اء بغ��رض التوعي��ة المحاضرات وتسيير الندوات . وعند حساب تكلف�ة المحاض�رات واللق�اءات والن�دوات يؤخ�ذ

فى اإلعتبار األتى : عدد المحاضرات أو الندوات أو المؤتمرات . .1 عدد المحاضرين . .2 الساعه أو فى اليوم ) .مكافأة المحاضر فى المرة الواحدة ( فى .3النفقات األخرى ( مثل مص�روفات الض�يافة للمحاض�رين والمس�تمعين و إيج�ار القاع�ة .4

ومكافأة فريق اإلعداد للمحاضرة , إلخ )

ويتم تقدير مصروفات الندوات واللقاءات والمؤتمرات والدورات التدريبية على أساس :

عدد الن�دوات × عدد المحاضرين × لتى عملها عدد الساعات ا×مكافأة المحاضرفى الساعه .+ النفقات األخرى المتوقع صرفها

مصروفات الضيافة والمشروبات

يتم تقدير مصروفات الضيافة والمشروبات في ضوء الخب�رة الس�ابقة والزي�ادة المتوقع�ة ف�ي عدد الزوار ومدة الزيارة.

مكافأة على خدمات

8

بعمالة خارجية يتم االستعانة فى بعض األحيان مؤقتة لتقديم خدمات معينة ومباشرة للجمعية أو المشروع ويتم منحهم مكاف�أة عل�ى خ�دماتهم دون ارتباطهم بعالقة عمل أو تبعية بالجمعية , ويتم تقدير المتوقع صرفه على أساس طبيعة

عمل كل مشروع ومدى االستعانة بهذه العمالة.

مصروفات تطوير إصالحات –المعتمدة يتم تقدير تكاليف التطوير حسب نوعيتها ( ترميم طبقاً لخطة التطوير

إلخ ) وحسب طبيعة كل مش�روع وتبعيت�ه , ث�م تجم�ع 000 –تأثيث –سباكة –دهانات – وترصد طبقاً للبيانات الواردة فى كشوف تجميع بيانات الموازنة.

النشرات والمطبوعات

مطبوع�ات الم�راد إس�تخدامها ف�ى الجمعي�ة وتجميعه�ا تكلفة عدد النشرات المراد طبعه�ا أو ال فى المعادلة التالية :

متوسط التكلفة × عدد النشرات أو المطبوعات

األثاثات والتجهيزات عند إعداد الموازنة لشراء أثاثات إلستخدامها بالجمعية قد يلزم اإلسترشاد ب�بعض الع�روض

التكلفة باإلضافة إلى اإلسترشاد بتكلفة شراء التى يمكن الحصول عليها من الموردين لتقدير تلك األجهزة فى السنوات السابقة ويتم إعداد التقرير التالى :

التكلفة نوع األثاثات XXXXX 000 XXXXX 000

XXXXX 000

اإلقامة واإلعاشة عند إقامة أو إعاشة المتدربين يتم إحتساب عدد األفراد المقيم�ين ومتوس�ط تكلف�ة إعاش�ة ك�ل ف��رد إسترش��اداً بالئح��ة ب��دل الس��فر واإلنتق��ال أوالمعم��ول به��ا بالجمعي��ة بالتش��اور م��ع مراك��ز

ومعاهد التدريب المتخصصة . األدوات الكتابية

رة التى تعد عنها الموازنة . يستخدم متوسط إستخدام األدوات الكتابية عن الفت

تكلفة اإلشراف يحتس�ب ع�دد المش��رفين الق�ائمين باإلش�راف عل��ى المش�روع وم�دة اإلش��راف وحس�اب تكلف��ة

المشرف الواحد .

المصاريف اإلدارية للمشروع

9

كافة المصروفات اإلداري�ة الخاص�ة بالمش�روع والتى تعتمد أساساً على البيانات التاريخية .

اإلدارة –المصروفات تقديرات

القيمة البيان

الرواتب تأمين موظفين

مكافآت على خدمات بدل معيشة وإنتقال

تأمين سيارات محروقات سيارات

صيانة وتصليح إيجار

كهرباء ومياه تأمين العقار

نظافة البريد والبرق والهاتف

أدوات كتابية ومطبوعات نقــــل

استشارات ضيافة

اجتماعات متطوعين دعاية وإعالن

اشتراكات نفقات بنوك

اشتراكات فى منشورات مصروفات أخرى

إجراءات اعتماد الموازنة .4

بعد االنته�اء م�ن إع�داد مش�روع الموازن�ة الس�نوية يع�رض عل�ى اللجن�ة المختص�ة ب�التخطيط • إدارة الجمعية والجمعية العمومية العادية لالعتماد .ويرفع إلى مجلس

يعتمد مجلس اإلدارة مشروعات الموازنات التقديرية للمنح الفرعية بعد مناقشة ما ج�اء به�ا , •وبعد الموافقة ترسل الموازنة النهائي�ة إل�ى الجه�ات الممول�ة للموافق�ة عل�ى التموي�ل , وتعتب�ر

ة إلزاماً بتنفيذ ما جاء بها . موافقة مجلس اإلدارة والجهات الممول

إجراءات متابعة تنفيذ الموازنة .5

10

يق����وم م����دير التخط����يط وم����دير المش����روع بمتابع����ة إجراءات تنفيذ الموازنة وذلك بالتعاون مع اإلدارة المالية كالتالي :

تت��ولى اإلدارة المالي��ة تحري��ر ش��يكات بالمب��الغ المالي��ة الالزم��ة لتنفي��ذ ك��ل مش��روع ف��ى ض��وء • الدفعات الواردة من الجهات المانحة .

تذليل كافة الصعوبات والمعوقات التى تقابل المشاريع أو اإلدارة عند تنفيذ بنود الموازنة . •المرونة فى اإلجراءات بحيث تعكس الب�رامج المنف�ذة األولوي�ات الض�رورية لتنفي�ذ المش�اريع •

وأهدافها . ل مشروع .عدم االنحراف عن األولويات المستهدفة فى ك • متابعة إعداد التقارير الالزمة للجهات المانحة . • إعداد التقارير الختامية لكل مشروع . •

انظ��ر النم��وذج المرف��ق و الخ��اص باح��دي الموازن��ات المالي��ة الت��ي ت��م اع��دادها الح��دي المش��روعات التنموية

11

المخازن

الئحة المخازن

النظريات المخزنيةU) 1مادة(

-التعريف بالمخزن :المخزن هو كل مكان يتم فيه رص األصناف بعد شراءها أو التبرع بها ومن المفترض أن يكون مؤمنا ض�د

العبث بمحتوياته والغرض من المخزن هو االحتفاظ باألصناف لحين استخدامها .

U) 2مادة(

ع ألحك�ام ه�ذه الالئح�ة ك�ل م�ن تسري القواعد الواردة في تلك الالئحة علي جميع مخ�ازن الجمعي�ة . ويخض�يعمل بإدارة المخازن و عليه أن يلم بأحكام الالئحة وال يقبل أي دفع ع�ن خط�ا يرتكب�ه أو مس�ئولية يق�ع فيه�ا

بحجة الجهل بأحكام الالئحة أو عدم مرانه علي العمل المكلف به

U) 3مادة(

ي�ة أن تباش�ر إج�راءات الت�امين عل�ى يتم استالم الم�واد و ص�رفها ع�ن طري�ق أمن�اء المخ�ازن ، وعل�ى الجمع المخازن .

U) 4مادة(

يكون لكل مخزن أمين مخزن أو اكثر حسب حاجة العمل يتولى مسئولية اإلشراف على تخزين األص�ناف و المهمات التي بعهدته و ص�يانتها و ص�رفها و إذا تع�دد األمن�اء و ج�ب تعي�ين رئ�يس له�م يك�ون مس�ئوال ع�ن

تح��ت إش��رافه و تك��ون مس��ئولية أمن��اء المخ��ازن و مس��اعديه مس��ئولية تض��امنية أعم��ال أقس��ام المخ��زن الت��ي .وتباشر الجمعية إجراءات التأمين عليهم

U) 5مادة(

12

ال يجوز فتح أي مخزن ب�دون حض�ور أم�ين المخ�زن المخ�تص الم�دير أو مساعديه ومع ذلك يجوز عند االقتضاء إجراء الفتح بمعرفة وتحت مسئوليه لجنة تشكل بقرار من

التنفيذي للجمعية .

U) 6مادة(

ال يجوز ألمين المخزن أن ينيب عنه غيره في أي عمل من أعماله دون الحصول علي ترخيص كتابي من المدير التنفيذي للجمعية ويظل أمين المخازن مسئوالً مسئولية كاملة عن عهدة المخزن رغم صدور

.بذلك ترخيص ال

U) 7مادة(

في حالة تسليم العهدة بسبب النقل من الوظيفة أو إنهاء الخدمة تتولى لجنة مختص�ة تش�كل بق�رار م�ن الم�دير التنفيذي للجمعية عملية التس�ليم والتس�لم وتثب�ت جمي�ع أعماله�ا ف�ي محض�ر بالنتيج�ة وف�ي حال�ة الوف�اة يج�وز

نة في إجراءاتها وال يجوز لهم في حضور ورثة صاحب العهدة أو وكيل عنهم وال يمنع غيابهم استمرار اللج .هذه الحالة االعتراض أو الطعن في اإلجراءات

U) 8مادة(

ال يجوز االحتفاظ بأصناف ال تخص الجمعية بدون موافقة كتابي�ة م�ن م�دير الجمعي�ة أو م�ن ينيب�ه ، و يج�ب تسجيلها في دفاتر خاصة .

U) 9مادة(

ص��ناف المخزني��ة الص��الحة لالس��تعمال والالزم��ة لتحقي��ق يج��ب أن تح��تفظ المخ��ازن بالح��د المناس��ب م��ن األ أغراض الجمعية .

U) 10مادة(

يتم تخزين األصناف وفق طبيعتها وبما يكفل س�هولة ت�داولها وال�تحفظ عليه�ا م�ن التل�ف أو الض�ياع وس�هولة جردها .

13

U) 11مادة(

استمارة صرف وتخصم من العهدة.األصناف التي تبيعها الهيئة وكذلك األصناف المكهنه يحرر عنها

أنواع المخازن U) 12مادة(

المخازن ثالثة أنواع : تمشتمال

النوع األول : األصناف المستديمة :

وه�ي األص�ناف الت�ي له�ا م�دة اس�تعمال مق�ررة ال تفن�ي باالس�تعمال ب�ل يج�وز إص�الحها إلع�ادة االس��تعمال ويجب قيد هذه األص�ناف عن�د ص�رفها عه�دة ل�دي مس�تلمها ث�م تع�اد إل�ي المخ�ازن إذا تق�رر ع�دم ص�الحيتها

لالستعمال أو االستغناء عنها أو االستفادة عمراها االفتراضي .

: األصناف المعدة لالستهالك :النوع الثاني

وهي األصناف التي تفني من االستعمال وال تتخلف عنها بقايا من نوعها ويتم صرف هذه األصناف وفقاً لحاجة العمل

وغيرها ) 0000النوع الثالث : األصناف غير الصالحة لالستعمال :( الكهنة والخردة

للمخازن أنها تالفة وغي�ر ص�الحة لالس�تعمال وال هجعوهي األصناف التي تقرر لجنة فحص األصناف المرتيمكن إصالحها ، وتشكل اللجنة المشار إليها بقرار من المدير التنفيذي ويج�ب عليه�ا الوق�وف عل�ي األس�باب الحقيقية للتلف أو عدم الصالحية باإلضافة إلي التأكد من أن المنقوالت المرتجعة إلي ذاتها السابق صرفها .

االستالم والصرف والتحويل من المخازن فاصناستالم اال

U) 13مادة(

التوريد بموجب القبول و تضاف المنقوالت الواردة إلي المخازن بعد انتهاء إجراءات الفحص وتوافر شروط . أو من مدير النشاط و يعتمد من مسئول المخازنيحرر بمعرفة آمين المخزن ىإذن إضافة مخزن

14

U) 14مادة(

يطلب من المتعاقد مع الجمعية سحب األصناف المرفوضة خالل مدة معين�ة ف�إذا ل�م يق�م س�حبها ف�ي الميع�اد % ويجوز 4% من قيمتها عن كل أسبوع أو جزء منه بحد أقصي 1يحصل عنها مصاريف تخزين بواقع

ف تخ�زين ويج�وز للجمعية بعد ذلك بيع األصناف ويخصم من الثمن ما يكون مستحقاً عل�ى التعاق�د كمص�اري للمدير التنفيذي للجمعية التجاوز عن توقيع كل أو بعض هذه المصاريف دون اإلخالل بالعقد .

صرف األصناف U) 15مادة(

يكون صرف األصناف من المخازن لألغراض التالية : .استعمال الجمعية .1 استعمال جمعيات ممولة من نشاط الجمعية . .2

أو من يفوضه.و تعتمد أذون الصرف من مدير النشاط U) 16مادة(

.بناء على طلب صرف معتمد من المدير من المخازن تم الصرفي

الفقد والتلف والحريق والتكهين U) 17مادة(

أو كسرها أثناء وجودها في المخازن أو في عهدة أحد الع�املين أو أثن�اء الش�حن هاعند فقد أي أصناف أو تلف -يجب اتباع ما يأتي : أو النقل

U: أوال خط سير البالغ والتحقيق-

إبالغ مدير النش�اط وال�ذي ب�دورة علي�ة إب�الغ م�دير ع�ام الجمعي�ة وال�ذي يق�در ب�دوره رف�ع • األمر إلى السكرتير أو من ينيبه .

ت التي يرى السكرتير أن لها أهمية خاصة يجرى التحقي�ق ال�الزم لمعرف�ة أس�باب في الحاال •الفقد أو التلف وعليه اتخاذ اإلجراءات الالزمة للتحقيق ف�ي أس�باب الفق�د أو التل�ف أو الكس�ر

لتحديد المسئولية و العرض على مجلس اإلدارة بما تم من إجراءات .اآلمر إلى الشرطة أو النيابة إلجراء الالزم والبحث عن للسكرتير أو من ينيبه الحق آن يبلغ •

األصناف المفقودة أو التالفة.

U:ثانيا النتيجة-

15

U:أوال في حال إبالغ األمر للنيابة-

يتم توقيع الجزاء بمعرفة النيابة . • بحق للجمعية توقيع الجزاء التأديبي على المسئولين . •

-: ثانيا في حال عدم إبالغ األمر للنيابة

و إي كان�ت قيمته�ا في الفقد أو التلف أو الكسر بقيم�ة األص�ناف المفق�ودة أو التالف�ة يتحمل المتسبب •يتم حساب القيمة على أساس القيم�ة الدفتري�ة أو القيم�ة الس�وقية وق�ت الفق�د أو التل�ف أيهم�ا اكب�ر م�ع

.% كمصروفات إدارية 10إضافة يحق للجمعية توقيع الجزاء التأديبي على المسئولين . •الموافقة على خصم نسبة معينة من ال�ثمن مقاب�ل اس�تهالك رئيس مجلس اإلدارة أو من ينيبه يجوز ل •

له تقري�ر تحص�يل مص�اريف اإلص�الح م�ن المتس�بب إذا أمك�ن الصنف المفقود أو التالف كما يجوز إصالح التلف .

ة األصناف المفقودة أو التالفة إذا ثب�ت م�ن التحقي�ق أن فق�د أو تل�ف المنق�ول نش�أ تتحمل الجمعية بقيم • مثل سرقة باإلكراه أو السطو أو من حريق أو سقوط مباني أو ع�وارض أخ�ري عن أسباب قهرية

خارجة عن إرادة أو مراقبة صاحب العهدة أو أمين المخزن وفقا للنظام التأميني التي تقرره الجمعية ر الق��رار بتحم��ل الجمعي��ة للقيم��ة و اس��تنزال األص��ناف م��ن المخ��ازن أو العه��د م��ن س��كرتير دو يص��

جنيها و من اللجنة التنفيذية إذا زادت قيمتها عن ذل�ك و 500.000جأوز قيمتها ل تالجمعية إذا لم توم�ع مراع�اة م�ا س�بق ف�ان جنيها و من مجلس اإلدارة فيما يزيد عل�ى ذل�ك 1000.000لم تتجاوز

واد السريعة الكسر مثل األكواب الزجاجية والنوافذ وغيرها فانه عند كسرها بصورة غير معتمدة الم بناء على سلطة تقديرية من مدير النشاط فتتحملها الجمعية.

U) 18مادة(

يتحمل المسئول عن المخزن بقيمة العجز فيما ال يتجاوز ربع راتبه عن شهر وذلك بموافقة مسئول المخازن ويسرى على ذلك األحكام الخاصة بالفقد أو التلف الواردة في هذه الالئحة . احدة خالل العام و لمرة و

U) 19مادة(

إذا تبين أن هناك أصناف أصبحت ال تصلح لالستعمال أو ال يرجى من إصالحها فتشكل لجنة لتقدير حالتها الكهنة حسب نوعها بالوزن على أن يتبع و إذا ثبت عدم صالحيتها فتكهن وتخصم من العهدة وتقيد في دفتر

-اآلتي :تشكل لجن�ة م�ن الم�دير المنف�ذ وأم�ين المخ�زن ومن�دوب م�ن الحس�ابات والمش�رف المخ�تص لفح�ص •

األصناف ومعايناتها وحصر األصناف التي تحتاج فعال إل�ى التكه�ين ويعم�ل محض�ر ب�ذلك و يعتم�د

16

من السكرتير.ويجب على اللجنة الوقوف على األس�باب لحقيقية للتلف آو عدم الصالحية . وعندما تقرر اللجنة أن األصناف مكهنة وغير صالحة لالستعمال ا

يتم وضع األصناف في مخزن منفصل لحين اتخاذ قرار التكهين طبقا لالئحة. في حالة بيع األصناف المكهنة تقوم اللجنة المشكلة ببيعها طبقا للنظم المالية المتبعة. • كهنة من دفتر العهدة بعد اعتماد محاضر التكهين من السكرتير.تخصم األصناف الم •يجب أن تقوم اللجنة بتصنيف المهم�ات واألص�ناف المعروض�ة للبي�ع إل�ى مص�نفات م�ن مجموع�ات •

متجانسة مع بيان وزن وعدد ومقاس كل صنف على حدة على أن تحرر هذه اللجنة بيانات تفصيلية عتمد من السكرتير وموظف فني ، في األح�وال آلت�ي ي�رى عن هذه المهمات وتوقع محضرا بذلك وي

بيع األصناف عن طريق المزاد العلني أن يتبع إجراءات اإلعالن عن لجنة الممارسة في المشتريات ويكون اعتماد البيع بالممارسة من السكرتير .

U) 20مادة(

Uاالرتجاع الى المخازن

الصالحة لالستعمال آو المستغنى عنها ويحرر بها كشف ترد إلى المخازن األصناف المستديمة غير •وتشكل لجنة لفحص المرتجعات عند الضرورة ويراعى في الفح�ص –وارد –خاص وإذن ارتجاع

مدة استعمال الصنف وحالته عند ورود الصنف وارتجاعة للتأكد من عدم وج�ود مس�ئولية عل�ى أح�د .في استهالك الصنف قبل المدة المقررة الستعماله

على اللجنة أن تقرر إذا كان الصنف ال يزال ص�الحا لالس�تعمال بع�د إص�الحه م�ن عدم�ه وان تتأك�د •من أن الصنف هو السابق صرفه وبالنسبة لألصناف المستديمة المرتجعة لعدم صالحيتها لالستعمال

ال يصرف بدلها إال بعد أن تقرر لجنة المرتجعات عدم صالحيتها لالستعمال آو اإلصالحاألصناف آلتي تق�رر اللجن�ة ع�دم ص�الحيتها لالس�تعمال ويرج�ع إل�ى إهم�ال آو إس�اءة اس�تعمالها ي�تم •

تطبيق إجراءات تلف األصناف في الجزء الخاص بالالئحة.

17

على المخازن لرقابة اU) 21مادة(

الطرق اآلتية : إحدى تتم الرقابة على المخازن ب

.عن طريق المراجعة الداخلية –أ

.عن طريق لجان الجرد السنوي –ب

.عن طريق الجرد المفاجئ –ج

U) 22مادة(

تتمثل صور المراجعة الداخلية في :

مراجع�ة غي��ر ش�املة ف��ي فت�رات معين��ة للقي�ود المدون��ة للقي�ود المدون��ة ف�ي بطاق��ات فيم�ا يخ��تص ب��الوارد .1 .والمنصرف ومطابقتها مع المستندات المتعلقة بهذه القيود

.غير شاملة في فترات معينة لألرصدة الفعلية ومطابقتها مع الرصيد مراجعة .2التأكد من أن القواعد والنظم المعتمدة يج�ري تطبيقه�ا بدق�ة وان اإلش�راف ال�داخلي دقي�ق ومط�ابق لل�نظم .3

.الموضوعة .التأكد من أن نظام مراجعة األرصدة مطابق بدقة وان مواعيده تراعي بانتظام .4

U) 23مادة(

يتم جرد األصناف بانتظام علي مدار السنة وفقاً لبرامج موضوعة مقدماً ويجب أن تكون محتويات تلك وتعد هذه البرامج بمعرفة مدير عام الجمعية.البرامج سرية

U) 24مادة(

يجب أن تغطي طريقة الجرد المستمر بنود المخزون مرة واحدة في العام على األقل عل�ي أن البن�ود س�ريعة .الحركة في األصناف الهامة يجب جردها عدة مرات خالل العام حسبما يقتضي صالح العمل

U) 25مادة(

آو يتم جرد األصناف سنوياً في نهاية السنة المالية بواسطة لجان يصدر بتش�كيلها ق�رار م�ن الم�دير التنفي�ذي . من ينيب عنه

18

U) 26مادة(

حركة فيها بغرض القيام بالجرد الفعلي فيجوز ف�ي ه�ذه الحال�ة إذا اقتضت طبيعة العمل في المخازن إيقاف الإجراء الجرد في ت�واريخ س�ابقة ع�ن انته�اء الس�نة المالي�ة عل�ي أن تخص�م الحرك�ة من�ذ ت�اريخ الج�رد الفعل�ي وحتى نهاية العام من واقع البطاقات أو الدفاتر إلي قوائم الجرد ويجرد ما فيها من زيادة أو عجز وفقاً لذلك .

U27ادة (م(

يق��وم رئ��يس اللجن��ة بع��د إتم��ام عملي��ة الج��رد مباش��رة بتس��جيل العج��ز أو الزي��ادة (الف��رق ب��ين الج��رد الفعل��ي والرصيد ال�دفتري) لدي�ه وتس�جيل الج�رد الفعل�ي ف�ي دفت�ر أو بطاق�ات المهم�ات الخاص�ة ب�المخزن واعتب�اره

رصيد أول المدة التالية .

U) 28مادة(

ض�اء باللجن�ة عل�ي الكش�وف ومحاض�ر الج�رد ويل�زم توقي�ع أم�ين المخ�زن بإثب�ات يجب أن يوقع جميع األع .موافقته على صحة الجرد واستالمه المخزن طبقاً له

U) 29مادة(

يعتمد المدير التنفيذي محاضر الجرد وخاصة في الحاالت اآلتية :

.مطابقة الجرد الفعلي للرصيد الدفتري .1تسوية الهجر في مقابل زي�ادة إذا ك�ان نتيج�ة خط�أ ف�ي ص�رف ص�نف ب�دالً م�ن أص�ناف متش�ابهة بتع�ذر .2

.التفرق بينهما وكانت متقاربة في السعر أو لنتيجة الزيادة مقابلة أو جرد سابق خطأ أو نتيجة خطأ في القيد و م�ا ش�ابه ذل�ك ف�ي ح�دود تسوية العجز الناتج عن تجزئة الصرف أو قابلية البضائع للبخ�ر أو الجف�اف أ .3

.النسب والمعدالت الموضوعية في هذا الشأن

U ) 30مادة(

يتحمل المسئول عن المخزن بقيمة العجز ويسري علي ذلك الحكام بالفقد أو التلف الواردة في هذه الالئحة.

19

U) 31مادة(

مئنان إلي :طيجب على لجان الجرد وضع تقرير عن المخزن موضحاً به مدي اال

.صيانة وحفظ المهمات .1 .دقة البيانات الموجودة على بطاقات الصنف والحالة العامة للبطاقات .2 .صحة أرقام التصنيف .3 .عمليات االستالم والصرف وصحة القيودات .4 .تسلسل التخزين حسب أرقام التصنيف وصحة األرقام والمواصفات .5 .توزيع وحفظ أذون الصرف واالستالم .6 .نشأ عن إهمال من سرقة أو تلف سالمة التخزين وما قد ي .7 تنفيذ النظم القائمة والمنشورات والتعليمات الصادرة في هذا الخصوص . .8

أمناء المخازنUواجبات آمين المخزن

U) 32مادة(

ال يجوز المين المخزن أن ينيب عنه غيره في أي عمل من أعماله دون الحصول على ت�رخيص كت�ابي م�ن التابع ل�ه و يظ�ل أم�ين المخ�زن مس�ئوال مس�ئولية كامل�ة ع�ن عه�دة كمدير النشاطعية أو من ينيبه مدير الجم

المخزن رغم صدور الترخيص .

U) 33مادة(

حفظ األصناف في أماكن صالحة مأمونة مع اتخاذ كافة اإلجراءات الكفيلة لوقايتها من التلف

U) 34مادة(

ه .ال يجوز ألمين المخزن أن يقوم بأي عمل يخالف طبيعة عمل

U) 35مادة(

20

يجب علي أمين المخزن مراعاة الدقة التامة في التحقق من نوع األصناف الواردة و المنصرفة و ع�ددها و مقاس�ها ووزنه�ا و مواص�فاتها و يك�ون مس�ئوال ع�ن أي عج�ز أو

زيادة أو اختالف عند الجرد .

U) 36مادة(

-على أمين المخزن إمساك السجالت اآلتية:

Uالمخزن سجالت مخازن( كارتة الصنف ) يثبت فيها :يمسك أمين -أ-

رقم الصنف و مواصفاته . -1

الكميات الواردة و تاريخ الورود و رقم المستند. -2

الكميات المنصرفة و تاريخ الصرف و رقم المستند .-3

الرصيد لكل صنف على حدة-4

كافة السجالت الخاصة بالعهدة وشطب المخازن-5

على أمين المخزن أن يمسك سجالت للعهد التي تخص الفرع -بUإمساك سجالت للعهد الشخصية. -ج

-على آن يراعى في السجالت ما بلى : إن تكون السجالت مرقمة. -1

أن تكون السجالت مختومة بخاتم الجمعية. -2

أن يتم تقسيم السجالت حسب األصناف المخزنية. -3

أن يتم تكويد األصناف بأرقام مع السجالت. -4

U) 37مادة(

يجب علي أمين المخزن ترتيب المخزن و وضع بطاقات تحمل اسم الصنف و رقمه و الكمية الموجودة من�ه إعداد كشف بأرصدة المخزن في نهاية الشهر مع القيام بأعمال اإلضافة والصرف المخزنية وعليه ، وكذلك

مراقبة المخزون باإلدارة المالية. مطابقتها مع قسم

21

U) 38مادة(

يشترك أمين المخزن في محاضر لجان المشتريات، و يؤشر على طل�ب الش�راء بت�وافر الص�نف م�ن عدم�ه في المخازن.وعليه تحرير طلب الشراء في حالة طلب األصناف بمعرفته .

U) 39مادة(

على أمين المخزن أن يراجع صالحية األصناف الموجودة في عهدته وعلية اإلبالغ عنها بصفة دوري�ة ف�ي حالة قرب إي منها على التلف بفترة كافية

Uدورة المشتريات للسلع والخدمات

المحتويات

مقدمة • األحكام والقواعد العامة •

خطة المشتريات .1 المناقصة العامة .2 المناقصة المحدودة .3 المناقصة المحلية .4 الممارسة العامة .5 الممارسة المحدودة .6 األمر المباشر .7

إجراءات الشراء • محضر مجلس اإلدارة لتشكيل لجنة وضع المواصفات .1 لجنة وضع المواصفات .2 طلب الشراء متضمنا جميع المواصفات .3 طلب عرض األسعار .4 محضر مجلس اإلدارة لتشكيل لجنة فض المظاريف .5 لجنة فض المظاريف .6 محضر مجلس اإلدارة لتشكيل لجنة البت والترسية .7 لجنة البت والترسية .8 أمر التوريد .9

22

محضر الفحص واالستالم .10 سجل الممتلكات .11

إجراءات الدفع •

نماذج استرشادية •

دورة المشتريات

: مقدمة

الخاص بالمشتريات كافة إجراءات الشراء ، القوانين واللوائح السارية والمنظمة لعملية الدليلهذا يتضمن الشراء باإلضافة إلى تحديد أسلوب تفويض السلطة وحدود اعتماد الصرف داخل المنظمة .

ن هو القانون المنظم لعمليات الشراء ويسرى على وحدات الجهاز اإلداري للدولة م 89و يعد القانون

وزارات ومصالح وأجهزة لها موازنات خاصة وعلى وحدات اإلدارة المحلية وعلى الهيئات العامة خدمية كانت أو اقتصادية .

فإنه على الجمعيات األهلية والمؤسسات 1998لعام 89وبالرغم من عدم خضوع المنظمات األهلية لقانون

والئحتة التنفيذية 98لسنة 89اتخاذ قانون 2002لعام 84الخاصة واألتحادات المشهرة بالقانون رقم يجب على المنظمة مرجعا لها عند شراء السلع والخدمات ، وفى حالة التعاقد مع إحدى الهيئات المانحة ،

الممنوحة االلتزام و التطابق مع األحكام واللوائح المنصوص عليها باتفاقية المنحة بما ال يتعارض مع القوانين صرية السارية .واللوائح الم

23

األحكام والقواعد العامة المنظمة لعملية الشراء:

او فروعها. المنظمةتسرى احكام هذه الالئحة على كافة المشتريات والتعاقدات والمعامالت التي تجريها

تعارض تتم عملية الشراء في جو يسمح بالمنافسة الحرة والشريفة بحيث تأخذ الجمعية بعين االعتبار عملية المصالح التي يمكن ان تقلل أو تمنع المنافسة بين الموردين.

و تلك اإلجراءات المفصلة الحقاً تضمن تجنب شراء األشياء الغير ضرورية كما تضمن إتمام علمية الشراء

من علي األساس التنافسي حيث يتم اختيار العرض األقل سعراً واألكثر توافقاً لمتطلبات المنظمة كما أنها تض الخدمات/ السلع و الحصول على عروض من اكثر من مصدر لشراء األصول

او العاملين بها التقدم بعطاءات في مناقصات او ممارسات سواء كان المنظمةال يجوز العضاء مجلس ادارة

ال يجوز شراء اصناف منهم او تكليف تنفيذ اعمال اوخدمات ومع ذلك اذلك بصفة مباشرة اوغير مباشرة كميجوز شراء كتب من تاليفهم او تكليفهم بالقيام باعمال فنية وشراء هذه االعمال الفنية منهم اذا كانت ذات صلة

ويكون الشراء او التكليف بالعمل الفني بترخيص من مجلس االدارة. المنظمة بنشاط وابحاث

ال يجوز تجزئة العملية الواحدة بغرض اعتمادها من سلطة اقل.

المشتريات :خطة

والجهة المانحة إن وجد خطة مشتريات ، تتضمن تلك الخطة تفصيالً أتتضمن الموازنة المعتمدة من المنظمة لكافة البنود المتوقع شرائها خالل فترة زمنية أو خالل فترة االتفاقية ، وقد قامت المنظمة بإعداد خطة

مصادر التمويل المتاحة.المشتريات وفقاً الحتياجات كل إدارة مع مراعاة حجم و

و مراعاة إشراك جميع اإلدارات بالمنظمة في إعداد الخطة وتنسيق احتياجات تلك اإلدارات كما يجب ان تدرج تلك الخطة بالموازنة العامة للمنظمة ككل ويجب على المنظمة التأكد من أن كل مشترياتها تكون من

لجهة المانحة إن وجد.سلع مدرجة في الموازنة المعتمدة من المنظمة وا

:وذلك كما يلىواعد المنظمة لعملية الشراء دليل أنواع التعاقد وفقا للقهذا الكما يحدد أيضا المناقصة العامة .1 المناقصة المحدودة .2 المناقصة المحلية .3 الممارسة العامة .4 الممارسة المحدودة .5 األمر المباشر .6

طريقة :كل السياسات واإلجراءات الخاصة بوفيما يلى

24

المناقصة العامة

يراعي أن تتضمن شروط المناقصة العامة ما يلى : تحديد المواصفات تحديداً دقيقا .1 المدة المحددة لقبول العطاءات وآخر موعد لقبولها .2 مدة التوريد .3 مدة التزام المورد بعطائه .4 شروط الدفع .5 التأمين .6 الجزاءات عند اإلخالل بشروط التعاقد .7 حق المنظمة في قبول أو رفض أي عطاء بدون إبداء األسباب .8

يتم اإلع�الن ع�ن المناقص�ة العام�ة ف�ي وق�ت مناس�ب ويفض�ل أن يك�ون النش�ر ف�ي ص�حيفتين ي�وميتين •

مرتين متتاليتين أو أكثر حسب أهمية العملية ويجوز عالوة على ذلك النشر بوسائل أخري من وس�ائل وصفاً موجزاً لموضوع المناقصة وطريقة الحصول على الشروط اإلعالم ويجب أن يتضمن اإلعالن

والمواصفات وآخر موعد لقبول العطاءات كما يجب أن يتم النشر قبل موعد تقديم العط�اءات بعش�رين يوماً على األقل ويمكن تقصير هذه المدة بحيث ال تقل عن عشرة أيام بقرار من مجلس اإلدارة.

دارة إلعداد شروط المناقصة والبنود أو األعمال قبل نشر اإلعالن مع يجب تشكيل لجنة من مجلس اإل •

اعتمادها وختمها بخاتم المنظمة.

المناقصة المحدودة

مع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ضمن دليل السياسات واإلجراءات المعتمد وعند اقتصار الشركات المتخصصة أو األفراد المعروفين بحسن السمعة واالمتياز االشتراك علي عدد محدد من المنشآت أو

والكفاءة في الن�واحي الفني�ة والمالي�ة ومدرج�ة أس�ماؤهم ف�ي س�جالت وكش�وف الم�وردين المعتم�دة م�ن مجل�س اإلدارة ، وتوجه الدعوة ألكبر عدد ممكن من المشتغلين بنوع النشاط الخاص بموض�وع المناقص�ة ، وتس�ري

األحكام المنظمة للمناقصة العام�ة فيم�ا ع�دا ال�دعوة إل�ي االش�تراك فيه�ا والت�ي ت�تم ف�ي ه�ذه الحال�ة عليها جميعبموجب خطابات موصى عليها أو بأي وسيلة أخري تثبت وص�ول ال�دعوة إل�ي المش�تركين وذل�ك قب�ل الموع�د

بيانات الواج�ب ذكره�ا المحدد لفتح المظاريف بخمسة عشر يوما على األقل ، ويجب أن تتضمن الدعوة كافة ال فى اإلعالن.

المناقصة المحلية

25

م��ع االلت��زام ب��اللوائح الخاص��ة بعملي��ة الش��راء والمدرج��ة ض��من دلي��ل السياس��ات واإلج��راءات المعتم��د وعن��د اقتص��ار االش��تراك عل��ي ع��دد مح��دد م��ن المنش��آت أو الش��ركات المتخصص��ة أو األف��راد المع��روفين بحس��ن الس��معة واالمتي��از والكف��اءة ف��ي الن��واحي الفني��ة والمالي��ة ومدرج��ة

، مم�ن يق�ع نش�اطهم داخ�ل المحافظ�ةوكش�وف الم�وردين المعتم�دة م�ن مجل�س اإلدارة ، أسماؤهم في س�جالت وتسري عليها جميع أحكام المنظمة للمناقص�ة العام�ة فيم�ا ع�دا ال�دعوة إل�ي االش�تراك فيه�ا والت�ي ت�تم ف�ي ه�ذه

وذل�ك الحالة بموجب خطابات موصى عليها أو بأي وسيلة أخري تثبت وصول الدعوة إلي جه�ات المش�تركين قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف بخمس�ة عش�ر يوم�ا عل�ى األق�ل ، ويج�ب أن تتض�من ال�دعوة كاف�ة البيان�ات

الواجب ذكرها فى اإلعالن.

الممارسة العامة

مع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ضمن دليل السياس�ات واإلج�راءات المعتم�د يك�ون اإلذن لجن�ة بإجراء الممارسة واعتماد نتيجتها من مجلس اإلدارة ويصدر قرار بتشكيل اللجان على أن يك�ون تش�كيل

لفنية مع أهمية العملية ونوعها ، وتشكل الممارسة من موظفين مسئولين تتناسب وظائفهم ودرجاتهم وخبراتهم ا، وتك��ون توص��يات لجن��ة لجن��ة الممارس��ة برئاس��ة موظ��ف مس��ئول وعض��وية عناص��ر فني��ة ومالي��ة وقانوني��ة

الممارسة مسببة ويجب عليها أن تحرر محضراً تفصل فيه ما قامت به من إج�راءات وعليه�ا أن تحص�ل عل�ى ذين تمت ممارستهم مبيناً بها أسمائهم وشروطهم وترفع اللجنة قبل إقرارات موقعة من الموردين أو المقاولين ال

التعاق��د إل��ي الس��لطة المختص��ة باالعتم��اد المحاض��ر واإلق��رارات مش��فوعة بتوص��ياتها ويج��وز عن��د الض��رورة تفويض لجنة الممارسة بالتعاق�د مباش�رة دون الرج�وع للس�لطة الم�ذكورة وي�تم إرف�اق التف�ويض بالمحض�ر م�ع

توريد والمخالصات.مستندات ال

هذا ويجب اإلعالن عن الممارسة العامة فى الوقت المناسب طبقا إلجراءات النشر عن المناقصة العامة المبينة سابقا.

إذا كان تسليم األصناف أو األعمال التي تتم بالممارسة تستغرق فترة من الوقت تزيد عن عشرة أي�ام يج�ب أن

إن كان م�ن القط�اع الخ�اص متض�مناً جمي�ع االش�تراطات الت�ي تحف�ظ حق�وق يحرر عقد مع المورد أو المقاولالمنظمة وان تحصل منه تأمين ابتدائي وأما إذا كانت الفترة تقل عن عشرة أيام وجب أخ�ذ تعه�د عل�ى المتعه�د

ات أو المقاول يضمن فيه تنفيذ التزاماته في الوقت المحدد وتح�تفظ المنظم�ة في�ه بحقه�ا ف�ي الرج�وع بالتعويض� عما قد يلحق من ضرر.

الممارسة المحدودة

مع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ضمن دليل السياسات واإلجراءات المعتمد تسرى أحك�ام الممارس�ة العام��ة عل��ى الممارس�ة المح��دودة باس��تثناء توجي�ه ال��دعوة لتق��ديم الع�روض بخطاب��ات موص��ى عليه��ا

ات الواجب ذكرها في اإلعالن. تتضمن كافة البيان األمر المباشر

26

مع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ض�من دلي�ل السياس�ات واإلج�راءات المعتم�د والمتض�من س��لطة التعاق��د ب��األمر المباش��ر ، والمتض��من أيض��ا ش��روط وإج��راءات الش��راء ب��األمر المباش��ر تك��ون اعتم��اد

لمباشر لمن يملك سلطة الشراء باألمر المباشر ، وتسري على عملي�ات الش�راء ب�األمر عمليات الشراء باألمر ا المباشر جميع األحكام المنظمة للمناقصة المحدودة مع مراعاه ما يلى:

مراع��اة أن ي��تم الش��راء ب��األمر المباش��ر ف��ي حال��ة الض��رورة القص��وى والت��ي ال تحتم��ل التأجي��ل وطبق��اً •المعتم��د وتك��ون الزم��ة وض��رورية لكف��اءة ب��دليل السياس��ات واإلج��راءاتللظ��روف والس��لطات الم��ذكورة

وسرعة سير العمل. يجب أن تكون المواصفات محددة تحديدا دقيقا. •ال يتم عقد لجان فض المظاريف والبت ويكتفى بدال منها بعرض عملية الشراء باألمر المباشر على أول •

واإلعتماد.إجتماع مجلس إدارة / أمناء للموافقة

27

أحكام خاصة بالمناقصة العامة

)1مادة ( النشر في الصحف

ينشر عن المناقصة العامة فى وقت مناسب بحيث يكون هناك وقت كاف إلعادة المناقصة إذا لزم األمر ، •

ويكون النشر في صحيفتين يوميتين مرتين متتاليتين أو أكثر حسب أهمية العملية ويجوز عالوة على ذلك النشر بوسائل اإلعالن ويجب أن تتضمن النشرة وصفا موجزا لموضوع المناقصة وطريقة الحصول على الشروط والمواصفات وأخر موعد لقبول العطاءات كما يجب أن يتم النشر قبل آخر موعد بتقديم

من أيام وذلك بقرار 10العطاءات بعشرين يوم على األقل ويمكن تقصير هذه المدة بحيث ال تقل عن مجلس اإلدارة .

)2مادة (

البت في المناقصةيجب البت في المناقصة واألخطار في حالة القبول قبل انتهاء المدة المحددة لبيان مفعول العطاءات فإذا •

طرأت ظروف تستدعى تأجيل البت فيها إلى ما بعد الموعد المذكور فيطلب فى الوقت المناسب من ءاتهم للمدة الالزمة .مقدمي العطاءات قبول مفعول عطا

)3مادة (

إلغاء المناقصةإذا رؤى إلغاء المناقصة قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف فيرد ثمن كراسة الشروط لمن اشتراها عند •

الطلب بشرط أن يعيد جميع المستندات التي بيعت إلية أما إذا ألغيت بعد انتهاء الموعد المذكور فال يرد ا فيها وإذا كان اإللغاء بسبب عدم مطابقة العطاءات للمواصفات أو الشروط فال يرد الثمن إال لمن تقدمو

الثمن .

)4مادة ( فتح المظاريف

يجب فتح مظاريف العطاءات فى الساعة المحددة لفتحها وكل ما يرد من عطاءات بعد هذه الساعة يقدم •ير عليها بما يفيد وردها بعد الموعد المحدد فورا إلى رئيس اللجنة الخاصة بفتح المظاريف لفتحها والتأش

ثم تدرج فى كشف العطاءات المتأخرة وال يلتفت الى أي عطاء أو تعديل فيه يرد بعد الموعد المحدد لفتح المظاريف ما لم يكن صدر من العطاء فى تاريخ سابق وقبل انتهاء لجنة المظاريف من عملها وبشرط

وأمين الصندوق أما إذا ورد العطاء بعد انفضاض لجنة فتح المظاريف موافقة المدير التنفيذي للمشروع فال يجوز قبوله.

)5مادة ( التامين االبتدائي

28

٪ 1يجب أن يقدم مع كل عطاء تأمين ابتدائي ال يقل عن • من مجموع قيمة العطاء.

)6مادة (

استبعاد العطاءاتيستبعد العطاء غير المصحوب بالتامين االبتدائي كامال وإذا قدم أحد مقدمي العطاءات تأمينا مؤقتاً ال يقل •

٪ من قيمة التامين المطلوب جاز مطالبته بتكملة التامين خالل أسبوع إال استبعد عطائه وتعفى 75عن ؤسسة طبقا للقانون والجمعيات من تقديم هذا التامين الجمعيات التعاونية بجمهورية مصر العربية الم

إذا كانت مقدمة عن توريدات ومقاوالت 2002لسنة 84والمؤسسات المشهرة طبقا ألحكام القانون تدخل في دائرة األعمال المرخص لها بمزاولتها قانونا.

)7مادة (

تفريغ العطاءات

بعد مراجعتها مراجعة حسابية يتولى مجلس إدارة الجمعية تكليف لجنة تحت إشرافه بتفريغ العطاءات •تفصيلية والتوقيع عليها بما يفيد ذلك ويتسلم المدير التنفيذي للجمعية محضر لجنة فتح مظاريف المناقصة

وكافة أوراقها وإذا وجد اختالف بين سعر الواحدة وإجمالي سعر الوحدات يحول على سعر الواحدة ف بينة وبين السعر المبين باألرقام وتكون هذه المراجعة ويأخذ بالسعر المبين بالتفقيط فى حالة وجود خال

هي األساس الذي يحول علية فى العطاء وترتيبة .

تفرغ العطاءات فى كشوف خاصة من ثالث صور بعد مراجعتها حسابيا من جميع وجوهها ويجب أن •طاءات وتدون جميع تتم هذه العملية فى اقل وقت ممكن حتى يبين في المناقصة قبل نفاذ مدة سريان الع

مالحظات واشتراكات وتحفظات مقدمي العطاءات ويراعى دائما التحفظ على العطاءات ووضعها فى مكان أمين لحين االنتهاء من عملية التفريغ .

يسلم إلى لجنة البت محضر فتح المظاريف مصحوبا بكشوف التفريغ •

)8مادة (

شروط قبول العطاءاتالعطاءات إال يكون السعر بمفردة هو العنصر األول فى التوصية بقبول العطاء تراعى لجنة البت فى •

-وعليها أن تدخل في اعتبارها باإلضافة إلى الشروط المقدمة ما يلي : شروط الدفع ومدى مالءمتها . .1مدة التوريد ومدى حاجة الجمعية إلى سرعة التوريد وفائدتها التي قد تحرم الجمعية منها في حالة .2

أخير مع فروق األسعار .الت كفاءة المورد وقدرته وخبرته السابقة باألعمال موضوع المناقصة . .3 جودة األصناف والخامات ومطابقتها للمواصفات . .4 ويرعى كذلك االسترشاد باألسعار األخيرة السابقة التعامل بها وكذلك أسعار الصرف . .5

29

)9مادة ( إلغاء المناقصة

عنها وقبل البت فيها إذا استغنى عنها ويكون ذلك بقرار مسبق من مجلس إدارة تلغى المناقصة بعد النشر •الجمعية أما فى غير الحالة السابقة فيكون لصاحب سلطة االعتماد ( رئيس مجلس اإلدارة ) بناء على

-توصية لجنة البت إلغاء المناقصة فى الحاالت اآلتية : المستبعدة إال عطاء واحد . إذا تقدم عطاء وحيد أو لم يبقى بعد العطاءات .1 إذا اقترنت العطاءات كلها أو أكثرها بتحفظات . .2 إذا كانت قيمة العطاء على األقل تزيد كثيرا عن القيمة السوقية . .3

)10مادة (

االختالف بين األعضاءإذا اختلف أعضاء لجنة البت في الرأي فيجب إثبات أوجه الخالف فى المحضر ليكون ذلك تحت نظر •

السلطة المختصة باعتماد نتيجة المناقصة وإذا كان االختالف فى الرأي مع المندوب الفني جاز لرئيس اللجنة أن يطلب مندوبا آخر لالنضمام الى المندوب األول لالسترشاد برأية فإذا اتفق الطرفان في الرأي

. يؤخذ به وإذا اختلفا يعرض األمر على رئاستها الفنية لترجيح أى الرأيين

)11مادة ( إعادة طرح المناقصة

إذا ورد عطاء وحيد عن بعض أو كل األصناف واألعمال يعاد طرح هذه البعض أو الكل في مناقصة أو •ممارسة أخرى ويعتبر العطاء وحيدا لو وردت معه عطاءات أخرى وإذا كانت مخالفة للشروط

والمواصفات مخالفة غير صالحة للنظر .لوحيد إذا رؤى عدم اإلفادة من إعادة المناقصة وان حاجة العمل ال تسمح بإعادتها ويجوز قبول العطاء ا •

وان العطاء الوحيد مطابق للشروط ويعتمد هذا القبول من المدير التنفيذي بعد موافقة أمين الصندوق وإذا ية .جنية وفيما زاد عن ذلك يكون بموافقة اللجنة التنفيذ 1000لم يتجاوز فيها العطاء الوحيد

إجراءات الشراء :

دليل اللوائح المنظمة لعملية الشراء ودورة المشتريات ككل.هذا اليتضمن

و تلك اإلجراءات المفصلة الحقاً تضمن تجنب شراء األشياء الغير ضرورية كما تضمن إتمام علمية الشراء توافقاً لمتطلبات المنظمة كما أنها تضمن علي األساس التنافسي حيث يتم اختيار العرض األقل سعراً واألكثر

الحصول على عروض من اكثر من مصدر لشراء األصول أو الخدمات.

وفيما يلي اإلجراءات الواجب اتباعها مع مراعاة إجراءات الشراء الخاصة بالجهة المانحة وااللتزام بها في -حالة النص عليها فى االتفاقية :

30

لجان المشتريات

واصفاتلجنة وضع الم .1 لجنة فض المظاريف .2 لجنة البت والترسية .3 لجنة الفحص واالستالم .4

يتم تشكيل جميع اللجان المسئولة عن المناقصة العامة عن طريق مجلس إدارة المنظمة وذلك كما يلي :

أوال : لجنة وضع المواصفات الفنية المعتمد وعند البدء السياسات واإلجراءاتدليل مع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ضمن

فى عملية الشراء يتم تشكيل لجنة وضع المواصفات الفنية من قبل مجلس اإلدارة ، على أن تتكون اللجنة من موظفين مسئولين أو استشاريين من خارج المنظمة تتناسب وظائفهم ودرجاتهم وخبراتهم الفنية مع أهمية

تزم اللجنة بوضع كافة التفاصيل والمواصفات بكل دقة مع تحديد دقيق لشكل العملية ونوعها ، على أن تل كراسة الشروط مع وضع السعر المناسب لثمن الكراسة .

طلب الشراء :

يعتبر طلب الشراء المستند الرئيسي لعملية الشراء. •تفصيلية للبنود عند إعداد طلب الشراء من اإلدارة الطالبة يراعى أن يحتوى طلب الشراء على بيانات •

المطلوب شراؤها وتحديد المواصفات الفنية تحديدا دقيقا. ) 1نموذج أسترشادى رقم (

طلب عرض األسعار :فور اعتماد طلب الشراء يقوم المسئول عن المشتريات ( سواء كان فرد أو لجنة ) بكتابة طلب عرض •

عروض. أسعار والحصول على عروض الموردين بحيث ال تقل عن ثالثة ) 2نموذج أسترشادى رقم (

ثانيا : لجنة فض المظاريف:المعتمد وعند البدء دليل السياسات واإلجراءاتمع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ضمن

فى عملية الشراء أو أثناءها يتم تشكيل لجنة فض المظاريف من قبل مجلس اإلدارة ، على أن تتكون اللجنة من موظفين مسئولين أو استشاريين من خارج المنظمة تتناسب وظائفهم ودرجاتهم وخبراتهم الفنية مع أهمية

مظاريف والتأكد من مطابقة العروض الواردة فنيا للمواصفات العملية ونوعها ، على أن تلتزم اللجنة بفض ال المدرجة فى محضر لجنة وضع المواصفات ، والمدرجة أيضا فى طلبات الشراء المرسلة للموردين.

31

مهام لجنة فتح المظاريف تتولى لجنة فتح المظاريف ما يلى :

ظاريف والتأكد من سالمتها وسالمة تحرير محضر يثبت فيه عدد العطاءات الواردة وذلك بعد فحص الم .1 أختامها.

يفتح رئيس اللجنة المظاريف الواردة ويضع على كل منها وعلى العطاء الموجود بداخلها رقماً مسلسل .2على هيئة كسراً اعتيادياً بسطه رقم العطاء ومقامه عدد العطاءات المقدمة مع إثبات عدد األوراق

المكون منها العطاء. لجنة اسم مقدم العطاء واألسعار وجملة العطاء ليسمعها الحاضرون من مقدمي العطاءات يقرأ رئيس ال .3

أو مندوبيهم ثم يثبت على العطاء جملته بالتفقيط وقيمة التأمين االبتدائي المقدم ويدفع مع باقي أعضاء اللجنة على العطاء ومظروفه وكل ورقة من أوراقه.

كل كشط أو تصحيح ويضع خطاً أفقيا قرب كل صنف لم يوضع يؤشر رئيس اللجنة بدائرة حمراء حول .4له سعر بالعطاء ويفقط خطه باللون الحمر الفئات المكتوبة باألرقام فقط ويوقع مع باقي أعضاء اللجنة

على هذه التأشيرات. تسلم التأمينات لمندوب الحسابات على ان يوقع على محضر فتح المظاريف بالتسليم. .5مراجعة العينات المقدمة من أصحاب العطاءات على الكشف الذي دونت به هذه العينات منذ ورودها .6

بعد التأكد من سالمة أختامها ويوقع عليها رئيس وأعضاء اللجنة. ) 3نموذج أسترشادى رقم (

ثالثا: لجنة البت والترسية :

المعتمد وعند انتهاء دليل السياسات واإلجراءاتمع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ضمن أعمال لجنة فض المظاريف ، يتم تشكيل لجنة البت والترسية من قبل مجلس اإلدارة ، للقيام باستعراض

يا ، والتوصية بالشراء.محضر لجنة فض المظاريف والترسية على أفضل العروض المقدمة فنيا ومال

مهام لجنة البت والترسية : القيام بتحليل العروض المقدمة من قبل لجنة فتح المظاريف. •التحقق من أن المواصفات الفنية المدرجة بعروض األسعار مطابقة للمواصفات الفنية المدرجة بكراسة •

الشروط والمواصفات.األسعار بجميع الشروط المدرجة بكراسة الشروط التأكد من التزام الشركات المتقدمة بعروض •

.... ) -دفع قيمة التأمين المتفق عليه –الضمان –مكان التوريد –والمواصفات ( ميعاد التوريد يمكن للجنة البت والترسية في حالة نص قرار مجلس اإلدارة عند تشكيلها على تفويضها بإصدار أمر •

عن المنظمة على أن يتضمن أمر التوريد على البيانات التي سيتم التوريد إصدار أمر التوريد نيابة تفصيلها في الفقرة القادمة. ) 4نموذج أسترشادى رقم (

أمـر التوريد :يعتبر أمر التوريد بمثابة المستند المنفذ لطلب الشراء من ناحية ووثيقة لشروط التعاقد بين المنظمة .1

والمورد من ناحية أخرى.يحتوى أمر التوريد على جميع البنود والقواعد العامة التي تراها المنظمة في شروط يجب أن .2

تعاقدها مع المورد.

32

يتضمن أمر التوريد بيانات المورد واألصناف .3المطلوبة ومواصفاتها وكمياتها وأسعارها وشروط التسليم والدفع وأي شروط أخرى ويجب أن

يكون أمر التوريد مرقم. ر التوريد من السلطة المختصة ويرسل األصل للمورد للتنفيذ على تحفظ صورة أمر يتم أعتماد أم .4

التوريد فى الملف الخاص بتلك األوامر وصورة أخرى ترفق مع فاتورة المورد حيث يتم إعداد اجراءات الصرف إلصدار الشيك للمورد.

ره وحتى يتم التوريد يتولى مدير المشروع متابعة تنفيذ المورد ألمر التوريد من تاريخ صدو .5 واالستالم من جانب المنظمة وقبول األصناف.

فى حالة أوامر التوريد المباشر يتم اتباع االجراءات الخاصة بالشراء المباشر وحصول مسئول .6 الشراء على توقيع مستلم األصناف بعد الشراء.

) 5نموذج أسترشادى رقم (

لجنة الفحص و االستالم :رابعا:

المعتمد يتم تشكيل دليل السياسات واإلجراءاتمع االلتزام باللوائح الخاصة بعملية الشراء والمدرجة ضمن لجنة من مجلس اإلدارة يراعى فيها اإللمام بالجوانب الفنية المتعلقة باألصناف الموردة ويجوز االستعانة

ت فنية عالية تحتاج لمتخصصين . االستشاريين عند فحص واستالم أصناف بها مواصفا –بذوي الخبرة ومحضر الفحص واالستالم هو مستند مرقم مسبقا تقوم المخازن بإصداره بمجرد وصول السلع إلى المخازن و يجب أن يتضمن بيانات كاملة عن السلع المستلمة من حيث الكمية و المواصفات والحالة والعجز أو الزيادة

أن وجدت.

عن االستالم مقارنة المشتريات بما هو مذكور في الفاتورة وأمر التوريد وعرض يجب على اإلدارة المسئولة السعر والذي تم استالمه مسبقاً من إدارة المشتريات وأية اختالفات يجب أن تذكر في محضر الفحص

واالستالم.

إدارة يجب تحرير إذن الفحص واالستالم بمجرد وصول المشتريات إلى المخازن وارسال صورة منه إلى الحسابات كما يجب تسجيل المشتريات فى كروت الصنف أو سجل األصول الثابتة ويجب مراعاة إجراء جرد

سنوي لمثل هذه األصول. ) 6نموذج أسترشادى رقم (

سجل الممتلكات : والخاصة السجالت المحاسبية الواجب 2002لعام 84) من الالئحة التنفيذية للقانون 61طبقا للمادة (

إمساكها داخل الجمعيات األهلية . مبانى ) –تلتزم الجمعيات األهلية بإمساك سجل موضح به كافة ممتلكات الجمعية سواء عقارية ( أراضى

معدات وغير ذلك ) –أجهزة –تجهيزات –أو منقولة ( سيارات

33

ويجب ختم هذه السجل من الجهة اإلدارية المختصة قبل ون مرقمة ومختومة بخاتم المنظمة وما لم يتضمن النظام األساسى للمنظمة تحديد المسئول إستعماله على أن تك

عن صحة بيانات السجالت المشار إليها يتولى مجلس اإلدارة تحديده بقرار يصدره فإن لم يصدر هذا القرار كان رئيس مجلس اإلدارة هو المسئول عنها.

) 7نموذج أسترشادى رقم (

الدفع :إجراءات

مع االلتزام بالوارد فى عرض األسعار وأمر التوريد يتم الدفع للمورد / المقاول بناء على إذن استالم المشتريات مع وجود ما يؤيد ذلك من مستندات مثل فاتورة المورد وإذن استالم األصول.

وصف للحد األدني من المستندات المطلوبة :

مستندات العطاءات :قبل اختيار المورد وفى حالة إذا لم يكن مطلوب من المنظمة اإلعالن عن عملية الشراء فإنه يجب على األقل

إعالم ثالثة موردين مقبولين لدي المنظمة برغبتها في إجراء عملية الشراء والحصول على عروض أسعار ، لعطاءات واتمام كل مستندات العطاءات والتي تقوم اللجنة الفنية أو إدارة المشتريات باتخاذ الالزم نحو أجراء ا

تستخدم كدليل على قيام المنظمة باتباع اإلجراءات الالزمة للحصول على أفضل العروض , وتشمل مستندات العطاءات ما يلي:

صورة الموازنة المعتمدة من المنظمة والجهة المانحة ان وجد • وضع المواصفات صورة محضر مجلس اإلدارة المتضمن تشكيل لجنة • كراسة الشروط ان وجدت أو المواصفات • طلب الشراء • المستند الكامل لإلعالن وعادة ما يكون دعوة لتقديم العطاءات • طلبات عرض األسعار في غير حالة المناقصة العامة • صورة محضر مجلس اإلدارة المتضمن تشكيل لجنة فتح المظاريف • محضر لجنة فتح المظاريف • صورة محضر مجلس اإلدارة المتضمن تشكيل لجنة البت • محضر لجنة البت • أمر التوريد • عقود موقعة من المنشأة والمورد • صورة محضر مجلس اإلدارة المتضمن تشكيل لجنة الفحص واالستالم • محضر لجنة الفحص واالستالم • أية قرارات متعلقة برفض العطاءات المقدمة •

34

الدفع : مستنداتيجب إرفاق صورة من الشيك المصدر للمورد بكافة المستندات المؤيدة لمستحقات المورد مثل طلب الشراء

وأمر الشراء وإذن استالم بضائع ويجب على المورد التوقيع على إذن صرف الشيكات أو النقدية بمجرد ظمة بما في ذلك مجلس إدارتها ومديروها استالمه لمستحقاته.هي الطرق أو األساليب التي تتبناها إدارة المن

وموظفوها لتوفر تأكيدا معقوال بتحقيق أهداف المنظمة (معيار المراجعة)

35

النماذج االسترشادية الخاصة بدورة المشتريات طلب شراء -) 1نموذج أسترشادى رقم (

أسم المنظمة

طلب شراء رقم ( ) التاريخ :

اإلدارة الطالبة : اسم طالب الشراء : الغرض من الشراء : القيمـة بالموازنة :

طريقة الشراء : مناقصة عامة مناقصة محدودة ممارسة األمر المباشر

مسلسل0Bالمطلوبة األصناف

2B3 الوحدةB4 الكميـةB رصيد المخزن

المواصفات / المالحظات

المخازن : اإلعتماد: االدارة المالية : توقيع الطالب : التاريخ : التاريخ : التاريخ : التاريخ :

إدارة المشتريات أصل

اإلدارة المالية صورة

اإلدارة الطالبة صورة

للحفظ صورة

طلب عرض أسعار -) 2نموذج أسترشادى رقم (

36

أسم المنظمة المشهرة برقم :

العنوان : طلب عرض أسعار

التاريخ : السادة شركة:

مالحظات الكميـة االصناف المطلوبة مسلسل

الرجاء موافاتنا بعرض أسعار لما يلى وتحديد فترة التوريد ومكان التوريد بدء من تاريخ أمر الشراء يرجى وضع االسعار فى ظرف مغلق يكتب عليه من الخارج عرض أس�عار ويس�لم ال�ى المنظم�ة ف�ى العن�وان

المذكور أعاله فى مدة أقصاها

مدير المنظمة

مسلسل1B المطلوبةاالصناف

5Bمالحظات الكميـة

37

لجنة فض المظاريف -) 3نموذج أسترشادى رقم (

محضر جلسة فض المظاريف لمناقصةــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــ الخاصة بالتعاقد المبرم بين جمعية تنمية المجتمع المحلى

وـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

انعق�دت اللجن�ة المش�كلة بق�رار مجل�س اإلدارة بخص�وص 2012أنه في يوم ـــــــــــــــــ الموافق / / ـــــ��ـ ) و الموقع��ة ب��ين جمعي��ة تنمي��ة ف��ض المظ��اريف الخاص��ة بش��راء المع��دات المدرج��ة باالتفاقي��ة رق��م ( ـــــ

المجتم����������ع المحل����������ى ــــــــــــ����������ـ و ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ����������ـ لتنفي����������ذ مش����������روع " ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ " من السادة : ــ

رئيسا للجنة ــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــالسيد / ــــــــــــــــــــــــــــــــــ عضو فني ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو مالي ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو قانوني ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد /

المنظم�ة وذلك لفض المظاريف الواردة للمنظمة من الموردين الذين سبق إرسال طلب عروض أسعار لهم من

وذلك لشراء ما يلي طبقاً للمواصفات التي أرسلت مع طلب عرض األسعار والتي تتناسب مع متطلبات العم�ل حيث قامت اللجنة بفض المظاريف الوارد بها عروض األسعار لكل شركة وهم :

شركة حسن. .1 شركة حسين. .2 شركة حسنين. .3

الفنية المقدمة كما سبق إرساله في طلب الشراء المرسل وبعد فض المظاريف والتأكد من مطابقتها للمواصفات

لهذه الشركات تبين ما يلى:__________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________

رئيسا للجنة ـــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــ السيد / ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ عضو فني ـــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــ السيد / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

عضو مالي ـــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــالسيد /

لجنة الترسية -) 4نموذج أسترشادى رقم ( محضر جلسة

لجنة البت في العروض المقدمة للجمعية لمناقصة شراء المعدات الخاصة بالتعاقد المبرم بين جمعية تنمية المجتمع المحلى وــــ

38

انعق�دت اللجن�ة المش�كلة بق�رار مجل�س اإلدارة بخص�وص 2012أنه في يوم ــــــــــــ المواف�ق / /

وكذلك البت ف�ي الع�روض المقدم�ة م�ن 2012النظر في توصيات لجنة فض المظاريف بتاريخ / / ن جمعي��ة تنمي��ة المجتم��ع المحل��ى الش��ركات المتخصص��ة بش��أن ش��راء المع��دات الخاص��ة باالتفاقي��ة الموقع��ة ب��ي

ــــــــــــــــــــ��ـ " ــــــــــــ�ـ و ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ��ـ لتنفي��ذ مش��روع " ـــــــــــــــــــــــــــــــــ فى تمام الساعة الثانية ظهرا من السادة : ــ

رئيسا للجنة ـــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــالسيد / ـــــــــــــــــــــــــ

عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد /

وقد قامت اللجنة باستعراض األسعار الواردة بعروض الشركات المتقدمة طبقاً لما جاء بلجنة ف�ض المظ�اريف

والتي احتوت على عروض أسعار من ثالثة موردين بياناتها كاآلتي:

وحيث أن العروض المقدم�ة مطابق�ة فني�ا للمواص�فات الفني�ة طبق�ا لم�ا أوص�ت ب�ه لجن�ة ف�ض المظ�اريف ت�رى اللجن�������ة أن الع�������رض المق��������دم م�������ن ش�������ركة حس��������ين لألجه�������زة العلمي�������ة والطبي��������ة بمبل�������غ فق��������ط

مصري الغير (ــــــــــــــــــ جني�ه ) ه�و انس�ب الع�روض ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ جنيه المقدمة فينا وماليا لألسباب اآلتية :

__________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________

الصنف م

39

عل�ى أن تتخ�ذ اإلج�راءات الالزم�ة ف�ى ش�أن الش�راء والفح�ص وتوصى اللجنة بالش�راء م�ن الش�ركة الم�ذكورة واالستالم .

التوقيع

رئيسا للجنة السيد / ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــ عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد /

أمر التوريد -) 5نموذج أسترشادى رقم ( أمر توريد رقم ( ــ )

. 2012بنى سويف فى : / / السادة / شركة _____ لألجهزة العلمية والطبية

العنوان / ـــــــــــــــــــــــــــ تليفاكس / ـــــــــــــــــــــــــ

. 2012/ / طلب عرض األسعار الصادر إليكم بتاريخ -بناء على :

40

وع���رض أس���عاركم المق���دم إلين���ا بت���اريخ / / - 2012 .

يرجى توريد البنود التالية حسب الشروط أدناه:

# شروط العرض: مدة سريان العرض: مدة التوريـــــــــــــد: طريقــــــة الدفــــــع: األسعـــار والضريبة: قطـــــــــع الغيــــــار: مكـــــــان التسليـــم :

مالحظات أخرى : رئيس مجلس اإلدارة أمين الصندوق

محضر الفحص واالستالم -) 6نموذج استرشادي رقم ( لجنة فحص واستالم

اجتمع���������ت بمق���������ر جمعي���������ة 2012ــــــــــــــــــــــ���������ـ المواف���������ق / / أن���������ه ف���������ي ي���������وم

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ����ـ اللجن����ة المش����كلة لفح����ص واس����تالم األص����ناف المش����تراة م����ن ش����ركة ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ( منحة رقم ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ بمشـروع الجمعيــة الممـول مـن ــ

ـــــــــــــــــــــ ) من السادة :

رئيسا للجنة السيد / ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــ عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد /

الوحدة الصنف م

41

ـــــــــــــــــــــــــــ��������ـ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد / عضو

عضو ــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ السيد /

األس�عار وأم�ر التوري�د وذلك لفحص األصناف المشتراة من الش�ركة المخت�ارة طبق�اً لمواص�فات طل�ب ع�رض ) كالتالي : 1رقم (

الكمية البنــــــد م

وقد قامت اللجنة بإجراء عملية الفحص الفني وقد قررت اللجنة اآلتي: أن األجهزة مطابقة لما جاء بأمر التوريد والفاتورة وعرض السعر. – 12 – ------------------------------.

اللجنة أن الشركة الموردة لألجهزة قد قامت بتنفيذ م�ا ت�م االتف�اق علي�ه م�ن حي�ث نوعي�ة وعلى ذلك فقد قررت األجهزة المطلوبة وصالحياتها وتوصي باستالم األجهزة الستخدامها ألغراض المشروع المذكور.

التوقيع

رئيسا للجنة ـــــــــــــــــــــــــــــ السيد / ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

عضو ـــــــــــــــــــــــــــــ السيد / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ عضو ـــــــــــــــــــــــــــــ السيد / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ـــــــــالسيد / ــــــــــــــــــــــــــــ عضو ـــــــــــــــــــــــــــــ

42

Uدورة الســفــر

المحتويات

إجراءات السفر •

اإلجراءات المالية •

المستندات المؤيدة •

دورة السفر •

ملخص الرقابة الداخلية •

إجراءات السفر

مقدمة :

على انه في جميع الحاالت المنظمةيجب أن يكون السفر وفقا لسياسات موضوعة وضروريا لتحقيق أهداف يجب الحصول على موافقة مسبقة قبل القيام بالسفر.

إجراءات السفر :

تتناول في هذا الجزء ملخص للسياسات واإلجراءات الخاصة برحالت السفر الالزمة للموظف خارج نطاق

التالي يستحق كل العاملين استعاضة مصروفات السفر التى يتم صرفها أثناء السفر.و ب عمله. إطار أغراض فيتتم التي، تكاليف اإلقامة والتكاليف األخرى األساسية أسعار الوجباتو تشمل تكاليف

الرحلة.

وفيما يلي الترتيبات الخاصة بالسفر : إعداد طلب التصريح بالسفر موقعا من المدير المباشر على ان يكون مذكور به الغرض من

السفر ووسيلة السفر . .طلب سلفة مؤقتة / عهدة نقدية

43

حجز الفندق في الحدود المسموح به طبقا لسياسة المنظمة أو الموازنة المعتمدة إن وجدت.

.حجز وسيلة السفر قبل السفر بفترة كافية. ويجب القيام بترتيبات السفر يجب استخدام نموذج "تسوية مصروفات السفر " / السلفة المؤقتة عقب الوصول من السفر

بحيث يتم ذكر كافة المصروفات التى انفقها المسافر ليتم تسوية العهدة النقدية.

44

بدل السفر : يغطى بدل السفر مصروفات ( الوجبات أثناء السفر )

السفر ما يلى :و ال يشمل بدل ايجار او استخدام وسائل انتقال أثناء الرحلة ألغراض العمل. ⇐

استعاضة تكاليف استخدام السيارة الشخصية على أساس الكليومتر.من مكان العمل إلي المدينة ⇐ التي تم السفر إليها وذلك طبقا لدليل السياسات واإلجراءات المعتمد.

اإللكتروني عندما يكون عمل المعتمدة على البريدتكاليف االتصال باإلنترنت ألغراض ال ⇐خارج مدينة عمله السيما عندما تكون الطريقة الوحيدة المتاحة لمعرفة رسائله اإللكترونية

الخاصة بالعمل. ( في جميع الحاالت يجب إرسال الفاتورة و التقرير عنها).

تكاليف أخرى ألغراض العمل. ⇐

حساب بدل السفر

-في حاالت السفر التي تتطلب المبيت يتم حساب بدل السفر الذى يستحقه المسافر على النحو التالي :

: يوم المغادرة ويوم العودة (بصرف النظر عن موعد السفر) -1

(الئحة السفر) وغالبا ما تكون يجب أن يكون نسبة محددة من البدل وفقا لدليل السياسات واإلجراءات . بدل السفر. % من75فى حدود

% من المعدل المصرح به وفقا لدليل السياسات واإلجراءات. 100باقى أيام السفر : -2

ساعات يقضيها 10يتم تحديد مبلغ (لتغطية تكاليف الوجبات والمشروبات ) لو تجاوزت فترة السفر حتى عودته المسافر خارج مدينة عمله. ويتم حساب فترة السفر من وقت مغادرة المسافر لمحل إقامته

إلى نفس المكان الذى غادر منه. يجب أن يكون نسبة محددة من البدل وفقا لدليل السياسات واإلجراءات % من بدل السفر.75(الئحة السفر) وغالبا ما تكون فى حدود .

السفر. و يحق لمن يقوم بالمبيت ليلة واحدة أو أكثر خارج مدينة عمله الحصول على عهدة سفر لدفع تكاليف

على أن يقوم بتسوية عهدة السفر (باستكمال نموذج تقرير نفقات السفر) خالل أسبوع من العودة إلى مدينة يجب على قسم الحسابات التأكد من عدم وجود عهد سفر معلقة من رحالت العمل السابقة حيث إنه ال عمله.

فر الخاصة برحالت سابقة. يسمح بإعطاء الموظف عهدة سفر جديدة فى حالة عدم تسوية عهد الس

45

المستندات المؤيدة : قبل السفر :

خطة مالية معتمدة : .1 يتمثل الغرض من تلك الخطة في تجنيب األموال الالزمة ألغراض السفر.

لب سفر معتمد :ط .2 يجب التصديق على السفر من المدير المالي ومدير المشروع ويشمل طلب السفر البيانات التالية :

المسافراسم • جهة السفر • الغرض من السفر • المدة • طريقة السفر (قطار ، سيارة خاصة ، أي وسيلة أخرى ) •

الت يومية (لإلقامة واإلعاشة) معتمدة :بد .3يجب أن تكون معدالت البدالت المستخدمة قد تم وضعها بواسطة المنظمة على أن يتم تطبيقها

باستمرار

ساس البدالت اليومية المسموح بها طبقا لسياسة المنظمة.طلب صرف الدفعة المقدمة يعد على أ .4 إيصال استالم شيك السلفة : .5

يوقع مستلم الشيك على إيصاالت باالستالم أو يوقع على صورة الشيك.

بعـد السفــر

استمارة طلب استعاضة مصروفات السفر معتمدة .1الفرد يجب على الفرد أن يسلم إلى لكي يتم تسوية حساب المقدمات أو دفع مصروفات السفر إلى

اإلدارة المالية استمارة معتمدة لطلب االستعاضة مرفق بها : فواتير وإيصاالت الفنادق واإلقامة . • تذاكر السفر واالنتقاالت. • بيان تفصيلي بالرحلة ويشمل تاريخ وتوقيت السفر والوصول للرحلة. • قيمة المبلغ المطلوب بعد خصم المقدم. • األخرى المؤيدة للصرف.المستندات • تقرير فني عن نتائج الرحلة إذا طلب. •

صيد السلفة :ر .2 في حالة وجود مبالغ متبقة فى السلفة يتم عمل ايداع بها بالبنك وترفق قسية اإليداع.

في حالة وجود مصروفات مستحقة للمسافر يتم إصدار شيك بها.

46

Uإدارة المتطوعين

تعريفات

)1مادة (

التطوع هو أي جهد بشرى إرادي يبذله الفرد أو الجماعة بشكل تلقائي أو منظم ودون توخى أي عائد التطوع

مادي وبهدف المشاركة في تحمل مسئولياته تجاه المجتمع ومن أجل اإلسهام في حل مشكالته وتحقيق طموحاته

العمل التطوعي وقد يكون -وبدون إجبار بمهمة ما يعرف العمل التطوعي بأنه قيام فرد أو أفراد من المجتمع اختياريا

تبرع بمال أو بجهد أو بعمل أو بوقت أو بخليط من بعض أو كل ذلك. أهمية العمل التطوعي

يعد العمل التطوعي اآلن قوة دافعة لكافة جوانب عملية التنمية التي تقوم بها الجمعية ولذلك وجب على من المتطوعين للقيام والمساهمة في أنشطة الجمعيةالجمعية تنظيم العمل التطوعي واستقطاب أكبر عدد

المتطوعالمتطوع هو أي شخص يتمتع بمهارة أو خبرة معينة ويستخدم تلك المهارة أو تلك الخبرة بشكل إرادي لخدمة الجمعية أو يتولى مهمة داخلها أو يماثلها دون انتظار مقابل مادي ، على أن تقر الجمعية رسميا

طوع وعدم اعتباره موظف به.قبوله لدورة كمت )2مادة (

تطبق هذه الالئحة علي جميع العاملين الغير معينين ( متطوع ) للجمعية وقت إصدارها ومن -يلتحقون به مستقبالً وال تسري علي:

أعضاء مجلس اإلدارة المستشارون والخبراء ممن تستعين بهم الجمعية بموجب عقود أو اتفاقات خاصة أو

العارضة أو العمليات المحددةاألعمال العاملين بالجمعية المعينين

)3مادة (

تعتبر األحكام العامة التي تتضمنها هذه الالئحة وكذلك التعليمات الكتابية الحالية والالحقة التي تصدرها ين الجمعية الجمعية فيما بعد بشأن تنظيم العمل ومعاملة المتطوعين به جزء ال يتجزأ من عقد العمل المبرم ب

وبين المتطوع.

47

)4مادة (

ة وذلك حتى ال يضع مجلس اإلدارة القواعد والنظم ويصدر القرارات والتعليمات الالزمة لتنفيذ هذه الالئح يتعارض مع أحكامه

التحاق المتطوعين بالجمعية

)5مادة (

بالجمعية بموجب عقود يختص رئيس مجلس اإلدارة ومن ينوب عنه بإصدار قرارات التحاق المتطوعين تطوع فردي غير محددة المدة التعاقد بين الجمعية ويمثله رئيس مجلس اإلدارة أو من ينوب عنه كطرف

أول و بين المتطوع كطرف ثاني ويحرر العقد من نسختين ويسلم إلى المتطوع نسخة ويحفظ بالجمعية نسخة.

)6مادة (

المتطوعين أكليهما معاً للمتطوعين وكذلك الختيار أكفيجوز للجمعية إجراء اختبار عملي أو نظري أو والذين لديهم القدرة علي العطاء واالبتكار لخدمة المجتمع.

)7مادة (

علي كل راغب في االلتحاق للعمل كمتطوع في الجمعية أن يحرر استمارة تطوع وذلك علي النموذج المعد لذلك بمقر الجمعية .

)8مادة (

ة أن يقدم مسوغات التطوع التالية :علي المتطوع بالجمعي

صورة من شهادة الميالد صورة من الشهادة العلمية صحيفة الحالة الجنائية بيان بعنوان السكن صورة شخصية حديثة 3عدد

)9مادة (

يشترط فيمن يتطوع بالجمعية أن يكون مستوفياً األتي :

أن يكون لدية الوقت الكافي لنشاط التطوع مالئم من اإلمكانيات والمهارات واالستعداد الكتساب الخبراتلدية قدر لديه الرغبة في خدمة المجتمع دون توقع مقابل

48

.القدرة على تحمل المسئوليات وااللتزام بها

)10مادة (

ال يوجد سن معين إلنهاء خدمة المتطوع إال بناء علي طلب المتطوع

)11مادة (

المستندات والبيانات والقرارات والمستندات واإلنجازات التي تخص ينشأ لكل متطوع ملف خاص به كافة المتطوع ، وال يجوز نقل هذه الملفات خارج الجمعية أو االطالع عليها من قبل العاملين أو الغير إال بناء

علي إذن كتابي من رئيس مجلس اإلدارة.

)12مادة (

نظمة أخرى يجوز للمتطوع أن يقدم خدماته التطوعية في أكثر من م

)13مادة (

ال يمنح المتطوع أي أجر عن أداء عمله سوى االنتقاالت أو بدل ملبس الخاصة بالعمل.

توجيه وتدريب المتطوع

)14مادة (

كي يستطيع المتطوع أداء مهامه المطلوبة منه يجوز إعطائه المعلومات التالية :

نبذة عن تاريخ الجمعية وخلفية عن نشاطها .1 المالية وبرامجه المختلفةأنشطته .2 معلومات عن المستهدفين من خدمات الجمعية وأنشطتها .3 الهيكل التنظيمي للجمعية .4 النظم والسياسات العامة واإلجراءات المتبعة داخله .5 نظام إدارة الجهود التطوعية .6 التوصيف الوظيفي للمتطوع .7

)15مادة (

كي يتم اكتساب المتطوع للمهارات والمعلومات والسلوكيات التي يحتاجها للقيام بمهامه يتم منحهم عدة دورات تدريبية تكون من شأنها الوصل بالمتطوع إلى أعلي درجة ممكنة.

49

المتابعة واإلشراف والتقييم

)16مادة (

يقوم المسئول المختص باإلشراف والمتابعة ( المشرف) بقياس كفاءة المتطوع في أداء الرسالة مدى ( الوقت الذي سوف يعطيه للجمعية) احترامه للمواعيد وااللتزام بها (العمل في فريق ) مدى االستجابة والتعاون ( حسن األداء وااللتزام) مدى اإلحساس بالمسئولية إلى أي مدى يمكنه االستمرار في العمل التطوعي وإقباله علي العمل التطوعي ومساعدته لآلخرين)سلوكيات المتطوع (مدى حبه يتم تقديم تقدير من المشرف عن أداء المتطوع لمجلس اإلدارة كل ثالثة أشهر

)17مادة (

رة تقييم معدة خصيصاً لهذا الغرضيتم عمل تقييم للمتطوع عن مهامه من خالل استما

التكريم –المكافأة

)18مادة (

ينوب عنه أن يمنح المتطوع مكافأة لمن يبدى كفاءة ممتازة في العمل وجهود يجوز لمجلس اإلدارة أو من فائقة ينعكس أثرها علي تحقيق أهداف الجمعية مع مراعاة ما تسمح به موارد الجمعية والميزانية المعتمدة

للمكافئات لكل سنة مالية.

)19مادة (

ات أو مدليات تقديرية يجوز لمجلس اإلدارة إنها خدمة المتطوع من خالل منحه شهاد

إطالق أسماء المتميزين منهم علي بعض القاعات بالجمعية تكريمهم عن طريق نشرات مطبوعة تتضمن أسمائهم وأدوارهم تكريم في حفالت عامة بحضور مسئولين بالمجتمع ترشيحهم للحصول علي منح دراسية أو جوائز تقديرية من جهات أخرى وترقيتهم إلى المواقع القياديةالترشيح لغرض العمل

50

إنهاء خدمة المتطوعين

)20مادة (

يتم االستغناء عن خدمات المتطوعين في حالة الحكم النهائي بعقوبة جنائية أو بعقوبة مقيدة للحرية في جريمة مخلة بالشرف أو األمانة ويكون االستغناء عنه وجوباً بقرار من مجلس اإلدارة.

)21مادة (

يتم االستغناء عن المتطوع في حالة عجز المتطوع كلياً لمنعه من أداء مهامه التطوعية .

)22مادة (

يتم االستغالء عن المتطوع بناء علي طلبه في أي وقت.

)23مادة (

وفاة المتطوع حقيقة أو حكماً قضائي نهائي.

واجبات المتطوع واألعمال المحظورة عليهم

)24مادة (

على المتطوع إطاعة أوامر وتعليمات إدارة الجمعية ورؤسائه المباشرين ما دامت خاصة بالعمل، وعليه تنفيذها بكل دقة وأمانة، ويجب أن تكون عالقته طيبة فيما بينه وبين رؤسائه ومرؤسيه، وأن تكون هذه

احها في االضطالع العالقة قائمة على أساس التفاهم والتعاون من أجل تحقيق أغراض الجمعية ونجبرسالته، كما يمكن أن يؤدى المهام واألعباء التي تختص به بهمة ونشاط وأن يحافظ على ممتلكات الجمعية

ومصالحها وأموالها.

)25مادة (

كل متطوع يخالف الواجبات المنصوص عليها في هذه الالئحة والقرارات المكملة له أو يخرج عن ته أو يظهر بمظهر من شأنه المساس بكرامة المتطوع وسمعة الجمعية أو مقتضيات الواجب في أعمال وظيف

مكانتها، مما يترتب عليه االستغناء عن خدماته.

51

)26مادة (

محظور على المتطوع إفشاء أسرار العمل المالية واإلدارية والفنية، وبصفة عامة أي أمر يتعلق بأعمال ا يصدر به أمر كتابي من السلطة المختصة.الجمعية ونشاطها وشئونها الداخلية، إال فيم

)27مادة (

محظور على المتطوع التخاطب أو إعطاء بيانات أو مراسالت خاصة بالجمعية آلي جهة من الجهات األجنبية إال بناء علي تعليمات تحريرية من رئيس مجلي اإلدارة.

)28مادة (

ينية أو مادية بسبب األعمال التي يزاولونها بحكم محظور على المتطوع قبول هدايا أو مكافآت أو هبات ع وظائفهم بالجمعية ويحظر عليهم أيضاً االتجار داخل الجمعية أو جمع إعانات أو توزيع أوراق أو نشرات

ألي غرض كان إال بتصريح كتابي معتمد من رئيس مجلس اإلدارة .

)29مادة (

متطوع في تأدية خدمات خاصة لهم أو التعدي عليهم محظور على الرؤساء بمختلف مستوياتهم استخدام ال أو إساءة معاملتهم بأي شكل كان .

52

نموذج مقترح لعقد متطوع

Uيمأل بواسطة المتطوع

..............................................................أسم المنظمة .....

....................................................أسم المتطوع...............

.....................................العنوان...................................

..............................................تليفون...........................

.........................................الوظيفة الحالية ........................

................................الخبرات السابقة.................................

..........................الخبرة المهنية التي يمكن االستفادة بها.....................

.......................التاريخ التعليمي الذي يمكن االستفادة منه...................

........................المهارات واالهتمامات الخاصة..............................

................................الخبرات التطوعية السابقة أو الحالية.................

........................اسم الجمعيات التي تتطوع أو سبق التطوع بها................

...........................أنماط األنشطة التي تود التطوع بها......................... .....يرجى توضيح أيام األسبوع والساعات التي تستطيع أن تقدمها :...................

.......يوم/أيام .................... من الساعة............ إلى الساعة.............

..........يوم.................... من الساعة.............. إلى الساعة................

.................................مجموع الساعات المتاحة في األسبوع.................

Uيمأل بواسطة المشرف المختص من الجمعية

....................................وصف العمل................................

53

.............................................المشرف............................

.....................................................التليفون......................

...........................المسؤولية........................................مجاالت

...................................حدود السلطة...................................

............................................توقعات خاصة.........................

.................................................................جدول العمل......

...................................أين تستطيع أن تلتمس المساعدة...................

......................................................التوجيه.......................

...............................................................التدريب / التعليم.....

توقيع المتطوع: توقيع المشرف:

Uنموذج مقترح الستمارة التطوع

...التاريخ:....................................................................

.................................................االسم:......................

..............................................التليفون:.......................

.......................................أفضل وقت لالتصال:..................

......................................................العنوان:................

.................................................التعليم:.....................

............................................العمل:..........................

54

جهة .........................................العمل:.........................

.............................................مهارات متخصصة:..............

............................أوجه االهتمام بجمعيتنا وأهدافنا:...................

...................أهم أنشطة جمعيتنا التي تود المساهمة فيها:.....................

.........................ما هي الجمعيات األخرى التي قمت فيها بدور تطوعي:

..............................................................................

..............................................................................

..........................النشاط التطوعي الذي مارسته:.................ما هو

...............ما هو الوقت المتاح لك التطوع به:...............................

55

Uأسئلة مقترحة للمقابلة

U:أسئلة للبدء في المقابلة

هل هناك شيء تود أن تسأل عنه قبل أن نبدأ؟ • تعرف عن جمعيتنا؟ ماذا تريد أن •

U:أسئلة تكشف عن التحفيز

لماذا قررت أن تكون متطوعا؟ • ما الذي جذبك لمنظمتنا؟ هل هناك شيء معين في عملنا جذبك للعمل معنا؟ • ما الذي تود أن تحصل عليه من التطوع هنا؟ ما الذي سيجعلك تشعر بالنجاح؟ • ين وإنجاز مهمتنا في المجتمع؟ما هو الشيء المهم الذي يجب أن نفعله لمساعدة المستفيد • ما نوع العمل التطوعي الذي قمت به من قبل؟ وما الذي أحببته في هذا العمل؟ •

أسئلة لمعرفة المهارات أو هوايات العمل

ما هي المهارات التي تعتقد أنك تملكها ويمكنك تقديمها هنا؟ • ما الذي تحب عمله؟ وما نوع العمل الذي تريد تجنبه؟ • الخبرة أو التدريب الذي تم الحصول عليه في عملك اآلخر أو التطوع؟ما هو نوع • ما هو تصورك في أسلوب العمل الذي ستتبعه في هذه الواجبات التطوعية؟ • أين تبدأ وما هو تصورك في أسلوب العمل الذي ستتبعه في هذه الواجبات التطوعية؟ • في هذا العمل؟ أين تبدأ وماذا تعتقد أهم االعتبارات التي يجب مراعاتها • ( صف لي مشروع أو خبرة عمل معينة كنت مسؤول عن إنجازها؟ وقل لي كيف أنجزتها؟) • ( كيف تشعر من المواقف التي ال تتم كما كان مخططا لها؟) •

أسئلة لمعرفة مدى التوافق

ما الذي استمتعت بها أكثر شيء أو أقل شيء سواء في عملك التطوعي • عة األجر؟السابق؟ أو في وظيفتك مدفو

صف لي المشرف المثالي؟ كيف تفضل عالقتك مع المشرف؟ • هل تفضل العمل بمفردك، مع جماعة، أو كشريك؟ لماذا؟ • هل هناك فئة معينة من المستفيدين (العمالء) تفضل العمل معهم ؟ •

56

مهنيالسلوك الو نموذج لميثاق الشرف "ميثاقنا األخالقي والمهنينحيا "

إجابات لبعض يتضمنقد ذيقيادة، والخطاب والسلوك المهني يبدأ ب يبدأ ميثاق الشرف العمل: ينصح بأنصاحب ل[مالحظة ميثاق الشرفولماذا اآلن؟ ما هي التحديات التي تواجه موظفيك وكيف يمكن ل لميثاق شرفعملك يحتاج األسئلة التالية: لماذا

لآلخرين؟ ما هي يقدمه هذا الميثاق ما النموذج األخالقي الذييات؟ المستوكافة كون وثيقة مفيدة للجميع على المهني أن ي ليس من الضروري معالجة جميع األمثلة ؟هذا الميثاق وتطبيقهأن تؤثر على ويمكن تكماالتجاهات الرئيسية التي تواجه مؤسس

ذا الخطاب ملهما كعنوان يجب أن يكون ه. وفي صميم الفكرة الرئيسية موجزاالقيادة يفضل أن يكون خطاب. والنماذج ]"نحيا ميثاقنا األخالقي والمهني" الميثاق

من قيم أساسيةبما لدينا بيان

الشركة/المؤسسة رؤية

]الشركة/المؤسسة بيان رؤية أدخل[

مبادئال

]الشركة/المؤسسةمبادئ أدخل[

القيم

]قيم الشركة/المؤسسة بيانأدخل [

الرسالة

]الشركة/المؤسسةأدخل بيان رسالة [

بناء الثقة والمصداقية

التمسك المصداقية من خالل كما نحظى ب. معنا من عمالئنا وموظفينا والمساهمين انكسبه التي نجاح أعمالنا على الثقةيتوقف السهل من إن فقط. المهني الشريف من خالل السلوك الشركة/المؤسسةوتحقيق أهداف ،الصدق والنزاهة إظهارالتزاماتنا، وب

ما وفقا ل سيتم الحكم علينا في نهاية المطاف إذ نا،أعمالعلى ذلك ال يظهر إال من خالل ما يجب علينا فعله، ولكن الدليل نقول أن نقوم به.

وهل ]؟ الشركة/المؤسسة[اسم ـ بناء الثقة والمصداقية ل هل سيؤدي ذلك إلىالحكمة أن نسأل: يكون من عند النظر في أي عمل، الذي اقطعه على تزاملاال هلعلى المدى الطويل؟ فيه ] أن تنجح الشركة/المؤسسة[اسم يمكن لـعلى خلق بيئة عمل ساعد سي

"نعم" بـاإلجابة هي ثقة ومصداقية من شأنها تعظيم ما لدينا من ؟ الطريقة الوحيدة التي أفي به طول الوقتأستطيع أن نفسي ومصداقية.ثقة وزيادة ما لدينا من لبناء يومياهذه األسئلة من خالل العمل على

احترام الفرد

مثل هذه البيئة بإيجاد] الشركة/المؤسسةبكرامة واحترام. وتلتزم [اسم فيها معنانستحق جميعا أن نعمل في بيئة يتم التعامل إننا ي نجاح أعمالنا. ال يمكننا السماح سهم بصورة مباشرة فيمكن أن تبرز اإلمكانات الكاملة في كل منا، والتي، بدورها، ا تألنه

تذهب سدى. فينا أن لمواهب أي شخص

57

بتوفير بيئة يلتزمإيجابي عادل وعمل مكان ] هو الشركة/المؤسسة[اسم ومن ثم، يجب . اتمضايقمن التحرش والأو والعدواني، المهين من السلوك التعسفيه، وجميع أنواعبعمل خالية من التمييز

الموارد البشرية. لقسمأو مديرها أو همديرل ذلكلتمييز إبالغ أوامضايقات لل تتعرض /موظفةأي موظفعلى

نزيهالمفتوح وال تواصلخلق ثقافة ال

ذات باألمورال سيما فيما يتعلق في أذهانهم،الجميع بالراحة في التعبير عما يجول أن يشعر] يجب الشركة/المؤسسةفي [اسم عند طرحن بالراحة والموظففيها شعر يمسؤولية خلق بيئة مفتوحة وداعمة ينمديرعلى الإن األخالق. الصلة بالشرف و

لمنع وقوع األخطاء أو المخالفات قدرتهم جميع الموظفين يمارس بشكل كبير عندما جميعا نستفيد إننا تساؤالت من هذا القبيل. عن طريق طرح األسئلة الصحيحة في األوقات الصحيحة.

كل ة، وفي مشكوك فيها أو غير أخالقيوالخاصة بتصرفات التحقيق في جميع الحاالت المبلغ عنها ب لمؤسسةالشركة/ا تلتزملن كما أننااتخاذ اإلجراءات المناسبة. ب الشركة/المؤسسةتقوم ةغير الالئق ياتالسلوك التي يثبت فيها حدوث مثل تلكالحاالت حول أمور تتعلق باألخالق أو السلوك حقيقية أو تساؤالت بحسن نية مخاوف االنتقام من الموظفين الذين يثيرونعند تتسامح

.المهني السليم

صاحب العمل: يجب ل[مالحظة كما يلي: يهعن المخالفات المبلغين فيما يتعلق] الشركة/المؤسسة[اسم فإن سياسة لمعلوماتك، المنظمة]واإلجراءات بالسياسات لدليل ملحق بالفعل كقد اعتمدت كون هذه السياسة تأن

حيث ، /شئون العاملينمثل هذه القضايا مع مديريهم أو مدير الموارد البشرية ناقشةمعلى ، منذ اول مرةيتم تشجيع الموظفين، إلثارة بعدم الراحةالموظف شعرإذا لم يكن ذلك ممكنا ألي سبب من األسباب أو إذا والمشاكل بسرعة. هذه يمكن حل معظم

أن] /المؤسسةفإن على المدير التنفيذي للشركة، /شئون العاملينأعمالها له أو مدير الموارد البشرية همع مديرضايا مثل هذه الق ياسة الباب المفتوح.بس عملي

ضرب المثل عند قمة الهرم الوظيفي

أهمية هذا على ، وتصرفاتهم ، من خالل أعمالهمتتعلق بضرب المثل أو النموذج المثاليمسؤولية اضافية الشركة إدارة إن على حولواضحة ومباشرة عملية تواصل في أي عمل، ، بل هو نتاج السلوك األخالقي ال يحدث ببساطةإن . ميثاق االخالقيال

فإن مرة أخرى، خالصة القول، . النموذج أو المثال الذي يقدمه أفراد اإلدارة العليا بالشركةالتوقعات السلوكية، على غرار ما يهم في نهاية المطاف، أعمالنا هي

أو السلوك المهني السليم األخالقذات الصلة ب معالجة المسائل نمديريالعلى فإن، حتى نضمن تطبيق هذا الميثاق األخالقيوا إلى ما نظريال أ نمديرياليتعين على وعلى وجه السرعة. ها ن واتخاذ الخطوات المناسبة للتعامل معوالموظفيثيرها التي

م أو تهاسلطلتهديدات أو تحديات باعتبارها أو السلوك المهني األخالقتتصل بمخاوف من قضايا أو نوالموظف يطرحه]، الشركة/المؤسسةفي [اسم إننا . أشكال التواصل المهني الذي يجب تشجيعهآخر من شكال باعتبارها، بل مراكزهم الوظيفية

.بالشركة/المؤسسة العمل اليوميثقافة صبح جزءا طبيعيا من تية أن األخالقحول األمور المهنية ونريد للحوار

تطبيق القانون

فإن . عالوة على ذلك، بمقتضاها لقواعد والقوانين واللوائح التي نعمللاالمتثال بالنزاهة يبدأ ب] الشركة/المؤسسة[اسم إن التزام إذا ومحددة. أدوار ما يتعلق منها بما نقوم به من وبخاصة،الشركة/المؤسسةلوائح وفهم سياسات وقوانين معرفة وعلى كل منا

فإن علينا ]، الشركة/المؤسسة[اسم سياسات ن أو وانيعليه ق ما يتوافق مع ما ينصما إذا كان عمل راودنا شك أو حيرة حول محتملة. انتهاكاتأو أنه توجد مخالفات تحدث إذا رأينا عن المسؤولون عن منع انتهاكات القانون وإننا طلب المشورة من خبير.

58

بعض المتطلبات بشكل محدد إلى إشارة لزمتفإنه بسبب طبيعة عملنا، القانونية هنا.

منافسةال

] على الشركة/المؤسسة[اسم التي تقدمها سوف نبيع المنتجات والخدمات النشطة، ولمنافسة األخالقية العادلة وانحن ملتزمون بوقرارات تسويقية مستقلة يةتسعيرتكون لنا سياسة سوف وتنافسي. سعر ومالئمة فائقة، وجدارة وجودة ما تتسم به من أساس

مدفوعات أية و تسعى للحصول على رشاوى ألن نقدم أو كما أنناأنشطتنا بطريقة غير سليمة مع منافسينا. أو ننسق ولن تتعاون في منتجاتها أو خدماتها، ولن ننخرط بيع] أو ركة/المؤسسةالش[اسم ـغير سليمة فيما يتعلق بشراء السلع أو الخدمات لأو عطايا

غير قانونية.بعينهم بصورة مقاطعة عمالء على ساعدنأو

معلومات الملكية

من األسرار مشروعة على أيوسائل غير بسعي للحصول نكتسب أو ن وبالتالي لن ،لآلخرينمن المهم أن نحترم حقوق الملكية أو لن تشارك في استخدام غير المصرح به، كماالشخصية أو السرية. الملكيات أو المعلوماتأو غيرها من ينمنافسللالتجارية

ملكية فكرية أخرى.أي أو الكترونية نسخ أو تغيير لبرامجأو توزيع،

نتقائياالاإلفصاح

عروض ومقترحات أو أو ،اجتماعاتخالل وأصغيرة، مجموعات أو فرديةمناقشات من خالل كشف بشكل انتقائي (سواء نلن ووضعها هاالتجارية، وخطط هاالمالية، وعمليات هاأوراقو]، الشركة/المؤسسةتعلق [اسم خاصة تمعلومات ةأيعن غير ذلك)

قترحات مية. وينبغي أن نكون يقظين بشكل خاص عندما تقديم عروض أو والتنم طهاخطمن أو أي هاالمالي ونتائج عمليات .خاصة معلومات مواد تحتوي علىا نعروض تتضمن الان أللعمالء لضم

الصحة والسالمة

السالمة في األمان وعن العاملينلسالمة لتثقيف لالحفاظ على بيئة صحية. وقد تم تصميم كتيب ب] الشركة/المؤسسة[اسم تلتزم مراجعة قسم الموارد البشرية الخاص بك. يرجىمكان العمل. إذا لم يكن لديك نسخة من هذا الدليل،

تجنب تضارب المصالح

تضارب المصالح

قدرتنا على اتخاذ قرارات موضوعية وعادلة عند من يضعف يبدو أنه قد، أو يضعفيجب أن نتجنب أي عالقة أو نشاط قد نيابة قوم بها فيها إجراءات األعمال التي ن قد تتعارض بمواقفنواجه أن بعض األحيان، قد يحدثتنفيذ مهامنا. القيام بأعمالنا أو

ال فضل بالنسبة لنا شخصيا األ قد يكونمسار العمل الذي إذ أنالشخصية أو العائلية نا] مع مصالحالشركة/المؤسسةعن [اسم إعطائها و] المشروعة الشركة/المؤسسة[اسم الحفاظ على مصالح واجب إن علينا]. الشركة/المؤسسة[اسم يكون كذلك ألعمال

أو معلومات [اسم أي من ممتلكات تستخدم أبدا علينا أاليجب . ومن ثم، الفرصة للقيام بذلك األولوية كلما حانت ]الشركة/المؤسسة[اسم وضعنا فيمن خالل هافرصة يتم اكتشاف ةأي اقتناص أو] لتحقيق مكاسب شخصية الشركة/المؤسسة

.لتحقيق مصلحة خاصة

59

تضارب المصالح: قد يظهر فيها األخرى التي جوانبفيما يلي بعض ال

مورد وأمنافس أو منافس محتمل، ـأو القيام بدور استشاري ل لدىأفراد األسرة المقربين) ي من(أنت أو أ أن تكون عامال .1 الشركة/المؤسسة].[اسم لدى أفراد األسرة المقربين من أنت أو أيعمل تأو مقاول، بغض النظر عن طبيعة العمل، بينما

.المقربين األقاربأفراد األسرة أو على عمل أي من توظيف أو اإلشراف .2

.يةعضو مجلس إدارة لشركة تجارية أو منظمة خارجكالعمل .3

أو مورد للشركة. منافس أو مقاوللدى مصلحة جوهرية وجود .4

[اسم الشركة/المؤسسة].عمليات في أي من صفقات أومكاسب محتملة ةأي أووجود مصلحة شخصية، أو مالية .5

أي من أفراد [اسم الشركة/المؤسسة] أو أي من موظفي وضع أعمال الشركة/المؤسسة مع شركة يملكها أو يسيطر عليها .6

أسرته.

كل ذلك فر اتويالعمالء المحتملين، ما لم أو لمورد ا، أو ينمنافسالخصومات، أو خدمات من أحد العمالء / أو قبول هدايا، .7 قدم المساواة.على [اسم الشركة/المؤسسة] العاملين بـ لجميع

تضارب مصالح طلب الذين تواجههم قضية ينبغي على الموظفين ومن ثم، المصالح. تضاربدائما تحديد ليست من السهل

قبل الدخول في أي صفقة أو نشاط أو عالقة قد تؤدي إلى تضارب في المصالح، يجب على الموظفين والمشورة من اإلدارة. .التابعين لها مديريهم أو إدارة الموارد البشرية مراجعة األمر مع

الهدايا والهبات والمجامالت األعمال

من إجراءات ةتجنب اتخاذ أيعلينا ينبغي كما ا. تهوخدما هاجدارة منتجاتأساس على فقط تنافس بال] الشركة/المؤسسةتلتزم [اسم أو ية، أو أنها حصلتمعاملة تفضيلية من كيانات خارجقد سعت للحصول على ] الشركة/المؤسسة[اسم بأن تصور شأنها خلق

المرطبات، وجبات الطعام، والهدايا، والهبات، و هيألعمال شخصية. مجامالت األعمال ةمجاملك يت معاملة تفضيلية عطأومن ثم، . معهم] الشركة/المؤسسة[اسم تتعاملمن أشخاص أو شركات التي يتم الحصول عليها والترفيه أو غيرها من المنافع

تشكل قد ينظر إليها على أنها تشكل إغراءات تجارية غير عادلة التي قد مجامالت األعمال التي تشكل، أو نقبل نقدم أو فإننا لن سبب إحراجا أو تنعكس سلبا على سمعة ت] أو العمالء، أو الشركة/المؤسسةلوائح أو سياسات [اسم ألي منأوانتهاكا للقانون

].الشركة/المؤسسة[اسم

التمجامالقبول

أو ]. ال ينبغي لنا أن تشعر بأي استحقاق لقبولالشركة/المؤسسة[اسم وظائفنا بـعرض علينا معظم مجامالت األعمال بسبب ت] للحصول على الشركة/المؤسسةفي [اسم وظائفنااألعمال. على الرغم من أننا قد ال تستخدم تمجامالاالحتفاظ بأي من

التي لم نسعى للحصول إليها إذا كانتتقبل مجامالت األعمال إال أننا قد أبدا، نطلبها أاليجب علينا فإنه مجامالت األعمال، معها. ] الشركة/المؤسسة[اسم تتعامل حسن النية مع الشركات التيمناخ من عالقات عمل ناجحة وقيام تعزز

المواصفات التي تؤدي وضعفي توزيع األعمال، والذين يقومون ب التأثير همالعقود أو الذين يمكنيرسون الموظفين الذين على خلق تكل خاص لتجنب اإلجراءات التي أو الذين يشاركون في التفاوض على العقود أن نكون حذرين بش إرساء األعمالإلى

الحكمة إن من اإلنصاف في المعاملة. لعدم الشركة/المؤسسةنزاهة ومحسوبية أو التي قد تؤثر سلبا على سمعة انطباعا بوجود

60

مشتركة في] الشركة/المؤسسةرفض المجاملة من مورد تكون فيه [اسم للحصول على م المجامالت هي الطريقين تخلق انطباعا بأن تقدأو في ظل ظروف من شأنها أ إختيارهأو إعادة ه اختيار

].الشركة/المؤسسة[اسم األعمال من

الوجبات والمرطبات والترفيه

عرضيالشخص الذي منمجامالت األعمال ، وما إلى ذلك من ، والمرطبات، والترفيهقد نقبل الوجبات، في بعض األحيان شريطة ما يلي:، ما دفع ثمن وجبة أو ترفيهعلينا

المفرطة.والمبالغة أال تتسم بالفخامة مؤسسةمن المجامالت من نفس الشخص أو ال امتكررة وال تعكس نمطا متكرر أال تكون. في عقده نتهي ي، مثل قبول المجامالت أو الترفيه من مورد األعمالمحاولة للتأثير على قرارات عى أنهالمجاملة أال تظهر ا

المستقبل القريب. مع مدير أو زميل له أو لها في العمل إذا ما ناقش هذه المجاملة ل مجاملة أعمال بعدم االرتياح الذي يقبالموظف أال يشعر

.إذا عرف بها الجميعأو

الهدايا

تعارف عليها في موالمهنية الاألموال، التي تتوافق مع الممارسات األخالقية باستثناء، الطوعيةيمكن للموظفين قبول الهدايا السوق، بما في ذلك:

مناسبة خاصة.تتعلق بالزهور، وسالل الفاكهة والهدايا المتواضعة األخرى التي أخرى ترويجيةإعالنية أو مواد أية األقالم والقبعات واألكواب والقمصان (أو و، مثل التقويمات رمزيةقيمة بهدايا.(

تتعامل أو قد تتعامل جهات المال من مبلغ منالرمزية أو أي ، أو األتعاب تاالتعويض قبوليمكن للموظفين ال ، بصفة عامة تهاقدر قيمت) التي يةالترفيهالمناسبات أو ةرياضيالمباريات ال الهدايا المادية (بما في ذلك تذاكر . ]الشركة/المؤسسة[اسم معها

إال بعد الحصول على موافقة اإلدارة. ال تقبل ادوالر 100من بأكثر السوقية

أو إدارة الموارد متساؤالت حول قبول مجامالت األعمال التحدث إلى مديريه الذين قد تكون لديهموينبغي على الموظفين .التابعين لها البشرية

مجامالت األعمال ميتقد

وأنها لنأنها محاولة لكسب ميزة غير مشروعة، تفسر على ها لنأنأن يتأكد من يجب على أي موظف الذي يقدم مجاملة أعمال للقيام بشيء ال يمكن القيام ه الشخصيةأو موارد هيجوز للموظف أبدا استخدام أموالال ]. الشركة/المؤسسةعكس سلبا على [اسم نت

المعتمدة مجامالت األعمال وفقا لإلجراءاتلى ]. ويجب أن يتم المحاسبة عالشركة/المؤسسة[اسم باستخدام مواردبه .لشركة/المؤسسةل

المؤسسة م هدايا غير نقدية لعمالئنا (أي شعار يتقد فإنه يمكنناقواعد خاصة، معهم ، الذين تطبق ؤنا من الحكومةعمالفيما عدا مجامالت األخرى، لتقديم الدارة فإنه ينبغي الحصول على موافقة اإلالمواد الترويجية). عالوة على ذلك، ما شابه ذلك من أو

قيمة معقولة، شريطة ما يلي:ببما في ذلك المرطبات والوجبات أو الترفيه

الهدية مستلمبالمؤسسة التابع لها سلوك المعايير أي من أي قانون أو الئحة أو ذلك ال ينتهك أ. ة بشكل فخمغير عادية أو وأال تكون، مع الممارسات المتعارف عليها في مجال عمل مستلم المجاملةمجاملة ألن تتسق ال

.مفرط

61

دفاتر وسجالت [اسم في بشكل صحيح أن تسجل المجاملة الشركة/المؤسسة].

النتائج عرض تقارير دقيقة بالقياسات و وضع

دقيقةالفصاحات العامة اإل

، وتصدر في دقيقة، ومفهومةوعادلة، واإلفصاحات الواردة في التقارير المالية والوثائق العامة كاملة، كافة سوف نتأكد من أن أية عالوة على ،ينالوقت المناسب. ينطبق هذا االلتزام على جميع الموظفين، بما في ذلك جميع المديرين التنفيذيين المالي

ال يمكن مراجعة والتوقيع على المعلومات الواردة فيه. الو األولية صياغةالمثل هذه التقارير، بما في ذلك إعداد مسؤولية عن ذريعة لتشويه الحقائق أو تزوير السجالت.أن يكون هنوعكان أي الشركة/المؤسسةمن أهداف ي هدف أل

وردت أو ملف في أي المسجلة أن المعلومات ما علمواوينبغي على الموظفين إبالغ اإلدارة التنفيذية وإدارة الموارد البشرية إذا على االمعلومات من شأنها أن تؤثر الحقدادها أو ما إذا كانت هذه إعفي وقت ةأو مضلل ةاالتصاالت العامة غير صحيحفي

مماثلة في المستقبل. ات أو ملفاتيداعأو إ العامة تاالتصاال

بالشركة الدفاترإمساك

التوجيهية، قواعدلجميع السياسات وال وفقاجزء من مسارنا الطبيعي للعمل كجالت الدفاتر والستخلص من نمسك ونو نحن ننشئ .]الشركة/المؤسسة[اسم لـ والقانونيةوجميع المتطلبات التنظيمية

في دفاترنا وذلك على الفور وبدقة ها بيانات وأن تسجلصحيحة ودقيقة وكاملة، الشركة/المؤسسةجميع سجالت أن تكونيجب ] وغيرها من المبادئ المحاسبية المعمول بها.الشركة/المؤسسة[اسم مبادئوفقا ل

تدخل في نال أ، واغير مصرح بهمحاسبية أي مراجعة أو نضللتالعب ن، أو شرعي ؤثر بشكل غيرنيجب علينا أن ال كما ضوابط أو الوعمليات [اسم الشركة/المؤسسة] دفاتر وسجالت لإجراء مراجعة داخلية مستقلة حسابات يقوم بأي مراجع أعمال

الداخلية.

الشكلبدال عن تعزيز المضمون

ناتجنبإذا هفي بعض األحيان، نأمل أنو. اوقضايا نفضل تجنبهاتخاذها رغب في نقرارات ال بفي بعض األحيان، اواجه جميعن نها ببساطة سوف تذهب بعيدا.فإ، ما مواجهة مشكلة

بأن [اسم علما]، يجب أن تكون لدينا الشجاعة لمواجهة القرارات الصعبة واتخاذ خيارات صعبة، الشركة/المؤسسةفي [اسم إننا ن إذ أالقانون. هفي بعض األحيان أكثر من مجرد القيام ما يقتضيقد يعني ذلك فعل الشيء الصحيح. ب] تلتزم الشركة/المؤسسة

لك.فعل ذنالعمل ال يعني أننا ينبغي أن ما في مجرد اتباع مسار

، تمعضالالكل لأو تقدم إجابات اياقضالكل أن تتناول] ال يمكن الشركة/المؤسسة[اسم لـ توجيهية اللمبادئ أن ا على الرغم من وينبغي أن توجهنا في سلوكنا اليومي. بالعمل من خاللها،يمكن أن تحدد الروح التي نعتزم القيام ولكنها

المساءلة

ميثاق، إلى جانب المسئولية عن إثارةوالتمسك بالقيم والمعايير المنصوص عليها في هذا الكل واحد منا مسؤول عن معرفة بالمعايير أو على بينة من نا نلتزم ما إذا كحول قلقون كنا إذا و. لشركة/المؤسسةمعينة لتساؤالت إذا كنا غير متأكدين من سياسة

بشرية.إدارة الموارد البأن نتصل فإن علينا انتهاكات القانون،

62

لمعايير المنصوص عليها ا] على محمل الجد الشركة/المؤسسةأخذ [اسم ت .بما في ذلك إنهاء الخدمةالتخاذ إجراءات تأديبية، تكون سببااالنتهاكات أن ، وهذا الميثاقفي

مخلصا كن

معلومات السرية والخاصة

، فضال عن لشركة/المؤسسةللمعلومات السرية ل ] هو حمايتناالشركة/المؤسسة[اسم في جزءا ال يتجزأ من نجاح العملالمعلومات السرية والخاصة تشمل اآلخرين. العمل الملقاة على عاتقنا من قبل العمالء والموظفين وشركاء الخاصةالمعلومات

في ذلك عن الشركات األخرى، بما السريةمعلومات العناوين العمالء أو و مثل البيانات المالية والتسعير، وأسماءأمورا بعد الحصول و مقبول دون غرض تجاري أو خاصة ن. لن نكشف عن معلومات سريةوأو المحتمل ونالحالي ين والبائعونالمورد الترخيص الالزم.على

شركةال موارد استخدام

. فقط الشركة/المؤسسة في اعماللالستخدام هي المعدات والمواد والمعلومات،و، بما في ذلك الوقت الشركة/المؤسسةموارد إنتسبب في تعطل ال يجائز في بعض األحيان طالما ال يؤثر على األداء الوظيفي أو قد يكون ستخدام الشخصي فإن االومع ذلك،

العمل.

للحفاظ على موارد ة] التصرف بمسؤولية واستخدام الحكمالشركة/المؤسسةالموظفين الذين يمثلون [اسم على لحل القضايا ولديهم الصالحيات الالزمة همالموارد المخصصة إلداراتعن ونالمسؤول مه نمديروال كما أن. الشركة/المؤسسة

استخدامها بطرق سليمة.بالمتعلقة

مثل آالت النسخ وأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الفاكس في إدارة األعمال التجارية أو الشركة/المؤسسةعموما، لن نستخدم معدات لمنظمات غير ل الشركة/المؤسسةمن طلب الذي ي، باستثناء الدعم ييومي خارجأي نشاط أو أو سياسية دينيةة أنشطة لدعم أي

خالل ساعات العمل. التي ال تتصل بالعملتوزيع المواد أو التماس التبرعاتنسعى إلى لن ومن ثم،الربحية.

تحتفظ بالحق في مراقبة أو مراجعة جميع الشركةفإن ، نا الموظفينزمالئ و] الشركة/المؤسسةمن أجل حماية مصالح [اسم ، الشركة/المؤسسةمن قبل لموظف المسلم ل اإللكترونيالجهاز الكمبيوتر أو عن الصادرة أو البيانات والمعلومات الواردة

أو إلنشاء ةالشركة/المؤسستسامح مع استخدام موارد ن. ونحن لن الشركةالخاص بنترانت شبكة اإل واستخدام شبكة اإلنترنت أوصريحة الجنسية ال، أو ةمهددأو الرسائل ال، اتمضايق تتضمنمواد ةوتخزين وطباعة، والتماس أو إرسال أي إلى وصولال

.ةالئقوغير ال ةفظمن المواد الذلك وغير

.لمدير المباشرل الشركة/المؤسسةسئلة حول االستخدام السليم لموارد األوينبغي أن توجه

استفسارات اإلعالم

وسائل فرادن وغيرهم من أولصحفييسعى ا] هي شركة بارزة في مجتمعنا، ومن وقت آلخر، قد الشركة/المؤسسة[اسم إن يجب أن فإننا ، الشركة/المؤسسةبصوت واحد وتوفير معلومات دقيقة عن جميعا . من أجل ضمان أن نتكلم للقاء موظفينا اإلعالم

العالقات العامة]. ال يجوز ألحد إصدار بيان صحفي دون التشاور أوال مع دير منوجه جميع استفسارات وسائل اإلعالم إلى [ العالقات العامة].مدير [

فعل الشيء الصحيح

. اسأل نفسك:ةغير الئق أو غير قانونيوقد تكون غير أخالقية، التيحاالت الأسئلة أساسية يمكن أن تساعد في تحديد هناك

63

اسم لـ التوجيهيةالمبادئ يتوافق مع هل ما أقوم به] سياسات الشركة/المؤسسة؟الميثاق األخالقي والشركة/المؤسسة]، و

عن اإلجراء المعتاد؟ االنحراف لقد طلب مني تحريف معلومات أو قراري في اجتماع الموظفين؟ عند شرحالراحة عدم شعر بأيمكن أن هل العناوين الرئيسية؟ شكلإذا األمر بدو سيكيف نفسي؟ولهل أنا موال لعائلتي، وشركتي ؟هفعلليأن أقول لطفلي علي ما هل هذا هو الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله؟

المعلومات والموارد

رئيس، الخ.]الالتنفيذي، مدير[أو ال المدير العام

[أدخل اسم ومعلومات االتصال]

مدير الموارد البشرية

[أدخل اسم ومعلومات االتصال]

شخص مسؤول أخر] [عنوان

[أدخل اسم ومعلومات االتصال]